Transaksi adalah: Arti, Fungsi , Jenis, dan Contohnya

Akurasi laporan keuangan sering menjadi kendala dalam manajemen finansial perusahaan. Kesalahan kecil dalam mencatat setiap penjualan, pembelian, atau investasi dapat membuat data finansial tidak valid. Hal ini menyebabkan cash flow sering terganggu, proses rekonsiliasi memakan waktu dan berisiko error.

Pencatatan transaksi merupakan proses operasional yang penting bagi perusahaan. Mulai dari pergerakan kas hingga akuisisi aset, setiap interaksi ekonomi harus dicatat dan diukur dengan teliti. Hal ini menghasilkan laporan keuangan yang kredibel dan auditable dan membuka peluang pendanaan terstruktur untuk perusahaan.

Artikel ini akan menjelaskan definisi transaksi dan mengapa proses pencatatannya sangat krusial, pembahasan beragam jenis transaksi yang terjadi hingga bukti sah yang wajib dimiliki untuk validitas. Memahami alur transaksi bearti juga memahami kondisi finansial perusahaan dan dapat memberikan arah strategis perusahaan ke depan.

Key Takeaways

• Transaksi adalah kesepakatan ekonomi yang melibatkan pertukaran barang, jasa, atau aset dengan imbalan uang atau nilai yang setara.
• Pelaku transaksi melibatkan pemberi dana dan penerima dana yang terikat pada kesepakatan terkait nilai, waktu, dan metode pembayaran.
• Jenis transaksi bisnis dapat dibagi berdasarkan pertukaran uang, hubungan kelembagaan, dan tujuan yang meliputi transaksi komersial, non-komersial, dan personal.
• Sistem akuntansi terintegrasi seperti ScaleOcean dapat mengotomatiskan pencatatan transaksi dan laporan keuangan, sehingga mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan manual.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Transaksi dalam Konteks Bisnis?

Transaksi adalah kesepakatan ekonomi antara dua pihak atau lebih untuk menukar barang, jasa, atau aset dengan imbalan uang atau nilai ekonomi lain yang setara. Dalam konteks bisnis, setiap transaksi harus dapat diukur dalam satuan mata uang dan didukung bukti atau dokumen formal yang sah.

Dalam akuntansi, transaksi menjadi dasar pembentukan data keuangan karena selalu memengaruhi posisi aset, liabilitas, dan ekuitas perusahaan. Melalui sistem pembukuan berpasangan, setiap transaksi dicatat pada sedikitnya dua akun yang seimbang sehingga kualitas identifikasi transaksi sangat menentukan keakuratan laporan.

Baca juga: Analisis Transaksi: Arti, Manfaat, dan Prosesnya

Definisi Transaksi Menurut Para Ahli

Pendekatan para ahli membantu melihat transaksi bukan hanya sebagai jual beli sederhana, tetapi sebagai kejadian ekonomi yang memengaruhi posisi keuangan dan tercatat dalam sistem akuntansi. Berikut beberapa pandangan yang sering dijadikan rujukan.

1. Menurut KBBI

Dalam KBBI, transaksi diartikan sebagai persetujuan jual beli antara dua pihak serta proses pelunasan atau pemberesan pembayaran yang terkait. Definisi ini menegaskan bahwa transaksi tidak hanya mencakup pertukaran nilai, tetapi juga penyelesaian kewajiban finansial yang menyertainya.

2. Menurut Mursyidi

Transaksi dipahami sebagai setiap kejadian dalam kegiatan bisnis yang dapat diukur dengan uang, bukan hanya jual beli atau pembayaran. Termasuk di dalamnya peristiwa seperti kehilangan, kerusakan, atau kejadian lain yang berdampak pada posisi keuangan perusahaan.

3. Menurut Slamet Wiyono

Transaksi dijelaskan sebagai kejadian ekonomi atau finansial yang melibatkan minimal dua pihak yang melakukan pertukaran, pinjam-meminjam, atau kerja sama usaha. Interaksi tersebut terjadi atas dasar kesukarelaan atau ketentuan yang berlaku dan menimbulkan konsekuensi keuangan yang perlu dicatat.

4. Menurut Indra Bastian

Transaksi dipandang sebagai pertemuan antara penjual dan pembeli yang menghasilkan kesepakatan bernilai ekonomis dan saling menguntungkan. Setiap transaksi harus didukung bukti atau dokumen yang kemudian menjadi dasar pencatatan ke dalam jurnal akuntansi.

5. Menurut Sunarto Zulkifli

Transaksi merupakan kegiatan ekonomi atau finansial yang melibatkan sedikitnya dua pihak yang saling berinteraksi secara sengaja. Bentuknya dapat berupa pertukaran, pinjam-meminjam, atau keterlibatan dalam suatu perserikatan usaha yang menimbulkan hak dan kewajiban keuangan.

Fungsi Transaksi dalam Bisnis

Transaksi memiliki peran yang sangat penting dalam dunia bisnis karena menjadi dasar dari kegiatan ekonomi yang mendukung operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama transaksi dalam bisnis:

• Tempat Menyimpan Informasi Keuangan: Transaksi menjadi sumber utama untuk mencatat dan menyimpan data keuangan yang relevan bagi perusahaan.
• Daftar untuk Sistem Akuntansi Target: Setiap transaksi tercatat dalam sistem akuntansi yang mendukung perencanaan dan evaluasi keuangan perusahaan.
• Mengetahui Informasi Pihak yang Bertanggung Jawab: Transaksi memberikan informasi yang jelas mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam pertukaran barang, jasa, atau aset.
• Meminimalkan Kesalahan dalam Pelaporan Keuangan: Pencatatan transaksi yang tepat dan akurat membantu mengurangi risiko kesalahan dalam penyusunan laporan keuangan.
• Hindari Duplikasi dalam Pengumpulan Data Keuangan: Dengan sistem pencatatan transaksi yang baik, risiko duplikasi data keuangan dapat dihindari, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

Transaksi yang tercatat dengan akurat dan sistematis diperlukan untuk mendukung pengelolaan keuangan yang lebih baik. Software akuntansi seperti ScaleOcean dapat mengotomatiskan pencatatan transaksi, meminimalkan kesalahan, dan memastikan integritas data yang konsisten.

Apa itu Sistem Transaksi?

Sistem transaksi sendiri adalah mekanisme pencatatan dan penyelesaian pertukaran nilai secara rutin yang menjadi fondasi berbagai proses bisnis. Dalam praktik, sistem ini umumnya dibedakan menjadi transaksi tunai dan non-tunai, masing-masing dengan implikasi berbeda terhadap likuiditas, risiko, dan pengendalian.

Dalam beberapa dekade terakhir, transaksi non-tunai berkembang pesat seiring digitalisasi sektor keuangan dan inisiatif pemerintah mendorong sistem pembayaran elektronik. Instrumen ini dinilai lebih mudah diawasi sehingga membantu mengurangi ruang bagi aktivitas ilegal yang sulit dilacak pada penggunaan uang tunai.

Kartu kredit dan kartu debit sempat mendominasi sebagai sarana pembayaran non-tunai karena menawarkan kenyamanan, keamanan relatif, dan fleksibilitas transaksi. Namun, ketergantungan pada kartu fisik mulai dipandang kurang relevan seiring perubahan perilaku konsumen dan perkembangan teknologi seluler.

Perkembangan transaksi non-tunai banyak dimanfaatkan dalam perdagangan elektronik, pasar modal, dan sistem pembayaran modern. Di Indonesia, aktivitas ini diatur melalui UU ITE, UU Perlindungan Konsumen, PP 80/2019 tentang PMSE, serta ketentuan teknis dari Bank Indonesia dan Kementerian Perdagangan.

Proliferasi perangkat seluler dan konektivitas internet melahirkan ekosistem pembayaran digital baru seperti e-wallet dan aplikasi pembayaran berbasis akun. Platform seperti GoPay, OVO, Dana, serta Apple Pay dan Google Pay memudahkan transaksi langsung dari gawai, sekaligus memperkaya data bagi analisis bisnis.

Siapa Saja Pelaku Transaksi?

Pelaku transaksi adalah individu, kelompok, atau entitas yang terlibat langsung dalam suatu aktivitas pertukaran nilai ekonomi. Mereka dapat berperan sebagai pihak yang mengalirkan dana maupun pihak yang menerima imbalan atas barang, jasa, atau aset tertentu.

Dalam praktik bisnis, kedua peran ini saling melengkapi dan menjadi dasar terbentuknya arus kas serta hubungan komersial. Secara umum, pelaku transaksi dalam konteks keuangan dan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua pihak utama, yaitu pemberi dana dan penerima dana.

Keduanya terikat pada suatu kesepakatan yang mengatur nilai, waktu, dan cara pembayaran. Struktur hubungan ini penting untuk memastikan kejelasan hak dan kewajiban setiap pihak serta memudahkan pencatatan akuntansi.

1. Pemberi Dana

Pemberi dana adalah pihak yang mengalirkan sejumlah uang atau sumber daya finansial sebagai imbalan atas barang, jasa, atau hak ekonomi tertentu. Aliran dana ini terjadi berdasarkan kesepakatan transaksi yang mengatur harga, syarat pembayaran, serta ketentuan lain yang disetujui kedua belah pihak. Berikut ini contoh pihak pemberi dana:

• Konsumen
• Investor
• Pemberi pinjaman
• Pembeli
• Pengguna jasa

2. Penerima Dana

Penerima dana adalah pihak yang memperoleh uang sebagai hasil dari transaksi penjualan barang, penyediaan jasa, atau pemberian hak ekonomi lainnya. Dana diterima sesuai dengan nilai, metode, dan waktu pembayaran yang telah disepakati dalam perjanjian transaksi. Berikut beberapa contoh penerima dana dalam transaksi:

• Penjual
• Pedagang
• Pebisnis
• Penerima pinjaman
• Penyedia jasa atau vendor

Jenis-jenis Transaksi dalam Bisnis

Memahami berbagai jenis transaksi adalah langkah penting untuk dapat mengklasifikasikan dan mencatatnya dengan benar. Pengelompokan ini membantu menyederhanakan kompleksitas aktivitas keuangan dan memastikan setiap peristiwa ekonomi dicatat pada akun yang tepat.

Berikut penjelasan dari beberapa jenis-jenis transaksi dalam bisnis:

1. Berdasarkan Pertukaran Uang

Berdasarkan pertukaran uang, transaksi dapat dibagi menjadi tunai, kredit, dan digital, yang masing-masing memiliki implikasi terhadap arus kas dan pencatatan akuntansi.

a. Transaksi Tunai

Transaksi tunai adalah pertukaran nilai yang diselesaikan langsung menggunakan uang fisik pada saat akad terjadi. Pola ini lazim pada bisnis ritel, pembayaran operasional harian, dan transaksi bernilai relatif kecil yang membutuhkan likuiditas segera.

Dari sisi akuntansi, transaksi tunai menyederhanakan pencatatan karena tidak menimbulkan piutang atau utang. Namun, pengelolaan kas mensyaratkan kontrol yang ketat melalui prosedur kas kecil, rekonsiliasi harian, dan pemisahan fungsi untuk meminimalkan risiko selisih dan kecurangan.

b. Transaksi Kredit

Transaksi kredit terjadi ketika barang atau jasa diserahkan terlebih dahulu, sementara pembayaran dilakukan di kemudian hari sesuai perjanjian. Skema ini mendukung hubungan bisnis jangka panjang dan membantu mengelola kebutuhan likuiditas mitra usaha tanpa menghentikan aliran barang dan layanan.

Secara keuangan, transaksi kredit melahirkan piutang atau utang dagang yang perlu dipantau melalui batas kredit, termin pembayaran, dan kebijakan penagihan. Manajemen risiko kredit, analisis umur piutang, serta rekonsiliasi berkala menjadi penting untuk menjaga kualitas aset dan stabilitas arus kas.

c. Transaksi Digital

Transaksi digital adalah transaksi yang dieksekusi dan diselesaikan secara elektronik, misalnya via transfer bank, QRIS, kartu debit atau kredit, dan dompet digital. Kanal ini memberikan kecepatan pemrosesan, kemudahan rekonsiliasi, dan jejak audit yang lebih jelas dibanding transaksi tunai konvensional.

2. Berdasarkan Hubungan Kelembagaan

Transaksi berdasarkan hubungan kelembagaan terbagi menjadi internal dan eksternal, yang mencerminkan interaksi antara pihak dalam dan luar perusahaan.

a. Transaksi Internal

Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi di dalam satu entitas, misalnya transfer barang antar-gudang, alokasi biaya antar-departemen, atau penjualan kepada karyawan. Walaupun tidak melibatkan pihak eksternal, transaksi ini tetap memengaruhi struktur biaya dan profitabilitas unit bisnis.

Pencatatan transaksi internal penting untuk memastikan transparansi penggunaan sumber daya dan keadilan pembebanan biaya. Mekanisme transfer pricing internal, kode pusat biaya, dan dokumentasi pendukung diperlukan agar analisis margin, kinerja unit, dan perencanaan anggaran tetap akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

b. Transaksi Eksternal

Transaksi eksternal melibatkan hubungan antara perusahaan dan pihak di luar entitas, seperti pemasok, pelanggan, lembaga keuangan, atau mitra strategis. Contohnya pembelian bahan baku, penjualan produk, pembayaran jasa profesional, ataupun penerimaan pinjaman dan investasi.

Karena langsung memengaruhi arus kas dan posisi keuangan, transaksi eksternal membutuhkan dokumentasi formal yang kuat. Kontrak, faktur, bukti pengiriman, dan konfirmasi bank menjadi dasar pencatatan akuntansi, mitigasi sengketa, serta pemenuhan kebutuhan audit dan kepatuhan regulasi.

3. Berdasarkan Tujuan

Jenis transaksi ini berdasarkan tujuannya, yaitu komersial, non-komersial, dan personal, yang menggambarkan sifat dan dampak transaksi terhadap operasi dan keuangan perusahaan.

a. Transaksi Komersial

Transaksi komersial meliputi aktivitas yang mendukung kelangsungan bisnis, seperti penjualan, penyewaan, dan pembelian barang atau jasa. Jenis transaksi ini memiliki dampak langsung pada pendapatan, pengeluaran, dan arus kas perusahaan, serta menjadi dasar bagi perencanaan dan evaluasi kinerja bisnis.

b. Transaksi Non-Komersial

Transaksi non-komersial tidak bertujuan untuk memperoleh keuntungan, seperti donasi atau kegiatan tanggung jawab sosial perusahaan. Meskipun tidak mengarah pada laba langsung, transaksi ini berperan dalam membangun reputasi perusahaan dan memastikan kepatuhan terhadap kewajiban sosial yang lebih luas.

c. Transaksi Personal

Transaksi personal berkaitan dengan kegiatan ekonomi untuk kebutuhan pribadi individu, seperti pembelian barang untuk konsumsi pribadi. Transaksi ini tidak memengaruhi laporan keuangan perusahaan, namun penting untuk memisahkan keuangan pribadi dan bisnis agar pencatatan tetap akurat dan tidak tercampur.

Alat Bukti Transaksi yang Sah

Setiap transaksi yang dicatat dalam sistem akuntansi harus didukung oleh dokumen sumber yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan. Alat bukti transaksi ini berfungsi sebagai fondasi yang memastikan setiap entri data memiliki dasar yang kuat dan dapat diverifikasi.

Tanpa bukti yang sah, pencatatan keuangan kehilangan kredibilitasnya dan tidak dapat diandalkan untuk audit maupun pengambilan keputusan. Berikut alat bukti transaksi yang sah yang sering digunakan:

1. Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi internal berupa memo yang diberikan oleh atasan kepada kolega atau bawahan untuk mencatat transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Memo ini menjadi bukti sah yang digunakan dalam lingkungan internal sebagai referensi atas kegiatan tertentu yang melibatkan karyawan atau departemen.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal mencatat setiap transaksi yang dilakukan dengan pihak luar perusahaan. Jenis bukti ini sangat penting untuk memastikan kesahihan transaksi yang melibatkan pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis lainnya. Beberapa contoh bukti transaksi eksternal antara lain:

• Faktur: Bukti penjualan yang menunjukkan nilai barang atau jasa yang dibeli, sering kali digunakan dalam transaksi kredit.
• Kwitansi: Bukti penerimaan uang yang ditandatangani oleh penerima untuk menandakan pembayaran yang telah dilakukan.
• Nota Debit: Bukti transaksi yang menunjukkan pengembalian barang yang sudah dibeli oleh pembeli.
• Cek: Surat perintah yang dikeluarkan oleh nasabah kepada bank untuk mentransfer sejumlah uang sesuai dengan yang tercantum dalam cek tersebut.
• Rekening Koran: Rangkuman transaksi finansial yang terjadi dalam jangka waktu tertentu pada rekening bank yang dimiliki oleh perusahaan.
• Bilyet Giro: Instruksi bank untuk memindahkan dana dari satu rekening ke rekening lain dalam jumlah tertentu.
• Bukti Setoran Bank: Slip setoran yang disediakan oleh bank yang berfungsi sebagai bukti bahwa nasabah telah menyetorkan uang ke rekening tujuan.
• Bukti Kas Masuk dan Keluar: Bukti penerimaan dan pengeluaran uang, disertai dengan dokumen yang relevan untuk mencatat transaksi kas.
• Bukti Memorandum: Dokumen internal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang diterbitkan oleh pimpinan perusahaan, seperti pengeluaran biaya atau kewajiban yang belum dibayar.

Sistem Pencatatan Transaksi

Sistem pencatatan transaksi adalah proses mendokumentasikan setiap aktivitas ekonomi yang terjadi dalam perusahaan. Metode yang umum digunakan dalam dunia bisnis adalah sistem akuntansi berbasis pembukuan double-entry, di mana setiap entri transaksi dicatat dua kali, sekali pada sisi debit dan sekali pada sisi kredit.

Selain itu, pencatatan transaksi juga bisa dilakukan menggunakan dua metode utama, yaitu metode kas (cash basis) dan metode akrual (accrual basis). Setiap metode memiliki pendekatan yang berbeda dalam mencatat pendapatan dan pengeluaran, tergantung pada waktu pengakuan transaksi. Berikut penjelasannya:

1. Dicatat Menurut Metode Akuntansi Kas

Metode akuntansi kas mencatat transaksi hanya ketika uang diterima atau dibayarkan. Sistem ini sederhana dan umumnya digunakan oleh usaha kecil dengan transaksi terbatas. Misalnya, meskipun penjualan terjadi pada bulan September, pembukuan baru dilakukan pada bulan Oktober saat pembayaran diterima.

Pendekatan ini memberikan gambaran yang jelas mengenai arus kas yang masuk dan keluar perusahaan. Namun, karena tidak memperhitungkan pendapatan yang belum diterima atau biaya yang belum dibayar, metode ini mungkin tidak menggambarkan kinerja keuangan perusahaan secara akurat dalam jangka panjang.

2. Dicatat Menurut Metode Akuntansi Akrual

Metode akuntansi akrual mencatat transaksi saat barang atau jasa diserahkan, bukan saat pembayaran diterima. Ini memberikan gambaran yang lebih akurat mengenai kinerja keuangan perusahaan, meskipun pembayaran sering kali diterima di masa depan. Pendapatan dan biaya dicocokkan dengan periode yang relevan, bukan waktu pembayaran.

Metode ini lebih cocok untuk perusahaan besar atau yang memiliki volume transaksi tinggi, karena memungkinkan manajemen untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang cashflow perusahaan. Namun, sistem ini memerlukan pemantauan yang cermat terhadap piutang dan kewajiban, karena tidak semua pembayaran dilakukan seketika.

Contoh-contoh Transaksi Umum dalam Bisnis

Transaksi tidak hanya berupa pergerakan kas, tetapi juga penciptaan piutang atau utang, yang memodifikasi persamaan aset = liabilitas + ekuitas. Contohnya, penjualan kredit meningkatkan Piutang dan Pendapatan, sedangkan pembayaran gaji mengurangi Kas dan dicatat sebagai Beban. Analisis rinci ini esensial bagi manajemen untuk memahami dampak riil setiap aktivitas operasional.

Berikut adalah contoh-contoh transaksi umum yang menjadi dasar siklus akuntansi harian perusahaan:

• Pembelian barang dagangan dari distributor: Menambah nilai persediaan (aset) dan menciptakan utang usaha (liabilitas), jika pembelian dilakukan secara kredit.
• Pendapatan penjualan saat pelanggan membayar produk di toko: Meningkatkan kas (aset) dan pendapatan penjualan (ekuitas) secara instan.
• Pembayaran beban operasional: Mengurangi kas (aset) dan dicatat sebagai beban (mengurangi ekuitas), seperti pembayaran tagihan listrik, gaji, atau sewa.
• Penerimaan pembayaran piutang dari pelanggan: Meningkatkan kas (aset) dan pada saat yang sama mengurangi iutang usaha (aset lain).
• Penanaman modal awal oleh pemilik bisnis: Meningkatkan kas (aset) dan modal saham (ekuitas), sebagai suntikan dana awal.
• Pembelian aset tetap: Mengubah komposisi aset (kas berkurang, aset tetap seperti mesin/kendaraan bertambah).
• Pembayaran pajak kepada pemerintah: Mengurangi kas (aset) dan dicatat sebagai beban pajak penghasilan (mengurangi ekuitas).

Kesimpulan