Jangan Sepelekan! Ini Dia 7 Resiko Pekerjaan Purchasing

Pekerjaan purchasing staff mencakup berbagai tanggung jawab, mulai dari mencari hingga bernegosiasi dengan pemasok, serta mengelola kontrak dan memastikan pengiriman barang dan jasa tepat waktu. Kompleksitas itulah yang membuat pekerjaan purchasing memiliki resiko yang tidak terbantahkan. Para pekerja di bidang ini harus menyadari risiko-risiko ini dan mengambil tindakan untuk menjaga lingkungan kerja yang sehat.

Namun, bukan berarti resikonya hanya sebatas kesehatan mental tetapi sebagai seorang pekerja sudah selayaknya bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan pengadaan dan memastikan kelancaran purchasing management agar pengadaan barang bisa dipantau dengan baik dan sesuai dengan persyaratan perusahaan. Apabila terjadi kendala dalam operasional pembelian staff purchasing segera melakukan tindakan untuk menjaga kelancaran aliran pembelian. Di bawah ini mari kita bahas lebih dalam resiko pekerjaan purchasing yang bisa mempengaruhi pengadaan barang.

Resiko Pekerjaan Purchasing 

Purchasing adalah divisi yang bertanggung jawab untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak ketiga guna mendukung operasional perusahaan. Risiko pekerjaan purchasing meliputi kesalahan pembayaran, potensi penipuan, dan analisis kebutuhan yang tidak  cukup tepat. Untuk lebih detail, berikut penjelasan resiko pekerjaan purchasing:

1. Resiko Hubungan dengan Supplier

Mengembangkan dan mengelola hubungan dengan supplier merupakan bagian penting dari pembelian. Namun, mungkin terdapat tantangan, seperti penundaan pengiriman, masalah kualitas, atau perselisihan. Tantangan-tantangan ini dapat berdampak pada efisiensi proses pengadaan dan berpotensi mempengaruhi kepuasan kerja.

Terkadang pihak pemasok juga terkendala saat produksi baik itu salah input jumlah, bahan yang tiba-tiba naik, keterlambatan dalam pengiriman, atau kesalahpahaman dalam menangkap informasi yang membuat supplier kurang menangkap pesan yang dimaksud. Mengurangi kejadian tersebut maka perlu dilakukan check secara berkala dan melakukan perjanjian hitam di atas putih. Fungsinya agar sebagai pembeli memiliki bukti fisik jika pemasok tidak mau menyelesaikan pekerjaannya atau hal yang merugikan perusahaan.

Selain itu, penggunaan aplikasi procurement dapat membantu memantau dan mengelola pengadaan secara lebih efisien, meminimalkan kesalahan, dan memastikan pemasok memenuhi kesepakatan yang telah ditetapkan.

2. Pengelolaan Data Dokumen

Dalam pembelian berkaitan dengan potensi kerentanan dan ancaman yang dapat membahayakan kerahasiaan dan ketersediaan informasi terkait pengadaan. Staff purchasing juga dituntut untuk menangani data sensitif, termasuk informasi pemasok, rincian harga, transaksi keuangan, dan persyaratan kontrak.

Dokumen pembelian yang diberikan harus melalui persetujuan atasan terlebih dahulu baru kemudian mencari pemasok yang terpercaya untuk memproses pemesanan. Saat sudah memutuskan pesan purchasing membuat perjanjian dengan supplier untuk menjaga kerahasiaan satu sama lain terutama soal bahan baku, karena setiap perusahaan memiliki kompetitornya sendiri jika dibocorkan begitu saja akan menimbulkan persaingan tidak sehat.

Disisi lain, ancaman terhadap penyalahgunaan atau akses tidak sah terhadap data sensitif oleh orang dalam perusahaan juga tidak bisa terhindarkan. Tim purchasing yang memiliki akses terhadap informasi pengadaan penting mungkin secara sengaja atau tidak sengaja membahayakan keamanan data. Hal ini dapat mencakup berbagi informasi sensitif dengan pihak tidak berwenang, salah menangani data, atau menggunakannya untuk keuntungan pribadi.

3. Melakukan Pembelian Secepatnya

Bagaimana jika terjadi kelangkaan stok dan peningkatan jumlah permintaan yang terus menerus datang? Begitulah resiko pekerjaan purchasing yang sebenarnya. Setelah pihak gudang menghubungi jumlah barang yang habis, tim purchasing management sesegera mungkin melakukan pembelian.

Masalahnya tak sampai itu, saat semua divisi melakukan penginputan kebutuhan, tim purchasing juga harus menelaah satu persatu kesesuaian anggaran dan penyesuaian dengan keputusan perusahaan. Belum lagi mengajukan proses kepada petinggi perusahaan agar disetujui untuk pembelian dari pemasok mereka.

4. Harus Patuh pada Peraturan yang Berlaku

Pekerjaan purchasing bertanggung jawab untuk memastikan perilaku etis dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan selama proses pengadaan. Namun, terdapat risiko terkait konflik kepentingan, penyuapan, korupsi, atau ketidakpatuhan terhadap kebijakan dan peraturan pengadaan. Kegagalan untuk mengatasi risiko-risiko ini dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan reputasi baik bagi individu maupun organisasi.

Misalnya ada beberapa bahan yang dilarang dalam pemerintahan padahal produk tersebut sangat diminati masyarakat, atau sebaliknya bahan baku melanggar norma tak tertulis yang ada di sebuah masyarakat tertentu sehingga pihak perusahaan terutama bagian yang mengurusi purchasing management harus patuh dalam aturan tersebut.

5. Kemampuan Analisa Tinggi dengan Seksama

Kemampuan ini tak bisa disepelekan begitu saja, Anda sudah tahu bukan bahwa pembelian semata-mata tidak dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan yang memang diperlukan untuk sampai ke tangan konsumen, tetapi bagaimana produk tersebut bisa sangat laku sehingga mempengaruhi pengadaan perusahaan.

Analisa pasar yang tinggi dengan cepat perlu dimiliki oleh pekerjaan purchasing, gunanya untuk mengetahui tren dan minat konsumen sebenarnya. Tanpa pemikiran kritis penjualan hanya berakhir di dalam gudang saja tanpa bertambah atau berkurang. Hal tersebut jelas merugikan bukan? Pasar juga terus berubah jika tidak diimbangi kecepatan daya berpikir akan ketinggalan dengan pesaing yang mengeluarkan jasa atau barang serupa.

Baca juga: Pengertian Blanket Purchase Order, Manfaat, dan Pembuatannya

Dampak ke Pengadaan Jika Purchasing Tidak Lancar

Ketika pekerjaan purchasing menemui kendala dan gagal berjalan dengan lancar, hal ini dapat menimbulkan dampak yang luas di berbagai departemen dan operasional. Keterlambatan dalam pengadaan, peningkatan biaya, berkurangnya kepuasan pemasok, kualitas yang menurun, peningkatan paparan risiko, dan pemanfaatan sumber daya yang tidak efisien merupakan beberapa dampak yang mungkin terjadi.

Konsekuensi ini tidak hanya berdampak pada proses pengadaan itu sendiri namun juga berdampak pada produksi, kepuasan pelanggan, kinerja keuangan, dan efisiensi perusahaan secara keseluruhan. Pengadaan barang yang lancar sangat penting untuk mempertahankan keunggulan di pasar dan memenuhi tujuan usaha. Dengan memprioritaskan proses yang efisien, komunikasi yang efektif, manajemen pemasok yang kuat, dan strategi risiko, perusahaan dapat meminimalkan gangguan dan memaksimalkan aktivitas pengadaan.

1. Pengadaan Tertunda

Purchasing management yang lancar memastikan perolehan barang dan jasa yang dibutuhkan secara tepat waktu. Ketika pekerjaan pembelian menghadapi kendala, seperti gangguan komunikasi, masalah kinerja pemasok, atau proses yang tidak efisien, jadwal pengadaan dapat tertunda secara signifikan. Penundaan ini dapat mengganggu jadwal produksi, mempengaruhi jadwal proyek, dan menghambat kemampuan purchasing untuk memenuhi permintaan pelanggan atau memenuhi kewajiban kontrak.

2. Peningkatan Biaya

Menyebabkan biaya yang lebih tinggi. Keterlambatan dalam pengadaan dapat mengakibatkan pesanan terburu-buru atau pengiriman dipercepat, yang sering kali menimbulkan biaya tambahan. Selain itu, manajemen pemasok yang buruk atau strategi negosiasi kontrak yang tidak efektif dapat menyebabkan harga lebih tinggi, hilangnya peluang penghematan biaya, atau persyaratan kontrak yang tidak menguntungkan.

3. Kualitas Buruk atau Hasil Kerja Tidak Sesuai

Resiko pekerjaan purchasing yang berdampak pada pengadaan yaitu, proses pembelian yang tidak memadai dapat mengakibatkan perolehan barang atau jasa di bawah standar. Ketika langkah-langkah pengendalian kualitas yang tepat tidak diterapkan tidak perusahaan akan menerima produk atau layanan yang tidak memenuhi spesifikasi, standar kualitas, atau kepatuhan terhadap peraturan yang disyaratkan.

4. Kepuasan Pemasok Berkurang

Purchasing yang lancar bergantung pada komunikasi yang efektif, kolaborasi, dan manajemen hubungan dengan pemasok. Ketika pekerjaan bagian pembelian menghadapi tantangan, seperti komunikasi yang buruk, pembayaran yang tertunda, atau pesanan yang tidak konsisten, hal ini dapat berdampak negatif pada hubungan dengan pemasok. Sebagai contoh, pemasok menjadi tidak puas, sehingga menyebabkan ketegangan kemitraan, berkurangnya kesediaan untuk menawarkan harga yang kompetitif atau perlakuan istimewa, dan bahkan potensi hilangnya pemasok utama.

Strategi Menghindari Resiko Pekerjaan Purchasing

Pekerjaan purchasing memiliki sejumlah resiko yang dapat memengaruhi kelancaran operasional perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk mengimplementasikan strategi yang tepat guna menghindari potensi masalah. Berikut beberapa langkah untuk mengurangi resiko pekerjaan purchasing:

1. Meningkatkan Transparansi dalam Proses Pengadaan

Keterbukaan dalam pengadaan dapat membantu meminimalkan resiko kesalahan dan penipuan. Dengan memastikan semua transaksi tercatat dengan jelas, setiap pihak dapat memantau perkembangan pengadaan dan memverifikasi keabsahan dokumen. Selain itu, transparansi dalam setiap tahap pembelian memungkinkan perusahaan untuk lebih mudah mendeteksi ketidaksesuaian yang mungkin terjadi.

2. Beralih ke Sistem Pengadaan Otomatis untuk Efisiensi

Menggunakan aplikasi purchasing terbaik, seperti ScaleOcean, dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan manusia. Proses yang terotomatisasi memastikan bahwa pengadaan dilakukan dengan standar yang konsisten dan dapat dipantau secara real-time. Dengan menggunakan perangkat lunak pengadaan, perusahaan dapat menghindari masalah terkait penundaan atau kelalaian dalam proses manual.

3. Menyusun Analisis Kebutuhan yang Lebih Akurat

Untuk menghindari resiko pekerjaan purchasing, analisis kebutuhan yang tepat akan memastikan pengadaan dilakukan sesuai prioritas dan anggaran yang ada. Melakukan analisis yang mendalam memungkinkan perusahaan untuk membeli hanya barang atau jasa yang benar-benar diperlukan, menghindari pemborosan atau kekurangan.

4. Mencegah Kesalahan Pembayaran yang Dapat Merugikan

Kesalahan pembayaran, seperti pembayaran yang terlalu cepat atau ganda, dapat merugikan perusahaan secara finansial. Untuk mencegah hal ini, penting untuk memastikan bahwa setiap transaksi pembayaran dilakukan sesuai prosedur yang sudah ditetapkan. Dengan demikian, pembayaran hanya dilakukan untuk barang atau jasa yang sudah diterima sesuai dengan ketentuan.

5. Memastikan Persetujuan Atasan Sebelum Pembayaran

Sebelum melakukan pembayaran, pastikan setiap transaksi mendapat persetujuan dari atasan atau pihak yang berwenang. Proses persetujuan ini akan meminimalkan risiko pengeluaran yang tidak sah atau tidak sesuai dengan anggaran. Hal ini juga memperkecil peluang terjadinya kesalahan atau resiko pekerjaan purchasing yang merugikan.

Kesimpulan

Dapat disimpulkan dari penjelasan di atas, berjalannya purchasing management yang berhasil dipengaruhi oleh staff purchasing. Pendataan produk, pembelian, pengecekan, dan pelaporan hasil pengadaan termasuk hubungan dengan pemasok bergantung pada tim pembelian. Selain itu, resiko pekerjaan purchasing pada bagian vital seperti tertundanya ketersediaan barang juga akan menghambat operasional yang lain.

Untuk menghindari risiko-risiko tersebut, Software Purchasing ScaleOcean memberikan solusi komprehensif dengan mengotomatisasi dan mengintegrasikan seluruh proses pengadaan, mulai dari pemilihan vendor hingga pengelolaan pembayaran. Dengan fitur-fitur canggih seperti kontrol anggaran dan visibilitas real-time, Anda bisa meningkatkan efisiensi dan mengurangi potensi kesalahan.