Setiap bisnis dalam menjalankan operasinya, terutama di industri logistik, seringkali perlu melakukan manajemen barang dan bahan baku. Proses tersebut penting dilakukan secara kompoten untuk mengetahui jumlah stok barang yang dipegang bisnis. Istilah yang sering muncul dalam pengerjaan stock inventory adalah stock on hand.
Kondisi ini sering disebut sebagai ready stock karena barang tersebut siap untuk segera dijual atau didistribusikan kepada pelanggan saat pesanan masuk. Pemahaman mendalam mengenai istilah tersebut bersifat krusial untuk memastikan pelaksanaan stock audit yang berlangsung lancar.
Bila proses tersebut dilakukan dengan sempurna, bisnis dapat dengan mudah membedakan barang dan bahan baku yang disimpan di gudang dan stok yang dapat dijual atau didistribusi langsung kepada pelanggan.
1. Pengertian Stock on Hand
Stock onHand adalah istilah manajemen inventaris yang digunakan untuk mencakup stok barang dan bahan baku yang tersedia di penyimpanan perusahaan dan pemasok, serta juga aset yang dapat diakses secara langsung oleh kosumer di pasar. Secara singkat, stock on hand artinya jumlah aset yang tersedia di gudang, toko, dan supplier.
Ini menjadi dasar penting untuk mengukur performa penjualan. Dalam hal ini, sell through rate adalah metrik kunci yang mengukur seberapa cepat stok ini berpindah dari gudang ke tangan konsumen.
Istilah ini penting diketahui untuk mengetahui jumlah barang yang beredar di industri dan untuk memantau keseimbangan antara penawaran dan permintaan, serta menggunakan data tersebut demi pengambilan keputusan strategis yang meningkatkan tingkat penjualan. Perusahaan juga harus mengetahui perbedaan FIFO, FEFO, LIFO, dan lain sebagainya untuk menjamin manajemem stock on hand yang optimal.
2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Stock on Hand
Dalam penghitungan ketersediaan stock on hand, terdapat beberapa faktor yang dapat berkontribusi ke hasil akhir penghitungan barang dan bahan baku. Berikut adalah faktor-faktor tersebut:
a. Permintaan Pasar
Bila pelanggan atau konsumer yang beredar di pasar menunjukkan keinginan lebih untuk produk atau hal lain yang disediakan oleh suatu perusahaan, maka bisnis tersebut berkemungkinan meningkatkan jumlah aset melalui supplier.
b. Lead Time Pemasok
Masing-masing supplier memiliki tenggat waktu yang berbeda. Hal tersebut berarti waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan proses pemesanan dan produksi ke pemasok tidak tetap, bergantungan dengan kualitas alat, volume, dll.
c. Kebijakan Pembelian
Perusahaan seringkali memiliki kebijakannya sendiri dalam menjalankan operasi mereka. Kebijakan tersebut dapat mencakup jumlah minimal aset yang harus dipegang perusahaan sebagai cadangan penjualan, jumlah barang atau bahan baku yang dipesan kepada pemasok, dll.
d. Kapasitas Penyimpanan
Kapasitas maksimal sebuah bisnis atau supplier untuk memegang jumlah stok yang dapat beredar di pasar menjadi faktor. Lebih besar kapasitas penyimpanan, lebih banyak jumlah barang dan bahan baku yang dapat dipegang bisnis.
e. Siklus Musiman
Jumlah permintaan di pasar dapat mengalami peningkatan atau pengurangan sesuai dengan situasi musim atau kuartal tersebut. Untuk beradpatasi, perusahaan harus meningkatkan atau mengurangi jumlah aset sesuai dengan kondisi pasar.
3. Manfaat Stock on Hand bagi Bisnis
Pemahaman mendalam mengenai istilah stock on hand penting dikarenakan proses pengelolaan aset yang dapat berlangsung dengan lebih kompeten. Selain itu, pengetahuan akan jumlah stok barang yang tersedia memiliki beberapa manfaat bagi bisnis. Manfaat-manfaat tersebut adalah:
a. Memenuhi Permintaan Konsumer
Dengan memahami angka aset yang dimiliki, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa produksi dadakan. Mengetahui average inventory memungkinkan perusahaan merencanakan stok barang dengan lebih baik, memastikan ketersediaan produk sesuai dengan permintaan konsumen.
b. Perencaan Produksi yang Efisien
Dengan mengetahui fluktuasi barang dan bahan baku perusahaan setiap kuartal secara sistematis, perusahaan dapat menjadwalkan produksi kepada supplier berdasarkan data par level inventory yang telah ditetapkan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari benturan dengan angka permintaan pasar yang berubah-ubah.
Salah satu cara untuk memastikan kelancaran ini adalah dengan menggunakan inventory polling. Metode ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang fluktuasi stok barang dan bahan baku secara real-time, membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat dalam perencanaan produksi dan pengadaan.
c. Optimasi Pengelolaan Inventaris
Hasil akhir stock on hand membantu dalam mengelola jumlah aset perusahaan ke depannya. Dengan pemantauan yang tepat, perusahaan bisa menjaga stock level pada angka yang ideal. Hal ini memastikan persediaan barang yang dipegang tidak mengalami kelebihan atau kekurangan yang bisa mengganggu arus kas bisnis.
d. Pengendalian Biaya
Pengelolaan barang dan bahan baku yang efisien mengurangi kemungkinan terjadinya isu overstocking yang dapat merugikan perusahaan dikarenakan penambahan aset berlebih secara tidak optimal. Melalui pengelolaan stock inventory gudang yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan biaya penyimpanan yang tinggi dan memaksimalkan penggunaan ruang gudang yang ada.
e. Mendukung Keputusan Bisnis
Sesuai dengan data yang didapatkan dari penghitungan stock on hand, suatu bisnis dapat dengan mudah mengambil keputusan bisnis seperti penurunan atau peningkatan harga untuk meningaktan kinerja penjualan atau produksi.
f. Meningkatkan Layanan Pelanggan
Terdapat berbagai cara untuk meningkatkan kepercayaan konsumen. Pada kasus ini, karena adanya persiapan stok barang yang sesuai dengan jumlah permintaan di pasar, tingkat kepuasan dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan akan berkembang, memungkinan munculnya consumer base yang setia.
4. Perbedaan Stock on Hand vs Stock in Hand
Istilah stock on hand dan stock in hand sering digunakan secara bergantian karena pengertiannya yang serupa. Akan tetapi, perlu diketahui bahwa kedua istilah tersebut memiliki fokus dan penggunaan yang berbeda. Perbedaan lebih lengkap keduanya adalah sebagai berikut:
a. Stock on Hand
Fokus: Stock on hand secara umum mencakupi ketersediaan barang dan bahan baku yang ada di gudang atau tempat penyimpan lain.
Penggunaan: Seringkali digunakan untuk memastikan ketersedian stok barang sesuai dengan angka permintaan yang beredar di pasar.
Perhitungan: Memerlukan implementasi inventory management software demi penghitungan secara real time untuk menjamin ketepatan data yang dihasilkan.
b. Stock in Hand
Fokus: Stock in hand hanya mencakupi aset-aset yang dapat dengan spontan dijual atau digunakan.
Penggunaan: Lebih digunakan dalam laporan atau audit stok yang menunjuk pada barang dan bahan baku yang dapat diakses secara langsung.
Perhitungan: Sesuai dengan stock in hand, akan tetapi lebih ke arah software akuntansi.
Secara singkat, stock on hand mencakupi jumlah stok barang yang masih ada demi memastikan ketepatan jumlah dengan permintaan. Sedangkan stock in hand hanya mencakupi aset yang dapat diakses dengan segera, dan lebih sering dipergunakan dalam konteks akuntansi atau pelaporan barang dan bahan baku.
5. Rumus dan Cara Menghitung Stock on Hand
Stock on Hand = Stok Awal + Penerimaan Barang – Pengeluaran Barang
Cara Menghitung Stock on Hand:
Perhitungan stock on hand meliputi stok awal, yakni jumlah aset yang tersedia atau masih dipegang perusahaan di awal periode.
Jumlah itu kemudian ditambah dengan aset-aset baru yang berasal dari hasil proses pembelian, produksi, dll.
Hasil penambahan tersebut akirnya dideduksi dengan jumlah pengeluaran barang berupa penjualan atau pemakaian.
Setelah perhitungan ketiga komponen tersebut, maka muncullah hasil akhir.
6. Contoh Cara Mengelola Stock on Hand dalam Bisnis Secara Efektif
Seperti kasusnya proses perhitungan lain dalam bisnis, perhitungan stock on hand yang tepat krusial demi perjalanan operasi perusahaan yang lancar. Untuk memperdalam pemahaman mengenai cara perhitungan sebelumnya, maka suatu ilustrasi diperlukan.
Pada suatu periode, sebuah perusahaan mempunyai total aset 173 unit. Bisnis itu melakukan pembelian dan pemesanan produski barang dan bahan baku kepada pemasok sebanyak 87 unit. Pada akhir periode, perusahaan tersebut berhasil menjual aset sebanyak 76 unit. Jadi, total aset akhir yang dimiliki bisnis itu adalah:
Stock on Hand = 173 + 87 – 76 = 184 Unit
7. Tantangan Mengelola Stock on Hand
Proses pengelolaan bukan merupakan suatu proses tanpa hambatan dikarenakan adanya beberapa faktor yang dapat membuat penghitungan menjadi sulit, terutama pada skala besar. Maka dari hal itu, banyak perusahaan seringkali mengotomasikan proses pengelolaan dengan aplikasi stok barang. Tantangan-tangan pengelolaan inventory adalah sebagai berikut:
a. Ketidakakuratan Data Inventaris
Perhitungan angka akhir yang tepat merupakan hal krusial, namun terkadang hasil yang didapatkan salah. Untuk menyinkronkan data sistem dengan stok fisik, perusahaan perlu melakukan stock adjustment secara berkala. Langkah ini memastikan setiap selisih barang tercatat dan alasan perbedaannya terdokumentasi dengan jelas.
b. Fluktuasi Permintaan
Walaupun tujuan dari proses perhitungan stock on hand adalah untuk menentukan aset yang diperlukan sesuai dengan jumlah permintaan yang beredar, hal tersebut bukan merupakan jaminan. Kondisi pasar sangat fluid, yang menyebabkan kemungkinan meningkatnya permintaan secara drastis. Contoh dari kasus tersebut adalah fenomena panic buying pada awal pandemi COVID-19.
c. Lead Time yang Tidak Konsisten
Sebuah perusahaan akan selalu memastikan hubungan yang erat dengan supplier-nya. Akan tetapi, bila pada suatu saat pemasok gagal menjamin kualitas, volume, dll. barang dan bahan baku yang telah dijanjikan, hal tersebut akan mengakibatkan jumlah aset kontraktor untuk tidak mencukupi angka permintaan pelanggan.
d. Keterbatasan Ruang Penyimpanan
Sebaliknya pula, apabila jumlah aset yang diproduksi oleh supplier melebihi angka yang dispesifikasi perusahaan dan perusahaan tersebut tidak memiliki kemampuan atau kapasitas untuk menyimpan produksi tersebut, hal tersebut akan memunculkan kerugian bagi kedua pihak.
e. Manajemen Produk Kadaluarsa
Tidak semua aset yang dipegang dapat dijual atau dipergunakan lagi karena telah melewati tanggal kadaluarsa. Bila perhitungan dilakukan tanpa memisahkan barang dan bahan baku yang kadaluarsa dan dijual kepada konsumer, hal tersebut akan menuruni tingkat kepercayaan pelanggan ke bisnis.
8. Strategi untuk Mengelola Stock on Hand yang Efektif
Terdapat beberapa strategi untuk meminimalisir dampak dari hambatan-hambatan diatas, yakni sebagai berikut:
a. Penerapan Sistem Manajemen Stok Otomatis
Salah satu solusi terbaik untuk menangani tantangan-tantangan sebelumnya adalah melakukan integrasi bisnis operasi dengan inventory software. Software inventaris ScaleOcean merupakan sistem terbaik bagi Anda karena fitur-fiturnya yang menjamin keberlangsunan perhitungan inventaris lancar. Fitur-fiturnya berupa:
Manajemen Stok Real-Time: Memungkinkan pemantauan persediaan barang secara langsung dan akurat, memastikan data inventaris selalu up-to-date.
Integrasi dengan Modul Lain: Dapat diintegrasikan dengan modul ERP lainnya seperti modul pembelian, penjualan, dan produksi, sehingga memungkinkan aliran data yang lancar antar-departemen.
Pelacakan Barang Masuk dan Keluar: Memudahkan pencatatan dan pelacakan pergerakan barang masuk dan keluar gudang, memastikan stok tercatat dengan benar setiap kali ada transaksi.
Manajemen Lokasi Gudang: Memungkinkan pengelolaan stok di berbagai lokasi gudang atau cabang, termasuk pengaturan multi-lokasi, mengoptimalkan pengelolaan ruang dan efisiensi dalam distribusi barang.
Penyusutan dan Depresiasi Stok: Memantau dan mengelola nilai depresiasi barang yang terpakai atau mengalami penyusutan, misalnya untuk aset atau barang tertentu.
Pelaporan dan Analisis Inventaris: Menyediakan laporan stok yang mudah dipahami, termasuk laporan stok barang yang tersedia, barang yang terjual, barang rusak, dan lainnya, membantu pengambilan keputusan berbasis data untuk optimasi stok.
Pengaturan Tingkat Stok Minimum dan Maksimum: Menentukan batas stok untuk setiap barang agar tidak terjadi kehabisan stok atau overstock, dapat memicu pengadaan barang otomatis jika stok mencapai tingkat minimum yang telah ditentukan.
Pemantauan Pengiriman Barang: Memantau status pengiriman barang ke pelanggan atau pemasok secara real-time, memastikan semua pengiriman dilakukan sesuai jadwal.
Manajemen Pengembalian Barang: Memungkinkan pengelolaan pengembalian barang dari pelanggan atau pemasok dengan pencatatan yang jelas dan terstruktur.
Manfaat dari penerapan strategi berikut adalah:
Menghilangkan kemungkinan terjadinya human error dalam perhitungan stock on hand.
Mempercepat proses penghitungan dan pelacakan stok.
Memberikan data yang akurat untuk memudah pengambilan keputusan bisnis yang efisien.
b. Implementasi Metode FIFO (First in, First out)
Metode first in, first out, sesuai dengan namanya, adalah metode dimana barang dan bahan baku yang tersedia di gudang dijual atau digunakan sesuai dengan urutan masuknya aset tertentu kedalam penyimpanan.
Manfaat dari penerapan strategi berikut adalah:
Mencegah bertumpuknya barang-barang yang tersisa dari periode sebelumnya.
Membersihkan gudang secara sistemis.
Mengurangi risiko kerusakan atau kedaluwarsa produk.
c. Penetapan Tingkat Stok Maksimum dan Minimum
Strategi ini berupa menetapkan angka maksimal dan minimal yang berlaku kepada masing-masing aset yang masuk dan keluar penyimpanan di setiap periode sesuai dengan jumlah permintaan yang beredar.
Melakukan audit barang secara fisik menjamin ketepatan perhitungan. Salah satu teknik audit yang bisa diterapkan adalah rolling inventory, di mana penghitungan stok dilakukan secara bergilir dan terus-menerus tanpa menghentikan operasional gudang secara total, sehingga akurasi data tetap terjaga sepanjang waktu.
Manfaat dari penerapan strategi berikut adalah:
Memastikan kesesuaian antara catatan dan stok aktual.
Mengidentifikasi dan mengatasi masalah seperti kehilangan atau kerusakan barang.
9. Kesimpulan
Pengetahuan mendalam mengenai stock on hand adalah sebuah keperluan mendesak bila Anda ingin menjalankan operasi inventaris perusahaan Anda dengan tanpa adanya kendala. Dengan pengelolaan barang dan bahan baku tersedia yang tepat, maka suatu perusahaan dapat meningkatkan tingkat produktivitas penjualannya. Namun, apabila proses tersebut dilakukan secara sembarangan, hal tersebut akan membawa kerugian yang besar bagi perusahaan.
Strategi paling efektif untuk menjamin proses inventory management yang lancar adalah dengan menerapkan sistem manajemen otomatis. Software manajemen inventaris ScaleOcean merupakan sistem manajemen aset terbaik yang menjamin berjalan lancarnya setiap tahapan pengelolaan inventaris. Lakukanlah demo serta konsultasi gratis Anda hari ini dan kembangkan bisnis Anda!
