Cara Membuat Form Monitoring Suhu Ruangan dan Contohnya

Form monitoring suhu ruangan adalah alat yang digunakan untuk mencatat dan memantau suhu di dalam suatu ruangan secara teratur. Alat ini sangat penting untuk memastikan suhu ruangan tetap dalam kondisi yang optimal, terutama untuk penyimpanan barang yang sensitif terhadap perubahan suhu.

Maka, perusahaan perlu memahami cara mapping suhu gudang untuk mencegah masalah yang timbul akibat fluktuasi suhu, seperti kerusakan barang yang dapat menyebabkan kerugian finansial. Pengelolaan suhu yang buruk dapat merusak kualitas produk dan menambah biaya operasional yang tidak perlu.

Di artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi tentang komponen, contoh form monitoring suhu ruangan, hingga cara membuat form tersebut, untuk meningkatkan kontrol kualitas dan memastikan bahwa suhu di area penyimpanan selalu berada pada level yang sesuai dengan standar operasional perusahaan.

Key Takeaways

• Form monitoring suhu ruangan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan memantau suhu ruangan secara rutin.
• Cara mapping suhu gudang: buat protokol pemetaan suhu, siapkan data logger sesuai titik yang ditentukan, lakukan pengukuran selama 7-14 hari, dan analisis data.
• Cara membuat form monitoring suhu: penentuan tujuan, pemilihan metode pengukuran, desain layout, penentuan lokasi pengukuran, uji coba, evaluasi, revisi, dan implementasi.
• Software Inventory ScaleOcean menyediakan sistem terintegrasi yang dapat membantu mengotomatisasi pemantauan suhu, menyederhanakan dokumentasi, dan memudahkan pelaporan.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Form Monitoring Suhu Ruangan?

Form monitoring suhu ruangan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan memantau suhu di dalam ruangan (seperti gudang, rumah sakit, atau apotek) agar tetap berada dalam rentang yang optimal dan sesuai standar.

Dokumen ini bertujuan untuk mencegah kerusakan produk, menjaga kondisi yang aman dan stabil, serta mengidentifikasi masalah pada sistem pendingin atau HVAC. Oleh karena itu, pencatatan suhu secara rutin dapat mencegah kerusakan barang atau produk yang disebabkan oleh perubahan suhu yang tidak terkontrol.

Di banyak sektor industri, form ini menjadi alat utama untuk mematuhi standar keamanan. Selain itu, hal ini juga mendukung kepatuhan terhadap regulasi terkait penyimpanan barang yang membutuhkan suhu tertentu, seperti di sektor farmasi atau makanan.

Sebagai contoh, di setiap tahunnya industri farmasi mengalami kerugian sekitar USD 35 miliar akibat penyimpangan suhu dalam rantai dingin (cold chain), yang dapat menyebabkan produk harus dibuang atau diproduksi ulang.

Form monitoring suhu ruangan seringkali terintegrasi dengan sistem manajemen fasilitas. Ini memungkinkan pengawasan suhu secara otomatis, yang lebih efisien dan mengurangi potensi kesalahan manusia dalam pencatatan dan pengawasan suhu ruangan.

Apa Tujuan Penggunaan Form Monitoring Suhu Ruangan?

Form Monitoring Suhu berfungsi untuk mencegah kerusakan produk, seperti makanan atau obat, dengan memastikan suhu stabil. Fungsi lainnya adalah menjaga kualitas lingkungan, mendeteksi penyimpangan suhu, memenuhi standar yang ditetapkan, serta mendokumentasikan data suhu untuk laporan dan audit.

Tujuan form monitoring suhu ruangan dalam gudang, diantaranya:

1. Kontrol Kualitas Produk

Produk seperti makanan, obat-obatan, dan bahan kimia memiliki syarat dan KPI penyimpanan gudang yang harus diikuti. Suhu yang tidak stabil atau tidak sesuai dapat memicu reaksi kimia yang mempercepat daya tahan produk, mengubah komposisi atau merusak efektivitasnya, sehingga mengurangi nilai komersial dan keamanan produk.

2. Memenuhi Standar Regulasi

Pemenuhan standar untuk metode penyimpanan barang di gudang adalah wajib untuk banyak industri, khususnya dalam sektor makanan dan farmasi. Monitoring suhu yang akurat dapat membantu memastikan bahwa gudang mematuhi pedoman yang ditetapkan oleh otoritas kesehatan dan keselamatan, seperti FDA atau EMA.

3. Pengelolaan Energi dan Efisiensi Operasional

Monitoring suhu yang efektif dapat membantu mengidentifikasi penggunaan energi yang berlebihan atau inefisiensi dalam sistem HVAC. Dengan mengoptimalkan pengaturan suhu sesuai dengan kebutuhan, gudang bisa mengurangi konsumsi energi dan biaya operasional. Hal ini tidak hanya dapat menjaga lingkungan, tetapi juga meningkatkan margin keuntungan dengan mengurangi pengeluaran operasional yang tidak perlu.

4. Mencegah Kerusakan dan Kehilangan Barang

Monitoring suhu dapat mendeteksi kondisi gudang yang tidak ideal, yang dapat merusak produk. Ini sangat penting untuk barang-barang yang memiliki aturan penyimpanan suhu yang ketat. Dengan intervensi tepat waktu, hal ini dapat mencegah kerusakan luas pada inventaris yang mengakibatkan kerugian finansial yang besar dan potensi kehilangan kepercayaan dari pelanggan atau mitra bisnis.

5. Optimalisasi Pemeliharaan Fasilitas

Data dari monitoring suhu memberikan informasi tentang bagaimana infrastruktur gudang berperforma sambil menjaga kondisi lingkungan. Analisis ini bisa menunjukkan kebutuhan untuk perbaikan pada isolasi atau upgrade pada sistem HVAC, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi dan kualitas sistem operasional gudang.

6. Respon Cepat Terhadap Keadaan Darurat

Sistem monitoring suhu yang dilengkapi dengan alarm atau notifikasi real-time mempermudah pengambilan tindakan cepat ketika suhu melewati batas yang ditentukan. Ini penting untuk mencegah terjadinya kerusakan pada produk dan memastikan bahwa langkah-langkah mitigasi bisa dilaksanakan dengan cepat untuk mengurangi dampak dari masalah yang mungkin terjadi.

Baca juga: Pelajari Arti Spesifikasi Barang dan Cara Pengelolaannya

Cara Mapping Suhu Gudang

Untuk cara mapping suhu gudang, buatlah denah gudang dan pasang termometer atau data logger di titik-titik strategis, termasuk area berisiko tinggi seperti dekat pintu atau AC, dengan berbagai ketinggian.

Catat suhu secara berkala selama minimal 7 hari, kemudian analisis data untuk mengidentifikasi area terpanas dan terdingin guna memastikan suhu memenuhi standar. Berikut adalah cara mapping suhu gudang yang efektif:

1. Perencanaan dan Persiapan

Cara mapping suhu gudang dimulai dengan memahami tujuan mapping, seperti memverifikasi kondisi penyimpanan sesuai standar industri atau mengevaluasi keefektifan sistem HVAC. Informasi gudang seperti dimensi, tata letak gudang, dan tipe barang yang disimpan perlu dikumpulkan untuk menentukan strategi mapping.

Dengan memilih waktu seperti musim terpanas dan terdingin untuk mapping, Anda dapat menunjukkan kondisi suhu yang mempengaruhi barang yang sensitif terhadap suhu.

2. Pemilihan Alat Ukur

Alat ukur harus terkalibrasi dengan baik dan memiliki akurasi yang memadai untuk mengukur variasi suhu yang signifikan. Data logger suhu adalah pilihan populer karena dapat merekam data secara terus-menerus selama periode yang ditentukan. Alat data logger memiliki kemampuan untuk menyimpan data yang cukup dan mudah ditempatkan di lokasi strategis gudang.

3. Penentuan Titik Pengukuran

Titik-titik pengukuran ditentukan berdasarkan faktor-faktor seperti lokasi pintu, jendela, unit HVAC, dan area penyimpanan kritis. Suhu vertikal harus diukur pada berbagai ketinggian. Penempatan strategis sensor di area-area ini membantu memastikan bahwa data yang dikumpulkan sesuai dengan distribusi suhu secara keseluruhan.

4. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan menempatkan data logger di titik-titik yang telah ditentukan dan membiarkannya merekam data selama 24 jam atau lebih, tergantung pada kebutuhan analisis.

Penting untuk mengelola laporan gudang barang untuk mendokumentasikan setiap kegiatan operasional seperti pemuatan dan pembongkaran juga perlu dipantau karena dapat menyebabkan fluktuasi suhu sementara yang harus diidentifikasi dalam mapping.

5. Analisis Data

Meletakkan data logger di tempat yang telah ditentukan dan membiarkan alat tersebut merekam data selama 24 jam atau lebih, tergantung pada kebutuhan analisis, adalah proses pengumpulan data.

Kegiatan operasional gudang, seperti pemuatan dan pembongkaran, serta pembuatan laporan keluar masuk barang juga perlu dipantau karena dapat menyebabkan fluktuasi suhu sementara yang harus diidentifikasi dalam mapping.

6. Penyesuaian Berdasarkan Hasil Mapping

Berdasarkan hasil mapping, penyesuaian perlu dilakukan pada pengaturan gudang, seperti mengubah lokasi penyimpanan barang yang sensitif atau menyesuaikan pengaturan sistem HVAC. Perubahan ini harus diuji kembali dengan mapping tambahan agar efektivitas penyesuaian dipastikan dapat menjaga kondisi suhu yang diinginkan.

7. Dokumentasi dan Laporan

Semua langkah dan hasil dari cara mapping suhu gudang harus didokumentasikan secara rinci dalam laporan. Laporan ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pemenuhan standar, tetapi juga sebagai panduan untuk evaluasi berkelanjutan.

Untuk memastikan akurasi data, penting untuk memiliki laporan stock opname persediaan yang memadai. Dokumentasi ini penting dalam audit kualitas dan bisa digunakan sebagai referensi untuk perencanaan masa depan atau saat terjadi perubahan dalam warehouse control system.

Mendapatkan hasil mapping suhu gudang yang akurat dan efisien sering kali terhambat oleh proses manual yang rawan fluktuasi data serta memakan banyak waktu dan sumber daya. Untuk mengatasi tantangan tersebut, Software Inventory ScaleOcean hadir sebagai solusi terintegrasi yang mampu mengotomatisasi seluruh alur kerja.

Sistem ini dirancang untuk memantau suhu secara real-time, menyederhanakan proses dokumentasi yang rumit, dan memfasilitasi pembuatan laporan yang akurat untuk audit. Dengan begitu, Anda dapat memastikan validitas data dan mengalokasikan sumber daya secara lebih strategis untuk operasional bisnis yang lebih efektif.

Komponen Form Monitoring Suhu

Berikut adalah komponen-komponen utama dalam form monitoring suhu yang penting untuk memastikan pengukuran yang akurat dan pengelolaan suhu yang efektif di area penyimpanan. Komponen-komponen ini berperan dalam memastikan kondisi suhu yang optimal dan aman untuk barang yang disimpan.

1. Identifikasi

Kolom identifikasi berfungsi untuk mencatat dengan jelas nama gudang, ruangan, atau area yang dipantau. Pencatatan yang tepat memastikan pengukuran dilakukan di lokasi yang relevan, membantu dalam identifikasi area mana yang memerlukan perhatian khusus terkait suhu. Hal ini meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan suhu di berbagai bagian fasilitas penyimpanan.

2. Tanggal dan Waktu

Pencatatan tanggal dan waktu pengukuran suhu penting untuk mendokumentasikan data secara tepat. Ini memungkinkan perusahaan untuk melacak fluktuasi suhu yang terjadi sepanjang waktu, serta memastikan pengukuran dilakukan secara berkala. Pencatatan yang akurat memberikan data yang dapat dianalisis untuk meningkatkan pengendalian suhu dan kualitas penyimpanan barang.

3. Lokasi

Kolom lokasi merujuk pada titik spesifik di mana suhu diukur, seperti rak atau area penyimpanan tertentu. Ini menjadi tugas admin gudang untuk mencatat lokasi yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa suhu yang terukur mencerminkan kondisi lingkungan setiap bagian gudang. Hal ini membantu dalam pemantauan yang lebih terperinci dan mengidentifikasi bagian-bagian yang membutuhkan perhatian khusus terkait suhu.

4. Suhu

Suhu yang tercatat adalah nilai utama dalam form monitoring suhu. Pencatatan suhu yang akurat sangat penting untuk memastikan kondisi penyimpanan yang optimal. Dengan memantau suhu secara terus-menerus, perusahaan dapat mencegah kerusakan barang yang sensitif terhadap suhu dan memastikan barang tetap dalam kondisi yang aman selama penyimpanan.

5. Keterangan

Kolom keterangan digunakan untuk mencatat informasi tambahan yang mungkin penting, seperti apabila suhu berada di luar rentang yang aman. Dengan menambahkan catatan tambahan, tugas operator gudang dapat memberikan penjelasan mengenai kejadian atau masalah yang terjadi, memberikan konteks yang lebih jelas jika perlu mengambil tindakan perbaikan atau pemeliharaan.

6. Petugas

Pencatatan nama atau inisial petugas yang melakukan pengukuran dan pencatatan adalah bagian penting dari form. Ini memberikan tanggung jawab yang jelas dan memungkinkan pelacakan apabila terjadi masalah atau penyimpangan dari standar suhu. Selain itu, hal ini juga memudahkan pelaporan dan pertanggungjawaban terkait pengelolaan suhu.

7. Standar

Kolom standar mencatat rentang suhu ideal yang dianggap aman untuk setiap area. Ini berfungsi sebagai acuan untuk memastikan bahwa suhu yang tercatat berada dalam kondisi yang aman untuk barang yang disimpan. Standar suhu ini menjadi pedoman dalam memonitor dan mengontrol suhu, sehingga pengelolaan stok tetap aman dan efisien.

Cara Buat Form Monitoring Suhu Ruangan

Membuat form monitoring suhu ruangan yang efektif membutuhkan perencanaan yang teliti agar data yang tercatat akurat dan relevan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat form tersebut.

1. Tentukan Tujuan Form

Memahami tujuan form adalah tahap pertama dalam membuat form monitoring suhu gudang. Jika tujuannya adalah memenuhi regulasi, form harus mencakup parameter yang ditentukan oleh hukum atau standar industri.

Untuk kontrol kualitas produk, penting bagi tugas helper gudang untuk tambahkan detail seperti respons terhadap pembacaan suhu tertentu. Tujuan yang jelas dapat memastikan bahwa form digunakan untuk mengumpulkan data yang relevan dan berguna.

2. Pilih Metode Pengukuran

Pilihan metode pengukuran suhu bergantung pada akurasi yang diperlukan dan sumber daya yang tersedia. Termometer manual mungkin cukup untuk keperluan gudang kecil, tetapi untuk monitoring berkala atau di beberapa lokasi, gunakan sistem manajemen bangunan berupa data logger atau sensor suhu terintegrasi yang terhubung. Setiap metode dapat menghasilkan keakuratan dan konsistensi dalam pengukuran suhu.

3. Desain Layout Form

Desain form harus intuitif dan efisien. Layout harus memudahkan pengguna untuk memasukkan data dengan cepat dan akurat. Kolom-kolom harus logis, dimulai dari tanggal dan waktu, diikuti oleh lokasi pengukuran, suhu terukur, dan kolom untuk tindakan yang diambil. Cantumkan instruksi singkat di bagian atas form juga dapat membantu mengurangi kesalahan pengisian.

4. Tentukan Lokasi Pengukuran

Memilih lokasi pengukuran yang strategis penting untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang kondisi suhu di seluruh ruangan. Hal ini menjadi tugas checker gudang untuk mengeidentifikasi lokasi optimal, seperti dekat pintu, jendela, dan dekat sumber panas harus dipertimbangkan karena dapat mengalami fluktuasi suhu yang signifikan. Semua data harus dapat dibandingkan jika lokasi pengukurannya konsisten.

5. Uji Coba Form

Uji coba adalah tahapan penting untuk menguji kemudahan dalam menggunakan form. Selama periode ini, pengguna form dapat memberikan umpan balik tentang desain dan isi form berdasarkan pengalaman mereka menggunakan form dalam kondisi nyata. Hal ini memungkinkan identifikasi dan perbaikan masalah yang mungkin belum diketahui ketika form sedang didesain.

6. Evaluasi dan Revisi

Setelah uji coba, mengumpulkan semua umpan balik dan menganalisis data yang dihasilkan penting untuk menilai efektivitas form. Evaluasi ini bisa mengungkapkan kebutuhan untuk perubahan layout, penambahan atau pengurangan kolom, atau penyesuaian pada panduan penggunaan. Revisi berdasarkan evaluasi ini akan meningkatkan fungsionalitas dan efisiensi form.

7. Implementasi

Setelah form direvisi, form siap untuk diimplementasikan secara luas sebagai bagian dari rutinitas operasional. Penting untuk memastikan bahwa semua staf yang terlibat telah mendapat pelatihan memadai mengenai penggunaan form. Pemantauan dan dukungan berkelanjutan juga penting untuk memastikan form terus digunakan sesuai dengan tujuan desainnya.

Baca juga: Buku Stok Barang: Manfaat, Cara Buat, dan Contohnya

Contoh Form Monitoring Suhu Ruangan

Contoh form monitoring suhu ruangan dibuat tergantung pada kebutuhan dan skala operasional gudang yang dimiliki. Namun, berikut ini adalah contoh form monitoring suhu yang bisa Anda gunakan sebagai acuan.

Contoh form monitoring suhu ruangan diatas memiliki beberapa komponen yang meliputi tanggal, waktu, lokasi pemantauan, suhu terukur, tindakan yang diambil, dan nama pihak yang mencatat.

Form form monitoring suhu ruangan berguna untuk memastikan semua area gudang berada dalam kondisi yang ideal dan dapat segera mengatasi perubahan suhu. Anda juga bisa mengubahnya dengan menambahkan kolom atau detail sesuai kebutuhan gudang.

Kesimpulan

Mapping suhu gudang adalah proses untuk memetakan distribusi suhu dan mengidentifikasi titik-titik kritis (terpanas, terdingin, dan yang paling fluktuatif) di seluruh area penyimpanan. Prosedur ini sangat penting untuk menjaga kualitas produk, khususnya barang-barang sensitif seperti obat-obatan dan makanan.

Untuk mengoptimalkan manajemen suhu dan operasional gudang Anda, Software Inventory ScaleOcean menyediakan solusi terintegrasi dengan fitur monitoring suhu otomatis. Tingkatkan efisiensi operasional Anda dan pastikan kualitas produk dengan sistem yang handal dan dapat diandalkan.