Pengertian Blanket Purchase Order, Manfaat, dan Pembuatannya

Tahukah Anda bahwa proses pengadaan barang atau jasa yang memakan waktu bisa menghambat efisiensi operasional perusahaan? Salah satu solusi yang dapat mempercepat dan menyederhanakan proses ini adalah dengan menggunakan blanket purchase order (BPO). Dengan BPO, perusahaan bisa mengatasi tantangan administratif yang sering muncul dalam pengadaan berulang.

Penting untuk memahami peran blanket purchase dalam membantu perusahaan membeli barang atau jasa dalam jumlah tertentu dari pemasok selama periode waktu tertentu. BPO memungkinkan kesepakatan yang lebih stabil, memudahkan pengelolaan stok, serta mengoptimalkan anggaran pengadaan.

Di artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian blanket purchase order, manfaat, kapan BPO sebaiknya digunakan, serta strategi efektif dalam penerapannya. Informasi ini dapat menjadi pertimbangan untuk meningkatkan kelancaran dan konsistensi dalam pengadaan barang atau jasa di perusahaan Anda.

Pengertian Blanket Purchase Order

Blanket Purchase Order adalah pesanan pembelian yang dibuat pelanggan kepada pemasok untuk memungkinkan pengiriman barang pada berbagai tanggal dalam periode tertentu, dengan tetap mengacu pada harga yang telah disepakati sebelumnya.

Dalam blanket purchase, perusahaan menyepakati perjanjian yang mencakup harga, spesifikasi barang, jadwal pengiriman dalam periode tertentu, jumlah, serta persyaratan tertentu. Blanket purchase sangat bermanfaat bagi perusahaan yang membutuhkan barang secara berkelanjutan dan terprediksi.

Keuntungan lain dari blanket order dalam pembelian jangka panjang adalah fleksibilitas dan efisiensi. Proses pengadaan menjadi lebih efektif karena perusahaan tidak perlu membuat pesanan berulang setiap kali membeli, yakni menjadikannya sebagai sebuah dokumen yang cenderung dipertimbangkan dalam penyusunan syarat dokumen RFP.

Baca juga: Pahami Apa itu Procurement dan Alurnya di Bisnis

Perbedaan Blanket Purchase Order (BPO) dan Purchase Order (PO)

Sementara itu, Blanket Purchase Order (BPO) dan Purchase Order (PO) memiliki beberapa perbedaan mendasar dalam hal pengelolaan pengadaan barang atau jasa. Berikut adalah perbedaan utama antara keduanya:

1. Jangka Waktu dan Komitmen

• Blanket Purchase Order (BPO): BPO adalah perjanjian jangka panjang yang mencakup pembelian berulang dengan pemasok dalam periode tertentu, sering kali selama beberapa bulan atau tahun.
• Purchase Order (PO): PO adalah pesanan pembelian satu kali untuk barang atau jasa tertentu, dengan pengiriman yang spesifik dan harga yang ditetapkan berdasarkan kesepakatan sementara.

2. Volume Pembelian

• Blanket Purchase Order (BPO): Biasanya melibatkan pembelian dalam volume besar atau beberapa pembelian dengan jumlah tertentu yang dilakukan secara berulang selama periode kontrak.
• Purchase Order (PO): Biasanya digunakan untuk pembelian barang atau jasa sekali pakai dengan volume terbatas sesuai kebutuhan sesaat.

3. Fleksibilitas

• Blanket Purchase Order (BPO):Memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk memesan barang atau jasa sesuai kebutuhan dalam batasan yang sudah disepakati, tanpa perlu membuat pesanan baru setiap kali.
• Purchase Order (PO):Memerlukan pembuatan pesanan baru setiap kali ada pembelian, sehingga kurang fleksibel dibandingkan BPO.

Manfaat BPO pada Perusahaan

Dengan dokumen blanket order, perusahaan dapat menegosiasikan harga dan syarat lebih menguntungkan karena perjanjian ini bersifat jangka panjang. Hal ini tidak hanya mempermudah proses pengadaan, tetapi juga memastikan pengelolaan biaya dan waktu yang lebih efisien. Berikut adalah beberapa manfaat utama BPO:

a. Alur Proses Permintaan Lebih Singkat

Blanket order menyederhanakan proses pembelian dengan mengurangi pengajuan purchase order setiap kali stok habis. Hal ini mengurangi tugas administratif dan dokumen, memungkinkan tim purchasing management untuk fokus pada kegiatan yang lebih strategis. Proses pembelian berulang, terutama untuk barang atau jasa yang sering dibutuhkan, bisa memakan waktu.

BPO merampingkan langkah ini dengan mencakup beberapa pembelian dalam satu perjanjian. Dengan BPO, perusahaan menyetujui harga, persyaratan, dan jadwal pengiriman barang atau jasa dalam periode panjang. Pengaturan ini mengeliminasi redundansi dalam pembuatan dan pemrosesan pesanan pembelian, menyederhanakan pengadaan secara keseluruhan.

b. Lebih Banyak Menghemat Pengeluaran

Blanket purchase melibatkan negosiasi harga dalam jumlah besar atau diskon volume dengan pemasok, menghasilkan penghematan biaya langsung. Dengan persyaratan yang dinegosiasikan di awal untuk jangka panjang, perusahaan dapat menjaga harga tetap stabil meski terjadi perubahan bahan baku dari pemasok, melindungi dari potensi kenaikan harga.

Negosiasi mencakup komitmen membeli barang atau jasa dalam volume tertentu. Blanket order tidak hanya berlaku untuk jangka panjang, tetapi juga memaksa tim purchasing management untuk membeli dalam jumlah tertentu, yang memungkinkan perusahaan menegosiasikan harga lebih rendah.

c. Fleksibilitas dalam Melakukan Order

Manfaat lain dari blanket order adalah fleksibilitas dalam pemesanan. Berbeda dengan pesanan pembelian manual yang terikat pada jumlah minimum dan tanggal pengiriman tertentu, blanket purchase memungkinkan perusahaan untuk memesan barang atau jasa sesuai kebutuhan, kapan saja, selama dalam cakupan perjanjian yang telah disepakati.

Fleksibilitas ini penting untuk manajemen inventaris yang lebih efektif. Namun, meskipun blanket order diterapkan, proses pemesanan manual yang sering menghambat permintaan masih menjadi kendala. Dengan menggunakan e-katalog purchasing, perusahaan dapat memilih dan menindaklanjuti permintaan pengiriman hanya melalui internet.

d. Efektivitas Waktu Pengajuan Permintaan

Pada proses purchasing, setiap pesanan biasanya memiliki serangkaian langkah seperti negosiasi, persetujuan, dan pemrosesan, yang masing-masing menghabiskan waktu lebih lama. Untuk barang dengan kebutuhan tinggi, proses ini menjadi sangat berulang dan tidak efisien. Blanket purchase menyederhanakan hal ini dengan mencakup beberapa pembelian dalam satu perjanjian.

Setelah blanket order ditetapkan, blanket order akan mencakup persyaratan, harga, dan jadwal pengiriman yang telah dinegosiasikan sebelumnya, yang berarti bahwa untuk setiap pesanan berikutnya tidak perlu melakukan pembuatan ulang. Proses ini bermanfaat untuk pembelian rutin dan terencana karena menghemat waktu dalam dokumen serta transaksi yang sama.

e. Stabilitas Kualitas

Terakhir, menggunakan pendekatan blanket purchase order (BPO) memastikan tim purchasing management menerima barang dengan kualitas yang konsisten. Meskipun pesanan dilakukan setiap 6 bulan, pemasok tidak dapat mengubah kesepakatan kualitas yang telah disetujui sebelumnya. Jika ada perubahan bahan baku, pengadaan perusahaan tetap berjalan lancar karena perjanjian yang mengikat.

Dengan demikian, pemasok harus berkomitmen untuk mempertahankan kualitas barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan. Keuntungan dari blanket purchase ini memudahkan pemilik bisnis dalam mengontrol dan mengawasi produk yang masuk ke gudang, memastikan kesesuaian dengan standar yang ditetapkan.

Cara Kerja Dokumen Blanket Purchase

Blanket purchase order template berperan penting dalam menyederhanakan proses pengadaan barang atau jasa jangka panjang. Berikut ini adalah penjelasan mengenai cara kerja BPO yang dapat membantu perusahaan mengelola pengadaan dengan lebih efisien dan terstruktur.

a. Mencari Pemasok

Pertama, pemilik usaha akan melakukan pencarian supplier yang kemudian dikumpulkan semua informasi terkait profil pemasok dan relevansi dengan kebutuhan perusahaan. Setelah itu baru proses seleksi berlangsung. Penyortiran tersebut berfungsi agar kedepannya kualitas maupun persyaratan yang diajukan oleh purchasing management bisa terpenuhi.

b. Membuat Perjanjian

Persyaratan ini mencakup jenis produk atau layanan, harga yang diinginkan, jumlah maksimum dalam satu periode, standar kualitas, jadwal pengiriman, dan durasi perjanjian, yang dapat berkisar dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Dokumen kemudian diajukan pada pemasok dan melalui tahap diskusi untuk menemukan titik tengah yang menguntungkan.

c. Ordering Barang atau Jasa

Point of Purchase adalah area strategis yang dapat digunakan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dalam melakukan pemesanan. Setelah BPO diterapkan, perusahaan dapat melakukan pemesanan berdasarkan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya, tanpa perlu menegosiasikan syarat atau harga untuk setiap transaksi.

d. Pembayaran dan Invoice

Untuk setiap pesanan yang dilakukan berdasarkan blanket purchase order template, pemasok mengirimkan barang atau jasa sesuai persyaratan yang disepakati dan kemudian menerbitkan invoice. Proses pembayaran mengikuti ketentuan yang diuraikan dalam BPO.

f. Evaluasi Kinerja

Saat pembelian pada blanket purchase berakhir, perusahaan dapat meninjau kinerja pemasok dan efektivitas perjanjian secara keseluruhan. Berdasarkan penilaian tersebut, purchasing staff dapat memilih untuk memperbarui BPO, negosiasi ulang persyaratan, atau menyelesaikan perjanjian dan berpotensi mencari pemasok lain.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Blanket Purchase Order?

Blanket Purchase Order (BPO) menjadi strategi efektif bagi perusahaan yang ingin menyederhanakan proses pengadaan dan mengoptimalkan anggaran. Berikut adalah beberapa situasi di mana BPO dapat memberikan manfaat signifikan bagi operasional bisnis.

1. Pembelian Berulang dengan Volume Besar

Pertama, perusahaan yang secara rutin membeli barang atau jasa dalam jumlah besar dapat memanfaatkan BPO untuk mengurangi kompleksitas administrasi. Dengan mengatur satu perjanjian untuk banyak transaksi, perusahaan tidak perlu menyusun purchase order setiap kali melakukan pembelian.

2. Harga dan Persyaratan yang Telah Dinegosiasikan

Mengunci harga dan persyaratan pembelian sejak awal memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam menjaga stabilitas anggaran. Dengan blanket purchase, perusahaan dapat menghindari kenaikan harga akibat terjadinya fluktuasi pasar. Selain itu, negosiasi yang dilakukan di awal perjanjian memungkinkan perusahaan memperoleh ketentuan pembayaran yang lebih fleksibel.

3. Kebutuhan Barang yang Konsisten

Jika perusahaan memiliki kebutuhan barang yang dapat diprediksi dalam jangka panjang, BPO memastikan ketersediaan pasokan tanpa harus melakukan pemesanan manual setiap kali barang dibutuhkan. Pendekatan ini sangat berguna bagi industri manufaktur atau bisnis yang bergantung pada bahan baku tertentu.

4. Efisiensi dalam Pengadaan

BPO menyederhanakan proses pembelian dengan mengurangi frekuensi pemesanan dan menghilangkan langkah administratif yang tidak perlu. Alur kerja pengadaan menjadi lebih cepat karena tim tidak perlu menyusun dokumen pesanan baru setiap kali membutuhkan barang atau jasa. Selain itu, sistem ini juga membantu perusahaan mengurangi kesalahan administratif yang mungkin terjadi.

5. Memastikan Ketersediaan Stok

Tidak hanya itu, menggunakan BPO membantu perusahaan menghindari risiko kehabisan stok yang dapat menghambat operasional. Dengan pasokan yang telah dijadwalkan dalam perjanjian, perusahaan tidak perlu khawatir terhadap keterlambatan pengiriman dari pemasok. Selain itu, pendekatan ini juga meningkatkan hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Proses Pembuatan Blanket Purchase Order

Proses pembuatan Blanket Purchase Order (BPO) memerlukan tahapan yang sistematis untuk memastikan pengadaan barang atau jasa berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap langkah harus berjalan secara cermat agar tercapai kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua pihak. Berikut adalah rincian proses pembuatan BPO:

1. Identifikasi Kebutuhan Pembelian

Langkah pertama dalam pembuatan BPO adalah mengidentifikasi barang atau jasa yang akan dibeli secara berulang. Tim pengadaan harus memastikan bahwa barang tersebut memiliki pola permintaan yang stabil dan dapat diprediksi. Analisis data historis dan proyeksi kebutuhan menjadi penting agar pengadaan tepat sasaran dan menghindari pembelian berlebihan.

2. Pemilihan dan Evaluasi Pemasok

Setelah itu, perusahaan melanjutkan dengan memilih pemasok yang dapat memenuhi persyaratan barang atau jasa yang dibutuhkan. Dalam proses ini, Vendor Management System (VMS) membantu mengevaluasi kredibilitas dan kapasitas pemasok, termasuk pengecekan kualitas, keandalan, dan biaya yang bersaing. Dengan VMS, perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok yang dipilih sesuai dengan standar yang ditetapkan.

3. Negosiasi Syarat dan Ketentuan

Setelah pemasok terpilih, perusahaan dan pemasok akan melakukan negosiasi mengenai harga, kuantitas, dan jadwal pengiriman barang. Selain itu, ketentuan pembayaran dan perjanjian lainnya juga dibahas secara rinci. Negosiasi ini bertujuan untuk mencapai kesepakatan yang jelas dan menguntungkan kedua belah pihak, mengingat pentingnya konsistensi dan pengendalian biaya.

4. Penyusunan dan Persetujuan Kontrak

Pada tahap ini, perusahaan menyusun dokumen BPO yang mencakup seluruh persyaratan yang telah disepakati sebelumnya. Dokumen tersebut juga harus tersusun dengan rincian harga, volume pesanan, serta waktu pengiriman. Setelah tersusun, kontrak ini perlu mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang, baik dari perusahaan maupun pemasok, sebelum pelaksanaan pengadaan.

5. Implementasi dan Pemantauan Pesanan

Setelah BPO disetujui, pengadaan barang dapat dimulai. Proses implementasi memerlukan pemantauan yang cermat untuk memastikan bahwa pemasok mengirimkan barang sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang telah disepakati. Selain itu, perusahaan perlu memastikan bahwa barang yang diterima memenuhi standar kualitas yang telah ada.

6. Evaluasi dan Perpanjangan Kontrak

Setelah BPO berjalan untuk periode tertentu, evaluasi berlangsung untuk menilai efektivitasnya dalam mencapai tujuan pengadaan. Jika hasilnya positif, perusahaan dapat memperpanjang kontrak atau membuat perubahan berdasarkan kebutuhan yang berkembang. Evaluasi ini juga dapat menjadi dasar untuk perbaikan dalam proses pengadaan selanjutnya.

Contoh Blanket Purchase Order Template

Berikut adalah contoh struktur blanket purchase order template yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membuat perjanjian pembelian dengan pemasok. Formulir ini mencakup elemen-elemen penting yang biasanya diperlukan dalam sebuah BPO.

Blanket purchase order template di atas merupakan contoh yang mencakup semua detail penting seperti informasi pembeli dan supplier, deskripsi barang yang diorder secara berkala, serta syarat dan kondisi yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Tingkatkan Pengelolaan Blanket Purchase Order dengan Software e-Procurement ScaleOcean

Software e-Procurement ScaleOcean dirancang untuk meningkatkan pengelolaan Blanket Purchase Order (BPO) dengan cara yang lebih efisien dan terintegrasi. Sebagai all-in-one solution, ScaleOcean menawarkan modul procurement yang lengkap, mulai dari pengelolaan vendor, pemrosesan permintaan pembelian, hingga penerimaan barang dan pembayaran.

Software ScaleOcean juga dapat mengintegrasikan modul procurement dengan modul-modul lain, seperti inventory, keuangan, dan produksi. Dengan mencoba layanan konsultasi dan demo gratisnya, ketahui bagaimana sistem ScaleOcean dapat mengurangi beban kerja manual, mempercepat siklus pengadaan, dan meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan BPO.

• RFQ & PO Management: Mempermudah pembuatan dan konversi RFQ menjadi PO secara otomatis untuk efisiensi pengadaan.
• Product Management: Mengelola dan mengatur produk dalam pesanan untuk memastikan ketersediaan dan pengelolaan stok yang optimal.
• Vendor Portal: Menyediakan platform bagi vendor untuk memantau dan mengelola pesanan secara langsung, meningkatkan komunikasi.
• Inventory Management: Memantau stok secara real-time, menghindari kekurangan atau kelebihan barang dalam pengelolaan pesanan berulang.
• Real-Time Order Tracking: Menyediakan pelacakan pesanan secara langsung untuk transparansi pengiriman dan pemenuhan yang akurat.
• Budget Control & Tracking: Memungkinkan pengawasan anggaran dan pengeluaran secara real-time untuk pengelolaan biaya yang lebih baik.

Dengan berbagai fitur canggih ini, Software e-Procurement ScaleOcean memastikan bahwa proses pengadaan, terutama pengelolaan blanket order, menjadi lebih efisien, transparan, dan terintegrasi, memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan efisiensi operasional dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Baca juga: 16 Software e-Procurement Terbaik untuk Pengadaan Bisnis

Kesimpulan

Secara keseluruhan, blanket purchase order adalah solusi yang efektif untuk mengoptimalkan pengadaan barang atau jasa dalam jangka panjang. Dengan mengurangi proses pemesanan berulang, BPO memberikan kemudahan dalam perencanaan dan pengelolaan anggaran, serta memastikan pengiriman barang tepat waktu sesuai kebutuhan perusahaan.

Untuk mempermudah penerapan blanket purchase order, perusahaan dapat memanfaatkan Software e-Procurement ScaleOcean. Dengan fitur-fitur canggih, ScaleOcean membantu otomatisasi proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan meminimalisir kesalahan administratif, menjadikan pengelolaan pengadaan lebih cepat, akurat, dan transparan. Cobalah sekarang untuk merasakan manfaatnya.