Pengertian Multi Gudang dan Perannya dalam Inventaris

Dalam perdagangan internasional yang semakin kompetitif, pengelolaan inventaris yang optimal merupakan sebuah komponen inti dalam menjamin kelancaran operasional penjualan. Salah satu bentuk strategi dari pengelolaan inventaris tersebut adalah dengan menerapkan sistem multi gudang.

Sesuai dengan namanya, barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dikelola di berbagai gudang yang tersebar. Adanya hal berikut memungkinkan manajemen ruang penyimpanan yang lebih efisien, serta meningkatkan efektivitas dan kecepatan pengiriman sesuai dengan lokasi akhir masing-masing pesanan.

Berdasarkan penjelasan singkat tersebut, Anda seharusnya sudah memiliki sebuah gambaran kasar mengenai peran pentingnya dalam bisnis, terutama bila bisnis memiliki customer base yang terpencar. Agar implementasi sistem tersebut berjalan lancar, dibutuhkan terlebih pengetahuan lebih mendalam mengenai multi warehouse dan manfaatnya. Simaklah isi artikel berikut!

Key Takeaways

• Multi gudang adalah sebuah sistem manajemen gudang di mana perusahaan mengelola ketersediaan pada gudang di beberapa lokasi yang tersebar.
• Fungsi sistem multi warehouse: Pemenuhan permintaan yang cepat, mengurangi risiko kehabisan stok, mengoptimalkan biaya operasional, mengurangi risiko terjadinya kerusakan barang.
• Strategi efektif dalam menerapkan multi gudang berupa pengelolaan inventaris yang terintegrasi, optimasi tata peletakkan barang, koordinasi transparansi dan distribusi.
• ScaleOcean adalah penyedia sistem WMS paling handal di Indonesia, dibekali dengan kemampuan integrasi antar cabang dan jumlah pengguna tidak terbatas tanpa pembayaran tambahan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Multi Gudang?

Multi gudang adalah proses manajemen pergudangan perusahaan yang melibatkan pengelolaan berbagai jumlah gudang yang tersebar di lokasi-lokasi strategis. Tujuan utamanya adalah mengoptimalkan supply chain perusahaan, serta meningkatkan efisiensi pengiriman dengan mendekatkan barang dengan pelanggan.

Sistem ini biasanya diterapkan oleh perusahaan ketika kapasitas gudang utamanya sudah terpenuhi, sehingga perlu melakukan investasi pada gudang tambahan lagi. Ketika memilih lokasi terbaik gudang tersebut, bisnis biasanya melakukan evaluasi terlebih dahulu mengenai kinerja transaksi keseluruhan pelanggan untuk menentukan lokasi yang paling optimal.

Contohnya, Jakarta sebagai ibukota Indonesia mempunyai banyak jumlah penduduk dengan purchasing power di atas rata-rata nasional. Hal ini berarti pelanggan pada wilayah tersebut berkemungkinan melakukan transaksi lebih besar, serta juga dengan frekuensi yang lebih tinggi, sehingga tidak mengherankan bila banyak perusahaan di dunia memilih untuk membangun pabrik di dalam atau sekitar ibukota tersebut.

Namun, banyaknya jumlah barang dan gudang di lokasi-lokasi yang tersebar tentu saja memunculkan tantangan dalam mewujudkan proses manajemen penyimpanan yang efektif. Maka dari itu, perusahaan biasanya menerapkan warehouse management system (WMS) atau aplikasi gudang terbaik untuk mempermudah proses pemantauan data penyimpanan dan pengiriman berbagai lokasi operasional secara terpusat.

2. Fungsi Utama Multi Gudang dalam Bisnis

Penerapan sistem multi warehousing tidak hanya memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kecepatan pengiriman, tetapi juga memberikan fleksibilitas dan efisiensi dalam pengelolaan persediaan. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama yang dapat dioptimalkan melalui penggunaan multi-gudang dalam bisnis:

a. Memenuhi Permintaan Pelanggan dengan Lebih Cepat

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, bisnis cenderung memfaktorkan kinerja transaksi pelanggan pada masing-masing lokasi potensial untuk menentukan lokasi terbaik penempatan gudang. Hal ini dikarenakan gudang yang terletak pada lokasi yang strategis tersebut memungkinkan proses distribusi barang jual kepada pelanggan yang lebih cepat.

b. Mengurangi Risiko Kehabisan Stok

Bila terintegrasi dengan warehouse management system, perusahaan dapat memantau angka ketersediaan barang di masing-masing gudangnya. Ketika ketersediaan pada suatu lokasi mulai berkurang, maka pihak berwenang dapat mengatur pengiriman barang dari pabrik atau gudang utama ke gudang tersebut untuk menjamin keberlangsungan penjualan pada wilayah tersebut.

c. Mengoptimalkan Biaya Operasional

Dengan lokasi cabang gudang yang lebih dekat dengan para pelanggan, selain meningkatnya kecepatan pengiriman, bisnis juga dapat mengoptimalkan segala biaya yang diperlukan untuk menjalankan proses distribusi barang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan harga yang lebih kompetitif dan meningkatkan daya saingnya di pasar.

d. Mengurangi Risiko Terjadinya Kerusakan Barang

Memiliki beberapa gudang memberi fleksibilitas dalam menghadapi gangguan seperti bencana alam atau keterlambatan pengiriman. Ketika sebuah gudang sedang mengalami hambatan seperti yang baru saja disebutkan, maka beban gudang tersebut akan sementara dialihkan ke gudang lain, sehingga segala aktivitas gudang tetap berjalan.

3. Manfaat Strategis dari Implementasi Multi Gudang

Penerapan multi-gudang dalam bisnis membawa banyak manfaat strategis yang tidak hanya meningkatkan kinerja operasional tetapi juga memberikan nilai lebih bagi pelanggan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari sistem multi-gudang:

a. Meningkatkan Kepuasan dan Layanan Pelanggan

Bayangkan sejenak apabila pengiriman barang dilakukan dari satu gudang yang terletak jauh dari lokasi pelanggan, hal tersebut tentunya akan memunculkan ketidaknyamanan bagi mereka, sehingga memunculkan kemungkinan berpindahnya pelanggan ke kompetitor. Dengan menerapkan sistem multi warehouse, kepuasan dan layanan pelanggan akan meningkat dikarenakan waktu yang diperlukan customer untuk menerima barang minimal.

b. Manajemen Ketersediaan yang Fleksibel

Dalam proses manajemen multi gudang, masing-masing lokasi penyimpanan yang dimiliki perusahaan cenderung dibekali dengan SOP gudangnya tersendiri. Karena jumlah permintaan setiap lokasi berbeda, perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan SOP kapasitas warehouse yang sesuai dengan jumlah permintaan wilayah operasional.

c. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan adanya beberapa gudang yang tersebar di berbagai lokasi, perusahaan dapat mengelola stok lebih efisien, meminimalkan waktu pemrosesan, dan mengurangi biaya penyimpanan. Sistem multi gudang juga mempermudah pengelolaan pesanan yang masuk, memungkinkan pemenuhan lebih cepat dan pengiriman lebih tepat waktu.

4. Tantangan dalam Manajemen Multi Gudang

Meskipun sistem multi gudang membawa banyak manfaat, penerapannya juga menghadirkan berbagai tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan. Beberapa tantangan utama yang sering ditemui adalah:

a. Kesulitan dalam Komunikasi dan Koordinasi antar Gudang

Dikarenakan sifatnya yang terpisah, masing-masing lokasi penyimpanan dalam sistem multi warehousing mencatat secara individu data pesanan dan ketersediaan barangnya. Tanpa adanya sebuah platform terpusat, maka cabang lain, serta kantor pusat perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mendapatkan gambaran jelas tentang kinerja cabang tertentu, yakni suatu hal yang menghambat dalam pengambilan keputusan lebih optimal.

b. Kompleksitas dalam Sistem Inventaris dan Pelacakan Stok

Namun begitu, meskipun perusahaan telah menerapkan sebuah software gudang, hal tersebut belum sepenuhnya menjamin proses pengelolaan dan pelacakan stok yang efektif. Sistem warehouse, jika tidak dipilih dan diterapkan secara optimal atau sesuai dengan skala operasional bisnis, akan memunculkan kesulitan dalam penggunaan perangkat lunak tersebut.

c. Biaya Tambahan untuk Teknologi dan Infrastruktur Pendukung

Implementasi multi gudang sering memerlukan investasi tambahan dalam teknologi, seperti sistem manajemen gudang dan warehouse (WMS) yang lebih canggih, perangkat keras, dan software pendukung lainnya. Hal ini dapat meningkatkan biaya operasional secara keseluruhan, terutama untuk perusahaan dengan banyak gudang.

5. Strategi Efektif untuk Mengelola Multi Gudang

Berdasarkan tantangan-tantangan yang telah disebutkan sebelumnya, penerapan strategi yang tepat sangat penting untuk mengoptimalkan pengelolaan gudang. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat membantu perusahaan mengatasi hambatan dalam operasional multi gudang:

a. Pengelolaan Inventaris yang Terintegrasi

Meskipun aplikasi gudang merupakan suatu hal yang sulit dimaksimalkan hasil implementasi dan penggunaannya, sistem tersebut masih seharusnya ditetapkan oleh perusahaan dikarenakan berbagai keunggulannya terhadap kinerja operasional bisnis. Terlebih lagi, segala tantangan yang disebutkan di atas dapat Anda hindari melalui rekomendasi sistem WMS terbaik yang akan kami berikan pada bagian bawah artikel berikut.

b. Optimasi Layout dan Proses Gudang

Rak-rak penyimpanan dalam setiap gudang penyimpanan perlu disusun secara teratur untuk memastikan proses masuk keluar barang yang efisien. Adanya tata letak gudang yang teratur tersebut memberikan tenaga kerja kemampuan untuk melacak segala barang yang diperlukan untuk memenuhi setiap pesanan dengan mudah.

c. Koordinasi Transportasi dan Distribusi

Seperti yang Anda telah ketahui, penerapan software WMS termasuk krusial dalam mengimplementasi sistem multi warehouse. Namun, perangkat lunak yang tidak kalah penting untuk diterapkan adalah aplikasi logistik. Apabila kedua sistem tersebut saling berintegrasi, maka perusahaan dapat secara efektif mengelola masing-masing pesanan dan memastikan adanya ketersediaan barang pada setiap cabang gudang.

6. Contoh Implementasi Multi Gudang pada Bisnis

Multi warehouse adalah sebuah proses manajemen gudang yang dapat diterapkan oleh bisnis di industri apa saja. Contohnya, bayangkan bahwa Anda adalah pemilik sebuah bisnis manufaktur tekstil lokal yang terletak di Bandung. Pada 5 tahun pertama, operasi perusahaan Anda terbatas hanya pada wilayah tersebut, namun menghasilkan banyak pendapatan dan cuan.

Disebabkan momentum tersebut, Anda berpikir untuk melakukan ekspansi ke wilayah-wilayah lainnya demi meningkatkan jangkauan perusahaan. Karena tekstil termasuk sebuah komoditas yang selalu diperlukan oleh masyarakat, Anda memilih untuk membangun pabrik dan gudang di konsentrasi populasi paling dekat, yakni Jakarta, lebih tepatnya di Pulogadung, Jakarta Timur.

Ketika proses produksi telah selesai, barang tersebut akan dimasukkan ke dalam gudang untuk menunggu pesanan dari para pelanggan. Setelah menunggu beberapa saat, Anda mendapatkan pesanan dari salah satu mitra di pusat grosir tekstil Ibukota, yakni Tanah Abang dan dengan segera melakukan pengepakkan, serta penyusunan pengiriman barang pada lokasi yang telah ditentukan.

7. Software WMS ScaleOcean untuk Implementasi Multi Gudang yang Optimal

Sebelumnya, kami telah menekankan bahwa penerapan sistem manajemen gudang (WMS) adalah langkah penting jika bisnis Anda berencana untuk mengelola beberapa gudang secara bersamaan. Tanpa teknologi yang canggih, proses distribusi, pelacakan stok, dan pemenuhan pesanan akan sangat rentan terhadap ketidakefisienan.

Namun, hal tersebut tidak berarti implementasi WMS tidak memiliki tantangannya tersendiri, namun dapat Anda minimalisir melalui penerapan aplikasi gudang terbaik di Indonesia. Yang dimaksud dari aplikasi tersebut adalah ScaleOcean, yakni sebuah penyedia sistem handal yang sejak lama menjadi pilihan utama banyak jumlah perusahaan dalam mengelola persediaannya.

Kepercayaan tersebut berasal dari kemampuannya untuk berintegrasi antar cabang perusahaan, baik itu pabrik produksi ataupun gudang. ScaleOcean juga tidak membatasi jumlah pengguna sistemnya, sehingga staf gudang yang berada di lapangan dapat memantau pesanan dan ketersediaan gudang dengan optimal. Spesifikasi dan kecocokan bisnis secara lebih lengkap dapat Anda ketahui melalui demo gratisnya, yang juga berisi fitur-fitur seperti:

• Manajemen Stok Antar Gudang: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola stok secara real–time di beberapa gudang yang terpisah. Anda dapat melihat ketersediaan barang di setiap lokasi gudang dan memastikan stok didistribusikan dengan efisien antar gudang.
• Pengaturan Lokasi Penyimpanan Per Gudang: ScaleOcean WMS memungkinkan Anda untuk mengatur dan mengelola lokasi penyimpanan barang yang berbeda di setiap gudang, memastikan proses penyimpanan dan pengambilan barang lebih terorganisir sesuai kebutuhan gudang.
• Pengiriman Antar Gudang (Stock Transfer): Fitur ini memfasilitasi pengiriman barang antar gudang yang efisien, dengan memproses permintaan transfer barang secara otomatis antara lokasi gudang yang berbeda berdasarkan kebutuhan distribusi atau permintaan pasar.
• Pelacakan Barang di Multi-Lokasi: Dengan fitur pelacakan yang terintegrasi, Anda dapat melacak pergerakan barang di berbagai lokasi gudang secara real–time, memudahkan pemantauan dan memastikan bahwa barang tersedia sesuai dengan kebutuhan operasional atau permintaan pelanggan.
• Kustomisasi Proses dan Protokol Gudang: ScaleOcean WMS memungkinkan kustomisasi proses operasional yang berbeda sesuai dengan karakteristik setiap gudang, baik itu pengelolaan stok, pengambilan barang, atau pengaturan logistik yang disesuaikan dengan kebutuhan gudang masing-masing.

Baca juga: Jenis-jenis Pallet Racking dalam Proses Manajemen Inventaris

8. Kesimpulan

Implementasi sistem multi gudang dapat membawa efisiensi operasional yang signifikan bagi bisnis, terutama dalam meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengoptimalkan biaya distribusi. Dengan adanya gudang yang tersebar di lokasi strategis, pengiriman barang dapat lebih cepat dan meminimalkan risiko kehabisan stok.

Namun, manajemen multi warehouse juga memiliki beberapa tantangan, seperti kesulitan dalam koordinasi antar gudang dan biaya tambahan untuk teknologi. Oleh karena itu, memilih sistem yang tepat seperti ScaleOcean dapat membantu perusahaan dalam memitigasi tantangan ini dan memaksimalkan keuntungan operasional.

Untuk memastikan implementasi multi-gudang berjalan dengan baik, menggunakan software WMS yang efisien sangatlah penting. ScaleOcean menawarkan solusi lengkap dengan fitur-fitur terintegrasi yang dapat diakses melalui demo gratis, membantu Anda menilai kecocokan sistem dengan kebutuhan bisnis Anda.