Selisih Kas: Pengertian, Jenis, Penyebab, Dampak, dan Contoh Kasus

Pernah mengalami uang di kasir yang tiba-tiba tidak sesuai dengan catatan pembukuan? Jumlahnya bisa lebih banyak atau malah kurang dari seharusnya. Nah, kondisi seperti ini yang disebut selisih kas. Masalah kecil yang sering terjadi dalam operasional bisnis, tapi bisa berdampak besar jika dibiarkan. Jangan sampai kamu mengira ini hal sepele karena bisa jadi ada sistem yang bocor atau pencatatan yang tidak berjalan semestinya.

Selisih kas bisa muncul karena kelebihan uang tunai (cash overage) atau kekurangan uang (cash shortage). Biasanya, ini terjadi pada bisnis yang masih mencatat transaksi secara manual atau belum punya sistem kontrol kas yang kuat. Jika permasalahan ini dibiarkan terus menerus, bisa membuat laporan keuangan tidak akurat dan keputusan bisnis jadi meleset. Tetapi tenang saja artikel ini, kita akan bahas tuntas jenis, penyebab, dampak, sampai solusi untuk mencegah selisih kas terjadi lagi.

Key Takeaways

• Selisih kas mencakup kelebihan (cash overage) dan kekurangan kas (cash shortage) yang terjadi akibat perbedaan antara uang fisik dan pencatatan.
• Penyebab selisih kas umumnya berasal dari kesalahan manusia, sistem yang kurang andal, atau prosedur operasional yang lemah, sehingga perlu dicegah dengan SOP yang ketat dan pelatihan staf.
• Penggunaan software akuntansi seperti ScaleOcean membantu mengurangi risiko selisih kas dengan pencatatan otomatis, pemantauan transaksi real time, dan laporan keuangan rapi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu Selisih Kas?

Selisih kas adalah perbedaan antara jumlah uang tunai yang tercatat secara akuntansi dengan jumlah yang tersedia secara fisik. Ketidaksesuaian ini bisa mengarah pada dua kondisi, yaitu kelebihan kas (cash overage) dan kekurangan kas (cash shortage). Pencatatan kedua kondisi ini harus dilakukan secara akurat karena dapat memengaruhi keseimbangan laporan keuangan perusahaan.

Dalam praktik akuntansi, kita menyebut kondisi ketika uang fisik lebih banyak dibandingkan pencatatan sebagai cash overage. Sebaliknya, jika jumlah uang fisik lebih sedikit dari catatan, maka kita menyebutnya cash shortage. Keduanya merupakan bentuk selisih kas yang perlu perusahaan catat dan analisis untuk menemukan penyebabnya serta mencegah agar tidak terulang di masa mendatang.

2. Jenis-jenis Selisih Kas

Selisih kas bisa muncul dalam dua bentuk utama yaitu selisih kas lebih (cash overage) dan selisih kas kurang (cash shortage). Keduanya terjadi karena adanya perbedaan antara jumlah uang fisik dan yang tercatat di sistem. Meski berbeda arah, dua-duanya tetap jadi tanda bahwa ada yang salah di proses pengelolaan uang tunai. Selain itu, adanya informasi jelas tentang kondisi nyata kas sangat penting dalam pelaksanaan cash flow forecasting.

Mengetahui perbedaan dua jenis ini penting agar Anda dapat lebih cepat menelusuri penyebabnya. Misalnya, kelebihan kas bisa berasal dari pelanggan yang bayar dobel atau kasir yang salah kasih kembalian. Sementara kekurangan kas bisa jadi sinyal adanya kelalaian, pencatatan yang terlewat, atau bahkan potensi fraud. Yuk, kita bahas lebih detail satu per satu!

a. Cash Overage

Cash overage adalah kondisi ketika jumlah uang tunai yang tersedia melebihi catatan pembukuan. Pelanggan bisa membayar lebih, kasir bisa salah memberikan kembalian, atau staf bisa keliru menginput data sehingga menyebabkan situasi ini. Meski terlihat menguntungkan, cash overage justru menandakan adanya masalah sistemik yang harus segera ditangani.

Perusahaan harus mencatat cash overage sebagai pendapatan lain-lain dan menganalisis penyebabnya. Jika terus terjadi, manajemen perlu memeriksa ulang sistem kas dan pelatihan staf. Penggunaan sistem POS terintegrasi dengan pencatatan keuangan bisa membantu mencegah terjadinya kelebihan kas yang tidak terdeteksi.

b. Cash Shortage

Sebaliknya, kita menyebut selisih kas kurang atau cash shortage sebagai kondisi ketika uang fisik lebih sedikit dibandingkan catatan keuangan. Kondisi ini bisa terjadi karena kasir tidak mencatat transaksi, kehilangan uang secara fisik, atau melakukan kecurangan. Jika perusahaan tidak segera menindaklanjutinya, kondisi ini dapat menimbulkan kerugian.

Perusahaan harus mencatat setiap kasus shortage, meskipun kecil, dalam jurnal sebagai beban. Banyak bisnis juga menghadapi jurnal selisih kas kecil, yang walaupun nominalnya rendah, tetap penting untuk menjaga integritas laporan arus kas. Penanganan yang disiplin akan mencegah kondisi ini menjadi kebiasaan buruk. Anda dapat mengetahui kondisi kas perusahaan melalui cash opname.

3. Apa Saja Penyebab Terjadinya Selisih Kas?

Berbagai jenis usaha sering mengalami selisih kas karena beragam penyebab yang umum terjadi dalam operasional harian. Fraud triangle adalah teori yang menjelaskan tiga faktor utama yang dapat memicu terjadinya kecurangan, yang juga dapat berkontribusi pada kesalahan dalam pencatatan kas.

Kesalahan manusia atau human error seperti salah menghitung uang, lupa mencatat transaksi, atau salah memberikan kembalian menjadi penyebab yang paling sering. Selain itu, proses pencatatan manual yang tidak real time, termasuk transaksi melalui wesel bayar juga bisa menimbulkan ketidaksesuaian data.

Selain faktor teknis, kelalaian prosedural dan minimnya pelatihan staf juga berkontribusi. Tanpa pengawasan yang baik, praktik curang seperti penggelapan dana bisa terjadi. Maka dari itu perusahaan perlu menerapkan SOP pencatatan kas yang ketat dan melakukan audit rutin agar dapat mencegah selisih kas sejak awal.

4. Dampak Selisih Kas pada Laporan Keuangan dan Bisnis

Jika perusahaan tidak menangani selisih kas dengan baik, laporan keuangan bisa menjadi tidak sesuai atau tidak akurat. Ketika angka kas aktual berbeda dari laporan, maka perencanaan anggaran berisiko meleset. Hal ini juga memengaruhi pemahaman terhadap arus kas langsung dan tidak langsung, karena dasar datanya sudah tidak akurat.

Selain itu, selisih kas juga bisa merusak kepercayaan investor dan stakeholder dalam mengeveluasi bisnis. Perusahaan yang membiarkan selisih kas terjadi berulang kali akan kehilangan kredibilitas, apalagi jika temuan itu muncul saat proses audit. Oleh karena itu, akurasi dalam pencatatan kas merupakan bagian penting dari sistem pengendalian internal perusahaan.

5. Contoh Kasus Selisih Kas

Untuk memudahkan pemahaman, kita bisa melihat bagaimana selisih kas terjadi dalam praktik bisnis sehari-hari. Perusahaan sering tidak menyadari munculnya kelebihan dan kekurangan kas, dan ketika tidak segera menanganinya, kondisi ini bisa mengganggu akurasi laporan keuangan.

Berikut ini adalah dua contoh dari situasi yang umum terjadi di lapangan, lengkap dengan perhitungan dan cara mencatatnya dalam jurnal:

a. Contoh Jurnal Selisih Kas Lebih (Cash Overage)

PT Nusantara Kopi melakukan proses penutupan kas harian di salah satu gerainya. Berdasarkan sistem POS, total penjualan yang tercatat sebesar Rp32.750.000 namun setelah dilakukan penghitungan fisik oleh tim kasir, ditemukan total uang tunai sebesar Rp33.500.000. Artinya, terdapat selisih kas lebih sebesar Rp750.000.

Setelah dilakukan investigasi internal, diketahui bahwa transaksi tunai dari salah satu pelanggan korporat, PT Sari Rasa Sejahtera, senilai Rp750.000 tidak sempat masuk ke sistem akibat gangguan internet saat transaksi berlangsung. Karena nominal ini tidak bisa dikaitkan langsung ke invoice manapun dan pelanggan tidak mengajukan komplain, kelebihan tersebut dicatat sebagai pendapatan lain-lain. Berikut ayat jurnalnya:

Sebagai tindak lanjut, manajemen PT Nusantara Kopi memutuskan untuk mengganti sistem POS dengan teknologi hybrid yang tetap mampu mencatat transaksi secara offline. Selain itu, staf kasir juga diberi pelatihan ulang mengenai prosedur pencatatan manual untuk mencegah risiko serupa di masa mendatang.

b. Contoh Jurnal Selisih Kas Kurang (Cash Shortage)

PT TulisKita, distributor alat tulis skala nasional, menemukan adanya ketidaksesuaian dalam laporan kas harian pada salah satu cabangnya di Bandung. Berdasarkan sistem POS, total transaksi tunai yang tercatat sebesar Rp28.600.000, namun saat dilakukan penghitungan fisik di akhir hari, uang yang tersedia di laci kas hanya sebesar Rp28.250.000. Artinya, terdapat selisih kas kurang sebesar Rp350.000.

Tim keuangan melakukan investigasi internal dan menemukan bahwa selisih ini kemungkinan terjadi karena kesalahan saat pengembalian tunai pada transaksi pelanggan institusi PT Prisma Office Supplies. Kasir diduga memberikan kembalian lebih akibat tekanan antrean panjang dan tidak memverifikasi jumlah pembayaran secara akurat.

Karena nilai kekurangan ini tergolong kecil dan tidak dapat diklaim dari pelanggan, maka perusahaan mencatatnya sebagai biaya selisih kas. Berikut ayat jurnalnya:

Sebagai langkah perbaikan, PT TulisKita mulai menerapkan sistem kasir digital yang dapat otomatis menghitung kembalian dan mendeteksi anomali transaksi tunai. Selain itu, seluruh staf frontliner mendapat pelatihan ulang terkait SOP penanganan transaksi tunai, terutama di jam sibuk.

Dari dua contoh di atas, kita bisa belajar bahwa pencatatan transaksi yang rapi adalah kunci menjaga keuangan tetap sehat. Untuk referensi lebih lanjut, Anda dapat melihat contoh cash flow yang menunjukkan bagaimana arus uang masuk dan keluar seharusnya tercatat secara ideal.

6. Cara Mencegah Terjadinya Selisih Kas

Perusahaan dapat mencegah selisih kas dengan menerapkan sistem pencatatan yang rapi dan memperketat prosedur operasional. Pelatihan kasir secara berkala serta pengawasan saat tutup kas bisa membantu mengurangi human error. Gunakan sistem POS yang terintegrasi dengan laporan arus kas agar transaksi tunai otomatis tercatat dan bisa langsung dipantau tanpa harus direkap manual di akhir hari.

Selain itu, audit kas mingguan atau harian dapat mendeteksi selisih lebih awal sebelum menumpuk. Kasir perlu mengonfirmasi setiap transaksi tunai sebanyak dua kali, terutama saat memberikan kembalian atau menangani transaksi dalam jumlah besar. Kedisiplinan dan teknologi adalah kombinasi kunci dalam mencegah selisih kas.

7. Hitung Arus Kas Otomatis dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Untuk mencegah terjadinya selisih kas, baik itu karena kesalahan pencatatan, human error, atau keterlambatan input transaksi, anda membutuhkan sistem yang mampu mencatat dan memantau arus kas secara real time. ScaleOcean sebagai salah satu software akuntansi terbaik di Indonesia, menyediakan berbagai fitur otomatis untuk mencatat transaksi tunai, menyusun laporan keuangan, dan menghindari terjadinya selisih kas secara real-time.

Dengan visibilitas penuh terhadap seluruh arus kas dan saldo akun, ScaleOcean memungkinkan Anda mengidentifikasi potensi kelebihan (cash overage) maupun kekurangan kas (cash shortage) lebih cepat. Fitur unggulan seperti cash flow reports dan multi-level analytical reporting membantu Anda memantau pergerakan kas secara menyeluruh, baik per outlet, per shift, maupun per cabang.

Tak hanya itu, ScaleOcean juga menyediakan fitur-fitur:

• Profit & Loss vs Budget & Forecast: Dengan fitur ini, perusahaan bisa melihat apakah hasil keuangannya sesuai dengan rencana, atau justru menyimpang dari target.
• Budget S Curve: Fitur ini membantu Anda menganalisis pengeluaran proyek secara efisien lewat visualisasi kurva S yang mudah dipahami.
• Financial Ratio Analysis: Perusahaan dapat menggunakan fitur Financial Ratio Analysis untuk memperoleh perhitungan otomatis berbagai indikator keuangan, termasuk likuiditas dan efisiensi operasional.
• Cash Flow Reports: Dengan laporan arus kas yang up-to-date, bisnis bisa tahu persis dari mana uang datang dan ke mana uang pergi. Penting sekali untuk mencegah selisih yang nggak ketahuan.
• Multi-Level Analytical Reporting: Fitur ini bantu kamu ngecek laporan keuangan dari banyak sisi. Dapat dilihat per toko, per shift, atau per minggu. Semuanya bisa untuk mendeteksi masalah kas lebih cepat.

Ingin mencoba langsung? ScaleOcean menyediakan demo gratis untuk membantu Anda memahami cara kerja sistemnya dalam menjaga kelancaran pengelolaan kas dan mencegah selisih yang merugikan bisnis.

Baca juga: Analisis Laporan Keuangan: Konsep, Tujuan, dan Metode

8. Kesimpulan

Selisih kas sering muncul dalam manajemen keuangan, tetapi perusahaan tidak boleh menyepelekannya. Perusahaan harus mencatat dengan benar kelebihan (cash overage) maupun kekurangan kas, lalu mengambil langkah pencegahan agar tidak menimbulkan kerugian.

Selisih kas memang sering terjadi dalam manajemen keuangan, tetapi perusahaan tetap harus mewaspadai dampaknya. Jika tidak menangani cash overage maupun cash shortage dengan tepat, perusahaan bisa kehilangan akurasi dalam laporan keuangan dan menghadapi gangguan pada stabilitas finansialnya.

Solusi terbaik untuk mencegah selisih kas adalah memperkuat sistem pencatatan dan menggunakan software akuntansi ScaleOcean. Dengan pencatatan yang rapi dan otomatis, Anda dapat menjaga integritas keuangan bisnis dan meningkatkan kepercayaan stakeholder.

FAQ: