Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Contohnya

Pernahkah perusahaan Anda mengalami pembengkakan anggaran akibat harga barang yang tiba-tiba berubah saat penagihan? Masalah ini sering muncul karena tidak adanya acuan tertulis yang kuat, untuk itu pembuatan purchase order menjadi langkah wajib untuk mengunci kesepakatan harga dan memastikan setiap pesanan memiliki bukti sah yang jelas.

Tanpa dokumen PO, tim pengadaan akan sulit melacak detail barang yang dikirim atau menangani pengiriman bila tidak sesuai dengan pesanan. Mengelola dokumen ini dengan baik bukan sekadar soal administrasi, melainkan langkah nyata untuk menjaga hubungan profesional dengan pemasok dan memastikan pengadaan barang tetap berada dalam batas budget.

Artikel ini menjelaskan apa itu purchase order, manfaat, format, dan contoh purchase order dalam sebuah perusahaan. Selain itu, ada beberapa tips yang berguna yang dapat membantu dalam membuat proses ini mudah dan cepat.

Key Takeaways

• Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi dari pembeli kepada penjual yang berisi instruksi pemesanan untuk melakukan pembelian akan sebuah barang atau jasa yang ditawarkan.
• Fungsi PO yaitu sebagai dokumen kontrak pembelian, mengelola ketersediaan barang, mencegah miskomunikasi, melacak pesanan barang, mengatur pembayaran.
• Berkas purchase order harus memuat beberapa detail informasi seperti keterangan pembeli dan penjual, nomor PO unik, rincian pesanan, syarat pembayaran, tanggal, serta bukti pengesahan.
• Modul Purchasing ScaleOcean mempercepat, akurat, dan sistematis pembuatan purchase order, memastikan semua komponen penting tercantum dengan tepat.

Coba Konsultasi Gratis!

1. Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase order (PO) adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa yang ditawarkan oleh penjual. Dokumen tersebut mencakup semua informasi mengenai transaksi yang melibatkan barang atau jasa yang dipesan, berapa banyak unitnya, biayanya, tanggal pengiriman, serta syarat pembayarannya.

Selain sebagai bukti pesanan, dokumen tersebut juga menjadi kontrak awal antara kedua belah pihak sampai dengan dilakukan pembayaran atau pengiriman barang tersebut. Surat Pesanan akan memastikan kedua belah pihak memiliki acuan yang jelas agar transaksi dapat berjalan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.

Baca juga: Tahapan Pengadaan Perusahaan Manufaktur, Jenis dan Contohnya

2. Fungsi Purchase Order bagi Bisnis

Beberapa fungsi dibuatnya purchase order yakni sebagai kontrak pembelian, pengelolaan ketersediaan barang, menghindari miskomunikasi, pelacakan pesanan, serta pengaturan pembayaran agar proses pengadaan lebih terkontrol dan terdokumentasi.

Dalam tata kelola perusahaan modern, prosedur operasional standar purchasing penting untuk memastikan pengelolaan PO konsisten dan sesuai kebijakan. Untuk memperjelas pembahasan ini, berikut penjelasannya secara lebih mendalam terkait fungsi purchase order bagi bisnis:

a. Sebagai Kontrak Pembelian

Purchase order (PO) bertindak sebagai dokumen resmi yang mengikat secara komersial setelah diterima dan disetujui oleh vendor. Dokumen ini merupakan hasil dari proses keputusan pembelian yang telah melalui evaluasi harga, kualitas, dan kebutuhan operasional perusahaan.

Di dalam PO, seluruh persyaratan transaksi sudah tertulis secara jelas dan juga terperinci. Mulai dari kepastian harga tetap, detail spesifikasi produk, hingga jadwal pengiriman yang disepakati bersama. Hal ini memastikan proses pemenuhan pesanan berjalan lebih terukur, tepat waktu, dan meminimalisir risiko ketidaksesuaian di kemudian hari.

b. Pengelolaan Ketersediaan Barang

PO memberikan gambaran rinci tentang barang apa saja yang akan masuk ke gudang di masa depan (barang yang sedang dalam pesanan). Dalam beberapa kasus, perusahaan juga dapat menggunakan blanket purchase order untuk mengatur pembelian berulang dalam periode tertentu.

Pendekatan ini sesuai dengan prinsip lean procurement strategy, memungkinkan perusahaan melakukan pemesanan berkala tanpa perlu membuat PO baru setiap kali, sehingga proses pembelian menjadi lebih efisien dan mudah dikelola. Informasi ini sangat vital bagi tim operasional untuk mengelola ketersediaan dengan lebih efisien, memastikan tidak terjadinya overstocking atau understocking.

c. Menghilangkan Miskomunikasi

PO yang mencantumkan detail spesifik seperti nomor SKU atau tipe model berfungsi untuk mengeliminasi risiko salah paham dalam pengadaan. Ketelitian informasi ini memastikan vendor mengirimkan produk yang benar-benar sesuai kebutuhan dan ketentuan MOQ.

Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari kerugian biaya serta waktu yang biasanya terbuang akibat proses retur barang.

d. Melacak Pesanan Barang

Dokumen pembelian ini merupakan fondasi utama dalam prosedur akuntansi yang dikenal sebagai Three-Way Match. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa informasi pada faktur sesuai dengan kas dan bukti penerimaan barang.

e. Mengatur Pembayaran

Setiap penerbitan dokumen harus melewati persetujuan internal, yang berfungsi sebagai kontrol RAB (rencana anggaran biaya) pengadaan sebelum dana dikeluarkan. Otorisasi ini memberikan jejak audit dan memastikan bahwa semua pengeluaran didukung oleh dana yang tersedia dan telah disetujui.

Selain itu, perusahaan dapat mencegah terjadinya fenomena maverick spending, yakni kejadian di mana seorang staf melakukan pembayaran di luar guidelines yang telah ditetapkan. Hal ini cenderung dipermudah dengan sistem pengadaan seperti ScaleOcean yang mampu melacak masing-masing PO secara terpusat.

3. Format Isi Surat Purchase Order (PO)

Format purchase order harus mencakup identitas kedua belah pihak, nomor PO, hingga detail produk secara spesifik. Pencantuman harga, syarat pembayaran, dan informasi pajak diperlukan guna menjamin transparansi serta akurasi administrasi keuangan bagi perusahaan dan vendor.

Berikut adalah komponen-komponen utama yang umumnya terdapat dalam format purchase order pada umumnya:

• Identitas Kedua Pihak: PO harus mencakup nama, alamat, dan kontak lengkap perusahaan pembeli dan vendor.
• Nomor Identifikasi Unik: Setiap PO harus memiliki nomor unik sebagai referensi pelacakan dan administrasi dokumen transaksi.
• Detail Barang / Jasa: Mencantumkan deskripsi, kuantitas, dan spesifikasi teknis dari barang atau jasa yang dipesan.
• Harga Satuan: Harga jual per unit produk atau layanan yang telah disepakati sebelum adanya perhitungan total.
• Harga Total: Jumlah akhir yang harus dibayarkan pembeli setelah memperhitungkan semua biaya pengadaan dan diskon.
• Ketentuan Pembayaran dan Pengiriman: Menjelaskan metode pembayaran (tempo), jadwal pengiriman yang diharapkan, dan lokasi penerimaan barang.
• Informasi Pajak: Rincian mengenai tarif dan jenis pajak yang dikenakan, seperti PPN, untuk kepatuhan regulasi.

Anda juga dapat menggunakan software purchasing, karena proses ini dapat disederhanakan melalui sistem ini serta mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan transparansi antara pembeli dan vendor.

4. Cara Membuat Purchase Order

Purchase Order (PO) yang sesuai kebutuhan bisnis harus dibuat secara teratur agar dapat menjadi kontrak resmi antara pembeli dan penjual. PO bukan hanya sekadar bukti pemesanan, tetapi juga membantu memastikan produk yang benar, harga, kualitas, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran. Berikut ini penjelasan mengenai langkah-langkah tersebut dalam siklus pembuatan PO:

a. Cantumkan Informasi Pembeli dan Supplier

Langkah pertama dalam membuat Purchase Order adalah dengan menyertakan detail lengkap tentang pembeli dan pemasok. Informasi ini digunakan sebagai identitas resmi dari kedua pihak dalam proses ini untuk memudahkan otentikasi Purchase Order dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahpahaman.

Beberapa informasi yang tercantum meliputi nama perusahaan, alamat, kontak, hingga informasi pendukung seperti nomor identitas pajak atau rekening pembayaran jika diperlukan.

b. Buat Nomor Purchase Order yang Unik

Setiap Purchase Order perlu memiliki nomor referensi yang unik untuk memudahkan pelacakan dan administrasi dokumen-dokumen tersebut. Nomor tersebut akan membantu perusahaan untuk menghubungkan transaksi dengan dokumen pendukung lainnya seperti faktur, bukti serah terima barang, dan laporan pembelian.

Penggunaan sistem penomoran yang teratur akan membantu departemen pembelian dan keuangan agar mereka bisa mengakses riwayat transaksi ketika diperlukan untuk tujuan audit.

c. Masukkan Detail Pemesanan

Setelah detail awal disampaikan selanjutnya tahap selanjutnya adalah memasukkan semua detail pesanan. Bagian ini mencakup detail penting mengenai transaksi tersebut, termasuk tanggal ketika PO dibuat,tanggal barang akan dibutuhkan, perkiraan tanggal pengiriman, titik tujuan, dan juga PIC yang akan menerima barang tersebut. Detail yang jelas akan membantu pemasok memahami apa yang dibutuhkan perusahaan dan memastikan pesanan dapat dikirim tepat waktu.

d. Jelaskan Detail Barang atau Jasa yang Dipesan

Detail produk atau jasa merupakan komponen penting dari sebuah Purchase Order karena mengandung rincian mengenai persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemasok. Sebuah bisnis harus menyebutkan nama produk, spesifikasinya, jumlahnya, satuan pengukurannya, biaya per satuan serta nilai keseluruhan dari transaksi tersebut. Informasi lengkap dapat membantu mencegah kesalahan pengiriman barang, seperti tidak sesuai spesifikasi atau jumlah yang diterima tidak sesuai pesanan.

e. Cantumkan Syarat dan Metode Pembayaran

Purchase order yang sesuai dengan standar bisnis juga memiliki ketentuan pembayaran untuk memastikan kedua belah pihak memahami bagaimana transaksi tersebut akan bekerja. Informasi tersebut bisa mencakup metode pembayaran,waktu pembayaran, mata uang dari transaksi tersebut,pajak dan biaya tambahan lainnya apabila berlaku. Ketentuan yang jelas akan membuat perusahaan dan supplier dapat menghindari perbedaan pemahaman terkait kewajiban pembayaran.

f. Tambahkan Ketentuan Pengiriman

Bagian pengiriman dalam purchase order menjelaskan detail mengenai proses pemenuhan pesanan oleh supplier. Informasi seperti alamat pengiriman, jadwal pengiriman, metode transportasi, biaya pengiriman, hingga ketentuan apabila terjadi keterlambatan perlu dicantumkan secara jelas. Hal ini membantu supplier agar mereka memahami target pengiriman dan perusahaan dapat menerima barang sesuai kebutuhan operasional.

g. Sertakan Persetujuan dan Otorisasi

Sebelum digunakan sebagai dokumen transaksi resmi, Purchase Order perlu melalui proses persetujuan dari pihak yang memiliki kewenangan. Persetujuan ini memastikan bahwa pesanan telah diperiksa dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, baik dari sisi kebutuhan, anggaran, maupun prosedur pengadaan. Biasanya, PO akan dibuat oleh tim procurement, diperiksa oleh bagian terkait, lalu disetujui oleh manager atau pihak berwenang melalui tanda tangan maupun otorisasi digital.

h. Simpan dan Hubungkan dengan Proses Pembelian

Setelah purchase order dibuat dan disetujui, arsipkan dokumen PO agar bisa dicatat di kemudian hari. Pesanan pembelian biasanya akan dikaitkan dengan pembelian lainnya seperti permintaan pembelian, surat penerimaan barang, tagihan pemasok dan proses pembayaran. Dengan bantuan perangkat lunak pengadaan atau sistem ERP perusahaan dapat memfasilitasi pembuatan dan persetujuan PO tersebut.

5. Apa Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition?

Dalam proses pengadaan, ada beberapa dokumen yang diperlukan selain purchase order. Salah satunya adalah purchase requisition (PR). Lantas apa yang membedakan keduanya?
Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen dalam perusahaan untuk melakukan pengadaan.

Sedangkan purchase order adalah dokumen eksternal yang dikirim dari tim purchasing perusahaan kepada pemasok setelah PR disetujui. Jadi, bisa disimpulkan bahwa dokumen PR adalah permintaan internal untuk barang atau jasa, sedangkan PO adalah perintah pembelian yang sah dari perusahaan kepada pemasok.

Dalam praktik modern, kedua dokumen tersebut juga berperan penting dalam sistem e-purchasing dan e-katalog. Melalui integrasi digital, proses pengajuan PR hingga penerbitan PO dapat dilakukan secara otomatis dan terdokumentasi, sehingga meningkatkan akurasi, transparansi, serta efisiensi pengadaan perusahaan.

Untuk membantu Anda melihat perbandingan akan keduanya, berikut kami lampirkan tabel perbedaan antara berkas PO dan juga PR:

6. Apa Perbedaan Invoice dan Purchase Order?

Memahami perbedaan antara Purchase Order (PO) dan Invoice sangat penting untuk kelancaran arus keuangan. Keduanya adalah dokumen legal dalam transaksi dengan peran, pengirim, dan waktu penerbitan berbeda untuk memastikan akurasi data antara pemesanan dan penagihan. Berikut adalah penjelasan mengenai perbedaan PO dan Invoice:

• Pihak yang Menerbitkan Dokumen: PO diterbitkan oleh pembeli sebagai instruksi kepada vendor. Sedangkan, invoice diterbitkan oleh penjual sebagai dokumen penagihan.
• Waktu Pembuatan dalam Siklus Transaksi: PO dibuat di awal sebagai penguncian pesanan sebelum barang diproses. Akan tetapi, invoice diterbitkan setelah barang dikirim atau jasa selesai diberikan.
• Fungsi Utama bagi Operasional Bisnis: PO berfungsi sebagai kontrak pemesanan dan komitmen pembeli. Di sisi lain, invoice berfungsi sebagai alat penagihan dan bukti utang-piutang.
• Detail dan Fokus Isi Dokumen: PO berfokus pada rincian produk, jumlah, dan instruksi pengiriman. Namun, invoice berfokus pada total biaya, pajak, pelunasan, dan metode pembayaran, serta mencantumkan nomor PO sebagai referensi.

Sama seperti perbedaan dengan berkas PR, berikut kami lampirkan tabel perbandingan antara Invoice dan Purchase Order (PO) untuk membantu mempermudah pemahaman akan perbedaannya:

7. Contoh Purchase Order

Untuk memahami lebih lanjut contoh surat purchase order, perhatikan skenario berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang F&B mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Berikut contoh purchase order format sesuai kebutuhan mereka.

Dari contoh purchase order di atas, dapat diketahui bahwa semua informasi penting sudah termuat dalam dokumen. Mulai dari nomor PO, informasi supplier dan pembeli, hingga syarat dan ketentuan pengiriman.

8. Mudahkan Pembuatan Purchase Order dengan ScaleOcean

ScaleOcean Atlas Purchasing membantu bisnis dalam menyederhanakan proses pengadaan, mulai dari pengajuan kebutuhan barang hingga pembuatan Purchase Order (PO) dalam satu platform yang terintegrasi. Dengan proses yang terdigitalisasi, tim procurement tidak perlu lagi bergantung pada pencatatan manual yang berisiko menyebabkan keterlambatan atau kesalahan input. Setiap transaksi dapat dikelola lebih rapi, transparan, dan mudah dipantau.

Dengan dukungan ScaleMind AI Business Assistant, perusahaan dapat memperoleh insight dari data pengadaan untuk membantu mempercepat pengambilan keputusan. Sistem juga membantu mengotomatisasi pembuatan PO dari permintaan pembelian yang telah disetujui, sehingga tim dapat lebih fokus pada aktivitas strategis seperti memilih vendor dan mengoptimalkan biaya pengadaan.

Tidak hanya membuat proses pembelian lebih praktis, ScaleOcean Atlas Purchasing juga memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan format PO, mengelola informasi vendor, hingga memantau status pesanan secara real-time. Melalui integrasi dengan modul lain seperti inventory, accounting, dan budgeting, perusahaan dapat melihat seluruh proses pengadaan secara lebih menyeluruh dan memastikan setiap kebutuhan terpenuhi sesuai anggaran dan jadwal operasional.

Fitur utama ScaleOcean Atlas Purchasing:

• Automatisasi Pembuatan Purchase Order: Membantu membuat PO secara otomatis dari permintaan pembelian yang telah disetujui untuk mempercepat proses procurement.
• Kustomisasi Workflow dan Format PO: Menyesuaikan template dokumen serta alur approval berdasarkan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
• Vendor Management Terintegrasi: Membantu mengevaluasi performa vendor berdasarkan riwayat transaksi, kualitas layanan, dan ketepatan pemenuhan pesanan.
• Monitoring PO Real-Time: Memberikan visibilitas terhadap status PO, proses persetujuan, hingga progres pengiriman barang dalam satu dashboard.
• ScaleMind AI Business Assistant: Membantu menganalisis data pengadaan dan memberikan insight untuk mendukung keputusan procurement yang lebih efektif.

Baca juga: Purchase Requisition Adalah: Arti, dan Bedanya dengan PO

9. Kesimpulan

Surat Pesanan (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan pembeli untuk membeli barang atau jasa dari penjualnya, sehingga menciptakan kontrak yang mengikat secara hukum antara kedua belah pihak. Surat Pesanan memastikan bahwa harga,jumlah dan ketentuan pengiriman semuanya dinyatakan dengan jelas untuk mencegah adanya kesalahpahaman dan memastikan pengiriman barang tepat waktu.

Surat pesanan memiliki beberapa fungsi, seperti kontrak pembelian, pengendalian persediaan, pengendalian pesanan dan pengendalian pembayaran. Mempertahankan catatan yang rapi dari PO penting karena dapat mencegah kesalahan pembelian dan pengeluaran berlebihan.

Pembuatan PO secara manual dapat memicu kesalahan input dan memperlambat proses pengadaan. Dengan purchasing software ScaleOcean, bisnis dapat mengotomatisasi pembuatan PO, menyesuaikan template, dan mengintegrasikan proses pembelian agar lebih cepat serta terorganisir. Jadwalkan konsultasi bersama ScaleOcean untuk menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.