Payment Link: Pengertian, Cara Kerja, Manfaat, dan Contoh

Pada era digital sekarang, pembayaran tanpa cash atau secara daring menjadi semakin populer seiring berkembangnya teknologi dan waktu. Salah satu bukti dari pernyataan tersebut adalah penerapan payment link dalam bentuk QR code yang dilakukan oleh banyak jumlah bisnis di Indonesia, terutama pada skala kecil dan mikro.

Dengan adanya payment link, perusahaan dapat memperoleh transparansi penuh terkait akurasi dan status setiap transaksi. Sistem ini juga membantu memastikan bahwa seluruh pembayaran tercatat secara jelas dan dapat diverifikasi kapan saja.

Tidak hanya itu, hal berikut juga mengefisienkan proses pembayaran oleh pembeli, sehingga transaksi dapat berlangsung dengan mudah dan cepat. Simaklah artikel berikut untuk mengetahui lebih mendalam tentang payment link dan manfaat sepenuhnya!

Key Takeaways

• Payment link adalah tautan yang disusun oleh penjual yang berisi spesifikasi pembayaran yang akan diserahkan kepada pembeli.
• Manfaat pembayaran tautan: Dapat dengan mudah dan cepat digunakan, fleksibel, dapat diakses dari mana dan kapan saja, aman.
• Beberapa contoh penerapan payment link berupa membayar iuran, menyewa kendaraan, tagihan periodik, jasa online dan offline, penitipan barang di luar negeri.
• Strategi yang dapat diterapkan untuk menjamin berlangsung lancurnya pembayaran melalui tautan adalah penerapan sistem point of sales (POS) dan pelatihan karyawan.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Payment Link

Apa itu payment link? Payment link adalah sebuah tautan yang disusun oleh pihak penjual dan diberikan kepada pembeli yang mengarah ke suatu halaman pembayaran spesifik transaksi tertentu. Hal ini memungkinkan sebuah proses pembayaran yang nyaman dikarenakan ketidakperluan untuk melakukan transfer dan input data secara manual.

Tautan ini umumnya dikirim melalui berbagai media digital, seperti email, SMS, atau aplikasi chatting seperti WhatsApp. Selain itu, penjual juga dapat membagikannya melalui media sosial dan platform komunikasi lainnya sesuai kebutuhan.

Payment link juga cenderung akan menyertakan invoice ketika sebuah transaksi telah selesai dilakukan, sehingga berfungsi sebagai bukti pembayaran oleh pembeli dan sekalipun sebagai alat untuk mendata segala transaksi yang terjadi dalam bisnis oleh penjual.

Baca juga: Apa Itu Brand Loyalty? ini Indikator, Fungsi, dan Tingkatnya

2. Cara Kerja Payment Link

Tentu saja, payment link bukan merupakan suatu hal yang langsung ada, melainkan harus disusun terlebih dahulu oleh pihak penjual. Terdapat beberapa tahapan dalam menyusun sebuah link pembayaran, yakni adalah sebagai berikut:

a. Pembuatan Tautan oleh Penjual

Penjual harus terlebih dahulu membuat suatu tautan yang berisi tentang detail-detail transaksi tertentu berupa informasi kedua pihak, nominal pembayaran, term of payment yang berlaku, dan tujuan dilakukannya transaksi. Hal berikut cenderung dilakukan melalui penyedia platform payment gateway yang akan dibahas lebih lanjut dalam artikel berikut.

b. Pengiriman Tautan kepada Pembeli

Setelah sebuah tautan telah tersusun, maka sang penjual dapat mengirimkan tautan tersebut kepada pembeli melalui media komunikasi yang digunakan untuk menjalan hubungan bersama sebelumnya. Sebenarnya, tautan tidak perlu dikirim dalam bentuk teks dan dapat dikirim sebagai QR code juga.

c. Pembayaran oleh Pembeli

Sebuah link pembayaran biasanya disusun dengan sebuah tenggat waktu untuk memastikan pembayaran yang terstruktur dari sang pembeli. Metode transaksi bergantung pada opsi yang tersedia di halaman pembayaran.

Biasanya, pilihan tersebut mencakup transfer bank, kartu kredit, e-wallet, dan virtual account. Bahkan, beberapa perusahaan kini mulai menerima cryptocurrency sebagai metode pembayaran resmi.

d. Fleksibilitas

Payment link memberikan fleksibilitas tinggi karena penjual tidak perlu membangun website. Mereka juga tidak perlu menyiapkan sistem pembayaran khusus yang rumit, link ini juga bisa digunakan untuk berbagai macam metode pembayaran online sehingga pembeli juga dapat merasakan manfaatnya.

Cukup membuat tautan melalui platform yang tersedia, lalu membagikannya ke pelanggan lewat WhatsApp, email, atau media sosial. Cara ini membuat proses penagihan lebih praktis dan dapat digunakan oleh berbagai jenis bisnis, mulai dari UMKM hingga perusahaan besar.

e. Keamanan

Seluruh transaksi yang dilakukan melalui payment link umumnya diproteksi dengan sistem keamanan berlapis, seperti enkripsi, autentikasi, dan deteksi anomali. Lapisan keamanan ini membantu mencegah penyalahgunaan data serta memastikan proses pembayaran berlangsung aman dan terpercaya.

Hal ini membantu mengurangi risiko penipuan serta memastikan bahwa pembayaran dilakukan di halaman resmi yang terverifikasi. Dengan keamanan terpusat dari penyedia payment gateway, baik penjual maupun pembeli dapat bertransaksi dengan lebih tenang.

f. Pengelolaan

Platform payment link biasanya menyediakan dasbor yang memudahkan penjual memantau status pembayaran secara real-time. Setiap transaksi tercatat otomatis, sehingga risiko kesalahan input dapat diminimalkan. Fitur ini membantu penjual melakukan pencatatan keuangan, rekonsiliasi, dan pemantauan tagihan secara lebih efisien.

d. Penyelesaian Transaksi

Sebuah invoice berisi tentang spesifikasi pembayaran yang akan diberikan kepada pembeli ketika transaksi telah selesai. Invoice tersebut juga akan diintegrasikan ke dalam database perusahaan untuk memastikan proses verifikasi dan pelacakan transaksi yang lancar.

3. Manfaat Payment Link

Setelah mengetahui tata cara melakukan pembayaran dengan payment link, maka perlu diketahui juga alasan dilakukannya proses transaksi melalui sebuah tautan. Manfaat-manfaat menggunakan link pembayaran untuk melakukan transaksi antara pembeli dan penjual adalah:

a. Kemudahan dan Kecepatan Penggunaan

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, penerapan sistem ini dapat meningkatkan efisiensi transaksi karena prosesnya sangat mudah dan cepat. Kondisi tersebut membuat pelanggan lebih nyaman melakukan pembayaran dan membantu bisnis mempersingkat waktu pemrosesan.

Karena tautan biasanya menyediakan beragam metode pembayaran, pembeli dapat memilih opsi yang paling mereka minati. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi transaksi, tetapi juga memberikan kenyamanan yang lebih besar bagi pelanggan.

b. Fleksibilitas Pengiriman

Selain membantu dalam memudahkan proses pembayaran, sebuah tautan transaksi juga dapat memudahkan proses pembagian multi payment. Karena masing-masing tautan disusun spesifik untuk transaksi-transaksi tertentu, hal ini memungkinkan penjual untuk mengirim jumlah spesifikasi pembayaran yang besar dalam waktu yang singkat.

c. Aksesibilitas

Karena tautan dapat diakses dari mana saja dan di perangkat apa saja, hal ini memberikan kemudahan melakukan transaksi sesuai dengan jadwal pembeli. Apabila tenggat waktu pembayaran sudah mendekat, pembeli cukup membuka link yang telah diberikan.

Dari sana, mereka bisa langsung mengakses halaman pembayaran melalui smartphone dengan cepat dan mudah. Jenis pembayaran dapat berupa transaksi satu kali atau bertahap seperti termin pembayaran yang akan di-bill otomatis secara periodik.

d. Keamanan Transaksi

Payment link seringkali dilakukan disusun melalui pihak ketiga yang memiliki spesialisasi dalam perancangan halaman transaksi. Untuk menjamin keamanan transaksi dan menjaga kepercayaan pelanggannya, pihak tersebut cenderung menyertakan fitur-fitur dalam halamannya sebagai upaya preventif dalam melawan serangan cyber.

e. Kemudahan Pengelolaan Transaksi

Payment link memungkinkan bisnis memonitor status pembayaran secara real-time melalui dashboard yang disediakan oleh platform pembayaran. Dengan fitur ini, penjual dapat mengetahui apakah pembayaran sudah berhasil, tertunda, atau gagal tanpa harus memeriksa manual satu per satu.

Kemampuan ini juga membantu mengurangi kesalahan input karena seluruh nominal, detail pelanggan, dan catatan transaksi tercatat otomatis di sistem. Dengan demikian, proses administrasi menjadi lebih efisien dan terstruktur.

f. Penyelarasan Pembukuan & Notifikasi Otomatis

Setiap transaksi yang dilakukan melalui payment link biasanya terhubung langsung dengan sistem pencatatan atau invoicing. Ketika pembayaran selesai, sistem akan otomatis mengirimkan notifikasi kepada pelanggan dan penjual sebagai bukti transaksi.

Integrasi ini memastikan proses pembukuan berjalan lebih rapi dan meminimalkan risiko terjadinya selisih data. Selain itu, pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat karena seluruh transaksi sudah terdokumentasi secara digital.

g. Penyelesaian Transaksi yang Lebih Terstruktur

Payment link membantu memastikan bahwa transaksi ditutup dengan benar, mulai dari pembayaran hingga penerbitan invoice. Setelah pelanggan menyelesaikan pembayaran, sistem akan menghasilkan bukti atau invoice yang dapat langsung diunduh atau dikirim ke email pelanggan.

Dokumentasi otomatis ini membuat proses verifikasi menjadi lebih cepat dan efisien. Selain itu, beban administrasi berkurang karena bisnis dapat melacak transaksi dengan mudah untuk keperluan audit maupun kebutuhan internal lainnya.

4. Contoh Penggunaan Payment Link dalam Berbagai Industri

Penggunaan payment link tidak terbatas hanya pada beberapa industri, melainkan dapat diterapkan dalam industri apapun untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas segala bentuk transaksi masing-masing industri. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh penerapan link pembayaran dalam beberapa industri:

a. Perusahan Ritel yang Memiliki Banyak Cabang

Penggunaan payment link merupakan praktik yang sangat umum di Indonesia, apalagi saat melakukan pembelian di toko-toko retail. Dengan menerapkan sistem tautan pembayaran, maka pembeli dapat dengan mudah melakukan pembayaran dengan perangkat lunaknya.

Tidak hanya itu, perusahaan ritel biasanya juga menggunakan sistem point of sale (POS) sebagai pusat pencatatan transaksi. Berbeda dengan mesin kasir, setiap penjualan yang dilakukan melalui payment link akan tercatat otomatis dalam oleh aplikasi ini tanpa perlu input manual.

b. Bisnis Food and Beverages (F&B)

Mayoritas bisnis-bisnis dalam industri berikut cenderung berkategori sebagai bisnis mikro hingga kecil. Dengan adanya penerapan tautan pembayaran, bisnis dapat lebih mudah memantau tingkat penjualannya secara real time.

Hal ini sangat penting mengingat industri ritel memiliki tingkat kompetisi yang tinggi dan membutuhkan data penjualan yang akurat untuk mengambil keputusan. Tidak hanya itu, payment link juga dapat diintegrasi dengan aplikasi POS terbaik, sehingga membantu dalam manajemen pesanan.

c. Pendidikan

Jumlah pembayaran uang sekolah secara fisik semakin berkurang. Hal ini dikarenakan informasi keperluan pembayaran cenderung tidak disampaikan secara langsung kepada orang tua murid, tetapi hanya pada muridnya.

Dengan menerapkan payment link untuk transaksi uang sekolah, institusi pendidikan dapat mengirim dan melacak pembayaran dengan jauh lebih mudah. Di sisi lain, orang tua murid juga dapat mengetahui tagihan dan melakukan pembayaran tanpa proses yang rumit.

5. Platform yang dapat Digunakan untuk Mengirim Payment Link

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, penjual dapat menggunakan berbagai media komunikasi untuk mengirimkan tautan pembayaran kepada pembeli. Hal ini membuat proses distribusi link menjadi lebih fleksibel dan mudah disesuaikan dengan preferensi pelanggan.

amun, hal ini tidak berarti platform–platform tersebut dapat digunakan dengan secara sembarangan, melainkan masing-masing memiliki penggunaannya tersendiri. Berikut adalah penjelasan lebih mengenai media komunikasi tersebut:

a. Short Message Service (SMS)

Platform berikut merupakan sebuah teknologi yang relatif tua dan tidak efisien untuk menjalankan hubungan antara dua pihak. Hal ini dikarenakan sistemnya yang berbasis kredit, sehingga biaya yang diperlukan untuk mengirim teks-teks panjang seperti invoice relatif tinggi. Untungnya, media komunikasi ini sudah jarang digunakan.

b. E-mail

Walaupun umurnya relatif tua, media komunikasi ini masih cenderung digunakan pada zaman sekarang. Perjalinan hubungan dengan metode berikut seringkali terbatas pada kontak pertama antara kedua pihak atau untuk kebutuhan formal seperti pengiriman invoice dan payment link kepada pembeli.

c. Sosial Media

Sosial media yang dimaksud pada bagian ini merujuk pada aplikasi yang memungkinkan terjalinnya komunikasi langsung dan jelas antara pihak yang terlibat. Dengan demikian, platform seperti YouTube atau TikTok tidak termasuk karena tidak menyediakan jalur komunikasi dua arah yang memadai untuk transaksi.

Berbolak balik dengan E-mail, metode ini cenderung digunakan sebagai media kontak setelah mulainya kerjasama antara pembeli dan penjual. Pengiriman tautan pembayaran juga dapat dikirim melewati sarana berikut.

6. Contoh Implementasi Payment Link

Berikut adalah beberapa contoh penerapan tautan pembayaran dalam beberapa aktivitas:

a. Pembayaran Iuran

Tautan pembayaran memberikan kemudahan dalam proses pembayaran iuran, seperti iuran pengelolaan lingkungan atau keanggotaan organisasi. Pengelola dapat dengan mudah mengirimkan tautan tersebut kepada anggota melalui E-mail atau sosial media.

Anggota hanya perlu mengklik tautan dan memilih metode pembayaran yang tersedia. Setelah itu, mereka dapat menyelesaikan transaksi dengan cepat tanpa harus bertemu langsung atau pergi ke lokasi.

b. Sewa Kendaraan

Dalam layanan sewa kendaraan, tautan pembayaran mempermudah proses pembayaran untuk penyewaan mobil atau motor. Penyedia layanan hanya perlu mengirimkan link tersebut kepada pelanggan setelah reservasi dilakukan, dan aplikasi kasir yang terintegrasi akan memproses transaksi secara otomatis untuk kemudahan lebih lanjut.

Pelanggan dapat menyelesaikan pembayaran langsung melalui tautan, sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat dan efisien. Selain itu, transaksi dapat dilakukan dengan aman tanpa risiko kesalahan manual.

c. Tagihan Berlangganan

Untuk layanan berlangganan seperti majalah, platform streaming, atau software, tautan pembayaran memudahkan pelanggan menyelesaikan tagihan bulanan secara otomatis. Hal ini memastikan pembayaran tepat waktu tanpa perlu interaksi manual setiap periode.

Penyedia layanan bisa mengirim link payment melalui email atau aplikasi, sehingga pelanggan dapat membayar tepat waktu. Cukup klik tautan dan pilih metode pembayaran yang diinginkan untuk menyelesaikan transaksi dengan cepat.

d. Jasa Online dan Offline

Link pembayaran memudahkan transaksi untuk berbagai layanan, baik secara online maupun offline. Dengan begitu, pelanggan dapat membayar dengan cepat tanpa perlu prosedur rumit.

Contohnya, untuk jasa konsultasi online, layanan kebersihan, atau layanan langsung lainnya, tautan pembayaran mempermudah pelanggan melakukan transaksi dengan lebih praktis dan fleksibel. Hal ini membuat proses pembayaran lebih cepat dan nyaman bagi kedua belah pihak.

e. Jasa Penitipan Barang

Untuk layanan titipan barang, termasuk yang berasal dari luar negeri, penggunaan payment link mempermudah pelanggan melakukan pembayaran. Self-service kiosk juga dapat digunakan untuk memfasilitasi pembayaran ini, membuat proses transaksi lebih cepat, aman, dan praktis tanpa perlu pertemuan langsung.

Dengan demikian, para pengunjung tidak perlu datang ke kantor atau penyedia layanan. Setelah barang dititipkan, penyedia layanan dapat mengirimkan payment link kepada pelanggan untuk membayar biaya titipan atau pengiriman barang.

7. Pertimbangan Keamanan dalam Penggunaan Payment Link

Setiap transaksi dalam bisnis harus diverifikasi kebenarannya. Jika terjadi transaksi yang tidak sah atau pembayaran hilang, hal ini menandakan bahwa sistem pembayaran yang digunakan belum dioptimalkan sepenuhnya.

Kondisi ini menunjukkan perlunya peningkatan keamanan dan pengelolaan sistem agar lebih andal. Berikut adalah beberapa pertimbangan terlebih dahulu sebelum mengimplementasi proses pembayaran melalui tautan:

a. Verifikasi Penyedia Layanan

Dikarenakan keamanan proses transaksi akan dijatuhkan kepada penyedia halaman tautan, maka perlu dilakukan analisis terlebih dahulu mengenai tingkat keamanan halaman-halamannya. Apabila penyedia memiliki sertifikasi seperti sertifikat SSL dan/atau PCI DSS, maka vendor tersebut mampu menjaga keamanan informasi transaksi.

b. Edukasi Pelanggan

Mengedukasi pelanggan tentang cara mengenali tautan pembayaran yang sah sangat penting. Langkah ini membantu mencegah penipuan dan memastikan transaksi tetap aman serta terpercaya.

Pelanggan harus mengenali ciri-ciri tautan dari sumber terpercaya, seperti penggunaan URL aman (https://) dan indikator visual lain yang menunjukkan transaksi dilakukan di situs resmi. Dengan begitu, keamanan pembayaran dapat lebih terjamin.

c. Pemantauan Transaksi

Walaupun data transaksi cenderung diintegrasi secara langsung ke dalam data perusahaan, proses pemantauan tetap diperlukan untuk memastikan keakuratannya. Hal ini penting agar perusahaan dapat menjamin bahwa setiap pembayaran yang diterima benar-benar valid dan telah diselesaikan dengan benar.

Proses ini menjadi lebih krusial bagi perusahaan yang menggunakan metode pelayanan mandiri, seperti self-service atau kios mandiri, untuk menghindari potensi kesalahan atau penipuan. Salah satu alat yang dapat diimplementasi untuk membantu dalam proses berikut adalah sebuah sistem POS.

8. Penyedia Layanan Payment Link di Indonesia

Terdapat beberapa penyedia halaman tautan pembayaran di Indonesia, yakni adalah sebagai berikut:

• Midtrans: Midtrans menawarkan solusi pembayaran yang mudah digunakan untuk berbagai bisnis. Dengan platform yang ramah pengguna, Midtrans memungkinkan bisnis dari berbagai sektor untuk dibayar dengan cepat dan aman melalui tautan pembayaran.
• Xendit: Xendit menyediakan layanan tautan pembayaran yang dilengkapi dengan integrasi yang cepat dan fleksibel. Dengan mendukung berbagai metode pembayaran, Xendit memudahkan bisnis dalam mengelola transaksi secara efisien, baik di ranah online maupun offline.
• Doku: Doku merupakan penyedia layanan pembayaran yang menawarkan fitur payment link untuk mempermudah transaksi. Doku menyediakan solusi pembayaran yang aman dan terintegrasi dengan berbagai platform, sehingga sangat cocok untuk berbagai jenis bisnis.
• DurianPay: Durianpay menawarkan solusi tautan pembayaran yang dilengkapi dengan berbagai fitur tambahan untuk mendukung kemajuan bisnis. Mereka menyediakan beragam opsi pembayaran yang memudahkan proses transaksi, sehingga cocok bagi bisnis yang membutuhkan solusi yang fleksibel dan cepat.
• Paper.id: Paper. id adalah sebuah platform yang menawarkan fitur payment link untuk memudahkan proses pembayaran bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan UKM, platform ini memungkinkan mereka untuk mengirimkan tautan pembayaran yang aman, sehingga transaksi dengan pelanggan menjadi lebih lancar dan sederhana.

9. Strategi Penggunaan Payment Link dalam Bisnis

Agar proses pembayaran melalui tautan berjalan lancar, bisnis perlu menerapkan strategi yang tepat. Hal ini mencakup pengaturan sistem, pemilihan metode pembayaran, dan komunikasi yang jelas dengan pelanggan.

Strategi-strategi ini tidak hanya akan memberikan kenyamanan bagi pelanggan, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diterapkan dalam penggunaan tautan pembayaran untuk bisnis:

a. Integrasi Sistem POS

Segala data yang didapatkan dalam penggunaan payment link harus diintegrasikan ke dalam sebuah sistem POS untuk membantu dalam pelacakan transaksi keluar masuk antara penjual dan pembeli. Namun, hal ini hanya akan membantu apabila software POS yang diterapkan dapat menjamin pelacakan dan pemantauan yang kompeten.

Software POS ScaleOcean merupakan sistem terbaik untuk diimplementasi dengan bisnis Anda. Hal ini dikarenakan sistem berikut dapat membantu mempercepat proses penjualan dan pembayaran, sehingga mengurangi pemborosan waktu, dan serta juga dapat diintegrasikan dengan saluran multichannel dan omnichannel seperti e-commerce.

ScaleOcean juga menyediakan akses tanpa batas untuk pengguna, sehingga setiap karyawan dapat menggunakannya. Hal ini sangat penting bagi perusahaan dengan banyak cabang, seperti bisnis ritel, untuk memastikan semua tim dapat mengelola transaksi secara seragam. Vendor ini juga menawarkan demo gratis serta konsultasi gratis.

b. Pelatihan Karyawan

Setiap karyawan, terutama yang terlibat dalam proses perhitungan atau pengelolaan anggaran, harus dilatih terlebih dahulu untuk menjamin sebuah tenaga kerja yang mampu menggunakan sebuah sistem link payment. Hal tersebut juga perlu dilakukan apabila terjadi penerapan sistem lain yang penting seperti software akuntansi dan software POS.

10. Kesimpulan

Penerapan metode payment link merupakan solusi yang dapat meningkatkan efisiensi pembayaran dan kepuasan pelanggan. Namun, pelacakan transaksi dan keamanan data tetap menjadi tantangan yang perlu diperhatikan sebelum implementasi.

Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk menguasai penggunaan software POS dari ScaleOcean untuk memudahkan pelacakan, serta mengenal vendor terpercaya. Vendor ini juga menawarkan demo gratis serta konsultasi gratis agar Anda dapat mengenal kemampuannya lebih lanjut.