Apa itu Approved Vendor List (AVL)? Definisi serta Manfaat

Approved Vendor List (AVL) adalah daftar resmi yang berisi pemasok yang telah melalui proses evaluasi dan disetujui untuk menyediakan barang atau jasa kepada perusahaan. Dalam konteks pengadaan, AVL berfungsi memastikan pemilihan vendor dilakukan secara objektif, transparan, dan sesuai dengan standar kualitas yang berlaku di perusahaan.

Dalam praktik pengadaan, penerapan AVL membantu perusahaan menjaga efisiensi dan konsistensi proses pembelian. Dengan hanya menggunakan vendor yang terverifikasi, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan, meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi, serta memastikan keandalan rantai pasok dalam jangka panjang.

Approved manufacturer list (AVL) adalah daftar vendor yang telah diverifikasi oleh perusahaan sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Dalam konteks berikut, vendor adalah pemasok. Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mempelajari lebih mendalam tentang AVL dan dampaknya dalam sebuah perusahaan manufaktur!

Key Takeaways

• Approved Vendor List (AVL) adalah sebuah daftar supplier yang digunakan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku.
• Manfaat AVL: Memenuhi standar kebutuhan, meningkatkan hubungan, kualitas bahan baku konsisten, memastikan kehandalan pemasok, menghemat biaya operasi.
• Cara untuk menyusun AVL yang baik adalah menentukan kriteria, evaluasi vendor yang sedang digunakan, riset vendor baru, pemantauan kinerja masing-masing vendor.
• Penerapan software vendor management ScaleOcean merupakan salah satu strategi paling optimal yang dapat membantu dalam pembuatan dan pemantauan AVL.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Approved Vendor List (AVL)?

Approved Vendor List (AVL) adalah daftar resmi yang mencakup pemasok, kontraktor, atau penyedia layanan yang telah disetujui oleh perusahaan setelah melewati evaluasi ketat. Penilaian ini meliputi kualitas produk, kepatuhan terhadap regulasi, stabilitas keuangan, dan rekam jejak kinerja, untuk memastikan kemampuan vendor memenuhi standar perusahaan.

Daftar AVL ini penting dalam menjaga konsistensi kualitas dan mengurangi risiko dalam rantai pasokan. Dengan menggunakan vendor yang telah terverifikasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan kelancaran proses produksi, sekaligus mengurangi potensi masalah terkait kualitas atau pengiriman barang

Isi dari daftar tersebut cenderung meliputi informasi mengenai pemasok seperti nama perusahaan, informasi kontak, nilai yang harus dibayar dan ketentuan persetujuan yang telah ditetapkan seperti periode pengerjaan dan pembayaran. Apabila sebuah pemasok berhasil lolos dan memenuhi kualifikasi perusahaan tertentu, maka kemungkinan besar vendor tersebut akan dicantum ke dalam AVL bisnis.

Di Indonesia, industri manufaktur merupakan salah satu industri terbesar yang berkontribusi kepada GDP negara. Dilansir dari Trading Economics, sektor manufaktur Indonesia menyumbang sekitar 18,98 % terhadap total PDB nasional pada 2024, menegaskan perannya sebagai tulang punggung ekonomi negara.

Nilai tambah industri ini terus meningkat, dengan kontribusi mencapai Rp 676,9 triliun pada kuartal II 2025. Sementara itu menurut Bussiness Indonesia, manufaktur non-migas mempertahankan pangsa sekitar 17 % PDB, menunjukkan daya saing yang stabil meski menghadapi tekanan global.

2. Apa Manfaat Approved Vendor List?

Approved Vendor List (AVL) memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan dalam menjalankan operasional dan pengadaan bahan baku. Dengan daftar ini, perusahaan dapat memastikan proses pengadaan yang lebih lancar, efisien, dan terjamin kualitasnya. Berikut adalah manfaat utama dari memiliki AVL:

a. Menjamin Kualitas Bahan Baku

Approved Vendor List (AVL) membantu memastikan bahwa bahan baku yang digunakan dalam produksi selalu memenuhi standar kualitas yang ditetapkan perusahaan. Dengan menggunakan pemasok yang sudah terverifikasi, risiko bahan baku yang tidak sesuai atau berkualitas buruk dapat diminimalkan, menjaga konsistensi hasil produksi.

b. Meningkatkan Efisiensi

AVL meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan dengan mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengevaluasi vendor baru. Daftar ini memungkinkan perusahaan untuk segera berkolaborasi dengan vendor yang sudah terverifikasi, mengurangi proses seleksi yang panjang dan mempercepat waktu pengadaan langsung.

c. Mengurangi Risiko

AVL membantu perusahaan meminimalkan risiko yang terkait dengan keterlambatan pengiriman atau produk yang tidak memenuhi standar. Dengan hanya bekerja dengan vendor yang telah disetujui, hal ini dapat mengurangi potensi masalah dalam proses produksi dan distribusi.

Selain itu, AVL memudahkan perusahaan dalam menilai penawaran tender oleh vendor. Dengan daftar vendor yang sudah terverifikasi, perusahaan dapat menyeleksi penawaran secara lebih cepat dan akurat, memastikan hanya vendor terpercaya yang berpartisipasi dalam proses tender.

d. Memastikan Konsistensi Lebih

Supplier yang terdaftar dalam AVL memiliki rekam jejak yang baik dalam menyediakan bahan baku dengan kualitas yang konsisten. Dengan daftar vendor yang terverifikasi, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pengadaan bahan baku memenuhi ekspektasi kualitas.

Selain itu, penggunaan PR (purchase requisition) dapat membantu memastikan setiap permintaan pembelian telah melalui proses verifikasi internal sebelum diteruskan ke vendor. Langkah ini mencegah pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan dan menjaga konsistensi kualitas bahan baku sesuai standar perusahaan.

e. Menghemat Biaya Operasional

Dengan AVL, perusahaan dapat menghindari biaya yang muncul akibat masalah kualitas atau keterlambatan pengiriman bahan baku. Menggunakan vendor terpercaya yang telah terverifikasi mengurangi risiko kerugian, sementara hubungan yang baik dengan pemasok sering membuka peluang untuk negosiasi harga lebih baik, mengurangi biaya operasional.

f. Meningkatkan Hubungan dengan Vendor

Kerja sama berulang dengan vendor yang terdaftar dalam AVL mempererat hubungan antara perusahaan dan pemasok. Komunikasi yang lebih baik dapat meningkatkan efisiensi rantai pasokan, memungkinkan produksi yang lebih cepat dan lancar. Hal ini juga memperkuat jangka panjang kemitraan bisnis yang saling menguntungkan.

Selain itu, penggunaan purchase order dalam proses pengadaan membantu memperkuat konsistensi kerja sama dengan vendor yang ada di AVL. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi pemesanan dan memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan jelas, mulai dari jumlah, harga, hingga waktu pengiriman.

Pencatatan dokumen purchase order ini sangat krusial untuk menjaga ketertiban administrasi dan akurasi transaksi pengadaan. Melalui pencatatan yang sistematis, perusahaan dapat melacak setiap pesanan, memverifikasi kesesuaian antara barang yang dipesan dan diterima.

g. Menyederhanakan Pengadaan

AVL menyederhanakan pengadaan dengan memberikan daftar pemasok yang sudah terverifikasi, memungkinkan perusahaan untuk menghindari proses evaluasi vendor yang berulang. Proses pengadaan menjadi lebih cepat dan terstruktur, mempermudah keputusan pengadaan dan mempercepat alur operasional dalam perusahaan.

3. Apa Saja Isi dari Approved Vendor List?

Approved Vendor List (AVL) merupakan alat penting yang digunakan perusahaan untuk memastikan kualitas dan keandalan vendor yang dipilih. Dalam menyusun AVL, ada beberapa elemen yang harus disertakan untuk memastikan daftar tersebut efektif dan dapat diandalkan. Berikut adalah elemen-elemen yang perlu dimasukkan dalam AVL:

a. Nama Vendor

Identifikasi vendor secara jelas dengan mencantumkan nama perusahaan serta informasi yang relevan lainnya. Detail seperti jenis bisnis, lokasi kantor utama, dan informasi tambahan yang memudahkan pencarian vendor sangat penting untuk memastikan identifikasi yang tepat dan cepat.

b. Informasi Kontak

Detail kontak vendor sangat penting untuk mendukung komunikasi yang efektif. Dalam AVL, harus tercantum nama perwakilan, alamat email, nomor telepon, dan alamat fisik kantor mereka. Informasi ini memudahkan akses langsung kepada pihak yang bertanggung jawab di vendor ketika dibutuhkan.

c. Detail Penagihan

Proses penagihan yang jelas harus disertakan dalam AVL untuk memastikan transaksi keuangan berjalan dengan lancar. Informasi yang perlu dicantumkan termasuk detail rekening bank, prosedur penagihan, persyaratan pembayaran, serta jadwal atau metode pembayaran yang disepakati.

d. Kategori Produk atau Layanan

Vendor yang terdaftar dalam AVL perlu dikategorikan berdasarkan jenis produk atau layanan yang mereka tawarkan. Pengelompokan ini memudahkan dalam pencarian vendor yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, serta memastikan bahwa vendor memiliki spesialisasi yang relevan dengan kebutuhan bisnis.

e. Tanggal Persetujuan

Mencantumkan tanggal persetujuan vendor dalam AVL memberikan catatan historis mengenai kapan vendor tersebut mulai bekerja sama dengan perusahaan. Informasi ini penting dalam evaluasi periodik serta membantu perusahaan mengetahui durasi hubungan dengan masing-masing vendor.

f. Detail Kontrak

Informasi mengenai perjanjian kontrak dengan vendor harus tercantum jelas. Ini termasuk durasi kontrak, syarat dan ketentuan, hak dan kewajiban masing-masing pihak. Detail ini memastikan bahwa semua pihak memahami dan menyetujui persyaratan kerja sama, serta menjadi dasar untuk evaluasi kinerja.

g. Dokumen Kepatuhan dan Sertifikasi

Untuk memastikan vendor memenuhi standar industri dan regulasi yang berlaku, penting untuk mencantumkan dokumen kepatuhan dan sertifikasi yang dimiliki vendor. Sertifikat seperti ISO, RoHS, CE Marking, dan lainnya harus disertakan untuk menjamin bahwa vendor memenuhi standar kualitas yang ditetapkan perusahaan.

Baca juga: Pengertian Blanket Purchase Order, Manfaat, dan Pembuatannya

4. Kriteria Pemilihan Vendor untuk AVL

Seperti yang telah dinyatakan berulang kali, sebuah pemasok hanya akan terdaftar ke dalam AVL apabila mereka telah memenuhi kualifikasi tertentu. Masing-masing perusahaan memiliki standar ketentuan yang berbeda-beda, tetapi cenderung meliputi beberapa kualifikasi umum.

Salah satu dari kualifikasi umum tersebut adalah reputasi vendor. Apabila reputasi sebuah supplier tertentu baik dalam industri, maka pemasok tersebut cenderung merupakan pihak yang handal. Walaupun begitu, hal ini belum tentu merupakan kepastian, melainkan harus dilakukan juga analisis fundamental untuk mengetahui potensi keberlangsungan perusahaan tersebut.

Hal lain yang dapat menjadi kriteria kualitas pihak vendor adalah kinerjanya dari periode-periode. Artinya, dapat dilakukan riset mengenai apakah ada terjadinya kendala operasi pengadaan dalam suatu siklus waktu dengan pihak lainnya. Pihak-pihak tersebut juga dapat menjadi pertimbangan, terutama jika perusahaan tersebut merupakan sebuah perusahaan ternama atau multinasional.

Selain itu, kinerja keuangan supplier juga perlu dianalisa. Walaupun suatu pihak pemasok menyediakan bahan baku yang berkualitas dan memiliki reputasi yang tinggi, perusahaan tersebut tetap tidak dapat diandalkan jika kondisi keuangan vendor seringkali mengalami penurunan atau defisit. Hal ini menandai bahwa supplier tersebut tidak sustainable, sehingga tidak memungkinkan kerja sama jangka panjang antara kedua pihak.

Terdapat juga beberapa kualifikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam menyusun AVL sesuai dengan model yang telah disusun Dr. Carter. Model tersebut bernama 10C atau ten criteria, yang berisi:

• Competency
• Capacity
• Commitment to Quality
• Consistency of Performance
• Cost
• Cash and Finance
• Communication
• Control of Internal Processes
• CSR
• Culture

Untuk itu, penggunaan Vendor Management System (VMS) membantu perusahaan mengelola dan memantau kinerja vendor dalam daftar AVL secara efisien. Sistem ini meningkatkan transparansi, mempercepat evaluasi, serta memastikan kerja sama hanya dengan pemasok yang memenuhi standar kualitas dan kinerja yang ditetapkan.

5. Bagaimana Cara Membuat Approved Vendor List?

Dapat diketahui melalui pembahasan sebelumnya bahwa tahapan pertama dalam membuat sebuah AVL adalah menentukan kriteria yang akan digunakan. Sebuah perusahaan dapat menggunakan kualifikasi umum yang baru saja disebutkan, atau menggunakan kualifikasi khususnya sendiri.

Tahapan kedua adalah untuk melakukan evaluasi pada vendor yang sedang digunakan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa masing-masing pemasok masih termasuk handal. Apabila terdapat supplier yang gagal memenuhi kualifikasi, maka kerja sama dengan pihak tersebut akan diberhentikan dan dikeluarkan dalam approved vendor list (AVL).

Setelah dilakukan evaluasi pada vendor yang masih digunakan, maka akan dilakukan riset untuk pemasok baru. Jika riset menghasilkan beberapa vendor yang memenuhi standar kebutuhan perusahaan, maka pihak-pihak tersebut dapat dikontak untuk menjalin hubungan kerja sama.

AVL dapat difinalisasi apabila selesai dilakukan negosiasi dengan supplier–supplier yang telah ditentukan. Akan tetapi, seperti yang telah dinyatakan, AVL bukan merupakan sebuah hal yang statis, melainkan akan mengalami perubahan apabila ada terjadinya perbedaan standar atau penurunan kinerja pemasok. Maka dari itu, perlu adanya pemantauan secara terus menerus pada AVL.

Sebagai langkah lanjutan, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi tender digital untuk mendukung pembaruan dan pemantauan AVL secara berkelanjutan. Melalui sistem ini, evaluasi vendor, proses tender, dan pelacakan kinerja pemasok dapat dilakukan secara otomatis dan real-time.

6. Contoh Approved Vendor List (AVL)

Sebuah AVL seringkali berisi tentang nama vendor, informasi persetujuan, dan lain sebagainya. Akan tetapi, perlu diketahui bahwa masing-masing perusahaan memiliki format AVL yang berbeda-beda. Berikut adalah contoh sebuah AVL:

7. Kapan Anda Memerlukan Approved Vendor List?

Approved Vendor List (AVL) diperlukan bagi setiap perusahaan yang terlibat dalam pengadaan barang dan jasa dari pihak ketiga. Meskipun sering diidentikkan dengan perusahaan besar, bisnis dari berbagai ukuran dapat merasakan manfaat yang signifikan dengan memiliki AVL yang terkelola dengan baik.

Memiliki AVL memungkinkan perusahaan untuk melakukan proses pengadaan dengan lebih terstruktur dan efisien. Vendor yang terdaftar dalam AVL telah melalui evaluasi menyeluruh, memastikan bahwa mereka memenuhi standar kualitas dan kepatuhan yang dibutuhkan.

8. 4 Tips Membuat Approved Vendor List

Untuk membuat sebuah approved vendor list yang efektif, diperlukan beberapa strategi yang dapat membantu dalam proses pembuatan, serta juga pemantauan AVL. Berikut adalah beberapa tips yang dapat diimplementasi:

a. Menjalankan Komunikasi Rutin dengan Vendor

Apabila sebuah pihak pemasok tiba-tiba mengalami penurunan kinerja pada suatu periode, hal tersebut belum tentu dapat berdampak terhadap jangka panjang kerja sama. Dengan dilakukannya komunitas rutin dengan supplier, perusahaan dapat mengetahui penyebab dari suatu kendala, apakah hal tersebut bersifat sementara atau permanen dan solusi yang akan diimplementasi pemasok untuk mengatasi permasalahan tertentu.

b. Penentuan Kriteria yang Optimal

Kriteria AVL tidak dapat dilakukan secara sembarangan, melainkan perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Apabila sebuah struktur kualifikasi tidak tersusun efisien, maka ada kemungkinan pencakupan vendor tidak berkualitas ke dalam AVL.

Namun, hal tersebut tidak berarti kualifikasi AVL harus bersifat ketat, karena kriteria yang ketat berkemungkinan angka pemasok yang tidak mencukupi permintaan client atau pasar. Dalam proses pembuatan AVL, penggunaan request for proposal diperlukan untuk menilai kemampuan dan kesesuaian calon vendor terhadap kebutuhan perusahaan.

c. Evaluasi Kinerja Vendor secara Berulang

Melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala menjadi hal yang sangat penting untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar yang telah ditetapkan. Melalui evaluasi rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan serta mempertahankan hubungan kerja yang produktif dengan vendor berkualitas.

d. Implementasi Software Vendor Management ScaleOcean

ScaleOcean merupakan salah satu penyedia software vendor management terbaik. Hal ini dikarenakan kemampuannya untuk menilai dan mengelola pemasok secara optimal, serta meningkatkan transparansi proses pengadaan dan melakukan keputusan strategis berbasis data seperti kinerja vendor.

Software tersebut dapat diintegrasi dengan sistem lainnya yang sudah dimiliki oleh perusahaan, suatu hal yang penting bagi perusahaan manufaktur yang cenderung menggunakan sistem manajemen gudang juga. Selain itu, sistem vendor management ScaleOcean dibangun dari praktik industri dan bisnis terbaik, sehingga menjamin pengerjaan operasi yang lancar dan efisien.

Anda dapat melakukan uji coba melalui demo gratis yang ditawarkan terlebih dahulu untuk mengetahui tingkat kecocokannya dengan bisnis Anda. Terdapat juga beberapa fitur yang dapat membantu dalam segala tahapan AVL, yang yakni adalah sebagai berikut:

• Product Management: Mengelola daftar produk, spesifikasi, dan harga dengan cara terpusat untuk memastikan konsistensi data.
• Inventory Management: Mengawasi stok barang secara real time untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan.
• Vendor Portal: Memfasilitasi komunikasi langsung dengan para vendor untuk melakukan negosiasi dan mendapatkan penawaran harga.
• Order Management: Mengelola keseluruhan proses pemesanan barang secara otomatis, mulai dari permintaan hingga proses pengiriman.
• PR and PO Management: Mengotomatiskan proses pembuatan dokumen Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) untuk meningkatkan efisiensi dalam pengadaan.

9. Kesimpulan

AVL merupakan suatu hal yang penting bagi perusahaan manufaktur untuk menjaga konsistensi dan keberlangsungan proses produksi. Dengan adanya approved vendor list, bisnis dapat menjalin kerja sama dengan vendor yang berkualitas dan menjamin tidak terjadinya kendala pada rantai pasokan. Namun, AVL tidak dapat diimplementasi secara sembarangan.

Salah satu strategi yang dapat diimplementasi untuk menerapkan AVL yang optimal adalah penerapan software e-procurement ScaleOcean. Dengan adanya penerapan sistem tersebut, perusahaan tidak hanya akan meningkatkan efisiensi penilaian dan pemantauan kinerja pemasok, tetapi juga mengoptimalkan rantai pasokan secara menyeluruh. Maka dari itu, lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan kembangkan bisnis manufaktur Anda!