Apa itu Surat Pengambilan Barang serta Contohnya

Surat pengantar pengambilan barang adalah dokumen yang memastikan kelancaran proses pengambilan dan pengiriman barang dari gudang atau pihak terkait. Sebagai bukti otorisasi resmi, surat ini tidak hanya melindungi keamanan aset perusahaan, tetapi juga meminimalisir risiko kesalahan komunikasi dalam manajemen rantai pasok.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh surat yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, serta membantu Anda menyusun dokumen yang sesuai dengan standar operasional. Kami juga akan membahas arti, fungsi, komponen, dan contoh surat pengantar pengambilan barang yang dapat memperlancar sistem manajemen gudang dan distribusi barang di perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Surat pengambilan barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk proses pengambilan atau pengiriman barang antara dua pihak.
• Surat pengambilan barang harus mencakup header, tanggal, informasi barang, instruksi pengambilan, serta tanda tangan yang menunjukkan keabsahan dokumen.
• Surat ini berfungsi untuk memperlancar proses pengambilan barang, memberikan legalitas, mengoptimalkan logistik, dan memastikan keakuratan informasi.
• ScaleOcean logistics software mempermudah pengelolaan inventaris dan pelacakan barang, meningkatkan efisiensi logistik perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Surat Pengambilan Barang?

Surat pengambilan barang adalah dokumen resmi yang menyatakan bahwa pihak tertentu berhak mengambil barang sesuai perjanjian yang telah disepakati. Dokumen ini bisa berupa surat resmi perusahaan, surat kuasa jika diwakilkan, atau surat permohonan ke instansi terkait.

Surat pengantar umumnya mencakup informasi penting seperti identitas penerima yang diotorisasi, deskripsi barang (termasuk jenis, jumlah, dan kadang kondisi), serta rincian logistik seperti tanggal, waktu, dan lokasi pengambilan.

Tujuan utama surat ini adalah memastikan transaksi berjalan lancar dan barang diterima dengan aman dan tepat, menghindari kesalahan dalam proses pengambilan.

Baca juga: Kenali 5 Jenis Dokumen Penyimpanan Barang

2. Apa Fungsi Surat Pengambilan Barang?

Surat pengambilan barang digunakan untuk mempermudah pengambilan barang, memastikan pengambilnya sah, dan mencocokkan jenis serta jumlah barang. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa fungsi utama dari surat pengantar pengambilan barang.

a. Legalitas dan Formalitas

Surat pengantar pengambilan barang dapat digunakan sebagai bukti bahwa pihak yang mengambil barang telah mendapat izin secara formal dari pemilik atau pengelola barang pada proses pengambilan.

Dokumen ini dapat mencegah perusahaan dari kemungkinan terjadi perselisihan hukum karena semua pihak yang terlibat di dalam proses pengambilan memiliki bukti tertulis yang sah. Ini sangat penting dalam menjaga kepercayaan dan integritas antara entitas bisnis.

Selain itu, kartu stok barang juga membantu mencatat setiap pergerakan barang, memastikan bahwa barang yang diambil tercatat dengan akurat dalam sistem inventaris. Ini penting untuk menjaga transparansi dan kepercayaan antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengambilan barang.

b. Memudahkan Proses Logistik

Surat ini membantu berbagai departemen untuk bekerja sama dalam proses logistik seperti distribusi, transportasi, dan pergudangan. Surat pengantar memudahkan pihak logistik untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya mereka, seperti memilih kendaraan yang tepat dan mengatur waktu pengiriman dengan jelas dengan menetapkan waktu, tempat, dan detail barang. Dokumen ini dapat mengurangi waktu tunggu dan secara keseluruhan mengoptimalkan proses logistik.

c. Kejelasan dan Akurasi Informasi

Melalui surat pengantar, semua informasi mengenai barang yang akan diambil dapat disampaikan dengan jelas, termasuk jenis, jumlah, dan kondisi barang. Dokumen ini dibuat agar semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang akan ditransaksikan, mengurangi potensi kesalahan dalam pengambilan barang. Akurasi ini sangat penting agar bisa meningkatkan efisiensi kegiatan operasional.

d. Pengamanan Barang

Dengan menentukan siapa yang berhak mengambil barang dan apa yang akan diambil, surat pengantar berperan sebagai bukti bahwa barang akan dikirim secara aman.
Dokumen ini berfungsi sebagai kontrol akses, membatasi siapa yang dapat berinteraksi dengan barang.

Ini mengurangi peluang terjadinya pencurian atau kerusakan barang. Fungsi ini sangat penting dalam menjalankan kegiatan operasional gudang yang besar atau dalam industri dimana pengiriman barang seringkali dilakukan.

Penggunaan aplikasi trucking logistik dapat meningkatkan efisiensi dalam mengelola pengiriman barang dengan memungkinkan pelacakan status pengiriman secara real-time, memperbaiki manajemen rute, dan memberikan keamanan lebih dengan memantau pergerakan armada dan memastikan barang sampai dengan aman ke tujuan.

e. Dokumentasi dan Audit

Surat pengantar mencatat setiap transaksi pengambilan barang, menyediakan data yang lengkap untuk analisis dan review. Ketika stock audit dilakukan, baik itu untuk kepatuhan regulasi atau review internal, surat pengantar dapat dengan cepat diakses sebagai bukti transaksi.

Ini memudahkan proses audit, yang membantu bisnis untuk memenuhi persyaratan hukum dan kebijakan industri serta mempertahankan atau meningkatkan standar operasional.

Selain itu, dengan bantuan software logistik ScaleOcean, seluruh dokumentasi ini dapat tersimpan secara otomatis dan terintegrasi, sehingga proses pelacakan dan audit menjadi jauh lebih efisien.

3. Apa Saja Komponen Surat Pengambilan Barang?

Komponen surat pengambilan barang mencakup kop surat, nomor dan tanggal surat, tujuan, rincian barang, informasi pengambil, serta tanda tangan pengambil, pemberi kuasa, dan petugas gudang. Berikut merupakan rincian tentang apa saja yang harus ada pada surat pengantar pengambilan barang.

a. Kepala Surat (Kop Surat)

Kop surat mencerminkan identitas resmi perusahaan yang mengeluarkan dokumen, mencakup nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan email. Komponen ini penting untuk memberikan validitas hukum dan kesan profesional pada setiap transaksi logistik.

b. Tanggal dan Nomor Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan instruksi dibuat, sedangkan nomor surat berfungsi sebagai kode referensi unik. Kedua komponen ini memudahkan pengarsipan, pelacakan dokumen, dan mengurangi risiko duplikasi pengambilan barang yang dapat merugikan inventaris perusahaan.

c. Tujuan atau Penerima

Bagian ini mencantumkan pihak yang bertanggung jawab atas barang, seperti kepala gudang atau manajer logistik. Menyebutkan nama departemen atau individu yang jelas memastikan surat sampai ke tangan yang tepat, mempercepat proses birokrasi internal.

d. Detail Barang yang Diambil

Rincian barang seperti nama, kode SKU, jumlah, dan satuan harus tercantum dengan jelas. Spesifikasi yang tepat menghindari kesalahan pengambilan dan memastikan kesesuaian antara stok fisik dan data sistem.

e. Identitas Pihak Pengambil

Bagian ini mencantumkan nama lengkap dan jabatan orang yang diberi wewenang untuk mengambil barang. Informasi ini penting untuk verifikasi keamanan, memastikan hanya personel atau kurir yang ditunjuk yang dapat mengakses aset perusahaan.

f. Keterangan Tambahan

Bagian ini menyediakan informasi tambahan seperti alasan pengambilan, metode transportasi, atau batas waktu pengembalian barang. Penjelasan ini membantu petugas gudang menyiapkan prosedur pengemasan yang sesuai dengan jenis barang dan kebutuhan pengiriman.

g. Pengesahan (Tanda Tangan & Cap)

Pengesahan akhir dilakukan melalui tanda tangan pihak pengambil, petugas gudang, dan stempel resmi perusahaan. Ini mengonfirmasi dokumen sebagai bukti transaksi sah yang digunakan untuk akuntansi dan pelaporan stok barang di akhir periode.

4. Contoh Surat Pengambilan Barang

Dibawah ini adalah contoh surat pengambilan barang yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Surat pengantar pengambilan barang memberikan informasi yang jelas dan lengkap tentang pengambilan barang, termasuk siapa yang akan mengambil, kapan, dan barang apa yang diambil. Ini memudahkan proses di gudang penerima untuk mempersiapkan barang dengan cepat dan efisien.

Berdasarkan riset oleh ScaleOcean, penerapan surat pengantar yang tepat dapat mempercepat alur kerja di gudang dan mengurangi kesalahan dalam pengiriman, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Beberapa klien kami mengungkapkan bahwa penggunaan sistem ini telah memperlancar proses distribusi barang dan meminimalkan kesalahan dalam pengambilan stok.

5. Contoh Form Pengambilan Barang dari Gudang

Dengan tujuan yang sama seperti surat pengambilan barang, form pengambilan barang dari gudang mencakup beberapa elemen penting untuk memastikan bahwa semua informasi tercatat sudah akurat. Form pengambilan barang juga membantu menjaga ketepatan inventaris dan memudahkan proses audit stok.

Form yang tertera di bawah ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah contoh form pengambilan barang dari gudang yang umum digunakan.

Pada contoh form pengambilan barang dari gudang di atas, terdapat bagian tanggal yang berfungsi untuk memberi bukti bahwa pengambilan barang terjadi pada tanggal yang tercatat. Kolom tersebut terdiri atas nomor, nama barang, jumlah, satuan, dan keterangan.

Kolom nomor berfungsi untuk mengurutkan barang-barang yang diambil dari gudang. Nama barang harus dicatat dalam kolom karena nama adalah inti dari seluruh informasi barang. Jumlah dan satuan juga penting untuk dicatat karena setiap barang belum tentu memiliki satuan yang sama.

Catatan jumlah barang berfungsi sebagai media untuk memprediksi permintaan barang di masa depan. Keterangan barang juga dicatat jika barang memiliki cara penanganan khusus atau untuk memperjelas informasi barang. Pastikan kepala gudang telah menyutujui permintan pengambilan barang sebelum barang tersebut diambil dari gudang.

6. Kesimpulan

Surat pengambilan barang merupakan dokumen yang digunakan sebagai izin atau bukti sah untuk mengambil barang dari gudang, pemasok, atau pihak lainnya. Dokumen ini berperan penting untuk menjamin agar kegiatan operasional dan pengelolaan logistik perusahaan berjalan lancar.

Dengan menggunakan contoh surat pengantar pengambilan barang yang telah kami berikan, Anda bisa menyesuaikan isi surat sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Kami harap contoh dan tips yang disajikan dalam artikel ini bisa membantu Anda dalam menyusun surat pengantar yang tidak hanya efektif tapi juga profesional dan menguntungkan semua pihak terlibat.

Untuk mengoptimalkan proses pengelolaan logistik dan pengambilan barang, software logistik ScaleOcean dapat memberikan solusi terintegrasi. Dengan fitur manajemen inventaris dan pengelolaan gudang yang canggih, software logistik ini mempermudah pengaturan dan pelacakan barang. Cobalah demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana software logistik ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan logistik perusahaan Anda.