Pengertian Three Way Matching dan Perannya dalam Akuntansi

Mengelola keuangan bisnis bisa menjadi tugas yang rumit, terutama ketika berhadapan dengan berbagai transaksi pembelian. Maka dari itu, penting untuk mencapai akurasi berbagai dokumen Anda dengan menggunakan metode three way matching agar terhindar dari kesalahan dalam pencocokan dokumen yang menyebabkan pembayaran ganda atau ketidaksesuaian antara faktur dan pesanan.

Proses three way match ini akan mencocokan tiga dokumen utama dalam perusahaan, sebelum pembayaran dilakukan. Dalam penjelasan kali ini, kita akan menguraikan secara mendalam mengenai konsep ini. Mulai dari pengertian, tahapan, hingga bagaimana contohnya di perusahaan.

Key Takeaways

• Three-way matching adalah proses penting dalam memverifikasi keabsahan pembayaran dengan membandingkan pesanan pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari vendor.
• Penerapan three-way matching sangat krusial bagi bisnis untuk memastikan akurasi pembayaran, mencegah potensi kecurangan, meningkatkan pengelolaan arus kas, dan memenuhi persyaratan kepatuhan.
• Three-way matching mungkin tidak selalu diperlukan untuk transaksi dengan nilai faktur rendah, pembayaran untuk jenis layanan tertentu, atau pembayaran berulang kepada pemasok yang terpercaya.
• ScaleOcean menyediakan solusi digitalisasi yang dirancang untuk mengoptimalkan berbagai proses bisnis perusahaan Anda, termasuk implementasi dan pengelolaan three-way matching yang efisien dan terintegrasi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Three-Way Matching?

Three-way matching adalah proses akuntansi yang membandingkan tiga dokumen utama, yaitu purchase order (PO), invoice, dan goods receipt (GR), untuk memastikan semua detailnya sesuai. Proses ini penting untuk mencegah kecurangan, pembayaran berlebih, dan ketidaksesuaian dalam transaksi pembelian.

Masalah pengelolaan dokumen yang sering terjadi di bisnis adalah kompleksitas data, keterlambatan, serta human error. Maka dari itu, proses three way match ini harus dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut. Tiga dokumen yang diverifikasi yaitu: purchase order, receiving report, dan invoice yang akan ditinjau dengan akurat.

Dengan proses ini juga perusahaan dapat memverifikasi  pesanan dan faktur dari barang yang diterima benar-benar sesuai, serta tagihan yang diterima juga menggambarkan harga dan kuantitas yang disepakati. Sehingga, jika ada ketidaksesuaian antara dokumen-dokumen tersebut, maka pembayaran dapat ditahan hingga masalah teratasi.

2. Komponen Three-Way Matching

Untuk memverifikasi dokumen perusahaan, 3 way match melibatkan komponen utama yang akan memberikan gambaran bagaimana jumlah, harga dan informasi dapat konsisten sebelum pembayaran dilakukan.

a. Purchase Order

Komponen yang pertama ada purchase order, yaitu dokumen yang dibuat perusahaan untuk memesan barang dari supplier. Dokumen ini merinci pesanan seperti jenis barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran. Dalam 3-way matching, PO menjadi acuan utama untuk memverifikasi bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, dan harga yang ditagih oleh supplier sudah sesuai dengan yang disepakati.

b. Receiving Report

Dokumen selanjutnya ada receiving report yang dibuat perusahaan untuk mencatat barang yang dipesan telah diterima yang berisi detail jumlah barang, kondisi barang, dan waktu penerimaan. Komponen ini di 3 way match penting untuk memastikan proses penerimaan barang sesuai dengan yang tercantum di PO, serta menjadi bukti fisik penerimaan sebelum pembayaran dilakukan kepada supplier.

c. Invoice

Invoice atau faktur menjadi komponen 3 way match terakhir, di mana dokumen ini dikirimkan oleh supplier untuk menagih pembayaran atas barang yang telah dikirim. Dalam proses 3 way matching, dokumen ini akan dicocokan dengan PO dan receiving report untuk memastikan perusahaan hanya membayar jumlah yang sesuai dengan barang yang telah diterima, dan harga yang telah disepakati.

3. Bedanya dengan 2-Way Match dan 4-Way Match

Selain 3 way matching, ada juga proses 2 way match dan 4 way match. Masing-masing metode ini menawarkan tingkat pengawasan dan kontrol dokumen akuntansi yang berbeda. Tergantung pada kebutuhan bisnis dan kompleksitas transaksi di perusahaan. Berikut perbedaan antara ketiganya:

a. 2-Way Matching

Proses 2 way matching adalah metode mencocokan yang hanya melibatkan dokumen purchase order dan invoice, dengan memastikan jumlah barang, harga, dan syarat dalam kedua dokumen tersebut sesuai dan konsisten. Biasanya metode ini digunakan untuk transaksi yang sederhana, atau tidak memerlukan verifikasi penerimaan barang yang detail.

b. 3-Way Matching

Untuk three way matching ini, menggunakan tiga dokumen pencocokan yaitu PO, receiving report, dan invoice. Prosedur three way match ini penting untuk memastikan hanya pembelian sah yang akan diganti, sehingga biasanya digunakan perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih ketat atas transaksi, dan ingin memastikan pesanan dan faktur dari barang yang dipesan benar-benar diterima sebelum pembayaran dilakukan.

c. 4-Way Matching

Sedangkan, metode 4 way matching mencocokan barang dengan empat dokumen utama, yaitu: PO, receiving report, invoice, dan inspection report. Proses ini menambahkan langkah verifikasi, dan biasanya digunakan untuk industri yang sangat memperhatikan kualitas barang sebelum pembayaran dilakukan seperti manufaktur atau farmasi.

4. Cara Kerja 3-Way Match

Untuk menjalankan proses 3-way matching ini di perusahaan, ada beberapa tahapan dan cara kerja yang perlu dipahami untuk mencegah kesalahan, mengurangi risiko kecurangan, dan menjaga keakuratan laporan keuangan. Berikut cara kerja three way matching di perusahaan:

a. Pembuatan Purchase Order

Pertama buatlah PO untuk memesan barang dari supplier, yang mencantumkan detail pesanan seperti jenis barang, jumlah, barang, dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Setelah dibuat, kirimkan dokumen ini kepada supplier sebagai kontrak resmi.

b. Penerimaan Barang

Ketika barang tiba, perhatikan proses penerimaan barang dengan pemeriksaan fisik dengan membuat dokumen receiving report. Laporan ini berisi jumlah barang yang diterima, kondisi barang, dan waktu penerimaan. Dokumen ini kemudian dibandingkan dengan PO untuk memastikan barang sesuai dengan yang diterima. 

c. Pengiriman Invoice oleh Pemasok

Setelah barang dikirimkan, supplier akan sekaligus mengirimkan invoice yang berisi rincian tagihan. Termasuk harga, jumlah barang, dan total biaya yang menjadi dasar untuk memproses pembayaran. 

d. Pencocokan Dokumen (3-Way Matching)

Barulah proses 3-way matching dilakukan. Perusahaan akan mencocokan tiga dokumen ini untuk memastikan rincian barang konsisten dan sesuai. Jika semuanya cocok, perusahaan dapat memproses pembayaran kepada supplier.

e. Pembayaran

Setelah semua dokumen cocok, pembayaran diproses sesuai dengan syarat yang disepakati. Jika ada yang tidak sesuai, pembayaran dapat ditahan sampai masalah terselesaikan, untuk memastikan keakuratan transaksi. Proses ini seringkali tercatat dalam sales journal, sehingga dapat memberikan rekaman detail mengenai aliran keuangan terkait penjualan.

5. Contoh Pelaksaan Proses Three-Way Matching

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai bagaimana three-way matching diimplementasikan, berikut adalah contoh sederhana dari pelaksanaan proses 3-way match dengan rincian langkah-langkahnya:

a. Langkah 1: Pembuatan Pesanan Pembelian (Purchase Order (PO))

Sebuah perusahaan mengidentifikasi kebutuhan dan melakukan pemesanan 8 unit monitor komputer baru dari sebuah toko elektronik. Harga per unit disepakati sebesar Rp1.250.000,00 sehingga total nilai pesanan adalah Rp10.000.000,00. Perusahaan kemudian menerbitkan dokumen purchase order yang mencantumkan detail barang, kuantitas, harga satuan, total harga, dan syarat pembayaran. Dokumen PO ini menjadi acuan awal transaksi.

b. Langkah 2: Penerimaan Barang dan Penerbitan Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report)

Setelah toko elektronik mengirimkan monitor, departemen penerimaan barang perusahaan menerima kiriman tersebut. Mereka melakukan verifikasi fisik untuk memastikan jumlah dan kondisi barang sesuai dengan PO. Dalam contoh ini, 8 unit monitor diterima dalam kondisi baik. Sebagai bukti penerimaan, departemen penerimaan menerbitkan laporan penerimaan barang (Receiving Report) yang mencatat detail barang yang diterima.

c. Langkah 3: Penerimaan Faktur dari Pemasok (Vendor Invoice)

Departemen utang usaha (accounts payable) perusahaan menerima faktur (invoice) dari toko elektronik senilai Rp10.000.000,00 untuk 8 unit monitor komputer. Faktur ini berisi rincian tagihan yang diajukan oleh pemasok.

d. Langkah 4: Melakukan Three-Way Matching – Membandingkan Pesanan Pembelian (PO) dengan Faktur

Staf di departemen utang usaha memulai three-way matching dengan membandingkan informasi pada faktur dengan purchase order (PO). Mereka secara spesifik memeriksa apakah nama barang (monitor komputer), jumlah (8 unit), harga satuan (Rp1.250.000,00), total harga (Rp10.000.000,00), dan syarat pembayaran pada faktur identik dengan yang tercantum pada PO yang telah disetujui.

e. Langkah 5: Melakukan Three-Way Matching – Membandingkan Pesanan Pembelian (PO) dan Faktur dengan Laporan Penerimaan Barang

Langkah selanjutnya dalam three-way matching adalah membandingkan PO dan faktur dengan laporan penerimaan barang. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa jumlah monitor yang dipesan (PO), jumlah monitor yang diterima secara fisik (laporan penerimaan barang), dan jumlah monitor yang ditagihkan (faktur) semuanya konsisten dan tidak ada perbedaan yang mencurigakan.

f. Langkah 6: Proses Pembayaran

Jika semua dokumen cocok dan tidak ada perbedaan yang ditemukan selama proses three-way matching, maka faktur tersebut dianggap valid dan dapat diproses untuk pembayaran sesuai dengan syarat yang telah disepakati dengan pemasok. Proses ini memastikan bahwa perusahaan hanya membayar untuk barang yang benar-benar dipesan dan diterima dengan harga yang sesuai.

6. Manfaat Proses 3-Way Match dalam Proses Akuntansi

Implementasi three-way matching dalam proses akuntansi membawa sejumlah manfaat signifikan bagi bisnis. Praktik ini melibatkan pencocokan tiga dokumen utama, yaitu Purchase Order (PO), faktur dari vendor, dan laporan penerimaan barang atau jasa, sebelum pembayaran dilakukan.

Berikut adalah manfaat utama dari penerapan three-way match:

a. Memastikan Pembayaran yang Akurat dan Mencegah Kecurangan

Dengan menerapkan three-way matching, perusahaan melakukan verifikasi silang antara pesanan pembelian yang telah disetujui, laporan penerimaan barang yang mengkonfirmasi pengiriman, dan faktur dari vendor yang menagih pembayaran. Proses ini memastikan bahwa jumlah barang yang dipesan, jumlah barang yang diterima, dan jumlah yang ditagihkan semuanya sesuai.

Ketidaksesuaian sekecil apapun akan memicu investigasi lebih lanjut, sehingga secara signifikan mengurangi risiko kesalahan pembayaran, pembayaran ganda untuk barang atau layanan yang sama, atau bahkan upaya penipuan dari pihak luar maupun internal perusahaan.

b. Mengelola Arus Kas dengan Lebih Baik

Implementasi three-way matching membantu perusahaan dalam memprediksi dan mengelola arus kas secara lebih efektif. Pembayaran kepada supplier hanya akan diproses setelah ketiga dokumen diverifikasi kebenarannya, memastikan bahwa perusahaan tidak membayar untuk barang atau layanan yang tidak dipesan atau tidak diterima.

Kontrol yang lebih ketat atas pengeluaran ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan pembayaran dengan lebih akurat, menghindari kekurangan dana atau kelebihan pembayaran yang tidak perlu, yang pada akhirnya mengoptimalkan pengelolaan modal kerja.

c. Memperkuat Hubungan dengan Supplier

Three-way matching yang dilakukan secara konsisten dan transparan dapat meningkatkan kepercayaan dan memperkuat hubungan baik dengan para supplier. Ketika perusahaan memiliki proses pembayaran yang jelas dan akurat, potensi terjadinya sengketa terkait perbedaan faktur, pesanan, atau laporan penerimaan barang akan berkurang.

Komunikasi yang efektif mengenai ketidaksesuaian (jika ada) juga menjadi lebih terstruktur, memungkinkan penyelesaian masalah yang lebih cepat dan adil bagi kedua belah pihak, yang berkontribusi pada hubungan bisnis yang lebih harmonis dan berkelanjutan.

d. Memenuhi Kepatuhan dan Memudahkan Audit

Penerapan three-way matching adalah praktik terbaik yang diakui dalam standar akuntansi dan pengendalian internal. Dengan mendokumentasikan setiap langkah dalam proses 3-way match, perusahaan menunjukkan komitmen terhadap kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku.

Salah satu tujuan akuntansi adalah menyajikan informasi keuangan yang akurat dan dapat diandalkan, dan three-way matching secara langsung mendukung tujuan ini. Jejak audit yang jelas dan terdokumentasi ini sangat membantu selama proses audit internal maupun eksternal, karena auditor dapat dengan mudah memverifikasi keabsahan dan keakuratan setiap transaksi pembayaran, sehingga mempercepat dan mempermudah keseluruhan proses audit.

e. Meningkatkan Efisiensi Operasional dan Menghemat Biaya

Meskipun pada awalnya mungkin terlihat memerlukan langkah tambahan, three-way matching pada akhirnya dapat meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Dengan mencegah kesalahan pembayaran dan potensi sengketa dengan supplier, perusahaan dapat mengurangi waktu dan sumber daya yang biasanya dibutuhkan untuk menyelidiki dan memperbaiki masalah tersebut. Pengurangan kesalahan ini juga secara langsung berkontribusi pada penghematan biaya jangka panjang, baik dari segi finansial maupun sumber daya manusia.

f. Mendukung Perencanaan Keuangan yang Lebih Baik

Data transaksi pengeluaran yang akurat dan terverifikasi melalui three-way matching memberikan landasan yang lebih kuat untuk perencanaan keuangan perusahaan. Dengan informasi yang dapat diandalkan mengenai kewajiban pembayaran kepada supplier, manajemen dapat membuat proyeksi arus kas yang lebih akurat, mengelola anggaran dengan lebih efektif, dan mengambil keputusan keuangan yang lebih tepat berdasarkan data yang valid. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi keuangan mereka di masa depan.

7. Kapan Penerapan Three-Way Matching Tidak Diperlukan?

Meskipun three-way matching adalah praktik terbaik untuk memastikan akurasi pembayaran dan mencegah potensi kecurangan, terdapat beberapa situasi spesifik di mana penerapan proses 3-way match secara ketat mungkin tidak selalu diperlukan atau praktis. Perusahaan seringkali menetapkan kebijakan pengecualian untuk jenis transaksi tertentu berdasarkan pertimbangan risiko dan efisiensi. Berikut adalah beberapa situasi tersebut:

a. Situasi 1: Faktur dengan Nilai Rendah (Low-Value Invoices)

Untuk faktur dengan nilai nominal yang relatif kecil, perusahaan mungkin mempertimbangkan untuk tidak menerapkan three-way matching secara penuh. Contohnya, jika perusahaan menerima faktur untuk pembelian alat tulis kantor senilai Rp300.000,00, biaya yang diperlukan untuk membandingkan tiga dokumen secara detail mungkin lebih besar daripada risiko kesalahan pembayaran pada jumlah yang kecil tersebut. Dalam kasus ini, perusahaan dapat menggunakan two-way matching (membandingkan PO dengan faktur) atau proses persetujuan yang lebih sederhana.

b. Situasi 2: Pembayaran untuk Layanan (Payments for Services)

Three-way matching secara tradisional berfokus pada pembelian barang fisik, di mana laporan penerimaan barang dapat dengan mudah diverifikasi. Namun, untuk pembayaran layanan, tidak ada barang fisik yang diterima. Contohnya, pembayaran untuk jasa konsultasi manajemen, layanan kebersihan bulanan, atau biaya berlangganan software biasanya tidak melibatkan laporan penerimaan barang.

Verifikasi pembayaran untuk layanan ini dapat didasarkan pada kontrak yang disetujui, laporan penyelesaian pekerjaan yang diserahkan oleh penyedia layanan, atau persetujuan dari departemen internal yang menggunakan layanan tersebut.

c. Situasi 3: Pembayaran Berulang dengan Pemasok Terpercaya (Recurring Payments to Trusted Suppliers)

Untuk pembayaran rutin kepada pemasok yang telah menjalin hubungan bisnis jangka panjang dan memiliki reputasi yang baik, perusahaan mungkin mempertimbangkan pengecualian three-way matching. Contohnya, pembayaran sewa gedung bulanan atau tagihan rutin untuk layanan internet dari penyedia yang sama setiap bulan.

Karena sifat pembayaran yang berulang dan kepercayaan yang telah terbangun, risiko kesalahan atau penipuan mungkin dianggap lebih rendah. Namun, perusahaan tetap perlu melakukan audit dan pemantauan secara berkala untuk memastikan keakuratan pembayaran.

8. Tips Penerapan 3-Way Match yang Tepat

Ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan di bisnis Anda, untuk memastikan proses 3 way matching berjalan dengan lebih efisien dan memberikan perlindungan maksimal terhadap kesalahan dan kecurangan. Berikut beberapa tips efektifnya untuk perusahaan Anda.

a. Automasi dengan Software Akuntansi

Penerapan software akuntansi penting untuk mendukung efisiensi proses three way matching di perusahaan, maka dari itu pilihlah vendor terbaik yang akan memberikan solusi untuk setiap kebutuhan bisnis Anda. Seperti rekomendasi software akuntansi, ScaleOcean yang memberikan solusi terbaik yang dapat mempercepat pencocokan dokumen, dengan integrasi yang tinggi pada setiap dokumen yang Anda kelola.

Perusahaan akan mudah mengakses dokumen tersebut di satu platform terpadu, sehingga tidak perlu khawatir ada kesalahan, dan pastinya mempercepat proses verifikasi, dan memberikan notifikasi jika ada ketidaksesuaian antara PO, Receiving Report, dan Invoice.

b. Pastikan Pengaturan Dokumen yang Tepat

Simpan dan kelola juga tiga dokumen utama dengan baik, dan susun dengan pengarsipan yang rapi, baik digital maupun fisik. Hal tersebut akan mempermudah tim akuntansi dalam menemukan dan mencocokan dokumen saat diperlukan.

c. Tentukan Batas Toleransi untuk Ketidaksesuaian

Jika terjadi perbedaan kecil dalam jumlah atau harga yang tercantum, penting juga untuk menetapkan batas toleransi untuk ketidaksesuaian yang terjadi. Seperti harga atau kuantitas untuk menghindari keterlambatan proses transaksi akibat perbedaan yang tidak signifikan.

d. Pantau dan Tinjau Secara Berkala

Penting juga untuk memantau dan meninjau efektivitas proses three way matching di perusahaan secara rutin. Anda bisa mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, atau peningkatan. Laporan berkala mengenai ketidaksesuaian atau keterlambatan transaksi juga akan membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi.

9. Otomatiskan Proses 3-Way Match dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Penggunaan software akuntansi bisa mencegah human error saat proses three way matching ini, dengan kemampuan verifikasi yang tepat untuk setiap pembelian yang dilakukan. ScaleOcean software akuntansi akan membantu Anda dengan kemampuan dan solusi canggihnya. Integrasi yang dapat dilakukan ScaleOcean, akan memudahkan Anda mengakses berbagai modul bisnis secara end-to-end termasuk procurement, inventory, dan accounting.

Pentingnya software akuntansi akan membuat Anda mudah dalam mencocokan tiga dokumen utama three way matching dengan akurat dan juga sesuai. Setelah sistem menyatakan bahwa dokumen-dokumen tersebut cocok, sistem akan secara otomatis membuat pembayaran, dan kemudian akan tercatat dalam modul accounting.

Implementasi sistem akuntansi ScaleOcean juga akan memberikan notifikasi dan identifikasi langsung jika terjadi ketidaksesuaian antara dokumen tersebut. Otomasi yang disediakan software ini akan mengurangi human error dan meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan dan pembayaran bisnis Anda. Segera daftarkan konsultasi dan demo gratisnya dengan ScaleOcean untuk dapatkan keunggulan lebih baik.

10. Kesimpulan

Proses three way match adalah aspek penting yang harus dilakukan perusahaan dalam memastikan akurasi dan keamanan transaksi bisnis, terutama dalam hal pembelian dan pembayaran. Dalam prosesnya, penting untuk meningkatkan efisiensinya agar perusahaan bisa menghindari kesalahan pembayaran yang dapat merugikan bisnis Anda.

Anda bisa melakukan three way match secara otomatis dengan software akuntansi ScaleOcean. Sistem akan mempercepat proses verifikasi, mengurangi pekerjaan manual, serta memastikan data dapat terintegrasi secara real-time pada setiap modul bisnis Anda.

Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa konsultasikan problem bisnis Anda dengan ikuti demo gratis dengan tim handal kami. Segera hubungi ScaleOcean untuk dapatkan solusi dan fitur terbaik, dan sesuai dengan kebutuhan Anda.