Pahami Bagaimana Alur Keluar Masuk Barang di Gudang

Setiap bisnis, terlepas dari industrinya, pasti menghadapi permasalahan dalam mengelola gudang. Alur keluar masuk barang yang tidak efisien dapat menimbulkan masalah besar seperti meningkatnya biaya operasional, ketidakakuratan inventaris, dan keterlambatan pengiriman yang merusak reputasi perusahaan.

Bayangkan jika barang yang masuk tidak tercatat dengan baik atau pesanan pelanggan terlambat terkirim karena penataan gudang yang buruk. Tantangan ini menunjukkan betapa pentingnya manajemen gudang, terutama dalam mengelola proses penerimaan dan pengiriman barang, untuk memastikan kelancaran operasional bisnis.

Kedua proses tersebut membutuhkan koordinasi yang cermat, penggunaan teknologi yang tepat, serta sistem yang terstruktur dengan baik. Dengan implementasi yang tepat, setiap item dapat dikelola dengan efisien, dari kedatangannya di gudang hingga pengirimannya ke pelanggan.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut bagaimana proses penerimaan dan pengiriman dapat dijalankan dengan efektif untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Key Takeaways

• Alur penerimaan barang dimulai dari pemberitahuan, penerimaan, validasi dokumen, pencatatan, penyortiran, pemeriksaan kualitas, penyimpanan, hingga pembaruan data.
• Alur pengeluaran barang dari gudang mencakup penerimaan permintaan, penyiapan dokumen, picking, pemeriksaan kualitas, packing, pemuatan, pembaruan sistem, pelacakan, dan monitoring.
• Pengelolaan alur keluar masuk barang yang terstruktur penting untuk meningkatkan efisiensi operasional, menjaga kepuasan pelanggan, mengontrol stok, dan meminimalkan risiko.
• ScaleOcean menawarkan solusi WMS terintegrasi yang memantau alur barang secara real-time, mengotomatiskan pembaruan data, dan meningkatkan efisiensi gudang.

Coba Demo Gratis!

1. Alur Penerimaan Barang di Gudang

Penerimaan barang menjadi bagian dari alur keluar masuk barang. Alur receiving gudang diawali dengan pemberitahuan kedatangan barang hingga pembaruan data dalam sistem inventory. Perlu dipastikan juga bahwa pengerjaannya dilakukan sesuai dengan KPI gudang yang telah ditentukan. Berikut akan dijelaskan lebih detail dari setiap tahapan tersebut.

a. Pemberitahuan Kedatangan Barang

Tahap pertama dalam alur penerimaan barang adalah pemberitahuan kedatangan. Proses tersebut biasanya dilakukan supplier melalui sistem WMS atau alat komunikasi lainnya.

Dengan adanya ini, staf gudang bisa menyiapkan beberapa aspek yang diperlukan, termasuk alokasi ruang, peralatan untuk pemuatan dan pembongkaran, serta penjadwalan tenaga kerja. Kedatangan barang dapat perusahaan lacak melalui sebuah yard management system.

b. Penerimaan & Pemeriksaan Barang

Setelah barang tiba, staff gudang bertanggung jawab untuk menerima dan memeriksa barang tersebut. Pemeriksaan ini mencakup verifikasi kuantitas, kondisi, dan kepatuhan terhadap spesifikasi yang telah ditetapkan. Proses ini diperlukan agar dapat dipastikan barang yang diterima sesuai dengan apa yang telah dipesan.

Dengan menggunakan aplikasi inventaris bisnis, proses pemeriksaan dan pencatatan barang dapat dilakukan lebih cepat dan akurat, membantu mengelola stok dan meminimalkan risiko kesalahan dalam penerimaan barang.

c. Validasi dengan Dokumen

Selanjutnya, staf juga perlu melakukan validasi barang yang diterima dengan dokumen pendukung seperti faktur, surat jalan, surat penerimaan barang, atau dokumen pengiriman lainnya. Validasi ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang tercatat dalam dokumen benar-benar telah diterima dan sesuai dengan pesanan.

d. Pencatatan Barang

Setelah validasi, informasi tentang barang yang diterima direkam dalam sistem WMS atau dalam daftar penerimaan barang manual. Seluruh detail informasi barang termasuk jenis barang, jumlah, tanggal penerimaan, dan informasi pemasok harus dicatat dengan akurat. Hal ini diperlukan untuk keperluan pembuatan laporan stok gudang barang dan memudahkan manajemen guang ke depannya.

e. Penyortiran Barang

Barang yang telah dicatat kemudian disortir berdasarkan kategori, jenis, atau area penyimpanan di gudang. Proses ini sangat penting dalam menentukan jumlah persediaan awal dan akhir. Dengan sistem penyortiran yang efisien, staf gudang dapat dengan cepat mengakses barang yang diperlukan

Penyortiran barang yang tepat memastikan bahwa barang dikelompokkan dengan rapi, mempermudah proses pengambilan, dan mengurangi kesalahan dalam pencatatan. Selain itu, proses penyortiran memudahkan pengelolaan stok dan mempercepat proses penemuan barang saat tiba tiba diperlukan.

f. Pemeriksaan Kualitas

Langkah berikutnya dalam alur penerimaan barang adalah melakukan pemeriksaan kualitas. Pemeriksaan ini diperlukan untuk memastikan barang telah memenuhi standar yang ditetapkan dan siap untuk disimpan atau didistribusikan lebih lanjut.

Pemeriksaan bisa meliputi berbagai aspek, seperti pengecekan fisik terhadap kerusakan atau kecacatan, verifikasi spesifikasi produk seperti ukuran dan warna, serta pengujian fungsi.

g. Penyimpanan di Lokasi Tetap

Setelah pemeriksaan kualitas, barang disimpan di lokasi yang telah ditentukan. Lokasi ini dipilih berdasarkan berbagai faktor, termasuk frekuensi penggunaan, ukuran, dan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan barang tersebut. Pengaturan ini juga mempertimbangkan kapasitas gudang agar ruang dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.

Sebagai contoh, barang yang sering digunakan atau dibutuhkan biasanya disimpan di rak gudang yang dekat pintu keluar untuk memudahkan akses. Barang yang lebih besar atau berat mungkin perlu area penyimpanan khusus dengan peralatan yang lebih memadai.

h. Pembaruan pada Software Inventaris

Tahap terakhir dalam alur penerimaan barang adalah pembaruan informasi barang di software inventaris. Pembaruan ini mencakup detail penerimaan, lokasi penyimpanan, dan informasi terkait lainnya.

Pembaruan dengan aplikasi gudang terbaik ini berfungsi untuk memastikan data inventaris selalu akurat dan up-to-date, yang sangat penting untuk perencanaan dan manajemen gudang agar berjalan lebih efektif.

2. Alur Pengiriman Barang dari Gudang

Selain penerimaan barang, ada juga alur pengiriman barang dari gudang. Proses ini harus dipastikan berjalan dengan baik. Lalu, apa saja tahapan dari pengiriman barang? Mari kita bahas lebih rinci pada pembahasan berikut.

a. Penerimaan Permintaan Pengiriman

Alur pengiriman barang dimulai dengan penerimaan permintaan pengiriman. Permintaan ini bisa datang dari pelanggan atau departemen internal dan biasanya mencakup detail seperti jenis barang, jumlah, tujuan, dan jadwal pengiriman.

Jika Anda menggunakan sistem manajemen gudang otomatis, umumnya penerimaan ini dapat langsung diterima dalam bentuk notifikasi. Setelah notifikasi diterima, tim manajemen gudang akan segera mengidentifikasi dan menyiapkan barang yang diminta.

Untuk mempercepat proses ini, inventory warehouse slotting yang tepat dapat diterapkan, di mana barang yang sering dibutuhkan atau memiliki prioritas tinggi disimpan di lokasi yang mudah dijangkau. Hal ini membantu tim gudang untuk lebih cepat mengakses dan mengirimkan barang sesuai permintaan, mengurangi waktu tunggu pengiriman.

b. Penyiapan Dokumen Pengiriman

Setelah permintaan diterima, Anda juga perlu menyiapkan dokumen pengiriman. Ini termasuk surat jalan, faktur, dan dokumen lain yang diperlukan untuk pengiriman.

Dokumen ini menyediakan informasi penting yang diperlukan untuk proses pengiriman dan penerimaan oleh pihak penerima. Selain itu, laporan gudang barang seperti keluar dan masuk barang juga harus disiapkan untuk memastikan pergerakan stok tercatat dengan akurat.

c. Picking Barang

Selanjutnya, tugas picker barang akan mengambil barang dari gudang dan memastikan barang yang diambil sesuai dengan informasi yang telah disiapkan. Akurasi dalam pemilihan barang sangat penting untuk mencegah kesalahan pengiriman.

Proses ini umumnya juga menggunakan alat bantuan seperti scanner barcode atau RFID (Radio-Frequency Identification) untuk memverifikasi identitas dan lokasi barang dengan cepat dan akurat, dan mempercepat proses pemindahan barang.

Tim gudang akan memindai kode pada barang, yang kemudian dicocokkan dengan informasi yang ada dalam sistem manajemen gudang untuk memastikan barang yang diambil sudah tepat.

d. Pemeriksaan Kualitas & Kuantitas

Barang yang dipilih kemudian diperiksa untuk memastikan bahwa kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan permintaan saat pengeluaran barang. Pemeriksaan ini harus dilakukan dengan prosedur pengeluaran barang yang tepat dengan pemeriksaan yang maksimal untuk memastikan kepuasan pelanggan dan menghindari retur penjualan atau kekurangan jumlah pada saat sudah diterima oleh konsumen.

Anda bisa menggunakan berbagai metode dan peralatan untuk melakukan pemeriksaan ini, seperti alat ukur digital untuk memverifikasi dimensi, timbangan untuk mengecek berat, dan pemeriksaan visual untuk menilai kondisi fisik barang.

e. Packing & Labeling

Tahapan berikutnya dari alur pengiriman barang adalah pengemasan dan pelabelan. Proses packing barang yang aman diperlukan untuk menjaga produk selama transit, sedangkan label yang akurat memastikan barang sampai ke tujuan yang tepat dan memudahkan proses pelacakan.

Misalnya dalam pengemasan, staf gudang harus memilih bahan packing yang sesuai dengan sifat barang, seperti menggunakan gelembung udara atau bahan pengisi lainnya untuk barang yang rapuh, dan kotak yang kokoh untuk barang berat.

Label harus mencakup informasi penting seperti alamat tujuan, rincian pengirim, berat paket, dan kode barcode untuk pelacakan. Proses ini merupakan bagian dari alur pick and pack yang memastikan barang dikemas dengan aman dan siap dikirim sesuai prosedur barang di gudang.

f. Pemuatan ke Kendaraan

Barang yang sudah dikemas dan dilabeli kemudian dimuat ke dalam kendaraan pengiriman. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk mencegah kerusakan selama transit dan memastikan bahwa barang disusun dengan efisien dalam kendaraan.

Bulk warehouse storage dapat membantu menyimpan barang dalam jumlah besar secara lebih terorganisir sebelum proses pengiriman.

Setelah barang sampai di tujuan, penting untuk mencatat penerimaan barang dengan menggunakan contoh tanda terima barang, yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diterima sesuai dengan kondisi yang telah disepakati.

g. Pembaruan pada Sistem Inventaris

Setelah barang dimuat, informasi stok juga harus diperbarui dalam sistem. Pembaruan ini mencakup pengurangan jumlah stok yang dikirim dan pembaruan status barang di sistem. Pembaruan yang akurat penting untuk menjaga integritas data stok persediaan dan mengurangi biaya pengelolaan inventaris.

h. Pelacakan & Monitoring

Tahap terakhir dalam alur pengiriman barang adalah pelacakan dan monitoring. Proses ini bisa melibatkan penggunaan teknologi

GPS atau sistem pelacakan lainnya. Pelacakan memungkinkan tim manajemen gudang dan pelanggan untuk memonitor status pengiriman secara real-time, sehingga membantu dalam mengelola ekspektasi dan memastikan pengiriman tepat waktu.

Sebelum pengiriman, penting juga untuk memastikan bahwa semua barang yang dikeluarkan tercatat dengan benar melalui surat pengeluaran barang di gudang, yang berfungsi sebagai bukti administrasi dan memastikan pengelolaan barang yang efisien.

3. Pentingnya Alur Keluar Masuk Barang

Pengelolaan alur keluar masuk barang yang efisien memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Proses ini tidak hanya berhubungan dengan pengendalian stok inventaris dan pengiriman, tetapi juga berdampak pada kepuasan pelanggan dan pengendalian risiko yang mungkin terjadi. Simak baik-baik hal berikut:

a. Efisiensi Operasional

Alur keluar masuk barang yang terstruktur meningkatkan efisiensi operasional. Dengan pengelolaan sistematis, mulai dari penerimaan hingga pengiriman, proses berjalan lebih cepat dan tepat. Penggunaan database stok barang masuk dan keluar memungkinkan pemantauan pergerakan barang secara real-time, meminimalkan kesalahan dan keterlambatan.

Menurut artikel dari Forbes, alur keluar masuk barang yang efisien sangat bergantung pada visibilitas inventaris secara real-time. Dengan adanya sistem yang memberikan informasi langsung ke tingkat item, perusahaan dapat merencanakan dan mengelola inventaris dengan lebih baik. Hal ini akan mengurangi kebutuhan akan persediaan berlebih dan meningkatkan efisiensi operasional.

Lalu, alur keluar masuk barang yang terstruktur mengurangi human error dan meningkatkan efisiensi. Dengan integrasi sistem yang memperbarui data otomatis dan visibilitas real-time, perusahaan dapat memastikan barang tersedia tepat waktu.

Oleh karena itu, ScaleOcean WMS memudahkan pemantauan alur barang secara real-time, mengotomatiskan pembaruan data, dan meningkatkan efisiensi gudang. Dengan ScaleOcean, bisnis mendapatkan kontrol penuh atas persediaan, mengurangi waktu tunggu, dan mengoptimalkan ruang gudang, yang pada akhirnya mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

b. Kepuasan Pelanggan

Alur keluar masuk barang yang optimal berdampak langsung pada pengalaman pelanggan. Pengiriman yang tepat waktu, akurat, dan sesuai dengan pesanan menjadi aspek utama dalam memenuhi harapan pelanggan.

Untuk memastikan stok barang selalu mencukupi, perusahaan perlu melakukan restock barang secara berkala agar tidak terjadi kekosongan yang bisa menghambat proses pengiriman.

Ketika barang tiba sesuai dengan yang diinginkan, tepat waktu, dan dalam kondisi baik, pelanggan merasa puas dan lebih cenderung untuk terus menggunakan layanan atau produk dari perusahaan tersebut.

c. Kontrol Stok

Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen gudang adalah menjaga keseimbangan persediaan yang optimal. Dengan memonitor alur keluar masuk barang dan menerapkan metode pengadaan seperti FNS analysis, perusahaan dapat memantau pergerakan barang secara real-time, yang memungkinkan pengelolaan stok lebih efisien.

Data yang akurat mengenai tingkat persediaan membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih tepat terkait pembelian, produksi, dan pengiriman barang.

Untuk memaksimalkan efisiensi dalam hal ini, penerapan integrasi purchasing dan sistem manajemen inventory dapat sangat membantu dalam memastikan aliran barang dan pengelolaan persediaan yang lebih baik.

d. Minimalkan Risiko

Pengelolaan alur keluar masuk barang yang terstruktur dengan baik juga berperan penting dalam meminimalkan risiko, baik itu kesalahan dalam pengiriman, kehilangan barang, atau kerusakan pada produk.

Dengan sistem yang jelas, setiap tahapan dalam proses logistik dapat dilacak dan diawasi dengan lebih mudah, sehingga mengurangi dampak manajemen gudang yang buruk dan peluang terjadinya kesalahan.

4. Kesimpulan

Alur keluar masuk barang bisa dipantau dari proses penerimaan dan pengiriman. Kedua kegiatan pergudangan tersebut memiliki tahapan masing-masing yang harus dipastikan berjalan dengan lancar dan dicatat secara akurat. Hal ini diperlukan untuk proses pelaporan inventaris yang sekaligus mempengaruhi pengambilan keputusan dalam manajemen gudang.

Alur penerimaan barang diawali dengan pemberitahuan kedatangan barang hingga terakhir yaitu pembaruan informasi stok dalam sistem manajemen gudang. Sedangkan alur pengiriman barang dimulai dari penerimaan permintaan pengiriman hingga pelacakan serta monitoring melalui teknologi seperti GPS. Memastikan kedua alur tersebut berjalan optimal akan memberikan dampak positif bagi keberlangsungan bisnis.

Untuk memastikan alur keluar masuk barang berjalan dengan lancar, sistem warehouse ScaleOcean menawarkan solusi manajemen gudang yang terintegrasi dengan teknologi canggih. Sistem ini memungkinkan pemantauan real-time terhadap stok barang di gudang, dari penerimaan hingga pengiriman, dengan fitur yang mendukung pembaruan informasi secara otomatis. Coba demo gratisnya sekarang juga.