Cloud Based WMS: Manfaat, Cara Kerja & Tips Memilihnya

Di era digital saat ini, perusahaan berupaya untuk meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan operasional, khususnya dalam hal manajemen gudang. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah menggunakan software cloud WMS yang dapat mengelola persediaan dan operasi gudang secara lebih efisien dari mana saja secara optimal.

Dikutip dari Investor id, penggunaan teknologi berbasis cloud menjadi langkah terdepan dalam mencapai smart manufacturing dan solusi mengelola bisnis, seperti penggunaan sistem WMS berbasis cloud ini.

Ini juga selaras dengan hasil riset global Infor “How Possible Happens“, yang menekankan pentingnya menyelaraskan people, process, and technology dalam satu strategi yang terukur dan berkelanjutan.

Maka dari itu, implementasi aplikasi gudang berbasis cloud ini penting bagi manajemen gudang, terutama bagi Anda yang seringkali mengalami banyak masalah seperti kesalahan dalam pencatatan stok, kurangnya visibility, serta masih menggunakan proses manual yang memakan waktu.

Dengan sistem WMS berbasis cloud, Anda dapat mengatasi masalah-masalah ini dan meningkatkan efisiensi serta akurasi operasional gudang. Artikel ini akan membahas secara menyeluruh mengenai sistem ini, mulai dari pengertian, manfaat keunggulan, dan bagaimana cara kerjanya di perusahaan. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Cloud WMS adalah sistem manajemen gudang berbasis internet yang dapat diakses secara real-time, fleksibel, dan terintegrasi, yang mengoptimalkan sistem inventaris dan operasional.
• Manfaat cloud WMS meliputi: akses data real-time, skalabilitas, pengurangan biaya, pembaruan otomatis, integrasi sistem, aksesibilitas, fleksibilitas, dan keamanan data yang tinggi.
• ScaleOcean, rekomendasi cloud based WMS terbaik untuk manajemen gudang dengan fitur unggulan seperti unlimited user, integrasi IoT, pelaporan real-time, dan manajemen multi-gudang.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu Cloud Based WMS?

Cloud Based WMS adalah sistem manajemen gudang yang dihosting di internet dan dirancang untuk mengelola operasi gudang secara efisien melalui akses data real-time tanpa memerlukan infrastruktur IT lokal yang besar. Penggunaannya akan memudahkan pengguna untuk mengakses dan memperbarui data gudang secara real-time.

Salah satu konsep utama dari Cloud Based WMS adalah fleksibilitas dan skalabilitas. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas dan fitur sesuai dengan kebutuhan bisnis, tanpa harus menginvestasikan sumber daya tambahan.

Biasanya, sistem WMS jenis ini disediakan sebagai Software as a Service (SaaS) atau layanan perangkat lunak berbasis langganan, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses layanan tanpa perlu membeli perangkat lunak secara langsung.

Selain itu, teknologi WMS berbasisi cloud juga mendukung integrasi dengan aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning), di mana proses berbagi informasi lebih cepat dan akurat. Dengan demikian, software ini membantu perusahaan meningkatkan sistem inventory dan efisiensi operasional gudang secara menyeluruh

2. Bagaimana Cara Kerja Cloud Based WMS?

Cloud WMS bekerja dengan menyimpan aplikasi dan basis data gudang di infrastruktur cloud, sehingga akses dilakukan melalui internet tanpa instalasi server di lokasi. Setiap transaksi seperti proses penerimaan, putaway, picking, packing, hingga shipping tercatat, tervalidasi, dan tersinkron secara real-time sepanjang operasional.

Pengguna dapat mengoperasikan proses melalui dashboard berbasis web atau mobile untuk memperbarui stok, lokasi bin, dan status pesanan saat aktivitas terjadi. Karena data terpusat, pembaruan dapat diakses lintas tim dan cabang, dengan kontrol hak akses, audit trail, serta standar data yang konsisten dan terukur.

Selain itu, Cloud WMS dapat dikonfigurasi sesuai alur kerja perusahaan dan diintegrasikan dengan sistem lain seperti ERP atau platform e-commerce. Integrasi ini memastikan arus data pesanan, persediaan, dan pelaporan berjalan otomatis, lebih cepat, minim duplikasi input, serta mendukung keputusan berbasis data.

3. Keuntungan Penerapan Cloud WMS

Cloud based WMS menawarkan berbagai keuntungan yang signifikan bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasional gudang mereka. Dengan akses real-time terhadap data dan kemampuan untuk diakses kapan saja dan di mana saja, sistem ini mempermudah manajer gudang dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat.

Berikut ini beberapa keunggulan yang ditawarkan cloud WMS untuk optimalkan manajemen gudang di perusahaan, diantaranya:

a. Akses Data Real-time

Cloud WMS dapat membantu perusahaan dalam kemudahan akses instan ke data gudang yang disimpan secara online. Sistem akan memantau dan memberikan data lengkap dan akurat mengenai stok, status pesanan, dan performa gudang secara real-time.

Akses real-time ini mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan lebih tepat, yang pada gilirannya dapat mengoptimalkan inventory management, meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

b. Skalabilitas

Keunggulan WMS berbasis cloud juga dirancang untuk mudah diskalakan sesuai dengan perkembangan bisnis. Sistem ini dapat dengan mudah disesuaikan untuk menangani volume transaksi yang lebih tinggi atau kebutuhan fitur tambahan tanpa perlu investasi besar pada perangkat keras.

Dengan kemampuan ini, sistem akan membantu perusahaan dalam mengatur kapasitas sistem sesuai dengan kebutuhan operasionalnya, yang mendukung pertumbuhan yang lebih fleksibel.

c. Hemat Biaya

Warehouse management system berbasis cloud ini juga akan membantu perusahaan agar tidak mengeluarkan biaya besar untuk infrastruktur TI yang kompleks dan pemeliharaan sistem.

Biasanya hardware akan dikelola oleh penyedia layanan cloud, sehingga penggunaan cloud yang hanya membutuhkan software dapat menekan biaya operasional dan perusahaan hanya membayar untuk sumber daya yang digunakan.

d. Peningkatan Efisiensi Operasional

Cloud WMS mengoptimalkan seluruh proses gudang mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan (picking), pengemasan, hingga pengiriman. Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat waktu pemrosesan.

e. Visibilitas Rantai Pasokan

Dengan solusi cloud WMS, perusahaan dapat mudah dalam memantau seluruh rantai pasokan secara real-time. Data yang tersedia memberikan gambaran lengkap tentang status persediaan, pergerakan barang, dan pemenuhan pesanan. Visibilitas ini juga membantu memperbaiki manajemen risiko dan memastikan kelancaran operasional.

Implementasi program stok barang dan manajemen gudang dengan teknologi cloud ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat, serta mengoptimalkan proses gudang seperti pengambilan barang dan distribusi.

f. Integrasi Mudah

Cloud WMS dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain, seperti ERP (Enterprise Resource Planning), software inventory, dan POS. Integrasi ini memungkinkan alur kerja yang lebih efisien, dengan data yang saling terhubung antara departemen dan sistem, mengurangi kebutuhan input data ganda dan meningkatkan koordinasi antar tim.

Salah satu contoh penting dari integrasi ini adalah integrasi POS dan software inventory, yang memungkinkan sistem penjualan dan inventaris terhubung langsung, memfasilitasi manajemen stok yang lebih baik dan pengelolaan transaksi yang lebih efisien.

g. Keamanan Data

Keunggulan lainnya adalah WMS menawarkan tingkat keamanan data yang tinggi, termasuk enkripsi untuk melindungi informasi sensitif dan cadangan rutin untuk mencegah kehilangan data.

Penyedia layanan cloud memastikan bahwa data disimpan dengan aman dan dapat dipulihkan jika terjadi gangguan, memberikan perlindungan yang lebih baik dibandingkan dengan penyimpanan data lokal. Anda juga bisa menggunakan solusi warehouse control system untuk pengelolaan dan pengaturan stok yang lebih efisien.

h. Pembaruan Otomatis

Keunggulan berikutnya sistem ini dapat memastikan pengguna selalu menggunakan versi perangkat lunak terbaru tanpa perlu mengunduh atau menginstal pembaruan secara manual.

Vendor cloud WMS akan melakukan pembaruan otomatis, termasuk perbaikan bug, peningkatan keamanan, dan penambahan fitur baru, sehingga perusahaan selalu menggunakan perangkat lunak yang paling efisien dan aman.

i. Aksesibilitas

Berikutnya sistem WMS berbasis cloud juga menawarkan kemudahan akses dari berbagai perangkat dan lokasi, selama terhubung ke internet. Ini memungkinkan staf gudang, manajer, atau pihak terkait lainnya untuk memantau operasi dan mengelola data dari mana saja, meningkatkan fleksibilitas dan responsivitas dalam pengambilan keputusan.

j. Implementasi Lebih Cepat

Cloud WMS dapat diimplementasikan dan berjalan dalam waktu yang lebih cepat dibandingkan sistem tradisional. Proses instalasi dan konfigurasi bisa diselesaikan dalam hitungan minggu, bukan bulan, memungkinkan perusahaan untuk segera merasakan manfaat dari sistem baru.

Baca juga: 7 Inovasi Teknologi untuk Manajemen Gudang

4. Fitur-Fitur dalam Cloud Based WMS

Cloud Based WMS menghadirkan berbagai fitur terintegrasi yang mendukung pengelolaan gudang secara real-time, mulai dari pemantauan inventaris, pemrosesan pesanan, hingga analitik operasional. Berikut ini penjelasannya:

• Manajemen Inventaris Real-Time: Memungkinkan pemantauan stok barang secara langsung, memastikan data inventaris selalu akurat dan up-to-date.
• Manajemen Pesanan dan Fulfillment: Mengelola dan memproses pesanan secara otomatis, mempercepat pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Optimasi Lokasi Penyimpanan: Mengoptimalkan penempatan barang dalam gudang untuk meningkatkan efisiensi ruang dan mempermudah pengambilan barang.
• Pelaporan dan Analitik: Menyediakan laporan mendalam dan analitik untuk evaluasi kinerja gudang dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
• Manajemen Tenaga Kerja dan Optimasi Tugas: Mengelola jadwal dan alokasi tenaga kerja secara efisien, serta mengoptimalkan tugas untuk meningkatkan produktivitas.
• Pengelolaan Pengiriman dan Pengembalian (RMA): Menangani pengiriman dan proses pengembalian barang dengan lebih efisien, memastikan proses retur yang cepat dan akurat.

5. Tips Menerapkan Cloud WMS

Menerapkan WMS berbasis cloud dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, tetapi proses implementasinya memerlukan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang hati-hati. Agar penerapan berjalan lancar, ada beberapa tips yang perlu diperhatikan.

Berikut adalah beberapa tips memilih software WMS berbasis cloud untuk bisnis Anda, diantaranya:

a. Pahami Kebutuhan Bisnis

Untuk memaksimalkan penggunaannya, Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang kebutuhan bisnis dan menyesuaikan fitur sistem sesuai dengan kebutuhan tersebut. Dalam tahap ini, penting untuk mengidentifikasi proses bisnis yang paling kritis dan memastikan bahwa sistem WMS dapat mendukung secara efisien.

b. Pilih Penyedia Layanan yang Tepat

Penting untuk emilih penyedia layanan cloud WMS yang memiliki reputasi baik dan pengalaman di industri yang relevan sangat penting. Pastikan vendor WMS menawarkan dukungan teknis yang memadai dan memiliki track record yang menunjukkan keberhasilan dalam implementasi sistem serupa di perusahaan lain.

Selain itu, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan skalabilitas, integrasi sistem, dan dukungan teknis agar sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan bisnis Anda secara spesifik.

c. Lakukan Pelatihan Karyawan

Selanjutnya Anda harus menyediakan pelatihan yang memadai untuk karyawan agar memahami cara menggunakan sistem dengan efektif dan memanfaatkan fitur-fitur yang ditawarkannya.

Pelatihan ini harus mencakup aspek teknis, manajerial, dan operasional sistem manajemen gudang, serta melibatkan karyawan dari berbagai tingkatan dan departemen. Selain itu, Anda juga harus secara berkala meningkatkan keterampilan karyawan agar semakin mahir melakukan manajemen penggudangan asset.

d. Integrasikan dengan Sistem Lain

Pilih cloud WMS sebaiknya yang dapat terintergasi dengan sistem lain seperti ERP, SCM, atau sistem e-commerce yang digunakan oleh perusahaan. Ini memungkinkan aliran data yang lancar antar sistem dan mengurangi terjadinya kesalahan input data manual. Pastikan integrasi dilakukan dengan baik agar seluruh sistem bekerja secara sinergis.

e. Uji Coba Sistem Sebelum Implementasi Penuh

Melakukan uji coba sistem sebelum implementasi penuh sangat penting untuk mengidentifikasi masalah atau hambatan yang mungkin timbul. Uji coba ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi apakah cloud WMS dapat berfungsi sesuai dengan harapan dan memberikan kesempatan untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan sebelum digunakan secara luas.

Untuk memahami lebih dalam tentang potensi vendor yang akan dipilih, Anda bisa memahami apa saja kelebihan dan kekurangan WMS, yang dapat membantu Anda mengevaluasi manfaat serta tantangan yang mungkin dihadapi selama implementasi WMS di perusahaan Anda.

f. Monitor dan Evaluasi Secara Berkala

Setelah implementasi, penting untuk terus memantau kinerja cloud WMS dan melakukan evaluasi secara berkala. Pantau indikator kinerja utama (KPI) seperti waktu pemrosesan pesanan, akurasi inventaris, dan kecepatan pengiriman untuk memastikan sistem berjalan dengan baik. Jika diperlukan, lakukan penyesuaian atau pembaruan untuk meningkatkan kinerja.

6. ScaleOcean, Rekomendasi Cloud Based WMS Terbaik untuk Manajemen Gudang

Memilih software WMS yang tepat dan sesuai penting untuk perusahaan Anda, sehingga Anda bisa mengimplementasikan rekomendasi WMS berbasis cloud terbaik dari ScaleOcean. Sistem ini ideal bagi perusahaan yang tidak memiliki tim IT besar karena menawarkan aksesibilitas tinggi dan skalabilitas, memudahkan penambahan cabang tanpa memikirkan infrastruktur tambahan.

Selain itu, ScaleOcean juga mendukung kustomisasi workflow dan integrasi dengan modul lain seperti purchasing, sales, inventory, dan fleet management. Untuk versi hybrid, tersedia juga fitur backup otomatis ke cloud saat koneksi internet kembali stabil dari sistem offline. ScaleOcean juga akan melakukan update sistem otomatis tangan teknis dari pengguna, sementara keamanan data tetap menjadi prioritas utama.

Untuk lebih mengetahui bagaimana sistem bekerja dan memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis, Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean. Ada beberapa keunggulan utama yang ditawarkan ScaleOcean cloud WMS, diantaranya:

• Unlimited User: Ideal untuk perusahaan dengan tim gudang besar tanpa khawatir biaya lisensi bertambah seiring bertambahnya jumlah pengguna.
• Integrasi IoT: Mendukung pelacakan dan otomasi berbasis sensor untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam proses pergudangan.
• Pelaporan real-time: Menyediakan visibilitas penuh terhadap stok dan aktivitas gudang secara langsung, memungkinkan pemantauan yang efisien.
• Manajemen multi-gudang: Dapat mengelola berbagai lokasi gudang dalam satu platform cloud terpusat, memudahkan koordinasi antar cabang.
• Real-Time Data Sync: Data gudang diperbarui secara otomatis dan sinkron di seluruh platform secara real-time, memberikan akses informasi yang akurat dan terkini untuk tim gudang dan manajer yang tersebar di berbagai lokasi.
• Automasi Proses Gudang: ScaleOcean WMS mengotomatisasi berbagai proses pergudangan seperti pengambilan, penyimpanan, dan pengiriman barang, yang meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manual dalam manajemen stok.
• Fleksibilitas dan Kustomisasi: ScaleOcean WMS menawarkan fleksibilitas untuk menyesuaikan alur kerja dan pengaturan sistem sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan jenis produk yang dikelola di gudang.

Dengan keunggulan dan fitur canggih ini, ScaleOcan cloud WMS dapat memberikan kemampuan dalam optimasi rute, pengurangan biaya operasional, serta visibilitas dan kontrol penuh atas operasi gudang. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas perusahaan.

7. Kesimpulan

Cloud WMS adalah sistem manajemen gudang berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan mengelola inventaris, pesanan, dan aktivitas gudang secara real-time melalui koneksi internet. Sistem ini tidak memerlukan server fisik internal, sehingga implementasi lebih cepat dan operasional lebih fleksibel.

Dengan model Software as a Service (SaaS), Cloud WMS menawarkan skalabilitas tinggi, kemudahan integrasi dengan ERP dan e-commerce, serta pembaruan sistem otomatis. Pendekatan ini memudahkan perusahaan menyesuaikan kapasitas gudang dengan pertumbuhan bisnis tanpa investasi infrastruktur besar.

Dengan otomatisasi mulai dari penerimaan, penyimpanan, picking, hingga pengiriman, Cloud WMS membantu mengurangi proses manual yang rawan error sekaligus meningkatkan kecepatan kerja gudang. Hasilnya, operasional lebih rapi, biaya lebih terkontrol, dan service level ke pelanggan ikut naik.

Untuk itu, Anda memerlukan solusi Cloud based WMS yang benar-benar fleksibel dan siap dipakai lintas tim serta lokasi, seperti ScaleOcean. Cobalah demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana fitur seperti unlimited user, integrasi IoT, pelaporan real-time, dan manajemen multi-gudang membantu gudang Anda berjalan lebih efisien dan akurat.