9 Proses Aktivitas Pergudangan & Aspek Pentingnya

Aktivitas gudang memainkan peran vital dalam rantai pasokan, namun banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam mengelola proses yang efisien di dalamnya. Proses seperti pemantauan stok yang tidak akurat, pengelolaan pengiriman yang terhambat, dan kesalahan dalam pengolahan pesanan dapat memperlambat operasional.

Masalah-masalah dalam aktivitas gudang tersebut dapat mengganggu kelancaran rantai pasokan, memengaruhi kepuasan pelanggan, dan mengurangi keuntungan. Jika tidak ditangani dengan baik, hal ini berisiko menciptakan ketidakseimbangan dalam distribusi barang, memperburuk reputasi bisnis, dan menghambat pertumbuhan perusahaan.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai 9 proses aktivitas gudang yang penting untuk dipahami. Pembahasan ini dapat menjadi pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memperbaiki pengelolaan stok, yang pada akhirnya mendukung kelancaran rantai pasokan perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Proses aktivitas gudang mencakup: penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan pesanan, pengemasan, pengiriman, manajemen inventaris, dan pengembalian barang.
• Aspek penting dalam aktivitas gudang: manajemen inventaris, keamanan barang, efisiensi operasional, penggunaan sistem manajemen gudang
• Software WMS ScaleOcean menyediakan solusi terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan otomatisasi seluruh proses pergudangan, dari penerimaan hingga pengiriman.

Coba Demo Gratis

Proses Aktivitas Gudang

Proses aktivitas gudang merupakan rangkaian kegiatan yang saling terhubung untuk memastikan barang tersimpan, terkelola, dan terdistribusi dengan tepat. Setiap langkahnya harus dilakukan secara sistematis agar alur pergerakan barang berjalan efisien dan kebutuhan pelanggan terpenuhi dengan baik.

Ini beberapa proses aktivitas gudang yang penting dilakukan dengan strategi optimal, yaitu sebagai berikut:

1. Penerimaan Barang (Receiving)

Proses penerimaan barang adalah langkah awal dalam operasional gudang, yang sangat penting untuk menjamin efisiensi manajemen rantai pasok secara keseluruhan. Saat barang tiba di gudang, tim penerimaan melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap barang yang dikirim.

Staf gudang harus melakukan perbandingan jumlah barang, spesifikasi, dan kondisi dengan informasi pada dokumen pengiriman seperti invoice dan purchase order. Setiap ketidaksesuaian atau kerusakan harus segera dilaporkan.

Langkah ini dilakukan agar barang yang tidak sesuai spesifikasi tidak akan hilang atau rusak. Tim penerimaan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi inventaris selalu terkini dan akurat dengan memberikan data yang akurat tentang stok yang baru diterima.

Selain itu, pengelolaan yang tepat selama penerimaan barang mencegah terjadinya overstock. Dengan memastikan barang yang diterima sesuai spesifikasi dan jumlah yang tepat, perusahaan dapat menjaga keseimbangan stok dan menghindari pemborosan atau ruang penyimpanan yang tidak efisien.

2. Penyimpanan (Storage)

Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah menata dan menyimpan barang di lokasi yang tepat. Pengaturan dilakukan berdasarkan jenis, ukuran, atau frekuensi penggunaan, seperti menggunakan rak untuk memudahkan akses. Hal ini penting juga untuk memaksimalkan kapasitas gudang untuk menyimpan lebih banyak barang dengan efisien.

Untuk meningkatkan efisiensi proses pergudangan, penerapan batch tracking memungkinkan perusahaan untuk mengelompokkan barang berdasarkan batch tertentu. Dengan cara ini, barang dapat ditemukan dengan cepat dan mudah, mengurangi waktu pencarian dan meningkatkan akurasi saat pengambilan stok.

3. Pengambilan Pesanan (Picking)

Pengambilan pesanan adalah tahap kritis dalam aktivitas gudang karena berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan. Proses dimulai dengan penerimaan pesanan sesuai batch picking yang masuk dari sistem penjualan atau permintaan internal.

Staf gudang kemudian mengambil barang sesuai daftar pesanan dengan akurasi tinggi agar tidak terjadi kesalahan. Setelah barang terkumpul, dilakukan pengecekan ulang sebelum dipindahkan ke area persiapan pengiriman, sehingga barang siap untuk diproses ke tahap berikutnya.

Anda bisa menggunakan software otomatis seperti Yard Management System (YMS) yang dilengkapi dengan fitur pick-to-light atau voice picking, yang membantu pekerja menemukan lokasi barang dengan cepat dan mengurangi kesalahan.

4. Pengemasan (Packing)

Pengemasan berperan penting untuk menjaga barang tetap aman selama perjalanan menuju pelanggan. Barang yang telah diambil dikemas dengan bahan dan teknik yang sesuai dengan sifat produknya, seperti contohnya penggunaan bubble wrap untuk barang pecah belah.

Setelah pengemasan dilakukan, label pengiriman ditempelkan pada kemasan sesuai order picking untuk memudahkan identifikasi. Proses dalam aktivitas gudang ini penting untuk memastikan barang tiba dalam kondisi baik dan sesuai dengan pesanan pelanggan.

5. Pengiriman

Pengiriman adalah tahap akhir yang menghubungkan gudang dengan pelanggan. Proses dimulai dengan penjadwalan yang memastikan waktu pengiriman sesuai kebutuhan pelanggan dan kapasitas armada.

Barang kemudian dimuat ke dalam truk atau kendaraan distribusi dengan sistem yang aman agar tidak rusak di perjalanan. Setelah proses packing dan penjadwalan pengiriman dilakukan, barang akan dikirimkan ke tujuan sesuai alamat yang tertera pada dokumen pengiriman, memastikan pesanan sampai dengan tepat waktu.

Proses ini juga memerlukan perencanaan yang teliti dan koordinasi dengan berbagai pihak sesuai SOP gudang, termasuk pengemudi, perusahaan pengiriman, dan agen bea cukai untuk proses pengiriman internasional. Setiap barang harus dilengkapi dengan dokumen yang tepat, seperti surat jalan, invoice, dan dokumen ekspor jika diperlukan.

6. Pengembalian Barang (Retur)

Proses pengembalian barang dari pelanggan juga merupakan bagian penting dalam proses pergudangan. Pengelolaan pengembalian yang efisien membantu memperbaiki hubungan dengan pelanggan dan memastikan produk yang dikembalikan dapat diproses dan diperlakukan sesuai kebijakan perusahaan.

7. Pengelolaan Inventaris

Manajemen inventaris melibatkan pemantauan jumlah barang secara terus-menerus. Proses ini bertujuan untuk memastikan ketersediaan stok dan melakukan stock opname secara berkala untuk menjaga akurasi data dan mencegah kekurangan atau kelebihan stok.

Tips mengelola stok barang yang efektif dapat membantu perusahaan mengoptimalkan persediaan, mengurangi pemborosan, dan memastikan pengelolaan stok yang lebih efisien. Untuk mencapai pengelolaan stok yang efektif, penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem pemantauan real-time.

Tidak hanya itu, menggunakan picking list dalam proses pengelolaan stok barang dapat mempermudah pengambilan barang secara sistematis dan terorganisir. Dengan daftar yang jelas, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dalam pengambilan barang, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa persediaan selalu sesuai dengan kebutuhan.

Untuk mendukung pengelolaan stok barang yang lebih efisien, aplikasi gudang barang dapat mengintegrasikan penggunaan picking list dengan sistem otomatis yang memantau status stok secara real-time. Ini membantu memastikan barang diambil dengan tepat dan meningkatkan akurasi pengelolaan inventaris.

8. Pemeliharaan dan Keamanan Gudang (Warehouse Security and Maintenance)

Pemeliharaan gudang mencakup kegiatan rutin seperti pembersihan, perbaikan peralatan, dan penggantian peralatan yang rusak. Keamanan gudang adalah prioritas utama yang harus dioptimalkan warehouse staff, yang mencakup pencegahan pencurian, akses yang tidak sah, dan kecelakaan kerja.

Keamanan dapat ditingkatkan dengan pemasangan sistem keamanan seperti kamera CCTV, alarm, dan kontrol akses. Pemeliharaan yang baik dan lingkungan kerja yang aman tidak hanya melindungi aset dan stok tetapi juga menjamin keselamatan karyawan, yang pada gilirannya meningkatkan moral dan produktivitas kerja.

9. Pemanfaatan Teknologi Manajemen Gudang

Pemanfaatan teknologi menjadi kunci utama dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan gudang. Penerapan Warehouse Management System (WMS) menjadi solusi yang memungkinkan berbagai proses seperti pencatatan stok, pengaturan penyimpanan, hingga pengambilan barang dilakukan secara otomatis.

Selain itu, teknologi barcode dan RFID mendukung pelacakan stok secara real-time, meminimalkan human error, serta mempercepat proses audit dan kontrol inventaris. Teknologi LoT tracking juga berperan dalam memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap pergerakan barang di seluruh gudang, sehingga memungkinkan pengelolaan stok yang lebih akurat dan efisien.

Lebih jauh, penggunaan robotika dan sistem otomatisasi seperti AGV (Automated Guided Vehicle), conveyor pintar, dan robot pemindah barang membantu meningkatkan produktivitas gudang.

Penerapan sistem ini juga dapat mempercepat proses penyimpanan dan pengiriman, tetapi juga mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual. Dengan dukungan teknologi yang tepat, pengelolaan multi-gudang juga dapat dilakukan lebih akurat, terstruktur, dan mampu beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Aspek Penting dalam Proses Aktivitas Gudang

Proses gudang mencakup serangkaian kegiatan yang terorganisir untuk menerima, menyimpan, mengambil, mengemas, dan mengirimkan barang, termasuk pengelolaan inventaris. Tujuannya adalah mengoptimalkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan dalam pergerakan barang dari pemasok ke pelanggan, yang sangat penting untuk keberhasilan rantai pasok.

Tidak heran, terdapat beberapa faktor penting yang harus diperhatikan agar gudang berfungsi optimal. Berikut faktor yang harus diperhatikan dalam proses aktivitas gudang:

1. Manajemen Inventaris

Manajemen inventaris menjadi pondasi utama dalam aktivitas gudang yang efektif. Penting untuk melakukan sortir barang dan menjaga catatan stok tetap akurat melalui pencatatan digital dan pelaporan real-time. Perusahaan juga perlu melakukan stok opname secara berkala untuk mendeteksi perbedaan antara catatan sistem dan kondisi aktual.

Dengan pengelolaan inventaris yang baik, risiko kelebihan atau kekurangan barang dapat diminimalkan, sekaligus membantu perencanaan pembelian yang lebih tepat. Hal ini mendukung kelancaran rantai pasok dan menjaga kepuasan pelanggan.

2. Keamanan Barang

Keamanan barang adalah faktor penting yang tidak boleh diabaikan dalam pengelolaan gudang. Untuk mencegah kehilangan atau kerusakan, gudang perlu dilengkapi dengan sistem keamanan seperti CCTV, sensor, dan akses kontrol terbatas.

Selain itu, penempatan barang dengan tata letak gudang yang benar juga membantu mengurangi risiko kecelakaan kerja maupun kerusakan fisik. Dengan perlindungan yang memadai, perusahaan dapat menjaga nilai asetnya sekaligus memastikan barang tetap dalam kondisi prima hingga sampai ke pelanggan.

3. Efisiensi Operasional

Efisiensi operasional berpengaruh besar terhadap kinerja gudang secara keseluruhan. Proses harus diatur dengan alur yang jelas agar setiap aktivitas berjalan cepat dan tepat. Misalnya, tata letak gudang yang terorganisir dan jalur distribusi internal yang efisien mampu menghemat waktu pengambilan barang.

Selain itu, SOP gudang yang diterapkan dengan baik dapat mengurangi kesalahan manusia. Meningkatkan efisiensi berarti perusahaan dapat mengurangi biaya operasional sekaligus meningkatkan produktivitas tim gudang.

4. Penerapan Sistem Manajemen Gudang Terbaik

Pemanfaatan teknologi menjadi salah satu kunci modernisasi aktivitas gudang. Sistem manajemen gudang (WMS) seperti ScaleOcean menjadi solusi yang memungkinkan perusahaan mengelola stok secara real-time, memantau pergerakan barang, dan mengurangi kesalahan pencatatan manual.

ScaleOcean juga dapat terintegrasi dengan perangkat seperti barcode scanner atau RFID semakin mempercepat proses inventarisasi dan distribusi. Dengan teknologi, perusahaan dapat memperoleh data yang lebih akurat untuk pengambilan keputusan.

Selain itu, integrasi seamless dan menyeluruh yang disediakan ScaleOcean dengan berbagai fungsi bisnis, mulai dari akuntansi, supply chain, logistik, hingga penjualan dan pembelian yang dapat mengoptimalkan proses pergudangan dan pergerakan barang perusahaan Anda.

Penggunaan teknologi canggih seperti software WMS ScaleOcean menjadi solusi terbaik bagi Anda untuk mencapai proses gudang lebih terukur, transparan, dan mampu beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Lakukan demo gratis dan konsultasinya untuk dapatkan solusi terkonfigurasi ScaleOcean!

Baca juga: Franco Gudang Adalah: Definisi, Jenis, dan manfaatnya

Kesimpulan

Aktivitas pergudangan mencakup serangkaian proses untuk menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan barang dengan efisien, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman. Kegiatan ini juga meliputi administrasi inventaris, pemantauan stok, penanganan barang retur, serta aktivitas bernilai tambah seperti pelabelan atau pengemasan.

Dengan memahami tantangan dalam proses pergudangan, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah strategis untuk memperbaiki sistem yang ada. Pengelolaan yang lebih baik akan mengarah pada efisiensi operasional yang lebih tinggi dan pengurangan biaya.

Untuk mendukung efisiensi tersebut, Warehouse Management System ScaleOcean dapat membantu perusahaan dalam mengelola stok secara real-time, memaksimalkan ruang gudang, dan meningkatkan akurasi pengiriman. Cobalah demo gratis kami untuk melihat manfaatnya langsung.