Cara Kerja Database Stok Barang Masuk dan Keluar di Gudang

Aplikasi stok barang atau lebih dikenal dengan sistem WMS merupakan solusi canggih yang diperlukan perusahaan dalam mengelola pergerakan barang di gudang. Nah, sistem ini biasanya hadirkan database stok barang terpusat, dimana Anda bisa mencatat, mengelola, dan melacak barang secara cepat dan mudah. Setiap pencatatan barang masuk dan keluar, akan disimpan di database tersebut secara otomatis.

Kita akan memberikan penjelasan mendalam mengenai bagaimana cara kerja aplikasi pembukuan stok barang masuk dan keluar, juga berbagai fitur yang ditawarkan dalam mengoptimalkan pembukuan tersebut. Pemahaman ini dapat menjadi acuan bagi Anda untuk meningkatkan akurasi pelacakan pergerakan barang di gudang Anda.

Key Takeaways

• Database stok barang adalah sistem terstruktur untuk mengelola dan melacak inventaris, mengotomatisasi pencatatan, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan visibilitas.
• Komponen database stok barang: Tabel data barang, kategori, lokasi, transaksi, pemasok, dan pengguna yang saling terintegrasi untuk pengelolaan persediaan yang efektif.
• Keunggulannya meliputi efisiensi waktu, minimisasi kesalahan, akses data real time, pelaporan dan analisis canggih, pengoptimalan stok, serta penyederhanaan audit persediaan.
• Sistem WMS ScaleOcean menyediakan database stok barang terpusat dengan fitur canggih yang mengotomatisasi pencatatan, dan mengelola data secara real time.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Database Stok Barang

Database sistem inventaris atau stok barang adalah sistem terstruktur yang dirancang untuk mengelola dan melacak data inventaris dan data transaksi dalam perusahaan. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan barang dengan lebih efisien dan akurat.

Database sistem inventaris ini juga membantu dalam mengotomatisasi proses pelacakan stok, meminimalkan kesalahan manusia, dan meningkatkan visibilitas inventaris secara real-time. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat dengan mudah memantau jumlah persediaan, mengelola pembelian dan penjualan, serta memastikan bahwa stok selalu terbarui dan tersedia sesuai kebutuhan.

2. Database Stok untuk Inbound & Outbound Terpusat

Penerapan database aplikasi pembukuan stok barang masuk dan keluar ini menjadi solusi bagi perusahaan dalam menjaga keakuratan dan efisiensi pencatatan pergerakan barang dan manajemen inventory dalam sistem manajemen gudang. Database stok barang ini akan mencatat informasi secara terstruktur dan terorganisir, sehingga setiap barang memiliki entri database yang mencakup informasi seperti, kode barang, nama barang, jumlah barang, tanggal masuk dan keluar, dan lain sebagainya untuk memudahkan staff gudang melakukan pelacakan persediaan barang dengan cepat dan akurat.

Implementasi database stok barang ini melibatkan konsep dasar, salah satunya struktur data yang terdiri dari tabel yang saling terhubung, seperti tabel barang, serta transaksi masuk dan keluarnya barang. Setiap tabel memiliki kunci utama primary key unik untuk memudahkan identifikasi setiap entri data, juga memiliki relasi antar tabel yang dibuat melalui penggunaan foreign key untuk menghubungkan informasi antar tabel-tabel tersebut.

Penerapan database aplikasi stok barang ini menjadi aspek penting untuk meningkatkan akurasi dan transparansi dalam pengelolaan inbound (barang masuk) dan outbound (barang keluar). Dengan begitu, adanya sistem WMS terstruktur dan terorganisir ini, akan mengoptimalkan proses masuk dan keluarnya barang dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan analisis data dan informasi terkini dan akurat.

Baca juga: Contoh Laporan Stok Gudang Barang Excel dan Jenisnya

3. Komponen Database Sistem Inventaris

Database dalam sistem inventaris terdiri dari beberapa komponen utama yang saling terintegrasi untuk membantu mengelola persediaan secara efektif dan efisien. Format buku inventaris barang juga sering dijadikan acuan dasar dalam merancang struktur database ini.

Setiap komponen memiliki peran penting agar pengelolaan stok berjalan lancar dan data selalu akurat. Berikut adalah komponen-komponen yang biasanya ada dalam database ini:

a. Tabel Data Barang

Pertama, tabel data barang menyimpan informasi lengkap tentang setiap item dalam inventaris. Mulai dari nama barang, deskripsi, kategori, kode unik, harga beli dan jual, jumlah stok yang tersedia, hingga lokasi penyimpanan. Dengan tabel ini, perusahaan bisa melacak setiap barang dengan mudah, memperbarui data secara real-time, dan mengoptimalkan pengelolaan stok agar selalu sesuai kebutuhan.

b. Tabel Data Kategori

Selanjutnya, tabel data kategori berfungsi untuk mengelompokkan barang-barang berdasarkan jenis atau kategori tertentu. Pengelompokan ini sangat membantu dalam pencarian dan pengelolaan barang, serta memudahkan analisis berdasarkan kelompok produk, jenis barang, atau tujuan penggunaannya.

c. Tabel Data Lokasi

Berikutnya, tabel data lokasi menyimpan informasi mengenai tempat penyimpanan barang, seperti gudang, rak, atau area tertentu dalam fasilitas penyimpanan. Dengan adanya tabel ini, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui posisi setiap barang, memperlancar proses pemindahan, dan meningkatkan efisiensi pergudangan.

d. Tabel Data Transaksi

Selain itu, tabel data transaksi mencatat seluruh aktivitas yang berkaitan dengan inventaris, seperti pembelian, penjualan, pemindahan antar lokasi, dan retur barang. Tabel ini memungkinkan perusahaan untuk memantau aliran barang secara transparan dan menjaga akurasi data persediaan. Informasi ini juga sangat berguna untuk pelacakan riwayat transaksi dalam audit dan analisis lebih lanjut.

e. Tabel Data Pemasok

Tabel data pemasok menyimpan informasi penting tentang pemasok barang, termasuk nama, alamat, kontak, dan detail lainnya yang berkaitan. Data ini membantu perusahaan memantau hubungan bisnis dengan pemasok, mengelola proses pengadaan, serta mempermudah komunikasi dan pemesanan barang dari pihak ketiga.

f. Tabel Data Pengguna

Terakhir, tabel data pengguna menyimpan informasi mengenai siapa saja yang menggunakan sistem, termasuk nama, peran, dan hak akses yang diberikan. Dengan pengaturan ini, perusahaan dapat mengontrol akses data secara ketat, menjaga keamanan, dan mencegah akses tidak sah terhadap informasi sensitif dalam sistem inventaris.

4. Cara Kerja Database Stok Barang

Database stok barang dalam sistem WMS memainkan peran kunci dalam pengelolaan dan pengaksesan data terkait masuk dan keluarnya barang secara terpusat. Pendekatan ini akan memastikan bahwa semua informasi terkait akan disimpan dalam satu sistem yang dapat diakses dan diperbarui secara real-time oleh berbagai pengguna dari lokasi berbeda.

Lalu bagaimana database stok barang dalam Warehouse Management System (WMS) mengelola dan menginput data masuk dan keluarnya barang?

a. Desain Database Terpusat

Database dalam aplikasi pembukuan stok barang masuk dan keluar, sistem ini dirancang untuk memfasilitasi pengelolaan data pergerakan barang dalam inventory. Biasanya sistem WMS ini mengadopsi model relasional, yang mana data akan disimpan dalam tabel-tabel yang saling terkait berdasarkan relasi tertentu, seperti informasi mengenai produk, stok, transaksi masuk dan keluar, dan informasi lainnya.

Database stok barang ini didesain dengan normalisasi data untuk menghindari duplikasi dan memastikan integritas data, sehingga setiap item barang dapat dilacak dengan mudah dari waktu ke waktu. Dengan struktur yang logis dan terorganisir, database akan dengan cepat diupdate dengan informasi masuk keluar barang, sehingga memungkinkan berbagai query dilakukan, mulai dari pengecekan stok saat ini hingga analisis tren penjualan.

b. Input Data Otomatis

Proses input data ke dalam database dalam aplikasi stok barang dilakukan melalui User Interface (UI) intuitif, yang dapat diakses oleh staff gudang atau internal perusahaan. UI dirancang untuk mempermudah pengguna dalam memasukkan data mengenai barang baru yang masuk ataupun barang yang keluar dari gudang. Biasanya, database menggunakan formulir elektronik yang untuk input data, yang mencakup berbagai field yang harus diisi, seperti tanggal transaksi, jenis barang, jumlah, dan lain-lain, untuk memastikan semua informasi relevan tercatat secara akurat.

Database dalam aplikasi stok barang ini juga dilengkapi dengan validasi data otomatis yang akan memeriksa kesalahan umum pada saat input, juga akan memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan format yang telah ditentukan. Hal ini dapat meminimalisir kesalahan dan mempercepat proses input data, sehingga tidak akan berdampak langsung pada reliabilitas data stok.

c. Kelola Data Masuk dan Keluar Barang

Pengelolaan data terkait alur keluar masuk barang di gudang menjadi aspek inti dari database dalam aplikasi stok barang dengan cara kerja jika ada barang yang masuk, sistem akan mencatat detail informasi seperti tanggal masuk, supplier, jumlah barang, dan lokasi penyimpanan gudang, dan selanjutnya sistem akan mengupdate jumlah total stok barang tersebut. Sebaliknya, ketika barang keluar untuk dijual atau digunakan, sistem akan mencatat detail informasi seperti detail transaksi keluar termasuk tanggal, jumlah barang, dan tujuan barang tersebut.

Pengelolaan data ini dapat memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas yang jelas mengenai manajemen inventory, termasuk mengetahui barang mana yang paling laku, kapan waktu tepat untuk stok ditambah, dan kapan perlu dikurangi untuk mengurangi kelebihan. Hal ini juga akan memudahkan perusahaan untuk membuat keputusan strategis mengenai pembelian barang baru, penjadwalan penjualan, serta strategi promosi yang lebih baik.

d. Pemberitahuan Notifikasi Otomatis

Database aplikasi pembukuan stok barang ini menyediakan fitur pemberitahuan notifikasi secara otomatis kepada pengguna, mengenai hal penting yang terjadi dalam proses pengelolaan dan pergerakan stok barang di gudang. Ketika persediaan suatu barang telah mencapai batas minimum atau mendekati habis, sistem akan mengirim notifikasi otomatis kepada staff gudang untuk memberi peringatan agar melakukan pemesanan ulang atau pengadaan barang lebih lanjut.

Sama halnya dengan notifikasi yang dikirim ketika ada transaksi masuk atau keluar barang, seperti penerimaan pesanan dari pelanggan, atau pengiriman barang ke cabang lain. Dengan fitur ini, perusahaan dapat secara proaktif mengelola inventory tepat waktu dan lebih efisien, serta mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok yang tidak diinginkan.

e. Sinkronisasi Data Real-Time

Database dalam aplikasi stok barang menyediakan sinkronisasi data secara real-time, sehingga setiap perubahan stok baik barang baru masuk atau keluar akan langsung terupdate dan dapat diakses semua pengguna yang memiliki akses.

Hal ini akan memungkinkan staff gudang atau manajer di berbagai lokasi atau gudang dapat melihat status stok saat ini, melakukan pengecekan ketersediaan barang, dan merencanakan logistik dengan lebih efektif.

Sinkronisasi real-time juga akan membantu dalam mengurangi risiko kesalahan dalam penjualan atau pemesanan, karena semua pihak memiliki informasi yang sama mengenai jumlah stok yang tersedia dalam gudang. Selain itu, hal ini juga dapat meningkatkan produktivitas, menghindari demand pull inflation, dan memastikan kepuasan pelanggan sebagai tujuan jangka panjang perusahaan.

5. Keunggulan Terapkan Database Stok Barang

Penerapan database aplikasi pembukuan stok barang masuk dan keluar ini menawarkan solusi teknologi yang memungkinkan Anda untuk mengelola data masuk dan keluar barang secara lebih efektif. Dengan mengotomatiskan dan mensentralisasi proses pencatatan stok, perusahaan dapat memperoleh berbagai keunggulan operasional dan strategis. Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai keunggulan tersebut:

a. Efisiensikan Waktu dan Meminimalisir Kesalahan

Penerapan database stok barang secara signifikan akan meningkatkan efisiensi waktu dalam proses pencatatan dan pengelolaan manajemen inventory, dengan otomasi entri data dan transaksi yang dilakukan aplikasi stok barang. Sistem ini akan mengurangi kebutuhan akan pencatatan manual yang sering memakan waktu dan berisiko rentan kesalahan, termasuk dalam proses picking.

Dengan mengurangi kesalahan dalam entri data, Anda dapat menghindari biaya yang mungkin muncul dari pesanan berlebih atau kekurangan stok. Kesalahan dalam pencatatan stok dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara catatan stok dan jumlah fisik, sehingga seringkali berdampak pada kepuasan pelanggan dan reputasi pelanggan.

Untuk memastikan setiap transaksi barang tercatat dengan benar, Anda bisa menggunakan surat pengeluaran barang sebagai dokumen yang memverifikasi keluar masuknya barang, sehingga memudahkan pelacakan dan manajemen stok yang lebih akurat.

b. Mengakses Data Secara Real-Time

Aplikasi pembukuan stok barang dengan database nya menyediakan akses data stok secara real-time, yang memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi terkini mengenai status inventory kapan saja dan dimana saja. Hal ini penting dalam pengelolaan bisnis dinamis, dimana keputusan strategis harus diambil dengan cepat dan bijak berdasarkan analisis data terkini yang akurat.

Akses data secara real-time dari penerapan database stok barang ini akan membantu perusahaan Anda dalam merespon cepat permintaan pelanggan, mengoptimalkan stock replenishment, dan mengelola stok dengan lebih efektif. Penerapan sistem ini juga dapat memfasilitasi koordinasi antar departemen, seperti penjualan, pembelian, dan logistik, dan berbagai pihak untuk mengakses informasi yang sama mengenai pergerakan stok barang.

c. Meningkatkan Pelaporan dan Analisis

Database aplikasi stok barang dalam sistem WMS juga akan memberikan pelaporan dan analisis yang canggih, sehingga memungkinkan Anda untuk menghasilkan berbagai jenis laporan stok dan analisis kinerja manajemen inventory dengan mudah. Laporan ini mencakup analisis tren penjualan, evaluasi efektivitas restocking, dan identifikasi barang yang kurang laku.

Sistem ini juga akan membantu Anda dalam menganalisis data historis dan tren saat ini, juga memudahkan dalam merencanakan strategi inventory yang lebih efektif. Dengan mengetahui pola penjualan dan konsumsi dari database stok barang, perusahaan dapat menyesuaikan tingkat stok untuk memaksimalkan inventory turnover dan mengurangi biaya penyimpanan yang tetap memenuhi kebutuhan pelanggan.

d. Mengoptimalkan Pengelolaan Stok

Dengan menerapkan database aplikasi pembukuan stok barang masuk dan keluar, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan stok melalui fitur notifikasi stok rendah dan analisis permintaan. Sistem ini juga mendukung pengelolaan inventaris dengan berbagai metode, seperti penghitungan periodik, FIFO, dan cycle counting.

Sistem ini akan secara otomatis memberi pemberitahuan ketika stok barang mencapai tingkat minimum, memungkinkan pesanan ulang dengan tepat waktu untuk mencegah kehabisan stok dan memastikan ketersediaan produk yang konsisten.

Sistem ini juga dapat menggunakan metode demand forecasting berdasarkan data historis dan tren saat ini untuk menyesuaikan tingkat stok sebelum periode penjualan puncak, seperti hari raya atau promosi khusus. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan untuk memiliki stok yang cukup agar memenuhi peningkatan permintaan, dan menghindari kelebihan stok yang tidak perlu setelah periode tersebut berakhir.

e. Penyederhanaan Audit Stok

Proses audit stok akan lebih mudah dan akurat dengan menerapkan aplikasi stok barang yang semua data stok dan transaksi akan tercatat secara akurat dalam database aplikasi. Dengan begitu, perusahaan dapat dengan mudah melakukan verifikasi stok fisik dengan catatan sistem dan meminimalkan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk audit, juga meningkatkan keakuratan berita acara selisih persediaan.

Dengan database stok, akan memudahkan pelacakan barang yang hilang atau rusak sehingga dapat memastikan kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Penerapan aplikasi ini akan menjaga integritas data inventory dan memastikan kepatuhan praktik bisnis yang baik dan persyaratan hukum dan regulasi yang ada.

Baca juga: Berikut Macam-macam Aktivitas Proses di Gudang

6. Cara Membuat Laporan Stok Barang Otomatis dengan ERP ScaleOcean

Untuk membuat laporan stok barang di Software ScaleOcean, pengguna cukup masuk ke modul inventory yang tersedia di dalam sistem. Di dalam modul ini, tersedia menu khusus untuk melihat laporan stok barang berdasarkan gudang, kategori produk, atau periode waktu tertentu.

Pengguna bisa memfilter data sesuai kebutuhan seperti tanggal, jenis barang, dan lokasi penyimpanan. Setelah itu, sistem akan secara otomatis menampilkan data stok yang mencakup jumlah awal, mutasi barang masuk dan keluar, serta stok akhir.

Laporan ini dapat langsung diunduh dalam format Excel atau PDF, atau dicetak sesuai kebutuhan. Prosesnya sangat mudah dan praktis, serta memberikan informasi real-time untuk membantu pengambilan keputusan terkait persediaan.

7. Kesimpulan

Dari berbagai penjelasan diatas, dapat kita tarik kesimpulan bahwa penerapan database aplikasi pembukuan stok barang masuk dan keluar di gudang ini memberikan solusi yang efisien dan akurat untuk membantu Anda dalam mengelola pergerakan barang dan manajemen inventory menjadi lebih maksimal dan efisien.

Melalui berbagai cara kerja dari database stok barang yang dapat mengotomasi pembukuan dan akses data masuk dan keluar barang, Anda akan menghasilkan berbagai keunggulan untuk warehouse management Anda dalam jangka panjang. Untuk optimalkan sistem WMS ini, Anda dapat menerapkan aplikasi stok barang ScaleOcean yang menyediakan berbagai fitur terbaik untuk kelola data masuk dan keluar barang di gudang. Anda dapat melakukan konsultasi dan demo secara gratis dengan menghubungi tim kami kapanpun!