Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, serta Contohnya

Pembuatan purchase order adalah tahapan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan. Dokumen ini tidak hanya digunakan sebagai kontrak mengikat antara pembeli dan pemasok, tetapi juga untuk mencapai transaksi pembelian yang transparan.

Tanpa dokumen PO yang terstruktur dengan baik, proses pembelian bisa jadi kacau dan berdampak buruk bagi operasional dan keuangan bisnis. Misalnya kesulitan melacak barang apa saja yang dikirim, ada ketidaksesuaian pengiriman, hingga harga barang melebihi anggaran perusahaan.

Artikel berikut ini akan menjelaskan dengan detail apa itu purchase order, manfaat, format, dan contoh purchase order dalam perusahaan. Diberikan juga strategi efektif yang bisa Anda terapkan untuk memastikan pembuatan dokumen ini lebih cepat dan akurat.

Key Takeaways

• Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang krusial bagi bisnis untuk memesan barang atau jasa secara terstruktur dari pihak penjual.
• Surat purchase order yang efektif harus memuat detail informasi yang lengkap seperti informasi pembeli dan penjual, nomor PO unik, rincian pesanan, syarat pembayaran, tanggal, serta pengesahan.
• Penggunaan purchase order memberikan beragam manfaat signifikan bagi bisnis, termasuk validitas pemesanan, kejelasan kesepakatan, dan minimisasi risiko kesalahan.
• ScaleOcean merupakan solusi yang akan membantu bisnis Anda membuat purchase order secara cepat dan akurat dengan memastikan semua komponen penting tercantum secara sistematis.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen formal yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual, yang mencakup rincian seperti jenis, jumlah, harga, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran. PO berfungsi sebagai bukti tertulis yang mengatur transaksi antara pembeli dan penjual.

Surat PO memudahkan tim purchasing untuk mengetahui barang apa saja yang dipesan serta mempermudah pemantauan terkait kesesuaian barang dengan kebutuhan serta standar perusahaan. Dengan ini, Anda tidak akan mengalami kerugian karena kesalahan pengiriman, kuantitas yang tidak sesuai, atau barang yang tidak memenuhi spesifikasi.

2. Apa Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition?

Dalam proses pengadaan, ada beberapa dokumen yang diperlukan selain purchase order. Salah satunya adalah purchase requisition (PR). Lantas apa yang membedakan keduanya?
Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen dalam perusahaan untuk melakukan pengadaan.

Sedangkan purchase order adalah dokumen eksternal yang dikirim dari tim purchasing perusahaan kepada pemasok setelah PR disetujui. Jadi, bisa disimpulkan bahwa dokumen PR adalah permintaan internal untuk barang atau jasa, sedangkan PO adalah perintah pembelian yang sah dari perusahaan kepada pemasok.

Baca juga: Analisis Perbedaan Purchasing dan Procurement di Perusahaan

3. Fungsi Purchase Order bagi Bisnis

Purchase order (PO) berfungsi sebagai dokumen kontrak resmi yang mengikat antara pembeli, dalam hal ini perusahaan, dan penjual, yaitu vendor atau supplier. Dokumen ini adalah alat bukti untuk mengonfirmasi perjanjian mengenai pembelian barang atau jasa dengan syarat yang telah disepakati bersama.

Berikut penjelasan lebih mendalam terkait fungsi purchase order bagi bisnis:

a. Validitas Pemesanan

Purchase order berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah bahwa pihak pembeli telah secara resmi melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak penjual (supplier). Dokumen ini menjadi landasan yang kuat untuk transaksi, menghindari potensi penyangkalan atau kebingungan mengenai detail pesanan.

Dengan adanya purchase order (PO), kedua belah pihak memiliki referensi yang jelas mengenai komitmen pembelian yang telah dibuat, termasuk tanggal pemesanan dan identitas pemesan.

b. Konfirmasi Detail Transaksi

Purchase order menjamin kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai rincian pesanan menjadi terjamin. Hal ini mencakup spesifikasi barang atau jasa yang detail, jumlah yang dipesan secara spesifik, harga per unit yang telah disepakati, dan total biaya keseluruhan, sehingga meminimalisir potensi perbedaan interpretasi atau ketidaksesuaian antara harapan pembeli dan penawaran penjual. Dokumen PO memastikan transparansi dalam setiap aspek transaksi.

c. Reduksi Potensi Kekeliruan

Surat purchase order membantu mengurangi risiko terjadinya kesalahan dalam proses pemesanan dan pengiriman barang. Informasi yang terdokumentasi dengan baik dalam PO mencegah kesalahan terkait kuantitas barang yang dipesan, spesifikasi produk yang tidak sesuai, atau penetapan harga yang keliru. Hal ini pada akhirnya menghemat waktu, biaya, dan sumber daya yang mungkin terbuang akibat kesalahan.

d. Kemudahan dalam Penelusuran Pesanan

Purchase order memfasilitasi pelacakan status pesanan secara efektif, mulai dari tahap persiapan oleh penjual, proses produksi (jika ada), hingga proses pengiriman kepada pembeli.

Ini sangat membantu dalam manajemen inventaris perusahaan pembeli, memungkinkan perencanaan produksi atau penjualan yang lebih akurat berdasarkan informasi status pesanan yang terkini. Purchase order (PO) menjadi alat bantu yang efektif untuk memantau alur pengadaan.

e. Landasan Kontrak yang Sah

Surat PO memiliki kekuatan sebagai bukti hukum transaksi yang mengikat bagi kedua belah pihak. Hal ini dapat digunakan sebagai referensi utama dan alat penyelesaian yang kuat jika terjadi perselisihan atau ketidaksesuaian di kemudian hari terkait dengan kualitas barang, waktu pengiriman, atau persyaratan lainnya yang tercantum dalam PO, termasuk dalam kasus retur pembelian. Kekuatan hukum ini memberikan keamanan bagi kedua belah pihak yang bertransaksi.

f. Dukungan untuk Proses Keuangan

PO sangat membantu departemen keuangan dalam menyusun anggaran pembelian yang akurat berdasarkan pesanan yang telah disetujui. Selain itu, PO juga mempermudah proses verifikasi dan pencocokan faktur dari vendor dengan pesanan yang sebenarnya, sehingga memperlancar proses pembayaran dan pengelolaan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Surat purchase order menjadi dokumen penting dalam audit keuangan.

g. Kepastian Pemenuhan Kebutuhan

Purchase order memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional atau produksi yang telah direncanakan. Proses persetujuan internal sebelum penerbitan PO memastikan bahwa setiap pembelian telah melalui pertimbangan yang matang dan selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. Dokumen purchase order menjadi representasi formal dari kebutuhan perusahaan.

h. Pengurangan Risiko Kecurangan

Purchase order memberikan jaminan keamanan bagi pembeli dengan mendokumentasikan detail pesanan dan harga yang disepakati secara jelas dan transparan, sehingga membantu mencegah praktik penipuan seperti pengurangan kuantitas barang yang dikirimkan atau kenaikan harga yang tidak wajar setelah pesanan dikonfirmasi. Adanya purchase order (PO) menciptakan catatan transaksi yang terverifikasi.

i. Simplifikasi Alur Transaksi

Surat PO berkontribusi pada proses transaksi yang lebih sederhana dan efisien antara pembeli dan penjual. Dengan adanya PO, semua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai persyaratan dan ketentuan transaksi yang berlaku, termasuk detail pengiriman, pembayaran, dan garansi (jika ada). Hal ini meminimalkan komunikasi yang berulang dan mempercepat siklus pembelian secara keseluruhan.

Baca juga: 5 Indikator Keputusan Pembelian untuk Hindari Pemborosan

4. Aspek Penting Purchase Order

Salah satu aspek terpenting dalam contoh surat purchase order adalah detail dan spesifikasi produk atau jasa yang dipesan. Bisa tentang deskripsi produk, ukuran, warna, kualitas, jumlah, serta syarat-syarat khusus lainnya. Tulis selengkap mungkin karena masalah seperti keterlambatan, kesalahan, atau perselisihan sering kali terjadi akibat kurangnya detail dalam spesifikasi produk.

Aspek lain yang tak kalah penting pada dokumen PO adalah penetapan harga dan syarat pembayaran. PO harus menyajikan informasi lengkap tentang harga per unit, diskon jika dibutuhkan, pajak, serta biaya tambahan lainnya. Selain itu, syarat pembayaran seperti jatuh tempo, cara pembayaran, dan potensi denda atau insentif, juga harus dijelaskan dengan jelas. Aspek ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam proses pengadaan.

Apa aspek penting selanjutnya? Waktu pengiriman. PO harus mengandung informasi detail tentang kapan barang atau jasa harus dikirimkan, bersama dengan syarat pengiriman seperti metode pengiriman, pihak yang bertanggung jawab atas biayanya, serta risiko terkait kerusakan atau keterlambatan. Penetapan tanggal dan syarat pengiriman yang jelas membantu memastikan kepatuhan dan ekspektasi yang sejalan antara perusahaan dan vendor. VMS adalah solusi yang memudahkan manajemen waktu pengiriman dan memastikan semua detail tersebut tercatat dengan jelas dan tepat.

Dalam sebuah bisnis, terkadang juga terjadi situasi saat produk atau jasa yang diterima tidak memenuhi standar yang disepakati. Dalam hal ini, PO harus memuat informasi tentang prosedur penolakannya, proses pengembalian, serta potensi kompensasi atau sanksi yang mungkin berlaku. Ketentuan ini memberikan jaminan kepada perusahaan untuk mendapatkan bahan sesuai standar, sekaligus memberi penjual kesempatan untuk melakukan perbaikan.

5. Tips Membuat Purchase Order

Tips pertama adalah pastikan semua informasi seperti deskripsi, kuantitas, harga, dan spesifikasi lainnya, dicantumkan dengan jelas dan benar. Selain itu, periksa kembali data pemasok dan informasi pengiriman untuk memastikan kesesuaian dan keakuratan. Kesalahan kecil dalam detail bisa menyebabkan keterlambatan, biaya tambahan, atau masalah ke depannya.

Jangan lupa juga untuk menyertakan semua ketentuan yang relevan dalam PO. Mulai dari ketentuan pembayaran, tanggal pengiriman, metode pengiriman, hingga kondisi pengembalian barang. Dengan menetapkan syarat dan ketentuan dengan jelas, kedua pihak dapat memiliki ekspektasi yang sama dan mengurangi risiko pembelian.

Dalam era digital saat ini, sudah banyak perusahaan yang memanfaatkan sistem atau software manajemen PO untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. Menggunakan software khusus tidak hanya memudahkan pembuatan dan pelacakan PO, tetapi juga memastikan konsistensi dan standarisasi dokumen. Selain itu, data PO juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain di perusahaan, seperti manajemen persediaan atau akuntansi sehingga memudahkan analisis dan pengambilan keputusan.

6. Format Isi Surat Purchase Order (PO)

Sebuah surat purchase order yang efektif dan jelas harus mengikuti format standar dan mencantumkan informasi penting untuk memastikan transaksi berjalan lancar dan menghindari potensi kesalahpahaman. Berikut adalah komponen-komponen utama yang umumnya terdapat dalam format purchase order pada umumnya:

a. Identitas Pihak yang Bertransaksi

Di contoh form purchase order (PO) wajib mencantumkan nama lengkap dan alamat jelas dari pihak pembeli dan penjual. Informasi ini memastikan identifikasi yang akurat dari para pihak yang terlibat dalam transaksi pembelian.

b. Nomor Identifikasi Pesanan yang Spesifik

Setiap dokumen purchase order harus memiliki nomor PO yang unik. Nomor ini berfungsi sebagai referensi penting untuk pelacakan pesanan, komunikasi antara pembeli dan penjual, serta keperluan administrasi dan akuntansi.

c. Rincian Lengkap Barang atau Jasa yang Dipesan

Bagian inti dari purchase order (PO) adalah detail barang atau jasa yang dipesan, termasuk nama produk atau layanan, jumlah yang diinginkan, dan harga satuan yang telah disepakati. Informasi ini harus spesifik dan jelas untuk menghindari kesalahan dalam pemenuhan pesanan.

d. Ketentuan dan Persyaratan Pembayaran

Surat purchase order harus secara eksplisit menyebutkan syarat dan ketentuan pembayaran, termasuk metode pembayaran yang disepakati, jangka waktu pembayaran (misalnya, 30 hari setelah faktur), serta detail rekening bank (jika diperlukan).

e. Jadwal Waktu Pemesanan dan Pengiriman

Informasi mengenai tanggal pemesanan barang atau jasa serta tanggal pengiriman yang diharapkan atau disepakati harus tercantum dengan jelas dalam dokumen purchase order. Hal ini membantu dalam perencanaan produksi dan logistik bagi kedua belah pihak.

f. Pengesahan Transaksi oleh Pihak Berwenang

Untuk validitas dan akuntabilitas, purchase order (PO) idealnya mencantumkan tanda tangan pihak yang berwenang dari organisasi pembeli. Ini menunjukkan bahwa pesanan telah disetujui sesuai dengan kebijakan perusahaan.

7. Contoh Purchase Order

Untuk memahami lebih lanjut contoh purchase order, perhatikan skenario berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang F&B mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Berikut contoh purchase order format sesuai kebutuhan mereka.

Dari contoh purchase order di atas, dapat diketahui bahwa semua informasi penting sudah termuat dalam dokumen. Mulai dari nomor PO, informasi supplier dan pembeli, hingga syarat dan ketentuan pengiriman.

8. Contoh Penerapan PO dalam Perusahaan

Misalkan Anda sedang menjalankan perusahaan manufaktur yang memerlukan bahan baku untuk produksi. Ketua tim pabrik menyadari stok tepung dan minyak kurang, akhirnya ia membuat purchase requisition (PR) yang diajukan kepada tim purchasing untuk disetujui. Setelah disetujui, tim purchasing akan menghubungi supplier dengan mengeluarkan surat PO.

Surat PO ini akan berisi detail lengkap seperti nama dan jumlah barang yang dipesan, harga per unit, total harga, serta syarat pembayaran dan pengiriman. Misalnya, diperlukan 100 kg tepung dengan harga Rp10.000 per kg dan 50 liter minyak dengan harga Rp15.000 per liter, dengan pengiriman dilakukan dalam waktu tiga hari kerja.

Setelah PO diterima oleh supplier, mereka akan memproses pesanan tersebut dan menyiapkan pengiriman sesuai dengan syarat yang tercantum di dalam dokumen. Pemasok kemudian mengirimkan barang bersama faktur yang akan dicocokkan dengan surat PO oleh tim keuangan.

Alur proses penggunaan surat purchase order di atas membantu Anda memastikan semua barang diterima sesuai pesanan, dan pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan. Dengan demikian, dipastikan operasional berjalan lancar dan pengadaan dilakukan secara transparan untuk kesehatan keuangan perusahaan.

9. Permudah Pembuatan PR dan PO dengan Purchasing Software ScaleOcean

Pembuatan dokumen purchase order secara manual tidaklah efektif dan rentan kesalahan. Oleh karena itu, software purchasing ScaleOcean hadir untuk membantu Anda membuat dokumen PO secara digital. Coba demo gratis yang ditawarkan untuk tahu bagaimana cara kerja sistem. Secara umum, software tersebut mampu:

• Automatisasi proses pembuatan PO: Setelah permintaan pembelian disetujui oleh pihak terkait, sistem secara otomatis membuat dokumen tanpa perlu input manual.
• Purchase order format dapat dikustomisasi: Sistem memungkinkan kustomisasi template PO, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
• Rating vendor otomatis: Saat membuat PO, sistem juga secara otomatis dapat menilai vendor berdasarkan kinerja sebelumnya, tanpa perlu melakukan evaluasi manual yang panjang.
• Monitoring dan notifikasi otomatis: Anda bisa dengan mudah memantau status PO secara real-time. Sistem juga memberikan notifikasi ketika dokumen disetujui atau ditolak.

Software purchasing ScaleOcean juga dapat diintegrasikan dengan modul lain seperti inventory dan accounting. Setelah PO dibuat, stok barang di modul inventory akan diperbarui secara real-time, sekaligus pengeluaran yang terkait langsung tercatat di modul accounting. Cari tahu lebih lanjut kerja sistem ini dengan memanfaatkan demo gratis yang ditawarkan.

Baca juga: ScaleOcean Automatic Purchase Order System Terbaik

10. Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen penting dalam pengadaan yang membantu Anda mengatur dan memantau pembelian. Selain sebagai bukti resmi, PO juga diperlukan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai kebutuhan, anggaran perusahaan, dan memastikan pelaporan keuangan efektif.

Namun, pembuatan PO secara manual rentan human error dan memakan waktu. Anda bisa menggunakan purchasing software ScaleOcean. Otomatisasi, kustomisasi template, dan integrasi yang ditawarkan akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang dan optimalkan pengelolaan pengadaan Anda!