Melakukan stock audit secara berkala tidak dapat diabaikan dalam bisnis. Proses ini diperlukan untuk membantu Anda memastikan persediaan tetap akurat. Tanpa audit yang tepat, Anda bisa menghadapi masalah serius seperti kelebihan stok yang membebani ruang penyimpanan, atau kekurangan stok yang menyebabkan hilangnya peluang penjualan.

Lebih parah lagi, Anda bisa saja tidak menyadari kalau stok barang utama sudah habis hingga saat permintaan pelanggan melonjak, yang justru mengakibatkan gangguan operasional dan potensi kerugian besar. Untuk itulah, audit stok secara berkala sangat diperlukan.

Artikel berikut ini akan membantu Anda untuk tahu lebih lanjut apa itu audit stok, mengapa penting dilakukan, dan bagaimana strategi efektif dapat diterapkan untuk mempermudah proses tanpa harus bergantung pada metode manual.

1. Pengertian Stock Audit

Stock audit adalah proses investigasi atau pengecekan pada persediaan untuk memastikan apakah jumlah fisik barang sesuai dengan catatan yang dimiliki perusahaan. Langkah ini biasanya dilakukan secara berkala sehingga perusahaan lebih mudah mengidentifikasi adanya kesalahan pencatatan, kehilangan, atau kerusakan barang.

Anda perlu melakukan audit stock opname untuk membuat keputusan pembelian dan pengelolaan stok yang lebih baik. Artinya, dengan aktivitas gudang tersebut, Anda bisa memastikan purchasing tidak mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok.

2. Pentingnya Stock Take Audit bagi Bisnis

Melakukan audit stok barang secara rutin sangat diperlukan oleh bisnis terutama yang memiliki gudang dan inventaris yang beragam. Proses ini memberikan manfaat di antaranya:

a. Mencegah Overstocking atau Understocking

Dengan melakukan audit, perusahaan dapat memastikan jumlah barang selalu sesuai, sehingga mencegah terjadinya overstocking atau understocking. Kelebihan stok berdampak buruk bagi perusahaan karena membutuhkan terlalu banyak tempat penyimpanan dan meningkatkan biaya inventory.

Di sisi lain, kekurangan stok juga menghambat produksi atau pengiriman barang. Itulah mengapa diperlukan stock take audit secara berkala agar perusahaan mengetahui dengan pasti jumlah barang yang tersedia, sehingga dapat menjaga keseimbangan antara supply dan demand.

b. Mencegah Kerugian Finansial

Stock audit juga berfungsi untuk mencegah kerugian finansial yang disebabkan oleh kesalahan pencatatan stok, pencurian, atau kerusakan barang. Jika jumlah stok fisik tidak sesuai catatan, perusahaan berisiko mengalami kerugian karena tanpa disadari ada barang yang hilang atau rusak.

Dengan melakukan audit secara berkala, perusahaan bisa mengidentifikasi masalah, sekaligus mencari solusi untuk meminimalkan kerugian. Misalnya dengan meningkatkan sistem keamanan atau memperbaiki prosedur operasional.

c. Meningkatkan Akurasi Data Persediaan

Audit barang dilakukan untuk meningkatkan akurasi data persediaan. Dengan adanya data yang akurat, Anda bisa mengambil keputusan dalam pembelian, produksi, dan penjualan dengan lebih strategis.

Sebagai contoh, jika audit menunjukkan ada stok suatu produk yang hampir habis, Anda dapat segera melakukan pembelian ulang untuk menghindari kehabisan stok. Sebaliknya, jika ada kelebihan stok pada beberapa barang, Anda bisa menunda pembelian atau bahkan mengadakan promosi.

d. Manajemen Gudang yang Lebih Efisien

Audit stock opname juga membantu Anda agar bisa memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan. Misalnya, mengoptimalkan layout gudang dengan menempatkan produk-produk yang paling sering dibutuhkan di lokasi yang lebih mudah dijangkau.

Produk-produk slow moving juga cepat teridentifikasi melalui stock audit. Dengan mengetahui hal tersebut, Anda bisa melakukan strategi penjualan disertai dengan diskon atau menyingkirkan barang yang tidak lagi dibutuhkan. Hasilnya, operasional gudang menjadi lebih terorganisir dan efisien.

3. Cara Melakukan Stock Audit yang Benar

Dalam proses stock opname barang, proses audit perlu dilakukan dengan proses yang terstruktur agar hasilnya akurat dan memberikan manfaat maksimal bagi bisnis. Apa saja langkah-langkah tersebut? Berikut dijelaskan detailnya, mulai dari perencanaan hingga penyusunan laporan.

a. Membuat Perencanaan & Persiapan yang Matang

Langkah pertama dan yang paling penting adalah membuat perencanaan dan persiapan yang matang. Tentukan waktu yang tepat untuk melakukan audit. Idealnya, saat aktivitas di gudang sedang tidak sibuk.

Pastikan juga Anda memilih tim yang kompeten dan memahami prosedur audit dengan baik. Siapkan alat bantu seperti barcode scanner, formulir audit, dan pendukung lainnya. Persiapan yang baik akan membantu proses audit berjalan lebih efisien dan akurat.

b. Pengecekan Stok Fisik

Berikutnya adalah melakukan pengecekan stok fisik. Caranya dengan menghitung barang satu per satu. Pastikan setiap barang dihitung dengan teliti dan jika diperlukan, tandai barang yang sudah dihitung. Tujuannya agar tidak terjadi penghitungan ganda. Jika stok tersebar di beberapa lokasi, pastikan melakukannya pada semua lokasi gudang secara menyeluruh.

c. Pencocokan Data (Rekonsiliasi)

Setelah melakukan pengecekan stok fisik, cocokkan data tersebut dengan catatan perusahaan. Proses ini disebut sebagai rekonsiliasi. Hal ini perlu dilakukan untuk memverifikasi bahwa jumlah stok fisik sesuai dengan yang tercatat.

Jika ada perbedaan, buatlah catatan terpisah yang menjelaskan barang apa saja yang tidak sesuai sekaligus disertai faktor masalahnya. Misalnya karena ada kesalahan pencatatan atau kerusakan barang. Pencocokan data membantu Anda menjaga akurasi inventaris secara menyeluruh.

d. Investigasi Perbedaan Stok Fisik & Sistem

Jika stok fisik dan data dalam catatan perusahaan tidak sesuai, maka Anda perlu melakukan investigasi untuk menemukan penyebabnya. Bisa dengan pengecekan riwayat keluar masuk barang, memeriksa kerusakan, atau bahkan adanya pencurian. Dengan ini, Anda bisa mengambil keputusan perbaikan untuk mencegah kejadian tersebut terulang lagi.

e. Penyusunan Laporan Audit

Terakhir, menyusun laporan audit yang mencakup hasil audit stok, catatan perbedaan jika ada, serta  saran perbaikan untuk masalah yang terjadi. Laporan ini harus disusun secara jelas dan komprehensif, sehingga bisa digunakan untuk pengambilan keputusan.

4. Tantangan dalam Melakukan Stock Audit

Dalam praktiknya, pelaksanaan audit stok barang tidaklah mudah dilakukan. Apalagi jika Anda menggunakan metode manual, prosedur ini dihadapkan pada beberapa tantangan. Apa saja tantangan tersebut?

a. Operasional Harian Terganggu

Proses audit stok barang sering kali membutuhkan waktu yang lama dan terkadang harus menghentikan sementara kegiatan keluar-masuk barang untuk memastikan penghitungannya dilakukan secara akurat.

Hal ini tentunya berdampak negatif bagi perusahaan karena menyebabkan penundaan pengiriman atau pemrosesan pesanan. Secara langsung juga akan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Karena itu, diperlukan perencanaan yang matang untuk meminimalkan dampak terhadap operasional harian.

b. Kompleksitas Inventaris

Bagi Anda yang memiliki gudang menyimpan yang berisi berbagai jenis barang dengan SKU (Stock Keeping Unit) beragam, proses audit tidaklah mudah dilakukan. Karena Anda harus menghitung dan mencatat stok yang berbeda ukuran, varian, atau kategori. 

c. Prosedur Audit Rentan Human Error

Audit stok yang dilakukan secara manual sangat rentan terhadap human error. Selain itu, juga membutuhkan waktu yang lebih lama sehingga meningkatkan risiko adanya hilangnya detail-detail penting pada catatan audit. Oleh karena itu, penggunaan teknologi sistem manajemen inventaris otomatis sangat dianjurkan untuk mengurangi human error.

5. Permudah Stock Audit dengan WMS ScaleOcean

Warehouse management software ScaleOcean mempermudah proses stock audit Anda dengan mencatat setiap pergerakan barang secara real-time. Jadi, Anda bisa tahu perbedaan antara stok fisik dan sistem tanpa harus menyediakan waktu tertentu yang dapat mengganggu operasional harian. Cari tahu cara kerja sistem ini dengan mencoba demo gratis yang ditawarkan.

Fitur aplikasi stok barang ScaleOcean yang membantu Anda dalam mengoptimalkan proses stock opname audit di antaranya:

• Cycle count: Membantu Anda menghitung stok secara periodik dalam jumlah kecil dan teratur, sehingga dipastikan hasil hitung akurat tanpa harus melakukan full stock count secara keseluruhan. 

• Inventory tracking: Diperlukan untuk membantu Anda dalam memantau setiap pergerakan barang dari penerimaan, pemindahan, hingga pengeluaran stok. Riwayat barang dapat dilacak untuk keperluan audit.

• Barcode/RFID integration: Mendukung penggunaan barcode atau RFID untuk membantu proses penghitungan dan pencatatan stok secara otomatis dan akurat.

• Stock reconciliation: Otomatis lakukan rekonsiliasi data stok fisik dengan data yang ada di sistem. Jika ada perbedaan pada produk tertentu, sistem akan menunjukkan detail perbedaannya sehingga membantu Anda dalam menelusurinya lebih lanjut.

• Real-time stock reports: Laporan stok secara real-time bisa diakses kapan saja untuk memberikan gambaran terkini terkait status stok. Laporan bisa disesuaikan dengan kebutuhan audit, seperti lokasi, kategori produk, atau usia stok.

Dengan integrasi fitur-fitur tersebut, aplikasi stok barang terbaik ScaleOcean mempermudah Anda dalam melakukan audit stock opname secara akurat, efisien, dan terhindar dari human error yang bisa merugikan operasional.

6. Kesimpulan

Melakukan stock take audit secara berkala sangatlah diperlukan perusahaan agar data persediaan dengan fisik barang di gudang selalu akurat. Namun, jika proses ini dilakukan secara manual, ada risiko human error dan operasional harian akan terganggu. Untuk mengatasinya, Anda memerlukan solusi yang lebih efisien dan terotomatisasi.

ScaleOcean WMS hadir sebagai solusi ideal untuk mempermudah proses stock audit di perusahaan Anda. Dengan fitur-fitur unggulannya, sistem akan membantu Anda menjaga akurasi stok secara otomatis dan mengurangi risiko kesalahan. Coba sekarang demo gratis WMS ScaleOcean dan lihat bagaimana sistem ini bisa meningkatkan efisiensi bisnis Anda!