11 Rekomendasi Software Purchase Order Terbaik untuk Bisnis Indonesia 2025

Pengelolaan purchase order (PO) secara konvensional menghambat efisiensi operasional dan akuntabilitas anggaran. Ketergantungan pada dokumen fisik dan spreadsheet rentan memicu kesalahan data, pemesanan ganda, serta kurangnya jejak audit, yang secara kolektif memperlambat proses pengadaan secara keseluruhan.

Untuk mengatasi inefisiensi ini, software purchase order menjadi solusi digital wajib. Sistem ini mengotomatisasi seluruh siklus pengadaan, dari permintaan hingga persetujuan, menciptakan alur kerja yang cepat dan transparan. Manfaat utamanya adalah kontrol pengeluaran real time dan penegakan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Artikel ini akan membahas tentang sistem PO otomatis dan enam manfaat strategis yang dihasilkannya. Kami juga menyajikan panduan kriteria penting untuk memilih sistem yang ideal, dilengkapi dengan 11 rekomendasi vendor terbaik yang mampu mengoptimalkan proses manajemen pengadaan Anda.

Key Takeaways

• Software purchase order adalah sebuah sistem yang mengotomatisasikan proses pembuatan hingga penyelesaian purchase order.
• Manfaatnya beragam, meliputi peningkatan efisiensi, optimalisasi komunikasi, pengendalian biaya, keamanan dan transparansi data, pelacakan PO, membantu pengambilan keputusan.
• Kami merekomendasikan purchase order software ScaleOcean sebagai solusi terbaik yang mampu berintegrasi dengan sistem lain. Rekomendasi lain berupa Procurify dan Odoo.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Software Purchase Order

Software purchase order adalah sebuah perangkat lunak yang membantu dalam mengotomatisasikan proses penyusunan, pengiriman, dan pelacakan dokumen purchase order (PO). Tujuannya adalah untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang atau jasa.

Sistem PO modern berfungsi sebagai gerbang validasi, memastikan setiap pengadaan disetujui sebelum transaksi. Integrasi ini krusial untuk mengendalikan pengeluaran, mengurangi biaya tak terduga (maverick spending), dan menyelaraskan data faktur dengan pesanan.

Manfaat Software Purchase Order

Implementasi perangkat lunak purchase order yang terintegrasi memberikan dampak signifikan terhadap peningkatan kinerja operasional dan strategis divisi pengadaan. Berikut adalah enam manfaat utama yang dapat diwujudkan melalui implementasi sistem manajemen PO yang efisien:

1. Meningkatkan Efisiensi Purchasing

Otomatisasi proses pengadaan (purchasing) memungkinkan staf untuk menghilangkan entri data manual berulang, sehingga mempercepat waktu siklus PO. Hal ini membebaskan sumber daya manusia untuk fokus pada tugas strategis alih-alih administratif.

2. Mengoptimalkan Komunikasi dengan Pemasok

Sistem purchase order management menyediakan platform terpusat untuk interaksi, memastikan bahwa semua pembaruan dan negosiasi PO direkam dan diakses secara real–time. Hal ini mengurangi risiko kesalahan pesanan dan memperkuat hubungan vendor atau pemasok.

3. Mengendalikan Biaya Operasional

Dengan membandingkan harga dari berbagai pemasok dan menerapkan batas persetujuan yang ketat, software ini mencegah pembelian di luar anggaran atau yang tidak sah (spend leakage), yang pada akhirnya menghasilkan penghematan biaya signifikan.

4. Meningkatkan Keamanan dan Transparansi Data

Setiap transaksi PO dicatat dengan jejak audit digital yang tidak dapat diubah, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal. Selain itu, akses data dapat dibatasi sesuai dengan peran pengguna untuk menjaga integritas informasi dan mencegah penipuan.

5. Pelacakan Purchase Order secara Real-Time

Kemampuan untuk memantau status PO, mulai dari pembuatan, persetujuan, pengiriman, hingga penerimaan barang, memberikan visibilitas lebih jelas mengenai tingkat penyelesaian pesanan. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan hambatan proses dengan segera.

6. Membantu dalam Pengambilan Keputusan

Program purchase order mengumpulkan dan menganalisis data pengeluaran yang komprehensif. Hasil analisa tersebut akan menjadi dasar bagi manajemen untuk membuat keputusan strategis yang lebih tepat mengenai pembelian, pemilihan pemasok, dan optimalisasi persediaan.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Purchase Order?

Sistem purchase order bekerja dalam siklus terstruktur yang menjamin kendali dan visibilitas pada setiap tahapan pengadaan. Alur kerjanya mencakup langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pencatatan dan Pembuatan PO

Ketika perusahaan membutuhkan bahan baku atau jasa, maka staf procurement akan ditugaskan untuk membuat purchase order. Melalui antarmuka sistem PO, mereka akan mengisi segala data yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut seperti jenis dan kuantitas, yang kemudian akan disusun secara otomatis oleh sistem.

2. Pengiriman PO ke Pihak Berwenang

Setelah PO telah dibuat dan dinyatakan sesuai oleh pihak internal perusahaan, maka software purchase order akan mengirim dokumen tersebut kepada vendor atau pemasok yang telah ditentukan. Selama fase negosiasi, sistem akan secara real–time melakukan penyesuaian berdasarkan ketentuan terbaru.

3. Penerimaan Barang

Software akan melakukan pemantauan berkala terhadap status penyelesaian pesanan berdasarkan tenggat waktu yang telah disetujui. Jika barang yang diterima ternyata tidak sesuai dengan yang ketentuan dokumen, maka hal tersebut akan segera dikabari kepada supplier untuk diperbaiki.

4. Pelaporan dan Pembaruan Data Stok Barang

Tahapan terakhir dari siklus kerja purchase order management software adalah untuk melaporkan penyelesaian pengadaan. Melalui integrasi dengan sistem inventaris, perangkat lunak dapat secara otomatis memperbarui data ketersediaan barang di ruang penyimpanan.

11 Rekomendasi Software Purchase Order Terbaik Indonesia 2025

Pemilihan software purchase order (PO) yang tepat sangat krusial untuk efisiensi pengadaan. Berikut adalah 11 rekomendasi sistem PO terbaik yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan di Indonesia:

1. Software Purchase Order ScaleOcean

Salah satu penyedia sistem terkemuka di Indonesia adalah ScaleOcean. Meskipun mitra ini dikenal sebagai vendor ERP menyeluruh, mereka juga menawarkan software purchase order yang telah dioptimalisasi berdasarkan standar bisnis dan industri internasional.

Selain dari fitur konvensional, ScaleOcean juga menawarkan keunggulan lain seperti integrasi antar sistem perusahaan, kemampuan skalabilitas, serta juga ribuan jumlah modul dan fitur yang menjamin terpenuhinya segala kebutuhan bisnis. Untuk memerikan kepastian bagi pelanggannya, vendor ini juga menawarkan demo gratis sebagai asuransi.

Fitur yang tersedia:

• Pembuatan Purchase Order Otomatis: Memungkinkan pembuatan purchase order otomatis berdasarkan permintaan pembelian atau stok yang menipis, meningkatkan efisiensi proses pembelian.
• Verifikasi dan Persetujuan PO: Memastikan bahwa dokumen yang dibuat sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan, serta menyediakan alur persetujuan yang jelas.
• Integrasi dengan Modul Inventory: Menghubungkan PO dengan sistem inventaris untuk memperbarui stok secara otomatis setelah barang diterima.
• Tracking Status PO: Memantau status setiap purchase order, mulai dari pembuatan hingga penerimaan barang, untuk memastikan bahwa pesanan terkirim tepat waktu.
• Laporan PO dan Pengeluaran: Menyediakan laporan lengkap tentang purchase order, mengidentifikasi pengeluaran dan status pembayaran secara transparan.
• Notifikasi dan Pengingat: Memberikan notifikasi dan pengingat terkait status PO dan tenggat waktu pengiriman atau pembayaran, memastikan kelancaran proses.

2. Purchase Order Software Procurify

Procurify adalah platform PO management yang dirancang untuk memberi visibilitas dan kontrol total pengeluaran, dari permintaan hingga pembayaran akhir. Sistem ini menyediakan alat kolaborasi kuat, membantu tim procurement mengelola semua permintaan secara efektif.

Fitur yang tersedia:

• Manajemen permintaan dan persetujuan berbasis peran.
• Fitur punchout dan integrasi katalog e–commerce.
• Modul inventaris dasar untuk pelacakan stok.
• Aplikasi seluler untuk persetujuan dan pelacakan.
• Laporan pengeluaran visual per kategori.

3. Sistem Purchase Order Odoo

Odoo adalah paket aplikasi bisnis terintegrasi yang mencakup modul PO, inventory, dan akuntansi dalam satu platform pusat. Sifatnya yang modular memungkinkan penyesuaian yang sangat tinggi sesuai kebutuhan spesifik bisnis.

Fitur yang tersedia:

• Pembuatan PO otomatis berdasarkan stok minimum.
• Integrasi mulus dengan modul akuntansi dan inventaris.
• Manajemen pemasok, daftar harga, dan kontrak pembelian.
• Opsi dropshipping dan alokasi biaya produk.
• Pelacakan penerimaan barang secara real–time.

4. Paper.id Purchase Order Management Software

Paper.id adalah platform akuntansi digital berbasis cloud yang fokus pada penagihan (invoicing), pembayaran B2B, dan pencatatan transaksi. Paper.id menawarkan modul purchase order management sebagai bagian dari fitur pengelolaan utang piutang.

Fitur yang tersedia:

• Pembuatan PO dan pengiriman ke vendor via email.
• Integrasi PO ke invoice beli dan laporan keuangan.
• Sinkronisasi status PO dengan catatan utang.
• Pencatatan transaksi B2B dan rekonsiliasi bank.

5. Oracle iProcurement

Oracle iProcurement adalah sebuah modul yang terintegrasi penuh dalam Oracle E-Business Suite atau Fusion ERP. Modul ini dirancang untuk memfasilitasi proses permintaan pembelian (requisitioning) dan PO yang didorong oleh pengguna akhir menggunakan katalog.

Fitur yang tersedia:

• Antarmuka swalayan pembelian berbasis katalog produk.
• Mendukung integrasi katalog punchout dengan vendor.
• Otomatisasi validasi anggaran sebelum PO disetujui.
• Integrasi real time dengan modul keuangan dan inventaris.
• Manajemen pengiriman, penerimaan, dan pengembalian barang.

6. QuickBooks Purchase Order Software

QuickBooks, dikembangkan oleh Intuit, adalah pemimpin di akuntansi bisnis kecil dan menengah. Fitur purchase order (PO) terintegrasi dalam edisi QuickBooks Online dan QuickBooks Desktop, digunakan untuk mendokumentasikan permintaan dan pesanan barang.

Fitur yang tersedia:

• Pembuatan dan pengiriman PO.
• Konversi PO menjadi tagihan vendor.
• Pelacakan inventaris real–time.
• Sinkronisasi data vendor dan huutang.
• Akses melalui aplikasi seluler.

7. PO Software Xero

Xero adalah perangkat lunak akuntansi cloud yang dirancang untuk bisnis kecil. Meskipun fungsi utamanya adalah manajemen buku besar, penagihan, dan rekonsiliasi bank, Xero memiliki modul purchase order (PO) dasar yang terintegrasi langsung ke dalam alur kerja utang dagang (accounts payable).

Fitur yang tersedia:

• Pembuatan PO yang dapat dikustomisasi.
• Pengiriman PO melalui email langsung dari platform.
• Pelacakan status PO (termasuk penerimaan parsial).
• Sinkronisasi otomatis dengan tagihan dan inventaris.
• Integrasi luas dengan aplikasi pihak ketiga.

8. Sistem Purchase Order ProcurePort

ProcurePort menawarkan solusi source–to–pay (S2P) lengkap untuk organisasi besar yang membutuhkan kontrol ketat atas pengeluaran, kepatuhan, dan alur kerja pengadaan yang kompleks. Platform modular ini mengintegrasikan seluruh siklus pengadaan dari permintaan hingga pembayaran.

Fitur yang tersedia:

• Alur persetujuan multi-level yang dapat dikonfigurasi.
• Manajemen katalog internal dan fitur punchout.
• Portal supplier untuk pertukaran dokumen digital.
• Pelacakan dan analisis pengeluaran (spend analysis).
• Integrasi dengan sistem ERP utama.

9. SAP Ariba Purchase Order System

SAP Ariba adalah platform S2P berbasis cloud terkemuka di dunia. Sistem ini memfasilitasi purchase order, manajemen kontrak, dan kolaborasi pemasok secara efisien melalui satu interface terpadu, memberikan solusi menyeluruh bagi perusahaan enterprise.

Fitur yang tersedia:

• Akses jaringan pemasok global Ariba Network.
• Guided buying menjamin kepatuhan pengguna.
• Manajemen siklus kontrak (CLM) terintegrasi.
• Pemrosesan faktur digital otomatis (e–invoicing).
• Alat analisis data pengadaan mendalam.

10. Purchase Order Software KissFlow

Kissflow adalah sistem manajemen proses bisnis yang sering digunakan untuk mengotomatisasi alur kerja PO. Sistem ini memungkinkan pengguna bisnis membuat alur pembelian yang kompleks tanpa perlu kode, menjadikannya pilihan ideal untuk organisasi yang berfokus pada kecepatan implementasi.

Fitur yang tersedia:

• Otomatisasi alur kerja tanpa kode (low–code).
• Formulir dinamis dan kustomisasi proses mudah.
• Persetujuan pembelian melalui integrasi e-mail.
• Pelacakan status PO secara waktu nyata.
• Manajemen pengeluaran dan anggaran terpusat.

11. PO System Ivalua

Ivalua dikenal karena kemampuannya dalam menangani kategori pengeluaran yang kompleks dan unik, terutama yang membutuhkan penyesuaian mendalam. Platform ini menawarkan fondasi yang fleksibel untuk mengadaptasi setiap aspek pengadaan.

Fitur yang tersedia:

• Kemampuan adaptasi tinggi dan fleksibilitas proses.
• Manajemen risiko pemasok terintegrasi penuh.
• Pengelolaan inventaris dan penerimaan barang.
• Analisis pengeluaran yang sangat mendalam.
• Mendukung pengadaan langsung dan tidak langsung.

Apa yang Terjadi bila Purchase Order Software tidak Diterapkan?

Meskipun pengelolaan PO secara manual terlihat hemat biaya pada awal awal, dampak jangka panjang terhadap efisiensi, akurasi, dan skalabilitas bisnis berpotensi sangat merugikan. Berikut adalah permasalahan yang mungkin muncul bila perangkat lunak PO tidak diterapkan:

• Proses Pengadaan kurang Efisien: Tanpa otomatisasi, proses permintaan dan persetujuan memakan waktu lebih lama, menyebabkan lead time lambat dan inefisiensi operasional.
• Risiko Kesalahan lebih Tinggi: Pengerjaan manual meningkatkan risiko terjadinya human error.
• Kesulitan Pelacakan Data dan Audit: Tanpa penyimpanan terpusat, rekonsiliasi dokumen transaksi akan lebih sulit dilakukan.
• Tidak berskala sesuai dengan Perkembangan: Perusahaan yang berkembang cenderung secara terus-menerus meningkatkan frekuensi transaksinya, sehingga semakin sulit didokumentasi secara manual.

Apa saja Kriteria Pemilihan Software Purchase Order?

Memilih software purhcase order manegement bukan sekedar mencari daftar fitur terbanyak, melainkan menyesuaikannya dengan kebutuhan operasional dan strategi pertumbuhan perusahaan Anda. Empat kriteria utama ini harus menjadi fokus utama dalam proses seleksi:

• Kemampuan Integrasi dengan Sistem Lain: Adanya kemampuan integrasi, contohnya dengan software akuntansi atau WMS, memastikan pengelolaan data perusahaan yang lebih optimal dan mudah dilacak.
• Kemudahan Kustomisasi: Sebuah sistem yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan berpotensi meningkatkan efisiensi operasional secara menyeluruh.
• Berskala dengan Jumlah Purchase Order: Skalabilitas memastikan sistem beradaptasi dengan jumlah pesanan yang dibikin oleh perusahaan, terutama yang masih berada dalam fase pertumbuhan.
• Adanya Dukungan Konsultan: Tersedianya sebuah konsultan sistem mampu menjawab segala pertanyaan bisnis mengenai tata penggunaan purchase order software, sehingga memaksimalkan hasil implementasi.

Kesimpulan

Otomatisasi purchase order adalah suatu hal yang wajib bagi bisnis modern. Beralih dari sistem manual menghilangkan pemborosan waktu, kerentanan data, dan secara drastis meningkatkan akurasi finansial, memberikan visibilitas penuh terhadap pengeluaran real–time.

Implementasi software PO mengubah proses pengadaan dari tugas administratif menjadi fungsi strategis. Sistem ini memastikan kepatuhan yang ketat dan memungkinkan tim Anda fokus pada optimalisasi biaya dengan memanfaatkan kemampuan integrasi dan skalabilitas yang optimal.

Software purchase order ScaleOcean dirancang sebagai mitra yang siap beradaptasi dengan alur kerja pengadaan spesifik Anda, memastikan kontrol yang mulus dan terintegrasi. Untuk melihat bagaimana platform berikut dapat membantu binsis Anda, kami mengundang Anda untuk melakukan demo gratis terlebih dahulu.