Contoh Surat Purchase Order untuk Bisnis

Dalam proses pengadaan, kesalahan kecil pada dokumen tertulis dapat berdampak besar. World Commerce & Contracting (WCC) menemukan bahwa ketidakjelasan dokumen transaksi, termasuk Purchase Order (PO), menyumbang hingga 9% potensi kerugian pendapatan perusahaan akibat miskomunikasi, koreksi dokumen, dan sengketa dengan pemasok.

Dengan banyaknya risiko yang muncul hanya dari kesalahan penyusunan dokumen, memahami struktur PO yang benar, komponen wajib, dan contohnya menjadi sangat penting. PO bukan hanya formulir pemesanan, tetapi dokumen legal yang mengikat dan memastikan seluruh proses pengadaan berjalan akurat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Artikel ini akan membantu Anda memahami contoh surat purchase order yang tepat dan menunjukkan bagaimana solusi e-procurement dapat mentransformasi proses menjadi jauh lebih efisien, aman, dan strategis.

Key Takeaways

• Komponen surat purchase order mencakup nomor PO yang unik, informasi pihak terkait, rincian pesanan, serta syarat pembayaran.
• Cara membuat surat PO meliputi identifikasi kebutuhan, pilih pemasok, menyusun dan memeriksa PO, mengirimnya ke supplier, memantau status PO, verifikasi barang, pembayaran.
• Optimalkan proses pengadaan Anda secara cepat, akurat, dan efisien dengan software procurement ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Komponen dalam Surat Purchase Order (PO)

Sebagai bukti kontrak yang sah, format purchase order harus mencakup informasi yang lengkap dan akurat, seperti informasi penjual dan pembeli, nomor PO, tanggal pembuatan, serta syarat dan metode pembayaran.

Berikut ini penjelasan lebih detail tentang komponen wajib dalam contoh purchase order untuk transaksi bisnis:

a. Informasi Pembeli dan Penjual

PO harus mencantumkan nama dan alamat lengkap dari pembeli dan penjual atau supplier. Informasi ini sangat penting untuk memastikan barang atau jasa dikirimkan ke alamat yang benar dan untuk keperluan administratif yang sah, memastikan proses berjalan lancar.

b. Nomor PO dan Tanggal

Nomor PO yang unik dan tanggal penerbitan dokumen berfungsi sebagai referensi dalam proses transaksi. Hal ini memudahkan pencarian dan pelacakan transaksi di kemudian hari, serta menghindari kebingunguan.

c. Detail Barang / Jasa

PO harus memuat deskripsi lengkap, jumlah, dan harga satuan dari setiap barang yang dipesan. Hal ini memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai produk atau layanan yang akan dipenuhi.

Dalam beberapa kasus, perusahaan dapat menggunakan blanket order untuk mengatur pemesanan barang dalam jumlah besar namun dilakukan secara bertahap. Metode ini membantu menjaga ketersediaan stok sekaligus membuat proses pembelian lebih efisien, terencana, dan mudah diawasi dalam jangka panjang.

d. Harga per Unit

Harga jual yang disepakati untuk setiap unit barang atau jasa harus tertera jelas tanpa adanya potensi diskon. Informasi ini krusial untuk menghitung subtotal pembelian secara akurat sebelum adanya penambahan biaya lain.

Harga jual yang disepakati untuk setiap unit barang atau jasa harus tertera jelas tanpa adanya potensi diskon. Hal ini penting untuk memastikan perhitungan subtotal pembelian yang akurat sebelum penambahan biaya lainnya. Dalam hal ini, pembelian bersih mencerminkan harga yang dibayar setelah diskon atau potongan harga diterapkan.

e. Total Harga

Jumlah total biaya pengadaan yang harus dibayar, termasuk pajak jika ada, harus dicantumkan dengan jelas. Hal ini untuk menghindari kesalahan perhitungan dan memastikan transparansi dalam pembayaran.

Sebelum menetapkan harga dan jumlah pembelian, perusahaan sering kali mengirimkan Request for Quotation (RFQ) kepada pemasok potensial. Dokumen ini berisi permintaan penawaran harga untuk barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan perusahaan.

Dengan adanya RFQ, perusahaan dapat membandingkan harga, syarat, dan ketentuan dari berbagai pemasok untuk memilih opsi yang paling menguntungkan dan sesuai dengan kebutuhan pengadaan. RFQ membantu memastikan bahwa keputusan pembelian didasarkan pada penawaran terbaik, serta mendukung proses penganggaran yang lebih efisien dan terencana.

f. Informasi Pajak

Rincian mengenai tarif dan jenis pajak yang dikenakan, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai), wajib dicantumkan dalam PO. Hal ini mendukung kepatuhan regulasi dan mempermudah rekonsiliasi catatan pajak saat pengarsipan.

g. Syarat Pengiriman

Syarat pengiriman mencakup alamat tujuan, metode pengiriman, dan batas waktu pengiriman. Hal ini memastikan barang sampai tepat waktu dan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.

Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan MoQ atau minimum order quantity yang ditetapkan oleh pemasok. Ketentuan ini menentukan jumlah minimum pembelian yang harus dipenuhi dalam setiap transaksi.

Dengan memahami batas MoQ, perusahaan dapat merencanakan jumlah pembelian sesuai kebutuhan operasional secara lebih akurat. Pendekatan ini juga membantu menghindari penumpukan stok yang tidak perlu, sehingga anggaran pengadaan dapat digunakan secara lebih efisien dan terkendali.

h. Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran mencakup ketentuan yang disepakati, seperti waktu pembayaran atau metode yang digunakan. Hal ini untuk memastikan tidak ada kebingungan dalam proses pembayaran dan kedua belah pihak sepakat pada persyaratan yang ada.

Sistem purchase order dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan mengotomatisasi proses pembuatan, pengelolaan, dan pelacakan pesanan pembelian secara efisien. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan administratif, mempercepat alur pengadaan, dan meningkatkan akurasi dalam pencatatan transaksi.

2. Bagaimana Cara Membuat Surat Purchase Order?

Pembuatan surat PO yang baik perlu memperhatikan pada proses dan prosedur yang terstruktur. Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, contoh purchase order yang Anda buat terjamin akurasinya.

Berikut ini langkah-langkah cara membuat surat purchase order yang tepat:

a. Identifikasi Kebutuhan Pengadaan

Pertama, pastikan Anda telah mengidentifikasi kebutuhan pengadaan secara jelas. Bisnis perlu paham apa yang dibutuhkan, baik dari aspek jumlah, spesifikasi, maupun waktu pengiriman.

Surat pengajuan barang menjadi langkah awal yang penting dalam proses ini. Dokumen ini berfungsi untuk mendokumentasikan kebutuhan dan memberikan dasar bagi perusahaan untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya dalam pengadaan barang atau jasa.

b. Pilih Vendor Supplier atau Pemasok

Setelah proses identifikasi selesai, cara membuat contoh purchase order berikutnya adalah melakukan pemilihan vendor atau pemasok. Lakukan evaluasi berdasarkan kualitas, harga, keandalan, dan pengalaman sebelumnya. Dengan contoh form purchase order, bisa dipastikan barang atau jasa yang diterima memenuhi standar yang diinginkan.

c. Lengkapi Detail Informasi di Surat PO

Langkah membuat surat purchase order berikutnya yaitu mengisi surat dengan informasi yang lengkap dan akurat. Pastikan semua komponen esensial yang dibutuhkan tercantum dengan jelas.

Hal ini termasuk nomor PO yang unik, informasi lengkap mengenai pembeli dan penjual, rincian detail barang atau jasa yang dipesan (deskripsi, kuantitas, spesifikasi), harga satuan dan total, syarat dan ketentuan pembayaran yang disepakati, serta tanggal pemesanan dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

Selain itu, perusahaan juga perlu mencatat purchase return jika barang yang diterima rusak atau tidak sesuai pesanan. Proses ini membantu memastikan akurasi laporan keuangan dan memudahkan rekonsiliasi dengan pemasok.

d. Tinjau Dokumen Purchase Order yang Dibuat

Setelah semua informasi terisi, langkah krusial selanjutnya adalah melakukan peninjauan menyeluruh terhadap dokumen purchase order yang telah dibuat. Periksa kembali setiap detail informasi, mulai dari nama dan alamat vendor, daftar barang atau jasa, jumlah, harga, hingga syarat pembayaran.

Jika sebelumnya dilakukan Request for Proposal (RFP), pastikan bahwa semua syarat dan ketentuan yang tercantum dalam proposal yang diterima telah sesuai dengan harapan. Selanjutnya, periksa kembali apakah semua elemen tersebut sudah tercermin dengan tepat dalam dokumen purchase order yang telah disusun.

e. Kirim PO ke Vendor

Langkah terakhir adalah mengirimkan PO yang telah lengkap dan ditinjau kepada vendor atau pemasok. Pengiriman PO dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti melalui email, fax, atau sistem purchasing elektronik (e–procurement), tergantung pada preferensi dan sistem yang digunakan oleh perusahaan Anda dan vendor.

f. Pemantauan Status PO

Setelah PO dikirim, tim pembelian harus memantau status pesanan, seperti konfirmasi penerimaan PO oleh vendor dan perkiraan jadwal produksi atau pengiriman barang. Hal ini memastikan proses berjalan sesuai tenggat waktu yang sudah disepakati.

g. Penerimaan dan Verifikasi Barang

Saat barang tiba, lakukan penerimaan dan verifikasi men-detail terhadap kualitas, kuantitas, dan spesifikasi produk berdasarkan PO dan delivery order yang menyertainya. Proses ini penting untuk mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan awal.

Setelah proses verifikasi selesai, perusahaan perlu membuat nota pengadaan sebagai bukti penerimaan barang. Dokumen ini mencatat detail transaksi, termasuk tanggal penerimaan, jumlah barang, dan pihak yang menyerahkan serta menerima. Nota pengadaan berfungsi sebagai dasar pencatatan akuntansi dan referensi untuk pembayaran kepada pemasok.

h. Pembayaran

Terakhir, setelah verifikasi barang selesai dan faktur dari vendor diterima, proses pembayaran akan dilakukan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah disepakati dalam PO. Pembayaran yang akurat dan tepat waktu membangun hubungan baik dengan pemasok.

Selain itu, ada juga faktur pembelian yang harus diverifikasi secara teliti oleh tim administrasi sebelum pembayaran dilakukan. Faktur pembelian berfungsi sebagai bukti resmi transaksi dan dasar pencatatan akuntansi yang memastikan bahwa jumlah, harga, serta deskripsi barang sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam dokumen PO.

3. Contoh Surat Purchase Order yang Tepat

Contoh purchase order (PO) adalah dokumen formal yang digunakan untuk memesan barang dari pemasok. Dokumen ini mencakup informasi penting seperti nomor PO, tanggal, nama perusahaan pembeli dan penjual, rincian barang yang dipesan (termasuk nama, jumlah, dan deskripsi), harga satuan, total harga, serta syarat pengiriman dan pembayaran.

Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut ini adalah tiga contoh lengkap surat purchase order yang dapat digunakan sebagai referensi.

a. Contoh 1

Misalkan PT Logam Mulia TBK sedang melakukan ekspansi dan peningkatan kapasitas produksi di Lokasi Tambang Emas, di Kalimantan Tengah. Salah satu kebutuhan kritis adalah penggantian Primary Jaw Crusher yang mulai mengalami penurunan performa dan downtime berlebih.

Untuk itu, divisi procurement mengajukan pembelian mesin baru dan layanan instalasi dari PT Alat Berat Makmur Sentosa, vendor yang telah tersertifikasi dan berpengalaman dalam penyediaan alat berat tambang. Berikut contoh form purchase order dari skenario tersebut:

Pembelian alat berat melalui mekanisme di atas tidak hanya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan operasional jangka pendek, tetapi juga menjadi bagian dari strategi efisiensi jangka panjang perusahaan. Dengan melakukan pengadaan mesin utama seperti Primary Jaw Crusher beserta paket suku cadang dan layanan instalasinya secara terintegrasi, perusahaan dapat menekan risiko downtime sekaligus meningkatkan stabilitas output produksi tambang.

b. Contoh 2

Skenario lain dibutuhkannya dokumen purchase order adalah sebagai berikut. Misalkan PT. Karya Bangun Sejahtera sedang memasuki fase awal pembangunan gedung perkantoran bertingkat di Jakarta. Pada fase ini, kebutuhan utama proyek adalah material dasar struktural seperti semen, baja tulangan, pasir beton, batu split, dan balok baja. Untuk itu, perusahaan menghubungi PT. Sumber Konstruksi sebagai vendor utama material konstruksi. Berikut contoh dokumen purchase order yang dikirimkan.

Pembelian material konstruksi melalui surat PO seperti ini diperlukan untuk menjaga kelancaran proyek pembangunan. Material dasar seperti semen, pasir, batu split, dan baja tulangan merupakan elemen dasar dalam struktur awal, sehingga kontinuitas pengiriman harus dijaga.

Dengan menetapkan batas waktu pengiriman 7 hari kerja, PT. Karya Bangun Sejahtera memastikan tidak terjadi jeda pekerjaan (construction downtime) yang dapat menghambat progres proyek dan meningkatkan biaya operasional.

c. Contoh 3

Surat PO juga biasanya diperlukan oleh bisnis retail dalam mengadakan barang untuk kebutuhan spesifik. Misalnya, PT Retail Semesta adalah perusahaan ritel yang mengoperasikan jaringan minimarket dan pusat distribusi di wilayah Jabodetabek. Menjelang periode peak season akhir tahun (November–Desember), perusahaan melakukan pengadaan besar untuk kategori snack karena permintaan yang meningkat signifikan pada periode liburan. Berikut format surat PO yang digunakan.

Untuk memenuhi kebutuhan stok, PT Retail Semesta menerbitkan purchase order kepada PT Manufaktur Rasa Abadi, salah satu supplier makanan ringan bersertifikasi BPOM yang telah lama menjadi mitra pasokan utama.

Dengan memesan dalam jumlah besar, perusahaan tidak hanya mengamankan stok untuk ratusan gerai, tetapi juga mendapatkan margin advantage melalui diskon grosir 5%. Hal ini berdampak langsung pada profitabilitas karena harga beli yang lebih rendah biasanya diterjemahkan menjadi margin lebih tinggi per produk yang dijual.

4. Permudah Buat Surat PO Melalui Software Procurement ScaleOcean

Software procurement ScaleOcean adalah perangkat lunak yang memudahkan penyusunan surat order pembelian dengan lebih cepat dan akurat. Fitur otomatisasinya memungkinkan pengelolaan data inventaris dan vendor dalam satu platform, sehingga detail seperti jumlah barang dan harga dapat dicatat dengan lengkap.

Beberapa manfaat tambahan dari sistem ini termasuk efisiensi dalam membandingkan harga melalui vendor portal, pelacakan progres pengadaan secara real-time, serta pengaturan batas otoritas dengan approval multi-level. Dengan antarmuka yang mudah digunakan, software ini dirancang untuk memberikan pengalaman pengguna yang nyaman.

Berikut ini fitur-fitur utama software procurement ScaleOcean dalam otomatisasi pembuatan surat order pembelian:

• PR & PO Management: Mengelola keseluruhan proses dari purchase requisition (PR) hingga pembuatan dan pengelolaan purchase order (PO).
• Approval Workflow: Memungkinkan perusahaan untuk mengatur alur persetujuan yang diperlukan sebelum PR atau PO dapat diselesaikan.
• Real-Time Budget Control: Membantu memantau pengeluaran terhadap anggaran yang telah ditetapkan secara real–time saat proses pembelian berlangsung.
• Vendor Portal: Vendor dapat menerima pesanan, mengirimkan sales order, memperbarui informasi produk, dan memantau status pembayaran.
• Order Management: Mengelola seluruh siklus pesanan, mulai dari pembuatan, pengiriman, penerimaan barang, hingga pemantauan status pesanan.
• Product Management: Mengelola katalog produk yang tersedia untuk pembelian, termasuk pengaturan informasi produk, harga, dan stok yang terintegrasi dengan inventori.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, cara membuat purchase order dan pengelolaannya menjadi lebih efisien serta perusahaan dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar, akurat, dan sesuai anggaran yang ditetapkan.

Baca juga: Purchasing: Pengertian, Alur Kerja, Tugas, dan Kualifikasinya

5. Kesimpulan

Dokumen purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak yang merinci pesanan antara perusahaan dan pemasok, melengkapi proses yang dimulai dengan purchase requisition (PR) sebagai permintaan internal.

Namun, mengelola proses ini secara manual sangat rentan terhadap kesalahan, baik dari segi penulisan data maupun pencatatan, yang bisa berujung pada kerugian. Di sinilah software procurement ScaleOcean menawarkan solusi.

Dengan otomatisasi penuh, sistem ini memastikan setiap tahapan, mulai dari pengajuan PR hingga pembuatan PO, berjalan akurat dan efisien. Untuk mengetahui bagaimana ScaleOcean dapat mengoptimalkan proses pengadaan bisnis Anda, segera coba demo gratisnya dan rasakan sendiri kemudahannya!