Warehouse Staff: Tugas, Keterampilan, dan Gajinya

Ketidakteraturan stok, kesalahan pencatatan, dan keterlambatan pengiriman dapat berujung pada kerugian finansial, gangguan operasional, dan penurunan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, pengelolaan gudang yang efisien menjadi sangat penting untuk menghindari masalah-masalah tersebut.

Peran warehouse staff sangat penting dalam hal ini. Mereka bertanggung jawab mengelola seluruh proses operasional gudang, mulai dari penerimaan barang, stock opname, hingga pengiriman. Dengan pengelolaan yang baik, mereka memastikan kelancaran alur logistik, yang pada gilirannya mengurangi potensi gangguan yang bisa merugikan perusahaan.

Artikel ini akan membahas peran staf gudang, termasuk tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang diperlukan. Informasi ini dapat menjadi panduan dalam rekrutmen, pengembangan tim, dan perencanaan operasional guna meningkatkan produktivitas gudang perusahaan.

1. Apa itu Warehouse Staff?

Warehouse staff (pekerja gudang) adalah pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan operasional harian di gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, pengecekan kualitas, pengemasan, hingga pengiriman barang.

Selain menangani penerimaan barang, warehouse staff juga mengawasi pemrosesan stok keluar dan pengambilan pesanan. Mereka bekerja sama dengan tim logistik dan tim penjualan untuk memastikan pesanan dikirim tepat waktu.

Warehouse staff menggunakan berbagai alat dan teknologi untuk mendukung pekerjaannya, mulai dari sistem manajemen gudang hingga perangkat barcode. Dengan adanya integrasi ini, proses inventaris atau proses aktivitas gudang lain dapat berlangsung lebih cepat dan akurat.

Tugas tambahan warehouse staff termasuk memeriksa kualitas barang yang masuk dan keluar, serta menyiapkan laporan stok secara berkala. Selain itu, mereka memastikan prosedur keselamatan kerja dijalankan dengan konsisten.

Baca juga: Sistem Pergudangan: Pengertian, Jenis, dan Prosedur

2. Apa Tugas dan Tanggung Jawab Warehouse Staff?

Staf gudang memegang peranan penting dalam kelancaran operasional suatu perusahaan. Tugas utama mereka meliputi berbagai aktivitas yang memastikan barang dapat diterima, disimpan, dan dikirim dengan efisien serta tepat waktu. Berikut adalah penjelasan mengenai tugas utama warehouse staff:

a. Penerimaan Barang

Warehouse staff bertanggung jawab untuk menerima dan memverifikasi barang yang masuk dengan mencocokkan dokumen pesanan. Proses ini sangat penting untuk memastikan barang sesuai dengan standar dan mencegah kesalahan data yang dapat menyebabkan kerugian perusahaan. Pengendalian persediaan yang tepat juga dimulai dari tahap ini.

b. Penataan & Penyimpanan (Slotting)

Penataan barang dilakukan dengan sistematis menggunakan teknik warehouse slotting. Barang ditempatkan pada lokasi yang sesuai dengan kategori dan frekuensi pergerakan, yang memungkinkan proses pengambilan (picking) lebih cepat dan menjaga kualitas barang tetap terjaga.

c. Manajemen Stok & Inventaris

Staf gudang mencatat pergerakan barang secara real-time melalui sistem manajemen inventaris, termasuk pelaksanaan stock opname secara berkala. Proses ini memastikan bahwa data fisik barang sesuai dengan yang tercatat dalam sistem, serta mencegah kehilangan barang yang dapat merugikan perusahaan. Tugas checker gudang sangat penting dalam hal ini.

d. Pemrosesan Pesanan (Picking & Packing)

Warehouse staff menyiapkan barang berdasarkan daftar pesanan pelanggan dengan ketelitian tinggi. Proses ini dilakukan dengan memanfaatkan tugas picker gudang untuk memilih barang, lalu diikuti oleh tugas operator packing untuk mengemas barang dengan aman dan memberi label yang jelas agar barang sampai dengan selamat ke pelanggan.

e. Pengiriman & Distribusi

Pada tahap ini, staff gudang mengatur jadwal pengiriman dan memastikan barang keluar tepat waktu. Dengan koordinasi yang baik, pengiriman dapat berjalan lancar, meningkatkan kepuasan pelanggan. Tugas helper gudang sangat membantu dalam kelancaran distribusi ini.

f. Pemeliharaan & Kualitas

Melakukan pemeriksaan kualitas secara berkala dan memastikan perawatan preventif pada barang adalah bagian penting dari proses operasional gudang. Kualitas barang tetap terjaga agar tidak terjadi kerusakan atau kedaluwarsa, yang bisa mempengaruhi stok dan distribusi barang.

g. Operasional & Administrasi

Warehouse staff mengoperasikan berbagai peralatan seperti forklift dan scanner untuk mendukung operasional gudang. Selain itu, mereka juga mengelola administrasi dokumen terkait stok dengan teliti. Pencatatan yang rapi mempermudah proses pelaporan dan audit, yang sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional gudang.

h. Kepatuhan Keselamatan (K3)

Staf gudang diwajibkan untuk mengikuti prosedur keselamatan kerja dan menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yang sesuai. Prosedur keselamatan ini bertujuan untuk meminimalkan risiko kecelakaan dan menciptakan lingkungan kerja yang aman. Ini adalah bagian dari struktur organisasi gudang yang harus diikuti dengan ketat untuk menjaga keselamatan semua pihak yang terlibat.

3. Apa Peran Warehouse Staff dalam Perusahaan?

Staf gudang berperan sebagai penggerak utama dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Efisiensi dan ketelitian kerja staf gudang mempengaruhi efektivitas rantai pasok serta pengendalian biaya operasional. Kesalahan kecil dalam proses logistik dapat berdampak besar pada kepuasan pelanggan dan citra perusahaan secara keseluruhan. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya koordinasi dan pengelolaan yang baik dalam operasional gudang.

Oleh karena itu, kinerja staf gudang menjadi indikator penting dalam menilai keberhasilan operasional sebuah bisnis. Peran vital mereka menjadikan fungsi pergudangan sebagai salah satu pilar utama dalam mendukung pertumbuhan dan profitabilitas jangka panjang perusahaan.

4. Apa Saja Keterampilan yang Dibutuhkan Warehouse Staff?

Warehouse staff memerlukan keterampilan yang meliputi memiliki stamina dan kekuatan fisik, teliti, cakap dalam berkomunikasi, dan mampu beradaptasi. Keterampilan ini wajib dikuasai agar mereka dapat menjalankan tugas dengan efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dibutuhkan oleh staff gudang.

a. Stamina dan Kekuatan Fisik

Staf gudang secara rutin mengangkat dan memindahkan barang berat. Maka, keteramilan yang harus dimiliki oleh warehouse staff adalah kekuatan fisik dan daya tahan yang memadai untuk melakukan tugasnya. Selain itu, mereka harus memahami teknik mengangkat yang benar untuk mencegah risiko cedera punggung.

b. Perhatian terhadap Detail

Staf gudang harus memiliki perhatian yang tinggi terhadap detail untuk memastikan akurasi dalam menerima, menyimpan, dan mengirim barang SOP gudang sesuai yang berlaku. Kesalahan kecil dalam pencatatan atau pengelolaan barang bisa berakibat pada ketidaksesuaian inventaris, yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional.

Dengan perhatian terhadap detail, staf dapat memastikan setiap barang tercatat secara akurat dalam sistem. Hal ini membantu mencegah kesalahan pada proses pengiriman maupun penerimaan barang.

c. Keterampilan Organisasi

Keterampilan organisasi yang baik sangat penting bagi staf gudang untuk mengelola inventaris dan menjaga ruang kerja tetap rapi dan teratur. Mereka harus mampu mengatur barang di lokasi yang tepat dan efisien, sehingga memudahkan proses pencarian barang saat dibutuhkan.

Dengan organisasi yang baik, ruang gudang dapat dimanfaatkan secara optimal untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan. Selain itu, proses pengambilan barang berjalan lebih cepat dan efektif, sehingga mendukung kelancaran aktivitas operasional.

d. Keterampilan Komunikasi

Terakhir, keterampilan lain warehouse staff adalah kemampuan berkomunikasi dengan berbagai pihak, seperti rekan kerja, supervisor, dan pengemudi truk. Oleh karena itu, mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Mereka harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan ringkas, baik secara lisan maupun tulisan.

e. Keterampilan Pemecahan Masalah

Staf gudang sering kali dihadapkan pada masalah, seperti ketidaksesuaian inventaris, barang rusak, atau masalah logistik lainnya. Oleh karena itu, keterampilan pemecahan masalah sangat diperlukan untuk menemukan solusi cepat dan efisien.

Kemampuan menganalisis situasi dan menentukan langkah yang tepat membantu mengurangi gangguan operasional serta meningkatkan efisiensi kerja. Dengan begitu, alur kerja gudang tetap lancar dan risiko dampak manajemen gudang yang buruk dapat diminimalkan secara menyeluruh.

f. Kemampuan Beradaptasi dan Fleksibilitas

Karena operasi pergudangan seringkali dinamis dan penuh tantangan, staf gudang harus mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan prioritas dan alur kerja. Fleksibilitas sangat penting dalam menghadapi situasi yang tak terduga, seperti lonjakan permintaan barang atau masalah teknis dengan sistem.

Kemampuan beradaptasi membantu staf tetap bekerja secara efisien saat terjadi perubahan tugas, sistem, atau alur kerja. Dengan sikap fleksibel, staf dapat menyesuaikan diri terhadap kondisi lingkungan kerja yang dinamis tanpa mengganggu kelancaran operasional.

g. Keterampilan Penguasaan Software Gudang

Staf gudang perlu memiliki keterampilan dalam mengoperasikan software gudang seperti Warehouse Management System untuk mendukung proses kerja yang lebih terstruktur. Berdasarkan pengamatan mendalam oleh ScaleOcean, penguasaan sistem ini mempermudah pengelolaan inventaris serta memastikan alur barang tercatat dengan rapi dan akurat.

Penguasaan software ini memungkinkan staf untuk mencatat barang yang masuk dan keluar, memantau tingkat stok, serta mempercepat proses pencarian barang di gudang. Dengan perangkat lunak yang efisien, staf dapat mengoptimalkan ruang penyimpanan, meningkatkan akurasi, dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan barang.

Beberapa klien kami dari sektor manufaktur, distribusi, dan retail juga telah merasakan peningkatan efisiensi dalam manajemen gudang mereka, berkat penggunaan sistem yang terintegrasi dan otomatis.

h. Kemampuan untuk Bekerja Secara Mandiri Maupun dalam Tim

Pekerjaan gudang seringkali membutuhkan kolaborasi dengan anggota tim lainnya. Oleh karena itu, staf gudang harus mampu bekerja secara efektif dalam tim. Namun demikian, mereka juga harus mampu bekerja secara mandiri dan mengambil inisiatif ketika diperlukan.

i. Kemampuan untuk Mengikuti Prosedur dan Instruksi

Gudang memiliki prosedur dan instruksi yang harus diikuti secara ketat. Staff warehouse harus mampu memahami dan mengikuti prosedur ini dengan cermat. Hal ini penting untuk memastikan keamanan dan efisiensi operasional gudang.

j. Kemampuan untuk Mengoperasikan Peralatan Gudang

Staf gudang seringkali menggunakan berbagai peralatan gudang, seperti forklift dan hand pallet. Mereka harus memiliki keterampilan untuk mengoperasikan peralatan ini dengan aman dan efisien. Selain itu, mereka harus memahami cara merawat dan memelihara peralatan tersebut.

k. Kemampuan untuk Mengelola Waktu dan Prioritas

Staff warehouse seringkali menghadapi tenggat waktu yang ketat. Oleh karena itu, mereka harus mampu mengelola waktu dan prioritas mereka dengan baik. Mereka harus mampu mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting dan menyelesaikannya tepat waktu.

5. Apa yang Termasuk Lingkup Kerja Warehouse Staff?

Staf gudang dapat bekerja di berbagai industri, seperti manufaktur, logistik, e-commerce, hingga ritel, dengan karakter operasional yang berbeda di tiap sektor. Di manufaktur, fokus pekerjaan biasanya berkaitan dengan aliran bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.

Sementara itu, di e-commerce dan ritel, aktivitas cenderung lebih dinamis karena volume pesanan tinggi dan target pengiriman lebih ketat. Apa pun industrinya, tujuan kerja utamanya tetap sama, yaitu memastikan barang siap dikirim ke konsumen akhir secara efisien.

Staf gudang membantu menjaga kerapian alur barang, akurasi stok, serta kelancaran proses penyiapan pesanan agar tidak terjadi keterlambatan. Dengan koordinasi yang baik, perusahaan dapat menjaga kualitas layanan sekaligus mengurangi risiko biaya tambahan akibat kesalahan operasional.

6. Apa Saja Persyaratan Warehouse Staff?

Untuk menjadi warehouse staff, seseorang harus memenuhi beberapa persyaratan seperti keterampilan, pendidikan, dan kualifikasi fisik tertentu. Berikut adalah beberapa persyaratan umum yang diperlukan untuk posisi ini.

a. Pendidikan

Posisi staff warehouse biasanya membutuhkan minimal diploma atau sederajat. Pendidikan lebih lanjut seperti gelar sarjana mungkin diperlukan tergantung pada kompleksitas dan skala operasional gudang.

Pendidikan yang relevan membantu staff memahami proses dan teknik pengelolaan gudang secara efisien dalam kegiatan operasional sehari-hari. Selain itu, latar belakang pendidikan yang tepat mendukung pemahaman yang lebih baik terhadap standar keamanan serta regulasi yang berlaku di industri.

b. Sertifikasi dan Pelatihan

Sertifikasi dalam pengoperasian alat berat seperti forklift adalah hal yang wajib dipenuhi di banyak gudang. Pelatihan prosedur keselamatan kerja juga penting untuk memastikan bahwa semua tugas dilaksanakan sesuai standar keselamatan yang ditetapkan, mengurangi risiko cedera dan memenuhi persyaratan hukum.

c. Detail Oriented

Fokus pada detail sangat penting agar staf dapat mengelola stok barang gudang dengan teliti. Kesalahan kecil dalam pencatatan atau pengelolaan barang bisa mengakibatkan kerugian finansial. Seorang staff yang fokus pada detail dapat mengelola stok dengan teliti dan akurat dalam waktu yang relatif cepat.

7. Apa Contoh Pekerjaan Warehouse Staff?

Sebagai bagian penting dalam manajemen logistik, pekerjaan warehouse staff melibatkan berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional gudang. Beberapa contoh pekerjaan warehouse staff adalah sebagai berikut.

a. Warehouse Associate

Warehouse associate berfokus pada aktivitas operasional dasar di gudang, seperti menerima, menyimpan, dan mengirimkan barang. Mereka memastikan bahwa semua barang yang masuk dan keluar tercatat dengan tepat dan ditempatkan di lokasi yang benar, sehingga memudahkan proses distribusi berikutnya.

b. Warehouse Operator

Warehouse operator bertugas mengoperasikan peralatan gudang, seperti forklift atau truk pengangkut, untuk memindahkan barang dengan aman. Mereka harus memastikan alat yang digunakan dalam kondisi baik dan mengikuti prosedur keselamatan agar proses pemindahan barang berjalan efisien dan tanpa kendala.

c. Warehouse Supervisor

Warehouse supervisor memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan operasional gudang. Mereka memastikan bahwa semua staff bekerja sesuai prosedur dan jadwal yang telah ditetapkan, serta menangani masalah yang mungkin muncul selama proses operasional untuk menjaga kelancaran distribusi barang.

Baca juga: 15 Aplikasi Gudang Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

8. Berapa Kisaran Gaji Warehouse Staff?

Kisaran gaji warehouse staff di Indonesia tergolong variatif. Seorang manajer gudang yang berhasil maju ke posisi manajer logistik, dimana fokusnya berubah dari manajemen satu gudang ke koordinasi operasional di beberapa lokasi, termasuk pengalaman kerja yang merupakan salah satu faktor utama.

Menurut informasi dari JobStreet, gaji bulanan untuk posisi staf gudang di Indonesia berkisar antara Rp 3.480.000 hingga Rp 6.480.000. Di beberapa daerah, seperti Jakarta Utara, gaji rata-rata bisa mencapai Rp 10.000.000 per bulan.

Faktor-faktor seperti pengalaman, lokasi, dan industri perusahaan dapat memengaruhi besaran gaji tersebut. Dalam banyak kasus, sertifikasi profesional dan pendidikan tambahan dalam bidang logistik atau manajemen rantai pasokan juga dapat membantu staff untuk mendapatkan peningkatan gaji yang signifikan.

Dilansir dari Quipper, jenjang karir di bidang gudang dimulai dengan posisi Staf Gudang, yang bertugas melakukan pekerjaan operasional dasar seperti pengelolaan barang dan pengecekan stok. Seiring pengalaman dan keterampilan, posisi ini dapat berkembang menjadi Operator Gudang yang menangani sistem atau peralatan gudang.

Kemudian, seseorang dapat naik ke posisi yang lebih tinggi yaitu admin gudang, yang bertanggung jawab untuk pengelolaan data inventaris dan administrasi gudang. Puncaknya, jenjang karir bisa berlanjut ke posisi tertinggi yaitu Kepala Gudang, yang memiliki tanggung jawab mengelola seluruh operasi gudang dan memimpin tim gudang.

9. Tingkatkan Kinerja dan Efisiensi Staf Gudang dengan ScaleOcean

Software WMS ScaleOcean adalah sistem manajemen gudang yang dirancang untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan, alur barang, dan operasi gudang secara keseluruhan. ScaleOcean mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti penjualan, pembelian, rantai pasokan, dan distribusi, untuk mempermudah koordinasi antar departemen.

Dengan integrasi ini, aliran data antara gudang, tim penjualan, dan pengiriman menjadi lebih lancar dan efisien. Hal ini meningkatkan kecepatan proses dan mengurangi kesalahan yang biasa terjadi dalam operasi manual.

Selain itu, ScaleOcean menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional untuk membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan operasional mereka. Proses ini memungkinkan konfigurasi solusi WMS yang tepat agar selaras dengan strategi bisnis dan alur kerja gudang, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas jangka panjang.

Fitur Utama ScaleOcean Warehouse Software:

• Pemantauan Stok Real-Time: Memungkinkan staf untuk memantau status persediaan secara langsung, menghindari overstocking atau kekurangan stok.
• Automatisasi Proses Pemesanan: Mempercepat proses pemesanan dengan otomatisasi alur kerja dari penerimaan hingga pengiriman barang.
• Manajemen Lokasi Penyimpanan: Mengoptimalkan penempatan barang di gudang berdasarkan ketersediaan ruang dan frekuensi pengambilan, yang memudahkan proses pengambilan (picking) dan pengiriman.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Menghubungkan sistem WMS dengan modul lain seperti penjualan, pembelian, dan distribusi untuk memastikan aliran data yang mulus antara departemen.
• Pelacakan Pengiriman dan Penerimaan Barang: Mempermudah pemantauan status pengiriman dan penerimaan barang untuk meminimalkan kesalahan dalam proses logistik.
• Laporan dan Analisis Real-Time: Menyediakan laporan dan analisis data yang dapat diakses kapan saja untuk membantu staf dan manajer dalam pengambilan keputusan.

10. Kesimpulan

Staf gudang adalah bagian penting dari divisi logistik yang menjamin efisiensi operasional dan kelancaran rantai pasok. Tanpa staf gudang yang efektif, perusahaan akan menghadapi kesulitan dalam memenuhi permintaan pasar tepat waktu dan mempertahankan kepuasan pelanggan.

Untuk mendukung kinerja staf gudang, penggunaan teknologi yang tepat sangat penting. Software WMS ScaleOcean adalah solusi perangkat lunak yang dapat mengoptimalkan seluruh tugas staf gudang, dari pengelolaan inventaris hingga pemrosesan pesanan.

Dengan berbagai fitur canggih yang mempermudah manajemen stok dan meningkatkan akurasi, ScaleOcean WMS membantu operasional gudang menjadi lebih efisien. Coba demo gratisnya sekarang juga untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda secara menyeluruh.