Purchase Request Adalah: Arti dan Pahami Fungsinya

Tahukah Anda bahwa proses pengajuan dan persetujuan purchase request secara manual sering kali memakan waktu dan berisiko menyebabkan kesalahan dalam pengelolaan anggaran? Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam memastikan bahwa proses ini efisien dan bebas dari kesalahan, yang dapat memengaruhi operasional mereka secara keseluruhan.

Memahami peran penting dalam proses pengadaan barang atau jasa sangatlah krusial. Setiap langkah dalam proses ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi tanpa mengganggu alur kerja dan anggaran yang ada.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian, fungsi, dan perbedaan purchase request dengan purchase order. Dengan pemahaman ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap proses pembelian dilakukan secara teratur, terkontrol, dan sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Key Takeaways

• Purchase request atau permintaan pembelian adalah dokumen internal yang disusun oleh departemen atau individu di perusahaan.
• Fungsi purchase request mencakup audit dan pemantauan, pencatatan, hingga pelacakan operasional budget.
• Perbedaan purchase request dan purchase order terletak pada tujuan, sifat, pihak yang terlibat, dan fungsi utamanya.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Purchase Request

Purchase request atau permintaan pembelian adalah dokumen internal yang disusun oleh departemen atau individu di perusahaan untuk mengajukan kebutuhan barang atau jasa kepada bagian pembelian, sebelum transaksi dilakukan.

Purchase request berfungsi untuk mengajukan kebutuhan barang atau jasa kepada bagian pembelian, guna memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. PR atau purchase request juga memastikan bahwa pembelian sesuai dengan kebijakan dan anggaran perusahaan. Apabila pemasok dapat memenuhi permintaan secara optimal, maka pihak tersebut akan dicantum ke sebuah approved vendor list.

Selain itu, purchase request juga mengendalikan pengeluaran perusahaan. Dokumen yang mereka ajukan memudahkan manajemen pembelian untuk melakukan pengendalian dan pelacakan pengeluaran dengan memvalidasi permintaan pembelian sebelum diteruskan menjadi purchase order (PO).

Baca juga: Ketahui Apa itu Purchasing dan Proses Bisnisnya

Fungsi Purchase Request

Fungsi utama dari purchase request (PR) dalam suatu bisnis adalah untuk memfasilitasi dan mengontrol proses pembelian barang atau jasa. Berikut adalah beberapa fungsi penting dari purchase request:

1. Audit dan Pemantauan

Dokumentasi PR menjadi jejak yang dapat di audit, hal ini memudahkan perusahaan melakukan pelacakan terhadap riwayat pembelian, memahami polanya, dan mengevaluasi pengeluaran. Dengan menggunakan software purchasing, proses pemantauan kinerja dan pengambilan keputusan di masa depan menjadi lebih mudah dan akurat, karena data yang tercatat dapat diakses dengan cepat dan terorganisir dengan baik.

2. Memudahkan Pencatatan

Diperlukan proses pencatatan kebutuhan secara menyeluruh dari setiap departemen oleh purchasing management untuk diajukan kepada stakeholder. Setiap divisi yang bersangkutan perlu memastikan adanya barang, seperti warehouse yang menyampaikan kekurangan stok, tim finance menganalisis dan mendokumentasi keuangan yang keluar dan tim manajemen procurement yang bertanggung jawab mengatur keberlangsungan manajemen pembelian dengan baik.

3. Pelacakan Operasional Budget

PR membantu mengontrol pengeluaran dengan cara memastikan pembelian telah disetujui dan direview secara internal sebelum dilaporkan untuk menghindari pembelian yang tidak direncanakan atau diluar anggaran. Operasional budget dibuat juga untuk memudahkan departemen menyesuaikan dengan kebutuhan mereka. Oleh karena itu, dokumen tersebut cenderung merupakan salah satu komponen penting dari request for proposal.

4. Sebagai Tolak Ukur SOP Perusahaan

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah peraturan yang dibuat perusahaan untuk menertibkan semua anggota yang terlibat dan wajib dipatuhi. Begitu juga dengan SOP purchasing, produksi, dan anggaran semuanya dibuat dengan menyesuaikan kebutuhan masing-masing divisi. Fungsinya pada purchase request adalah sebagai alat untuk memantau jasa atau barang yang akan dibeli dengan budget yang telah ditentukan.

Manfaat Purchase Request

Setelah melakukan pendataan permintaan berbagai departemen, purchasing management kemudian bergerak menyusun laporan tentang pengadaan. Mengimplementasikan PR bukan hal yang bisa dilakukan begitu saja, beberapa keputusan akan mempengaruhi keuntungan di perusahaan. Berikut manfaat lainnya menggunakan PR.

1. Memaksimalkan Manajemen Inventaris Gudang

Pendataan barang pada dokumen purchase request sangat membantu mengelola tingkat inventaris di gudang secara efektif. Hal ini mencegah kelebihan atau kekurangan stok barang, mengurangi biaya persediaan dan memastikan ketersediaan saat dibutuhkan.

2. Efisiensi dan Penghematan Waktu

Saat melakukan PR setiap departemen meminta ketersediaan barang sesuai tenggat waktu yang sudah mereka tentukan. Proses permintaan pembelian yang tersusun dengan baik dapat menghemat waktu dalam jangka panjang. Ini mengurangi komunikasi bolak-balik kepada pemasok dan kebingungan dengan menguraikan persyaratan secara jelas di awal.

3. Memastikan Semua Permintaan Sesuai Standar

Standarisasi dapat mencakup segala hal mulai dari format formulir permintaan hingga hierarki persetujuan. Dengan mengikuti proses pengadaan yang sesuai prosedur, perusahaan dapat memastikan setiap divisi patuh terhadap kebijakan, peraturan industri, dan perjanjian vendor, sehingga mengurangi risiko pembelian yang tidak sah atau diluar kontrak berlaku.

4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Meminta pembelian yang melalui beberapa seleksi bisa dijadikan bahan diskusi kebutuhan yang lebih baik. Hal ini akan memudahkan untuk menggunakan banyak pilihan, mempertimbangkan vendor yang berbeda, dan membuat keputusan berdasarkan biaya, kualitas, dan faktor relevan lainnya.

Perbedaan Purchase Request dan Purchase Order

Untuk memahami alur pembelian barang atau jasa dalam perusahaan, penting untuk mengetahui perbedaan antara Purchase Request dan Purchase Order. Kedua contoh dokumen pengadaan ini memiliki peran penting dalam proses pengadaan, namun keduanya digunakan pada tahap yang berbeda dan untuk tujuan yang berbeda. Berikut perbedaannya:

1. Tujuan

Tujuan purchase request adalah untuk mengajukan permintaan barang atau jasa yang diperlukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan. Biasanya, dokumen ini berfungsi sebagai langkah pertama dalam proses pengadaan.

Sebaliknya, purchase order berfungsi untuk memberikan konfirmasi resmi kepada vendor atau penyedia barang dan jasa setelah permintaan disetujui. Dengan kata lain, tujuan purchase request adalah untuk meminta persetujuan, sementara purchase order digunakan untuk melaksanakan pembelian secara formal.

2. Sifat

Purchase request bersifat internal dan dibuat oleh departemen atau individu yang membutuhkan barang atau jasa. Dokumen ini tidak mengikat pihak luar dan hanya menjadi pengajuan dalam perusahaan.

Di sisi lain, purchase order memiliki sifat eksternal karena mengandung komitmen untuk membeli barang atau jasa dari pihak vendor. Oleh karena itu, purchase order adalah dokumen yang lebih formal dan mengikat, karena berfungsi sebagai kesepakatan antara pembeli dan penjual.

3. Pihak yang Terlibat

Pada tahap purchase request, pihak yang terlibat biasanya adalah individu atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa, serta bagian pengadaan yang akan mengevaluasi dan menyetujui permintaan tersebut.

Setelah disetujui, proses dilanjutkan dengan penerbitan purchase order, yang melibatkan pihak pembelian di perusahaan dan vendor yang akan menyuplai barang atau jasa. Dalam hal ini, purchase order menghubungkan perusahaan dengan pihak ketiga, seperti pemasok atau distributor.

4. Fungsi Utama

Fungsi utama dari purchase request adalah untuk menyampaikan kebutuhan barang atau jasa dalam perusahaan, serta untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum proses pembelian dilakukan.

Di sisi lain, purchase order berfungsi untuk mendokumentasikan transaksi pembelian yang disepakati secara resmi, serta menjadi bukti kontrak antara pembeli dan penjual. Purchase order juga memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang harga, jumlah, dan pengiriman barang atau jasa.

Untuk lebih mudah memahaminya, berikut tabel perbedaan Purchase Request dan Purchase Order:

Baca juga: 20 Aplikasi Purchasing Terbaik 2025 untuk Proses Pembelian

Kesimpulan 

Pengelolaan purchase request yang efisien sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan. Dengan otomatisasi dan integrasi antar-modul, ScaleOcean ERP memudahkan proses pengajuan, persetujuan, dan pemantauan pembelian, mengurangi potensi kesalahan, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan pengadaan.

Segera optimalkan alur pengadaan bisnis Anda dengan Software Purchasing ScaleOcean. Dapatkan solusi lengkap yang mendukung automasi, integrasi, dan kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda, untuk pengelolaan pembelian yang lebih cepat dan tepat. Claim demo gratisnya sekarang juga dan mulai perjalanan transformasi digital Anda.