Purchase Requisition Adalah: Arti, dan Bedanya dengan PO

Proses pengadaan barang yang tidak terorganisir sering kali mengarah pada pemborosan anggaran dan keterlambatan. Banyak perusahaan mengalami kesulitan dalam mengelola permintaan pembelian yang dapat mengganggu operasional mereka.

Purchase requisition adalah solusi untuk mengelola pengadaan dengan lebih terstruktur. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran, memastikan anggaran tetap sesuai, dan menghindari pembelian yang tidak diperlukan.

Artikel ini akan membahas pengertian purchase requisition, manfaatnya, perbedaannya dengan purchase order, serta tantangan yang sering dihadapi. Kami juga akan menjelaskan bagaimana teknologi dan purchasing software dapat mempercepat dan mempermudah proses ini.

Key Takeaways

• Purchase request atau permintaan pembelian adalah dokumen internal yang disusun oleh departemen atau individu di perusahaan.
• Fungsi purchase request mencakup audit dan pemantauan, pencatatan, hingga pelacakan operasional budget.
• Perbedaan purchase request dan purchase order terletak pada tujuan, sifat, pihak yang terlibat, dan fungsi utamanya.
• Software Purchasing Management ScaleOcean dirancang untuk otomatisasi formulir, persetujuan, dan komunikasi, meningkatkan efisiensi serta memastikan proses pengadaan berjalan lancar.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Purchase Requisition?

Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh karyawan atau departemen untuk secara resmi mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa. Ini adalah langkah pertama dalam proses procurement-to-pay perusahaan dan berfungsi sebagai permintaan izin sebelum pembelian eksternal dilakukan.

Proses ini memastikan bahwa setiap pembelian yang diajukan sudah sesuai dengan kebijakan, anggaran, dan kebutuhan perusahaan. Proses pembuatan purchase requisition melibatkan pengisian formulir yang memuat detail barang atau jasa yang diperlukan, jumlah, serta alasan pembelian.

Setelah formulir diajukan, permintaan ini harus melewati persetujuan internal dari manajer atau departemen terkait. Begitu disetujui, langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order yang mengarah pada transaksi dengan pemasok.

Setelah purchase requisition disetujui, penting bagi perusahaan untuk memilih pemasok yang memenuhi kriteria kualitas dan harga yang telah ditetapkan. Pemasok yang dapat memenuhi permintaan secara optimal akan dimasukkan ke dalam approved vendor list, memastikan bahwa hanya vendor yang kredibel yang dipilih untuk transaksi lebih lanjut.

Fungsi dan Manfaat Purchase Requisition

Purchase requisition memiliki berbagai fungsi yang penting dalam pengelolaan pengadaan barang dan jasa, serta memberikan banyak manfaat dalam proses pengadaan secara keseluruhan. Menurut Medium, beberapa di antaranya adalah:

1. Pengendalian Pengeluaran

Purchase requisition berperan penting dalam mengendalikan pengeluaran perusahaan. Dengan sistem ini, setiap permintaan pembelian harus disetujui terlebih dahulu sebelum dilanjutkan ke pembelian eksternal. Perusahaan dapat menggunakan software purchasing untuk membuat proses ini bisa dikelola secara otomatis.

Proses persetujuan ini memastikan bahwa setiap pengeluaran telah sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, sehingga membantu perusahaan menghindari pengeluaran yang tidak perlu. Selain itu, dengan menggunakan purchase requisition, perusahaan dapat mengidentifikasi pola pengeluaran yang terjadi.

Hal ini memungkinkan manajer untuk melakukan analisis dan merencanakan anggaran lebih efektif di masa depan. Dengan kontrol yang lebih ketat, perusahaan dapat menjaga kestabilan finansial dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. Proses ini akan melibatkan RFP untuk memastikan pengeluaran sesuai proposal yang disetujui.

2. Transparansi dan Akuntabilitas

Manfaat lain dari purchase requisition adalah meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan. Setiap alur permintaan pembelian yang diajukan harus melewati proses persetujuan yang jelas, baik dari pihak manajer maupun departemen terkait.

Dengan dokumentasi yang tertata dengan baik, seluruh pihak yang terlibat dapat memantau status dan perkembangan permintaan pembelian. Selain itu, purchase requisition juga memastikan akuntabilitas dalam setiap langkah pengadaan.

Karena setiap pengajuan permintaan tercatat dengan nomor referensi yang unik, perusahaan dapat melacak dan mengaudit setiap transaksi dengan mudah. Ini memberikan bukti yang kuat bahwa pembelian dilakukan sesuai prosedur dan kebijakan yang ada.

3. Efisiensi dan Penghematan Waktu

Dengan menggunakan purchase requisition, proses pengadaan dapat berjalan lebih cepat dan terorganisir. Setiap permintaan pembelian yang dibuat sudah memiliki format dan prosedur yang jelas, yang memungkinkan pengajuan dan persetujuan dilakukan dengan lebih efisien.

Hal ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk klarifikasi dan menghindari kesalahan yang sering terjadi dalam sistem manual. Implementasi purchase requisition yang sistematis juga memungkinkan perusahaan untuk menghemat waktu dalam jangka panjang.

Proses permintaan yang sudah terdokumentasi dengan baik mengurangi kebutuhan untuk komunikasi bolak-balik yang bisa memperlambat proses pengadaan. Dengan demikian, alur pengadaan menjadi lebih lancar dan operasional bisnis lebih efisien.

4. Pengontrolan Persediaan

Purchase requisition juga memiliki peran yang sangat penting dalam pengelolaan persediaan perusahaan. Dengan sistem ini, setiap permintaan pembelian akan dievaluasi untuk memastikan bahwa barang yang diminta memang diperlukan, bukan hanya berdasarkan perkiraan.

Ini membantu perusahaan dalam menghindari pengadaan barang yang berlebihan yang bisa membebani anggaran dan ruang penyimpanan. Selain itu, purchase requisition membantu dalam memantau stok barang secara lebih terperinci.

Dengan informasi yang jelas mengenai jumlah dan jenis barang yang dibutuhkan, perusahaan dapat merencanakan pengadaan dengan lebih akurat. Hal ini memastikan ketersediaan barang tepat waktu, tanpa menghadapi kelebihan stok atau kekurangan yang dapat mengganggu operasi yang dapat meningkatkan lead time.

Sistem ini berfungsi sebagai pengendali yang efektif dalam manajemen inventaris, membantu memantau dan mengelola stok dengan lebih efisien. Sistem ini juga sejalan dengan SOP purchasing, memastikan setiap langkah pengadaan sesuai standar, akurat, dan terkontrol dengan baik.

Langkah-Langkah dalam Proses Purchase Requisition

Proses pengajuan purchase requisition melibatkan langkah-langkah yang memastikan semua pembelian dilakukan dengan tepat dan sesuai prosedur. Setiap tahap dalam proses ini memiliki peran penting untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang terkontrol.

Hal ini juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengadaan barang atau jasa, menghindari pemborosan dan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Melansir dari Investopedia, berikut adalah langkah-langkah dalam proses purchase requisition yang perlu dipahami:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam proses purchase requisition adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan. Karyawan atau departemen akan mengevaluasi kebutuhan operasional perusahaan untuk memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan tepat sasaran.

Mereka juga akan menentukan jumlah dan spesifikasi yang sesuai agar pengadaan dapat mendukung kelancaran proses bisnis. Informasi yang jelas mengenai spesifikasi, jumlah, dan tujuan pembelian sangat penting agar permintaan dapat diproses dengan tepat.

Dengan identifikasi yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa pembelian dilakukan hanya untuk kebutuhan yang relevan. Pada tahap ini, sering kali diperlukan analisis mendalam untuk menilai apakah pembelian tersebut sejalan dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.

2. Pembuatan Purchase Requisition

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengisi formulir purchase requisition. Formulir ini akan mencantumkan detail barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, serta alasan pembelian yang jelas. Dokumen ini bisa berupa formulir fisik atau digital, tergantung pada sistem yang digunakan oleh perusahaan.

Proses ini memastikan bahwa setiap permintaan pembelian memiliki dokumentasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan menggunakan software purchasing, pengisian dan pengelolaan formulir PR menjadi lebih efisien dan terorganisir, meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi pada proses manual.

3. Persetujuan Internal

Setelah formulir purchase requisition disiapkan, permintaan pembelian akan diajukan kepada pihak yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan. Biasanya, persetujuan ini melibatkan manajer atau departemen terkait yang memiliki otoritas untuk memastikan bahwa pembelian sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.

Proses persetujuan ini memastikan bahwa pembelian yang diajukan sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan. Biasanya, semakin besar nilai pembelian, semakin banyak tingkat persetujuan yang diperlukan.

Selain itu, prosedur ini juga mengharuskan setiap permintaan untuk dievaluasi oleh pihak yang relevan, memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan benar-benar dibutuhkan. SOP purchasing perusahaan biasanya mengatur proses persetujuan ini untuk memastikan standar yang konsisten dalam pengadaan.

4. Pemeriksaan Inventaris

Pada beberapa perusahaan, formulir purchase requisition akan diperiksa oleh departemen inventaris untuk memastikan barang yang diminta tidak sudah ada dalam stok. Pemeriksaan ini bertujuan untuk menghindari pengadaan barang yang tidak diperlukan atau pembelian berlebih yang dapat membebani anggaran dan ruang penyimpanan perusahaan.

Jika barang sudah tersedia dalam stok, permintaan dapat dibatalkan atau disesuaikan. Hal ini mengoptimalkan pengelolaan inventaris dan memastikan bahwa hanya barang yang benar-benar dibutuhkan yang akan dibeli.

5. Seleksi Pemasok dan Negosiasi Harga

Setelah purchase requisition disetujui, langkah berikutnya adalah memilih pemasok dan melakukan negosiasi harga. Pemasok yang memenuhi kriteria kualitas dan harga yang diinginkan akan dipilih untuk menyediakan barang atau jasa yang diminta.

Negosiasi harga bertujuan untuk mendapatkan penawaran terbaik tanpa mengorbankan kualitas barang. Proses seleksi pemasok ini sangat penting untuk menjaga hubungan yang baik dengan pemasok yang dapat dipercaya, serta memastikan kualitas barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan.

Dengan pemasok yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan harga yang wajar, sesuai anggaran yang telah disetujui, dan mendukung kelancaran rantai pasok. Di tahap ini, request for proposal (RFP) sering digunakan untuk mendapatkan tawaran terbaik dari berbagai pemasok.

6. Persetujuan Akhir dan Pembuatan Purchase Order

Setelah pemasok dipilih dan harga disepakati, purchase requisition akan mendapatkan persetujuan akhir dari pihak yang berwenang. Setelah itu, langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order (PO) yang akan dikirim ke pemasok.

Purchase order ini menjadi dokumen resmi yang memvalidasi transaksi dengan pemasok dan memulai pengiriman barang atau jasa. Dengan adanya purchase requisition yang sudah melalui berbagai tahap persetujuan dan verifikasi, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pembelian dilakukan dengan tepat.

Proses ini juga memastikan bahwa pembelian tetap sesuai anggaran dan tidak mengganggu alur operasional perusahaan. Proses ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengadaan serta mengurangi biaya persediaan.

Perbedaan Purchase Request dan Purchase Order

Untuk memahami alur pembelian barang atau jasa dalam perusahaan, penting untuk mengetahui perbedaan antara Purchase Request dan Purchase Order. Kedua contoh dokumen pengadaan ini memiliki peran penting dalam proses pengadaan, namun keduanya digunakan pada tahap yang berbeda dan untuk tujuan yang berbeda. 

Berikut perbedaannya:

1. Tujuan

Tujuan purchase request adalah untuk mengajukan permintaan barang atau jasa yang diperlukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan. Biasanya, dokumen ini berfungsi sebagai langkah pertama dalam proses pengadaan.

Sebaliknya, purchase order berfungsi untuk memberikan konfirmasi resmi kepada vendor atau penyedia barang dan jasa setelah permintaan disetujui. Dengan kata lain, tujuan purchase request adalah untuk meminta persetujuan, sementara purchase order digunakan untuk melaksanakan pembelian secara formal.

2. Sifat

Purchase request bersifat internal dan dibuat oleh departemen atau individu yang membutuhkan barang atau jasa. Dokumen ini tidak mengikat pihak luar dan hanya menjadi pengajuan dalam perusahaan.

Di sisi lain, purchase order memiliki sifat eksternal karena mengandung komitmen untuk membeli barang atau jasa dari pihak vendor. Oleh karena itu, purchase order adalah dokumen yang lebih formal dan mengikat, karena berfungsi sebagai kesepakatan antara pembeli dan penjual.

3. Pihak yang Terlibat

Pada tahap purchase request, pihak yang terlibat biasanya adalah individu atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa, serta bagian pengadaan yang akan mengevaluasi dan menyetujui permintaan tersebut.

Setelah disetujui, proses dilanjutkan dengan penerbitan purchase order, yang melibatkan pihak pembelian di perusahaan dan vendor yang akan menyuplai barang atau jasa. Dalam hal ini, purchase order menghubungkan perusahaan dengan pihak ketiga, seperti pemasok atau distributor.

4. Fungsi Utama

Fungsi utama dari purchase request adalah untuk menyampaikan kebutuhan barang atau jasa dalam perusahaan, serta untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum proses pembelian dilakukan.

Di sisi lain, purchase order berfungsi untuk mendokumentasikan transaksi pembelian yang disepakati secara resmi, serta menjadi bukti kontrak antara pembeli dan penjual. Purchase order juga memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang harga, jumlah, dan pengiriman barang atau jasa.

Untuk lebih mudah memahaminya, berikut tabel perbedaan Purchase Request dan Purchase Order:

Baca juga: 20 Aplikasi Purchasing Terbaik 2025 untuk Proses Pembelian

Apa Saja Tantangan dalam Proses Purchase Requisition?

Proses pengajuan purchase requisition memang sangat penting dalam memastikan pengadaan barang dan jasa dilakukan secara efisien. Namun, beberapa tantangan sering kali dihadapi perusahaan dalam mengelola proses ini. Berikut adalah beberapa kendala yang sering muncul dalam pengelolaan purchase requisition:

1. Data yang Tidak Lengkap atau Tidak Akurat

Kesalahan dalam pengisian formulir purchase requisition bisa menyebabkan pembelian yang tidak sesuai kebutuhan. Informasi yang tidak akurat atau kurang lengkap dapat memperlambat proses pengadaan dan menunda pengiriman barang atau jasa.

Penting bagi setiap departemen yang mengajukan purchase requisition untuk memeriksa kembali formulir sebelum diajukan. Penggunaan software purchasing yang memfasilitasi pengisian formulir secara otomatis bisa sangat membantu dalam memastikan akurasi data dan mengurangi kesalahan manusia dalam pengisian informasi yang vital.

2. Komunikasi yang Buruk

Kurangnya komunikasi yang jelas antar departemen dapat memperlambat proses persetujuan dan mempengaruhi kelancaran pengadaan. Jika informasi permintaan pembelian tidak disampaikan dengan jelas antara pengaju dan pihak yang menyetujui, hal ini bisa menyebabkan keterlambatan dalam persetujuan dan pengadaan barang.

Penerapan SOP purchasing yang jelas dan penggunaan alat komunikasi yang lebih efisien sangat penting. Platform kolaborasi online atau aplikasi berbasis email dapat mempercepat proses komunikasi dan memastikan bahwa semua pihak terlibat mendapatkan informasi yang diperlukan tepat waktu.

3. Keterlambatan Persetujuan

Proses persetujuan yang lambat sering menjadi hambatan dalam proses pengadaan. Setiap purchase requisition harus melewati beberapa level persetujuan yang melibatkan pihak-pihak terkait.

Proses ini bisa memakan waktu, terutama jika melibatkan banyak pihak atau jika nilai pembelian cukup besar. Keterlambatan ini dapat menghambat kelancaran pengadaan barang dan jasa, serta berdampak pada jadwal operasional perusahaan.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan perlu mengimplementasikan sistem persetujuan yang lebih efisien dan menggunakan teknologi untuk mempercepat alur kerja persetujuan. Menggunakan software purchasing yang dilengkapi dengan fitur persetujuan otomatis dapat mempercepat proses ini dan mengurangi penundaan.

4. Kurangnya Standarisasi

Proses yang tidak distandarisasi dapat menyebabkan ketidakkonsistenan dalam permintaan pembelian dan memperlambat proses persetujuan. Tanpa format dan prosedur yang jelas, setiap permintaan bisa memiliki rincian yang berbeda, yang dapat mempersulit pihak yang berwenang dalam melakukan evaluasi dan persetujuan.

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus menetapkan SOP purchasing yang konsisten dan standar format formulir purchase requisition. Dengan demikian, setiap permintaan akan mengikuti prosedur yang jelas dan terstruktur, memudahkan evaluasi dan mempercepat persetujuan.

Untuk mengatasi tantangan dalam proses purchase requisition, ScaleOcean menawarkan software purchasing management yang dirancang untuk mempermudah setiap tahap pengadaan. ScaleOcean otomatisasi formulir, persetujuan terintegrasi, dan komunikasi efisien untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat alur pengadaan.

Dengan teknologi efisien dan mudah diakses, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, menghindari keterlambatan, dan memastikan pengadaan berjalan lancar. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis untuk memahami bagaimana software ini dapat meningkatkan proses pengadaan di perusahaan Anda.

Rincian serta Format Purchase Requisition

Anda mungkin masih merasa bingung atau belum sepenuhnya memahami meskipun sudah membaca penjelasan sebelumnya. Untuk memperjelas pemahaman tentang purchase requisition (PR), simak contoh berikut ini.

Dokumen purchase requisition (PR) memiliki komponen dasar yang perlu dicantumkan agar dapat dipahami dengan jelas oleh penerima dan diproses tanpa kesalahpahaman. Berikut adalah beberapa komponen yang umumnya terdapat dalam purchase requisition:

• Nomor PR: Digunakan untuk mengidentifikasi dokumen dan memudahkan pelacakan.
• Nama atau Departemen Peminta: Menunjukkan asal permintaan dan tujuan pengadaan.
• Nama atau Departemen yang Dituju: Memudahkan pelacakan pihak yang bertanggung jawab.
• Identitas Barang: Untuk mencatat barang dalam sistem gudang atau inventaris.
• Deskripsi: Menyediakan informasi rinci tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi teknis atau model.
• Jumlah yang Diperlukan: Kuantitas barang atau jasa yang diinginkan.
• Tanggal Permintaan Pengiriman: Tanggal di mana barang atau jasa tersebut diharapkan sampai.
• Tanggal Pengajuan: Tanggal pengajuan PR.
• Alasan Pembelian: Menyebutkan alasan pengadaan, seperti penggantian, penambahan stok, atau keperluan proyek tertentu.

Komponen-komponen ini dapat bervariasi sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan, namun informasi dasar seperti yang tercantum di atas biasanya selalu ada dalam setiap dokumen purchase requisition. Pastikan semua informasi yang diperlukan dicantumkan dengan jelas untuk memastikan proses pengadaan berjalan efisien dan efektif.

Kesimpulan 

Pengelolaan purchase requistion yang efisien sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan. Dengan otomatisasi dan integrasi antar-modul, ScaleOcean ERP memudahkan proses pengajuan, persetujuan, dan pemantauan pembelian, mengurangi potensi kesalahan, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan pengadaan.

Segera optimalkan alur pengadaan bisnis Anda dengan Software Purchasing ScaleOcean. Dapatkan solusi lengkap dengan automasi, integrasi, dan kustomisasi untuk pengelolaan pembelian yang lebih cepat dan tepat. Vendor ini menawarkan demo gratis serta konsultasi gratis agar transformasi digital perusahaan Anda bisa dimulai sekarang.