7 Dampak Manajemen Gudang yang Buruk bagi Bisnis

Pengelolaan sistem manajemen gudang yang baik merupakan salah satu kunci bagi jalannya suatu bisnis. Terlebih lagi bila bisnis tersebut harus selalu menyetok barang-barangnya di suatu tempat. Hal ini disebabkan manajemen yang baik bisa membantu para pebisnis mengetahui dan menjaga kondisi barang. Maka dari itu, tak jarang mereka akan melakukan apa saja untuk memudahkan pengelolaan gudang tersebut, salah satunya dengan menggunakan sistem gudang. 

Namun, sayangnya manajemen ini sering diabaikan. Padahal manajemen yang buruk juga bisa mengakibatkan dampak yang buruk pula. Manajemen gudang yang tidak optimal dapat menimbulkan dampak serius bagi bisnis, seperti kerugian finansial, penurunan efisiensi operasional, serta menurunnya tingkat kepuasan pelanggan.

Dampak tersebut sering mempengaruhi performa hingga keuntungan perusahaan. Bahkan, tak sedikit cerita perusahaan yang gulung tikar akibat hal tersebut. Oleh sebab itu, berikut berbagai dampak manajemen gudang yang buruk terhadap perusahaan yang bisa Anda simak. Mari kita kupas satu per satu.

Key Takeaways

• Selisih stok merupakan hal yang paling sering dialami oleh para pebisnis akibat sistem gudang yang buruk.
• Barang tercampur juga menjadi salah satu contoh dari dampak manajemen gudang yang buruk.
• ScaleOcean dengan sistem inventarisnya dapat mengelola gudang untuk membantu menghindari dampak manajemen gudang yang buruk.

Coba Demo Gratis!

1. Selisih Stok

Hal yang paling sering dialami oleh para pebisnis akibat sistem gudang yang buruk adalah selisih stok. Meskipun pengelolaan stok ini bukan hal yang mudah dan butuh ketelitian, Anda dapat memahami tips mengelola stok barang agar mampu memperhatikan kesesuaian catatan dengan stok barang di gudang agar manajemen gudang pun bisa berjalan dengan baik.

Apalagi selisih stok barang dapat berpengaruh terhadap biaya operasional, khususnya operasional gudang. Ada beberapa hal yang dapat menyebabkan jumlah stok menjadi selisih. Contohnya adalah human error saat pencatatan, apalagi bila pencatatan masih dilakukan secara manual.

Anda bisa menggunakan gudang terbuka, yang memungkinkan fleksibilitas lebih dalam penyimpanan dan pengaturan barang, serta memudahkan kontrol stok secara lebih akurat. Terdapat beberapa hal lain yang juga menjadi dampak manajemen gudang yang buruk, seperti kurangnya pengecekan stok atau stock opname atau kehilangan persediaan barang saat disimpan.

Untuk itu, penting untuk memahami tugas operator gudang dalam memastikan pengelolaan stok yang tepat, serta memperhatikan prosedur yang sesuai untuk mencegah terjadinya selisih stok.

Baca juga: Manajemen Inventory: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

2. Masalah pada Keluar Masuknya Barang

Contoh lain dari dampak manajemen gudang yang buruk terhadap perusahaan adalah masalah pada keluar masuknya barang. Biasanya hal ini terjadi akibat penundaan pencatatan atau bahkan tidak dicatat sama sekali ketika barang diterima.

Dengan demikian, perusahaan pun tidak tahu jumlah stok barang secara detail sehingga masalah pun bisa merembet kemana-mana, seperti pengulangan pembelian yang tak dibutuhkan.

Untuk memastikan pencatatan yang tepat, tugas helper gudang sangat penting dalam membantu memonitor pergerakan barang dan memastikan setiap transaksi dicatat dengan akurat dan tepat waktu.

Tak hanya itu, masalah juga bisa terjadi saat pengiriman barang. Sebagai contoh, stok barang tidak dikurangi meskipun barang sudah keluar dari gudang. Hal ini dapat menimbulkan jumlah barang menjadi minus.

Oleh sebab itu, perusahaan harus mengoptimalkan alur keluar masuk barang menggunakan aplikasi gudang yang baik untuk mengatur keluar masuknya barang dengan baik.

3. Masalah pada Pengelolaan Barang yang Manual

Masih banyak perusahaan yang melakukan manajemen berbagai jenis gudang secara konvensional atau manual. Meskipun metode ini sering dianggap lebih mudah dipahami terutama oleh orang yang belum memahami teknologi, namun nyatanya metode ini dapat membawa berbagai masalah. Masalah tersebut biasanya diakibatkan oleh human error sehingga dapat menimbulkan selisih stok dan kerugian pada perusahaan.

Oleh sebab itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen gudang yang sudah disesuaikan dengan standar KPI warehouse untuk mengelola barang di gudangnya. Dengan demikian, berbagai resiko dapat diminimalisir, seperti ketika salah mencatat data secara manual. Apalagi perangkat lunak gudang saat ini juga dilengkapi oleh sistem barcode yang lebih mudah dan cepat digunakan daripada ditulis secara manual. Di samping itu, perusahaan juga harus memperhatikan hal lain seperti rilis stok dan transfer stok antar gudang.

4. Masalah pada Lokasi Gudang

Tata letak yang buruk menjadi masalah lain pada manajemen gudang. Keburukan tata letak gudang yang tidak sesuai dengan SOP gudang bisa berakibat pada hilangnya barang akibat pencurian, kerusakan barang, dan lain-lain.

Di samping itu, lokasi dan tata letak gudang yang tidak optimal juga dapat menghambat operasional pergudangan, dan bahkan mengundang berbagai hewan pengerat atau hama lainnya. Jika hal ini terjadi, bukan barang saja yang terancam, namun juga kesehatan para pegawai.

Oleh sebab itu, perusahaan perlu menyediakan gudang yang luas, aman, dan bersih untuk menyimpan berbagai stok barang yang ada. Tak hanya itu, perusahaan juga perlu memiliki rak-rak tinggi atau tempat lainnya untuk membuat barang tertata di tempat yang strategis. Perusahaan juga perlu memberikan label di tempat-tempat penyimpanan barang untuk memudahkan ketika mencari barang tertentu.

Untuk mewujudkan hal ini, perusahaan bisa mempertimbangkan untuk menerapkan rekomendasi aplikasi gudang terbaik yang ada di pasaran. Anda dapat membandingkan fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

5. Barang Tercampur

Contoh dari dampak manajemen gudang yang buruk lainnya adalah bercampurnya stok baru dan lama di gudang. Masalah akan bertambah besar bila ternyata barang lama sudah mengalami kedaluwarsa.

Jika hal ini tidak terdeteksi hingga barang keluar dari gudang dan sampai ke tangan pembeli, maka dapat mengakibatkan menurunnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

Oleh sebab itu, warehouse staff perlu memisahkan antara stok lama dengan stok baru untuk mengatasi masalah tersebut. Tak hanya itu, stok lama yang dipisah juga dapat mempermudah Anda dalam menghitung jumlah produk yang terjual maupun belum terjual.

Perusahaan bisa menyediakan gudang yang berbeda untuk stok baru agar tidak tercampur dengan stok lama. Usahakan barang lama dikeluarkan terlebih dahulu agar tidak terlalu lama di gudang hingga kedaluwarsa.

Untuk mendukung pengelolaan ini, perusahaan dapat menggunakan contoh daftar inventaris barang yang mencatat dengan jelas setiap pergerakan barang, termasuk kondisi dan umur produk yang disimpan.

6. Kemungkinan Kecelakaan Kerja

Manajemen gudang yang kurang baik tidak hanya mengganggu efisiensi operasional, tetapi juga meningkatkan risiko terjadinya kecelakaan di tempat kerja, seperti kebakaran atau kecelakaan akibat barang yang jatuh.

Barang yang disimpan dalam jumlah besar dan jika penataan tidak rapi, risiko barang terjatuh atau menimpa pekerja jadi semakin tinggi, yang tentu berbahaya bagi keselamatan mereka. Hal ini menjadi tugas checker gudang untuk menyimpan dan mengelola barang di lingkungan gudang yang aman.

Selain itu, tanpa pengawasan yang ketat dan perencanaan yang matang, potensi kecelakaan seperti kebakaran menjadi lebih besar, apalagi jika bahan mudah terbakar disimpan tanpa mengikuti standar keselamatan yang benar. Karyawan yang bekerja dalam lingkungan yang tidak aman pun lebih rentan mengalami insiden kerja.

Jika terjadi insiden, penting untuk segera membuat damage report yang mendokumentasikan kerusakan atau kecelakaan, serta langkah-langkah yang diambil untuk mencegah terulangnya kejadian serupa di masa depan.

7. Menurunnya Keuntungan

Inilah merupakan dampak manajemen gudang buruk yang paling utama. Tanpa disadari, sistem pergudangan yang buruk akan mempengaruhi keuntungan. Hal ini disebabkan oleh data yang tidak akurat sehingga sering mengalami selisih atau kehilangan barang. Dengan demikian, kerugian pun tak dapat dihindarkan.

Tak hanya sampai di situ, buruknya manajemen juga mampu berpengaruh terhadap kepercayaan pelanggan. Salah satunya karena pelanggan mendapatkan barang dengan kualitas yang buruk dari gudang. Pelanggan pun dapat perlahan pergi sehingga keuntungan yang diperoleh dari penjualan pun akan semakin menurun.

Selain itu, pengelolaan gudang yang buruk juga dapat menyebabkan arus kas yang tidak stabil. Ketidaktepatan dalam pengelolaan stok dan keterlambatan pengiriman barang sering kali menghambat proses pembayaran dan penerimaan pendapatan. Akibatnya, perusahaan kesulitan dalam merencanakan anggaran dan memenuhi kewajiban finansial, yang pada akhirnya mempengaruhi kelangsungan operasional bisnis.

Untuk memastikan pengelolaan yang tepat dan akurat, penting untuk mengoptimalkan tugas admin gudang agar dapat menjaga kelancaran operasional dan mencegah kerugian akibat kesalahan pencatatan atau kehilangan barang.

8. Kesimpulan

Demikian berbagai akibat dari buruknya manajemen gudang. Oleh sebab itu, Anda perlu aplikasi gudang yang baik untuk meninggalkan cara manual agar berbagai keburukan tersebut bisa dihindari. Saat ini, ada aplikasi ERP yang bisa membantu Anda dalam mengintegrasikan sistem gudang dengan sistem lainnya untuk memudahkan Anda dalam mengelola perusahaan.

Dilansir dari Diklatkerja, manajemen gudang yang buruk dapat menyebabkan masalah seperti kesalahan stok, pemanfaatan ruang yang tidak efisien, dan ketidaktepatan pengelolaan tenaga kerja. Tantangan ini bisa diatasi dengan mengimplementasikan sistem manajemen gudang otomatis (WMS) dan teknologi seperti barcode atau RFID, yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi hingga 90%.

Segera beralih ke sistem inventaris berbasis ERP ScaleOcean untuk mengelola gudang Anda. Aplikasi kami memiliki berbagai fitur terbaru yang bisa membantu Anda untuk menghindari dampak manajemen gudang yang buruk. Di samping itu, software ini juga sudah dipercaya oleh berbagai perusahaan ternama sehingga Anda tidak perlu lagi meragukannya. Cobalah demo gratisnya sekarang juga!