Apa itu Purchase Order (PO)? Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Q: 1. Apa itu purchase order?

Purchase order adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sebuah pihak untuk menyatakan keinginan pembelian barang atau jasa dari sang penjual. Dokumen ini berisi identitas kedua pihak, jenis dan jumlah barang, harga satuan dan total, metode pembayaran, dan tenggat waktu.

Pembuatan purchase order adalah tahapan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan. Dokumen ini tidak hanya digunakan sebagai kontrak mengikat antara pembeli dan pemasok, tetapi juga untuk mencapai transaksi pembelian yang transparan.

Tanpa dokumen PO yang terstruktur dengan baik, proses pembelian bisa jadi kacau dan berdampak buruk bagi operasional dan keuangan bisnis. Misalnya kesulitan melacak barang apa saja yang dikirim, ada ketidaksesuaian pengiriman, hingga harga barang melebihi anggaran perusahaan.

Artikel berikut ini akan menjelaskan dengan detail apa itu purchase order, manfaat, format, dan contoh purchase order dalam perusahaan. Diberikan juga strategi efektif yang bisa Anda terapkan untuk memastikan pembuatan dokumen ini lebih cepat dan akurat.

Key Takeaways

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang krusial bagi bisnis untuk memesan barang atau jasa secara terstruktur dari pihak penjual.
Fungsi PO termasuk bertindak sebagai dokumen pembelian, mengelola ketersediaan barang, menghilangkan miskomunikasi, melacak pesanan barang, mengatur pembayaran.
Surat purchase order yang efektif harus memuat detail informasi yang lengkap seperti informasi pembeli dan penjual, nomor PO unik, rincian pesanan, syarat pembayaran, tanggal, serta pengesahan.
ScaleOcean merupakan solusi yang akan membantu bisnis Anda membuat purchase order secara cepat dan akurat dengan memastikan semua komponen penting tercantum secara sistematis.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase order (PO) adalah dokumen formal yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual, yang mencakup rincian seperti jenis, jumlah, harga, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran. PO berfungsi sebagai bukti tertulis yang mengatur transaksi antara pembeli dan penjual.

Surat PO memudahkan tim purchasing untuk mengetahui barang apa saja yang dipesan serta mempermudah pemantauan terkait kesesuaian barang dengan kebutuhan serta standar perusahaan. Dengan ini, Anda tidak akan mengalami kerugian karena kesalahan pengiriman, kuantitas yang tidak sesuai, atau barang yang tidak memenuhi spesifikasi.

2. Fungsi Purchase Order bagi Bisnis

Purchase order (PO) berfungsi sebagai dokumen kontrak resmi yang mengikat antara pembeli, dalam hal ini perusahaan, dan penjual, yaitu vendor atau supplier. Dokumen ini adalah alat bukti untuk mengonfirmasi perjanjian mengenai pembelian barang atau jasa dengan syarat yang telah disepakati bersama.

Berikut penjelasan lebih mendalam terkait fungsi purchase order bagi bisnis:

a. Sebagai Kontrak Pembelian

Purchase order (PO) bertindak sebagai dokumen resmi yang mengikat secara komersial setelah diterima dan disetujui oleh vendor. Dokumen ini secara jelas mencantumkan semua persyaratan, termasuk harga tetap, spesifikasi produk, dan jadwal pengiriman yang disepakati.

b. Pengelolaan Ketersediaan Barang

PO memberikan gambaran rinci tentang barang apa saja yang akan masuk ke gudang di masa depan (barang yang sedang dalam pesanan). Informasi ini sangat vital bagi tim operasional untuk mengelola ketersediaan dengan lebih efisien, memastikan tidak terjadinya overstocking atau understocking.

c. Menghilangkan Miskomunikasi

Karena PO berisi detail produk yang sangat spesifik, seperti Nomor SKU atau model, PO menghilangkan miskomunikasi dalam permintaan pembelian. Hal ini memastikan vendor mengirimkan produk yang tepat sesuai kebutuhan awal, meminimalkan biaya dan waktu retur barang.

d. Melacak Pesanan Barang

Dokumen pembelian adalah fondasi utama bagi proses akuntansi yang dikenal sebagai Three–Way Match. Proses ini memverifikasi bahwa faktur yang diterima cocok dengan kas yang dikeluarkan dan slip penerimaan barang, memastikan pembayaran yang sah.

e. Mengatur Pembayaran

Setiap penerbitan dokumen harus melewati persetujuan internal, yang berfungsi sebagai kontrol anggaran sebelum dana dikeluarkan. Otorisasi ini memberikan jejak audit dan memastikan bahwa semua pengeluaran didukung oleh dana yang tersedia dan telah disetujui.

Selain itu, perusahaan dapat mencegah terjadinya fenomena maverick spending, yakni kejadian di mana seorang staf melakukan pembayaran di luar guidelines yang telah ditetapkan. Hal ini cenderung dipermudah dengan sistem pengadaan seperti ScaleOcean yang mampu melacak masing-masing PO secara terpusat.

3. Format Isi Surat Purchase Order (PO)

Sebuah surat purchase order yang efektif dan jelas harus mengikuti format standar dan mencantumkan informasi penting untuk memastikan transaksi berjalan lancar dan menghindari potensi kesalahpahaman. Berikut adalah komponen-komponen utama yang umumnya terdapat dalam format purchase order pada umumnya:

a. Identitas Pihak yang Bertransaksi

Di contoh form purchase order (PO) wajib mencantumkan nama lengkap dan alamat jelas dari pihak pembeli dan penjual. Informasi ini memastikan identifikasi yang akurat dari para pihak yang terlibat dalam transaksi pembelian.

b. Nomor Identifikasi Pesanan yang Spesifik

Setiap dokumen harus memiliki nomor PO yang unik. Nomor ini berfungsi sebagai referensi penting untuk pelacakan pesanan, komunikasi antara pembeli dan penjual, serta keperluan administrasi dan akuntansi.

c. Rincian Lengkap Barang atau Jasa yang Dipesan

Bagian inti dari purchase order adalah detail barang atau jasa yang dipesan, termasuk nama produk atau layanan, jumlah yang diinginkan, dan harga satuan yang telah disepakati. Informasi ini harus spesifik dan jelas untuk menghindari kesalahan dalam pemenuhan pesanan.

d. Ketentuan dan Persyaratan Pembayaran

Surat pembelian harus secara eksplisit menyebutkan syarat dan ketentuan pembayaran, termasuk metode pembayaran yang disepakati, jangka waktu pembayaran (misalnya, 30 hari setelah faktur), serta detail rekening bank (jika diperlukan).

e. Jadwal Waktu Pemesanan dan Pengiriman

Informasi mengenai tanggal pemesanan barang atau jasa serta tanggal pengiriman yang diharapkan atau disepakati harus tercantum dengan jelas dalam dokumen purchase order. Hal ini membantu dalam perencanaan produksi dan logistik bagi kedua belah pihak.

f. Pengesahan Transaksi oleh Pihak Berwenang

Untuk validitas dan akuntabilitas, purchase order (PO) idealnya mencantumkan tanda tangan pihak yang berwenang dari organisasi pembeli. Hal ini menunjukkan bahwa pesanan telah disetujui sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4. Cara Membuat Purchase Order

Pembuatan dokumen pembelian yang efektif dan akurat memerlukan kepatuhan terhadap prosedur baku. Proses ini dimulai dari identifikasi kebutuhan internal hingga pengarsipan dokumen, yang semuanya krusial untuk menjaga kontrol pengeluaran dan akuntabilitas. Berikut adalah langkah-langkah terstruktur dalam siklus pembuatan PO:

a. Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Bisnis

Tentu saja, sebelum menyusun sebuah pesanan, pihak berwenang perlu mengetahui terlebih dahulu barang atau jasa yang dibutuhkannya. Hal tersebut lah yang akan menjadi landasan penyusunan PO pada tahap-tahap selanjutnya.

b. Melakukan Pengajuan Internal (Requisition)

Divisi atau pihak yang membutuhkan hal tersebut perlu mengajukannya terlebih dahulu kepada departemen procurement dengan mengisi dokumen purchase requisition. Mereka harus memberikan penjelasan rinci mengenai apa saja yang dibutuhkan, beserta juga alasan mengapa pengadaan ingin dilakukan.

c. Menggunakan Approved Vendor List (AVL)

Untuk membantu dalam pencarian vendor yang handal, pihak berwenang seharusnya melakukan riset terlebih dahulu dan menyusun sebuah approved vendor list (AVL) dengan bantuan vendor management system. Penggunaan daftar ini sangat krusial untuk meminimalisir risiko dan mempercepat proses seleksi mitra pengadaan secara keseluruhan.

d. Menentukan Supplier

Tim pengadaan akan memilih supplier terbaik dari AVL setelah membandingkan penawaran harga (quotation) dan syarat-syarat lainnya. Negosiasi tahap akhir harus dilakukan untuk memastikan perusahaan memperoleh harga, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran yang paling ideal.

e. Membuat dan Mengirim Purchase Order

Bila pemasok telah ditentukan, maka tahap selanjutnya adalah untuk menyusun purchase order. Dokumen ini harus mencakup detail lengkap barang atau jasa, kuantitas, harga, dan ketentuan pembayaran yang sebelumnya sudah diverifikasi melalui purchase requisition.

f. Menarsipkan PO

Setiap PO yang diterbitkan wajib dicatat dan diarsipkan dengan sistematis baik secara manual, namun alangkah lebih baiknya bila ke dalam sebuah software pengadaan. Penyimpanan dokumen terstruktur penting untuk melacak status pesanan dan mempermudah proses audit internal.

5. Apa Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition?

Dalam proses pengadaan, ada beberapa dokumen yang diperlukan selain purchase order. Salah satunya adalah purchase requisition (PR). Lantas apa yang membedakan keduanya?
Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen dalam perusahaan untuk melakukan pengadaan.

Sedangkan purchase order adalah dokumen eksternal yang dikirim dari tim purchasing perusahaan kepada pemasok setelah PR disetujui. Jadi, bisa disimpulkan bahwa dokumen PR adalah permintaan internal untuk barang atau jasa, sedangkan PO adalah perintah pembelian yang sah dari perusahaan kepada pemasok.

6. Apa Perbedaan Invoice dan Purchase Order?

Ketika Anda mendengar tentang purchase order, terdapat juga sebuah istilah yang selalu disertakan bersamanya, yaitu invoice. Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan kedua dokumen tersebut merupakan antithesis dari satu sama lain.

Seperti yang telah diketahui, dokumen PO adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual yang mengabarkan keinginan untuk membeli sejumlah barang atau jasa. Sebaliknya, invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual untuk meminta pembayaran ketika detail pesanan sebelumnya telah terpenuhi.

7. Contoh Purchase Order

Untuk memahami lebih lanjut contoh purchase order, perhatikan skenario berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang F&B mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Berikut contoh purchase order format sesuai kebutuhan mereka.

Dari contoh purchase order di atas, dapat diketahui bahwa semua informasi penting sudah termuat dalam dokumen. Mulai dari nomor PO, informasi supplier dan pembeli, hingga syarat dan ketentuan pengiriman.

8. Permudah Pembuatan Purchase Order dengan Purchasing Software ScaleOcean

Pembuatan dokumen purchase order secara manual tidaklah efektif dan rentan kesalahan. Oleh karena itu, software purchasing ScaleOcean hadir untuk membantu Anda membuat dokumen PO secara digital. Coba demo gratis yang ditawarkan untuk tahu bagaimana cara kerja sistem. Secara umum, software tersebut mampu:

Automatisasi proses pembuatan PO: Setelah permintaan pembelian disetujui oleh pihak terkait, sistem secara otomatis membuat dokumen tanpa perlu input manual.
Purchase order format dapat dikustomisasi: Sistem memungkinkan kustomisasi template PO, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
Rating vendor otomatis: Saat membuat PO, sistem juga secara otomatis dapat menilai vendor berdasarkan kinerja sebelumnya, tanpa perlu melakukan evaluasi manual yang panjang.
Monitoring dan notifikasi otomatis: Anda bisa dengan mudah memantau status PO secara real-time. Sistem juga memberikan notifikasi ketika dokumen disetujui atau ditolak.

Software purchasing ScaleOcean juga dapat diintegrasikan dengan modul lain seperti inventory dan accounting. Setelah PO dibuat, stok barang di modul inventory akan diperbarui secara real-time, sekaligus pengeluaran yang terkait langsung tercatat di modul accounting. Cari tahu lebih lanjut kerja sistem ini dengan memanfaatkan demo gratis yang ditawarkan.

9. Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen penting dalam pengadaan yang membantu Anda mengatur dan memantau pembelian. Selain sebagai bukti resmi, PO juga diperlukan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai kebutuhan, anggaran perusahaan, dan memastikan pelaporan keuangan efektif.

Namun, pembuatan PO secara manual rentan human error dan memakan waktu. Anda bisa menggunakan purchasing software ScaleOcean. Otomatisasi, kustomisasi template, dan integrasi yang ditawarkan akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang dan optimalkan pengelolaan pengadaan Anda!

FAQ:

1. Apa itu purchase order?

Purchase order adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sebuah pihak untuk menyatakan keinginan pembelian barang atau jasa dari sang penjual. Dokumen ini berisi identitas kedua pihak, jenis dan jumlah barang, harga satuan dan total, metode pembayaran, dan tenggat waktu.

2. Apa perbedaan PO dan DO?

Seperti yang telah dinyatakan, PO adalah sebuah dokumen yang diberikan oleh pembeli kepada penjual untuk barang atau jasa. Sedangkan delivery order (DO) adalah sebuah perintah dari penjual kepada mitra pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pihak pembeli.

3. Apa perbedaan dari purchase order dan invoice?

PO menyatakan bahwa sebuah pihak ingin membeli sekelompok barang atau jasa dari pihak eksternal. Apabila pesanan tersebut diterima dan diselesaikan oleh pihak penjual, maka mereka akan menyusun sebuah faktur atau invoice yang berupa dokumen permintaan pembayaran.

4. Apa yang lebih dulu, PO atau invoice?

Tanpa adanya dokumen pembelian, sang penjual tentunya tidak akan memiliki pesanan yang dapat diselesaikan, sehingga invoice juga tidak dapat dibuat. Jadi, jawaban dari pertanyaan tersebut adalah dokumen PO.

Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Contohnya

1. Apa itu Purchase Order (PO)?