Contoh Daftar Inventaris Barang dan Cara Membuatnya

Daftar inventaris barang adalah alat penting untuk mengelola aset perusahaan. Tanpa daftar yang terorganisir, banyak perusahaan menghadapi masalah dalam melacak pergerakan barang, memeriksa kondisi stok, dan memastikan akurasi data. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan pencatatan yang berisiko merugikan operasional bisnis.

Menentukan format dan contoh daftar inventaris barang sangat penting bagi perusahaan untuk melacak aset fisik dengan akurat. Dengan daftar yang tepat, perusahaan dapat memastikan barang tercatat dengan baik, meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan barang, serta pemeliharaan aset yang lebih efisien.

Dalam artikel ini, Anda dapat memanfaatkan informasi terkait daftar inventaris barang sebagai referensi cara membuat form hingga contoh daftar tabel inventaris barang. Informasi ini juga dapat menjadi pertimbangan saat menyusun prosedur inventaris yang lebih efektif dan sistematis.

Key Takeaways

• Daftar inventaris barang adalah dokumen yang mencatat aset dan properti milik perusahaan, berisi informasi tentang jumlah, kondisi, dan lokasi untuk pengelolaan aset yang efektif.
• Fungsi daftar inventaris barang: mengendalikan aset, meningkatkan transparansi, mengoptimalkan stok, mempermudah pengawasan dan pembuatan laporan keuangan.
• Cara membuat daftar inventaris barang: identifikasi dan penomoran barang, pembuatan format, pengisian data, pembaruan berulang, audit inventaris.
• ScaleOcean, solusi software inventory terbaik untuk buat daftar inventaris secara otomatis dan akurat.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Daftar Inventaris Barang?

Daftar inventaris barang adalah catatan atau dokumen rinci yang mencatat semua aset dan properti milik organisasi, perusahaan, atau individu. Dokumen ini memuat informasi penting tentang barang, seperti jumlah, kondisi, dan lokasi, untuk mendukung pengelolaan aset yang efisien.

Pencatatan ini sangat penting untuk memantau, mengelola, serta memastikan ketersediaan, perawatan, dan fungsi barang yang dimiliki. Selain itu, penerapan batch tracking dalam sistem inventaris barang mempermudah pelacakan setiap kelompok barang, memastikan pengelolaan yang lebih terstruktur dan akurat.

Selain itu, contoh daftar inventaris barang juga berfungsi untuk mendukung audit dan pengecekan secara berkala. Setiap perubahan dalam jumlah atau kondisi barang dapat dicatat dengan mudah, membantu pengelolaan keuangan dan pemenuhan kebutuhan perusahaan dengan tepat.

Mengelola daftar inventaris barang dengan sistem yang terorganisir mempermudah perusahaan dalam mengambil keputusan terkait pembelian atau penghapusan barang. Dengan menggunakan pemindai kode batang, proses pencatatan dan pelacakan barang dapat dilakukan secara lebih cepat dan akurat, meningkatkan efisiensi pengelolaan inventaris.

Baca juga: Pengendalian Persediaan: Pengertian, Manfaat, dan Metodenya

Fungsi Daftar Inventaris Barang bagi Bisnis

Daftar inventaris barang berfungsi untuk mengendalikan aset, meningkatkan transparansi, mengoptimalkan stok, mempermudah pengawasan, serta menyediakan data akurat untuk laporan keuangan dan perhitungan depresiasi barang.

Dengan penerapan manajemen persediaan yang baik, proses pengelolaan aset menjadi lebih efisien dan akuntabel dalam operasional bisnis. Untuk selengkapnya, berikut fungsi-fungsi daftar inventaris barang:

1. Pengendalian Aset yang Lebih Baik

Daftar inventaris barang berperan dalam mengendalikan aset agar tetap aman dan terjaga. Dengan memiliki catatan yang jelas, barang dapat dipantau secara efektif untuk menghindari kehilangan atau kerusakan yang tidak terdeteksi.

Pengelolaan inventaris yang baik tidak hanya menghindari kerusakan atau kehilangan, tetapi juga dapat meningkatkan inventory turnover. Dengan perputaran barang yang cepat, perusahaan dapat mengoptimalkan stok dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

2. Meningkatkan Transparansi Pengelolaan

Transparansi dalam pengelolaan aset menjadi lebih mudah dengan adanya daftar inventaris. Pemantauan dan pengawasan menjadi lebih jelas, serta memudahkan pemilik perusahaan dalam mengevaluasi kondisi aset yang dimiliki.

Dengan transparansi yang lebih tinggi, pemantauan aset menjadi lebih jelas, dan pemilik perusahaan dapat mengevaluasi kondisi secara lebih efektif. Hal ini juga memperlancar proses stock replenishment, yang memungkinkan pengisian stok secara otomatis dan tepat waktu berdasarkan kebutuhan yang terdeteksi.

3. Optimalisasi Stok Barang

Daftar inventaris memungkinkan pemantauan yang lebih baik terhadap stok barang yang ada. Hal ini mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan barang yang bisa merugikan operasional perusahaan.

Daftar inventaris juga berperan penting dalam efisiensi biaya perusahaan. Berdasarkan Netstock, menurunkan stock-outs dan overstocks saja bisa mengurangi 10% biaya inventaris. Oleh sebab itu, pemantauan inventaris yang akurat akan memberikan manfaat finansial bagi operasional bisnis.

4. Mempermudah Pengawasan dan Pemeliharaan

Dengan daftar inventaris yang lengkap, perusahaan dapat lebih mudah memantau kondisi setiap barang. Pengawasan rutin terhadap aset dapat dilakukan lebih tepat waktu, yang mendukung pemeliharaan dan perawatan barang secara optimal.

5. Mendukung Penyusunan Laporan Keuangan

Data yang disediakan oleh daftar inventaris sangat berguna dalam penyusunan laporan keuangan. Informasi terkait nilai aset dan depresiasi barang dapat diperoleh secara akurat, sehingga laporan keuangan yang disusun lebih terpercaya.

Daftar inventaris barang membantu perusahaan memantau aset secara akurat dan mencegah potensi kerugian. Data dari Procurement Tactics yang menyatakan bahwa tingkat akurasi inventaris di retail AS hanya sekitar 63 %, yang menunjukkan masih banyak terjadi kesalahan perhitungan stok sehingga berdampak langsung pada laporan keuangan.

4. Dasar Pengambilan Keputusan

Informasi yang tercatat dalam form contoh daftar inventaris perusahaan menjadi dasar penting dalam pengambilan keputusan. Data tersebut membantu perusahaan menentukan langkah selanjutnya terkait pembelian, pemeliharaan, dan pengelolaan aset yang lebih efektif.

Tidak hanya itu , untuk memaksimalkan fungsi daftar inventaris barang, penggunaan aplikasi inventaris terbaik dapat membantu perusahaan dalam mengelola barang dengan lebih efisien dan akurat. Hal ini turut membantu dalam memberikan informasi yang lebih akurat untuk keputusan strategis terkait inventaris dan pengelolaan aset.

Komponen dalam Daftar Inventaris Barang

Untuk menyusun daftar inventaris barang, ada beberapa format yang perlu Anda masukkan ke dalam daftar agar penyusunannya lengkap dan bisa membantu Anda mengelola gudang dengan lebih baik. Berikut format lengkapnya:

1. Kode Barang

Apapun formatnya, baik itu format daftar inventaris barang kantor, retail, atau perusahaan lain harus berisi kode barang unik yang berfungsi sebagai identitas khusus. Contohnya: “BRG001” untuk sebuah laptop. Kode inventaris barang akan memudahkan pengelolaan dan pencarian barang di gudang.

2. Nama Barang

Selain itu, nama barang juga harus ada dalam daftar inventory barang. Nama harus dicantumkan dengan jelas, agar dapat membantu staff gudang mengenali barang tanpa perlu melihat fisik barangnya.

3. Kategori Barang

Barang di gudang juga harus dikelompokkan ke dalam kategori tertentu, dan dicatat ke dalam daftar inventaris. Anda juga bisa menggunakan kartu stok barang untuk memudahkan dalam melihat stok per-jenis. Juga memudahkan saat Anda ingin melakukan analisis ketersediaan stok secara khusus.

4. Jumlah Barang

Format berikutnya adalah jumlah barang yang tersedia dalam gudang. Data ini akan membantu Anda dalam mengontrol tingkat persediaan, dan merencanakan pembelian ulang. Mengetahui jumlah juga akan menghindari kekurangan stok atau penumpukan barang yang tidak diperlukan.

Untuk menghindari kekurangan stok yang berisiko mengganggu operasional, perusahaan dapat menghitung safety stock yang memastikan Anda selalu memiliki persediaan cadangan yang cukup untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tak terduga.

5. Lokasi Penyimpanan

Selanjutnya daftar inventory juga harus berisi lokasi penyimpanan setiap barang di gudang. Format ini akan membantu mempercepat pengambilan barang ketika dibutuhkan. Penting untuk mengelola dokumen penyimpanan barang gudang untuk mendapatkan data informasi lengkap mengenai lokasi barang dengan jelas, sehingga proses pencarian barang bisa memakan waktu lebih lama

6. Harga Barang

Penyusunan daftar inventaris barang juga harus mencakup format harga barang,  baik per unit atau total. Informasi ini penting untuk menghitung nilai inventaris, serta merencanakan anggaran dan analisis keuangan, karena setiap pergerakan stok berdampak pada total nilai aset perusahaan.

7. Tanggal Pembelian atau Penerimaan

Tanggal pembelian atau penerimaan barang juga harus dicatat untuk membantu pemantauan umur stok, serta menentukan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian ulang. Format ini sangat penting untuk barang yang memiliki masa kadaluarsa yang pendek dan cepat rusak.

8. Kondisi Barang

Berikutnya, format contoh daftar inventaris perusahaan adalah kondisi setiap barang di gudang. Anda bisa mencatatnya seperti kondisi baru, sedang dalam proses, atau rusak. Informasi ini akan membantu perusahaan mengambil keputusan lebih baik, terutama dalam menentukan apakah barang perlu diperbaiki, diganti, atau dijual dengan diskon.

Jika tidak dikelola dengan baik, dampak manajemen gudang yang buruk dapat mengakibatkan kerugian, baik dari segi keuangan maupun operasional, yang pada akhirnya memengaruhi efisiensi bisnis secara keseluruhan.

9. Keterangan Tambahan

Keterangan tambahan juga biasanya bisa dimasukkan ke dalam formulir inventaris barang, seperti nomor seri barang untuk pelacakan lebih rinci, masa garansi produk untuk pengajuan klaim, atau informasi pemasok untuk memudahkan proses pemesanan ulang.

Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi scan barcode gudang terbaik dapat membantu mempercepat penyusunan daftar inventaris barang. Dengan memanfaatkan teknologi ini, Anda dapat memindai setiap barang secara langsung, mengurangi kesalahan manual, dan mengelola stok dengan lebih efektif.

Cara Membuat Daftar Inventaris Barang

Untuk membuat daftar inventaris barang, identifikasi jenis barang yang akan dicatat, catat informasi penting menggunakan buku besar atau spreadsheet, beri kode unik pada setiap barang, verifikasi inventaris secara berkala, dan arsipkan laporan inventaris untuk mengetahui kondisi aset perusahaan.

Berikut adalah cara membuat daftar inventaris barang secara detail:

1. Buat Format Tabel yang Jelas

Langkah pertama dalam membuat daftar inventaris adalah menyiapkan format tabel yang terorganisir dengan baik. Tabel ini akan mempermudah pencatatan dan pengelolaan inventaris barang. Format daftar inventaris barang kantor umumnya menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel atau Google Sheets agar lebih efisien.

2. Cantumkan Informasi yang Sesuai Kebutuhan

Dalam membuat daftar inventaris barang, pastikan untuk memasukkan data yang relevan dengan jenis usaha Anda. Informasi penting seperti nama barang, jumlah, kategori, dan harga per unit harus dicantumkan, agar daftar inventaris bisa digunakan dengan optimal dalam pengelolaan contoh laporan inventaris barang.

3. Siapkan Waktu Khusus untuk Proses Inventarisasi

Menyusun daftar inventaris memerlukan perhatian penuh dan waktu yang cukup. Anda harus menyusun jadwal yang tepat untuk memasukkan data dan bisa melibatkan pegawai yang memiliki ketelitian tinggi agar hasilnya akurat dan menghindari kesalahan.

Selain itu, untuk memantau seberapa cepat barang terjual, penting untuk menghitung days of inventory, yang membantu Anda mengetahui berapa hari rata-rata persediaan bertahan di gudang sebelum terjual, sehingga dapat merencanakan pembelian ulang dengan lebih efisien.

4. Pembaruan Secara Berkala

Selain itu, laporan inventaris barang harus selalu diperbarui setelah transaksi barang masuk atau keluar. Pembaruan rutin memastikan data tetap terkini, yang membantu dalam pengambilan keputusan operasional dan keuangan yang lebih baik.

5. Audit Inventaris

Audit inventaris adalah proses memeriksa akurasi daftar inventaris dengan menghitung stok barang masuk dan keluar untuk penyusunan laporan gudang barang. Kegiatan audit ini diperlukan agar daftar inventaris telah sesuai dengan jumlah fisik, dan membantu dalam mengidentifikasi kekurangan, kelebihan, atau masalah lain yang mungkin terjadi dalam sistem inventaris.

6. Review dan Evaluasi

Langkah terakhir adalah melakukan review, evaluasi, serta stock audit berkala terhadap proses inventarisasi. Proses ini membantu Anda menganalisis, mengidentifikasi masalah, dan mencari solusi guna meningkatkan efisiensi serta memastikan sistem inventaris tetap relevan dan efektif seiring waktu.

Contoh Daftar Inventaris Barang

Daftar inventaris produk harus disusun dengan detail agar memudahkan Anda mencari dan mengelola berbagai aset perusahaan. Setelah memahami cara membuat inventaris barang, penting juga untuk melihat contoh daftar invetaris barang dalam bisnis ritel ini agar lebih memahaminya.

Berikut contoh daftar inventaris barang yang dapat disesuaikan untuk berbagai keperluan Anda, mulai dari inventaris kantor, sekolah, atau gudang:

Dari contoh daftar inventaris di atas, kita bisa memperoleh berbagai informasi mengenai aset yang dimiliki oleh perusahaan. Seperti berapa banyak dan jenis barang yang dimiliki, kapan barang-barang tersebut diperoleh, berapa biaya inventory dan perolehan awal, dan estimasi umur ekonomis dari setiap barang.

Sebagai referensi, contoh daftar inventaris perusahaan yang terlampir dapat membantu Anda memahami format dan struktur yang tepat. Dengan contoh tersebut, pengelolaan aset dan manajemen inventaris ritel akan menjadi lebih terorganisir dan efisien.

Optimalkan Daftar Inventaris Barang dengan Software Inventory Management ScaleOcean

Menyusun daftar inventaris barang secara manual memang cukup membantu di awal, tetapi seiring berkembangnya bisnis dan bertambahnya aset, metode ini justru menjadi hambatan. Risiko data tidak akurat, pembaruan yang lambat, hingga human error sering mengakibatkan masalah serius. Mulai dari sulit melacak barang, stok tidak sinkron, hingga kerugian finansial karena kehilangan atau kelebihan persediaan.

Di sinilah ScaleOcean Inventory Management hadir sebagai solusi. Dengan sistem digital yang terintegrasi, pengelolaan inventaris tidak hanya menjadi lebih cepat dan akurat, tetapi juga memberikan visibilitas real-time atas seluruh aset perusahaan. Lebih menarik lagi, ScaleOcean memberikan kesempatan untuk mencoba demo gratis, sehingga Anda bisa langsung melihat bagaimana teknologi ini menyelesaikan tantangan inventaris di perusahaan Anda.

Fitur unggulan ScaleOcean untuk pengelolaan daftar inventaris barang:

• Pencatatan Otomatis & Real-Time: Semua pergerakan barang tercatat secara real-time, cepat, dan tepat, sehingga meminimalkan risiko kehilangan data dan memastikan daftar inventaris selalu akurat.
• Kode Barang & Barcode Scanner: Identifikasi barang lebih cepat dengan kode unik dan dukungan barcode/QR code untuk mempercepat proses pencarian dan inventarisasi.
• Manajemen Multi Lokasi: Kendalikan inventaris dari berbagai gudang atau cabang hanya melalui satu sistem terpusat, tanpa harus memindahkan data secara manual.
• Pelacakan Kondisi dan Umur Barang: Pantau kondisi, masa pakai, serta tanggal pembelian barang untuk memastikan aset selalu dalam keadaan optimal dan siap digunakan.
• Laporan dan Analitik Inventaris: Sajikan insight mendalam tentang nilai aset, perputaran stok, hingga biaya penyimpanan untuk membantu pengambilan keputusan strategis.

Kesimpulan

Format inventaris barang merupakan daftar rinci yang memuat informasi tentang barang-barang yang dimiliki atau dikelola oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Penting untuk memastikan bahwa format yang digunakan jelas, mudah dipahami, dan dapat diakses oleh berbagai pihak yang membutuhkannya.

Dalam praktiknya, contoh daftar inventaris dan formatnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Beberapa perusahaan memilih format berbasis spreadsheet, sementara yang lain mungkin menggunakan software khusus untuk mengelola data inventaris secara lebih efisien.

Dengan Software Inventory ScaleOcean, perusahaan dapat mengelola inventaris secara otomatis dan terintegrasi. Software ini memudahkan pelacakan stok secara real-time, meminimalkan kesalahan manusia, dan membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.