Contoh Kartu Stok Barang dan Cara Membuatnya

Kartu stok barang adalah catatan yang digunakan untuk memonitor secara rinci pergerakan barang masuk dan keluar pada tiap jenis barang di gudang atau toko. Informasi ini biasanya disusun dalam bentuk tabel sehingga memudahkan perusahaan memantau ketersediaan barang secara akurat dan menjaga kontrol inventaris yang efektif.

Perusahaan perlu memahami contoh kartu stok barang karena kesalahan pencatatan dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok, yang berujung pada biaya tambahan maupun keterlambatan pemenuhan pesanan. Pemahaman ini mendukung manajemen inventaris yang lebih stabil dan efisien.

Di artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi mengenai pengertian, fungsi, contoh, hingga bagaimana cara mengisi kartu stok barang sebagai pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan. Informasi ini juga membantu dalam pengambilan keputusan bisnis yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat.

Key Takeaways

• Kartu stok barang adalah catatan yang digunakan untuk memantau pergerakan stok, penting untuk efisiensi, akurasi, dan pengambilan keputusan dalam manajemen gudang.
• Cara membuat kartu stok melibatkan penentuan format, pembuatan template, penomoran kode barang, pencatatan transaksi, pembaruan saldo, verifikasi, dan penggunaan teknologi.
• Contoh kartu stok barang berisi nama, kode, tanggal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan sisa stok, serta lokasi penyimpanan, batas stok minimum atau maksimum.
• Software Inventory ScaleOcean, solusi terbaik mengelola kartu stok barang secara otomatis, akurat, dan tanpa batasan user.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Kartu Stok Barang?

Kartu stok barang adalah formulir atau lembar yang digunakan untuk mencatat setiap pergerakan barang masuk dan keluar dari gudang atau tempat penyimpanan. Pencatatan ini dapat dilakukan secara manual di atas kertas atau menggunakan format digital seperti spreadsheet.

Selain itu, kartu stok barang juga berfungsi sebagai alat kontrol internal. Dengan adanya pencatatan yang rapi, perusahaan dapat mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan di gudang. Melalui data ini, manajemen dapat mengambil keputusan strategis terkait pembelian maupun distribusi barang.

Kartu stok barang dapat dibuat secara manual maupun digital. Versi manual biasanya berbentuk tabel di kertas, sedangkan versi digital bisa menggunakan spreadsheet atau aplikasi inventaris. Karena itu, penggunaan metode digital semakin banyak dipilih untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

Baca juga: Begini Fungsi dan Cara Manajemen Gudang Logistik Perusahaan

2. Apa Fungsi Kartu Persediaan Barang?

Fungsi kartu persediaan barang adalah mencatat detail stock movement, memantau dan mengendalikan ketersediaan, mendukung perencanaan pembelian serta penjualan, membantu menentukan nilai persediaan, sekaligus mencegah risiko kekurangan maupun kelebihan stok yang dapat merugikan bisnis.

Untuk lebih detail, berikut fungsi utama kartu persediaan barang:

a. Mengontrol Persediaan

Kartu stok barang membantu memantau pergerakan barang yang masuk dan keluar. Dengan pencatatan yang tepat, kuantitas stok dapat terpantau dengan baik, sehingga perusahaan dapat mengelola persediaan secara lebih efisien dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Selain menggunakan kartu stok barang, perusahaan juga perlu mempertimbangkan tata letak yang efisien di gudang. Tata letak yang baik memastikan barang mudah diakses dan dipantau, membantu mempercepat perputaran stok, serta mencegah kekurangan atau kelebihan barang.

b. Meminimalkan Kehilangan

Dengan pencatatan yang lebih detail dan teratur, kartu stok meminimalkan risiko kehilangan atau salah letak barang. Berita acara selisih persediaan juga dapat membantu mendokumentasikan perbedaan antara jumlah barang yang tercatat dengan yang sebenarnya, memastikan bahwa akurasi persediaan tetap terjaga.

Hal tersebut juga didukung riset Glock dan rekannya dalam Grow Sales by Improving Inventory Records yang mencatat bahwa peningkatan akurasi pencatatan di sektor ritel, yaitu kartu stok teratur + berita acara selisih, dapat meningkatkan penjualan sebesar 4 %‑8 % ketika kesalahan persediaan dikurangi.

c. Memudahkan Stock Opname

Contoh kartu stok barang memudahkan proses penghitungan stok fisik. Data yang tercatat dengan baik memungkinkan tim untuk melakukan stock opname lebih cepat dan akurat, serta membantu dalam mengelola buffer stock, memastikan pencatatan persediaan yang lebih efektif dan menjaga ketersediaan barang sesuai kebutuhan.

d. Menyediakan Data Historis

Kartu stok barang juga menyediakan data tentang riwayat pergerakan barang. Informasi historis ini sangat berharga untuk melakukan analisis dan perencanaan persediaan di masa mendatang, serta membuat keputusan yang lebih baik terkait manajemen barang.

e. Menghindari Kelebihan atau Kekurangan Stok

Format kartu stok barang membantu perusahaan menentukan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang. Dengan pemantauan yang terus-menerus, perusahaan dapat menghindari situasi kelebihan atau kekurangan stok, menjaga keseimbangan antara permintaan dan pasokan barang.

Selain menggunakan kartu stok, perusahaan dapat memanfaatkan software stok barang terbaik untuk mengelola dan memantau persediaan dengan lebih efisien. Sistem ini memberikan visibilitas real-time, mengurangi kesalahan pencatatan, dan memastikan pengelolaan barang yang lebih akurat dan transparan.

3. Apa Saja Komponen Kartu Stok Barang?

Kartu stok mencatat informasi seperti nama dan kode barang, satuan ukur, tanggal transaksi, keterangan (misalnya pembelian, penjualan, atau retur), jumlah barang masuk dan keluar, serta sisa stok setelah transaksi untuk memantau pergerakan barang secara efektif.

Secara lebih rinci, berikut beberapa komponen dalam contoh kartu stok barang:

• Nama dan Kode Barang: Setiap barang harus memiliki identifikasi yang unik, yang meliputi nama dan kode barang untuk memudahkan pencatatan dan pencarian data secara cepat dan tepat.
• Satuan Barang: Satuan barang merujuk pada unit pengukuran yang digunakan untuk menghitung barang, seperti unit, pcs, buah, atau rim, yang disesuaikan dengan jenis barang yang disimpan.
• Spesifikasi Barang: Spesifikasi barang meliputi informasi detail seperti ukuran, warna, atau nomor batch yang penting untuk memverifikasi barang sesuai dengan standar atau kebutuhan tertentu.
• Lokasi Penyimpanan: Pencatatan lokasi penyimpanan memastikan barang dapat ditemukan dengan mudah. Ini juga membantu dalam manajemen gudang yang lebih efisien.
• Tanggal Transaksi: Tanggal transaksi adalah informasi penting yang tercatat setiap kali ada perubahan dalam stok. Ini mencatat kapan barang diterima atau keluar dari gudang.
• Keterangan Transaksi: Kolom keterangan memberikan detail lebih lanjut mengenai jenis transaksi yang terjadi, seperti pembelian, penjualan, retur, atau penyesuaian lainnya yang mempengaruhi stok.
• Jumlah Masuk: Kolom ini mencatat jumlah barang yang diterima atau masuk ke dalam gudang, yang memperbarui saldo stok yang ada.
• Jumlah Keluar: Pada kolom ini, jumlah barang yang dijual atau keluar dari gudang dicatat untuk melacak perubahan stok yang terjadi.
• Sisa Stok: Sisa stok menunjukkan jumlah barang yang tersedia setelah setiap transaksi, yang memberikan informasi terbaru tentang persediaan yang ada di gudang.

Selain mencatat pergerakan barang, pelacakan batch memungkinkan tim untuk memantau produk berdasarkan nomor batch tertentu. Hal ini sangat berguna dalam mengelola produk dengan tanggal kadaluarsa atau produk yang membutuhkan pengelolaan khusus.

4. Bagaimana Cara Mengisi Kartu Stok Barang?

Untuk mengisi kartu stok barang, catat setiap transaksi langsung pada kartu yang relevan untuk masing-masing jenis barang. Mulailah dengan mengisi data header seperti nama dan kode barang, kemudian lengkapi kolom tanggal, deskripsi, jumlah barang masuk, dan jumlah barang keluar untuk setiap transaksi.

Untuk lebih detail, berikut adalah cara mengisi kartu barang:

a. Siapkan Kartu Stok

Pastikan Anda memiliki format kartu stok barang yang sesuai, baik manual atau digital. Kartu ini harus mencakup data penting seperti nama barang, kode, satuan, tanggal, jumlah barang masuk dan keluar, serta sisa stok. Dengan format yang tepat, pencatatan menjadi lebih mudah.

b. Isi Data Header Kartu

Pada bagian atas kartu, cantumkan informasi dasar seperti nama barang, kode barang, lokasi penyimpanan, dan batas stok minimum serta maksimum. Informasi ini sangat penting untuk memudahkan pemantauan dan pengaturan stok secara efektif.

c. Catat Setiap Transaksi

Segera setelah ada pergerakan barang, catat transaksi tersebut di kartu stok barang. Untuk barang masuk, isi kolom dengan jumlah unit yang diterima. Begitu pula untuk barang keluar, isi kolom dengan jumlah yang terjual atau digunakan, serta keterangan terkait transaksi tersebut.

d. Tambahkan Tanggal dan Deskripsi

Setiap transaksi harus dilengkapi dengan tanggal dan deskripsi singkat, seperti “Pembelian” atau “Penjualan”. Pastikan juga mencatat nomor bukti pendukung untuk mempermudah verifikasi transaksi di kemudian hari.

e. Hitung dan Isi Sisa Stok

Setelah mencatat barang masuk dan keluar, hitung sisa stok barang dengan rumus:

Jumlahkan stok yang ada dengan barang masuk, lalu kurangi dengan barang yang keluar untuk mendapatkan sisa stok yang akurat.

f. Lengkapi dengan Informasi Tambahan

Jika perlu, tambahkan informasi lainnya dalam contoh kartu persediaan barang, seperti tanggal kedaluwarsa atau kondisi barang pada kolom keterangan. Hal ini penting untuk manajemen stok barang agar lebih terkontrol dengan baik.

g. Tulis Nama Penanggung Jawab

Tuliskan nama atau paraf petugas yang bertanggung jawab atas pencatatan pada setiap transaksi. Ini membantu memastikan bahwa setiap pencatatan dapat dipertanggungjawabkan dengan jelas.

h. Lakukan Pemeriksaan Berkala

Secara rutin, lakukan pemeriksaan fisik stok barang dan sesuaikan dengan catatan di contoh kartu persediaan barang. Kegiatan ini, seperti stok opname, akan membantu memastikan bahwa pencatatan stok tetap akurat dan tidak ada kesalahan.

5. Contoh Kartu Stok Barang

Contoh kartu stok barang adalah catatan persediaan yang memuat informasi seperti tanggal, jumlah barang masuk, barang keluar, serta saldo akhir tiap jenis barang. Biasanya berbentuk tabel dengan kolom Nama Barang, Kode, Tanggal, Barang Masuk, Barang Keluar, dan Sisa Stok, ditambah opsi Lokasi, Stok Minimum, serta Stok Maksimum.

Dokumen ini dapat dibuat manual di kertas maupun digital melalui kartu stok barang Excel atau aplikasi khusus. Berikut adalah contoh kartu stok barang dalam format tabel, yang dapat digunakan baik dalam bentuk digital maupun cetak.

Struktur umum kartu stok barang tersusun atas komponen utama yang mempermudah pencatatan. Bagian header mencakup informasi penting seperti nama perusahaan, nama barang, kode unik, satuan hitung, lokasi penyimpanan, hingga batas stok maksimum dan minimum yang ditetapkan.

Selain itu, bagian isi dalam contoh kartu stok barang biasanya berbentuk tabel transaksi yang menyimpan detail pergerakan barang. Tabel ini mencatat tanggal terjadinya transaksi, keterangan aktivitas, serta nomor bukti pendukung seperti faktur, surat jalan, atau dokumen resmi lainnya.

Komponen berikutnya meliputi jumlah barang masuk dan barang keluar dari gudang. Informasi ini memudahkan perusahaan melacak penerimaan produk dari pemasok maupun pengeluaran barang ke pelanggan, sehingga arus persediaan dapat dipantau secara akurat setiap harinya.

Bagian terakhir kartu stok barang adalah sisa stok yang dihitung setelah transaksi berlangsung. Nilai saldo ini diperoleh dari penjumlahan stok sebelumnya dengan barang masuk, kemudian dikurangi jumlah barang keluar. Dengan demikian, perusahaan bisa menjaga ketersediaan inventaris secara lebih efisien.

Oleh karena itu, pemanfaatan kartu stok juga berperan penting dalam mengamankan aset dan inventaris perusahaan. Dengan catatan yang rapi, bisnis dapat mengendalikan pergerakan barang lebih sistematis sekaligus meningkatkan transparansi terhadap kondisi persediaan di setiap periode.

6. Bagaimana Cara Membuat Kartu Stok Barang?

Untuk membuat kartu stok barang, buat tabel yang mencakup kolom-kolom seperti tanggal, nama barang, kode barang, satuan, stok awal, barang masuk, barang keluar, dan stok akhir. Pastikan setiap kolom diisi dengan data yang akurat dan terperinci untuk memantau pergerakan barang, serta mempermudah proses audit stok secara berkala.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk menyusun kartu stok barang:

a. Tentukan Format Kartu Stok

Pertama, pilih format kartu stok yang sesuai dengan kebutuhan. Format digital memudahkan pengelolaan data dan integrasi dengan sistem lain, sementara format manual mungkin lebih sederhana untuk bisnis kecil atau saat teknologi terbatas. Informasi yang tercatat harus diperoleh melalui pemantauan pergerakan barang yang efektif.

b. Buat Template Kartu Stok

Buat template yang dapat digunakan berulang kali untuk setiap stok barang. Gunakan perangkat lunak seperti Excel untuk format digital atau buat formulir cetak yang mudah diisi untuk pendekatan manual. Template ini memastikan konsistensi dan memudahkan pencatatan informasi yang diperlukan dalam kartu stok.

c. Penomoran dan Kode Barang

Berikan kode unik untuk setiap jenis barang untuk memudahkan pelacakan dan referensi. Setiap kartu stok barang harus memiliki nomor referensi yang memudahkan pencocokan dengan dokumen lain seperti faktur atau nota pengiriman. Sistem penomoran ini membantu dalam pengorganisasian dan pengelolaan stok yang lebih efisien.

d. Mencatat Transaksi

Catat setiap transaksi masuk dan keluar barang secara detail di kartu stok, termasuk tanggal, kuantitas, dan sumber atau tujuan barang. Keakuratan pencatatan ini sangat penting untuk menjaga integritas data stok. Dengan mencatat semua transaksi secara terperinci, Anda dapat memantau pergerakan barang dan mencegah kehilangan atau kekurangan stok.

e. Perbarui Saldo Stok

Setelah setiap transaksi, segera perbarui saldo stok yang tersedia untuk memastikan data stok barang selalu akurat. Penghitungan saldo harus dilakukan dengan teliti untuk mencegah terjaidnya kesalahan dalam laporan gudang barang. Saldo yang sudah diperbarui memberikan informasi mengenai jumlah barang yang ada di gudang pada setiap waktu.

f. Verifikasi

Secara berkala, lakukan audit fisik stok untuk memverifikasi keakuratan data di kartu stok. Periksa daftar inventaris barang fisik dan kartu stok, dan lakukan penyesuaian jika diperlukan. Proses verifikasi ini penting untuk memastikan bahwa data stok selalu akurat dan mencerminkan kondisi sebenarnya di gudang.

g. Penggunaan Teknologi

Pertimbangkan integrasi sistem kartu stok dengan sistem ERP atau manajemen gudang untuk otomatisasi dan pengelolaan data yang lebih baik. Gunakan barcode atau sistem RFID untuk mempercepat proses pencatatan dan mengurangi kesalahan manusia. Teknologi ini meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam pengelolaan persediaan barang.

Dengan memanfaatkan aplikasi inventaris gudang, teknologi ini dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam pengelolaan persediaan barang, memastikan bahwa data persediaan selalu diperbarui secara real-time dan meminimalkan risiko kesalahan.

7. Apa Saja Keuntungan dan Kekurangan Penggunaan Kartu Stok Barang?

Penggunaan kartu stok barang menawarkan berbagai kelebihan dalam pengelolaan persediaan, namun juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut ini adalah keuntungan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum mengimplementasikannya dalam sistem manajemen stok Anda.

a. Keuntungan Menggunakan Kartu Stok Barang

• Pengelolaan persediaan yang lebih efisien: Kartu stok barang mempermudah pemantauan pergerakan barang masuk dan keluar secara rutin.
• Menghindari masalah stok: Dengan data yang terupdate, Anda bisa menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mengganggu operasi dan merugikan.
• Mempermudah stock opname: Pencatatan yang konsisten dan akurat mempermudah penghitungan stok fisik secara berkala.
• Mengurangi risiko kehilangan dokumen: Setiap transaksi tercatat dan diperbarui, mengurangi kemungkinan kehilangan faktur atau tanda terima barang.

b. Kekurangan Menggunakan Kartu Stok Barang

• Risiko kesalahan manual: Penggunaan sistem manual dapat menyebabkan kesalahan penulisan atau typo.
• Memakan waktu: Proses pencatatan transaksi secara manual memakan waktu, terutama pada bisnis dengan volume transaksi yang besar.
• Memerlukan verifikasi rutin: Harus ada audit fisik stok secara berkala untuk memastikan data yang tercatat di kartu stok akurat.

Secara keseluruhan, keuntungan dari penggunaan kartu stok barang meliputi pengelolaan persediaan yang lebih terkontrol, pencegahan kekurangan atau kelebihan stok, peningkatan efisiensi operasional, dan mempermudah proses stock opname.

Namun, kekurangannya termasuk potensi kesalahan manual pada kartu fisik, memakan waktu untuk bisnis berskala besar, risiko kerusakan atau kehilangan data, serta kurang efektif untuk bisnis dengan banyak SKU.

Untuk mengatasi permasalahan dalam pengelolaan stok barang, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software WMS. Dengan teknologi ini, pengelolaan stok menjadi lebih efisien dan akurat, mengurangi risiko kesalahan, serta meningkatkan efektivitas operasional dalam bisnis berskala besar.

8. ScaleOcean Solusi Otomatis untuk Manajemen Keluar Masuk Barang 

Mengelola keluar-masuk barang secara efisien merupakan tantangan besar dalam bisnis. Pencatatan manual sering kali menyebabkan kesalahan, keterlambatan, dan kebingungannya pengelolaan stok. Dengan menggunakan software inventory management dari ScaleOcean, proses ini menjadi lebih otomatis dan akurat.

Sistem ScaleOcean mempermudah pencatatan keluar-masuk barang dengan fitur Inventory Management yang memungkinkan Anda untuk mencatat pergerakan barang secara real-time, dengan data lengkap tentang stok masuk, stok keluar, dan saldo akhir. Fitur ini menggantikan pencatatan manual dengan sistem digital yang lebih efisien.

Untuk membantu Anda lebih memahami bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan manajemen inventaris, kami menawarkan demo gratis yang memungkinkan Anda mengeksplorasi fitur-fitur unggulan dari software ini. Berikut ini adalah beberapa fitur utama dari ScaleOcean yang sangat cocok untuk industri Anda:

• Otomatis memperbarui stok setiap kali terjadi transaksi penjualan atau pembelian.
• Menyediakan rekapitulasi stok per item yang dapat diakses kapan saja tanpa perlu menghitung secara manual.
• Memiliki riwayat mutasi stok yang jelas, memudahkan Anda melacak siapa, kapan, dan mengapa stok berubah.
• Mengurangi risiko human error dan kehilangan data, karena semua informasi tersimpan terpusat di sistem.

Dengan demikian, pengelolaan persediaan menjadi lebih cepat, akurat, dan transparan dibandingkan dengan cara manual.

9. Kesimpulan

Kartu stok barang adalah formulir atau catatan yang berfungsi untuk memantau pergerakan persediaan satu jenis barang di gudang. Kartu ini mencatat secara rinci jumlah barang yang masuk, keluar, serta sisa stok yang tersedia.

Pencatatan yang tepat dan terstruktur dalam contoh kartu stok barang sangat penting untuk menjaga akurasi data inventaris. Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang yang sesuai dengan permintaan dan meminimalkan kesalahan dalam pengelolaan stok.

Inventory Software ScaleOcean memberikan solusi cerdas untuk mengelola stok barang secara efektif. Dengan fitur pelacakan real-time, otomatisasi pemesanan ulang, dan laporan analitik, software ini membantu perusahaan meningkatkan akurasi, efisiensi, dan penghematan biaya dalam manajemen inventaris.

Referensi:

• Destro, I. R. et al. (2023). The impacts of inventory record inaccuracy and cycle counting on distribution centre performance. Creative Commons Attribution License.
• Rekik, Y., Oliva, R., Glock, C., Syntetos, A. (2025), Inventory record inaccuracy in grocery retailing: Impact of promotions and product perishability, and targeted effect of audits. ArXiv.
• A. Shabani et al. (2021). Inventory record inaccuracy and store‑level performance. International Journal of Production Economics.