Pembuatan purchase order adalah tahapan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan. Dokumen ini tidak hanya digunakan sebagai kontrak mengikat antara pembeli dan pemasok, tetapi juga untuk mencapai transaksi pembelian yang transparan.
Tanpa dokumen PO yang terstruktur dengan baik, proses pembelian bisa jadi kacau dan berdampak buruk bagi operasional dan keuangan bisnis. Misalnya kesulitan melacak barang apa saja yang dikirim, ada ketidaksesuaian pengiriman, hingga harga barang melebihi anggaran perusahaan.
Artikel berikut ini akan menjelaskan dengan detail apa itu purchase order, manfaat, format, dan contoh purchase order dalam perusahaan. Diberikan juga strategi efektif yang bisa Anda terapkan untuk memastikan pembuatan dokumen ini lebih cepat dan akurat.
Apa itu Purchase Order?
Purchase order adalah dokumen penting yang diperlukan dalam proses jual. Dokumen PO
memastikan bahwa pesanan dilakukan sesuai dengan kesepakatan. Umumnya memuat informasi detail terkait barang yang dipesan, seperti deskripsi produk, jumlah, harga, syarat pengiriman, dan pembayaran.
Purchase order memudahkan tim purchasing untuk mengetahui barang apa saja yang dipesan serta mempermudah pemantauan terkait kesesuaian barang dengan kebutuhan serta standar perusahaan. Dengan ini, Anda tidak akan mengalami kerugian karena kesalahan pengiriman, kuantitas yang tidak sesuai, atau barang yang tidak memenuhi spesifikasi.
Apa Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition?
Dalam proses pengadaan, ada beberapa dokumen yang diperlukan selain purchase order. Salah satunya adalah purchase requisition. Lantas apa yang membedakan keduanya?
Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen dalam perusahaan untuk melakukan pengadaan.
Sedangkan purchase order adalah dokumen eksternal yang dikirim dari tim purchasing perusahaan kepada pemasok setelah PR disetujui. Jadi, bisa disimpulkan bahwa dokumen PR adalah permintaan internal untuk barang atau jasa, sedangkan purchase order adalah perintah pembelian yang sah dari perusahaan kepada pemasok.
Baca Juga: Analisis Perbedaan Purchasing dan Procurement di Perusahaan
Fungsi Purchase Order bagi Bisnis
Dokumen PO seringkali disamakan dengan invoice perusahaan. Padahal keduanya punya fungsi yang berbeda di dalam proses pembelian. Jika invoice merupakan jumlah tagihan yang dikirim dari pemasok kepada perusahaan, sedangkan dokumen PO dikirim dari perusahaan ke pemasok.
Untuk memudahkan memahami perbedaan tersebut, kenali fungsi PO terhadap manajemen pembelian lebih jauh lagi pada pembahasan berikut.
1. Bukti Resmi Pemesanan
Salah satu fungsi purchase order adalah sebagai bukti resmi pemesanan barang atau jasa. PO berisi syarat dan ketentuan yang telah disepakati baik dari perusahaan dan supplier atau vendor. Melalui dokumen ini, vendor mendapatkan kepastian bahwa perusahaan serius dalam melakukan transaksi. Hal ini juga meminimalisir kesalahpahaman antara kedua pihak terkait detail spesifikasi, harga, jumlah, serta tanggal pengiriman yang telah disepakati.
2. Mencegah Pembelian Ganda
Anda mungkin pernah mengalami pembelian ganda atau kondisi saat perusahaan tidak sadar barang yang dibeli ternyata sudah ada dan tidak dibutuhkan. Nah, PO sangat bisa dimanfaatkan untuk mencegah hal ini. Dengan dibantu sistem pencatatan yang rapi, risiko terjadinya pembelian ganda dapat diminimalisir. Tentu Anda butuh solusi tersebut, bukan? Terlebih jika perusahaan memiliki banyak departemen atau unit yang memerlukan barang atau jasa serupa. Sehingga pembelian dapat dilacak dan dihindari agar tidak terjadi pengulangan.
3. Pelacak Pesanan yang Masuk
Selanjutnya fungsi purchase order adalah sebagai pelacak yang membantu tim purchasing, gudang, dan departemen lainnya untuk memonitor pesanan yang masuk. Dengan adanya sistem pelacakan berdasarkan PO, Anda dapat dengan mudah melihat status pesanan. Apakah itu sedang dalam pengiriman atau sudah diterima. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan atau stakeholder lainnya.
4. Kontrol Anggaran Bisnis
Melalui PO, perusahaan juga dapat mengontrol pengeluaran dan memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan. Setiap PO yang diterbitkan tentu memiliki detail pengeluaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan demikian, tim keuangan dapat memantau dan menyesuaikan aliran kas berdasarkan anggaran yang ada.
5. Kontrol Kualitas Pemesanan
Tidak hanya yang disebutkan di atas, fungsi purchase order adalah juga untuk memastikan kualitas dari barang atau jasa yang dipesan. Biasanya PO berisi detail spesifikasi produk atau jasa yang diharapkan. Dari sini Anda bisa menetapkan standar kualitas yang harus dipenuhi oleh supplier atau vendor. Jika produk atau jasa yang diterima tidak sesuai, perusahaan memiliki dasar untuk menolaknya atau meminta retur pembelian. Dengan demikian, PO berfungsi sebagai alat kontrol kualitas yang efektif.
Tidak hanya memudahkan proses administratif dalam perusahaan, ternyata purchase order adalah dokumen penting yang punya dampak penting pada manajemen inventaris dan keuangan bisnis Anda.
Baca Juga: 5 Indikator Keputusan Pembelian untuk Hindari Pemborosan
Aspek Penting Purchase Order
Salah satu aspek terpenting dalam contoh surat purchase order adalah detail dan spesifikasi produk atau jasa yang dipesan. Bisa tentang deskripsi produk, ukuran, warna, kualitas, jumlah, serta syarat-syarat khusus lainnya. Tulis selengkap mungkin karena masalah seperti keterlambatan, kesalahan, atau perselisihan sering kali terjadi akibat kurangnya detail dalam spesifikasi produk.
Aspek lain yang tak kalah penting pada purchase order adalah penetapan harga dan syarat pembayaran. PO harus menyajikan informasi lengkap tentang harga per unit, diskon jika dibutuhkan, pajak, serta biaya tambahan lainnya. Selain itu, syarat pembayaran seperti jatuh tempo, cara pembayaran, dan potensi denda atau insentif, juga harus dijelaskan dengan jelas. Aspek ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam proses pengadaan.
Apa aspek penting selanjutnya? Waktu pengiriman. PO harus mengandung informasi detail tentang kapan barang atau jasa harus dikirimkan, bersama dengan syarat pengiriman seperti metode pengiriman, pihak yang bertanggung jawab atas biayanya, serta risiko terkait kerusakan atau keterlambatan. Penetapan tanggal dan syarat pengiriman yang jelas membantu memastikan kepatuhan dan ekspektasi yang sejalan antara perusahaan dan vendor.
Dalam sebuah bisnis, terkadang juga terjadi situasi saat produk atau jasa yang diterima tidak memenuhi standar yang disepakati. Dalam hal ini, PO harus memuat informasi tentang prosedur penolakannya, proses pengembalian, serta potensi kompensasi atau sanksi yang mungkin berlaku. Ketentuan ini memberikan jaminan kepada perusahaan untuk mendapatkan bahan sesuai standar, sekaligus memberi penjual kesempatan untuk melakukan perbaikan.
Tips Membuat Purchase Order
Tips pertama adalah pastikan semua informasi seperti deskripsi, kuantitas, harga, dan spesifikasi lainnya, dicantumkan dengan jelas dan benar. Selain itu, periksa kembali data pemasok dan informasi pengiriman untuk memastikan kesesuaian dan keakuratan. Kesalahan kecil dalam detail bisa menyebabkan keterlambatan, biaya tambahan, atau masalah ke depannya.
Jangan lupa juga untuk menyertakan semua ketentuan yang relevan dalam PO. Mulai dari ketentuan pembayaran, tanggal pengiriman, metode pengiriman, hingga kondisi pengembalian barang. Dengan menetapkan syarat dan ketentuan dengan jelas, kedua pihak dapat memiliki ekspektasi yang sama dan mengurangi risiko pembelian.
Dalam era digital saat ini, sudah banyak perusahaan yang memanfaatkan sistem atau software manajemen PO untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. Menggunakan software khusus tidak hanya memudahkan pembuatan dan pelacakan PO, tetapi juga memastikan konsistensi dan standarisasi dokumen. Selain itu, data PO juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain di perusahaan, seperti manajemen persediaan atau akuntansi sehingga memudahkan analisis dan pengambilan keputusan.
Format Purchase Order
Sebagai dokumen penting yang digunakan untuk konfirmasi pembelian antara vendor dan perusahaan, format purchase order harus lengkap dan memuat komponen penting. Berikut beberapa komponen tersebut.
1. Nomor dan Tanggal PO
Setiap PO harus memiliki nomor unik yang digunakan sebagai identitas dokumen sehingga memudahkan pencatatan dan pelacakan. Sedangkan tanggal pembuatan diperlukan agar batas waktu pembelian dan pengiriman lebih jelas.
2. Informasi Supplier dan Pembeli
Pada bagian ini, purchase order format harus mencantumkan detail lengkap mengenai supplier dan pembeli. Informasi ini berupa nama perusahaan, alamat, nomor kontak, serta email. Dengan demikian, kedua pihak lebih mudah berkoordinasi, serta memastikan barang dikirim ke tujuan yang sesuai.
3. Detail Produk atau Barang
Pada bagian ini, pastikan Anda menuliskan deskripsi yang lengkap seperti nama produk, model, spesifikasi, serta jumlah yang diinginkan. Jika ada, tambahkan juga kode produk atau SKU. Dengan detail yang jelas, maka vendor lebih mudah memahami barang apa yang perlu dikirim sehingga tidak ada kesalahan pengiriman.
4. Syarat Pembayaran
Syarat pembayaran berisi metode dan jatuh tempo pembayaran yang harus dipatuhi. Bagian ini diperlukan agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran yang menyebabkan konflik sewaktu-waktu, karena kedua pihak telah sepakat dengan ketentuan tersebut sejak awal.
5. Syarat Pengiriman
Pada bagian ini, Anda bisa menjelaskan estimasi waktu pengiriman, alamat tujuan, dan biaya yang dikenakan. Jika barang harus dikirim dengan cara khusus, maka sertakan juga detail instruksinya. Seluruh informasi tersebut membantu barang agar sampai di lokasi tepat waktu.
6. Tanda Tangan dan Persetujuan
Ini menjadi bagian penting dalam purchase order format.
Tanda tangan dan persetujuan menjadi bukti sah bahwa perusahaan dan supplier telah menyetujui semua syarat dan ketentuan yang tercantum.
Contoh Purchase Order
Untuk memahami lebih lanjut contoh purchase order, perhatikan skenario berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang F&B mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Berikut purchase order format sesuai kebutuhan mereka.
Dari contoh purchase order di atas, dapat diketahui bahwa semua informasi penting sudah termuat dalam dokumen. Mulai dari nomor PO, informasi supplier dan pembeli, hingga syarat dan ketentuan pengiriman.
Contoh Penerapan PO dalam Perusahaan
Misalkan Anda sedang menjalankan perusahaan manufaktur yang memerlukan bahan baku untuk produksi. Ketua tim pabrik menyadari stok tepung dan minyak kurang, akhirnya ia membuat purchase requisition (PR) yang diajukan kepada tim purchasing untuk disetujui. Setelah disetujui, tim purchasing akan menghubungi supplier dengan mengeluarkan surat PO.
Surat PO ini akan berisi detail lengkap seperti nama dan jumlah barang yang dipesan, harga per unit, total harga, serta syarat pembayaran dan pengiriman. Misalnya, diperlukan 100 kg tepung dengan harga Rp10.000 per kg dan 50 liter minyak dengan harga Rp15.000 per liter, dengan pengiriman dilakukan dalam waktu tiga hari kerja.
Setelah PO diterima oleh supplier, mereka akan memproses pesanan tersebut dan menyiapkan pengiriman sesuai dengan syarat yang tercantum di dalam dokumen. Pemasok kemudian mengirimkan barang bersama faktur yang akan dicocokkan dengan surat PO oleh tim keuangan.
Alur proses penggunaan surat purchase order di atas membantu Anda memastikan semua barang diterima sesuai pesanan, dan pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan. Dengan demikian, dipastikan operasional berjalan lancar dan pengadaan dilakukan secara transparan untuk kesehatan keuangan perusahaan.
Permudah Pembuatan PR dan PO dengan Purchasing Software ScaleOcean
Pembuatan dokumen purchase order secara manual tidaklah efektif dan rentan kesalahan. Oleh karena itu, software purchasing ScaleOcean hadir untuk membantu Anda membuat dokumen PO secara digital. Coba demo gratis yang ditawarkan untuk tahu bagaimana cara kerja sistem. Secara umum, software tersebut mampu:
- Automatisasi proses pembuatan PO: Setelah permintaan pembelian disetujui oleh pihak terkait, sistem secara otomatis membuat dokumen tanpa perlu input manual.
- Purchase order format dapat dikustomisasi: Sistem memungkinkan kustomisasi template PO, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
- Rating vendor otomatis: Saat membuat PO, sistem juga secara otomatis dapat menilai vendor berdasarkan kinerja sebelumnya, tanpa perlu melakukan evaluasi manual yang panjang.
- Monitoring dan notifikasi otomatis: Anda bisa dengan mudah memantau status PO secara real-time. Sistem juga memberikan notifikasi ketika dokumen disetujui atau ditolak.
Software purchasing ScaleOcean juga dapat diintegrasikan dengan modul lain seperti inventory dan accounting. Setelah PO dibuat, stok barang di modul inventory akan diperbarui secara real-time, sekaligus pengeluaran yang terkait langsung tercatat di modul accounting. Cari tahu lebih lanjut kerja sistem ini dengan memanfaatkan demo gratis yang ditawarkan.
Kesimpulan
Purchase order adalah dokumen penting dalam pengadaan yang membantu Anda mengatur dan memantau pembelian. Selain sebagai bukti resmi, PO juga diperlukan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai kebutuhan, anggaran perusahaan, dan memastikan pelaporan keuangan efektif.
Namun, pembuatan PO secara manual rentan human error dan memakan waktu. Anda bisa menggunakan purchasing software ScaleOcean. Otomatisasi, kustomisasi template, dan integrasi yang ditawarkan akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang dan optimalkan pengelolaan pengadaan Anda!
Klik untuk Mulai Chat
