Contoh Kartu Stok Barang dan Tahapan Membuatnya

Kartu stok barang adalah catatan yang digunakan untuk memonitor secara rinci pergerakan barang masuk dan keluar pada tiap jenis barang di gudang atau toko. Informasi ini biasanya disusun dalam bentuk tabel sehingga memudahkan perusahaan memantau ketersediaan barang secara akurat dan menjaga kontrol inventaris yang efektif.

Perusahaan perlu memahami contoh kartu stok barang karena kesalahan pencatatan dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok, yang berujung pada biaya tambahan maupun keterlambatan pemenuhan pesanan. Pemahaman ini mendukung manajemen inventaris yang lebih stabil dan efisien.

Di artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi mengenai pengertian, fungsi, contoh, hingga bagaimana cara mengisi kartu stok barang sebagai pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan. Informasi ini juga membantu dalam pengambilan keputusan bisnis yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat.

Key Takeaways

• Kartu stok barang adalah catatan yang digunakan untuk memantau pergerakan stok, penting untuk efisiensi, akurasi, dan pengambilan keputusan dalam manajemen gudang.
• Cara membuat kartu stok melibatkan penentuan format, pembuatan template, penomoran kode barang, pencatatan transaksi, pembaruan saldo, verifikasi, dan penggunaan teknologi.
• Contoh kartu stok barang berisi nama, kode, tanggal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan sisa stok, serta lokasi penyimpanan, batas stok minimum atau maksimum.
• Software Inventory ScaleOcean, solusi terbaik mengelola kartu stok barang secara otomatis, akurat, dan tanpa batasan user.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Kartu Stok Barang?

Kartu stok barang adalah dokumen penting yang mencatat setiap pergerakan persediaan, mulai dari barang masuk hingga keluar. Catatan ini biasanya dilengkapi informasi detail seperti nama barang, kode, tanggal transaksi, jumlah, hingga saldo akhir untuk memantau ketersediaan secara akurat.

Selain itu, kartu stok barang juga berfungsi sebagai alat kontrol internal. Dengan adanya pencatatan yang rapi, perusahaan dapat mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan di gudang. Melalui data ini, manajemen dapat mengambil keputusan strategis terkait pembelian maupun distribusi barang.

Kartu stok barang dapat dibuat secara manual maupun digital. Versi manual biasanya berbentuk tabel di kertas, sedangkan versi digital bisa menggunakan spreadsheet atau aplikasi inventaris. Karena itu, penggunaan metode digital semakin banyak dipilih untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

2. Contoh Kartu Stok Barang

Contoh kartu stok barang adalah catatan persediaan yang memuat informasi seperti tanggal, jumlah barang masuk, barang keluar, serta saldo akhir tiap jenis barang. Biasanya berbentuk tabel dengan kolom Nama Barang, Kode, Tanggal, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Sisa Stok, ditambah opsi Lokasi, Stok Minimum, serta Stok Maksimum.

Dokumen ini dapat dibuat manual di kertas maupun digital melalui kartu stok barang Excel atau aplikasi khusus. Berikut adalah contoh kartu stok barang dalam format tabel, yang dapat digunakan baik dalam bentuk digital maupun cetak.

Struktur umum kartu stok barang tersusun atas komponen utama yang mempermudah pencatatan. Bagian header mencakup informasi penting seperti nama perusahaan, nama barang, kode unik, satuan hitung, lokasi penyimpanan, hingga batas stok maksimum dan minimum yang ditetapkan.

Selain itu, bagian isi dalam contoh kartu stok barang biasanya berbentuk tabel transaksi yang menyimpan detail pergerakan barang. Tabel ini mencatat tanggal terjadinya transaksi, keterangan aktivitas, serta nomor bukti pendukung seperti faktur, surat jalan, atau dokumen resmi lainnya.

Komponen berikutnya meliputi jumlah barang masuk dan barang keluar dari gudang. Informasi ini memudahkan perusahaan melacak penerimaan produk dari pemasok maupun pengeluaran barang ke pelanggan, sehingga arus persediaan dapat dipantau secara akurat setiap harinya.

Bagian terakhir kartu stok barang adalah sisa stok yang dihitung setelah transaksi berlangsung. Nilai saldo ini diperoleh dari penjumlahan stok sebelumnya dengan barang masuk, kemudian dikurangi jumlah barang keluar. Dengan demikian, perusahaan bisa menjaga ketersediaan inventaris secara lebih efisien.

Oleh karena itu, pemanfaatan kartu stok juga berperan penting dalam mengamankan aset dan inventaris perusahaan. Dengan catatan yang rapi, bisnis dapat mengendalikan pergerakan barang lebih sistematis sekaligus meningkatkan transparansi terhadap kondisi persediaan di setiap periode.

3. Apa Fungsi Kartu Persediaan Barang?

Fungsi kartu persediaan barang adalah mencatat detail pergerakan stok, memantau dan mengendalikan ketersediaan, mendukung perencanaan pembelian serta penjualan, membantu menentukan nilai persediaan, sekaligus mencegah risiko kekurangan maupun kelebihan stok yang dapat merugikan bisnis.

Berikut adalah fungsi utama penggunaan kartu persediaan barang:

a. Mengawasi dan Mengelola Persediaan

Kartu stok barang digunakan untuk memastikan jumlah barang di lapangan sesuai dengan catatan administrasi. Proses stock taking secara rutin memastikan catatan tetap akurat dan memudahkan perencanaan waktu pemesanan kembali. Dengan demikian, perusahaan dapat menyesuaikan jumlah inventaris sesuai kebutuhan tanpa mengorbankan kelancaran distribusi.

b. Mencegah Kekurangan atau Kelebihan Stok

Penggunaan kartu stok mendukung perusahaan dalam menghindari risiko kekurangan atau persediaan barang berlebih. Catatan yang akurat memudahkan perencanaan waktu pemesanan kembali. Dengan demikian, perusahaan dapat menyesuaikan jumlah inventaris sesuai kebutuhan tanpa mengorbankan kelancaran distribusi.

Selain itu, pencatatan transaksi juga sebaiknya dilengkapi dengan tanda terima barang agar arus persediaan lebih transparan. Kartu stock barang ini membantu memvalidasi jumlah barang yang masuk, sekaligus memastikan data pada kartu stok selalu konsisten dengan kondisi fisik gudang.

c. Membantu Pengambilan Keputusan

Data pada kartu stok barang excel memberikan dasar kuat untuk memperkirakan permintaan di masa mendatang. Informasi tersebut mendukung perencanaan pembelian maupun produksi yang lebih terarah. Selain itu, manajer dapat menggunakan data ini untuk mengidentifikasi tren penjualan dan konsumsi pelanggan.

d. Memantau Biaya dan Nilai Persediaan

Kartu stok barang gudang mencatat biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan barang serta nilai persediaan. Catatan ini membantu menjaga akurasi laporan keuangan perusahaan. Selain itu, manajemen stok yang tepat memungkinkan identifikasi biaya yang perlu ditekan guna meningkatkan efisiensi operasional.

e. Audit dan Pemenuhan Regulasi

Pencatatan melalui kartu stok barang membuat proses verifikasi data persediaan lebih cepat dan akurat. Auditor dapat menilai kebenaran catatan dengan mudah. Selain itu, sistem ini memperkuat transparansi sehingga kepercayaan terhadap laporan inventaris semakin meningkat.

Namun, ketika ditemukan perbedaan antara catatan dan kondisi fisik, perusahaan perlu menyusun berita acara selisih persediaan. Kartu stock barang berfungsi sebagai bukti formal atas ketidaksesuaian, sehingga proses evaluasi dan tindak lanjut dapat dilakukan lebih sistematis dan transparan.

Untuk mempermudah pencatatan dan pengelolaan persediaan, software stok barang terbaik dapat membantu mempercepat proses pencatatan, meningkatkan akurasi data, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku dengan fitur pelaporan yang komprehensif.

f. Optimalisasi Ruang Gudang

Dengan data yang akurat mengenai barang yang tersedia, pengelola gudang bisa menggunakan ruang dengan efisien. Informasi yang disediakan oleh kartu persediaan mempermudah pengelola gudang untuk mengatur tata letak dan penempatan barang dengan lebih baik, mengurangi peluang terjadinya kesalahan, dan meningkatkan aksesibilitas barang, sehingga mengoptimalkan penggunaan ruang gudang secara keseluruhan.

Baca juga: Begini Fungsi dan Cara Manajemen Gudang Logistik Perusahaan

4. Bagaimana Cara Membuat Contoh Kartu Stok Barang?

Membuat kartu stok barang yang efektif adalah proses yang membutuhkan ketelitian dan perencanaan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat catatan ini di gudang, seperti contoh kartu stok barang sebelumnya.

a. Tentukan Format Kartu Stok

Pertama, pilih format kartu stok yang sesuai dengan kebutuhan. Format digital memudahkan pengelolaan data dan integrasi dengan sistem lain, sementara format manual mungkin lebih sederhana untuk bisnis kecil atau saat teknologi terbatas. Informasi yang tercatat harus diperoleh melalui pemantauan pergerakan barang yang efektif.

b. Buat Template Kartu Stok

Buat template yang dapat digunakan berulang kali untuk setiap stok barang. Gunakan perangkat lunak seperti Excel untuk format digital atau buat formulir cetak yang mudah diisi untuk pendekatan manual. Template ini memastikan konsistensi dan memudahkan pencatatan informasi yang diperlukan dalam kartu stok.

c. Penomoran dan Kode Barang

Berikan kode unik untuk setiap jenis barang untuk memudahkan pelacakan dan referensi. Setiap kartu stok barang harus memiliki nomor referensi yang memudahkan pencocokan dengan dokumen lain seperti faktur atau nota pengiriman. Sistem penomoran ini membantu dalam pengorganisasian dan pengelolaan stok yang lebih efisien.

d. Mencatat Transaksi

Catat setiap transaksi masuk dan keluar barang secara detail di kartu stok, termasuk tanggal, kuantitas, dan sumber atau tujuan barang. Keakuratan pencatatan ini sangat penting untuk menjaga integritas data stok. Dengan mencatat semua transaksi secara terperinci, Anda dapat memantau pergerakan barang dan mencegah kehilangan atau kekurangan stok.

e. Perbarui Saldo Stok

Setelah setiap transaksi, segera perbarui saldo stok yang tersedia untuk memastikan data stok barang selalu akurat. Penghitungan saldo harus dilakukan dengan teliti untuk mencegah terjaidnya kesalahan dalam laporan gudang barang. Saldo yang sudah diperbarui memberikan informasi mengenai jumlah barang yang ada di gudang pada setiap waktu.

f. Verifikasi

Secara berkala, lakukan audit fisik stok untuk memverifikasi keakuratan data di kartu stok. Periksa daftar inventaris barang fisik dan kartu stok, dan lakukan penyesuaian jika diperlukan. Proses verifikasi ini penting untuk memastikan bahwa data stok selalu akurat dan mencerminkan kondisi sebenarnya di gudang.

g. Penggunaan Teknologi

Pertimbangkan integrasi sistem kartu stok dengan sistem ERP atau manajemen gudang untuk otomatisasi dan pengelolaan data yang lebih baik. Gunakan barcode atau sistem RFID untuk mempercepat proses pencatatan dan mengurangi kesalahan manusia. Teknologi ini meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam pengelolaan persediaan barang.

Dengan memanfaatkan aplikasi inventaris gudang, teknologi ini dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam pengelolaan persediaan barang, memastikan bahwa data persediaan selalu diperbarui secara real-time dan meminimalkan risiko kesalahan.

5. Bagaimana Format Kartu Stok Barang?

Format kartu stok barang dirancang untuk mencatat detail pergerakan inventaris secara jelas dan terstruktur. Format ini mencakup beberapa elemen seperti kode barang, deskripsi, tanggal transaksi, jumlah masuk-keluar, sisa stok, harga per unit, supplier, lokasi penyimpanan, dan catatan tambahan.

Berikut penjelasan dari setiap elemen kartu stock barang:

• Kode barang: Identitas unik berupa angka/huruf yang membedakan setiap barang. Digunakan untuk memudahkan pencarian, pengurutan, serta pelacakan batch, terutama pada gudang dengan banyak jenis barang.
• Deskripsi barang: Menyajikan detail singkat barang agar mudah dibedakan dengan barang serupa. Deskripsi mendukung proses pembelian, pengelolaan, hingga penjualan, sekaligus mengurangi risiko salah kirim atau salah pesan.
• Tanggal transaksi: Mencatat waktu setiap pergerakan stok, baik masuk maupun keluar. Data ini penting untuk melacak arus barang, menilai kecepatan perputaran, serta mengidentifikasi masalah dalam rantai pasok.
• Jumlah barang masuk dan keluar: Menunjukkan volume barang yang ditambahkan atau dikeluarkan. Catatan akurat membantu memprediksi kebutuhan pembelian dan mencegah kekurangan stok yang berpotensi mengganggu operasional.
• Sisa stok barang: Menyediakan informasi stok terkini setelah transaksi. Data ini penting untuk menjaga keseimbangan persediaan, menghindari overstock atau stockout, dan mendukung perencanaan sumber daya bahkan juga buffer stock.
• Harga per unit: Pencatatan harga unit memudahkan evaluasi nilai persediaan dan perhitungan harga jual. Informasi ini juga mendukung strategi penyesuaian harga, diskon, atau promosi sesuai kondisi pasar.
• Lokasi penyimpanan: Menunjukkan letak barang dalam gudang untuk mempercepat pencarian. Lokasi strategis juga mendukung efisiensi kerja dan memastikan penempatan barang aman sesuai ukuran atau frekuensi pemakaian.
• Catatan: Ruang tambahan untuk keterangan khusus, seperti kondisi barang, retur, atau masalah kualitas. Catatan ini berfungsi sebagai referensi dalam pengambilan keputusan operasional maupun manajerial.

6. ScaleOcean Solusi Otomatis untuk Manajemen Keluar Masuk Barang 

Mengelola keluar-masuk barang secara efisien merupakan tantangan besar dalam bisnis. Pencatatan manual sering kali menyebabkan kesalahan, keterlambatan, dan kebingungannya pengelolaan stok. Dengan menggunakan software inventory management dari ScaleOcean, proses ini menjadi lebih otomatis dan akurat.

Sistem ScaleOcean mempermudah pencatatan keluar-masuk barang dengan fitur Inventory Management yang memungkinkan Anda untuk mencatat pergerakan barang secara real-time, dengan data lengkap tentang stok masuk, stok keluar, dan saldo akhir. Fitur ini menggantikan pencatatan manual dengan sistem digital yang lebih efisien.

Untuk membantu Anda lebih memahami bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan manajemen inventaris, kami menawarkan demo gratis yang memungkinkan Anda mengeksplorasi fitur-fitur unggulan dari software ini. Berikut ini adalah beberapa fitur utama dari ScaleOcean yang sangat cocok untuk industri Anda:

• Otomatis memperbarui stok setiap kali terjadi transaksi penjualan atau pembelian.
• Menyediakan rekapitulasi stok per item yang dapat diakses kapan saja tanpa perlu menghitung secara manual.
• Memiliki riwayat mutasi stok yang jelas, memudahkan Anda melacak siapa, kapan, dan mengapa stok berubah.
• Mengurangi risiko human error dan kehilangan data, karena semua informasi tersimpan terpusat di sistem.

Dengan demikian, pengelolaan persediaan menjadi lebih cepat, akurat, dan transparan dibandingkan dengan cara manual.

7. Kesimpulan

Contoh kartu stok barang di atas menunjukkan betapa pentingnya format pencatatan yang jelas dan terstruktur dalam mendukung manajemen gudang. Dengan kartu stok, pergerakan barang dapat dipantau secara akurat sehingga stok selalu terkelola dengan baik dan operasional berjalan lebih efisien.

Namun, untuk skala operasional yang lebih besar, pencatatan manual sering kali tidak cukup. Di sinilah software manajemen inventaris ScaleOcean hadir untuk membantu mengoptimalkan pencatatan, pelacakan, hingga analisis stok secara otomatis. Coba demo gratis ScaleOcean sekarang dan dapatkan kemudahan mengelola stok barang dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.