Contoh Surat Purchase Order untuk Bisnis

Dalam proses pengadaan, kesalahan kecil pada dokumen tertulis dapat berdampak besar. World Commerce & Contracting (WCC) menemukan bahwa ketidakjelasan dokumen transaksi, termasuk Purchase Order (PO), menyumbang hingga 9% potensi kerugian pendapatan perusahaan akibat miskomunikasi, koreksi dokumen, dan sengketa dengan pemasok.

Dengan banyaknya risiko yang muncul hanya dari kesalahan penyusunan dokumen, memahami struktur PO yang benar, komponen wajib, dan contohnya menjadi sangat penting. PO bukan hanya formulir pemesanan, tetapi dokumen legal yang mengikat dan memastikan seluruh proses pengadaan berjalan akurat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Artikel ini membahas mengenai komponen dan contoh surat purchase order yang tepat. Sekaligus bagaimana Software Procurement ScaleOcean membantu perusahaan dalam otomatisasi laporan, pemantauan produksi, stok, dan jadwal pengiriman dengan lebih akurat.

Key Takeaways

• Komponen surat purchase order mencakup nomor PO yang unik, informasi pihak terkait, rincian pesanan, serta syarat pembayaran.
• Cara membuat surat PO meliputi identifikasi kebutuhan, pilih pemasok, menyusun dan memeriksa PO, mengirimnya ke supplier, memantau status PO, verifikasi barang, pembayaran.
• Software Procurement ScaleOcean, solusi terbaik untuk manajemen purchase order, mengotomatiskan proses pengadaan, meningkatkan efisiensi.

Coba Demo Gratis!

1. Komponen dalam Surat Purchase Order (PO)

Purchase Order (PO) atau Pesanan Pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa, mencantumkan rincian harga dan jumlah yang telah disepakati.

Komponen utamanya mencakup informasi pembeli dan penjual, nomor PO & tanggal, rincian pesanan (nama, deskripsi, jumlah, harga satuan & total), syarat pembayaran (metode, jatuh tempo), ketentuan pengiriman (alamat, cara, estimasi), serta kolom otorisasi untuk persetujuan.

Untuk lebih detail, berikut komponen wajib dalam contoh purchase order:

a. Informasi Pembeli dan Penjual

PO harus mencantumkan nama dan alamat lengkap dari pembeli dan penjual atau supplier. Informasi ini sangat penting untuk memastikan barang atau jasa dikirimkan ke alamat yang benar dan untuk keperluan administratif yang sah, memastikan proses berjalan lancar.

b. Nomor PO dan Tanggal

Nomor PO yang unik dan tanggal penerbitan dokumen berfungsi sebagai referensi dalam proses transaksi. Hal ini memudahkan pencarian dan pelacakan transaksi di kemudian hari, serta menghindari kebingunguan.

c. Detail Barang / Jasa

PO harus memuat deskripsi lengkap, jumlah, dan harga satuan dari setiap barang yang dipesan. Hal ini memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai produk atau layanan yang akan dipenuhi.

Dalam beberapa kasus, perusahaan dapat menggunakan blanket order untuk mengatur pemesanan barang dalam jumlah besar namun dilakukan secara bertahap. Metode ini membantu menjaga ketersediaan stok sekaligus membuat proses pembelian lebih efisien, terencana, dan mudah diawasi dalam jangka panjang.

d. Harga per Unit

Harga jual yang disepakati untuk setiap unit barang atau jasa harus tertera jelas tanpa adanya potensi diskon. Informasi ini krusial untuk menghitung subtotal pembelian secara akurat sebelum adanya penambahan biaya lain.

Harga jual yang disepakati untuk setiap unit barang atau jasa harus tertera jelas tanpa adanya potensi diskon. Hal ini penting untuk memastikan perhitungan subtotal pembelian yang akurat sebelum penambahan biaya lainnya. Dalam hal ini, pembelian bersih mencerminkan harga yang dibayar setelah diskon atau potongan harga diterapkan.

e. Total Harga

Jumlah total biaya pengadaan, termasuk pajak, harus dicantumkan dengan jelas untuk memastikan transparansi dan menghindari kesalahan perhitungan. Sebelum menetapkan harga, perusahaan biasanya mengirimkan RFQ kepada pemasok untuk membandingkan harga, syarat, dan ketentuan guna memilih opsi terbaik.

f. Informasi Pajak

Rincian mengenai tarif dan jenis pajak yang dikenakan, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai), wajib dicantumkan dalam PO. Hal ini mendukung kepatuhan regulasi dan mempermudah rekonsiliasi catatan pajak saat pengarsipan.

g. Syarat Pengiriman

Syarat pengiriman mencakup alamat tujuan, metode, dan batas waktu pengiriman untuk memastikan ketepatan waktu. Selain itu, perusahaan harus memperhatikan MoQ (minimum order quantity) yang ditetapkan pemasok. Memahami MoQ membantu merencanakan pembelian sesuai kebutuhan.

h. Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran mencakup ketentuan yang disepakati, seperti waktu pembayaran atau metode yang digunakan. Hal ini untuk memastikan tidak ada kebingungan dalam proses pembayaran dan kedua belah pihak sepakat pada persyaratan yang ada.

Software untuk purchasing dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan mengotomatisasi proses pembuatan, pengelolaan, dan pelacakan pesanan pembelian secara efisien. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan administratif, mempercepat alur pengadaan, dan meningkatkan akurasi dalam pencatatan transaksi.

2. Bagaimana Cara Membuat Surat Purchase Order?

Untuk membuat contoh Purchase Order (PO), pertama tentukan kebutuhan barang/jasa, kemudian siapkan informasi pembeli (perusahaan Anda) dan pemasok. Buat tabel yang berisi rincian pesanan (nama, deskripsi, jumlah, harga), sertakan syarat pembayaran & pengiriman.

Kemudian, cantumkan juga nomor unik & tanggal PO, lalu tandatangani dan kirimkan ke pemasok untuk persetujuan, yang menandakan kesepakatan sebelum pengiriman barang. Untuk lebih mudah memahaminya, berikut cara membuat surat purchase order yang tepat:

a. Identifikasi Kebutuhan Pengadaan

Pertama, pastikan Anda telah mengidentifikasi kebutuhan pengadaan secara jelas. Bisnis perlu paham apa yang dibutuhkan, baik dari aspek jumlah, spesifikasi, maupun waktu pengiriman.

Surat pengajuan barang menjadi langkah awal yang penting dalam proses ini. Dokumen ini berfungsi untuk mendokumentasikan kebutuhan dan memberikan dasar bagi perusahaan untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya dalam pengadaan barang atau jasa.

b. Pilih Vendor Supplier atau Pemasok

Setelah proses identifikasi selesai, cara membuat contoh purchase order berikutnya adalah melakukan pemilihan vendor atau pemasok. Lakukan evaluasi berdasarkan kualitas, harga, keandalan, dan pengalaman sebelumnya. Dengan contoh form purchase order, bisa dipastikan barang atau jasa yang diterima memenuhi standar yang diinginkan.

c. Lengkapi Detail Informasi di Surat PO

Langkah membuat surat purchase order berikutnya yaitu mengisi surat dengan informasi yang lengkap dan akurat. Pastikan semua komponen esensial yang dibutuhkan tercantum dengan jelas.

Hal ini termasuk nomor PO yang unik, informasi lengkap mengenai pembeli dan penjual, rincian detail barang atau jasa yang dipesan (deskripsi, kuantitas, spesifikasi), harga satuan dan total, syarat dan ketentuan pembayaran yang disepakati, serta tanggal pemesanan dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

d. Tinjau Dokumen Purchase Order yang Dibuat

Setelah semua informasi terisi, langkah krusial selanjutnya adalah melakukan peninjauan menyeluruh terhadap dokumen purchase order yang telah dibuat. Periksa kembali setiap detail informasi, mulai dari nama dan alamat vendor, daftar barang atau jasa, jumlah, harga, hingga syarat pembayaran.

Jika sebelumnya dilakukan Request for Proposal (RFP), pastikan bahwa semua syarat dan ketentuan yang tercantum dalam proposal yang diterima telah sesuai dengan harapan. Selanjutnya, periksa kembali apakah semua elemen tersebut sudah tercermin dengan tepat dalam dokumen purchase order yang telah disusun.

e. Kirim PO ke Vendor

Langkah terakhir adalah mengirimkan PO yang telah lengkap dan ditinjau kepada vendor atau pemasok. Pengiriman PO dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti melalui email, fax, atau sistem purchasing elektronik (e–procurement), tergantung pada preferensi dan sistem yang digunakan oleh perusahaan Anda dan vendor.

f. Pemantauan Status PO

Setelah PO dikirim, tim pembelian harus memantau status pesanan, seperti konfirmasi penerimaan PO oleh vendor dan perkiraan jadwal produksi atau pengiriman barang. Hal ini memastikan proses berjalan sesuai tenggat waktu yang sudah disepakati.

g. Penerimaan dan Verifikasi Barang

Saat barang tiba, lakukan penerimaan dan verifikasi men-detail terhadap kualitas, kuantitas, dan spesifikasi produk berdasarkan PO dan delivery order yang menyertainya. Proses ini penting untuk mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan awal.

Setelah proses verifikasi selesai, perusahaan perlu membuat nota pengadaan sebagai bukti penerimaan barang. Dokumen ini mencatat detail transaksi, termasuk tanggal penerimaan, jumlah barang, dan pihak yang menyerahkan serta menerima. Nota pengadaan berfungsi sebagai dasar pencatatan akuntansi dan referensi untuk pembayaran kepada pemasok.

h. Pembayaran

Terakhir, setelah verifikasi barang selesai dan faktur dari vendor diterima, proses pembayaran akan dilakukan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah disepakati dalam PO. Pembayaran yang akurat dan tepat waktu membangun hubungan baik dengan pemasok.

Selain itu, ada juga faktur pembelian yang harus diverifikasi secara teliti oleh tim administrasi sebelum pembayaran dilakukan. Faktur pembelian berfungsi sebagai bukti resmi transaksi dan dasar pencatatan akuntansi yang memastikan bahwa jumlah, harga, serta deskripsi barang sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam dokumen PO.

3. Contoh Surat Purchase Order yang Tepat

Contoh purchase order (PO) adalah dokumen formal yang digunakan untuk memesan barang dari pemasok. Dokumen ini mencakup informasi penting seperti nomor PO, tanggal, nama perusahaan pembeli dan penjual, rincian barang yang dipesan (termasuk nama, jumlah, dan deskripsi), harga satuan, total harga, serta syarat pengiriman dan pembayaran.

Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut ini adalah tiga contoh purchase order:

a. Contoh Purchase Order terkait Alat Berat

Contoh di bawah menunjukkan rincian pesanan yang dilakukan oleh PT Logam Mulia Tbk kepada PT Alat Berat Makmur Sentosa, yang mencakup nomor pesanan, tanggal, dan informasi pemasok untuk memastikan kedua belah pihak sepakat mengenai syarat pesanan.

Selain itu, PO ini juga mencantumkan daftar barang dan layanan yang dipesan, seperti Heavy Duty Primary Jaw Crusher, suku cadang, dan layanan instalasi. Setiap item dijelaskan dengan kuantitas, harga per unit, dan total harga, memberikan gambaran finansial yang jelas dan transparan. Berikut contoh form purchase order:

b. Contoh Surat Purchase Order untuk Pemesanan Bahan Bangunan

Surat Purchase Order (PO) ini adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh PT Karya Bangun Sejahtera untuk memesan berbagai bahan bangunan dari PT Sumber Konstruksi. PO ini mencantumkan informasi penting, seperti nomor pesanan, tanggal, serta alamat pengiriman barang.

Dalam contoh ini, beberapa bahan yang dipesan meliputi Semen Portland, Baja Tulangan, dan Pasir Beton, yang masing-masing tercantum dengan jumlah dan harga yang disepakati. Selain itu, PO ini juga mencakup total biaya yang harus dibayar setelah diskon, serta ketentuan pengiriman yang harus dilakukan dalam waktu tujuh hari kerja setelah penerbitan PO.

PT Sumber Konstruksi bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati, serta memastikan kualitas produk yang diterima sesuai dengan kebutuhan proyek. Berikut adalah contoh purchase order yang dikirimkan:

c. Contoh Purchase Order untuk Pemesanan Produk

Surat Purchase Order (PO) ini dikeluarkan oleh PT Retail Semesta untuk memesan beberapa produk dari PT Manufaktur Rasa Abadi. Dokumen ini mencantumkan rincian pesanan, termasuk nama barang, kode barang, jumlah, satuan, harga per unit, serta total biaya untuk masing-masing produk, seperti keripik kentang, biskuit kelapa, dan wafer cokelat mini pack.

Selain itu, PO ini juga memperhitungkan diskon khusus grosir sebesar 5% dan pajak PPN sebesar 11%, yang dihitung untuk mendapatkan total biaya yang harus dibayar. Dokumen ini mengatur batas waktu pengiriman yang dijadwalkan pada 5 November 2025, serta mencantumkan alamat pengiriman untuk memastikan kelancaran proses pengiriman barang ke gudang pusat.

Untuk memenuhi kebutuhan stok, PT Retail Semesta menerbitkan purchase order kepada PT Manufaktur Rasa Abadi, salah satu supplier makanan ringan bersertifikasi BPOM yang telah lama menjadi mitra pasokan utama.

Dengan memesan dalam jumlah besar, perusahaan tidak hanya mengamankan stok untuk ratusan gerai, tetapi juga mendapatkan margin advantage melalui diskon grosir 5%. Hal ini berdampak langsung pada profitabilitas karena harga beli yang lebih rendah biasanya diterjemahkan menjadi margin lebih tinggi per produk yang dijual.

Software procurement ScaleOcean membantu perusahaan menyusun surat purchase order secara lebih mudah, cepat, dan akurat. Sistem ini mengintegrasikan data vendor dan barang secara real-time dalam satu sistem, memudahkan pengelolaan informasi pesanan, serta mengurangi kesalahan manual dalam proses pengadaan.

4. Permudah Buat Surat PO Melalui Software Procurement ScaleOcean

Software procurement ScaleOcean adalah perangkat lunak yang memudahkan penyusunan surat order pembelian dengan lebih cepat dan akurat. Fitur otomatisasinya memungkinkan pengelolaan data inventaris dan vendor dalam satu platform, sehingga detail seperti jumlah barang dan harga dapat dicatat dengan lengkap.

Beberapa manfaat tambahan dari sistem ini termasuk efisiensi dalam membandingkan harga melalui vendor portal, pelacakan progres pengadaan secara real-time, serta pengaturan batas otoritas dengan approval multi-level. Dengan antarmuka yang mudah digunakan, software ini dirancang untuk memberikan pengalaman pengguna yang nyaman.

Berikut ini fitur-fitur utama software procurement ScaleOcean dalam otomatisasi pembuatan surat order pembelian:

• PR & PO Management: Mengelola keseluruhan proses dari purchase requisition (PR) hingga pembuatan dan pengelolaan purchase order (PO).
• Approval Workflow: Memungkinkan perusahaan untuk mengatur alur persetujuan yang diperlukan sebelum PR atau PO dapat diselesaikan.
• Real-Time Budget Control: Membantu memantau pengeluaran terhadap anggaran yang telah ditetapkan secara real–time saat proses pembelian berlangsung.
• Vendor Portal: Vendor dapat menerima pesanan, mengirimkan sales order, memperbarui informasi produk, dan memantau status pembayaran.
• Order Management: Mengelola seluruh siklus pesanan, mulai dari pembuatan, pengiriman, penerimaan barang, hingga pemantauan status pesanan.
• Product Management: Mengelola katalog produk yang tersedia untuk pembelian, termasuk pengaturan informasi produk, harga, dan stok yang terintegrasi dengan inventori.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, cara membuat purchase order dan pengelolaannya menjadi lebih efisien serta perusahaan dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar, akurat, dan sesuai anggaran yang ditetapkan.

Baca juga: Purchasing: Pengertian, Alur Kerja, Tugas, dan Kualifikasinya

5. Kesimpulan

Dokumen purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak yang merinci pesanan antara perusahaan dan pemasok, melengkapi proses yang dimulai dengan purchase requisition (PR) sebagai permintaan internal.

Namun, mengelola proses ini secara manual sangat rentan terhadap kesalahan, baik dari segi penulisan data maupun pencatatan, yang bisa berujung pada kerugian. Di sinilah software procurement ScaleOcean menawarkan solusi.

Dengan otomatisasi penuh, sistem ini memastikan setiap tahapan, mulai dari pengajuan PR hingga pembuatan PO, berjalan akurat dan efisien. Untuk mengetahui bagaimana ScaleOcean dapat mengoptimalkan proses pengadaan bisnis Anda, segera coba demo gratisnya dan rasakan sendiri kemudahannya!