Warehouse Staff: Tugas, Keterampilan, dan Gajinya

Warehouse staff adalah karyawan yang mengelola berbagai kegiatan operasional di dalam gudang, mulai dari penerimaan hingga pengiriman barang. Mereka memainkan peran vital dalam memastikan kelancaran proses logistik di perusahaan.

Staf warehouse memegang peran penting dalam mencegah masalah akibat ketidakteraturan stok, kesalahan pencatatan, atau keterlambatan pengiriman. Tanpa pengelolaan yang baik, kondisi tersebut dapat menimbulkan kerugian finansial, gangguan operasional, dan menurunkan kepuasan pelanggan.

Artikel ini mengulas secara detail mengenai apa itu staf gudang, termasuk tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Informasi ini dapat menjadi acuan dalam proses rekrutmen, pengembangan tim, serta perencanaan operasional untuk meningkatkan produktivitas gudang perusahaan.

1. Apa itu Warehouse Staff?

Warehouse staff (pekerja gudang) adalah tenaga yang bertugas menjalankan berbagai aktivitas operasional di gudang, mulai dari penerimaan barang, pengecekan, hingga penataan stok. Mereka menyiapkan pesanan, memastikan alur barang tercatat rapi, serta menjaga kelancaran proses operasional gudang.

Selain menangani penerimaan barang, warehouse staff juga mengawasi pemrosesan stok keluar dan pengambilan pesanan. Mereka bekerja sama dengan tim logistik dan tim penjualan untuk memastikan pesanan dikirim tepat waktu.

Warehouse staff menggunakan berbagai alat dan teknologi untuk mendukung pekerjaannya, mulai dari sistem manajemen gudang hingga perangkat barcode. Dengan adanya integrasi ini, proses inventaris atau proses aktivitas gudang lain dapat berlangsung lebih cepat dan akurat.

Tugas tambahan warehouse staff termasuk memeriksa kualitas barang yang masuk dan keluar, serta menyiapkan laporan stok secara berkala. Selain itu, mereka memastikan prosedur keselamatan kerja dijalankan dengan konsisten.

Baca juga: Sistem Pergudangan: Pengertian, Jenis, dan Prosedur

2. Tugas dan Tanggung Jawab Warehouse Staff

Staf gudang memegang peranan penting dalam kelancaran operasional suatu perusahaan. Tugas utama mereka meliputi berbagai aktivitas yang memastikan barang dapat diterima, disimpan, dan dikirim dengan efisien serta tepat waktu. Berikut adalah penjelasan mengenai tugas utama warehouse staff:

a. Penerimaan Barang

Tugas utama warehouse staff adalah menerima kiriman barang dengan mencocokkan dokumen pesanan serta memverifikasi kondisi barang. Dalam struktur organisasi gudang, langkah ini memastikan hanya barang sesuai standar yang masuk, sekaligus mencegah kesalahan data maupun kerugian perusahaan akibat penerimaan tidak valid.

b. Penyimpanan Barang

Setelah proses penerimaan selesai, barang harus ditata di lokasi penyimpanan sesuai kategori dan standar penempatan. Penataan rapi mempermudah pencarian, menghemat waktu, serta menjaga kualitas barang tetap terjamin. Dengan demikian, aktivitas operasional gudang dapat berjalan secara lebih sistematis.

Untuk meningkatkan efisiensi lebih lanjut, perusahaan dapat menerapkan warehouse slotting gudang. Teknik ini mengatur posisi barang berdasarkan kategori dan frekuensi pergerakan, sehingga proses pengambilan menjadi lebih cepat, risiko kesalahan berkurang, dan produktivitas gudang meningkat secara signifikan.

c. Manajemen Stok

Pengelolaan stok dilakukan dengan mencatat setiap pergerakan barang melalui sistem inventaris yang terstruktur. Pencatatan ini membantu memastikan jumlah stok selalu akurat dan mudah dipantau secara real-time.

Warehouse staff juga melakukan stock opname untuk memeriksa kesesuaian antara data dan kondisi fisik. Pengendalian persediaan ini mendukung akurasi laporan, mencegah kekurangan stok, dan mengurangi risiko kerugian akibat data yang tidak valid.

d. Pemrosesan Pesanan

Berikutnya, tugas staff gudang adalah menyiapkan pesanan dengan memilih barang sesuai daftar order pelanggan. Aktivitas ini membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan pengambilan. Dengan sistem kerja yang terorganisir, proses pemenuhan permintaan menjadi lebih cepat, tepat, serta mampu menjaga kepuasan konsumen.

e. Pengemasan dan Pengiriman

Setelah pesanan disiapkan, barang harus dikemas dengan baik sebelum dikirim. Salah satu tugas picker gudang adalah memastikan barang yang dipilih sesuai pesanan, sehingga pengemasan dapat menjaga keamanan serta kualitas, dan label yang jelas mempercepat distribusi tepat waktu.

Selain penataan barang, peran packer atau operator packing juga sangat penting dalam operasional gudang. Mereka memastikan produk yang sudah tersimpan rapi dapat diproses dengan cepat untuk pengiriman. Dengan alur ini, perusahaan mampu menjaga efisiensi dan kualitas layanan distribusi.

f. Pemeliharaan Barang

Tugas staff gudang juga bertanggung jawab untuk memeriksa kualitas barang secara berkala. Perawatan preventif dilakukan guna mencegah kerusakan maupun kedaluwarsa. Aktivitas ini penting agar barang tetap layak pakai dan perusahaan tidak menanggung kerugian akibat kehilangan nilai persediaan.

g. Operasional Gudang

Untuk mendukung efisiensi, warehouse staff menggunakan peralatan seperti barcode scanner serta sistem manajemen gudang. Teknologi ini mempermudah pencatatan, mengurangi human error, serta meningkatkan kecepatan kerja. Dengan demikian, aktivitas operasional dapat terkontrol lebih baik dan hasilnya lebih optimal.

Selain itu, untuk memindahkan barang secara efisien di dalam gudang, staf bisa meminta bantuan tugas helper gudang untuk mengoperasikan peralatan seperti forklift, pallet jack, dan alat lainnya. Keterampilan dalam menggunakan alat-alat ini memungkinkan staf untuk mengangkut barang berat dan besar dengan aman dan cepat

h. Kepatuhan Keselamatan

Mematuhi peraturan dan prosedur keselamatan sangat penting untuk mencegah kecelakaan dan cedera di gudang. Staf gudang harus mengikuti SOP dan pedoman keselamatan dengan ketat, mulai dari penggunaan alat pelindung diri hingga prosedur pengoperasian peralatan secara aman.

Dengan kepatuhan yang baik, risiko kecelakaan dapat diminimalkan, menciptakan lingkungan kerja yang aman bagi semua pihak. Lingkungan kerja yang aman dan teratur juga menjadi tugas checker gudang untuk mengurangi risiko kecelakaan kerja dan meningkatkan efisiensi operasional, serta menciptakan suasana kerja yang nyaman bagi semua staf.

i. Stock Opname

Untuk memastikan kelancaran operasional, tugas staf gudang melakukan pengecekan stok secara berkala. Stock opname ini bertujuan untuk memverifikasi keakuratan data stok yang tercatat dalam sistem dengan jumlah fisik yang ada di gudang. Hal ini penting untuk menghindari kesalahan atau kehilangan barang.

j. Pelaporan dan Administrasi Gudang

Terkahir, tugas lain warehouse staff adalah pekerjaan administrasi gudang. Mereka mencatat dan mengelola data terkait stok barang, penerimaan, dan pengiriman. Pengelolaan administrasi yang tepat juga menjadi tugas operator gudang untuk memastikan data selalu up-to-date dan memudahkan proses pelaporan atau audit di kemudian hari.

Untuk mengoptimalkan seluruh tugas staf gudang, perusahaan dapat memanfaatkan software WMS ScaleOcean yang mendukung proses kerja terintegrasi. Sistem ini membantu setiap tugas berjalan lebih cepat, akurat, dan efisien sehingga kinerja gudang meningkat dan mendukung keberhasilan bisnis secara keseluruhan.

Software WMS ScaleOcean mampu terhubung dengan berbagai fungsi bisnis, termasuk sales, purchasing, supply chain, dan distribusi. Dengan integrasi ini, aliran data antara gudang, penjualan, dan pengiriman berlangsung lancar, sehingga mempercepat proses sekaligus meminimalkan kesalahan.

Selain itu, ScaleOcean menyediakan demo gratis serta konsultasi dengan tim profesional untuk membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan operasionalnya. Melalui proses ini, solusi WMS dapat dikonfigurasi secara tepat agar selaras dengan strategi bisnis dan alur kerja gudang.

3. Peran Warehouse Staff dalam Perusahaan

Dalam lingkup bisnis yang terus berkembang dan kompetitif, staf gudang memegang peran sebagai penggerak utama dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Mereka tidak hanya menangani tugas fisik, tetapi juga berperan strategis dalam memastikan proses penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang berjalan akurat dan tepat waktu.

Efisiensi dan ketelitian kerja staf gudang berkontribusi langsung terhadap efektivitas rantai pasok serta pengendalian biaya operasional. Kesalahan kecil dalam proses logistik dapat berdampak besar pada kepuasan pelanggan dan citra perusahaan secara keseluruhan.

Oleh karena itu, kinerja staf gudang menjadi indikator penting dalam menilai keberhasilan operasional sebuah bisnis. Peran vital mereka menjadikan fungsi pergudangan sebagai salah satu pilar utama dalam mendukung pertumbuhan dan profitabilitas jangka panjang perusahaan.

4. Keterampilan yang Dibutuhkan Warehouse Staff

Warehouse staff memerlukan keterampilan yang meliputi memiliki stamina dan kekuatan fisik, teliti, cakap dalam berkomunikasi, dan mampu beradaptasi. Keterampilan ini wajib dikuasai agar mereka dapat menjalankan tugas dengan efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dibutuhkan oleh staff gudang.

a. Stamina dan Kekuatan Fisik

Staf gudang secara rutin mengangkat dan memindahkan barang berat. Maka, keteramilan yang harus dimiliki oleh warehouse staff adalah kekuatan fisik dan daya tahan yang memadai untuk melakukan tugasnya. Selain itu, mereka harus memahami teknik mengangkat yang benar untuk mencegah risiko cedera punggung.

b. Perhatian terhadap Detail

Staf gudang harus memiliki perhatian yang tinggi terhadap detail untuk memastikan akurasi dalam menerima, menyimpan, dan mengirim barang SOP gudang sesuai yang berlaku. Kesalahan kecil dalam pencatatan atau pengelolaan barang bisa berakibat pada ketidaksesuaian inventaris, yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional.

Dengan perhatian terhadap detail, staf dapat memastikan setiap barang tercatat secara akurat dalam sistem. Hal ini membantu mencegah kesalahan pada proses pengiriman maupun penerimaan barang.

c. Keterampilan Organisasi

Keterampilan organisasi yang baik sangat penting bagi staf gudang untuk mengelola inventaris dan menjaga ruang kerja tetap rapi dan teratur. Mereka harus mampu mengatur barang di lokasi yang tepat dan efisien, sehingga memudahkan proses pencarian barang saat dibutuhkan.

Dengan organisasi yang baik, ruang gudang dapat dimanfaatkan secara optimal untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan. Selain itu, proses pengambilan barang berjalan lebih cepat dan efektif, sehingga mendukung kelancaran aktivitas operasional.

d. Keterampilan Komunikasi

Terakhir, keterampilan lain warehouse staff adalah kemampuan berkomunikasi dengan berbagai pihak, seperti rekan kerja, supervisor, dan pengemudi truk. Oleh karena itu, mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Mereka harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan ringkas, baik secara lisan maupun tulisan.

e. Keterampilan Pemecahan Masalah

Staf gudang sering kali dihadapkan pada masalah, seperti ketidaksesuaian inventaris, barang rusak, atau masalah logistik lainnya. Oleh karena itu, keterampilan pemecahan masalah sangat diperlukan untuk menemukan solusi cepat dan efisien.

Kemampuan menganalisis situasi dan menentukan langkah yang tepat membantu mengurangi gangguan operasional serta meningkatkan efisiensi kerja. Dengan begitu, alur kerja gudang tetap lancar dan risiko dampak manajemen gudang yang buruk dapat diminimalkan secara menyeluruh.

f. Kemampuan Beradaptasi dan Fleksibilitas

Karena operasi pergudangan seringkali dinamis dan penuh tantangan, staf gudang harus mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan prioritas dan alur kerja. Fleksibilitas sangat penting dalam menghadapi situasi yang tak terduga, seperti lonjakan permintaan barang atau masalah teknis dengan sistem.

Kemampuan beradaptasi membantu staf tetap bekerja secara efisien saat terjadi perubahan tugas, sistem, atau alur kerja. Dengan sikap fleksibel, staf dapat menyesuaikan diri terhadap kondisi lingkungan kerja yang dinamis tanpa mengganggu kelancaran operasional.

g. Keterampilan Penguasaan Software Gudang

Staf gudang perlu memiliki keterampilan dalam mengoperasikan software gudang seperti Warehouse Management System untuk mendukung proses kerja yang lebih terstruktur. Penguasaan sistem ini mempermudah pengelolaan inventaris serta memastikan alur barang tercatat dengan rapi dan akurat.

Penguasaan software ini memungkinkan staf untuk mencatat barang yang masuk dan keluar, memantau tingkat stok, serta mempercepat proses pencarian barang di gudang. Dengan perangkat lunak yang efisien, staf dapat mengoptimalkan ruang penyimpanan, meningkatkan akurasi, dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan barang.

h. Kemampuan untuk Bekerja Secara Mandiri Maupun dalam Tim

Pekerjaan gudang seringkali membutuhkan kolaborasi dengan anggota tim lainnya. Oleh karena itu, staf gudang harus mampu bekerja secara efektif dalam tim. Namun demikian, mereka juga harus mampu bekerja secara mandiri dan mengambil inisiatif ketika diperlukan.

i. Kemampuan untuk Mengikuti Prosedur dan Instruksi

Gudang memiliki prosedur dan instruksi yang harus diikuti secara ketat. Staff warehouse harus mampu memahami dan mengikuti prosedur ini dengan cermat. Hal ini penting untuk memastikan keamanan dan efisiensi operasional gudang.

j. Kemampuan untuk Mengoperasikan Peralatan Gudang

Staf gudang seringkali menggunakan berbagai peralatan gudang, seperti forklift dan hand pallet. Mereka harus memiliki keterampilan untuk mengoperasikan peralatan ini dengan aman dan efisien. Selain itu, mereka harus memahami cara merawat dan memelihara peralatan tersebut.

k. Kemampuan untuk Mengelola Waktu dan Prioritas

Staff warehouse seringkali menghadapi tenggat waktu yang ketat. Oleh karena itu, mereka harus mampu mengelola waktu dan prioritas mereka dengan baik. Mereka harus mampu mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting dan menyelesaikannya tepat waktu.

5. Lingkup Kerja Warehouse Staff

Staf gudang dapat bekerja di berbagai industri, seperti manufaktur, logistik, e-commerce, hingga ritel, dengan karakter operasional yang berbeda di tiap sektor. Di manufaktur, fokus pekerjaan biasanya berkaitan dengan aliran bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.

Sementara itu, di e-commerce dan ritel, aktivitas cenderung lebih dinamis karena volume pesanan tinggi dan target pengiriman lebih ketat. Apa pun industrinya, tujuan kerja utamanya tetap sama, yaitu memastikan barang siap dikirim ke konsumen akhir secara efisien.

Staf gudang membantu menjaga kerapian alur barang, akurasi stok, serta kelancaran proses penyiapan pesanan agar tidak terjadi keterlambatan. Dengan koordinasi yang baik, perusahaan dapat menjaga kualitas layanan sekaligus mengurangi risiko biaya tambahan akibat kesalahan operasional.

6. Persyaratan Warehouse Staff

Untuk menjadi warehouse staff, seseorang harus memenuhi beberapa persyaratan seperti keterampilan, pendidikan, dan kualifikasi fisik tertentu. Berikut adalah beberapa persyaratan umum yang diperlukan untuk posisi ini.

a. Pendidikan

Posisi staff warehouse biasanya membutuhkan minimal diploma atau sederajat. Pendidikan lebih lanjut seperti gelar sarjana mungkin diperlukan tergantung pada kompleksitas dan skala operasional gudang.

Pendidikan yang relevan membantu staff memahami proses dan teknik pengelolaan gudang secara efisien dalam kegiatan operasional sehari-hari. Selain itu, latar belakang pendidikan yang tepat mendukung pemahaman yang lebih baik terhadap standar keamanan serta regulasi yang berlaku di industri.

b. Sertifikasi dan Pelatihan

Sertifikasi dalam pengoperasian alat berat seperti forklift adalah hal yang wajib dipenuhi di banyak gudang. Pelatihan prosedur keselamatan kerja juga penting untuk memastikan bahwa semua tugas dilaksanakan sesuai standar keselamatan yang ditetapkan, mengurangi risiko cedera dan memenuhi persyaratan hukum.

c. Detail Oriented

Fokus pada detail sangat penting agar staf dapat mengelola stok barang gudang dengan teliti. Kesalahan kecil dalam pencatatan atau pengelolaan barang bisa mengakibatkan kerugian finansial. Seorang staff yang fokus pada detail dapat mengelola stok dengan teliti dan akurat dalam waktu yang relatif cepat.

7. Contoh Pekerjaan Warehouse Staff

Sebagai bagian penting dalam manajemen logistik, pekerjaan warehouse staff melibatkan berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional gudang. Beberapa contoh pekerjaan warehouse staff adalah sebagai berikut.

a. Warehouse Associate

Warehouse associate berfokus pada aktivitas operasional dasar di gudang, seperti menerima, menyimpan, dan mengirimkan barang. Mereka memastikan bahwa semua barang yang masuk dan keluar tercatat dengan tepat dan ditempatkan di lokasi yang benar, sehingga memudahkan proses distribusi berikutnya.

b. Warehouse Operator

Warehouse operator bertugas mengoperasikan peralatan gudang, seperti forklift atau truk pengangkut, untuk memindahkan barang dengan aman. Mereka harus memastikan alat yang digunakan dalam kondisi baik dan mengikuti prosedur keselamatan agar proses pemindahan barang berjalan efisien dan tanpa kendala.

c. Warehouse Supervisor

Warehouse supervisor memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan operasional gudang. Mereka memastikan bahwa semua staff bekerja sesuai prosedur dan jadwal yang telah ditetapkan, serta menangani masalah yang mungkin muncul selama proses operasional untuk menjaga kelancaran distribusi barang.

Baca juga: 15 Aplikasi Gudang Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

8. Gaji dan Jenjang Karir Warehouse Staff

Kisaran gaji warehouse staff di Indonesia tergolong variatif. Seorang manajer gudang yang berhasil maju ke posisi manajer logistik, dimana fokusnya berubah dari manajemen satu gudang ke koordinasi operasional di beberapa lokasi, termasuk pengalaman kerja yang merupakan salah satu faktor utama.

Menurut informasi dari JobStreet, gaji bulanan untuk posisi staf gudang di Indonesia berkisar antara Rp 3.750.000 hingga Rp 5.440.000, dengan rata-rata sekitar Rp 4.595.000. Di beberapa daerah, seperti Jakarta Utara, gaji rata-rata bisa mencapai Rp 10.000.000 per bulan.

Faktor-faktor seperti pengalaman, lokasi, dan industri perusahaan dapat memengaruhi besaran gaji tersebut. Dalam banyak kasus, sertifikasi profesional dan pendidikan tambahan dalam bidang logistik atau manajemen rantai pasokan juga dapat membantu staff untuk mendapatkan peningkatan gaji yang signifikan.

Dilansir dari Quipper, jenjang karir di bidang gudang dimulai dengan posisi Staf Gudang, yang bertugas melakukan pekerjaan operasional dasar seperti pengelolaan barang dan pengecekan stok. Seiring pengalaman dan keterampilan, posisi ini dapat berkembang menjadi Operator Gudang yang menangani sistem atau peralatan gudang.

Kemudian, seseorang dapat naik ke posisi yang lebih tinggi yaitu admin gudang, yang bertanggung jawab untuk pengelolaan data inventaris dan administrasi gudang. Puncaknya, jenjang karir bisa berlanjut ke posisi tertinggi yaitu Kepala Gudang, yang memiliki tanggung jawab mengelola seluruh operasi gudang dan memimpin tim gudang.

9. Kesimpulan

Staf gudang adalah bagian penting dari divisi logistik yang menjamin efisiensi operasional dan kelancaran rantai pasok. Tanpa staf gudang yang efektif, perusahaan akan menghadapi kesulitan dalam memenuhi permintaan pasar tepat waktu dan mempertahankan kepuasan pelanggan.

Untuk mendukung kinerja staf gudang, penggunaan teknologi yang tepat sangat penting. Software WMS ScaleOcean adalah solusi perangkat lunak yang dapat mengoptimalkan seluruh tugas staf gudang, dari pengelolaan inventaris hingga pemrosesan pesanan.

Dengan berbagai fitur canggih yang mempermudah manajemen stok dan meningkatkan akurasi, ScaleOcean WMS membantu operasional gudang menjadi lebih efisien. Coba demo gratisnya sekarang juga untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda secara menyeluruh.