Bagi banyak perusahaan yang melakukan pembelian untuk produksi, blanket purchase order menawarkan peluang agar lebih mudah untuk menyederhanakan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi operasional. Sederhananya, blanket purchase memberi kemudahan tim purchasing management untuk memanfaatkan harga yang telah ditentukan dan mengurangi beban permintaan.
Saat terjadinya kendala dalam pengadaan barang seperti kesulitan mencari pemasok, bahan baku yang membutuhkan proses pembuatan lama serta yang lainnya, beberapa masalah tersebut bisa menurunkan kualitas dan minat pasar. Perlunya solusi tercepat dari permasalahan tersebut bisa diatasi dengan operasional pengadaan yang benar. Untuk memaksimalkan proses tersebut metode pengadaan dari blanket purchase order adalah salah satu cara yang bisa mengurangi resiko tadi. Nah, langsung saja simak detailnya pada pembahasan di bawah ini.
1. Blanket Order Adalah
Blanket purchase order adalah perjanjian jangka panjang antara tim purchasing management dan pemasok untuk mengirimkan barang atau jasa dengan harga yang ditentukan secara berulang dalam jangka waktu tertentu. Pada BPO perusahaan akan menyepakati perjanjian yang sudah dibuat seperti harga, spesifikasi barang, jadwal pengiriman dalam kurun periode tertentu, jumlahnya, serta persyaratan tertentu.
Blanket purchase sangat berguna untuk barang atau produk yang dibutuhkan perusahaan secara terus-menerus dan dapat diprediksi kedepannya. Misalnya, pengajuan permintaan garam untuk pembuatan basreng di perusahaan makanan siap saji. Dengan melakukan BPO, perusahaan dapat menetapkan persyaratan dan harga yang telah dinegosiasikan sebelumnya dengan pemasok untuk barang atau jasa tertentu, sehingga mengurangi beban anggaran yang besar dan waktu yang diperlukan untuk setiap pembelian.
Manfaat lainnya dari penggunaan blanket order adalah untuk pembelian jangka panjang yaitu, fleksibilitas dan efisiensi. Proses pengadaan terjadi lebih efisien karena menghilangkan kebutuhan untuk selalu membuat pesanan pembelian setiap purchasing berulang. Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi kesalahan pembuatan dokumen.
2. Perbedaan BPO dengan PO
Blanket Purchase Order dan Purchase Order memiliki beberapa perbedaan pada beberapa aspek. Berikut penjelasan mengenai perbedaan antara Blanket Purchase Order (BPO) dan Purchase Order (PO).
a. Durasi
Blanket Purchase Order biasanya berlaku untuk jangka panjang, sekitar satu tahun atau lebih. BPO menawarkan stabilitas dalam penyediaan dan harga. BPO sangat bermanfaat dalam hubungan pembelian jangka panjang, dimana kebutuhan akan barang atau jasa akan dibeli secara berulang atau kontinu, serta memastikan ketersediaan tanpa perlu negosiasi kontrak baru secara berulang.
Akan tetapi, Purchase Order biasanya memiliki durasi yang terbatas dan berfokus pada transaksi tunggal yang ditutup setelah pengiriman dan pembayaran selesai. PO cocok untuk proyek atau pembelian khusus yang tidak memerlukan persediaan berkelanjutan.
b. Volume dan Frekuensi
Blanket Purchase Order cocok untuk situasi dimana pembelian serupa dilakukan secara rutin, seperti perlengkapan kantor atau bahan baku yang digunakan secara berkelanjutan. BPO mengurangi kebutuhan untuk mengeluarkan PO baru untuk setiap transaksi, sehingga mengoptimalkan proses pembelian dan mempercepat penyediaan barang dan jasa yang dibutuhkan secara rutin.
Sebaliknya, Purchase Order biasa digunakan untuk transaksi yang jelas dan definitif, dimana setiap detail pembelian ditentukan dengan pasti, membuatnya cocok untuk pengadaan yang memerlukan spesifikasi, seperti peralatan khusus atau bahan untuk proyek tertentu.
c. Detail dan Spesifikasi
Rincian spesifikasi pada BPO tidak mencakup keterangan yang mendalam. Misalnya, BPO mungkin menetapkan pembelian bahan baku hingga batas tertentu tanpa adanya spesifikasi untuk tiap pengiriman, memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan dengan kebutuhan produksi yang berubah-ubah.
Sementara itu, dalam Purchase Order, semua spesifikasi produk atau jasa seperti ukuran, warna, model, teknologi, dan lainnya harus ditentukan dengan jelas untuk memastikan bahwa apa yang diterima sesuai dengan yang dibutuhkan. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa tidak ada keraguan mengenai apa yang telah disetujui untuk dibeli.
d. Manajemen Inventori
Blanket Purchase Order memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam manajemen inventori. Hal ini sesuai untuk barang yang memiliki variasi penggunaan atau permintaan yang tidak terduga. Dengan BPO, perusahaan dapat menyesuaikan pengiriman sesuai kebutuhan aktual, dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok yang bisa berdampak pada operasional atau biaya.
Sebaliknya, dalam sistem Purchase Order, manajemen inventori biasanya lebih ketat dan terkontrol, karena setiap barang dibeli untuk kebutuhan yang sudah jelas dan sering kali dipesan berdasarkan permintaan spesifik. Hal ini dapat mengurangi risiko overstock dan meningkatkan efisiensi dalam penggunaan sumber daya.
3. Manfaat BPO pada Perusahaan
Dengan adanya pembuatan dokumen blanket order, perusahaan dapat menegosiasikan harga dan persyaratan yang lebih baik, karena perjanjian ini bersifat jangka panjang dan tetap. Pengaturan ini tidak hanya menyederhanakan proses pengadaan tetapi juga memastikan efektivitas biaya dan efisiensi waktu.
Apabila terjadi kendala dalam suatu pesanan dari pihak pemasok dimana permintaan barang sudah termasuk dalam blanket purchase seperti pengiriman yang lama atau keterlambatan pengadaan. Purchasing management dapat menunjukan kontrak BPO yang sudah disetujui sebagai tagihan. Begitu pula sebaliknya, jika perusahaan belum memenuhi target pembelian yang sudah disepakati pada BPO, maka supplier berhak memperpanjang kontrak sampai pemilik usaha memenuhi standar pembelian. Tak hanya keuntungan di atas saja yang didapatkan perusahaan, berikut manfaat lainnya.
a. Alur Proses Permintaan Lebih Singkat
BPO menyederhanakan proses pembelian dengan mengurangi pengajuan surat purchase order setiap kali perusahaan kehabisan stok. Penyederhanaan ini menghasilkan lebih sedikit tugas administratif dan lebih sedikit dokumen, sehingga tim purchasing management dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis. Pengajuan pembelian berulang dapat memakan waktu yang lama, terutama untuk barang atau jasa yang sering dibutuhkan.
Blanket purchase mengubah step tersebut dengan mencakup beberapa pembelian dalam satu perjanjian. Dengan adanya BPO, perusahaan menyetujui persyaratan, harga, dan jadwal pengiriman barang atau jasa tertentu dengan pemasok dalam jangka waktu yang lama. Pengaturan ini menghilangkan redundansi dalam pembuatan dan pemrosesan pesanan pembelian baru untuk setiap pembelian berulang, sehingga menyederhanakan proses pengadaan secara keseluruhan.
b. Lebih Banyak Menghemat Pengeluaran
Blanket purchase melibatkan negosiasi harga dalam jumlah besar atau diskon volume dengan pemasok, sehingga menghasilkan penghematan biaya langsung. Karena persyaratan dinegosiasikan di muka untuk jangka waktu yang lebih lama sehingga perusahaan dapat menjaga harga dari awal. Meskipun terdapat perubahan bahan baku dari pemasok tetapi dengan BPO, perusahaan dapat melindungi dari potensi kenaikan harga.
Negosiasi yang dilakukan mencakup komitmen untuk membeli barang atau jasa dalam volume tertentu jadi BPO tidak sembarangan dibuat hanya untuk jangka panjang saja tetapi, tim purchasing management juga diminta untuk membeli dalam jumlah tertentu, sehingga memberikan pengaruh kepada perusahaan untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah.
Pemasok sering kali bersedia menawarkan diskon untuk menjamin kelancaran bisnis dan mengurangi upaya administratif dan penjualan mereka. Diskon ini secara langsung berarti penghematan biaya bagi perusahaan, sehingga menjadikan blanket purchase alat yang efektif untuk mengurangi biaya pengadaan.
c. Fleksibilitas dalam Melakukan Order
Manfaat lain dari blanket order adalah fleksibilitas yang diberikannya dalam hal pemesanan. Tidak seperti pesanan pembelian manual yang terikat pada minimal purchase dan tanggal pengiriman tertentu, blanket purchase memudahkan perusahaan memesan barang atau jasa jika diperlukan dengan jumlah yang diinginkan sewaktu-waktu selama pesanan tersebut berada dalam cakupan perjanjian yang telah ditentukan sebelumnya.
Fleksibilitas ini sangat penting untuk mengelola manajemen inventaris secara efektif. Namun, ada cara baru untuk mengatasi pemesanan manual pembelian yang sering menghambat permintaan meskipun sudah dilakukan dengan blanket order. Dengan menggunakan e-katalog purchasing dapat memilih dan menindaklanjuti pengiriman permintaan mereka sesuai keinginan hanya melalui internet saja.
d. Efektivitas Waktu Pengajuan Permintaan
Pada proses purchasing pada umumnya, setiap pesanan biasanya memiliki serangkaian langkah seperti negosiasi, persetujuan, dan pemrosesan, yang masing-masing menghabiskan waktu lebih lama. Untuk barang-barang yang selalu dibutuhkan, proses ini menjadi sangat berulang dan tidak efisien. Blanket purchase menyederhanakan hal ini dengan mencakup beberapa pembelian dalam satu perjanjian.
Setelah BPO ditetapkan, blanket order akan mencakup persyaratan, harga, dan jadwal pengiriman yang telah dinegosiasikan sebelumnya, yang berarti bahwa untuk setiap pesanan berikutnya tidak perlu melakukan pembuatan ulang. Proses ini bermanfaat untuk pembelian rutin dan terencana karena menghemat waktu dalam dokumen serta transaksi yang sama.
e. Stabilitas Kualitas
Menggunakan pendekatan BPO memastikan barang yang diterima oleh tim purchasing management akan selalu sama. Meskipun pesanan dilakukan setiap 6 bulan sekali, pihak supplier tidak dapat mengubah kesepakatan kualitas yang sudah ditandatangani bersama sedari awal. Misalkan ada perubahan kualitas karena bahan baku naik, pengadaan perusahaan tidak akan terganggu baik dari segi harga dan kriteria itu sendiri karena sudah ada perjanjian yang mengikat.
Dengan begitu, pemasok harus berkomitmen menjaga kestabilan barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kesepakatan bersama. Keuntungan dari blanket purchase inilah yang memudahkan pemilik bisnis melakukan kontrol dan pengawasan mereka terhadap setiap produk yang masuk pada gudang.
4. Cara Kerja Dokumen Blanket Purchase
BPO menetapkan pada dokumen tentang jenis dan jumlah barang yang akan dipasok, harga, standar kualitas, dan jadwal pengiriman dengan fleksibilitas dalam hal waktu dan kuantitas yang tepat untuk setiap pesanan. Perusahaan merespons kebutuhan operasional mereka secara efisien tanpa beban administratif berulang dalam menerbitkan pesanan pembelian baru untuk setiap transaksi. Untuk efektivitas waktu, cara kerja blanket purchase sangat diperhatikan. Berikut alur kerja BPO di perusahaan.
a. Mencari Pemasok
Pertama, pemilik usaha akan melakukan pencarian supplier yang kemudian dikumpulkan semua informasi terkait profil pemasok dan relevansi dengan kebutuhan perusahaan. Setelah itu baru proses seleksi berlangsung. Penyortiran tersebut berfungsi agar kedepannya kualitas maupun persyaratan yang diajukan oleh purchasing management bisa terpenuhi.
b. Membuat Perjanjian
Persyaratan ini mencakup jenis produk atau layanan, harga yang diinginkan, jumlah maksimum dalam satu periode, standar kualitas, jadwal pengiriman, dan durasi perjanjian, yang dapat berkisar dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Dokumen kemudian diajukan pada pemasok dan melalui tahap diskusi untuk menemukan titik tengah yang menguntungkan.
c. Ordering Barang atau Jasa
Setelah BPO diterapkan, perusahaan dapat melakukan pemesanan berdasarkan perjanjian ini sesuai kebutuhan, tanpa harus menegosiasikan syarat dan harga untuk setiap pesanan. Fleksibilitas ini memungkinkan perusahaan untuk merespons permintaan dengan cepat dan mempertahankan tingkat persediaan yang optimal.
d. Pembayaran dan Invoice
Untuk setiap pesanan yang dilakukan berdasarkan blanket purchase, pemasok mengirimkan barang atau jasa sesuai persyaratan yang disepakati dan kemudian menerbitkan invoice. Proses pembayaran mengikuti ketentuan yang diuraikan dalam BPO.
f. Evaluasi Kinerja
Saat pembelian pada blanket purchase berakhir, perusahaan dapat meninjau kinerja pemasok dan efektivitas perjanjian secara keseluruhan. Berdasarkan penilaian tersebut, purchasing staff dapat memilih untuk memperbarui BPO, negosiasi ulang persyaratan, atau menyelesaikan perjanjian dan berpotensi mencari pemasok lain.
5. Cara Membuat Blanket Purchase Order
Membuat Blanket Purchase Order (BPO) melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan bahwa kedua pihak, pembeli dan penjual, memiliki pemahaman yang jelas tentang kondisi dan persyaratan pembelian. Berikut adalah cara bikin Purchase Order.
a. Identifikasi Kebutuhan
Mulailah dengan menganalisis pola penggunaan material atau jasa dalam bisnis Anda untuk menentukan kebutuhan yang akan ditangani oleh Blanket Purchase Order. Penilaian ini harus mencakup volume yang dibutuhkan dan frekuensi pemesanan yang optimal. Klarifikasi ini akan membantu Anda dalam merumuskan kerangka kerja BPO yang efisien, memastikan bahwa kebutuhan akan sumber daya dipenuhi tanpa menyebabkan kelebihan stok atau kekurangan.
b. Pilih Pemasok
Lakukan riset mendalam untuk memilih pemasok yang tidak hanya menawarkan harga terbaik, tetapi juga kualitas yang tinggi dan konsisten. Pertimbangkan reputasi pemasok, responsi mereka terhadap permintaan, dan kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan Anda. Pilihan pemasok yang tepat adalah hal yang tepat untuk mendapatkan pasokan yang stabil dan hubungan bisnis yang lancar selama masa kontrak.
c. Negosiasi Ketentuan
Diskusikan dan negosiasikan semua aspek penting seperti harga, syarat pembayaran, durasi kontrak, dan kondisi pembatalan atau modifikasi. Pertimbangan yang cermat terhadap ketentuan ini akan menjamin bahwa Anda mendapatkan respons dan produk terbaik yang menguntungkan kedua belah pihak. Proses negosiasi yang efektif akan menghasilkan kesepakatan yang adil dan transparan, mengurangi kemungkinan kesalahpahaman atau konflik di kemudian hari.
d. Tentukan Detail Kontrak
Kontrak harus jelas dan spesifik dalam menentukan jumlah minimal dan maksimal, jadwal pengiriman, dan bagaimana perubahan harga akan diterapkan. Menyusun detail-detail ini dengan hati-hati akan membantu menghindari konflik antara dua belah pihak, dan memastikan bahwa kedua pihak memahami kewajiban mereka.
Kontrak yang baik akan mencakup mekanisme fleksibel yang dapat disesuaikan dengan perubahan pasar atau kebutuhan operasional, yang juga dapat didukung oleh aplikasi purchasing untuk mempermudah pemantauan dan pengelolaan pembelian secara lebih efisien.
e. Dokumentasi dan Persetujuan
Setiap aspek dari kesepakatan harus didokumentasikan dengan jelas dalam kontrak yang legal. Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami isi kontrak dan setuju dengan semua ketentuannya sebelum menandatangani. Proses persetujuan ini adalah penting untuk memastikan bahwa BPO memiliki dasar hukum yang kuat dan diakui oleh semua pihak.
f. Penerbitan BPO
Blanket Purchase Order harus mencakup semua detail yang telah disepakati dan bertindak sebagai dokumen pengikat antara pembeli dan pemasok. Pastikan bahwa dokumen ini mencakup semua spesifikasi yang diperlukan dan jelas mengkomunikasikan ekspektasi kepada pemasok. Penggunaan BPO yang efektif akan meminimalkan kebutuhan untuk transaksi pembelian tambahan.
g. Pengawasan dan Penyesuaian
Evaluasi kinerja pemasok dan kualitas pengiriman dilakukan secara berkala. Penyesuaian pada BPO dibuat berdasarkan perubahan dalam kebutuhan bisnis atau respons pemasok. Hal ini penting untuk memastikan bahwa BPO tetap relevan dan efektif dalam menjawab dinamika pasar atau operasional.
h. Manajemen Kontrak
Pembeli harus aktif dalam mengelola hubungan dengan pemasok selama masa kontrak. Hal ini termasuk melakukan renegosiasi untuk menyesuaikan dengan kondisi yang berubah, dan memastikan bahwa kedua belah pihak tetap puas dengan kesepakatan. Manajemen kontrak yang proaktif akan membantu memperkuat hubungan bisnis dan menetapkan keberlanjutan pasokan dan kepuasan kedua pihak.
6. Contoh Blanket Purchase Order Form
Berikut adalah contoh struktur formulir Blanket Purchase Order (BPO) yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membuat perjanjian pembelian dengan pemasok. Formulir ini mencakup elemen-elemen penting yang biasanya diperlukan dalam sebuah BPO.
Form blanket purchase order di atas merupakan contoh yang mencakup semua detail penting seperti informasi pembeli dan supplier, deskripsi barang yang diorder secara berkala, serta syarat dan kondisi yang disepakati oleh kedua belah pihak.
7. Kesimpulan
Dari penjelasan artikel di atas, blanket purchase order adalah dokumen yang berisi perjanjian, syarat, dan kontrak dalam jangka waktu tertentu sekurang-kurangnya dalam satu tahun yang diajukan oleh perusahaan untuk pemenuhan kebutuhan mereka dengan periode yang lebih lama dengan minimum pembelian dalam waktu tersebut.
Manfaat dari BPO sendiri bagi pemilik usaha adalah kestabilan harga, kualitas yang selalu sama, hingga mengurangi pengeluaran yang tidak diperlukan. Namun, apabila perusahaan tidak memenuhi standar minimum pembelian pada BPO pemasok dapat mengajukan dokumen blanket order sehingga kontrak akan semakin panjang sampai pembelian memenuhi standar perjanjian awal.
Klik untuk Mulai Chat
