Order to Cash: Pengertian, Proses, dan Contohnya

Meskipun penjualan terus meningkat, aliran kas bisnis Anda bisa saja terhambat jika proses order to cash tidak berjalan efisien. Proses ini menghubungkan pesanan pelanggan dengan penerimaan pembayaran, dan setiap ketidakefisienan dalam langkah-langkahnya dapat mempengaruhi kesehatan keuangan bisnis Anda.

Ketidakteraturan dalam proses ini, seperti penagihan yang terlambat atau dokumen yang tidak sesuai, dapat berdampak pada arus kas dan bahkan mengganggu proses operasional. Ini dapat menyebabkan cash flow negatif, penundaan pertumbuhan, dan kerusakan hubungan pelanggan jika dibiarkan.

Memahami dan mengoptimalkan proses cash to order merupakan langkah penting untuk menjaga stabilitas keuangan. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian, tahapan, hingga contoh nyata penerapan order to cash yang efektif.

Key Takeaways

• Order to cash adalah proses yang dimulai sejak pelanggan melakukan pemesanan dan berakhir ketika perusahaan berhasil menerima serta mencatat pembayaran atas pesanan tersebut.
• Proses ini penting untuk meningkatkan efisiensi operasional, memperbaiki arus kas, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta mengurangi biaya bisnis.
• Proses order to cash meliputi pembelian pelanggan, manajemen pesanan, kredit, pemenuhan, pengiriman, fakturasi, account receivable, hingga pelaporan manajemen data
• Software akuntansi ScaleOcean dapat mengotomatisasi seluruh tahapan order to cash, mengurangi kesalahan, mempercepat penagihan, dan memastikan arus kas tetap lancar.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Order to Cash

Order to cash adalah rangkaian proses bisnis yang dimulai dari pemesanan pelanggan hingga penerimaan pembayaran dan pencatatan piutang usaha. Proses ini bertujuan untuk mengoptimalkan arus kas dengan mempercepat pemesanan dan penerimaan pendapatan

Penggunaan ERP dapat mempermudah seluruh rangkaian order to cash melalui integrasi satu platform. Dengan otomatisasi proses seperti validasi pesanan, pembuatan faktur, hingga pelacakan pembayaran, ERP membantu mengurangi human error melalui pemeriksaan kas berulang.

Hasilnya, bisnis dapat mempercepat aliran kas, mengurangi piutang tak tertagih, dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, laporan ini memberikan pemahaman yang lebih baik tentang proses pengambilan keputusan.

2. Pentingnya Order to Cash untuk Bisnis

Order to cash adalah salah satu proses penting dalam bisnis yang memengaruhi efisiensi, arus kas, dan pengalaman pelanggan. Perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, menjaga kepuasan pelanggan, dan menjaga aliran dana yang lancar dengan manajemen O2C yang baik.

a. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Siklus O2C yang terkelola dengan baik membantu bisnis mempercepat waktu pemrosesan pesanan hingga pembayaran. Proses yang otomatis dan terintegrasi mengurangi potensi kesalahan manual, memotong waktu tunggu antar departemen, serta memperlancar komunikasi internal.

Seperti yang dilansir Ismworld, metrik “cash‑to‑cash cycle time” menunjukkan bahwa perusahaan unggulan di beberapa industri memiliki angka di bawah 30 hari, dibandingkan 50‑100 hari untuk yang tertinggal. Dengan demikian, perbaikan alur pesanan hingga pembayaran memainkan peranan penting dalam membuat operasional perusahaan menjadi lebih efisien dan produktif.

b. Memperbaiki Arus Kas

Order to cash sangat berperan dalam menjaga kesehatan keuangan suatu bisnis. Dengan penagihan dan pembayaran yang tepat waktu, arus kas dapat dikelola lebih baik, mencegah penundaan pembayaran, dan memastikan ketersediaan dana untuk kebutuhan operasional maupun pengembangan bisnis.

c. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Proses O2C yang berjalan dengan baik dapat meningkatkan pengalaman pelanggan. Pesanan diproses lebih cepat, pembayaran menjadi lebih sederhana, dan komunikasi menjadi lebih jelas. Hal ini tidak hanya membantu membangun kepercayaan pelanggan, tetapi juga meningkatkan loyalitas yang sangat penting untuk kelangsungan bisnis.

d. Mengurangi Biaya Operasional

Mengelola siklus order to cash secara efisien membantu menekan biaya operasional. Otomatisasi dan integrasi proses mengurangi pekerjaan manual, meminimalkan kesalahan pencatatan kas, serta mengefektifkan sumber daya, sehingga perusahaan dapat mengalokasikan biaya untuk kegiatan strategis lainnya.

3. Cara Kerja Order to Cash

Setiap tahap dalam siklus O2C dirancang agar transaksi berjalan dengan optimal, memperlancar arus kas dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah penjelasan setiap tahapannya dan bagaimana ERP memaksimalkan proses tersebut.

a. Pembelian Pelanggan

Pelanggan dapat melakukan pesanan atau pembelian melalui berbagai saluran, baik itu saluran offline maupun online. Perusahaan harus mampu memantau secara rinci masing-masing pesanan yang masuk untuk memastikan perancangan proses penyelesaian order yang optimal.

b. Manajemen Pesanan

ERP memproses manajemen pesanan dengan memvalidasi setiap pesanan secara real-time, memastikan akurasi data dan mengurangi kesalahan input manual. Proses ini mempercepat pemrosesan, pelacakan, dan pengiriman, sehingga pesanan dapat diproses lebih cepat. Perusahaan mencatat dan memverifikasi detail pesanan, termasuk ketersediaan produk dan informasi pengiriman, untuk memastikan kelancaran langkah selanjutnya.

c. Manajemen Kredit

Evaluasi kelayakan kredit pelanggan dilakukan secara otomatis berdasarkan histori pembayaran dan batas kredit yang terintegrasi melalui software ERP. Jurnal piutang dapat dibuat untuk mencatat dan mengelola piutang yang mungkin tidak dapat tertagih, memberikan gambaran lebih jelas tentang kesehatan keuangan perusahaan.

d. Pemenuhan Pesanan

Dengan integrasi ERP yang terhubung langsung dengan sistem inventaris dan logistik, pesanan dapat disetujui dan diproses lebih cepat. Sistem ini mengotomatiskan pengambilan dan pengemasan barang, mengurangi risiko human error, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dengan waktu tunggu yang lebih singkat. Tim gudang atau logistik kemudian menyiapkan produk yang dipesan untuk segera dikirimkan kepada pelanggan.

e. Pengiriman Pesanan

ERP mendukung pengelolaan pengiriman dengan memantau status pengiriman secara real-time, memungkinkan bisnis untuk melacak setiap tahap pengiriman dan memastikan pesanan sampai tepat waktu, sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan. Produk kemudian dikirimkan kepada pelanggan melalui kurir atau layanan pengiriman yang dipilih.

f. Faktur Pelanggan

Setelah barang atau jasa dikirim, faktur pembelian dapat diterbitkan secara otomatis dan terintegrasi dengan modul pembayaran, memastikan pengiriman tepat waktu, mempercepat penagihan, dan mendukung aliran kas yang sehat. Bagian akuntansi kemudian membuat dan mengirimkan faktur kepada pelanggan untuk penagihan, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.

g. Account Receivable

Apabila barang telah diterima namun belum dibayar oleh sang pelanggan, perusahaan harus mampu mengelola account receivable-nya dengan baik untuk menjamin adanya pembayaran. Hal ini biasanya dilakukan dengan bantuan software akuntansi ERP yang mampu mencatat status masing-masing pesanan, beserta juga dengan persyaratan pembayarannya.

h. Pelaporan Manajemen Data

Tahap akhir dalam proses O2C adalah pelaporan dan manajemen data yang dikumpulkan secara otomatis oleh ERP. Jurnal penerimaan kas memainkan peran penting dalam mencatat aliran kas yang masuk, memberikan data yang diperlukan untuk menyusun laporan yang akurat.

Laporan ini memberikan informasi mendalam dan mendukung pengambilan keputusan strategis. Laporan ini juga membantu bisnis mengidentifikasi peluang peningkatan di setiap tahap proses.

4. Tantangan dan Hambatan dalam Proses O2C

Tantangan dalam proses Order-to-Cash (O2C) dapat berdampak langsung pada aliran kas perusahaan dan profitabilitasnya. Meskipun proses ini memiliki potensi besar untuk meningkatkan efisiensi dan pengalaman pelanggan, kendala operasional dapat memperlambat siklus penagihan dan meningkatkan biaya. Berikut adalah parafras

a. Integrasi Sistem yang Buruk

Salah satu kendala utama dalam proses O2C adalah kurangnya integrasi antar sistem di berbagai departemen. Ketika data pesanan, inventaris, dan keuangan tidak terhubung, hal ini menciptakan “silo data” yang menghambat aliran informasi yang lancar. Akibatnya, proses bisnis menjadi terhambat, sehingga menimbulkan penundaan meningkatkan risiko kesalahan akibat penginputan data secara manual.

b. Kesalahan Manual yang Berulang

Proses manual yang bergantung pada input manusia, seperti pemasukan rincian pesanan atau faktur, meningkatkan potensi kesalahan. Studi menemukan bahwa tingginya tingkat pekerjaan manual dalam proses O2C menyebabkan banyak kesalahan dan pekerjaan ulang (re‐work). Kesalahan ini membutuhkan waktu tambahan untuk dikoreksi.

Salah satu penelitian menunjukkan bahwa setelah penerapan Lean‑Six Sigma untuk memperbaiki proses O2C, faktur yang dibatalkan karena data salah berkurang secara signifikan. Akibatnya, sumber daya operasional terpakai lebih banyak dan biaya meningkat, yang memperpanjang siklus O2C dan membuatnya tidak efisien.

c. Tingkat Persetujuan Kredit yang Lambat

Proses persetujuan kredit pelanggan yang lambat dapat menghambat langkah pertama dalam siklus O2C. Keterlambatan ini sering disebabkan oleh proses manual atau kurangnya otomatisasi dalam evaluasi kredit. Akibatnya, pemenuhan pesanan tertunda, yang dapat menyebabkan frustrasi pelanggan dan hilangnya potensi penjualan ke kompetitor yang menawarkan proses yang lebih cepat.

d. Kesulitan dalam Rekonsiliasi Pembayaran

Rekonsiliasi pembayaran yang rumit sering kali terjadi ketika mencocokkan uang tunai yang masuk dengan faktur terkait. Ketidaksesuaian data atau informasi yang tidak konsisten dari bank memperlambat penutupan buku besar. Masalah ini juga dapat menyebabkan kebingunguan mengenai status piutang pelanggan dan menghambat kelancaran aliran kas perusahaan.

5. Contoh Order to Cash

Proses order to cash (O2C) membantu perusahaan mengelola kegiatan operasional secara efisien dari pesanan hingga pembayaran. Dengan bantuan ERP, setiap tahap dapat diotomatisasi untuk meningkatkan efisiensi dan arus kas. Berikut adalah contoh penerapannya dalam kegiatan bisnis.

a. Penerimaan Pesanan

Berbagai saluran, seperti platform online dan sistem email terintegrasi, memungkinkan ERP untuk menerima pesanan secara otomatis. Saat data pesanan dicatat dan diverifikasi secara real time, ini mempercepat proses validasi pesanan dan mengurangi kesalahan, sehingga pelanggan menerima konfirmasi lebih cepat.

Namun, bila pelanggan dan perusahaan menerapkan metode pembayaran via deferred revenue, pembayaran akan segera dilakukan oleh pembeli. Sesuai dengan persetujuan, barang atau jasa akan dikirim kepada mereka setelah beberapa waktu telah berlalu.

b. Pemrosesan Pesanan

Pemeriksaan ketersediaan stok dapat dilakukan secara real-time melalui software ERP agar bisnis dapat mengkonfirmasi pesanan kepada pelanggan. Sebelum proses dimulai, sistem memastikan bahwa semua dokumen dan informasi pesanan sudah sesuai. Alur pemrosesan dipercepat dengan proses yang terstruktur ini, yang mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan efisiensi logistik.

c. Pengiriman

Agar barang dikirim tepat waktu, ERP mengintegrasikan logistik dan pengemasan. Sistem ini memungkinkan pelacakan pengiriman secara real time, memastikan ketepatan waktu, dan mengurangi risiko kesalahan pengiriman. Dengan proses ini, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun kepercayaan.

d. Penagihan dan Fakturasi

Faktur dapat segera dihasilkan dengan sistem ERP setelah pengiriman selesai. Faktur yang terintegrasi menghasilkan data yang akurat dan mempercepat penagihan. Sebagai contoh, perusahaan yang menggunakan ERP dapat mengurangi waktu siklus faktur yang secara langsung meningkatkan cash flow dan memastikan likuiditas perusahaan tetap stabil.

e. Penerimaan Pembayaran

ERP memudahkan pengawasan pembayaran dengan mengirimkan pesan otomatis kepada pelanggan. Sistem ini membantu mempercepat penerimaan pembayaran dan mengurangi risiko keterlambatan. Selain itu, software akuntansi juga dapat melakukan cash opname secara berkala untuk memastikan kebeharan transaksi pembayaran dengan kondisi kas aktual perusahaan.

6. Strategi untuk Mengoptimalkan Proses Order to Cash

Proses order to cash (O2C) adalah kunci keberhasilan bisnis dalam meningkatkan arus kas. Strategi yang tepat dalam mengoptimalkan O2C dapat membantu Anda mempercepat transaksi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendukung pertumbuhan yang berkelanjutan:

a. Manfaatkan Data

Data yang akurat dan relevan sangat penting dalam proses Order‑to‑Cash. Dengan memanfaatkan data pelanggan dan tren penjualan Anda dapat memperkirakan permintaan serta meningkatkan kualitas pengelolaan persediaan.

Hasil riset dari Technological Forecasting and Social Change menunjukkan bahwa penggunaan analitik data besar secara langsung memperkuat proses pengambilan keputusan dan kinerja perusahaan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menawarkan layanan yang lebih personal, memperkuat hubungan pelanggan, dan mengoptimalkan pengalaman belanja mereka.

b. Integrasi Program Loyalty Offline dan Online

Mengintegrasikan program loyalty antara saluran offline dan online dapat memberikan nilai tambah bagi pelanggan Anda. Dengan pendekatan ini, Anda dapat melacak perilaku pembelian secara menyeluruh.

Selain itu, Anda juga dapat memberikan penawaran khusus dan memudahkan pelanggan dalam mendapatkan imbalan. Hal ini tidak hanya meningkatkan loyalitas, tetapi juga mendorong transaksi berulang yang signifikan dalam proses O2C.

c. Optimalisasi Proses Pembayaran

Untuk mempercepat O2C, penting untuk meningkatkan efisiensi proses pembayaran. Dengan menerapkan sistem pembayaran yang terautomasi, Anda dapat mengurangi potensi keterlambatan dan menciptakan aliran kas yang lancar.

Proses yang lebih cepat dalam menangani faktur dan pembayaran juga mengurangi beban administrasi, sehingga tim Anda dapat fokus pada tugas strategis lainnya. Dapat dijugakan juga menggunakan manfaat payment link seperti kode QR.

d. Gunakan Dukungan Software seperti ScaleOcean

Dukungan dari software dan teknologi modern, seperti ERP, dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses O2C. ScaleOcean adalah software akuntansi ERP yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis secara efisien.

Menggunakan Software Akuntansi ScaleOcean dalam proses Order to Cash dapat meningkatkan efisiensi operasional dengan otomatisasi, akurasi data melalui integrasi sistem, serta visibilitas real-time untuk memantau pesanan dan pembayaran. Otomatisasi penagihan mempercepat arus kas, sementara analisis dan pelaporan mendalam mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

Fitur-Fitur ScaleOcean Software Akuntansi:

• Manajemen Pesanan: Mengelola dan memproses pesanan pelanggan secara otomatis.
• Manajemen Inventaris: Memastikan ketersediaan stok yang optimal, menghindari overstock atau kekurangan.
• Manajemen Penjualan: Meningkatkan efisiensi proses penjualan dari pemesanan hingga pengiriman produk.
• Manajemen Keuangan: Menyederhanakan proses akuntansi, termasuk pembukuan, pelaporan, dan analisis keuangan.
• Manajemen Pelanggan: Meningkatkan interaksi dengan pelanggan, memperkuat hubungan jangka panjang.
• Integrasi Ecommerce dan Marketplace: Memudahkan integrasi dengan platform e-commerce dan marketplace untuk mengelola pesanan dan pembayaran dari berbagai saluran.

Dengan ScaleOcean ERP, perusahaan dapat mengotomatisasi proses Order to Cash, mulai dari pemesanan hingga pembayaran. Hal ini mengurangi kesalahan, mempercepat penagihan, dan memastikan arus kas lancar, sekaligus meningkatkan kinerja operasional dan profitabilitas.

Baca juga: Pengertian Three Way Matching dan Perannya dalam Akuntansi

7. Kesimpulan

Order to Cash (O2C) merupakan siklus lengkap dari penerimaan pesanan hingga pembayaran. Pemahaman mengenai O2C adalah langkah awal menuju efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Namun, untuk benar-benar mengoptimalkan siklus ini, integrasi teknologi menjadi menjadi hal yang penting untuk diimplementasikan bisnis.

ERP seperti ScaleOcean memudahkan Anda untuk mengelola seluruh tahap O2C, dari penerimaan pesanan hingga pelaporan keuangan dengan otomatisasi dan data real-time. Sistem ini mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses penagihan, dan memastikan arus kas tetap lancar.

Dengan ERP, bisnis Anda tidak hanya lebih efisien, tetapi juga lebih siap menghadapi tantangan pasar. ScaleOcean menawarkan solusi ERP yang terintegrasi untuk membantu transformasi digital proses bisnis Anda. Jadwalkan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana ScaleOcean dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda secara signifikan.

Referensi

• Kaaria, E., Shamsuzzoha, A. (2024). Improvement of an Order-to-Cash Business Process by Deploying Lean Six Sigma Tools: A Case Study. International Journal of Productivity and Performance Management. 73 (11): 161–189.
• Chatterjee, S., Chauduri, R. dkk. (2023). Assessing the Impact of Big Data Analytics on Decision-Making Processes, Forecasting, and Performance of a Firm. Technological Forecasting and Social Change. 1-10
• Zeiger, D. (2020). The Monthly Metric: Cash-to-Cash Cycle Time.