Pergudangan: Pengertian, Fungsi, Proses, dan Strateginya

Proses pergudangan merupakan salah satu elemen kunci dalam rantai pasokan yang mempengaruhi kelancaran operasional sebuah bisnis. Efisiensi pergudangan yang baik tidak hanya memastikan ketersediaan barang tepat waktu, tetapi juga dapat mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Namun, jika pergudangan tidak dikelola dengan baik, berbagai masalah seperti kekurangan stok, kerusakan barang, dan pengiriman yang terlambat bisa terjadi, yang pada akhirnya merugikan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memahami dan mengimplementasikan proses pergudangan yang efisien guna mendukung kesuksesan jangka panjang.

Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai pergudangan dalam bisnis, mulai dari pengertian, proses, fungsi dan manfaat, serta bagaimana cara mengoptimalkannya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Pergudangan adalah proses penyimpanan barang di dalam gudang. Kegiatan ini mencakup penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan distribusi barang.
• Proses pergudangan meliputi penyimpanan, manajemen inventaris, receiving dan putaway, pemilihan dan pengemasan, pendistribusian, pengiriman, pengendalian, perawatan barang, pelaporan
• Fungsi pergudangan adalah movement, storage, dan informasi transfer
• ScaleOcean Atlas Warehouse Management System adalah solusi terintegrasi untuk optimalkan pergudangan dengan manajemen inventaris, otomatisasi pencatatan, dan pemantauan stok real-time yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Pergudangan?

Pergudangan adalah pada proses penyimpanan barang di dalam gudang. Kegiatan ini mencakup penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan distribusi barang, yang bertujuan untuk menjaga ketersediaan serta efisiensi rantai pasokan. Selain itu, pergudangan juga melibatkan pengelolaan inventaris, pengaturan barang, dan proses pengiriman.

Namun, fungsi gudang dalam konsep ini tidak hanya untuk penyimpanan, tetapi juga untuk memastikan efisiensi rantai pasokan dengan pengelolaan inventory yang tepat. Untuk itu, penting adanya sistem manajemen gudang yang optimal untuk meminimalkan biaya operasional dan meningkatkan aliran barang dari supplier ke konsumen.

Menurut analisis kami dari Grand View Research, nilai pasar pergudangan global diperkirakan akan mencapai USD 1,73 triliun pada 2030 dari sekitar USD 1,01 triliun pada 2023, dengan CAGR sampai 8,1%. Hal ini menunjukkan bahwa sektor pergudangan merupakan bagian penting dari rantai pasok global, dan efisiensi manajemen gudang menjadi faktor kunci dalam pertumbuhannya.

2. Tahap dan Proses dalam Pergudangan

Proses pergudangan mencakup berbagai tahapan yang saling terkait, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman ke pelanggan di gudang. Untuk memastikan setiap tahap berjalan dengan baik, penerapan SOP gudang yang jelas sangat diperlukan.

Setiap tahapannya memiliki peran penting untuk menjaga kualitas dan efisiensi operasional. Berikut ini beberapa tahapan dan proses aktivitas dalam pergudangan yang mencakup:

a. Receiving (Penerimaan)

Proses pergudangan dimulai dari menerima barang dari pemasok, barang yang diterima harus melalui pemeriksaan kesesuaian barang dengan pesanan dan dokumen yang menyertainya. Verifikasi kualitas dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima memenuhi standar yang ditentukan, sebelum dicatat dan diproses lebih lanjut.

b. Penempatan Barang (Putaway)

Setelah barang diterima, langkah selanjutnya adalah menempatkannya di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan dalam gudang. Penempatan yang tepat pada rak atau pallet yang sesuai dengan kategori barang akan mempermudah akses dan memastikan efisiensi saat proses pengambilan barang di masa depan.

c. Penyimpanan dan Pemeliharaan Barang

Barang harus disimpan berdasarkan sifat-sifatnya dan digunakan kode batang atau RFID untuk pelacakan. Selain itu, stock opname secara teratur mencegah kerusakan, hilangnya barang, dan penundaan dalam pengiriman.

d. Proses Pemilihan

Picking proses memastikan bahwa tim mengambil barang berdasarkan pada jenis dan jumlah yang dipesan oleh pelanggan. Tidak hanya itu, penerapan dari lean warehousing juga bisa membantu dalam menekan waktu picker, memperbanyak produktivitas dan mencegah kesalahan pengiriman.

e. Pengemasan Barang

Setelah barang dipilih, tahap selanjutnya adalah proses packing atau pengemasan sesuai standar yang telah ditetapkan. Pengemasan yang tepat berperan penting dalam melindungi barang dan mencegah risiko kerusakan selama pengiriman.

f. Pengiriman

Setelah proses pemilihan dan pengemasan selesai, barang siap untuk dikirim dari gudang logistik ke pelanggan atau lokasi tujuan lainnya. Pengiriman ini dapat melibatkan berbagai moda transportasi, baik itu melalui jalur darat, laut, atau udara, tergantung pada jarak dan urgensi pengiriman.

g. Pengembalian (Returns/Reverse Logistics)

Pengembalian adalah proses penanganan barang yang dikembalikan oleh pelanggan, baik karena kerusakan, ketidaksesuaian pesanan, atau alasan lainnya. Proses ini melibatkan pemeriksaan barang yang dikembalikan, pengelolaan dokumentasi, dan keputusan terkait pengembalian uang atau penggantian barang.

h. Pelaporan

Terakhir, pelaporan adalah tahap di mana semua aktivitas gudang dicatat dan dilaporkan. Ini mencakup pembuatan laporan stok barang, laporan penerimaan, laporan pengiriman, dan analisis kinerja gudang. Pelaporan yang akurat memberikan wawasan penting untuk pengambilan keputusan strategis.

Baca juga: Apa saja Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan WMS di Gudang

3. Fungsi Utama Pergudangan

Pergudangan memainkan peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran aliran barang dan efisiensi rantai pasokan. Fungsi pergudangan tidak hanya terbatas pada penyimpanan barang, tetapi juga mencakup berbagai aktivitas yang memastikan barang tersedia dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari proses aktivitas gudang yang mendukung kelancaran operasional bisnis:

a. Movement

Tujuan awal dari gudang adalah movement, yakni kegiatan untuk melakukan pengiriman barang di dalam gudang, serta pengiriman barang tersebut ke daerah pengirimannya. Pengiriman barang yang terorganisir dapat memudahkan karyawan untuk menempatkan barang masuk, persiapan pesanan, dan mempercepat siklus pengelolaan.

b. Storage

Fungsi kedua adalah penyimpanan atau storage. Pergudangan menyediakan ruang untuk menyimpan berbagai jenis barang, mulai dari bahan baku hingga produk jadi, sehingga dapat mengatur aliran barang yang efisien.

c. Information Transfer

Fungsi proses aktivitas gudang yang ketiga adalah transfer informasi. Pergudangan tidak hanya berfungsi untuk menyimpan barang, tetapi juga untuk menyampaikan informasi penting terkait inventaris, status pengiriman, dan kebutuhan pengadaan.

Anda bisa menggunakan Warehouse Management System (WMS) di mana sistem dapat memberikan informasi mengenai jumlah barang, lokasi penyimpanan, serta status pemesanan dapat dipantau secara real-time.

Hal ini dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan koordinasi antara divisi logistik, pemasaran, dan keuangan, serta memastikan proses warehouse logistics berjalan lancar dan mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat.

4. Pentingnya Pengelolaan Pergudangan dalam Perusahaan

Proses aktivitas gudang merupakan elemen yang sangat penting dalam manajemen rantai pasokan. Dengan manajemen pergudangan yang efektif, perusahaan dapat memastikan kelancaran aliran barang, mengurangi biaya, dan meningkatkan layanan pelanggan. Terdapat beberapa alasan pentingnya pergudangan bagi keberhasilan operasional bisnis, yaitu:

a. Memastikan Ketersediaan Barang

Pergudangan yang efektif dapat membantu perusahaan memastikan barang selalu tersedia saat dibutuhkan, sehingga menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat proses produksi atau distribusi. Hal ini penting, terutama bagi gudang ecommerce, yang harus memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu untuk memenuhi permintaan pelanggan.

b. Mengoptimalkan Rantai Pasokan

Proses aktivitas gudang yang efisien memainkan peran penting dalam memperlancar aliran barang dari pemasok ke konsumen. Dengan pengaturan yang tepat, proses pergudangan dapat mengurangi waktu dan biaya pengiriman, memastikan barang sampai ke konsumen dengan cepat dan tepat waktu.

c. Mengurangi Biaya

Pergudangan yang dikelola dengan baik dapat membantu mengurangi berbagai biaya operasional. Proses pengelolaan stok yang efisien memungkinkan perusahaan untuk menghindari pemborosan barang yang tidak terpakai, mengurangi biaya penyimpanan barang yang berlebihan, dan meminimalkan kerugian akibat barang hilang atau rusak.

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Gudang yang disusun dengan baik akan memudahkan dalam pengiriman barang. Namun demikian, struktur organisasi gudang mempercepat proses kerja sehingga tingkat kepuasan, kesetiaan, dan kepercayaan konsumen

e. Mengelola Persediaan Secara Efektif

Persyaratan dari gudang yang baik adalah pengendalian stok yang tepat guna menghindari kesalahan kelebihan atau kurangnya stok. Selain itu, dengan menggunakan teknologi, perusahaan juga bisa melacak stok, cek tanggal kadaluarsa, melakukan perencanaan tata letak dan mendukung perencanaan jangka panjang.

f. Meningkatkan Keamanan Barang

Tujuan penerapan manajemen gudang yang terakhir adalah untuk memudahkan perusahaan dalam menjaga keamanan barang. Sistem ini dijalankan untuk membuat metode penyimpanan barang dan distribusi di gudang jadi lebih aman sekaligus efektif. Hal ini sangat penting karena bagaimanapun juga faktor keamanan akan berpengaruh pada kredibilitas sebuah bisnis logistik.

Untuk mempermudah pengelolaan pergudangan dan meningkatkan efisiensi operasional, Anda bisa mempertimbangkan rekomendasi aplikasi gudang terbaik yakni ScaleOcean. Dengan fitur pemantauan stok secara real-time, ScaleOcean membantu perusahaan mengoptimalkan aliran barang, mengurangi biaya, dan memastikan pengiriman tepat waktu.

5. Tips Mengoptimalkan Proses Pergudangan 

Mengoptimalkan pergudangan sangat penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan biaya. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat mengelola stok lebih baik, mempercepat proses pengambilan barang, dan memastikan pengiriman tepat waktu.

Terdapat langkah strategi yang penting dilakukan untuk mengoptimalkan proses pergudangan di perusahaan, yaitu sebagai berikut:

a. Buat Jadwal Stock Opname Secara Teratur

Stock opname yang dilakukan secara rutin berperan penting dalam menjaga akurasi data persediaan. Pemeriksaan berkala membantu perusahaan mendeteksi selisih stok serta mengidentifikasi barang yang tidak layak jual sejak dini.

b. Mengoptimalkan Layout Gudang

Dalam hal ini, perusahaan harus merencanakan tata letak gudang yang akan dipergunakan secara efektif sesuai dengan tingkat mobilitas barang. Selain itu, rak, lorong, conveyor, dan peralatan lainnya digunakan untuk melancarkan arus barang tersebut.

c. Pemeriksaan Barang Masuk dan Keluar dengan Teknologi

Saat barang masuk ke gudang, pastikan kondisi dan jumlahnya sesuai dengan pesanan. Begitu juga saat barang keluar, pengecekan harus dilakukan untuk mencegah kesalahan yang dapat mempengaruhi stok barang dan menghindari retur pembelian atau penjualan.

Pelacakan menggunakan teknologi seperti RFID atau barcode dapat mempermudah pemantauan posisi dan pergerakan barang dari multi-gudang. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat memperoleh informasi langsung mengenai status inventaris secara real-time.

Berdasarkan analisa kami dari data Roblogistics, beberapa kasus industri transformasi digital pada proses pergudangan terbukti mampu menurunkan kesalahan pemilihan barang hingga sekitar 30%. Selain itu, hal ini meningkatkan kecepatan proses order picking sebesar 25% hingga 40% dibandingkan dengan metode pengelolaan manual.

d. Manajemen Inventaris yang Efektif

Inventaris harus dikelola dengan tepat oleh perusahaan untuk menghindari surplus dan kesenjangan stok. Penerapan metode FIFO dan LIFO tidak hanya membantu dalam manajemen keluarnya produk, tetapi juga untuk menghindari penumpukan dan mencegah produk kedaluwarsa.

e. Menggunakan Software Gudang Terintegrasi

Perusahaan dapat menggunakan software WMS terintegrasi untuk mengelola inventaris, pengiriman, rantai pasok, pembelian, dan penjualan. Selain itu, sistem ini membantu meningkatkan akurasi stok, mempercepat pemesanan, dan mengurangi kesalahan dalam proses pergudangan.

6. ScaleOcean WMS untuk Kelola Pergudangan Secara Terintegrasi 

ScaleOcean Atlas Warehouse Management System membantu mengoptimalkan pergudangan melalui sistem terintegrasi yang mendukung otomatisasi dan visibilitas menyeluruh di setiap proses.

Dengan biaya flat dan tanpa batasan jumlah pengguna, sistem ini mendukung efisiensi operasional tanpa biaya tambahan. ScaleOcean juga menyediakan 200+ modul dan 1000+ fitur yang bisa disesuaikan dengan spesifikasi bisis, sehingga memudahkan otomatisasi pengelolaan gudang, mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan produktivitas.

Anda bisa melakukan jadwalkan konsultasi untuk dapatkan solusi yang paling sesuai, serta mendapatkan layanan after sales setelah sistem selesai diimplementasikan. Ada beberapa fitur khusus yang bisa digunakan untuk optimalkan proses pergudangan, yaitu:

• Pelacakan Stok Real-Time: WMS ScaleOcean menyediakan visibilitas penuh atas pergerakan barang dalam gudang, mulai dari penerimaan barang (inbound) hingga pengiriman (outbound). Hal ini memungkinkan manajer gudang untuk selalu mengetahui lokasi dan status barang secara akurat.
• Optimasi Proses Picking: Sistem ini merancang rute picking yang paling efisien berdasarkan layout gudang, mengurangi waktu pencarian barang dan meningkatkan produktivitas.
• Otomatisasi Pembelian: Jika stok barang hampir habis, sistem ini akan otomatis memicu pemesanan ulang untuk menjaga ketersediaan produk di gudang, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.
• Pengelolaan Transfer Stok: WMS ini juga memungkinkan pengelolaan perpindahan barang antar gudang, memastikan distribusi stok yang lebih merata dan efisien.
• Barcode Management: Dengan menggunakan barcode, setiap pergerakan barang dapat tercatat secara otomatis, mengurangi kemungkinan kesalahan dan meningkatkan akurasi data inventaris.
• Stock Opname yang Mudah: WMS ini memudahkan proses audit stok dengan membandingkan data fisik dengan yang ada di sistem, membantu mendeteksi dan memperbaiki kesalahan dalam pencatatan stok.

Manfaat tersebut dapat dilihat dari implementasi ScaleOcean Atlas di Dekkson. Sebelumnya, perusahaan menghadapi hambatan dalam menyetujui kebutuhan stok dan menentukan prioritas distribusi antar cabang karena keterbatasan visibilitas data.

ScaleOcean Atlas membantu mengotomatiskan approval, mengatur prioritas kebutuhan cabang, dan melacak stok antar gudang secara terintegrasi. Hasilnya, efisiensi proses inventaris, HR, dan akuntansi Dekkson meningkat hingga 85%, sekaligus mendukung pengelolaan lebih dari 150 permintaan setiap hari.

7. Kesimpulan

Secara keseluruhan, proses gudang adalah serangkaian aktivitas mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, hingga pengiriman. Proses ini sangat krusial untuk mengelola inventaris dengan efisien dan memastikan pengiriman barang dilakukan secara tepat dan sesuai jadwal.

Dengan memahami tantangan dalam proses pergudangan, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah strategis untuk memperbaiki sistem yang ada. Pengelolaan yang lebih baik akan mengarah pada efisiensi operasional yang lebih tinggi dan pengurangan biaya.

ScaleOcean Atlas Warehouse Management System membantu meningkatkan akurasi stok, mempercepat operasional gudang, dan menekan biaya. Jadwalkan konsultasi untuk mendapatkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.