Apa itu Approved Vendor List (AVL)? Definisi serta Manfaat

Dalam menjalankan bisnis manufaktur, pengadaan bahan baku berkualitas tinggi merupakan suatu tahapan kritis untuk mencapai hasil produksi yang diinginkan. Hal ini dikarenakan apabila bahan baku yang diperoleh tidak berkualitas, maka produk akhir sebuah proses tidak akan berkualitas juga. Maka dari itu, penting adanya sebuah alat untuk mencatat pemasok-pemasok yang kompeten dan sesuai dengan standar bisnis, yakni AVL.

Approved manufacturer list (AVL) adalah daftar vendor yang telah diverifikasi oleh perusahaan sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Dalam konteks berikut, vendor adalah pemasok. Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mempelajari lebih mendalam tentang AVL dan dampaknya dalam sebuah perusahaan manufaktur!

Key Takeaways

• Approved Vendor List (AVL) adalah sebuah daftar supplier yang digunakan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku.
• Manfaat AVL: Memenuhi standar kebutuhan, meningkatkan hubungan, kualitas bahan baku konsisten, memastikan kehandalan pemasok, menghemat biaya operasi.
• Cara untuk menyusun AVL yang baik adalah menentukan kriteria, evaluasi vendor yang sedang digunakan, riset vendor baru, pemantauan kinerja masing-masing vendor.
• Penerapan software vendor management ScaleOcean merupakan salah satu strategi paling optimal yang dapat membantu dalam pembuatan dan pemantauan AVL.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Approved Vendor List (AVL)?

AVL adalah singkatan dari approved vendor list, yang merupakan sebuah daftar pemasok atau supplier yang cenderung digunakan dalam pengerjaan proses produksi bisnis karena adanya kepastian kualitas bahan baku. Istilah berikut juga sering disebut sebagai approved supplier list (ASL) atau approved manufacturer list (AML).

Isi dari daftar tersebut cenderung meliputi informasi mengenai pemasok seperti nama perusahaan, informasi kontak, nilai yang harus dibayar dan ketentuan persetujuan yang telah ditetapkan seperti periode pengerjaan dan pembayaran. Apabila sebuah pemasok berhasil lolos dan memenuhi kualifikasi perusahaan tertentu, maka kemungkinan besar vendor tersebut akan dicantum ke dalam AVL bisnis.

Di Indonesia, industri manufaktur merupakan salah satu industri terbesar yang berkontribusi kepada GDP negara. Hal ini berarti negara-negara asing cenderung memindahkan proses produksinya ke Indonesia, sehingga usaha manufaktur merupakan suatu bisnis dengan demand yang banyak. Oleh karena itu, pengadaan bahan baku yang optimal dengan AVL dapat menjadi daya tarik bagi client untuk melakukan produksi dengan bisnis.

Baca juga: Solusi Praktis Atasi Kendala Purchasing dalam Bisnis

2. Apa Manfaat Approved Vendor List?

Dengan adanya AVL dalam sebuah perusahaan, maka bisnis dapat memastikan proses pengadaan bahan baku dan manufaktur yang optimal. Hal ini dikarenakan masing-masing vendor di dalam AVL telah memenuhi standar kebutuhan yang ditetapkan oleh perusahaan, sehingga tidak perlu khawatir tentang adanya bahan baku yang tidak berkualitas.

Tidak hanya itu, karena adanya kerja sama berulang antara perusahaan dengan vendor, maka hubungan antara kedua pihak akan semakin erat. Hal ini dapat meningkatkan komunikasi antara kedua pihak dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan sehingga bisnis dapat menjalankan produksi lebih awal dan lancar.

Supplier yang cenderung terdaftar dalam sebuah AVL selalu menyediakan bahan baku yang berkualitas, sehingga adanya konsistensi kualitas pada setiap pengerjaan manufaktur. Hal ini sangat penting dalam menjalinkan hubungan dengan client atau penyewa jasa karena dapat memenuhi kualitas yang telah disetujui dalam sebuah masing-masing kontrak produksi, sehingga menjadi daya tarik bagi potential client.

Sebuah AVL tidak bersifat statis, yakni harus terus diubah dan kelola untuk menjamin adanya daftar vendor yang berkualitas. Dengan adanya modifikasi terus menerus tersebut, perusahaan menjamin bahwa setiap pemasok dapat diandalkan pada periode apapun.

Karena potensi kerusakan atau tidak berkualitasnya bahan baku dieliminasi terlebih dahulu, maka bisnis dapat menghemat biaya operasi yang bisa dipindahkan ke proyek produksi lain. Selain itu, hubungan yang erat dengan pihak pemasok seringkali memungkinkan persetujuan yang lebih optimal bagi perusahaan, sehingga terjadi penurunan harga bahan baku.

3. Kriteria Pemilihan Vendor

Seperti yang telah dinyatakan berulang kali, sebuah pemasok hanya akan terdaftar ke dalam AVL apabila mereka telah memenuhi kualifikasi tertentu. Masing-masing perusahaan memiliki standar ketentuan yang berbeda-beda, tetapi cenderung meliputi beberapa kualifikasi umum.

Salah satu dari kualifikasi umum tersebut adalah reputasi vendor. Apabila reputasi sebuah supplier tertentu baik dalam industri, maka pemasok tersebut cenderung merupakan pihak yang handal. Walaupun begitu, hal ini belum tentu merupakan kepastian, melainkan harus dilakukan juga analisis fundamental untuk mengetahui potensi keberlangsungan perusahaan tersebut.

Hal lain yang dapat menjadi kriteria kualitas pihak vendor adalah kinerjanya dari periode-periode. Artinya, dapat dilakukan riset mengenai apakah ada terjadinya kendala operasi pengadaan dalam suatu siklus waktu dengan pihak lainnya. Pihak-pihak tersebut juga dapat menjadi pertimbangan, terutama jika perusahaan tersebut merupakan sebuah perusahaan ternama atau multinasional.

Selain itu, kinerja keuangan supplier juga perlu dianalisa. Walaupun suatu pihak pemasok menyediakan bahan baku yang berkualitas dan memiliki reputasi yang tinggi, perusahaan tersebut tetap tidak dapat diandalkan jika kondisi keuangan vendor seringkali mengalami penurunan atau defisit. Hal ini menandai bahwa supplier tersebut tidak sustainable, sehingga tidak memungkinkan kerja sama jangka panjang antara kedua pihak.

Terdapat juga beberapa kualifikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam menyusun AVL sesuai dengan model yang telah disusun Dr. Carter. Model tersebut bernama 10C atau ten criteria, yang berisi:

• Competency
• Capacity
• Commitment to Quality
• Consistency of Performance
• Cost
• Cash and Finance
• Communication
• Control of Internal Processes
• CSR
• Culture

4. Bagaimana Cara Membuat Approved Vendor List?

Dapat diketahui melalui pembahasan sebelumnya bahwa tahapan pertama dalam membuat sebuah AVL adalah menentukan kriteria yang akan digunakan. Sebuah perusahaan dapat menggunakan kualifikasi umum yang baru saja disebutkan, atau menggunakan kualifikasi khususnya sendiri.

Tahapan kedua adalah untuk melakukan evaluasi pada vendor yang sedang digunakan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa masing-masing pemasok masih termasuk handal. Apabila terdapat supplier yang gagal memenuhi kualifikasi, maka kerja sama dengan pihak tersebut akan diberhentikan dan dikeluarkan dalam approved vendor list (AVL).

Setelah dilakukan evaluasi pada vendor yang masih digunakan, maka akan dilakukan riset untuk pemasok baru. Jika riset menghasilkan beberapa vendor yang memenuhi standar kebutuhan perusahaan, maka pihak-pihak tersebut dapat dikontak untuk menjalin hubungan kerja sama.

AVL dapat difinalisasi apabila selesai dilakukan negosiasi dengan supplier–supplier yang telah ditentukan. Akan tetapi, seperti yang telah dinyatakan, AVL bukan merupakan sebuah hal yang statis, melainkan akan mengalami perubahan apabila ada terjadinya perbedaan standar atau penurunan kinerja pemasok. Maka dari itu, perlu adanya pemantauan secara terus menerus pada AVL.

Baca juga: Pilih Vendor Pengadaan Terbaik di Supply Chain Management

5. Contoh Approved Vendor List (AVL)

Sebuah AVL seringkali berisi tentang nama vendor, informasi persetujuan, dan lain sebagainya. Akan tetapi, perlu diketahui bahwa masing-masing perusahaan memiliki format AVL yang berbeda-beda. Berikut adalah contoh sebuah AVL:

6. 4 Tips Membuat Approved Vendor List

Untuk membuat sebuah approved vendor list yang efektif, diperlukan beberapa strategi yang dapat membantu dalam proses pembuatan, serta juga pemantauan AVL. Berikut adalah beberapa tips yang dapat diimplementasi:

a. Menjalankan Komunikasi Rutin dengan Vendor

Apabila sebuah pihak pemasok tiba-tiba mengalami penurunan kinerja pada suatu periode, hal tersebut belum tentu dapat berdampak terhadap jangka panjang kerja sama. Dengan dilakukannya komunitas rutin dengan supplier, perusahaan dapat mengetahui penyebab dari suatu kendala, apakah hal tersebut bersifat sementara atau permanen dan solusi yang akan diimplementasi pemasok untuk mengatasi permasalahan tertentu.

b. Penentuan Kriteria yang Optimal

Kriteria AVL tidak dapat dilakukan secara sembarangan, melainkan perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Apabila sebuah struktur kualifikasi tidak tersusun efisien, maka ada kemungkinan pencakupan vendor tidak berkualitas ke dalam AVL. Namun, hal tersebut tidak berarti kualifikasi AVL harus bersifat ketat, karena kriteria yang ketat berkemungkinan angka pemasok yang tidak mencukupi permintaan client atau pasar.

c. Evaluasi Kinerja Vendor secara Berulang

Melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala menjadi hal yang sangat penting untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar yang telah ditetapkan. Melalui evaluasi rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan serta mempertahankan hubungan kerja yang produktif dengan vendor berkualitas.

d. Implementasi Software Vendor Management ScaleOcean

ScaleOcean merupakan salah satu penyedia software vendor management terbaik. Hal ini dikarenakan kemampuannya untuk menilai dan mengelola pemasok secara optimal, serta meningkatkan transparansi proses pengadaan dan melakukan keputusan strategis berbasis data seperti kinerja vendor.

Software tersebut dapat diintegrasi dengan sistem lainnya yang sudah dimiliki oleh perusahaan, suatu hal yang penting bagi perusahaan manufaktur yang cenderung menggunakan sistem manajemen gudang juga. Selain itu, sistem vendor management ScaleOcean dibangun dari praktik industri dan bisnis terbaik, sehingga menjamin pengerjaan operasi yang lancar dan efisien.

Anda dapat melakukan uji coba melalui demo gratis yang ditawarkan terlebih dahulu untuk mengetahui tingkat kecocokannya dengan bisnis Anda. Terdapat juga beberapa fitur yang dapat membantu dalam segala tahapan AVL, yang yakni adalah sebagai berikut:

• Product Management: Mengelola daftar produk, spesifikasi, dan harga dengan cara terpusat untuk memastikan konsistensi data.
• Inventory Management: Mengawasi stok barang secara real time untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan.
• Vendor Portal: Memfasilitasi komunikasi langsung dengan para vendor untuk melakukan negosiasi dan mendapatkan penawaran harga.
• Order Management: Mengelola keseluruhan proses pemesanan barang secara otomatis, mulai dari permintaan hingga proses pengiriman.
• PR and PO Management: Mengotomatiskan proses pembuatan Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) untuk meningkatkan efisiensi dalam pengadaan.

Baca juga: 15 Vendor Management System Terbaik untuk Bisnis Tahun 2025

7. Kesimpulan

AVL merupakan suatu hal yang penting bagi perusahaan manufaktur untuk menjaga konsistensi dan keberlangsungan proses produksi. Dengan adanya approved vendor list, bisnis dapat menjalin kerja sama dengan vendor yang berkualitas dan menjamin tidak terjadinya kendala pada rantai pasokan. Namun, AVL tidak dapat diimplementasi secara sembarangan.

Salah satu strategi yang dapat diimplementasi untuk menerapkan AVL yang optimal adalah penerapan software vendor management ScaleOcean. Dengan adanya penerapan sistem tersebut, perusahaan tidak hanya akan meningkatkan efisiensi penilaian dan pemantauan kinerja pemasok, tetapi juga mengoptimalkan rantai pasokan secara menyeluruh. Maka dari itu, lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan kembangkan bisnis manufaktur Anda!