Purchasing: Pengertian, Alur Kerja, Tugas, dan Kualifikasinya

Dalam menjalankan suatu bisnis, purchasing tentunya bukan merupakan suatu hal yang asing lagi. Setiap kali ada keperluan akan suatu jenis barang akan jasa, hal tersebut akan segera diajukan kepada tim pengadaan untuk dijalankan untuk memastikan keberlangsungan operasional.

Untuk memastikan proses tersebut berjalan secara lancar, perlu adanya pemahaman mendalam mengenai alur kerjanya. Selain itu, purchasing tidak dapat dilakukan oleh siapa-siapa saja, melainkan perlu dilakukan oleh seseorang dengan kualifikasi tertentu untuk memaksimalkan keuntungan perusahaan.

Key Takeaways

• Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya.
• Apa saja tugas utama dalam proses ini? Hal itu meliputi identifikasi pemasok, negosiasi persyaratan dan harga, pelacakan status pesanan, pengelolaan hubungan berlanjut.
• Kualifikasi yang dibutuhkan seorang staf purchasing berupa kemampuan negosiasi, komunikasi tinggi, keahlian analitik, mahir menggunakan perangkat lunak.
• Visualisasi lebih lanjut mengenai sebuah sistem modern dapat dilakukan melalui demo gratis yang disediakan oleh ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Purchasing?

Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan, yang cenderung meliputi identifikasi kebutuhan, vendor, negosiasi, pemesanan, dan pembayaran. Tujuannya adalah untuk memastikan ketersediaan barang berkualitas yang konsisten di penyimpanan.

Kegiatan ini berpusat pada optimalisasi pengeluaran dan waktu, di mana setiap langkahnya harus memastikan perolehan material yang tepat waktu dengan harga terbaik. Fungsi ini sangat penting untuk mencegah gangguan dalam rantai pasokan internal dan menjaga kelancaran seluruh operasional bisnis agar tetap efisien.

Selain itu, dalam praktiknya purchasing dapat dilakukan melalui berbagai metode pengadaan, seperti e-purchasing, tender terbuka, atau pengadaan langsung, tergantung pada kebutuhan dan kompleksitas transaksi. Pemilihan metode pengadaan yang tepat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan transparansi proses pembelian.

2. Alur Kerja dalam Purchasing

Alur kerja yang terstruktur dan baku adalah kunci keberhasilan tim purchasing. Proses ini memastikan bahwa setiap pengadaan terverifikasi resmi, sesuai anggaran, dan dilakukan secara efisien, mulai dari munculnya kebutuhan internal hingga penyelesaian pembayaran dan penerimaan barang. Berikut gambaran lebih rincinya:

• Perencanaan Kebutuhan: Staf mengidentifikasi jenis dan jumlah barang atau jasa yang diperlukan.
• Pembuatan Requistion Order: Dokumen permintaan pengadaan (RO) disusun dan diserahkan ke tim pengadaan untuk divalidasi.
• Pemilihan Supplier: Bila diterima, maka pihak berwenang dapat mulai menentukan supplier yang ingin di ajak bekerja sama.
• Melakukan Negosiasi Persyaratan: Negosiasi dilakukan secara optimalkan untuk memaksimalkan keuntungan.
• Menyusun dan Mengirim Purchase Order: Syarat dan harga yang dipersetujui dicantum ke dalam PO dan dikirim ke pemasok.
• Pembayaran dan Penerimaan Barang: Ketika barang diterima, staf melakukan pembayaran invoice yang diserahkan dan melakukan penyimpanan serta pencatatan barang baru di software pengadaan terintegrasi.

Untuk menjaga konsistensi dan kepatuhan proses, perusahaan perlu memiliki SOP purchasing bisnis yang jelas dan terdokumentasi. Standar ini memastikan setiap tahap pengadaan, mulai dari perencanaan hingga pembayaran, berjalan sesuai prosedur, meminimalkan risiko kesalahan, serta mendukung efisiensi operasional.

Baca juga: Procurement: Arti, Proses, dan Perbedaannya dengan Purchasing

3. Tugas utama dalam Purchasing

Setelah memahami alur kerjanya, penting untuk mendalami peran inti yang dijalankan dalam proses purchasing ataupun e-purchasing. Tugas-tugas ini tidak hanya berfokus pada eksekusi pesanan, tetapi juga pada manajemen strategis untuk menciptakan nilai jangka panjang dan memastikan operasional perusahaan berjalan lancar:

a. Identifikasi Supplier yang Optimal

Untuk meminimalisir risiko pekerjaan purchasing yang mungkin muncul dalam proses pengadaan, tugas berikut harus dilakukn se-optimal mungkin. Pemilihan supplier terpercaya, biasanya dari dokumen AVL, memastikan bahwa atau jasa yang didapatkan berkualitas, serta juga memungkinkan persyaratan lebih ideal sebab adanya kerja sama berulang.

b. Melakukan Negosiasi demi Persyaratan Kompetitif

Staf berinteraksi dengan penyedia untuk menyusun persyaratan yang menguntungkan kedua pihak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan harga kompetitif, jadwal pengiriman yang ideal, dan kualitas yang terjamin, sehingga berdampak secara menyeluruh kepada operasional perusahaan.

Proses ini biasanya diawali dengan membuat purchase requisition, yaitu permintaan pembelian yang harus disetujui sebelum transaksi dilakukan. Setelah disetujui, data dari purchase requisition menjadi dasar dalam proses negosiasi, membantu perusahaan menyusun strategi harga, volume, dan syarat pembayaran dengan vendor.

c. Melacak Status Masing-masing Pesanan

Perusahaan, terutama perusahaan multi-nasional, cenderung melakukan puluhan hingga ratusan proses purchasing secara sekaligus. Hal ini berarti staf procurement perlu secara terus-menerus memonitor status masing-masing PO di sistem untuk memastikan selesainya setiap pesanan dengan mulus.

d. Pengelolaan Hubungan Berlanjut dengan Pemasok

Salah satu tugas paling kritis tim pengadaan di perusahaan adalah pengelolaan hubungan berlanjut dengan masing-masing penyedia. Seperti yang sempat dinyatakan sebelumnya, adanya kontak terus-menerus ini memungkinkan persyaratan lebih baik untuk proyek pengadaan pada masa mendatang tanpa perlu khawatir tentang kualitas barang atau jasa.

Penerapan VMS (Vendor Management System) membantu perusahaan mengelola hubungan tersebut secara lebih terstruktur. Sistem ini memudahkan pemantauan kinerja vendor, mempercepat komunikasi, dan memastikan setiap kolaborasi berjalan sesuai standar kualitas yang telah ditetapkan.

4. Kualifikasi yang Dibutuhkan untuk menjadi Staff Purchasing

Selain pemahaman mengenai alur kerja purchasing, seseorang yang ingin menjadi atau merupakan staf divisi pengadaan perlu memiliki beberapa kualifikasi penting terlebih dahulu. Tanpa adanya hal tersebut, pengadaan barang atau jasa tidak akan berjalan semaksimal mungkin. Yang dimaksud dari kualifikasi tadi adalah:

a. Kemampuan Negosiasi

Staf procurement harus mampu berdiskusi secara strategis untuk mendapatkan persyaratan kontrak yang paling ideal, mencakup harga, jadwal, dan ketentuan pembayaran yang menguntungkan. Negosiasi yang baik memastikan perusahaan mendapatkan hasil maksimal dari setiap pengeluarannya.

b. Kemampuan Komunikasi Tinggi

Komunikasi yang efektif diperlukan baik untuk berinteraksi dengan pemangku kepentingan internal maupun pihak eksternal (vendor). Keterampilan ini menjamin transparansi dalam detail pesanan, menghindari kesalahpahaman, dan menjaga hubungan profesional yang berkelanjutan dengan pemasok.

c. Keahlian Analitik untuk Mencari Vendor Terbaik

Kualifikasi ini menuntut kemampuan untuk menganalisis dan membandingkan proposal dari berbagai vendor secara detail. Staf perlu mengevaluasi metrik biaya, kualitas produk / jasa, dan potensi risiko untuk membuat keputusan berbasis data mengenai pemilihan mitra pengadaan yang paling optimal.

Selain kualifikasi teknis tersebut, evaluasi kinerja staf juga perlu didasarkan pada KPI Purchasing yang terukur. Indikator ini membantu menilai efektivitas pengadaan dari aspek efisiensi biaya, kecepatan proses, serta kepatuhan terhadap prosedur. Dengan KPI yang jelas, performa tim dapat dipantau dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

d. Mahir dalam Menggunakan Sistem Purchasing

Dalam dunia modern ini, kemahiran penggunaan teknologi bukan merupakan sekedar plus point lagi, melainkan adalah suatu hal yang wajib. Adanya kemahiran dalam menggunakan sistem purchasing seperti ScaleOcean memastikan efisiensi tinggi proses pemantauan dan pelacakan kondisi masing-masing purchase order.

5. Contoh Penerapan Purchasing di Berbagai Industri

Pengadaan merupakan suatu tahapan universal yang dialami oleh semua bisnis di setiap industri, baik bisnis tersebut berbasis produk atau jasa. Untuk mendapatkan pemahaman lebih lanjut perannya, perhatikanlah contoh singkat penerapannya diberbagai industri berikut:

• Logistik: Pengadaan BBM, suku cadang armada truk, dan sewa ruang gudang.
• Manufaktur: Pembelian bahan baku (BOM) dan suku cadang untuk mesin pabrik
• Ritel: Pembelian stok barang dagangan (inventory) dan sistem POS untuk operasional toko.
• Konstruksi: Pengadaan material bangunan, alat berat, dan jasa sub-kontraktor.
• Perbankan: Pembelian perangkat IT, lisensi software, dan jasa data security.
• Hotel: Pengadaan hotel termasuk kebutuhan operasional seperti perlengkapan kamar, bahan makanan, linen, serta perawatan fasilitas.

Dalam setiap industri tersebut, penerapan ERP purchasing dapat membantu optimalkan seluruh proses pengadaan, mulai dari pengelolaan supplier hingga pelacakan pengadaan barang dan jasa. Dengan solusi ERP yang tepat, perusahaan dapat mempercepat proses pembelian, meningkatkan efisiensi, serta memastikan kontrol yang lebih baik

6. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, Anda seharusnya sudah memiliki pemahaman lebih jelas mengenai proses purchasing secara menyeluruh, dari alur, hingga tugas-tugas stafnya. Salah satu tugas utama mereka adalah untuk melacak dan memantau masing-masing pesanan yang dibikin perusahaan, suatu hal yang tidak dapat dilakukan secara manual lagi.

Dikarenakan efek globalisasi, pengadaan barang dan jasa menjadi lebih mudah, namun juga lebih ekstensif. Untuk menghadapi permasalahan itu, bisnis global cenderung memilih untuk menerapkan software purchasing seperti ScaleOcean untuk men-streamline purchasing, dari manajemen vendor hingga pencatatan barang via integrasi sistem inventaris.

Untuk mendapatkan visualisasi lebih lanjut mengenai contoh sistem tersebut dan intrikasinya, Anda dapat memilih untuk melakukan demo gratis yang kami sediakan terlebih dahulu. Kami juga menawarkan jasa konsultasi gratis bila Anda ingin bertanya lebih lanjut mengenai proses implementasi dan pelatihan tenaga kerja.