Pengertian Lot Tracking, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Dalam mengelola inventory di perusahaan, banyak strategi yang harus diterapkan agar untuk mengoptimalkan proses tersebut. Salah satu metodenya adalah lot tracking yang merupakan sistem pelacakan produk berdasarkan batch atau kelompok produksi di sepanjang rantai pasok.

Penting untuk menerapkan lot tracking, terutama bagi perusahaan yang sering kesulitan dalam melacak produk yang rusak dan cacat, serta proses penarikan produk yang selalu terkontaminasi atau bermasalah. Ini menyebabkan kerugian bagi konsumen dan merusak reputasi perusahaan. Untuk itu, lot tracking menjadi solusi untuk masalah tersebut.

Di artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai aspek ini, mulai dari pengertian, cara kerja, manfaat, hingga bagaimana strategi mengoptimalkannya untuk memudahkan proses pengelolaan inventory di perusahaan. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Lot tracking adalah sistem pelacakan produk berdasarkan batch produksi, yang berfungsi untuk meningkatkan kontrol kualitas, efisiensi manajemen inventaris, dan mempermudah penarikan produk.
• Manfaat lot tracking meliputi: percepatan proses picking, kontrol kualitas, manajemen inventaris, kepatuhan regulasi, serta peningkatan efisiensi operasional secara keseluruhan.
• Cara kerja lot tracking meliputi identifikasi unik pada setiap lot, mencatat pergerakan, menyimpan data, memantau kualitas, dan menghasilkan laporan analisis untuk keputusan strategis.
• Software WMS ScaleOcean dapat mengoptimalkan lot tracking melalui fitur pelacakan nomor seri dan barcode, sehingga meningkatkan akurasi dan visibilitas persediaan secara real-time.

Coba Demo Gratis

Apa itu Lot Tracking?

Lot tracking atau pelacakan lot adalah sistem untuk melacak produk berdasarkan batch dan kelompok produksi di rantai pasok. Sistem ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kontrol kualitas barang, manajemen inventory yang lebih efisien, mempermudah penarikan produk jika diperlukan, menjaga kepatuhan regulasi yang berlaku.

Setiap lot atau batch biasanya diberikan identifikasi unik yang memungkinkan perusahaan untuk memantau pergerakan dan status produk, mulai dari tahap produksi hingga distribusi. Dengan lot tracking, Anda akan lebih mudah dalam memantau barang berdasarkan lot tersebut, serta mengidentifikasi dan menangani masalah produk dengan cepat

Sistem lot tracking ini dapat digunakan berbagai industri yang membutuhkan kontrol lebih ketat terhadap produk, contohnya seperti industri farmasi, FMCG, dan elektronik yang mengutamakan keselamatan dan kualitas dalam prosesnya.

Baca juga: 9 Tips Mengelola Stok Barang dan Manajemen Gudang

Manfaat Utama Lot Tracking

Lot tracking menjadi solusi bagi perusahaan untuk melacak produk secara detail berdasarkan lot atau batch produksi, sehingga perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan keberhasilan operasional bisnis. Berikut ini beberapa manfaat utama dalam penerapan lot tracking di perusahaan, diantaranya:

1. Percepat Proses Pick and Pack

Lot tracking software membantu perusahaan untuk melacak setiap lot number dari proses produksi hingga distribusi. Dengan menggabungkan data ini ke dalam aplikasi stok gudang, sistem bisa dengan cepat menunjukkan lokasi pasti dari setiap lot ketika melakukan picking barang.

Ini memudahkan staf gudang dalam menemukan produk serta risiko kesalahan pengambilan barang bisa diminimalisir. Hal tersebut dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional gudang.

2. Kontrol Kualitas

Pelacakan lot dapat memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi dan menarik kembali produk yang cacat dan bermasalah. Ini juga membantu pengendalian kualitas yang lebih baik, mengurangi risiko kerugian finansial dan reputasi perusahaan.

Jika terjadi masalah seperti kontaminasi atau cacat produk, implementasi warehouse control system dengan pelacakan lot memungkinkan perusahaan untuk melacak hanya produk yang terpengaruh, meminimalkan kerugian yang lebih luas.

3. Manajemen Inventaris

Lot tracking juga dapat membantu optimalkan pengelolaan persediaan dengan menyediakan informasi yang jelas mengenai lokasi dan jumlah produk yang tersedia di setiap titik dalam rantai pasokan.

Dengan ini, perusahaan dapat mengetahui status stok secara real-time, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan inventaris, serta memprediksi kebutuhan produk di masa depan dengan lebih akurat.

Untuk lebih meningkatkan efisiensi pengelolaan stok inventory, perusahaan dapat menggunakan Automated Storage and Retrieval System (ASRS), yang memudahkan penyimpanan dan pengambilan barang secara otomatis dan akurat, mendukung integrasi dengan sistem pengelolaan inventaris yang ada.

4. Kepatuhan Regulasi

Di beberapa industri bisnis seperti farmasi dan FMCG, pelacakan lot menjadi persyaratan yang harus dilakukan untuk memenuhi standar keselamatan dan kualitas produk. Dengan proses ini, mudah dalam memastikan bahwa produk yang diproduksi dan didistribusikan memenuhi regulasi yang ketat, seperti yang diatur oleh badan pengawas.

5. Efisiensi Operasional

Dengan menerapkan tracking lot, Anda dapat menyederhanakan proses identifikasi produk, pelacakan pengiriman, dan pemenuhan pesanan. Proses ini juga akan menyediakan informasi akurat mengenai tatus produk dan lokasi pengirimannya, perusahaan dapat mempercepat waktu pemenuhan pesanan dan mengurangi kesalahan dalam pengiriman.

Selain itu, sistem ini mempermudah proses audit dan pelaporan, meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen gudang secara keseluruhan, yang pada gilirannya meningkatkan kepuasan pelanggan dan profitabilitas perusahaan.

6. Peningkatan Akuntabilitas

Lot tracking dapat menciptakan transparansi penuh dalam rantai pasokan, mulai dari bahan baku hingga produk jadi yang dikirim ke pelanggan. Proses ini dapat melacak setiap pergerakan produk tercatat jelas, sehingga memudahkan identifikasi tanggung jawab jika terjadi masalah.

Dengan menggunakan metode lot tracking yang optimal, perusahaan dapat meningkatkan akuntabilitas seluruh pihak yang terlibat, termasuk pemasok, produsen, dan distributor.

Cara Kerja Lot Tracking

Proses pelacakan lot adalah proses penting yang dapat melacak produk atau bahan baku berdasarkan batch atau kelompok produksi, mirip dengan batch tracking. Dengan menggunakan sistem ini, setiap lot produk diberikan identifikasi unik yang memudahkan pelacakan dan pengelolaan inventaris.

Untuk lebih memahaminya, berikut penjelasan mengenai cara kerja lot tracking di perusahaan:

1. Identifikasi Produk

Setiap kali suatu produk diproduksi atau diterima, ia diberi kode atau nomor batch yang mencatat informasi penting seperti tanggal produksi, nomor batch, dan informasi terkait lainnya. Nomor ini menjadi acuan untuk melacak produk di seluruh proses distribusi dan memudahkan identifikasi produk yang bermasalah jika diperlukan.

2. Pencatatan Informasi

Setelah produk diberi identifikasi unit, berikutnya dilakukan pencatatan pergerakan produk tersebut melalui setiap tahapan rantai pasokan. Anda bisa menggunakan software WMS terintegrasi untuk memantau pergerakan produk dalam real-time.

Produk yang bergerak baik keluar dan masuk barang dari gudang, diproses, atau didistribusikan akan tercatat dengan akurat, sehingga pemantauan yang lebih baik terhadap stok dan lokasi produk di sepanjang perjalanan mereka.

3. Penyimpanan dan Pengelolaan Data Lot

Data mengenai setiap lot yang teridentifikasi akan tersimpan dalam software WMS terpusat. Data tersebut meliputi incian produk, status persediaan, lokasi penyimpanan, dan tanggal kedaluwarsa.

Sistem ini bekerja lebih efektif dengan dukungan teknologi seperti pemindaian barcode, yang memungkinkan pengambilan data secara cepat dan akurat. Dengan memindai barcode pada setiap lot produk, informasi terkait produk dapat diperoleh dalam hitungan detik, mempercepat proses pengelolaan stok dan pemenuhan pesanan.

Penggunaan IoT dalam barcode vs RFID memberikan perbedaan signifikan dalam hal efisiensi dan otomatisasi. Dengan RFID, IoT memungkinkan pelacakan barang secara otomatis tanpa memerlukan pemindaian manual, memberikan visibilitas real-time yang lebih baik. Di sisi lain, barcode memerlukan pemindaian langsung oleh operator, yang membuat penggunaan IoT lebih terbatas.

4. Pemantauan Kualitas dan Penarikan Produk

Lot tracking selanjutnya akan memantau kualitas produk di setiap tahap produksi dan distribusi. Jika ditemukan masalah pada produk tertentu, seperti produk cacat atau terkontaminasi, produk yang terpengaruh dapat ditarik kembali hanya dalam satu lot yang teridentifikasi.

Anda bisa mempermudah pengelolaan dan penyimpanan produk yang terorganisir dengan menerapkan metode pallet racking yang membantu memastikan bahwa produk dalam setiap lot tersusun dengan efisien dan dapat diakses dengan cepat saat diperlukan.

5. Pelaporan dan Analisis Data

Langkah terakhir penerapan lot tracking adalah pelaporan dan analisis lot tracking untuk keputusan strategis. Data yang terkumpul dari sistem pelacakan lot dapat dianalisis untuk melihat pola permintaan, tingkat perputaran stok, serta masalah kualitas yang terjadi.

Dengan informasi yang akurat dan real-time, perusahaan dapat mengambil tindakan yang lebih proaktif untuk meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan inventaris.

Seluruh proses dan tahapan lot tracking ini dapat dilakukan secara real-time dan optimal dengan menggunakan software warehouse management system, yang dapat melacak pergerakan setiap lot mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman ke pelanggan.

ScaleOcean yang memberikan solusi sistem scan barcode untuk memastikan setiap barang dapat diidentifikasi berdasarkan nomor lot, tanggal produksi, masa kedaluwarsa, atau spesifikasi lainnya, sehingga memudahkan proses pelacakan balik (traceability) ketika terjadi masalah kualitas atau klaim pelanggan.

Contoh Penerapan Lot Tracking di Berbagai Industri

Penerapan lot tracking memberikan manfaat signifikan bagi berbagai industri untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan, kontrol kualitas, dan kepatuhan regulasi. Sistem ini akan memastikan setiap langkah dalam rantai pasokan tercatat dan dapat diawasi. Berikut ini contoh penerapan lot tracking di beberapa industri bisnis, diantaranya:

1. Industri Manufaktur

Pelacakan lot digunakan manufaktur untuk melacak komponen, bahan baku, dan produk jadi di seluruh proses produksi. Sistem ini membantu memastikan bahwa setiap bahan atau komponen yang digunakan dalam proses pembuatan produk dapat ditelusuri kembali ke sumbernya.

Jika terjadi masalah dengan produk akhir, sistem ini memungkinkan identifikasi cepat komponen yang bermasalah, baik dalam proses aktivitas gudang atau rantai pasok, sehingga proses perbaikan dapat dilakukan tanpa mempengaruhi seluruh produksi.

2. Industri Farmasi

Di industri farmasi, penerapan sistem ini penting untuk melacak obat-obatan guna memastikan kualitas dan keamanan produk. Setiap batch obat yang diproduksi akan diberi kode unik yang memudahkan pemantauan dan kontrol kualitas.

Jika terjadi adanya kontaminasi atau cacat, sistem lot tracking memungkinkan perusahaan untuk menarik kembali produk hanya pada batch yang terpengaruh, sehingga mengurangi risiko kesehatan dan memenuhi persyaratan regulasi yang ketat.

3. Industri Makanan dan Minuman (FMCG)

Industri FMCG juga biasanya memanfaatkan lot tracking untuk melacak bahan baku, produk dalam proses, dan produk jadi. Sistem ini akan membantu perusahaan dalam memastikan bahwa produk yang dikonsumsi aman dan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.

4. Industri Elektronik

Pelacakan lot juga penting diterapkan dalam industri elektronik, di mana pendekatan ini dapat membantu melacak setiap komponen dan produk jadi untuk memastikan kontrol kualitas serta memudahkan klaim garansi.

Data lot dapat digunakan untuk mengidentifikasi sumber masalah teknis, sehingga perbaikan dapat dilakukan lebih tepat sasaran. Hal ini juga mendukung efisiensi rantai pasokan dengan mengurangi risiko kesalahan pengiriman.

5. Industri Otomotif

Dalam sektor bisnis otomotif, pelacakan lot digunakan untuk memantau suku cadang dan memastikan setiap komponen memenuhi standar keamanan. Sistem ini memungkinkan penarikan produk secara spesifik jika ditemukan cacat, tanpa harus menghentikan seluruh produksi.

Penerapan lot tracking dalam proses bisnis industri otomatis dapat membantu menjaga reputasi merek dan mengurangi risiko kecelakaan akibat kerusakan komponen.\

Untuk mengelola proses ini secara efisien, Anda juga bisa menggunakan teknologi seperti Automated Storage and Retrieval System (ASRS) sangat bermanfaat dalam memaksimalkan penyimpanan dan pengambilan barang secara otomatis dalam bisnis otomotif.

6. Pergudangan dan Distribusi

Berikutnya sistem juga digunakan di sektor pergudangan dan distribusi dalam memantau pergerakan produk dalam gudang dan sepanjang rantai pasokan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melacak lokasi setiap produk, meminimalkan risiko kesalahan pengiriman, dan memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan permintaan pelanggan.

7. E-commerce

Lot tracking di sektor e-commerce digunakan untuk melacak pesanan dan mengelola inventaris. Implementasi ini akan membantu bisnis dalam memastikan pengiriman yang akurat kepada pelanggan dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok.

Sistem juga akan memudahkan perusahaan dalam memantau status setiap pesanan, memberikan transparansi kepada pelanggan mengenai lokasi produk mereka, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pengiriman yang tepat waktu.

Optimasi Lot Tracking Seamless dengan Software WMS ScaleOcean

Untuk memudahkan pemantauan lot tracking, Anda bisa menggunakan software WMS SceleOcean yang menawarkan fleksibilitas dan integrasi modul lengkap, mulai dari produksi, distribusi, bahkan supply chain secara menyeluruh. ScaleOcean akan mengoptimalkan lot tracking di perusahaan melalui beberapa fitur canggih yang memudahkan pelacakan dan pengelolaan persediaan.

Dengan solusi all-in-one tanpa biaya tambahan per-user, ScaleOcean menjadi solusi terbaik untuk memastikan barang sesuai lot dan batch dapat dipantau dan dikelola di dalam satu sistem terintegrasi. Selain itu, Anda juga bisa menyesuaikan fitur dan modul yang akan diterapkan sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis perusahaan.

Anda dapat melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean untuk mendapatkan kustomisasi yang sesuai dengan preferensi dan kebutuhan bisnis. Berikut beberapa fitur yang ditawarkan ScaleOcean WMS dalam mengoptimalkan lot tracking, diantaranya:

1. Pelacakan Lot & Nomor Seri (SN): ScaleOcean memungkinkan pelacakan yang sangat rinci terkait nomor batch atau lot dan nomor seri barang, sehingga memudahkan proses aktivitas di gudang, dan memastikan kontrol kualitas yang lebih baik jika terjadi masalah dengan produk tertentu.
2. Barcode Management: Sistem memanfaatkan sistem Automated Storage and Retrieval System (ASRS) yang terintegrasi dengam scanner barcode untuk identifikasi barang, sehingga pelacakan barang dilakukan otomatis dan akurat di setiap titik dalam proses distribusi.
3. Penyimpanan Data Stok Real-Time: ScaleOcean memberikan visibilitas penuh terhadap status dan lokasi setiap barang di gudang, memungkinkan perusahaan untuk mengetahui persis keberadaan dan kondisi stok.
4. Integrasi dengan Sistem Lain: WMS ScaleOcean terintegrasi dengan modul-modul lain seperti modul purchasing dan sales, dan dapat memastikan bahwa data terkait lot dan stok ter-update secara otomatis di seluruh sistem.

Dengan fitur dan keunggulan ini, software WMS ScaleOcean mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan lot tracking, yang pada gilirannya mengurangi biaya operasional dan meningkatkan ketepatan pengiriman barang.

Kesimpulan

Lot tracking merupakan peran penting yang memberikan transparansi, kontrol kualitas, dan efisiensi dalam pengelolaan persediaan. Penerapan sistem ini di berbagai industri bisnis dapat memudahkan pelacakan produk dan bahan baku secara detail, memastikan produk yang aman dan sesuai dengan standar kualitas, serta memenuhi regulasi yang berlaku.

Anda bisa menggunakan software WMS ScaleOcean terintegrasi untuk pelacakan real-time, dan penggunaan sistem scan barcode, sehingga meningkatkan akurasi dan visibilitas persediaan. Dengan integrasi seamless dan kustomisasi tinggi, ScaleOcean menjadi solusi yang fleksibel dan hemat biaya, mendukung pengelolaan gudang yang lebih efektif. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik bagi bisnis Anda.