Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Contohnya

Pernahkah perusahaan Anda mengalami pembengkakan anggaran akibat harga barang yang tiba-tiba berubah saat penagihan? Masalah ini sering muncul karena tidak adanya acuan tertulis yang kuat, untuk itu pembuatan purchase order menjadi langkah wajib untuk mengunci kesepakatan harga dan memastikan setiap pesanan memiliki bukti sah yang jelas.

Tanpa dokumen PO, tim pengadaan akan sulit melacak detail barang yang dikirim atau menangani pengiriman bila tidak sesuai dengan pesanan. Mengelola dokumen ini dengan baik bukan sekadar soal administrasi, melainkan langkah nyata untuk menjaga hubungan profesional dengan pemasok dan memastikan pengadaan barang tetap berada dalam batas budget.

Artikel berikut ini akan menjelaskan secara detail tentang apa itu purchase order, manfaat, format, dan contoh purchase order dalam sebuah perusahaan. Selain itu, terdapat beberapa strategi efektif yang bisa Anda terapkan untuk memastikan pembuatan dokumen ini lebih mudah, cepat, dan akurat.

Key Takeaways

• Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi dari pembeli kepada penjual yang berisi instruksi pemesanan untuk melakukan pembelian akan sebuah barang atau jasa yang ditawarkan.
• Fungsi PO yaitu sebagai dokumen kontrak pembelian, mengelola ketersediaan barang, mencegah miskomunikasi, melacak pesanan barang, mengatur pembayaran.
• Berkas purchase order harus memuat beberapa detail informasi seperti keterangan pembeli dan penjual, nomor PO unik, rincian pesanan, syarat pembayaran, tanggal, serta bukti pengesahan.
• ScaleOcean Purchasing Software mempercepat, akurat, dan sistematis pembuatan purchase order, memastikan semua komponen penting tercantum dengan tepat.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase order (PO) adalah dokumen penawaran resmi (offer) yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual untuk memesan suatu barang ataupun jasa. Berkas ini memuat rincian jenis, jumlah, harga, serta ketentuan pengiriman dan pembayaran yang diajukan oleh pembeli.

Fungsi utama dari dokumen PO yakni sebagai bukti tertulis dan kontrak hukum mengikat yang mengatur transaksi antara pembeli dan penjual. Berkas ini akan diterbitkan di awal pengadaan sebagai instruksi pemesanan resmi dan menjadi dasar bagi penjual untuk menyiapkan barang atau jasa sesuai spesifikasi serta kesepakatan yang diajukan oleh pembeli.

Baca juga: Tahapan Pengadaan Perusahaan Manufaktur, Jenis dan Contohnya

2. Fungsi Purchase Order bagi Bisnis

Beberapa fungsi dibuatnya purchase order yakni sebagai kontrak pembelian, pengelolaan ketersediaan barang, menghindari miskomunikasi, pelacakan pesanan, serta pengaturan pembayaran agar proses pengadaan lebih terkontrol dan terdokumentasi.

Dalam tata kelola perusahaan modern, prosedur operasional standar purchasing penting untuk memastikan pengelolaan PO konsisten dan sesuai kebijakan. Untuk memperjelas pembahasan ini, berikut penjelasannya secara lebih mendalam terkait fungsi purchase order bagi bisnis:

a. Sebagai Kontrak Pembelian

Purchase order (PO) bertindak sebagai dokumen resmi yang mengikat secara komersial setelah diterima dan disetujui oleh vendor. Dokumen ini merupakan hasil dari proses keputusan pembelian yang telah melalui evaluasi harga, kualitas, dan kebutuhan operasional perusahaan.

Di dalam PO, seluruh persyaratan transaksi sudah tertulis secara jelas dan juga terperinci. Mulai dari kepastian harga tetap, detail spesifikasi produk, hingga jadwal pengiriman yang disepakati bersama. Hal ini memastikan proses pemenuhan pesanan berjalan lebih terukur, tepat waktu, dan meminimalisir risiko ketidaksesuaian di kemudian hari.

b. Pengelolaan Ketersediaan Barang

PO memberikan gambaran rinci tentang barang apa saja yang akan masuk ke gudang di masa depan (barang yang sedang dalam pesanan). Dalam beberapa kasus, perusahaan juga dapat menggunakan blanket purchase order untuk mengatur pembelian berulang dalam periode tertentu.

Pendekatan ini memungkinkan perusahaan melakukan pemesanan berkala tanpa perlu membuat PO baru setiap kali, sehingga proses pembelian menjadi lebih efisien dan mudah dikelola. Informasi ini sangat vital bagi tim operasional untuk mengelola ketersediaan dengan lebih efisien, memastikan tidak terjadinya overstocking atau understocking.

c. Menghilangkan Miskomunikasi

PO yang mencantumkan detail spesifik seperti nomor SKU atau tipe model berfungsi untuk mengeliminasi risiko salah paham dalam pengadaan. Ketelitian informasi ini memastikan vendor mengirimkan produk yang benar-benar sesuai kebutuhan dan ketentuan MOQ.

Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari kerugian biaya serta waktu yang biasanya terbuang akibat proses retur barang.

d. Melacak Pesanan Barang

Dokumen pembelian ini merupakan fondasi utama dalam prosedur akuntansi yang dikenal sebagai Three-Way Match. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa informasi pada faktur sesuai dengan kas dan bukti penerimaan barang.

e. Mengatur Pembayaran

Setiap penerbitan dokumen harus melewati persetujuan internal, yang berfungsi sebagai kontrol RAB (rencana anggaran biaya) pengadaan sebelum dana dikeluarkan. Otorisasi ini memberikan jejak audit dan memastikan bahwa semua pengeluaran didukung oleh dana yang tersedia dan telah disetujui.

Selain itu, perusahaan dapat mencegah terjadinya fenomena maverick spending, yakni kejadian di mana seorang staf melakukan pembayaran di luar guidelines yang telah ditetapkan. Hal ini cenderung dipermudah dengan sistem pengadaan seperti ScaleOcean yang mampu melacak masing-masing PO secara terpusat.

3. Format Isi Surat Purchase Order (PO)

Format purchase order harus mencakup identitas kedua belah pihak, nomor PO, hingga detail produk secara spesifik. Pencantuman harga, syarat pembayaran, dan informasi pajak diperlukan guna menjamin transparansi serta akurasi administrasi keuangan bagi perusahaan dan vendor.

Berikut adalah komponen-komponen utama yang umumnya terdapat dalam format purchase order pada umumnya:

• Identitas Kedua Pihak: PO harus mencakup nama, alamat, dan kontak lengkap perusahaan pembeli dan vendor.
• Nomor Identifikasi Unik: Setiap PO harus memiliki nomor unik sebagai referensi pelacakan dan administrasi dokumen transaksi.
• Detail Barang / Jasa: Mencantumkan deskripsi, kuantitas, dan spesifikasi teknis dari barang atau jasa yang dipesan.
• Harga Satuan: Harga jual per unit produk atau layanan yang telah disepakati sebelum adanya perhitungan total.
• Harga Total: Jumlah akhir yang harus dibayarkan pembeli setelah memperhitungkan semua biaya pengadaan dan diskon.
• Ketentuan Pembayaran dan Pengiriman: Menjelaskan metode pembayaran (tempo), jadwal pengiriman yang diharapkan, dan lokasi penerimaan barang.
• Informasi Pajak: Rincian mengenai tarif dan jenis pajak yang dikenakan, seperti PPN, untuk kepatuhan regulasi.

Anda juga dapat menggunakan software purchasing, karena proses ini dapat disederhanakan melalui sistem ini serta mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan transparansi antara pembeli dan vendor.

4. Cara Membuat Purchase Order

Cara membuat purchase order meliputi langkah-langkah terstruktur seperti identifikasi kebutuhan, pengajuan requisition, pemilihan vendor dari AVL, penentuan supplier, pembuatan dan pengiriman PO, serta pengarsipan dokumen sebagai catatan resmi. Berikut ini penjelasan mengenai langkah-langkah tersebut dalam siklus pembuatan PO:

1. Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Bisnis: Menentukan secara jelas barang atau jasa apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, dan kapan harus tersedia.
2. Melakukan Pengajuan Internal (Requisition): Mengajukan permintaan pembelian resmi dari departemen yang membutuhkan kepada departemen pengadaan.
3. Menggunakan Approved Vendor List (AVL): Memilih mitra penyedia dari daftar rekanan yang sudah terverifikasi dan memenuhi standar kualitas perusahaan.
4. Menentukan Supplier: Memilih vendor terbaik berdasarkan harga, kualitas, syarat pembayaran, dan kemampuan pengiriman.
5. Membuat dan Mengirim Purchase Order: Menyusun dokumen PO yang mendetail dan mengirimkannya kepada vendor untuk segera dikonfirmasi.
6. Menarsipkan PO: Menyimpan salinan PO yang telah disetujui sebagai catatan resmi untuk pelacakan, audit, dan proses pembayaran di masa mendatang.

5. Apa Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition?

Dalam proses pengadaan, ada beberapa dokumen yang diperlukan selain purchase order. Salah satunya adalah purchase requisition (PR). Lantas apa yang membedakan keduanya?
Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen dalam perusahaan untuk melakukan pengadaan.

Sedangkan purchase order adalah dokumen eksternal yang dikirim dari tim purchasing perusahaan kepada pemasok setelah PR disetujui. Jadi, bisa disimpulkan bahwa dokumen PR adalah permintaan internal untuk barang atau jasa, sedangkan PO adalah perintah pembelian yang sah dari perusahaan kepada pemasok.

Dalam praktik modern, kedua dokumen tersebut juga berperan penting dalam sistem e-purchasing dan e-katalog. Melalui integrasi digital, proses pengajuan PR hingga penerbitan PO dapat dilakukan secara otomatis dan terdokumentasi, sehingga meningkatkan akurasi, transparansi, serta efisiensi pengadaan perusahaan.

Untuk membantu Anda melihat perbandingan akan keduanya, berikut kami lampirkan tabel perbedaan antara berkas PO dan juga PR:

6. Apa Perbedaan Invoice dan Purchase Order?

Memahami perbedaan antara Purchase Order (PO) dan Invoice sangat penting untuk kelancaran arus keuangan. Keduanya adalah dokumen legal dalam transaksi dengan peran, pengirim, dan waktu penerbitan berbeda untuk memastikan akurasi data antara pemesanan dan penagihan. Berikut adalah penjelasan mengenai perbedaan PO dan Invoice:

• Pihak yang Menerbitkan Dokumen: PO diterbitkan oleh pembeli sebagai instruksi kepada vendor. Sedangkan, invoice diterbitkan oleh penjual sebagai dokumen penagihan.
• Waktu Pembuatan dalam Siklus Transaksi: PO dibuat di awal sebagai penguncian pesanan sebelum barang diproses. Akan tetapi, invoice diterbitkan setelah barang dikirim atau jasa selesai diberikan.
• Fungsi Utama bagi Operasional Bisnis: PO berfungsi sebagai kontrak pemesanan dan komitmen pembeli. Di sisi lain, invoice berfungsi sebagai alat penagihan dan bukti utang-piutang.
• Detail dan Fokus Isi Dokumen: PO berfokus pada rincian produk, jumlah, dan instruksi pengiriman. Namun, invoice berfokus pada total biaya, pajak, pelunasan, dan metode pembayaran, serta mencantumkan nomor PO sebagai referensi.

Sama seperti perbedaan dengan berkas PR, berikut kami lampirkan tabel perbandingan antara Invoice dan Purchase Order (PO) untuk membantu mempermudah pemahaman akan perbedaannya:

7. Contoh Purchase Order

Untuk memahami lebih lanjut contoh surat purchase order, perhatikan skenario berikut ini. Pada periode tertentu, perusahaan Acme Industri yang bergerak di bidang F&B mengalami kekurangan bahan baku dan diperlukan pengadaan ulang secepat mungkin. Berikut contoh purchase order format sesuai kebutuhan mereka.

Dari contoh purchase order di atas, dapat diketahui bahwa semua informasi penting sudah termuat dalam dokumen. Mulai dari nomor PO, informasi supplier dan pembeli, hingga syarat dan ketentuan pengiriman.

8. Mudahkan Pembuatan PO dengan ScaleOcean Purchasing Software

ScaleOcean Purchasing Software membantu bisnis dalam mengelola pengadaan barang secara lebih efisien dan terorganisir. Dengan sistem yang terintegrasi, pembuatan Purchase Order (PO) kini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat tanpa tergantung pada proses manual yang memakan waktu.

Software ini menawarkan berbagai keunggulan, termasuk otomatisasi dalam pembuatan PO yang dapat langsung dikonversi dari Request for Quotation (RFQ). Proses pengadaan menjadi lebih transparan, meminimalkan kesalahan manusia, dan memungkinkan pengawasan real-time atas status PO dan pengiriman barang.

Dengan integrasi yang mulus dengan modul-modul lain seperti pengelolaan inventaris dan anggaran, ScaleOcean memberikan visibilitas menyeluruh atas seluruh proses pengadaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan setiap pesanan diproses tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Anda dapat coba demo gratisnya untuk melihat langsung cara kerja sistem kami.

Fitur utama ScaleOcean Purchasing Software:

• Automatisasi Proses Pembuatan PO: Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem secara otomatis membuat Purchase Order (PO) tanpa perlu input manual, mempercepat proses pengadaan.
• Kustomisasi Format PO: Sistem memungkinkan pengaturan template PO yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, memberikan fleksibilitas lebih.
• Penilaian Vendor Otomatis: Fitur ini secara otomatis memberikan rating kepada vendor berdasarkan kinerja sebelumnya, memudahkan pemilihan vendor terbaik tanpa perlu evaluasi manual.
• Monitoring dan Notifikasi Otomatis: Pengguna dapat memantau status PO secara real-time, dan sistem memberikan notifikasi saat dokumen disetujui atau ditolak, memastikan alur kerja yang lebih efisien.

Baca juga: Purchase Requisition Adalah: Arti, dan Bedanya dengan PO

9. Kesimpulan

Purchase Order atau dokumen PO adalah surat resmi yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari penjual, berfungsi sebagai kontrak yang mengikat. PO memastikan kesepakatan harga, jumlah, dan syarat pengiriman tercatat dengan jelas, mencegah miskomunikasi dan memastikan pengadaan barang tepat waktu.

PO memiliki berbagai fungsi penting, seperti sebagai kontrak pembelian, pengelolaan ketersediaan barang, melacak pesanan, dan mengatur pembayaran. Pencatatan PO yang rapi membantu menghindari kesalahan pembelian dan pengeluaran berlebihan, serta memastikan kelancaran operasional di seluruh proses pengadaan.

Namun, pembuatan PO secara manual rentan human error dan memakan waktu. Anda bisa menggunakan purchasing software ScaleOcean. Otomatisasi, kustomisasi template, dan integrasi yang ditawarkan akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang dan optimalkan pengelolaan pengadaan Anda!