Admin Gudang: Pengertian, Tugas, serta Keterampilannya

Bisnis seringkali menghadapi kesulitan dalam mengelola inventaris, terutama jika data barang dan stok tidak tercatat dengan akurat. Tugas admin gudang yang melibatkan pencatatan, pemantauan stok, dan pengorganisasian barang sering kali terhambat oleh data yang tidak terintegrasi, kesalahan pencatatan, atau ketidaksesuaian inventaris..

Admin gudang adalah kunci dalam memastikan kelancaran operasional gudang. Ketidaktepatan dalam pengelolaan data barang, inventaris yang tidak terpantau dengan baik, dan administrasi yang kurang tertata dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, kekeliruan dalam stok, dan meningkatkan biaya operasional.

Di artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi mengenai apa saja tugas admin gudang dan keterampilannya sebagai pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang, mengurangi kesalahan, serta memaksimalkan pengelolaan inventaris yang lebih terorganisir dan terkontrol.

Key Takeaways

• Admin gudang adalah profesional yang mengelola aktivitas administratif di gudang, termasuk pencatatan stok, pengelolaan inventaris, pemrosesan pesanan, dan pembuatan dokumen.
• Tugasnya admin gudang: mencatat barang masuk dan keluar, mengelola data inventaris, melakukan pengecekan stok, menangani retur barang, dan membuat laporan aktivitas gudang.
• Keterampilan admin gudang meliputi penguasaan teknologi, kemampuan organisasi, komunikasi efektif, ketelitian, pemecahan masalah, serta manajemen waktu.
• Software Inventory ScaleOcean dapat membantu admin gudang mengelola tugasnya dengan fitur otomatisasi, pelaporan akurat, dan pemantauan inventaris real-time.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Admin Gudang

Admin gudang adalah individu yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai aspek operasional gudang. Peran ini termasuk mengawasi dan mengelola penyimpanan barang, pengelolaan inventaris, serta koordinasi dalam penerimaan dan pengiriman barang di receiving gudang.

Admin gudang harus bisa menjamin bahwa semua barang yang masuk dan keluar dari gudang tercatat dengan akurat, disimpan dengan benar, dan tersedia saat dibutuhkan. Dilansir dari artikel SpaceHub, admin gudang memiliki peran krusial dalam memastikan kelancaran operasional penyimpanan barang.

Mereka juga bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan efisiensi operasional gudang, termasuk penggunaan teknologi untuk pemantauan stok dan pelaporan. Secara keseluruhan, admin gudang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran sistem operasional gudang, serta membantu melancarkan rantai pasokan perusahaan.

2. Apa Tugas Admin Gudang?

Tugas admin gudang mencakup pengelolaan data barang, inventaris, dan administrasi gudang. Hal ini meliputi pencatatan barang yang masuk dan keluar, memastikan stok yang akurat, membuat laporan, serta mengelola dokumen seperti surat jalan dan faktur.

Admin gudang juga bertanggung jawab untuk koordinasi antar departemen dan menjaga kualitas serta keamanan barang. Untuk selengkapnya, berikut penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab admin gudang:

a. Manajemen Inventaris

Pertama, tugas admin gudang adalah mengelola manajemen inventaris yang mencakup pencatatan setiap item yang masuk dan keluar dari gudang secara efektif dan akurat. Dengan memiliki kontrol yang baik terhadap inventaris, staff admin dapat memberikan kontribusi positif terhadap efisiensi manajemen gudang.

Selain itu, hal ini juga menjadi tugas helper gudang untuk bertanggung jawab dalam mengidentifikasi dan menangani perbedaan barang atau ketidaksesuaian dalam inventaris, sehingga staff perlu pemahaman yang mendalam mengenai stok barang di gudang dan mencegah kekurangan atau kelebihan stok penyimpanan.

b. Manajemen Pengiriman dan Penerimaan

Tugas staff admin gudang juga mencakup manajemen pengiriman dan penerimaan barang, termasuk pengaturan pengiriman, koordinasi dengan pengirim, dan pengecekan barang yang diterima sesuai prosedur penerimaan barang. Hal ini memastikan akurasi stok dan meminimalkan risiko kesalahan.

Dalam penerimaan barang, staff memastikan barang sesuai standar kualitas dan tercatat dengan benar. Sementara dalam pengelolaan pengiriman barang, staff merencanakan rute efisien, mengkoordinasikan dengan ekspedisi, dan memastikan pengiriman tepat waktu sesuai jadwal yang ditentukan.

c. Koordinasi dengan Tim Lain

Tim logistik, penjualan, dan pembelian bekerja sama dengan admin gudang untuk memastikan bahwa kebutuhan operasional gudang terpenuhi. Sehingga setiap departemen seperti tugas operator packing dan admin gudang dapat bekerja secara sinkron, mereka mengkomunikasikan informasi penting tentang inventaris dan pengiriman barang.

Kerjasama yang baik dengan tim lain membantu mengatasi masalah operasional, mempercepat proses pengiriman, dan memastikan pelanggan menerima barang tepat waktu. Tanpa kerjasama yang efektif, dampak manajemen gudang yang buruk bisa menghambat alur operasional dan menyebabkan keterlambatan pengiriman

d. Pelaporan dan Dokumentasi

Admin gudang membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait aktivitas gudang. Laporan ini mencakup data penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang. Mereka juga menyimpan dokumen penting seperti faktur, surat jalan, dan catatan inventaris.

Selain itu, admin gudang juga sering menyusun surat pengambilan barang untuk memfasilitasi proses pengambilan barang oleh pihak yang berwenang. Pelaporan yang akurat dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat terkait operasional gudang dan memantau kinerja gudang secara keseluruhan.

e. Quality Control

Quality Control berperan penting dalam memastikan kualitas barang yang masuk dan keluar dari gudang. Proses ini juga menjadi tugas checker gudang untuk melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap kondisi fisik dan kualitas produk untuk memastikan bahwa barang yang diterima atau dikirim sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan.

f. Stock Opname

Stock Opname adalah proses menghitung jumlah stok barang di gudang secara akurat secara berkala, misalnya setiap bulan atau kuartal. Di sini, tugas admin gudang adalah memastikan data stok sesuai dengan kondisi fisik barang, membantu mendeteksi selisih atau kekurangan barang, serta memastikan pengelolaan stok yang efisien.

g. Pencatatan dan Pengelolaan Stok

Tidak hanya itu saja, admin gudang bertugas mencatat dan memantau stok barang dengan sistem manajemen inventaris. Mereka memastikan data inventaris terupdate secara berkala untuk menjaga ketersediaan barang, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.

h. Penggunaan Teknologi

Admin gudang umumnya menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) untuk memantau operasi gudang, termasuk tracking barang, pengelolaan stok, dan pemrosesan pesanan. Teknologi barcode dan RFID memungkinkan pelacakan barang secara real-time, mengurangi kesalahan manusia, serta mempercepat pembuatan laporan dan analisis data.

3. Apa Skill yang Dibutuhkan Admin Gudang?

Keterampilan yang dibutuhkan oleh admin gudang meliputi ketelitian, kemampuan administrasi dan dokumentasi yang baik, penguasaan perangkat lunak (seperti spreadsheet dan sistem manajemen gudang/WMS), serta kemampuan komunikasi yang efektif.

Selain itu, keterampilan dalam manajemen waktu, pemecahan masalah, dan pemahaman dasar logistik juga sangat diperlukan dalam pekerjaan ini. Berikut adalah keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi admin gudang:

a. Administrasi dan Pencatatan

Seorang admin gudang harus memiliki kemampuan untuk mengelola dokumen dan menyusun data inventaris dengan rapi. Tugas staf gudang ini penting agar setiap transaksi barang tercatat dengan akurat dan mudah diakses saat dibutuhkan.

b. Ketelitian dan Orientasi pada Detail

Ketelitian dalam mencatat setiap keluar-masuk barang sangat krusial. Kesalahan dalam pencatatan dapat memengaruhi ketepatan data dan mengganggu proses pengelolaan inventaris yang efisien.

Selain itu, pencatatan yang akurat juga memengaruhi KPI warehouse dalam hal efisiensi operasional. Dengan memantau indikator kinerja seperti tingkat kesalahan pencatatan dan waktu yang dibutuhkan untuk memperbarui data, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

c. Manajemen Waktu

Kemampuan mengelola waktu dengan baik membantu admin gudang untuk menyelesaikan berbagai tugas yang padat dan memastikan data inventaris selalu diperbarui sesuai dengan kebutuhan dan prioritas.

d. Analisis Data

Kemampuan untuk menganalisis data secara efektif memungkinkan admin gudang untuk mengelola inventaris dan memantau alur logistik dengan lebih optimal, mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dalam pengelolaan proses aktivitas gudang.

e. Keterampilan Teknis

Keterampilan teknis tugas operator gudang mencakup penggunaan software gudang (WMS) untuk pelacakan stok dan pemrosesan pesanan, kemahiran mengoperasikan Microsoft Office (terutama Excel dan Google Sheets) untuk pencatatan dan laporan, serta pemahaman sistem ERP untuk mendukung perencanaan sumber daya perusahaan.

f. Komunikasi yang Efektif

Admin gudang juga perlu memiliki kemampuan untuk berkoordinasi dengan staf gudang, departemen lain, serta pemasok dan pihak pengiriman. Komunikasi yang jelas dan tepat memastikan proses alur kerja berjalan lancar dan masalah dapat diselesaikan dengan cepat.

Untuk mendukung komunikasi yang efektif, penerapan SOP gudang menjadi sangat penting. Dengan prosedur yang terstandarisasi, semua pihak, mulai dari staf gudang hingga pemasok, akan memiliki panduan yang jelas untuk mengikuti alur kerja, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan.

g. Penyelesaian Masalah

Ketika menghadapi masalah, admin gudang harus dapat mengidentifikasi dan mengatasi kendala dengan cepat dan efisien. Kemampuan untuk berpikir kritis dan mengambil keputusan yang tepat menjadi kunci dalam menjaga kelancaran operasional.

Selain pengelolaan barang, monitoring suhu ruangan juga sangat penting dalam gudang untuk menghindari kerusakan barang sensitif terhadap suhu. Dengan demikian, admin gudang dapat memastikan kualitas barang tetap terjaga dan mengurangi potensi kerugian akibat fluktuasi suhu yang tidak terkontrol.

4. Pendidikan dan Pelatihan Admin Gudang

Seorang admin gudang umumnya diharapkan memiliki pendidikan minimal D3 atau S1 di bidang yang berhubungan, seperti manajemen logistik, manajemen inventaris, atau bidang lain yang relevan. Pendidikan ini memberikan dasar teori yang kuat mengenai prinsip-prinsip pengelolaan logistik, pengendalian persediaan, serta manajemen rantai pasokan yang sangat penting dalam tugas sehari-hari.

Pengalaman praktis yang diperoleh melalui kerja di bidang logistik atau administrasi gudang juga sangat berharga karena dapat memperkaya pemahaman praktis terkait dengan jenis gudang dan proses operasionalnya. Keterampilan komunikasi, manajerial, dan pemecahan masalah juga menjadi faktor penting dalam mendukung keberhasilan seorang admin gudang.

Baca juga: SOP Proses Loading Barang dan Unloading Barang yang Wajib Diketahui

5. Jenjang Karir Admin Gudang

Karir seorang admin gudang tidak terbatas hanya pada posisi tersebut, melainkan dapat berkembang ke posisi yang lebih tinggi dalam manajemen gudang atau logistik. Setelah memiliki pengalaman dan keterampilan yang cukup, seorang admin gudang bisa naik jabatan menjadi supervisor gudang, yang bertanggung jawab untuk mengawasi tim dan memastikan kelancaran operasional di lapangan.

Dari sana, karir bisa terus berkembang ke posisi manajer gudang, yang memiliki tanggung jawab lebih besar dalam merencanakan dan mengelola sumber daya gudang, serta berkoordinasi dengan departemen lain. Agar dapat meraih jenjang karir yang lebih tinggi, sangat penting bagi admin gudang untuk terus mengembangkan diri baik melalui pelatihan teknis maupun kepemimpinan.

6. Berapa Gaji Admin Gudang dan Penentuan Jumlahnya?

Gaji yang adil dan kompetitif untuk seorang admin gudang sangat penting untuk menjaga motivasi dan dedikasi kerja mereka. Selain itu, hal ini juga membantu perusahaan dalam mempertahankan dan menarik bakat terbaik untuk mengelola operasional gudang.

Berdasarkan informasi dari Waresix, gaji admin gudang berkisar antara Rp2.000.000 hingga Rp6.500.000 per bulan, tergantung pada perusahaan, lokasi, pengalaman, dan kualifikasi. Selain gaji pokok, posisi ini juga dapat menerima tunjangan seperti transportasi, makan, kesehatan, bonus kinerja, dan uang lembur.

Berikut ketentuan utama untuk gaji seorang admin gudang:

a. Pengalaman dan Kualifikasi

Tingkat pengalaman dan kualifikasi yang dimiliki admin gudang sangat berpengaruh terhadap gaji yang diterima. Staff dengan pengalaman lebih banyak dan kualifikasi tambahan, seperti sertifikasi khusus, biasanya mendapatkan gaji lebih tinggi. Pengalaman memperkaya pemahaman operasional, meningkatkan keterampilan dalam mengelola inventaris, serta menangani situasi darurat.

b. Tanggung Jawab dan Lingkup Pekerjaan

Gaji juga dipengaruhi oleh tanggung jawab dan lingkup pekerjaan yang diemban. Tugas admin gudang seperti manajemen inventaris, pengelolaan dokumen, dan komunikasi dengan pihak lain berkontribusi pada besaran gaji. Staff dengan tanggung jawab lebih luas, termasuk pelatihan staf baru atau pengembangan proses, perlu dihargai sesuai dengan peran mereka.

c. Lokasi Geografis dan Skala Upah Industri

Faktor eksternal, seperti lokasi geografis dan standar upah di industri, juga mempengaruhi besaran gaji. Biaya hidup yang berbeda di setiap wilayah harus diperhitungkan agar gaji yang diberikan sesuai. Selain itu, perusahaan perlu mengikuti tren industri untuk memastikan gaji yang adil dan kompetitif dengan pasar.

d. Evaluasi Kinerja dan Pengembangan Karir

Evaluasi kinerja yang rutin serta rencana pengembangan karir juga menentukan kenaikan gaji. Staff yang menunjukkan kinerja unggul dan berkontribusi pada inovasi berpotensi mendapatkan kenaikan gaji. Rencana karir yang jelas juga menjadi pertimbangan, karena perusahaan dapat menyesuaikan gaji untuk mendukung pencapaian tujuan jangka panjang karyawan.

7. Contoh Laporan Admin Gudang

Berikut adalah contoh laporan admin gudang beserta penjelasannya yang Anda bisa jadikan panduan untuk membuat laporan admin gudang.

Tabel ini mencakup informasi mengenai tanggal, nomor dokumen, kategori barang, deskripsi barang, jumlah barang yang masuk, jumlah barang yang keluar, stok akhir, dan keterangan terkait aktivitas di gudang yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis barang pada gudang Anda.

8. Kesimpulan

Tugas utama admin gudang adalah memastikan kelancaran operasional serta pengelolaan administratif barang yang masuk, disimpan, dan keluar dari gudang. Mereka berperan sebagai pusat pengendalian dokumentasi dan inventarisasi untuk memastikan efisiensi serta akurasi dalam manajemen stok.

Contoh laporan admin gudang yang telah dijelaskan memberikan penjelasan tentang bagaimana aktivitas sehari-hari dicatat dan dilaporkan. Dengan demikian, peran admin gudang tidak hanya berkontribusi pada efisiensi operasional, tetapi juga pada keseluruhan rantai pasokan yang lebih baik dan optimal.

Untuk mendukung pengelolaan gudang yang lebih efektif, ScaleOcean menyediakan software WMS yang mempermudah admin gudang dalam mengelola inventaris secara otomatis dan real-time. ScaleOcean juga menawarkan demo gratis, memberikan kesempatan untuk mengeksplorasi solusi ini lebih lanjut dan melihat bagaimana teknologi kami dapat meningkatkan kinerja gudang Anda.