Cara Mencatat Jurnal Penjualan, Jenis, dan Contohnya dalam Bisnis

Jurnal penjualan adalah salah satu komponen krusial dalam sistem akuntansi yang mencatat seluruh transaksi penjualan suatu perusahaan. Namun, sekitar 35% kesalahan dalam laporan keuangan disebabkan oleh penginputan data secara manual, terutama ketika volume transaksi penjualan bisnis sehingga berdampak buruk pada akurasi laporan.

Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memahami berbagai jenis sales journal serta cara membuatnya dengan tepat. Pemahaman yang mendalam tentang jurnal transaksi penjualan akan membantu memastikan bahwa setiap transaksi tercatat secara akurat dan konsisten.

Di artikel ini, kami akan mengulas mengenai pengertian jurnal penjualan, berbagai jenisnya, contoh, langkah pembuatannya, hingga strategi efektif untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pembuatan jurnal akuntansi. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan sistem akuntansi untuk mendukung keberlanjutan bisnis.

Key Takeaways

• Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang mendokumentasikan semua transaksi penjualan barang atau jasa, baik tunai maupun kredi.
• Jenis-jenis jurnal penjualan: Jurnal penjualan tunai, penjualan kredit, diskon penjualan, retur penjualan.
• Proses pencatatannya mencakup identifikasi transaksi, penentuan akun yang terlibat, pencatatan jumlah, pembuatan jurnal, dan pemindahan ke buku besar secara terstruktur.
• Sistem akuntansi terbaik ScaleOcean dapat mengotomatisasi pencatatan jurnal penjualan, meminimalkan kesalahan manual, dan memastikan data keuangan terintegrasi dengan akurat.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi penjualan barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan, baik secara tunai maupun kredit. Jurnal ini berfungsi sebagai dokumentasi yang penting dalam proses pencatatan transaksi bisnis. Hal berikut merupakan salah satu bentuk jurnal yang umum ditemukan dalam bisnis, seperti halnya jurnal modal awal untuk usaha.

Fungsi utama dari jurnal berikut adalah untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan transaksi penjualan dalam sistem akuntansi perusahaan. Dengan mencatat setiap transaksi secara terperinci, perusahaan perusahaan dapat melakukan rekapitulasi penjualan yang akurat untuk mengetahui jumlah pendapatan yang diperoleh dari penjualan.

Sales journal barang memiliki perbedaan dibandingkan dengan jurnal lain, seperti jurnal pembelian atau jurnal kas. Pada jurnal ini, transaksi hanya berfokus pada penjualan yang menghasilkan pendapatan, bisa berupa pembayaran tunai atau piutang. Hal ini berbeda dengan jurnal lainnya yang mencatat transaksi berkaitan dengan pengeluaran atau pembelian barang.

Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Sederhana serta Cara Membuatnya secara Optimal

2. Kapan seharusnya Jurnal Penjualan Disusun?

Sales report sebaiknya disusun setiap kali transaksi penjualan terjadi, baik itu tunai maupun kredit. Dengan mencatat transaksi penjualan secara tepat waktu, perusahaan dapat memantau arus kas dan menghindari kesalahan dalam pencatatan yang dapat memengaruhi laporan keuangan.

Penyusunan laporan penjualan secara rutin memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja penjualan dan mengidentifikasi adanya potensi masalah dalam proses penjualan. Hal ini juga memungkinkan proses pelaporan pajak yang lebih mudah dan audit keuangan yang lebih transparan.

Selain itu, jurnal yang disusun tepat waktu dapat membantu manajemen untuk merencanakan strategi bisnis yang lebih baik. Data penjualan yang akurat memudahkan perusahaan untuk memahami tren pasar, mengelola persediaan, dan meminimalkan risiko kelebihan atau kekurangan stok barang.

3. Jenis-Jenis Jurnal Penjualan

Untuk memahami proses pencatatan transaksi penjualan secara lebih rinci, penting untuk mengenal berbagai jenis jurnal transaksi penjualan yang digunakan dalam akuntansi. Setiap jenis jurnal memiliki peran dan fungsi yang spesifik sesuai dengan cara transaksi dilakukan. Berikut penjelasan selengkapnya.

a. Jurnal Penjualan Tunai

Pertama, terdapat jurnal penjualan tunai yang mencatat transaksi ketika pembayaran dilakukan secara langsung, baik dalam bentuk uang tunai maupun transfer bank. Pada jurnal ini, akun yang terlibat umumnya adalah akun penjualan dan kas atau bank.

Contoh jurnal ini adalah jika sebuah perusahaan menjual barang senilai Rp 1.000.000 secara tunai, maka jurnal yang dibuat adalah debit akun kas sebesar Rp 1.000.000 dan kredit akun penjualan sebesar Rp 1.000.000.

b. Jurnal Penjualan Kredit

Jurnal penjualan kredit digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dibayar dengan cara kredit atau pembayaran di masa depan. Pada jurnal ini, akun yang terlibat adalah akun piutang usaha dan akun penjualan.

Sebagai contoh transaksi sales journal, jika barang senilai Rp 500.000 dijual dengan kredit kepada pelanggan, jurnalnya adalah debit akun piutang usaha dan kredit akun penjualan masing-masing sebesar Rp 500.000.

c. Jurnal Diskon Penjualan

Berikutnya, jurnal sales ini digunakan saat transaksi penjualan mencakup pemberian potongan harga atau diskon kepada pelanggan, baik untuk pembayaran tunai atau kredit. Diskon ini dapat dicatat pada akuntansi penjualan untuk mempengaruhi jumlah pendapatan yang diterima.

Berikut contoh transaksinya: Jika perusahaan menjual barang senilai Rp 1.000.000 dengan diskon 10%, jurnal yang dicatat adalah debit akun piutang usaha sebesar Rp 900.000 dan kredit akun sales sebesar Rp 1.000.000 serta akun diskon penjualan sebesar Rp 100.000.

d. Jurnal Retur Penjualan

Terakhir, jurnal retur penjualan mencatat pengembalian barang oleh pelanggan. Tujuan utama dari jurnal ini adalah untuk memastikan bahwa pendapatan yang telah dicatat sebelumnya dapat disesuaikan sesuai dengan kondisi aktual setelah adanya pengembalian.

Hal ini berbeda dengan jurnal retur pembelian yang mencatat pengembalian barang yang dibeli oleh perusahaan kepada pemasok. Misalnya, jika pelanggan mengembalikan barang senilai Rp2.000.000 karena cacat, transaksi dicatat sebagai debit Retur Penjualan dan kredit Piutang Usaha atau Kas.

4. Cara Mencatat Jurnal Penjualan

Setelah memahami pengertian dan jenis-jenisnya, kita perlu mengetahui bagaimana cara mencatat jurnal faktur penjualan secara tepat. Proses pencatatan yang akurat sangat penting untuk menjaga integritas laporan keuangan dan memastikan semua transaksi tercatat sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Berikut paduannya:

a. Identifikasi Transaksi Penjualan

Langkah pertama dalam rekapitulasi jurnal penjualan adalah mengidentifikasi transaksi penjualan yang terjadi. Hal ini bisa berupa penjualan tunai atau kredit. Penggunaan sales journal sangat penting dalam proses ini, karena membantu memisahkan transaksi penjualan dari jenis jurnal lainnya.

Pastikan Anda memiliki bukti transaksi yang jelas, seperti faktur atau kwitansi, yang menunjukkan jumlah uang yang diterima atau yang harus dibayar oleh pelanggan. Dengan demikian, pencatatan menjadi lebih terstruktur dan akurat sehingga memudahkan dalam penyusunan laporan keuangan bisnis.

b. Tentukan Akun yang Terlibat

Selanjutnya, tentukan akun-akun yang akan terpengaruh oleh transaksi tersebut. Biasanya, sales journal melibatkan akun pendapatan penjualan (sebagai kredit) dan akun kas atau piutang usaha (sebagai debet). Jika penjualan dilakukan dengan kredit, maka piutang usaha akan dicatat sebagai debet.

c. Tentukan Jumlah yang Dicatat

Catat jumlah total transaksi yang terjadi, baik itu berupa nilai penjualan barang atau jasa, termasuk pajak jika berlaku. Pastikan jumlah yang tercatat sesuai dengan faktur yang diterima atau diterbitkan. Pastikan juga untuk mencatat tanggal transaksi sesuai dengan faktur atau bukti lainnya.

d. Buat Jurnal Transaksi Penjualan

Setelah mengidentifikasi transaksi dan akun yang terlibat, buat jurnal sales. Misalnya, jika penjualan dilakukan secara tunai, Anda akan mencatat kas sebagai debet dan pendapatan penjualan sebagai kredit. Sedangkan untuk penjualan kredit, piutang usaha yang dicatat sebagai debit.

e. Pindahkan ke Buku Besar

Apabila segala transaksi penjualan telah tercatat, maka tahapan selanjutnya adalah untuk menyusun ringkasan dan memindahkannya ke buku besar. Hal ini memastikan segala data transkasi yang berkaitan dengan penjualan disertai dengan akun-akun yang sesuai.

Dengan memanfaatkan aplikasi pembukuan, proses pencatatan menjadi lebih efisien sehingga memudahkan pengelolaan data keuangan perusahaan secara kesuluruhan. Dukungan sistem akuntansi yang tepat, Anda dapat mempermudah proses audit sehingga memungkinkan perusahaan untuk memantau arus kas dan performa bisnis secara akurat.

5. Contoh Jurnal Penjualan

Jurnal sales adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan barang atau jasa yang digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan keuangan. Untuk lebih mudah memahaminya, mari kita bahas lebih lanjut mengenai penerapannya dalam praktik bisnis.

Misalnya, PT Cahaya Terang (PT CT) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan peralatan elektronik. PT CT pada bulan Januari 2024 melakukan dua kali transaksi penjualan, yaitu:

• Penjualan Kredit: Pada tanggal 1 Januari 2024, PT CT menjual sejumlah barang elektronik kepada PT Maju Jaya dengan nilai total Rp10.000.000. Pembayaran dilakukan secara kredit.
• Penjualan Tunai: Pada tanggal 5 Januari 2024, PT CT melakukan penjualan tunai sejumlah barang elektronik dengan nilai total Rp5.000.000.

Berdasarkan contoh jurnal penjualan PT CT di atas, menggambarkan bagaimana transaksi penjualan dicatat secara sistematis dalam buku besar. Setiap transaksi, baik itu penjualan tunai atau kredit, akan memiliki dampak pada akun piutang usaha, penjualan, dan kas.

6. Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Jurnal Penjualan

Setelah memahami cara mencatat transaksi penjualan, penting untuk memperhatikan beberapa aspek krusial dalam proses pembuatannya. Hal ini akan memastikan setiap transaksi tercatat dengan benar, mendukung transparansi, dan menjaga kualitas laporan keuangan perusahaan. Berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:

a. Ketelitian dan Keakuratan

Saat membuat sales journal, ketelitian adalah hal yang paling utama. Setiap transaksi harus dicatat dengan tepat, mulai dari tanggal, jumlah, hingga jenis transaksi. Kesalahan kecil dalam pencatatan dapat memengaruhi keakuratan laporan keuangan perusahaan.

b. Pemahaman Syarat Pembayaran

Penting untuk mengklasifikasikan transaksi penjualan pada akun yang sesuai. Misalnya, pendapatan dari penjualan barang harus dicatat dalam akun pendapatan, sedangkan potongan atau retur dicatat dalam akun yang terpisah untuk akurasi pelaporan.

c. Dokumentasi yang Memadai

Terakhir, jurnal tersebut harus dilengkapi dengan bukti transaksi, seperti faktur atau nota penjualan. Penggunaan jurnal faktur penjualan sangat penting dalam proses ini karena membantu memastikan keabsahan data dan menyediakan referensi yang jelas untuk verifikasi lebih lanjut oleh pihak terkait.

7. Tantangan dalam Pencatatan Jurnal Penjualan dan Strategi Mengatasinya

Dalam dunia bisnis, pencatatan jurnal yang akurat merupakan pondasi penting untuk pengelolaan keuangan yang efektif. Namun, berbagai tantangan sering kali menghambat proses ini. Berikut adalah beberapa tantangan utama dan strategi mengatasinya:

a. Kesalahan Manusia dalam Pencatatan

Kesalahan manusia dapat mengurangi akurasi data keuangan. Untuk mengatasi hal ini, penting untuk memberikan pelatihan rutin kepada staf akuntansi. Selain itu, penggunaan checklist dapat membantu memastikan setiap transaksi dicatat dengan benar, meminimalisir potensi kesalahan manusia.

b. Volume Transaksi yang Tinggi

Bisnis dengan volume penjualan tinggi sering menghadapi tantangan dalam mengelola pencatatan yang efisien. Untuk itu, Software Akuntansi ScaleOcean menyediakan solusi automatisasi pembuatan jurnal, yang mampu memproses transaksi dalam jumlah besar secara cepat dan akurat tanpa perlu input manual.

Selain itu, ScaleOcean mendukung pencocokan otomatis antara bukti pembelian dengan data transaksi yang tercatat dalam sistem. Konfigurasi akun yang dinamis dan kustomisasi pun memungkinkan penyesuaian sistem sesuai kebutuhan bisnis Anda. Untuk mengeksplorasi fitur-fitur unggulannya, ScaleOcean menyediakan demo gratis yang dapat Anda klaim sekarang juga.

c. Integrasi Data dari Berbagai Sumber

Menggabungkan data penjualan dari berbagai platform atau cabang sering kali sulit. Strategi yang efektif adalah menggunakan solusi integrasi data yang memungkinkan konsolidasi informasi secara real-time.

Jurnal penerimaan kas adalah sistem pencatatan yang membantu mengintegrasikan aliran kas dari berbagai sumber penjualan. Hal ini memastikan data yang terintegrasi dapat diakses dan dianalisis dengan mudah.

d. Keamanan Data dan Privasi

Melindungi informasi keuangan dari akses yang tidak sah atau kebocoran data adalah prioritas utama. Implementasi protokol keamanan siber yang ketat sangat penting, begitu pula memastikan bahwa software akuntansi yang digunakan memiliki fitur keamanan yang andal untuk menjaga privasi dan integritas data.

8. Perbedaan antara Jurnal Pembelian dan Penjualan

Jurnal penjualan mencatat semua transaksi yang menghasilkan pendapatan, baik tunai maupun kredit. Fokusnya pada akun penjualan, kas, atau piutang usaha. Dengan jurnal ini, perusahaan bisa memantau pendapatan, arus kas, dan piutang secara akurat setiap periode.

Sedangkan, jurnal pembelian mencatat transaksi pembelian barang atau jasa dari pemasok, baik dibayar tunai maupun kredit. Fokusnya pada akun persediaan, utang usaha, atau kas. Jurnal ini membantu perusahaan mengelola pengeluaran, memastikan kewajiban dibayar tepat waktu, dan menjaga akurasi biaya operasional.

Perbedaan utama terletak pada arah transaksi dan akun yang terlibat. Jurnal sales berorientasi pada pendapatan dan piutang, sedangkan jurnal pembelian menekankan pengeluaran dan utang. Memahami perbedaan ini penting untuk laporan keuangan akurat dan pengelolaan bisnis efektif.

9. Kesimpulan

Secara keseluruhan, jurnal penjualan menjadi komponen krusial dalam pencatatan transaksi bisnis, memastikan setiap penjualan tercatat dengan akurat dan tepat waktu. Peran vital jurnal tersebut tidak hanya mendukung operasional harian tetapi juga menjadi dasar dalam merumuskan strategi jangka panjang yang efektif.

Optimalkan proses akuntansi Anda dengan software akuntansi ScaleOcean. Dirancang untuk menangani volume transaksi tinggi dan menjamin keamanan data, ScaleOcean memberikan solusi yang andal dan efisien bagi bisnis modern. Coba demo gratisnya sekarang juga dan tingkatkan pengelolaan keuangan Anda dengan ScaleOcean.