Mengenal Apa itu Stock Audit dan Proses Menjalankannya

Melakukan stock audit secara berkala tidak dapat diabaikan dalam bisnis. Proses ini diperlukan untuk membantu Anda memastikan persediaan tetap akurat. Tanpa audit yang tepat, Anda bisa menghadapi masalah serius seperti kelebihan stok yang membebani ruang penyimpanan, atau kekurangan stok yang menyebabkan hilangnya peluang penjualan.

Lebih parah lagi, Anda bisa saja tidak menyadari kalau stok barang utama sudah habis hingga saat permintaan pelanggan melonjak, yang justru mengakibatkan gangguan operasional dan potensi kerugian besar. Untuk itulah, audit stok secara berkala sangat diperlukan.

Artikel berikut ini akan membantu Anda untuk tahu lebih lanjut apa itu audit stok, mengapa penting dilakukan, dan bagaimana strategi efektif dapat diterapkan untuk mempermudah proses tanpa harus bergantung pada metode manual.

Key Takeaways

• Stock audit merupakan proses investigasi atau pengecekan pada persediaan.
• Proses menjalankan stock audit yang benar mencakup perencanaan yang matang, menentukan waktu yang tepat, dan pengecekan stok fisik.
• ScaleOcean dengan warehouse management softwarenya hadir untuk mempermudah proses stock audit dengan mencatatan pergerakan barang secara real-time.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Stock Audit

Stock audit adalah proses investigasi atau pengecekan pada persediaan untuk memastikan apakah stock on hand sesuai dengan catatan akuntansi yang dimiliki perusahaan. Langkah ini biasanya disebut sebagai inventarisasi dan dilakukan secara berkala oleh perusahaan.

Anda perlu melakukan audit stock opname untuk membuat keputusan pembelian dan pengelolaan stok yang lebih baik. Artinya, dengan aktivitas gudang tersebut, Anda bisa memastikan purchasing tidak mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok.

2. Tujuan Audit Perusahaan

Salah satu tujuan audit siklus persediaan dan pergudangan bertujuan untuk memastikan keakuratan informasi terkait persediaan dan proses pergudangan suatu perusahaan. Beberapa tujuan utama dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

a. Verifikasi Keakuratan Persediaan

Kegiatan verifikasi persediaan dapat memastikan bahwa catatan persediaan dalam laporan keuangan sesuai dengan jumlah persediaan yang benar-benar ada fisik di lokasi gudang. Verifikasi keakuratan ini melibatkan pengujian fisik, pencocokan dokumen, dan pemastian jumlah persediaan.

b. Pemahaman dan Evaluasi Manajemen Gudang

Audit persediaan bertujuan untuk memahami dan mengevaluasi adanya efektivitas sistem manajemen gudang yang diterapkan oleh perusahaan dalam manajemen persediaan dan pergudangan. Hal ini mencakup pemeriksaan prosedur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran persediaan.

Audit memainkan peran penting dalam ekosistem pelaporan keuangan yang terus berkembang, dengan memberikan keyakinan terhadap integritas laporan keuangan perusahaan. Audit yang dilakukan secara independen membantu memastikan bahwa informasi yang disampaikan kepada pemangku kepentingan, seperti investor dan regulator, adalah akurat dan dapat dipercaya.

c. Memastikan Perusahaan Taat terhadap Regulasi

Kegiatan audit dapat membantu memeriksa kegiatan perusahaan terkait pada kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan terkait dengan pengelolaan persediaan. Pemeriksaan ini mencakup penilaian apakah kebijakan-kebijakan tersebut dijalankan dengan benar dan apakah prosedur-prosedur diikuti.

d. Evaluasi Metode Penilaian Persediaan

Audit persediaan mengevaluasi metode penilaian persediaan yang digunakan perusahaan, seperti metode FIFO (First-In-First-Out) atau LIFO (Last-In-First-Out). Auditor memastikan bahwa metode ini sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku dan memberikan gambaran yang wajar tentang nilai persediaan.

e. Evaluasi Risiko dan Kemungkinan Kecurangan

Mengevaluasi risiko kecurangan terkait dengan persediaan dan pergudangan adalah salah satu tujuan kegiatan audit. Auditor melakukan analisis risiko untuk mengidentifikasi potensi kecurangan, seperti pencurian atau manipulasi persediaan, dan merancang prosedur audit untuk mengurangi risiko tersebut.

Dengan mencapai tujuan-tujuan ini, audit siklus persediaan dan pergudangan membantu perusahaan memastikan keakuratan laporan keuangan yang ada, serta meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi risiko yang terkait dengan manajemen persediaan.

3. Manfaat Stock Take Audit bagi Bisnis

Melakukan audit stok barang secara rutin sangat diperlukan oleh bisnis terutama yang memiliki gudang dan inventaris yang beragam. Proses ini memberikan manfaat di antaranya:

a. Meningkatkan Akurasi Data Persediaan

Audit barang dilakukan untuk meningkatkan akurasi data persediaan. Dengan adanya data yang akurat, Anda bisa mengambil keputusan dalam pembelian, produksi, dan penjualan dengan lebih strategis. Kartu stok persediaan membantu Anda mencatat dengan tepat stok yang ada, meningkatkan transparansi dan memudahkan pengelolaan persediaan.

Sebagai contoh, jika audit menunjukkan ada stok suatu produk yang hampir habis, Anda dapat segera melakukan pembelian ulang untuk menghindari kehabisan stok. Sebaliknya, jika ada kelebihan stok pada beberapa barang, Anda bisa menunda pembelian atau bahkan mengadakan promosi.

b. Membantu Perusahaan Memenuhi Target Profit

Audit stok yang dilakukan secara berkala memberikan berbagai keuntungan yang langsung berhubungan dengan pencapaian target profit perusahaan. Dengan meningkatkan akurasi data persediaan, mencegah overstocking atau understocking, serta menghindari kerugian finansial, perusahaan dapat lebih mudah menjaga keseimbangan operasional dan meningkatkan efisiensi.

Hal ini memungkinkan pengelolaan barang dan gudang yang lebih optimal, sehingga perusahaan dapat fokus pada strategi yang mendukung pertumbuhan dan pencapaian profit.

c. Mencegah Overstocking atau Understocking

Dengan melakukan audit, perusahaan dapat memastikan jumlah barang selalu sesuai, sehingga mencegah terjadinya overstocking atau understocking. Kelebihan stok berdampak buruk bagi perusahaan karena membutuhkan terlalu banyak tempat penyimpanan dan meningkatkan biaya inventory.

Di sisi lain, kekurangan stok juga menghambat produksi atau pengiriman barang. Itulah mengapa diperlukan stock take audit secara berkala agar perusahaan mengetahui dengan pasti jumlah barang yang tersedia, sehingga dapat menjaga keseimbangan antara supply dan demand.

d. Mencegah Kerugian Finansial

Stock audit juga berfungsi untuk mencegah kerugian finansial yang disebabkan oleh kesalahan pencatatan stok, pencurian, atau kerusakan barang. Jika jumlah stok fisik tidak sesuai catatan, perusahaan berisiko mengalami kerugian karena tanpa disadari ada barang yang hilang atau rusak, yakni dikenal juga dengan istilah shrinkage.

Dengan melakukan audit secara berkala, perusahaan bisa mengidentifikasi masalah, menyusun damage report, sekaligus mencari solusi untuk meminimalkan kerugian. Misalnya dengan meningkatkan sistem keamanan atau memperbaiki prosedur operasional.

e Manajemen Gudang yang Lebih Efisien

Audit stock opname juga membantu Anda agar bisa memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan. Misalnya, mengoptimalkan layout tata letak gudang dengan menempatkan produk-produk yang paling sering dibutuhkan di lokasi yang lebih mudah dijangkau.

Produk-produk slow moving juga cepat teridentifikasi melalui stock audit. Dengan mengetahui hal tersebut, Anda bisa melakukan strategi penjualan disertai dengan diskon atau menyingkirkan barang yang tidak lagi dibutuhkan. Hasilnya, operasional gudang menjadi lebih terorganisir dan efisien.

4. Cara Melakukan Stock Audit yang Benar

Dalam proses stock opname barang, proses audit perlu dilakukan dengan proses yang terstruktur agar hasilnya akurat dan memberikan manfaat maksimal bagi bisnis. Apa saja langkah-langkah tersebut? Berikut dijelaskan detailnya, mulai dari perencanaan hingga penyusunan laporan.

a. Membuat Perencanaan & Persiapan yang Matang

Langkah pertama dan yang paling penting adalah membuat perencanaan dan persiapan yang matang. Tentukan waktu yang tepat untuk melakukan audit. Idealnya, saat aktivitas di gudang sedang tidak sibuk.

Pastikan juga Anda memilih tim yang kompeten dan memahami prosedur audit dengan baik. Siapkan alat bantu seperti barcode scanner, formulir audit, dan pendukung lainnya. Persiapan yang baik akan membantu proses audit berjalan lebih efisien dan akurat.

b. Tentukan Waktu yang Tepat

Menentukan waktu yang tepat untuk melakukan audit sangat penting agar prosesnya berjalan lancar. Pilihlah periode saat aktivitas di gudang tidak terlalu sibuk, sehingga tim audit bisa bekerja lebih fokus. Dengan persiapan yang matang, proses audit dapat dilakukan dengan lebih efisien dan hasilnya lebih akurat.

c. Pengecekan Stok Fisik

Berikutnya adalah melakukan pengecekan stok fisik. Caranya dengan menghitung barang satu per satu. Pastikan setiap barang dihitung dengan teliti dan jika diperlukan, tandai barang yang sudah dihitung. Tujuannya agar tidak terjadi penghitungan ganda.

Jika stok tersebar di beberapa lokasi, pastikan melakukannya pada semua lokasi gudang secara menyeluruh sehingga hasilnya akurat dan siap untuk penyesuaian stok bila ditemukan perbedaan dengan catatan sistem.

d. Gunakan Teknologi

Memanfaatkan teknologi dalam proses audit dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi. Penggunaan alat seperti barcode scanner atau software inventory management memungkinkan penghitungan stok yang lebih cepat dan akurat. Teknologi juga memudahkan pencatatan dan pencocokan data secara real-time, sehingga meminimalkan kesalahan manusia dan mempercepat proses audit secara keseluruhan.

Sebuah survei global yang dilakukan oleh KPMG dan Forbes Insights menunjukkan bahwa hampir semua eksekutif (98%) mengatakan bahwa perusahaan audit eksternal mereka menggunakan teknologi canggih secara luas. Teknologi ini memungkinkan auditor untuk melakukan audit stok dengan lebih efisien dan akurat.

Dengan menggunakan alat analisis data dan otomatisasi, auditor dapat memproses informasi dalam jumlah besar, mengidentifikasi potensi masalah lebih cepat, dan memastikan integritas laporan keuangan. Hal ini membuat audit stok lebih transparan, efisien, dan memberikan wawasan yang lebih dalam bagi pengambilan keputusan.

e. Pencocokan Data (Rekonsiliasi)

Setelah melakukan pengecekan stok fisik, cocokkan data tersebut dengan catatan perusahaan. Proses ini disebut sebagai rekonsiliasi. Hal ini perlu dilakukan untuk memverifikasi bahwa jumlah stok fisik sesuai dengan yang tercatat.

Jika ada perbedaan, buatlah catatan terpisah yang menjelaskan spesifikasi barang apa saja yang tidak sesuai sekaligus disertai faktor masalahnya. Misalnya karena ada kesalahan pencatatan atau kerusakan barang. Pencocokan data membantu Anda menjaga akurasi inventaris secara menyeluruh.

f. Investigasi Perbedaan Stok Fisik & Sistem

Jika stok fisik dan data dalam catatan perusahaan tidak sesuai, maka Anda perlu melakukan investigasi untuk menemukan penyebabnya. Bisa dengan pengecekan riwayat keluar masuk barang, memeriksa kerusakan, atau bahkan adanya pencurian. Dengan ini, Anda bisa mengambil keputusan perbaikan untuk mencegah kejadian tersebut terulang lagi.

g. Penyusunan Laporan Audit

Terakhir,
menyusun laporan audit yang mencakup hasil audit stok, catatan perbedaan jika ada, serta  saran perbaikan untuk masalah yang terjadi. Laporan ini harus disusun secara jelas dan komprehensif, sehingga bisa digunakan untuk pengambilan keputusan.

5. Tantangan dalam Melakukan Stock Audit

Dalam praktiknya, pelaksanaan audit stok barang tidaklah mudah dilakukan. Apalagi jika Anda menggunakan metode manual, prosedur ini dihadapkan pada beberapa tantangan. Apa saja tantangan tersebut?

a. Operasional Harian Terganggu

Proses audit stok barang sering kali membutuhkan waktu yang lama dan terkadang harus menghentikan sementara kegiatan keluar-masuk barang untuk memastikan penghitungannya dilakukan secara akurat.

Hal ini tentunya berdampak negatif bagi perusahaan karena menyebabkan penundaan pengiriman atau pemrosesan pesanan. Secara langsung juga akan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Karena itu, diperlukan perencanaan yang matang untuk meminimalkan dampak terhadap operasional harian.

b. Kompleksitas Inventaris

Bagi Anda yang memiliki gudang menyimpan yang berisi berbagai jenis barang dengan SKU (Stock Keeping Unit) beragam, proses audit tidaklah mudah dilakukan. Karena Anda harus menghitung dan mencatat stok yang berbeda ukuran, varian, atau kategori. 

c. Prosedur Audit Rentan Human Error

Audit stok yang dilakukan secara manual sangat rentan terhadap human error. Selain itu, juga membutuhkan waktu yang lebih lama sehingga meningkatkan risiko adanya hilangnya detail-detail penting pada catatan audit. Oleh karena itu, penggunaan teknologi sistem manajemen inventaris otomatis sangat dianjurkan untuk mengurangi human error.

6. Permudah Stock Audit dengan Software WMS ScaleOcean

Warehouse management software ScaleOcean mempermudah proses stock audit Anda dengan mencatat setiap pergerakan barang secara real-time. Jadi, Anda bisa tahu perbedaan antara stok fisik dan sistem tanpa harus menyediakan waktu tertentu yang dapat mengganggu operasional harian. Cari tahu cara kerja sistem ini dengan mencoba demo gratis yang ditawarkan.

Fitur aplikasi stok barang ScaleOcean yang membantu Anda dalam mengoptimalkan proses stock opname audit di antaranya:

• Cycle count: Cycle count membantu Anda menghitung stok secara periodik dalam jumlah kecil dan teratur, sehingga dipastikan hasil hitung akurat tanpa harus melakukan full stock count secara keseluruhan.
• Inventory tracking: Diperlukan untuk membantu Anda dalam memantau setiap pergerakan barang dari penerimaan, pemindahan, hingga pengeluaran stok. Riwayat barang dapat dilacak untuk keperluan audit.
• Barcode/RFID integration: Mendukung penggunaan barcode atau RFID untuk membantu proses penghitungan dan pencatatan stok secara otomatis dan akurat.
• Stock reconciliation: Otomatis lakukan rekonsiliasi data stok fisik dengan data yang ada di sistem. Jika ada perbedaan pada produk tertentu, sistem akan menunjukkan detail perbedaannya sehingga membantu Anda dalam menelusurinya lebih lanjut.
• Real-time stock reports: Laporan stok secara real-time bisa diakses kapan saja untuk memberikan gambaran terkini terkait status stok. Laporan bisa disesuaikan dengan kebutuhan audit, seperti lokasi, kategori produk, atau usia stok.

Dengan integrasi fitur-fitur tersebut, aplikasi stok barang terbaik ScaleOcean mempermudah Anda dalam melakukan audit stock opname secara akurat, efisien, dan terhindar dari human error yang bisa merugikan operasional.

7. Kesimpulan

Melakukan stock take audit secara berkala sangatlah diperlukan perusahaan agar data persediaan dengan fisik barang di gudang selalu akurat. Namun, jika proses ini dilakukan secara manual, ada risiko human error dan operasional harian akan terganggu. Untuk mengatasinya, Anda memerlukan solusi yang lebih efisien dan terotomatisasi.

ScaleOcean WMS hadir sebagai solusi ideal untuk mempermudah proses stock audit di perusahaan Anda. Dengan fitur-fitur unggulannya, sistem akan membantu Anda menjaga akurasi stok secara otomatis dan mengurangi risiko kesalahan. Coba demo gratis WMS ScaleOcean dan lihat bagaimana sistem ini bisa meningkatkan efisiensi bisnis Anda!