Stock on Hand: Pengertian, Manfaat serta Cara Menghitung

Setiap bisnis dalam menjalankan operasinya, terutama di industri logistik, seringkali perlu melakukan manajemen barang dan bahan baku. Proses tersebut penting dilakukan secara kompoten untuk mengetahui jumlah stok barang yang dipegang bisnis. Istilah yang sering muncul dalam pengerjaan stock inventory adalah stock on hand.

Pemahaman mendalam mengenai istilah tersebut bersifat krusial untuk memastikan pelaksanaan stock audit yang berlangsung lancar. Bila proses tersebut dilakukan dengan sempurna, bisnis dapat dengan mudah membedakan barang dan bahan baku yang disimpan di gudang dan stok yang dapat dijual atau didistribusi langsung kepada pelanggan.

1. Pengertian Stock on Hand

Stock on Hand adalah istilah manajemen inventaris yang digunakan untuk mencakup stok barang dan bahan baku yang tersedia di penyimpanan perusahaan dan pemasok, serta juga aset yang dapat diakses secara langsung oleh kosumer di pasar. Secara singkat, stock on hand artinya jumlah aset yang tersedia di gudang, toko dan supplier.

Istilah ini penting diketahui untuk mengetahui jumlah barang yang beredar di industri dan untuk memantau keseimbangan antara penawaran dan permintaan, serta menggunakan data tersebut demi pengambilan keputusan strategis yang meningkatkan tingkat penjualan.

2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Stock on Hand

Dalam penghitungan ketersediaan stock on hand, terdapat beberapa faktor yang dapat berkontribusi ke hasil akhir penghitungan barang dan bahan baku. Berikut adalah faktor-faktor tersebut:

a. Permintaan Pasar

Bila pelanggan atau konsumer yang beredar di pasar menunjukkan keinginan lebih untuk produk atau hal lain yang disediakan oleh suatu perusahaan, maka bisnis tersebut berkemungkinan meningkatkan jumlah aset melalui supplier.

b. Lead Time Pemasok

Masing-masing supplier memiliki tenggat waktu yang berbeda. Hal tersebut berarti waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan proses pemesanan dan produksi ke pemasok tidak tetap, bergantungan dengan kualitas alat, volume, dll.

c. Kebijakan Pembelian

Perusahaan seringkali memiliki kebijakannya sendiri dalam menjalankan operasi mereka. Kebijakan tersebut dapat mencakup jumlah minimal aset yang harus dipegang perusahaan sebagai cadangan penjualan, jumlah barang atau bahan baku yang dipesan kepada pemasok, dll.

d. Kapasitas Penyimpanan

Kapasitas maksimal sebuah bisnis atau supplier untuk memegang jumlah stok yang dapat beredar di pasar menjadi faktor. Lebih besar kapasitas penyimpanan, lebih banyak jumlah barang dan bahan baku yang dapat dipegang bisnis.

e. Siklus Musiman

Jumlah permintaan di pasar dapat mengalami peningkatan atau pengurangan sesuai dengan situasi musim atau kuartal tersebut. Untuk beradpatasi, perusahaan harus meningkatkan atau mengurangi jumlah aset sesuai dengan kondisi pasar.

Baca Juga: Apa itu Sistem Manajemen Aset serta Fitur Wajibnya

3. Manfaat Stock on Hand bagi Bisnis

Pemahaman mendalam mengenai istilah stock on hand penting dikarenakan proses pengelolaan aset yang dapat berlangsung dengan lebih kompeten. Selain itu, pengetahuan akan jumlah stok barang yang tersedia memiliki beberapa manfaat bagi bisnis. Manfaat-manfaat tersebut adalah:

a. Memenuhi Permintaan Konsumer

Bila ada pengertian terlebih dahulu mengenai angka aset yang dimiliki perusahaan, perusahaan tersebut dapat dengan segera memenuhi permintaan pelanggan tanpa perlu melakukan produksi dadakan.

b. Perencaan Produksi yang Efisien

Dengan mengetahui meningkat-berkuragnya barang dan bahan baku perusahaan setiap kuartal secara sistemis, perusahaan dapat menjadwalkan produksi kepada supplier sesuai dengan data yang dimiliki agar tidak berbentrokan dengan angka permintaan pasar.

c. Optimasi Pengelolaan Inventaris

Hasil akhir stock on hand dapat membantu dalam mengelola jumlah aset perusahaan kedepannya dalam memastikan stok barang yang dipegang tidak termasuk kelebihan atau kekurangan.

d. Pengendalian Biaya

Pengelolaan barang dan bahan baku yang efisien mengurangi kemungkinan terjadinya isu overstocking yang dapat merugikan perusahaan dikarenakan penambahan aset berlebih secara tidak optimal.

e. Mendukung Keputusan Bisnis

Sesuai dengan data yang didapatkan dari penghitungan stock on hand, suatu bisnis dapat dengan mudah mengambil keputusan bisnis seperti penurunan atau peningkatan harga untuk meningaktan kinerja penjualan atau produksi.

f. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Terdapat berbagai cara untuk meningkatkan kepercayaan konsumen. Pada kasus ini, karena adanya persiapan stok barang yang sesuai dengan jumlah permintaan di pasar, tingkat kepuasan dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan akan berkembang, memungkinan munculnya consumer base yang setia.

4. Perbedaan Stock on Hand vs Stock in Hand

Istilah stock on hand dan stock in hand sering digunakan secara bergantian karena pengertiannya yang serupa. Akan tetapi, perlu diketahui bahwa kedua istilah tersebut memiliki fokus dan penggunaan yang berbeda. Perbedaan lebih lengkap keduanya adalah sebagai berikut:

a. Stock on Hand

• Fokus: Stock on hand secara umum mencakupi ketersediaan barang dan bahan baku yang ada di gudang atau tempat penyimpan lain.
• Penggunaan: Seringkali digunakan untuk memastikan ketersedian stok barang sesuai dengan angka permintaan yang beredar di pasar.
• Perhitungan: Memerlukan implementasi inventory management software demi penghitungan secara real time untuk menjamin ketepatan data yang dihasilkan.

b. Stock in Hand

• Fokus: Stock in hand hanya mencakupi aset-aset yang dapat dengan spontan dijual atau digunakan.
• Penggunaan: Lebih digunakan dalam laporan atau audit stok yang menunjuk pada barang dan bahan baku yang dapat diakses secara langsung.
• Perhitungan: Sesuai dengan stock in hand, akan tetapi lebih ke arah software akuntansi.

Secara singkat, stock on hand mencakupi jumlah stok barang yang masih ada demi memastikan ketepatan jumlah dengan permintaan. Sedangkan stock in hand hanya mencakupi aset yang dapat diakses dengan segera, dan lebih sering dipergunakan dalam konteks akuntansi atau pelaporan barang dan bahan baku.

5. Rumus dan Cara Menghitung Stock on Hand

Cara Menghitung Stock on Hand:

• Perhitungan stock on hand meliputi stok awal, yakni jumlah aset yang tersedia atau masih dipegang perusahaan di awal periode.
• Jumlah itu kemudian ditambah dengan aset-aset baru yang berasal dari hasil proses pembelian, produksi, dll.
• Hasil penambahan tersebut akirnya dideduksi dengan jumlah pengeluaran barang berupa penjualan atau pemakaian.
• Setelah perhitungan ketiga komponen tersebut, maka muncullah hasil akhir.

Baca Juga: 4 Perbedaan Aset dan Inventaris Perusahaan

6. Contoh Cara Mengelola Stock on Hand dalam Bisnis Secara Efektif

Seperti kasusnya proses perhitungan lain dalam bisnis, perhitungan stock on hand yang tepat krusial demi perjalanan operasi perusahaan yang lancar. Untuk memperdalam pemahaman mengenai cara perhitungan sebelumnya, maka suatu ilustrasi diperlukan.

Pada suatu periode, sebuah perusahaan mempunyai total aset 173 unit. Bisnis itu melakukan pembelian dan pemesanan produski barang dan bahan baku kepada pemasok sebanyak 87 unit. Pada akhir periode, perusahaan tersebut berhasil menjual aset sebanyak 76 unit. Jadi, total aset akhir yang dimiliki bisnis itu adalah:

7. Tantangan Mengelola Stock on Hand

Proses pengelolaan bukan merupakan suatu proses tanpa hambatan dikarenakan adanya beberapa faktor yang dapat membuat penghitungan menjadi sulit, terutama pada skala besar. Maka dari hal itu, banyak perusahaan seringkali mengotomasikan proses pengelolaan dengan aplikasi stok barang. Tantangan-tangan pengelolaan inventory adalah sebagai berikut:

a. Ketidakakuratan Data Inventaris

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, perhitungan angka akhir yang tepat merupakan suatu hal yang krusial. Namun, terkadang hasil yang didapatkan dari pengelolaan aset salah atau terjadinya kejadian dimana munculnya permasalahan pada proses produksi dan setara.

b. Fluktuasi Permintaan

Walaupun tujuan dari proses perhitungan stock on hand adalah untuk menentukan aset yang diperlukan sesuai dengan jumlah permintaan yang beredar, hal tersebut bukan merupakan jaminan. Kondisi pasar sangat fluid, yang menyebabkan kemungkinan meningkatnya permintaan secara drastis. Contoh dari kasus tersebut adalah fenomena panic buying pada awal pandemi COVID-19.

c. Lead Time yang Tidak Konsisten

Sebuah perusahaan akan selalu memastikan hubungan yang erat dengan supplier-nya. Akan tetapi, bila pada suatu saat pemasok gagal menjamin kualitas, volume, dll. barang dan bahan baku yang telah dijanjikan, hal tersebut akan mengakibatkan jumlah aset kontraktor untuk tidak mencukupi angka permintaan pelanggan.

d. Keterbatasan Ruang Penyimpanan

Sebaliknya pula, apabila jumlah aset yang diproduksi oleh supplier melebihi angka yang dispesifikasi perusahaan dan perusahaan tersebut tidak memiliki kemampuan atau kapasitas untuk menyimpan produksi tersebut, hal tersebut akan memunculkan kerugian bagi kedua pihak.

e. Manajemen Produk Kadaluarsa

Tidak semua aset yang dipegang dapat dijual atau dipergunakan lagi karena telah melewati tanggal kadaluarsa. Bila perhitungan dilakukan tanpa memisahkan barang dan bahan baku yang kadaluarsa dan dijual kepada konsumer, hal tersebut akan menuruni tingkat kepercayaan pelanggan ke bisnis.

8. Strategi untuk Mengelola Stock on Hand yang Efektif

Terdapat beberapa strategi untuk meminimalisir dampak dari hambatan-hambatan diatas, yakni sebagai berikut:

a. Penerapan Sistem Manajemen Stok Otomatis

Salah satu solusi terbaik untuk menangani tantangan-tantangan sebelumnya adalah melakukan integrasi bisnis operasi dengan inventory software. Software inventaris ScaleOcean merupakan sistem terbaik bagi Anda karena fitur-fiturnya yang menjamin keberlangsunan perhitungan inventaris lancar. Fitur-fiturnya berupa:

• Manajemen Stok Real-Time: Memungkinkan pemantauan persediaan barang secara langsung dan akurat, memastikan data inventaris selalu up-to-date.
• Integrasi dengan Modul Lain: Dapat diintegrasikan dengan modul ERP lainnya seperti modul pembelian, penjualan, dan produksi, sehingga memungkinkan aliran data yang lancar antar-departemen.
• Pelacakan Barang Masuk dan Keluar: Memudahkan pencatatan dan pelacakan pergerakan barang masuk dan keluar gudang, memastikan stok tercatat dengan benar setiap kali ada transaksi.
• Manajemen Lokasi Gudang: Memungkinkan pengelolaan stok di berbagai lokasi gudang atau cabang, termasuk pengaturan multi-lokasi, mengoptimalkan pengelolaan ruang dan efisiensi dalam distribusi barang.
• Penyusutan dan Depresiasi Stok: Memantau dan mengelola nilai depresiasi barang yang terpakai atau mengalami penyusutan, misalnya untuk aset atau barang tertentu.
• Pelaporan dan Analisis Inventaris: Menyediakan laporan stok yang mudah dipahami, termasuk laporan stok barang yang tersedia, barang yang terjual, barang rusak, dan lainnya, membantu pengambilan keputusan berbasis data untuk optimasi stok.
• Pengaturan Tingkat Stok Minimum dan Maksimum: Menentukan batas stok untuk setiap barang agar tidak terjadi kehabisan stok atau overstock, dapat memicu pengadaan barang otomatis jika stok mencapai tingkat minimum yang telah ditentukan.
• Pemantauan Pengiriman Barang: Memantau status pengiriman barang ke pelanggan atau pemasok secara real-time, memastikan semua pengiriman dilakukan sesuai jadwal.
• Manajemen Pengembalian Barang: Memungkinkan pengelolaan pengembalian barang dari pelanggan atau pemasok dengan pencatatan yang jelas dan terstruktur.

Manfaat dari penerapan strategi berikut adalah:

• Menghilangkan kemungkinan terjadinya human error dalam perhitungan stock on hand.
• Mempercepat proses penghitungan dan pelacakan stok.
• Memberikan data yang akurat untuk memudah pengambilan keputusan bisnis yang efisien.

b. Implementasi Metode FIFO (First in, First out)

Metode first in, first out, sesuai dengan namanya, adalah metode dimana barang dan bahan baku yang tersedia di gudang dijual atau digunakan sesuai dengan urutan masuknya aset tertentu kedalam penyimpanan.

Manfaat dari penerapan strategi berikut adalah:

• Mencegah bertumpuknya barang-barang yang tersisa dari periode sebelumnya.
• Membersihkan gudang secara sistemis.
• Mengurangi risiko kerusakan atau kedaluwarsa produk.

c. Penetapan Tingkat Stok Maksimum dan Minimum

Strategi ini berupa menetapkan angka maksimal dan minimal yang berlaku kepada masing-masing aset yang masuk dan keluar penyimpanan di setiap periode sesuai dengan jumlah permintaan yang beredar.

Manfaat dari penerapan strategi berikut adalah:

• Mencegah kehabisan stok.
• Mencegah terjadinya overstock.

d. Audit Stok Secara Rutin

Melakukan audit atau pengecekan barang dan bahan baku secara fisik untuk menjamin lebih lanjut ketepatan perhitungan stock on hand.

Manfaat dari penerapan strategi berikut adalah:

• Memastikan kesesuaian antara catatan dan stok aktual.
• Mengidentifikasi dan mengatasi masalah seperti kehilangan atau kerusakan barang.

Baca Juga: 7 Modul ERP untuk Dukung Praktik Manajemen Aset Modern

9. Kesimpulan

Pengetahuan mendalam mengenai stock on hand adalah sebuah keperluan mendesak bila Anda ingin menjalankan operasi inventaris perusahaan Anda dengan tanpa adanya kendala. Dengan pengelolaan barang dan bahan baku tersedia yang tepat, maka suatu perusahaan dapat meningkatkan tingkat produktivitas penjualannya. Namun, apabila proses tersebut dilakukan secara sembarangan, hal tersebut akan membawa kerugian yang besar bagi perusahaan.

Strategi paling efektif untuk menjamin proses inventory management yang lancar adalah dengan menerapkan sistem manajemen otomatis. Software manajemen inventaris ScaleOcean merupakan sistem manajemen aset terbaik yang menjamin berjalan lancarnya setiap tahapan pengelolaan inventaris. Lakukanlah demo serta konsultasi gratis Anda hari ini dan kembangkan bisnis Anda!