Contoh Surat Purchase Order dan Cara Buat untuk Bisnis B2B

Mengelola proses pengadaan proyek bisa menjadi tantangan jika pembuatan surat purchase order (PO) dilakukan secara manual. Kesalahan seperti salah ketik atau informasi material yang terlewat dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, perselisihan dengan pemasok, bahkan kerugian finansial.

Tidak jarang, proses manual ini menghabiskan waktu dan tenaga, karena Anda harus memeriksa dan menyusun setiap detail dokumen secara hati-hati. Cara ini tentu jauh dari sederhana, apalagi jika Anda perlu melakukan pengadaan untuk ribuan barang atau bahkan kebutuhan ekspor. Oleh karena itu, dibutuhkan solusi teknologi yang dapat mengotomatisasi pembuatan contoh purchase order (PO).

Artikel ini akan membantu Anda memahami seperti apa contoh surat purchase order yang tepat dan bagaimana software procurement dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pembuatan dan pengelolaan dokumen ini.

Key Takeaways

• Dokumen purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pembeli untuk memesan barang atau layanan dari penjual.
• Dokumen Purchase Order berfungsi sebagai bukti pesanan, kontrak tertulis, alat pelacakan, pencegahan kesalahan, dasar pembayaran, dan bukti audit.
• Komponen surat purchase order mencakup nomor PO yang unik, informasi pihak terkait, rincian pesanan, serta syarat pembayaran.
• Optimalkan proses pengadaan Anda secara cepat, akurat, dan efisien dengan Software Procurement ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Dokumen Purchase Order (PO)?

Dokumen purchase order (PO) adalah surat resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual untuk melakukan pemesanan barang atau jasa. PO berfungsi sebagai bukti pemesanan dan kesepakatan antara kedua belah pihak, yang mencakup rincian mengenai jenis barang, jumlah, harga, dan ketentuan pembayaran.

PO berfungsi sebagai bukti konkret atas adanya pemesanan, membantu mencegah kesalahan, dan menjadi dasar kesepakatan bisnis yang mengikat antara kedua belah pihak. Anda bisa menggunakan ini untuk melacak pengeluaran perusahaan dan memastikan pembelian yang dilakukan dengan supplier sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.

Sedangkan bagi supplier, adanya PO dari perusahaan adalah bentuk konfirmasi resmi yang sah dan terverifikasi untuk produk yang dimiliki. Setelah mendapatkan PO, supplier perlu merencanakan produksi atau pengiriman agar lebih efisien. Contohnya, apabila dalam konteks request for proposal (RFP), ketika perusahaan telah menentukan seorang pihak penyedia, maka perusahaan akan dengan segera menyusun sebuah purchase order untuk pembelian.

Jika berhasil memenuhi pesanan, maka ia akan tercantum ke sebuah approved vendor list. Oleh karena itu, efektivitas dalam pembuatan dan purchase management diperlukan agar rantai pasok dan keuangan perusahaan berjalan sesuai kebutuhan.

2. Fungsi Dokumen Purchase Order (PO)

Dokumen Purchase Order (PO) memiliki berbagai fungsi penting dalam proses transaksi antara pembeli dan penjual. Sebagai bukti transaksi yang sah, PO memberikan kepastian kedua belah pihak terkait rincian pesanan dan hak serta kewajiban mereka.

Berikut beberapa fungsi surat purchase order:

a. Bukti Pesanan

PO berfungsi sebagai bukti bagi pembeli atas barang atau jasa yang telah mereka pesan. Selain itu, contoh purchase order juga membuktikan bahwa penjual telah menerima pesanan tersebut, yang menjadikan dokumen ini penting dalam konfirmasi transaksi yang berlangsung.

b. Kontrak Tertulis

Sebagai kontrak tertulis yang mengikat kedua belah pihak, purchase order (PO) memuat rincian transaksi yang lengkap, termasuk harga, jumlah, dan ketentuan pengiriman. Dengan demikian, PO menetapkan syarat dan ketentuan yang berlaku selama transaksi berlangsung, sekaligus memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak.

c. Pelacakan Pesanan

Dengan adanya surat PO, pembeli dapat melacak status pesanan dan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan yang dipesan. Hal ini menjadikan PO sebagai alat untuk memantau alur pemesanan dari awal hingga akhir.

d. Pencegahan Kesalahan

Dokumen purchase order berperan dalam mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman. Dengan rincian yang jelas, PO membantu mencegah kesalahpahaman antara pembeli dan penjual, sehingga kedua belah pihak dapat menjalankan transaksi secara lebih efisien.

e. Dasar Pembayaran

Surat PO juga menjadi dasar bagi proses penagihan dan pembayaran antara pembeli dan penjual. Hal ini memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati, memberikan kepastian bagi kedua belah pihak dalam hal finansial.

f. Manajemen Inventaris

Dengan mencatat jumlah barang yang dipesan, PO berfungsi untuk membantu pembeli dalam mengelola stok barang. Dokumen ini memudahkan pembeli untuk memonitor stok dan memastikan ketersediaan barang yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

g. Dasar Audit

Contoh purchase order juga berfungsi sebagai bukti yang sah untuk keperluan audit, memastikan bahwa transaksi tercatat dengan jelas dan dapat diperiksa di kemudian hari. Sebagai dokumentasi resmi, PO mempermudah proses verifikasi selama pemeriksaan atau audit finansial.

3. Contoh Purchase Order Form yang Tepat

Contoh purchase order (PO) adalah dokumen formal yang digunakan untuk memesan barang dari pemasok. Dokumen ini mencakup informasi penting seperti nomor PO, tanggal, nama perusahaan pembeli dan penjual, rincian barang yang dipesan (termasuk nama, jumlah, dan deskripsi), harga satuan, total harga, serta syarat pengiriman dan pembayaran.

Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut ini adalah contoh lengkap surat purchase order yang dapat digunakan sebagai referensi.

Dari contoh form purchase order di atas bisa terlihat bahwa surat ini sangat mendukung proses pengadaan. Dengan informasi yang terdapat di dalam contoh purchase order ini, Anda bisa lebih mudah untuk memastikan semua detail penting terkait pesanan telah dicatat dengan jelas dan akurat.

Untuk memudahkan hal ini, Anda dapat menggunakan Software Procurement ScaleOcean, dalam menyusun purchase order dengan lebih cepat dan efisien. Fitur otomatisasinya membantu memastikan semua detail penting tercatat dengan akurat, sekaligus mempermudah pengelolaan pengadaan secara keseluruhan. Pengalaman yang lebih lancar dan minim kesalahan bisa langsung Anda rasakan.

4. Komponen dalam Surat Purchase Order (PO)

Sebagai bukti kontrak yang sah, format purchase order harus mencakup informasi yang lengkap dan akurat, seperti informasi penjual dan pembeli, nomor PO, tanggal pembuatan, serta syarat dan metode pembayaran.

Berikut ini penjelasan lebih detail tentang komponen wajib dalam contoh purchase order untuk transaksi bisnis:

a. Informasi Pembeli dan Penjual

PO harus mencantumkan nama dan alamat lengkap dari pembeli dan penjual atau supplier. Informasi ini sangat penting untuk memastikan barang atau jasa dikirimkan ke alamat yang benar dan untuk keperluan administratif yang sah, memastikan proses berjalan lancar.

b. Nomor PO dan Tanggal

Nomor PO yang unik dan tanggal penerbitan dokumen berfungsi sebagai referensi dalam proses transaksi. Hal ini memudahkan pencarian dan pelacakan transaksi di kemudian hari, serta menghindari kebingunguan.

c. Detail Barang/Jasa

PO harus memuat deskripsi lengkap, jumlah, dan harga satuan dari setiap barang yang dipesan. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai produk atau layanan yang akan dipenuhi.

d. Total Pembayaran

Jumlah total biaya yang harus dibayar, termasuk pajak jika ada, harus dicantumkan dengan jelas. Hal ini untuk menghindari kesalahan perhitungan dan memastikan transparansi dalam pembayaran.

e. Syarat Pengiriman

Syarat pengiriman mencakup alamat tujuan, metode pengiriman, dan batas waktu pengiriman. Hal ini memastikan barang sampai tepat waktu dan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.

f. Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran mencakup ketentuan yang disepakati, seperti waktu pembayaran atau metode yang digunakan. Hal ini untuk memastikan tidak ada kebingunguan dalam proses pembayaran dan kedua belah pihak sepakat pada persyaratan yang ada.

Baca juga: Powerful Procurement Solutions untuk Optimalkan Pengadaan

5. Bagaimana Cara Membuat Dokumen Purchase Order?

Pembuatan surat PO yang baik perlu memperhatikan pada proses dan prosedur yang terstruktur. Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, contoh purchase order yang Anda buat terjamin akurasinya.

Berikut ini langkah-langkah cara membuat surat purchase order yang tepat:

a. Identifikasi Kebutuhan Pengadaan

Pertama, pastikan Anda telah mengidentifikasi kebutuhan pengadaan secara jelas. Bisnis perlu paham apa yang dibutuhkan, baik dari aspek jumlah, spesifikasi, maupun waktu pengiriman.

Kebutuhan ini biasanya diidentifikasi oleh tim pengadaan atau departemen terkait, dan ditinjau ulang oleh manajer untuk memastikan apakah sudah relevan dan sesuai prioritas. Tujuannya untuk menghindari pemesanan yang berlebihan atau kekurangan.

b. Pilih Vendor Supplier atau Pemasok

Setelah proses identifikasi selesai, cara membuat contoh purchase order berikutnya adalah melakukan pemilihan vendor atau pemasok. Lakukan evaluasi berdasarkan kualitas, harga, keandalan, dan pengalaman sebelumnya. Dengan contoh form purchase order, bisa dipastikan barang atau jasa yang diterima memenuhi standar yang diinginkan dan sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

Penggunaan vendor management system dapat mempermudah evaluasi ini dengan menyediakan data yang akurat mengenai kinerja vendor, memungkinkan pemilihan yang lebih tepat, dan memastikan bahwa pemasok yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan efisien.

Setelah pemasok dipilih, Anda juga bisa melakukan negosiasi terkait harga dan syarat-syarat lain. Tujuannya agar kedua pihak mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Diskusi ini bisa tentang metode pembayaran, waktu pengiriman, dan layanan purna jual.

c. Lengkapi Detail Informasi di Surat PO

Langkah membuat surat purchase order berikutnya yaitu mengisi surat dengan informasi yang lengkap dan akurat. Pastikan semua komponen esensial yang dibutuhkan tercantum dengan jelas.

Ini termasuk nomor PO yang unik, informasi lengkap mengenai pembeli dan penjual, rincian detail barang atau jasa yang dipesan (deskripsi, kuantitas, spesifikasi), harga satuan dan total, syarat dan ketentuan pembayaran yang disepakati, serta tanggal pemesanan dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

Kelengkapan informasi dalam surat order pembelian akan menghindari potensi kesalahpahaman dan memastikan transaksi berjalan lancar.

d. Tinjau Dokumen Purchase Order yang Dibuat

Setelah semua informasi terisi, langkah krusial selanjutnya adalah melakukan peninjauan menyeluruh terhadap dokumen purchase order yang telah dibuat. Periksa kembali setiap detail informasi, mulai dari nama dan alamat vendor, daftar barang atau jasa, jumlah, harga, hingga syarat pembayaran.

Pastikan tidak ada kesalahan ketik, angka yang terlewat, atau informasi yang tidak sesuai dengan kesepakatan. Proses peninjauan contoh form purchase order pdf tersebut penting untuk meminimalisir kesalahan yang dapat berakibat fatal terkait masalah pengiriman, penagihan, atau bahkan sengketa di kemudian hari.

e. Kirim PO ke Vendor

Langkah terakhir adalah mengirimkan PO yang telah lengkap dan ditinjau kepada vendor atau pemasok. Pengiriman PO dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti melalui email, fax, atau sistem purchasing elektronik (e-procurement), tergantung pada preferensi dan sistem yang digunakan oleh perusahaan Anda dan vendor.

Pastikan untuk menyimpan salinan PO yang telah dikirim sebagai dokumentasi dan arsip perusahaan. Pengiriman PO secara resmi menandai dimulainya proses pemesanan dan menjadi dasar bagi vendor untuk memproses pesanan Anda.

6. Apa Beda Purchase Request dan Purchase Order?

Perbedaan utama antara Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO) terletak pada tujuannya. PR adalah dokumen internal yang berfungsi sebagai permintaan atau pengajuan untuk mendapatkan persetujuan pembelian di dalam perusahaan.

Sementara itu, PO adalah dokumen resmi yang diterbitkan dan dikirimkan kepada pemasok (pihak eksternal) untuk melakukan pemesanan barang atau jasa yang sudah disetujui, menjadikannya sebuah kontrak legal. Jadi, PR adalah permintaan internal, sedangkan PO adalah pesanan eksternal.

Sebagai ilustrasi, misalkan Anda bekerja di bagian Marketing dan tim Anda membutuhkan kamera baru. Anda tidak bisa langsung membeli kamera itu sendiri. Jadi, Anda harus mengisi formulir internal yang ditujukan ke bagian pembelian untuk meminta persetujuan. Formulir ini adalah Purchase Requisition (PR).

Setelah permohonan Anda disetujui, bagian pembelian akan menghubungi pemasok (vendor) kamera. Mereka lalu membuat dokumen resmi yang berisi detail kamera yang akan dibeli, harganya, dan syarat pembayaran, kemudian mengirimkannya ke pemasok. Dokumen ini adalah Purchase Order (PO), dokumen eksternal yang berfungsi sebagai perintah resmi untuk memesan barang.

Baca juga: Sistem E Procurement Solusi Canggih untuk Penyediaan Barang

7. Permudah Buat Surat PO Melalui Software Procurement ScaleOcean

Software procurement ScaleOcean adalah perangkat lunak yang memudahkan penyusunan surat order pembelian dengan lebih cepat dan akurat. Fitur otomatisasinya memungkinkan pengelolaan data inventaris dan vendor dalam satu platform, sehingga detail seperti jumlah barang dan harga dapat dicatat dengan lengkap. Hal ini mempermudah proses pengadaan, membuatnya lebih efisien dan minim kesalahan.

Beberapa manfaat tambahan dari sistem ini termasuk efisiensi dalam membandingkan harga melalui vendor portal, pelacakan progres pengadaan secara real-time, serta pengaturan batas otoritas dengan approval multi-level. Dengan antarmuka yang mudah digunakan, software ini dirancang untuk memberikan pengalaman pengguna yang nyaman sambil memastikan proses pengadaan berjalan transparan dan terkontrol.

Berikut ini fitur-fitur utama software procurement ScaleOcean dalam otomatisasi pembuatan surat order pembelian:

• PR & PO Management: Mengelola keseluruhan proses dari purchase requisition (PR) hingga pembuatan dan pengelolaan purchase order (PO).
• Approval Workflow: Memungkinkan perusahaan untuk mengatur alur persetujuan yang diperlukan sebelum PR atau PO dapat diselesaikan.
• Real-Time Budget Control: Membantu memantau pengeluaran terhadap anggaran yang telah ditetapkan secara real-time saat proses pembelian berlangsung.
• Vendor Portal: Vendor dapat menerima pesanan, mengirimkan sales order, memperbarui informasi produk, dan memantau status pembayaran.
• Order Management: Mengelola seluruh siklus pesanan, mulai dari pembuatan, pengiriman, penerimaan barang, hingga pemantauan status pesanan.
• Product Management: Mengelola katalog produk yang tersedia untuk pembelian, termasuk pengaturan informasi produk, harga, dan stok yang terintegrasi dengan inventori.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, cara membuat purchase order dan pengelolaannya menjadi lebih efisien serta perusahaan dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar, akurat, dan sesuai anggaran yang ditetapkan.

8. Kesimpulan

Dokumen Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak yang merinci pesanan antara perusahaan dan pemasok, melengkapi proses yang dimulai dengan Purchase Requisition (PR) sebagai permintaan internal.

Namun, mengelola proses ini secara manual sangat rentan terhadap kesalahan, baik dari segi penulisan data maupun pencatatan, yang bisa berujung pada kerugian. Di sinilah software procurement ScaleOcean menawarkan solusi.

Dengan otomatisasi penuh, sistem ini memastikan setiap tahapan, mulai dari pengajuan PR hingga pembuatan PO, berjalan akurat dan efisien. Untuk mengetahui bagaimana ScaleOcean dapat mengoptimalkan proses pengadaan bisnis Anda, segera coba demo gratisnya dan rasakan sendiri kemudahannya!