Ketahui Term of Payment serta Jenisnya dalam Kegiatan Bisnis

Bagi banyak pebisnis, menghadapi masalah arus kas akibat keterlambatan pembayaran sering kali menjadi tantangan yang menghambat kelancaran operasional. Tanpa pengaturan term of payment yang tepat, perusahaan bisa mengalami kesulitan dalam menjaga kestabilan finansial.

Berbagai opsi pembayaran, seperti Net 30, cash on delivery (COD), atau angsuran, dapat memberikan fleksibilitas, namun setiap jenis memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai jenis ketentuan pembayaran yang sering digunakan dalam dunia bisnis dan bagaimana cara terbaik untuk mengelolanya. Kami juga akan mengupas tantangan yang sering muncul serta bagaimana teknologi dapat membantu mempermudah pengelolaan term of payment yang efisien dan efektif.

Key Takeaways

• Term of payment adalah ketentuan pembayaran yang harus dipatuhi dalam suatu transaksi, yang tercatat dalam kontrak atau faktur.
• Jenis-jenis term of payment meliputi cash on delivery, cash before delivery, cash in advance, Net EOM, Net D Days, down payment, angsuran, dan letter of credit.
• Software akuntansi ScaleOcean menjadi solusi sistem terbaik dalam memastikan pencatatan term of payment yang akurat dan pengelolaan keuangan yang efisien untuk setiap transaksi.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Term of Payment (TOP)?

Term of payment adalah ketentuan yang disepakati dalam transaksi bisnis mengenai waktu dan metode pembayaran, yang tercantum dalam kontrak atau faktur. Contohnya, pembayaran dapat dilakukan dengan cara tunai saat barang diterima (COD), pembayaran sebelum pengiriman (CBD/CIA), atau dengan jangka waktu tertentu seperti Net 30, yang berarti pembayaran dilakukan dalam 30 hari setelah faktur diterbitkan.

Jenis lain termasuk pembayaran angsuran yang membantu memberikan fleksibilitas, sekaligus memperkuat hubungan bisnis. Jangka waktu yang ditetapkan dalam hal tersebut bervariatif juga, lagi, sesuai dengan situasi kondisi masing-masing transaksi. Namun, yang menjadi patokan umum adalah 14 hari, di mana sang pembeli perlu membayar lunas transaksi tersebut sebelum tenggat waktu tersebut berlalu.

Syarat Term of Payment

Syarat pembayaran adalah bagian penting dalam kontrak yang mengatur proses penagihan dan pelunasan antara penjual dan pembeli. Untuk mencegah perselisihan dan menjaga kelancaran arus kas, setiap dokumen penagihan harus mencantumkan informasi yang jelas dan lengkap seperti berikut.

• Jangka Waktu Pelunasan: Waktu yang diberikan kepada pembeli untuk melunasi pembayaran, dihitung sejak tanggal faktur.
• Insentif Diskon: Potongan harga yang diberikan jika pembayaran dilakukan lebih awal dari batas waktu yang ditentukan.
• Cara Pembayaran: Metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, kartu kredit, atau pembayaran digital melalui payment link.
• Sanksi Keterlambatan: Biaya tambahan, seperti denda atau bunga, yang dikenakan jika pembayaran melebihi tanggal jatuh tempo.

Jenis-Jenis Term of Payment dalam Bisnis

Term of payment memiliki beberapa jenis yang diguakan sesuai transaksi, seperti pembayaran di muka atau cicilan. Yang umum termasuk COD, CBD/CIA, Net d Days (misal Net 30), Net EOM, serta sistem bertahap seperti DP 50% dan Progress Payments. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai jenis-jenis tersebut:

1. Cash on Delivery (COD)

Istilah ini telah menjadi sebuah istilah yang sangat umum dikalangan masyarakat dikarenakan semakin berkembangnya sektor e–commerce dan marketplace. Ketika barang pesanan pembeli telah tiba dan diterima oleh mereka, maka pembayaran akan dijatuhkan kepada mitra atau kurir yang sedang bertugas.

2. Cash Before Delivery (CBD)

Berbolak balik dengan COD, CBD merupakan sebuah jenis ketentuan pembayaran di mana pembayaran dilakukan sebelum pengiriman barang dilakukan. Metode ini cenderung digunakan untuk mengurangi risiko pada penjual, terutama pada seller berukuran kecil, dan bertindak sebagai asuransi bahwa transaksi tersebut itu nyata.

3. Cash in Advance (CIA)

Fungsi dari CIA serupa dengan CBD, namun dengan skala yang berbeda. CBD termasuk bagian CIA, namun tidak sebaliknya. Selain itu, CIA atau payment in advance (PIA) adalah jenis term of payment yang lebih cenderung digunakan dalam transaksi dengan nominal yang besar, yakni B2B.

4. Net EOM (End of Month)

Sesuai dengan namanya, persetujuan dengan jenis Net EOM menetapkan akhir bulan saat transaksi terjadi sebagai tenggat waktunya. Contohnya, seorang PNS dengan asuransi kesehatan pribadi diberikan sebuah invoice pada awal bulan yang menyatakan bahwa mereka perlu melakukan pembayaran berlangsung sebelum berakhirnya bulan itu.

5. Net D Days

Jenis berikut lebih fleksibel daripada jenis sebelumnya, yakni pihak penjual dapat menentukan jumlah hari yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi. Contohnya, transaksi n/30 berarti pelanggan harus menyelesaikan transaksi maksimal 30 hari setelah persetujuan dicapai. Terdapat juga format lain seperti 2/10; n/15, yang menyatakan pembeli berhak atas diskon 2% apabila transaksi diselesaikan di bawah 10 dari 15 hari.

6. Down Payment

Down Payment (Uang Muka) adalah pembayaran sebagian dari total harga sebelum barang dikirim atau layanan diberikan. Sisa pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan, seperti setelah barang diterima atau proyek selesai. Metode ini menguntungkan penjual dengan mengurangi risiko pembatalan atau gagal bayar, umumnya diterapkan pada transaksi properti, kendaraan, dan proyek besar.

7. Angsuran

Pada jenis pembayaran angsuran, pembayaran dilakukan dalam beberapa cicilan atau angsuran selama periode waktu yang disepakati. Pembeli dapat melunasi transaksi secara bertahap, yang memberikan fleksibilitas pembayaran dan membantu mengelola aliran kas, terutama untuk transaksi dengan nilai besar.

8. Letter of Credit (L/C)

Letter of Credit (L/C) merupakan metode pembayaran yang sering digunakan dalam perdagangan internasional untuk mengurangi risiko antara penjual dan pembeli yang berada di negara yang berbeda. Sistem ini menjamin pembayaran hanya akan dilakukan setelah semua persyaratan dalam L/C terpenuhi, memberikan keamanan bagi kedua pihak yang terlibat.

Tujuan Term of Payment

Seperti prosedur lainnya, term of payment memiliki tujuan penerapan yang spesifik dalam perusahaan. Yang pertama adalah untuk mengurangi risiko keterlambatan pembayaran perusahaan ke pihak eksternal atau sebaliknya, sehingga meminimalisir biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing siklus order to cash.

Kedua, adalah untuk meningkatkan arus kas atau cash flow perusahaan. Pelacakan segala pembayaran dan penerimaan kas ke dan dari semua pihak yang terlibat akan membantu perusahaan melakukan proses manajemen keuangan seperti audit dengan lebih mudah.

Selain itu, TOP juga dapat digunakan sebagai insentif bagi para pelanggan untuk melakukan transaksi dengan bisnis. Contohnya, bila perusahaan menawarkan pembayaran dengan ketentuan angsuran, maka pelanggan yang saat itu masih belum mampu melakukan pembayaran akan lebih tertarik terhadap produk dan/atau jasa perusahaan karena adanya kemudahan pembayaran.

Contoh Term of Payment dalam Bisnis

Transaksi perusahaan perlu didokumentasikan untuk memastikan kelancaran operasional. Meskipun bisa dilakukan manual, hal ini lebih sering dikelola menggunakan software akuntansi canggih yang otomatis. Perhatikanlah contoh berikut:

Contoh transaksi pada perusahaan dagang ini diharapkan dapat menjadi acuan dalam menyusun dokumen term of payment perusahaan Anda. Namun, perlu diingat bahwa format dokumen dapat berbeda-beda tergantung jenis bisnis, sehingga kebutuhan perusahaan dan format dokumen sebelumnya harus diperhatikan.

Kelola Term of Payment secara Optimal dengan Software Akuntansi ScaleOcean

ScaleOcean adalah penyedia software akuntansi berbasis di Indonesia dengan fitur lengkap dan integrasi ERP yang memudahkan pengelolaan keuangan, termasuk penghitungan pajak, anggaran, dan rekonsiliasi bank. Software ini mengotomatiskan pencatatan transaksi dan menyediakan pelaporan real-time yang sesuai dengan standar PSAK.

Keunggulannya terletak pada integrasi modul-modul yang memungkinkan koordinasi data antar departemen, seperti penjualan, inventaris, dan aset. ScaleOcean juga menawarkan layanan purna jual dengan konsultan ERP berpengalaman, serta demo gratis untuk melihat kecocokan sistem dengan kebutuhan perusahaan.

Fitur ScaleOcean Accounting Software:

• Flexible Payment Terms: Menyediakan opsi untuk mengatur termin pembayaran sesuai kesepakatan dengan pelanggan atau pemasok, termasuk pembayaran bertahap atau setelah barang diterima.
• Automated Invoice Generation: Membuat faktur otomatis dengan syarat pembayaran yang sudah disesuaikan, memastikan tidak ada kesalahan dalam perhitungan dan penerapan term of payment.
• Accounts Payable and Receivable: Memantau utang dan piutang serta jatuh tempo pembayaran secara otomatis, membantu perusahaan untuk memenuhi kewajiban atau menerima pembayaran tepat waktu.
• Payment Reminder and Alerts: Mengirimkan notifikasi otomatis kepada pihak terkait mengenai termin pembayaran yang mendekati atau telah jatuh tempo, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
• Multi-Currency Support: Menangani termin pembayaran dalam berbagai mata uang, mempermudah pengelolaan pembayaran internasional sesuai dengan nilai tukar yang berlaku.

Baca juga: Mengenal Tahapan Siklus Akuntansi dan Pengertiannya

Kesimpulan

Term of Payment (TOP) adalah kesepakatan antara pemasok (penjual) dan pelanggan (pembeli) yang mengatur metode, jangka waktu, dan syarat pembayaran dalam transaksi bisnis. Penetapan TOP yang jelas membantu memastikan kelancaran transaksi, mengelola arus kas, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, dan memperkuat hubungan kepercayaan antara kedua belah pihak.

Untuk mempermudah pengelolaan termin pembayaran, perusahaan dapat memanfaatkan software akuntansi seperti ScaleOcean. Sistem ini memungkinkan pengaturan pembayaran otomatis, yang dapat membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Anda juga dapat mencoba fitur-fiturnya melalui demo gratis yang disediakan.