Spesifikasi Barang: Pengertian, Komponen, dan Contohnya

Spesifikasi barang adalah sejumlah informasi yang menjelaskan karakteristik dan kriteria suatu produk, yang mempengaruhi segala aspek, mulai dari pengadaan hingga penyimpanan. Pemahaman mengenai arti spesifikasi barang dan mengimplementasikan warehouse management yang efektif berdasarkan spesifikasi barang dapat meningkatkan keberhasilan operasional gudang.

Pengelolaan gudang atau warehouse management yang memahami arti spesifikasi barang akan menyimpan barang dengan cara yang mementingkan pemeliharaan kualitas dan aksesibilitas barang. Misalnya, contoh spesifikasi barang dapat meliputi dimensi, bahan, ketahanan, dan kebutuhan penyimpanan khusus, yang semuanya membutuhkan  strategi khusus untuk penanganan dan penyimpanan.

Key Takeaways

• Spesifikasi barang adalah deskripsi rinci karakteristik produk yang mencakup ukuran, bahan, dan teknis lain yang penting untuk produksi dan informasi konsumen.
• Spesifikasi barang penting untuk penyimpanan yang efisien, mengurangi risiko kerusakan, meningkatkan akurasi pesanan, pelacakan inventaris, dan mematuhi regulasi industri.
• Komponen spesifikasi barang: Nama, nomor SKU, deskripsi, ukuran, bahan, informasi teknis, penyimpanan, warna, kualitas, kemasan, expiry date, minimum pemesanan, harga, negara asal.
• Software WMS terbaik ScaleOcean dapat membantu mengelola barang berdasarkan spesifikasinya dengan fitur pelacakan real time dan otomasi, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

Coba Demo Gratis!

Spesifikasi Barang Adalah

Spesifikasi barang adalah sebuah deskripsi singkat tentang karakteristik dan standar yang harus dipatuhi oleh sebuah barang atau produk. Hal ini dapat mencakup berbagai informasi seputar produk seperti nomor SKU, bahan baku, warna, dan penjelasan teknis mengenai cara penggunaan barang tersebut.

Spesifikasi ini harus dicatat karena hal tersebut dapat membantu produsen untuk memastikan bahwa unit produk yang diproduksi sesuai dengan fungsi yang diharapkan, sementara konsumen bisa mendapatkan informasi yang jelas dan akurat tentang apa yang mereka beli. Dengan demikian, spesifikasi barang memegang peran penting dalam menjamin kepuasan pelanggan dan efisiensi produksi.

Mengapa Spesifikasi Barang itu Penting?

Spesifikasi barang memiliki peranan penting dalam warehouse management karena dapat membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan dalam penyimpanan dan distribusi barang. Berikut adalah beberapa alasan mengapa spesifikasi barang itu penting bagi gudang.

1. Penyimpanan yang Efisien

Menerapkan penyimpanan barang berdasarkan spesifikasi memudahkan gudang untuk mengelola ruang secara efektif. Sebagai contoh, barang besar atau berat memerlukan rak yang lebih kuat atau area yang lebih luas, sedangkan barang kecil bisa disimpan dalam jumlah yang lebih banyak per rak.

Dengan mengetahui dimensi dan berat setiap barang, pengelola gudang dapat merancang tata letak gudang yang tidak hanya memaksimalkan penggunaan ruang, tetapi juga memudahkan akses dan pengambilan barang, yang dapat mempercepat proses kerja dan mengurangi biaya tenaga kerja.

2. Mengurangi Risiko Kerusakan Barang

Spesifikasi barang memberikan panduan penting terkait inventory control dan cara penanganan setiap produk untuk mencegah terjadinya kerusakan barang. Barang yang mudah rusak atau yang membutuhkan penanganan khusus, misalnya harus disimpan dengan dalam suhu terkontrol atau dengan pelindung tambahan.

Mengetahui dan mengikuti spesifikasi dapat menjaga kondisi aset dan inventaris perusahaan. Misalnya, produk elektronik yang tidak boleh disimpan di tempat lembab membutuhkan pengemasan kedap udara dan penempatan jauh dari area yang lembab atau basah dalam gudang.

3. Keakuratan dalam Pemenuhan Pesanan

Informasi spesifik mengenai setiap barang dapat memudahkan staf gudang untuk mengidentifikasi dan memilih produk yang benar untuk setiap pesanan. Hal ini berguna untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pengiriman, seperti kesalahan jumlah atau varian produk, yang dapat berpotensi menurunkan reputasi perusahaan.

4. Pelacakan dan Manajemen Inventaris yang Lebih Baik

Detail spesifikasi barang seperti nomor seri, tanggal produksi, dan kondisi dapat digunakan untuk sistematisasi inventaris yang efisien. Teknologi seperti barcode atau RFID dapat mengintegrasikan data ini, mempermudah pemindaian cepat dan pembaruan real time atas status dan lokasi barang.

5. Memenuhi Standar dan Regulasi

Dalam banyak sektor, produk harus memenuhi standar spesifik yang ditetapkan oleh lembaga pemerintah atau industri untuk mementingkan keselamatan, kesehatan, dan kesesuaian terhadap regulasi. Misalnya, makanan dan obat-obatan harus disimpan dengan cara yang memenuhi persyaratan FDA, sedangkan bahan kimia harus sesuai dengan regulasi keselamatan.

Baca juga: Sistem Resi Gudang: Definisi, Fungsi, dan Pihak yang Terlibat

14 Komponen dalam Spesifikasi Barang

Untuk memastikan pengelolaan dan pengendalian produk berjalan efektif, setiap barang harus memiliki spesifikasi yang jelas dan lengkap. Komponen-komponen dalam spesifikasi barang berikut ini menjadi acuan penting dalam proses produksi, penyimpanan, hingga distribusi. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tentang 14 komponen dalam spesifikasi barang:

1. Nama Produk

Nama produk adalah identifikasi utama yang digunakan untuk mengenali barang dalam sistem dan komunikasi antar departemen maupun dengan pelanggan. Nama ini harus jelas dan spesifik agar tidak menimbulkan kebingungan.

2. Nomor SKU

Nomor SKU merupakan kode unik yang memudahkan pencatatan, pelacakan, dan pengelolaan stok secara sistematis. Kode ini biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang mewakili kategori, tipe, atau karakteristik barang.

3. Deskripsi

Deskripsi produk memberikan penjelasan detail mengenai fungsi, fitur, dan karakteristik barang. Informasi ini membantu pengguna memahami kegunaan serta keunggulan produk secara menyeluruh.

4. Ukuran dan Dimensi

Ukuran dan dimensi mencakup panjang, lebar, tinggi, dan berat barang. Data ini penting untuk perencanaan ruang penyimpanan, pengemasan, serta pengiriman agar proses logistik dan manajemen inventaris berjalan efisien.

5. Bahan atau Bahan Baku

Bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk sangat mempengaruhi kualitas, daya tahan, dan kegunaan barang. Informasi ini juga penting untuk memenuhi standar keselamatan dan regulasi tertentu.

6. Informasi Teknis

Informasi teknis menjelaskan cara atau instruksi untuk menggunakan produk dengan aman dan efektif. Hal ini sangat penting untuk produk yang memiliki prosedur penggunaan khusus, seperti perangkat elektronik atau bahan kimia. Menyediakan instruksi yang jelas membantu konsumen memaksimalkan manfaat produk dan menghindari kesalahan penggunaan yang dapat berbahaya.

7. Kondisi Penyimpanan

Kondisi penyimpanan merujuk pada lingkungan yang diperlukan untuk menyimpan barang agar tetap dalam kondisi baik. Ini termasuk suhu, kelembapan, atau perlindungan terhadap cahaya yang dapat memengaruhi kualitas barang. Informasi ini sangat penting, terutama untuk barang-barang sensitif seperti makanan, obat-obatan, atau barang elektronik.

8. Warna

Warna produk sering menjadi faktor penting dalam daya tarik konsumen, terutama untuk barang dengan pilihan estetika. Spesifikasi warna harus jelas agar sesuai dengan kebutuhan pasar dan preferensi pelanggan.

9. Standar atau Kualitas

Standar atau kualitas mencakup sertifikasi, spesifikasi teknis, atau standar mutu yang harus dipenuhi produk. Hal ini memastikan produk sesuai dengan regulasi dan memberikan jaminan kualitas kepada konsumen.

10. Kemasan

Jenis dan ukuran kemasan berperan dalam perlindungan barang selama penyimpanan dan pengiriman. Kemasan juga dapat mempengaruhi tampilan produk serta efisiensi ruang dalam gudang dan transportasi.

11. Expiry Date

Tanggal kedaluwarsa, atau expiry date, adalah informasi penting untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas, seperti makanan, obat-obatan, dan produk perawatan. Dengan mencantumkan tanggal ini, konsumen dapat mengetahui kapan produk tidak lagi aman atau efektif digunakan. Hal ini membantu dalam pengelolaan stok untuk mencegah kerugian akibat barang yang tidak terjual atau rusak.

12. Jumlah Minimum Pemesanan

Jumlah minimum pemesanan mengatur batas jumlah paling kecil produk yang dapat dipesan oleh pelanggan. Hal ini membantu produsen mengelola produksi dan distribusi secara optimal serta menjaga efisiensi biaya.

13. Harga

Harga produk menjadi komponen penting dalam transaksi jual beli dan perencanaan keuangan. Harga harus jelas dan transparan, mencerminkan nilai produk serta bersifat kompetitif di pasar.

14. Negara Asal atau Country of Origin

Negara asal produk memberikan informasi mengenai tempat produksi yang dapat memengaruhi kualitas, regulasi yang berlaku, serta preferensi pasar tertentu. Ini juga penting untuk kepatuhan terhadap aturan perdagangan internasional.

Contoh Spesifikasi Barang dan Penjelasannya

Contoh spesifikasi barang di gudang memiliki banyak jenis, tergantung pada jenis industri dan produk yang disimpan. Berikut adalah beberapa contoh spesifikasi barang yang umum ditemukan di gudang, beserta penjelasannya.

1. Barang Elektronik – Laptop

Spesifikasi Barang:
Dimensi: 38 cm x 25 cm x 2 cm
Berat: 2.5 kg
Bahan: Plastik dan logam
Kondisi Penyimpanan: Harus disimpan di tempat kering dengan suhu ruangan stabil (20-22°C) dan kelembapan rendah (<50%)
Pengemasan: Dikemas dalam kotak karton dengan proteksi anti-guncangan

Laptop memerlukan metode penyimpanan barang yang khusus untuk mencegah kerusakan dari kelembapan dan suhu yang ekstrim. Pengemasan yang dilengkapi proteksi anti-guncangan berguna untuk mencegah kerusakan mekanis selama transportasi atau pemindahan di gudang. Penanganan sesuai spesifikasi ini memastikan bahwa produk tetap dalam kondisi optimal hingga sampai ke tangan konsumen.

2. Barang Konsumsi – Minuman Ringan

Spesifikasi Barang:
Dimensi: 6.5 cm diameter x 12 cm tinggi
Berat: 0.35 kg
Bahan: Aluminium
Kondisi Penyimpanan: Disimpan di tempat sejuk, terlindung dari sinar matahari langsung
Pengemasan: Dikemas dalam kardus dengan pemisah untuk mencegah kontak langsung antar kaleng

Minuman dalam kaleng harus disimpan di area yang sejuk dan terlindung dari paparan sinar matahari langsung untuk menjaga kualitas dan rasa. Pengemasan yang menggunakan pemisah dapat membantu mencegah kerusakan pada kemasan selama proses distribusi dan penyimpanan, memastikan kondisi produk tetap terjaga.

3. Bahan Kimia – Cat

Spesifikasi Barang:
Dimensi: 20 cm diameter x 30 cm tinggi
Berat: 5 kg
Bahan: Bahan kimia berbasis solvent
Kondisi Penyimpanan: Harus disimpan dalam suhu ruangan dengan ventilasi baik, terlindung dari panas dan api
Pengemasan: Wadah logam dengan segel keamanan

Cat, terutama yang berbasis solvent, sangat sensitif terhadap suhu dan sumber api karena mudah terbakar. Untuk mencegah akumulasi uap yang berbahaya, cat harus disimpan ke ruangan yang memiliki ventilasi yang baik. Produk tidak akan bocor atau terkontaminasi selama penyimpanan atau transportasi karena dikemas dengan wadah logam dan segel keamanan.

Cara Pengelolaan Barang Berdasarkan Spesifikasi

Mengelola barang berdasarkan spesifikasinya di gudang melibatkan serangkaian langkah yang dirancang agar setiap barang disimpan dengan aman, efisien, dan siap untuk distribusi. Berikut adalah beberapa langkah utama dalam mengelola barang berdasarkan spesifikasinya.

1. Klasifikasi dan Pemilihan Barang

Memilah barang berdasarkan spesifikasinya seperti ukuran, berat, dan jenis material adalah langkah pertama untuk mempraktikkan warehouse management yang efisien. Proses ini memudahkan identifikasi dan akses cepat ketika barang diperlukan.

Misalnya, barang yang tahan api dan non-tahan api harus dipisahkan untuk mengurangi risiko kebakaran. Klasifikasi yang tepat juga membantu dalam mengimplementasikan metode penyimpanan barang, seperti metode FIFO, FEFO, LIFO, dan average yang dapat membantu mengoptimalkan alur perputaran barang dalam gudang dan mengurangi risiko kerusakan produk.

2. Penggunaan Warehouse Management System

WMS yang canggih dapat mencatat setiap spesifikasi barang dan lokasinya dalam gudang secara otomatis. Ini tidak hanya mempercepat proses pencarian dan pemulihan barang, tetapi juga mengurangi terjadinya human error dalam penanganan inventaris. WMS yang terintegrasi dengan perangkat scanning barcode atau RFID dapat memperbarui stok secara otomatis saat barang masuk atau keluar, meningkatkan akurasi data dan efisiensi.

3. Pengaturan Ruang Penyimpanan

Menata ruang penyimpanan berdasarkan spesifikasi fisik barang dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional secara signifikan. Misalnya, barang yang sering diakses harus disimpan di lokasi yang mudah dijangkau untuk mengurangi waktu dan tenaga dalam proses pengambilan.

Mengoptimalkan tata letak gudang berdasarkan analisis frekuensi pemakaian dan jenis barang dapat menurunkan waktu siklus operasi dan meningkatkan produktivitas kerja. Penerapan strategi ini juga dapat meningkatkan fill rate, yang mengukur seberapa efektif perusahaan dalam memenuhi pesanan pelanggan dengan stok yang tersedia.

4. Pelabelan dan Penandaan yang Akurat

Pelabelan yang jelas dan akurat sangat penting untuk menciptakan warehouse management yang efektif. Ini tidak hanya membuat barang lebih mudah ditemukan, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan pengiriman.

Label harus mencakup informasi penting seperti berat maksimum, tumpukan maksimum, dan kondisi penyimpanan spesifik, seperti “Jangan terkena sinar matahari langsung” atau “Simpan di tempat kering”. Proses stock taking yang rutin juga membantu memastikan bahwa semua barang terlabel dengan benar dan stok yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik barang di gudang.

5. Audit dan Pemeliharaan Berkala

Audit berkala dapat membantu memastikan bahwa semua spesifikasi penyimpanan diikuti dan tidak ada barang yang disimpan secara tidak tepat yang bisa menyebabkan kerusakan. Pemeliharaan berkala fasilitas, seperti pemeriksaan rak dan peralatan pengangkat, bertujuan untuk menghindari kecelakaan kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang aman.

Audit ini juga menyediakan kesempatan untuk melakukan penyesuaian tata letak atau prosedur berdasarkan kebutuhan operasional yang berubah atau masukan dari staf. Penggunaan label inventaris barang yang jelas dan akurat dapat mempermudah proses audit dan memastikan barang ditempatkan dengan benar sesuai dengan standar penyimpanan yang ditetapkan.

6. Penggunaan Teknologi Terkini

Dengan integrasi ERP dan teknologi IoT dapat memantau keadaan gudang secara real-time dan memberi tahu manajer tentang perubahan yang mungkin diperlukan. Misalnya, sensor kelembaban bisa memperingatkan jika tingkat kelembaban di area penyimpanan tertentu naik, yang digunakan untuk penyimpanan barang sensitif kelembaban.

Baca juga: Arti, Fungsi, dan Manfaat DC Gudang dalam Logistik

Kesimpulan

Spesifikasi barang adalah komponen penting dalam manajemen gudang yang membantu memastikan efisiensi dalam pengelolaan stok dan operasional. Dengan pemahaman yang baik mengenai spesifikasi produk, perusahaan dapat mengoptimalkan penyimpanan, pengiriman, dan pemenuhan pesanan dengan akurat, serta mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan barang.

Dengan memanfaatkan software WMS ScaleOcean, perusahaan dapat mengelola barang sesuai spesifikasinya secara otomatis dan efisien. Fitur-fitur seperti pelacakan real time meningkatkan akurasi dan kecepatan pengelolaan. Anda dapat mencoba semua fitur ini melalui demo gratis untuk melihat bagaimana software ini dapat meningkatkan operasional gudang Anda.

FAQ: