Term of Payment: Pengertian dan Jenisnya dalam Perusahaan

Dalam dunia bisnis, penggunaan term of payment yang tepat membantu perusahaan mengelola arus kas dan menghindari masalah keuangan akibat keterlambatan pembayaran. Beragam jenis ketentuan seperti Net 30, cash on delivery, atau angsuran dapat diterapkan sesuai kebutuhan transaksi masing-masing, memberikan fleksibilitas dalam pembayaran.

Artikel ini akan membahas berbagai jenis ketentuan pembayaran yang sering digunakan dalam bisnis, serta bagaimana cara terbaik mengelola dan menerapkannya untuk mendukung kelancaran transaksi. Selain itu, kami juga akan membahas tantangan yang mungkin dihadapi dan bagaimana teknologi dapat membantu mempermudah pengelolaan term of payment.

Key Takeaways

• Term of payment adalah ketentuan seputar transaksi antara dua pihak yang berisi tentang tempo dan metode pembayaran.
• Jenis-jenis term of payment: Cash on delivery, cash before delivery, cash in advance, Net EOM, Net D Days, dan angsuran.
• Software akuntansi ScaleOcean menjadi solusi sistem terbaik dalam memastikan pencatatan term of payment yang akurat dan pengelolaan keuangan yang efisien untuk setiap transaksi.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Term of Payment (TOP)?

Term of payment adalah ketentuan yang ditetapkan oleh penjual kepada pembeli dalam transaksi, yang mengatur kapan dan bagaimana pembayaran dilakukan. Ketentuan ini meliputi waktu pembayaran, metode yang diterima, serta diskon yang mungkin berlaku. TOP penting untuk mengelola arus kas dan meminimalkan risiko finansial.

Contoh term of payment yang umum digunakan adalah “Net 30”, yang menetapkan pembayaran dalam 30 hari setelah faktur diterima, atau “Cash on Delivery” (COD), yang mengharuskan pembayaran saat barang diterima. Jenis lain termasuk pembayaran angsuran yang membantu memberikan fleksibilitas, sekaligus memperkuat hubungan bisnis.

Jangka waktu yang ditetapkan dalam hal tersebut bervariatif juga, lagi, sesuai dengan situasi kondisi masing-masing transaksi. Namun, yang menjadi patokan umum adalah 14 hari, di mana sang pembeli perlu membayar lunas transaksi tersebut sebelum tenggat waktu tersebut berlalu.

Komponen Utama dalam Term of Payment

Setelah invoice dicetak, ketentuan pembayaran yang telah disetujui antara pembeli dan penjual akan didokumentasi untuk membantu dalam proses administrasi dan pelacakan kondisi masing-masing transaksi. Sebelum penyusunan dokumen berlangsung, tentu saja penting adanya pendalaman terlebih dahulu mengenai komponen-komponennya, yakni sebagai berikut:

• Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran: Bagian ini menjelaskan dengan lebih jelas tentang tenggat waktu pembayaran dan segala diskon yang berlaku bila diterapkan jenis ketentuan pembayaran tertentu.
• Jumlah Pembayaran: Nominal transaksi yang perlu dibayar oleh pembeli atas barang atau jasa sebelum tenggat waktu dilewati.
• Metode Pembayaran: Cara-cara pembayaran yang telah disetujui atau didukung oleh penjual seperti tunai, cek, transaksi digital via payment link, dan lain sebagainya.
• Sanksi Keterlambatan Pembayaran: Denda yang akan diberlakukan kepada pembeli jika mereka gagal membayar transaksi sebelum jatuhnya tempo pembayaran. Hal ini dapat berupa pembayaran tambahan atau bunga.
• Diskon: Penjual mungkin menawarkan diskon jika pembeli melakukan pembayaran lebih awal dari tanggal jatuh tempo. Diskon ini bertujuan untuk mendorong pembayaran lebih cepat dan mempercepat arus kas perusahaan.

Jenis-jenis Term of Payment dalam Bisnis

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, term of payment memiliki beberapa jenis yang dapat diberlakukan sesuai dengan situasi kondisi masing-masing transaksi. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai jenis-jenis tersebut:

1. Cash on Delivery (COD)

Istilah ini telah menjadi sebuah istilah yang sangat umum dikalangan masyarakat dikarenakan semakin berkembangnya sektor e–commerce dan marketplace. Ketika barang pesanan pembeli telah tiba dan diterima oleh mereka, maka pembayaran akan dijatuhkan kepada mitra atau kurir yang sedang bertugas.

2. Cash Before Delivery (CBD)

Berbolak balik dengan COD, CBD merupakan sebuah jenis ketentuan pembayaran di mana pembayaran dilakukan sebelum pengiriman barang dilakukan. Metode ini cenderung digunakan untuk mengurangi risiko pada penjual, terutama pada seller berukuran kecil, dan bertindak sebagai asuransi bahwa transaksi tersebut itu nyata.

3. Cash in Advance (PIA)

Fungsi dari CIA serupa dengan CBD, namun dengan skala yang berbeda. CBD termasuk bagian CIA, namun tidak sebaliknya. Selain itu, CIA atau payment in advance (PIA) adalah jenis term of payment yang lebih cenderung digunakan dalam transaksi dengan nominal yang besar, yakni B2B.

4. Net EOM (End of Month)

Sesuai dengan namanya, persetujuan dengan jenis Net EOM menetapkan akhir bulan saat transaksi terjadi sebagai tenggat waktunya. Contohnya, seorang PNS dengan asuransi kesehatan pribadi diberikan sebuah invoice pada awal bulan yang menyatakan bahwa mereka perlu melakukan pembayaran berlangsung sebelum berakhirnya bulan itu.

5. Net D Days

Jenis berikut lebih fleksibel daripada jenis sebelumnya, yakni pihak penjual dapat menentukan jumlah hari yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi. Contohnya, transaksi n/30 berarti pelanggan harus menyelesaikan transaksi maksimal 30 hari setelah persetujuan dicapai. Terdapat juga format lain seperti 2/10; n/15, yang menyatakan pembeli berhak atas diskon 2% apabila transaksi diselesaikan di bawah 10 dari 15 hari.

6. Angsuran

Pada jenis pembayaran angsuran, pembayaran dilakukan dalam beberapa cicilan atau angsuran selama periode waktu yang disepakati. Pembeli dapat melunasi transaksi secara bertahap, yang memberikan fleksibilitas pembayaran dan membantu mengelola aliran kas, terutama untuk transaksi dengan nilai besar.

Tujuan Term of Payment

Seperti prosedur lainnya yang diterapkan ke dalam perusahaan, term of payment memiliki beberapa tujuan penerapannya sendiri. Yang pertama adalah untuk mengurangi risiko keterlambatan pembayaran perusahaan ke pihak eksternal atau sebaliknya, sehingga meminimalisir biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing siklus order to cash.

Kedua, adalah untuk meningkatkan arus kas atau cash flow perusahaan. Pelacakan segala pembayaran dan penerimaan kas ke dan dari semua pihak yang terlibat akan membantu perusahaan melakukan proses manajemen keuangan seperti audit dengan lebih mudah.

Selain itu, TOP juga dapat digunakan sebagai insentif bagi para pelanggan untuk melakukan transaksi dengan bisnis. Contohnya, bila perusahaan menawarkan pembayaran dengan ketentuan angsuran, maka pelanggan yang saat itu masih belum mampu melakukan pembayaran akan lebih tertarik terhadap produk dan/atau jasa perusahaan karena adanya kemudahan pembayaran.

Contoh Term of Payment dalam Bisnis

Sempat dinyatakan bahwa transaksi dalam perusahaan didokumentasikan untuk menjamin keberlangsungan operasional. Hal ini dapat dilakukan secara manual, namun lebih sering disusun melalui software akuntansi canggih yang mampu melakukannya secara otomatis. Perhatikanlah contoh berikut:

Kami berharap contoh transaksi pada perusahaan dagang tersebut dapat Anda jadi patokan dalam penyusunan dokumen term of payment perusahaan Anda. Namun, perlu diketahui bahwa tata pembuatan dokumen ini berbeda-beda sesuai dengan bisnis, sehingga kebutuhan perusahaan harus dipertimbangkan, serta juga format dokumen-dokumen sebelumnya.

Implementasi Software Akuntansi ScaleOcean untuk Mengelola Term of Payment secara Optimal

Dengan menerapkan sebuah software akuntansi kepada perusahaan, segala prosedur yang berhubungan dengan keuangan perusahaan seperti penyusunan anggaran, perhitungan dan pembayaran pajak, serta juga pengelolaan masing-masing term of payment dapat dilakukan secara otomatis dan efisien. Untuk memaksimalkan manfaat yang diterapkan, bisnis-bisnis Indonesia cenderung memilih ScaleOcean sebagai vendor utama mereka.

ScaleOcean adalah sebuah penyedia Software Akuntansi ternama yang berasal dari Singapura, terkenal akan kualitas sistemnya yang tinggi termasuk juga software management revenue. Selain fungsi-fungsi umum yang disebutkan sebelumnya, perangkat lunaknya juga memiliki keunggulan unik seperti unlimited user yang mempermudah modifikasi data transaksi oleh pihak eksternal dan internal secara mudah.

Terdapat juga layanan after sales handal yang dipimpin oleh konsultan ERP dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di bidang SaaS yang siap membantu Anda memaksimalkan penggunaan software akuntansi ScaleOcean. Demo gratis-nya dapat dicoba untuk melihat langsung bagaimana software ini bekerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa sample fiturnya:

• Flexible Payment Terms: Menyediakan opsi untuk mengatur termin pembayaran sesuai kesepakatan dengan pelanggan atau pemasok, termasuk pembayaran bertahap atau setelah barang diterima.
• Automated Invoice Generation: Membuat faktur otomatis dengan syarat pembayaran yang sudah disesuaikan, memastikan tidak ada kesalahan dalam perhitungan dan penerapan term of payment.
• Accounts Payable and Receivable: Memantau utang dan piutang serta jatuh tempo pembayaran secara otomatis, membantu perusahaan untuk memenuhi kewajiban atau menerima pembayaran tepat waktu.
• Payment Reminder and Alerts: Mengirimkan notifikasi otomatis kepada pihak terkait mengenai termin pembayaran yang mendekati atau telah jatuh tempo, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
• Multi-Currency Support: Menangani termin pembayaran dalam berbagai mata uang, mempermudah pengelolaan pembayaran internasional sesuai dengan nilai tukar yang berlaku.

Baca juga: Mengenal Tahapan Siklus Akuntansi dan Pengertiannya

Kesimpulan

Termin pembayaran sangat penting dalam memastikan kelancaran transaksi antara pihak pembeli dan penjual. Dengan penetapan tenggat waktu yang jelas, sistem ini membantu bisnis mengelola arus kas, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, serta memperkuat hubungan kepercayaan antar pihak yang terlibat.

Untuk mempermudah pengelolaan termin pembayaran, perusahaan dapat memanfaatkan software akuntansi seperti ScaleOcean. Sistem ini memungkinkan pengaturan pembayaran otomatis, yang dapat membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Anda juga dapat mencoba fitur-fiturnya melalui demo gratis yang disediakan.