Contoh SOP Purchasing dan Langkah Membuatnya di Perusahaan

Tahukah Anda bahwa banyak perusahaan masih mengandalkan metode manual untuk proses procurement? Jika salah satunya adalah Anda, tentu hal ini seringkali menghambat kecepatan dan ketepatan alur pengadaan barang, sehingga menyebabkan keterlambatan dalam memenuhi kebutuhan operasional dan memperlambat respon terhadap permintaan pasar.

Maka, penting bagi perusahaan untuk memahami peran SOP pembelian barang yang memastikan alur pengadaan berjalan efisien. Dengan SOP yang jelas, perusahaan dapat menghindari keterlambatan, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kontrol atas biaya, yang sangat penting dalam menjaga daya saing di pasar.

Di artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai manfaat, langkah-langkah membuatnya, hingga contoh SOP purchasing yang dapat dijadikan pertimbangan untuk membangun sistem pengadaan yang lebih terstruktur dan menghindari masalah yang dapat mengganggu kelancaran operasional bisnis.

Key Takeaways

• SOP purchasing adalah dokumen yang memuat prosedur dan langkah-langkah yang terperinci serta distandarisasi dalam proses pengadaan barang atau jasa.
• Manfaat SOP pembelian barang: mencegah kecurangan, memudahkan audit, membangun hubungan baik dengan vendor, dan memastikan barang tersedia tepat waktu.
• Langkah-langkah membuat SOP mencakup identifikasi tujuan, pengumpulan informasi, analisis proses, dan pelatihan karyawan untuk memastikan implementasi yang efektif.
• ScaleOcean mengotomatisasi dan menyederhanakan SOP purchasing dengan fitur e-procurement, evaluasi vendor otomatis, serta pelacakan anggaran secara real-time.

Coba Demo Gratis!

Apa itu SOP Purchasing di Perusahaan?

SOP Purchasing adalah serangkaian panduan standar yang mengelola proses pembelian barang kebutuhan atau jasa dalam sebuah perusahaan. Prosedur operasional standar ini meliputi tahapan permintaan barang, pemilihan vendor, negosiasi, hingga proses pembayaran.

SOP purchase order dirancang untuk memastikan proses pembelian berjalan efisien, efektif, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan adanya prosedur purchase order, kualitas barang atau jasa yang dibeli dapat terjaga, risiko kesalahan atau penyimpangan diminimalkan, dan mempermudah monitoring serta evaluasi seluruh tahapan pembelian.

Terutama, lebih dari 40% tim pengadaan melaporkan bahwa mereka sering terhambat oleh proses manual dan inefisien, yang menghalangi mereka untuk fokus pada prioritas bisnis penting yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.

Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk mengadopsi SOP purchasing department yang terstruktur dengan baik. Dengan prosedur yang jelas, pengadaan dapat lebih terorganisir, mengurangi potensi kesalahan, dan meningkatkan transparansi dalam setiap tahap proses pembelian.

Baca juga: Proses yang Perlu Diatur di SOP Purchasing Restoran

Manfaat SOP Purchasing Order

SOP Purchasing (Prosedur Operasional Standar Pembelian) adalah rangkaian prosedur atau langkah-langkah yang perlu diikuti dalam proses pembelian barang atau jasa. Sebagai dokumen penting dalam transaksi bisnis, prosedur ini memerlukan pengelolaan yang terstruktur.

Dalam penerapannya, manfaat SOP purchasing adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektifitas Proses Pembelian

SOP purchasing order membantu mempermudah setiap tahapan dalam proses pembelian, mulai dari permintaan hingga pembayaran. Dengan mengikuti langkah-langkah yang sudah terstandarisasi, organisasi dapat menghindari duplikasi atau penundaan yang dapat menghambat alur kerja.

2. Meningkatkan Transparansi

Dengan adanya SOP purchasing, setiap langkah pembelian menjadi lebih jelas dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini memungkinkan pihak terkait untuk memantau progres dan keputusan yang diambil pada setiap tahap. Akibatnya, transparansi dalam proses pembelian meningkat, mengurangi potensi penyalahgunaan atau ketidaksesuaian.

3. Mengendalikan Biaya

Manfaat lain SOP purchasing adalah untuk mengontrol pengeluaran dengan memastikan bahwa pembelian hanya dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan. Selain itu, melalui proses evaluasi vendor yang sistematis, organisasi dapat memilih penyedia dengan harga yang lebih kompetitif tanpa mengorbankan kualitas.

4. Mengurangi Risiko Kesalahan

SOP memberikan panduan yang jelas untuk setiap langkah pembelian, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyimpangan dalam proses. Selain itu, dengan pemilihan dan negosiasi yang terstruktur, kesalahan dalam pemilihan barang atau jasa dapat diminimalkan, meningkatkan akurasi setiap pembelian yang dilakukan.

5. Meningkatkan Akuntabilitas

Dengan adanya SOP, setiap individu yang terlibat dalam proses pembelian memiliki tanggung jawab yang jelas. Setiap keputusan dan tindakan dapat dipertanggungjawabkan, yang pada gilirannya meningkatkan akuntabilitas di dalam organisasi. Hal ini mendorong semua pihak untuk lebih hati-hati dan profesional dalam melaksanakan tugasnya.

6. Memudahkan Proses Audit Pembelian

Terakhir, dokumentasi yang terstruktur dan jelas dalam SOP purchasing department mempermudah proses audit. Setiap pembelian tercatat dengan rapi, sehingga auditor dapat menelusuri transaksi dengan lebih mudah dan cepat. Hal ini menjamin bahwa seluruh kegiatan pembelian dapat diaudit secara efisien dan transparan.

Apa Tujuan SOP Purchasing?

SOP Purchasing bertujuan untuk memastikan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan tersedia tepat waktu, sesuai kualitas, dan dengan harga yang terbaik. Dengan adanya SOP yang jelas, perusahaan dapat menghindari pembelian yang tidak efisien, serta menjaga kestabilan anggaran.

Selain itu, SOP ini meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan. Dengan prosedur yang sudah terstandarisasi, proses pembelian dapat berlangsung lebih cepat, tanpa perlu mengulang langkah yang tidak perlu, sehingga menghemat waktu dan sumber daya.

Berikut beberapa tujuan SOP pembelian barang di perusahaan yang juga perlu Anda ketahui:

• Memastikan ketersediaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan,
• Mendapatkan barang dan jasa dengan harga kompetitif serta kualitas yang tepat,
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pembelian,
• Mengurangi potensi kesalahan dan kerugian, serta
• Menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap tahap pembelian.

Dengan adanya SOP purchasing department yang terstruktur dengan baik, perusahaan dapat mengelola pengadaan barang dengan lebih efisien, meminimalkan risiko, dan mencapai tujuan bisnis secara lebih optimal.

Langkah Membuat SOP Purchasing 

Pembuatan SOP purchasing adalah langkah penting untuk memastikan setiap transaksi berjalan sistematis dan sesuai kebijakan perusahaan. Dengan tahapan yang tepat, perusahaan dapat menciptakan pengadaan yang lebih efisien, transparan, dan terkontrol. Ini langkah yang bisa dilakukan:

1. Identifikasi Tujuan SOP

Langkah ini melibatkan penentuan tujuan utama dari SOP seperti meningkatkan efisiensi, memastikan transparansi, mengurangi risiko, atau mematuhi regulasi. Tujuan ini harus jelas dan spesifik sehingga pembuatan SOP pembelian barang di perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan relevan sesuai kebutuhan.

2. Kumpulkan Informasi Pembelian

Berikutnya, langkah menyusun SOP purchasing adalah mengumpulkan informasi terkait proses pembelian yang telah berjalan. Ini meliputi data historis, dokumen pengadaan lain, serta feedback dari staf terkait. Informasi tersebut akan membantu Anda memahami kekurangan yang ada dan menentukan area yang perlu diperbaiki atau distandarisasi.

3. Analisis Proses Purchasing

Setelah mengumpulkan data, langkah berikutnya adalah menganalisis proses pembelian yang ada. Analisis ini berfokus pada evaluasi cara kerja yang diterapkan, serta mengidentifikasi hambatan atau inefisiensi yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional.

Dengan analisis yang baik, Anda dapat menentukan perbaikan yang diperlukan. Penerapan vendor management system dapat memberikan wawasan lebih dalam mengenai kinerja vendor, memastikan kelancaran proses e-Purchasing secara keseluruhan.

4. Tetapkan Standar dan Protokol

Tentukan standar dan protokol untuk proses pembelian, termasuk seleksi supplier dan prosedur pengadaan. Standar yang ditetapkan harus sesuai dengan tujuan perusahaan dan dapat diterapkan dengan mudah oleh semua pihak terkait. Diskusi dengan departemen terkait akan memperkaya perspektif dan menemukan praktik terbaik.

5. Susun SOP Purchasing Order

Setelah mengumpulkan informasi dan menganalisis data, Anda dapat mulai menyusun SOP purchasing. Dokumen ini harus menyediakan panduan langkah demi langkah yang jelas dari permintaan hingga penerimaan barang. Dokumen ini harus disusun agar semua karyawan yang terlibat dapat mengikutinya dengan mudah.

6. Review Dokumen SOP Purchasing

Setelah itu, pastikan untuk melakukan review bersama tim terkait, termasuk manajemen senior dan departemen hukum. Review ini penting untuk memastikan semua informasi akurat dan sesuai dengan kebijakan internal perusahaan. Aplikasi purchasing dapat membantu dalam mempercepat proses review dengan menyediakan data yang lebih transparan.

7. Pelatihan Karyawan

Pelatihan karyawan adalah langkah kunci dalam implementasi SOP pembelian barang di perusahaan. Semua karyawan yang terlibat dalam proses pembelian harus menerima pelatihan baru untuk memastikan mereka paham dan menerapkan standar tersebut secara konsisten. Pelatihan ini bisa mencakup penjelasan tentang prosedur, alasan di balik perubahan, dan pentingnya kepatuhan terhadap dokumen ini.

8. Evaluasi SOP Purchasing

Tahap terakhir dan tidak kalah penting adalah evaluasi. Evaluasi ini melibatkan pengumpulan feedback dari pengguna, pemeriksaan ketaatan penggunaan, dan penilaian dampak SOP terhadap proses pembelian. Berdasarkan evaluasi ini, perubahan dan penyesuaian dapat dilakukan untuk meningkatkan standar yang diberlakukan.

Baca juga: Pahami Panduan Lengkap SOP Purchasing Hotel

Contoh SOP Purchasing dan Formatnya

Untuk menyusun alur kerja yang jelas, perusahaan harus membuat format dan contoh SOP purchasing yang berisi informasi guna memastikan standar tetap konsisten dan sesuai. Langkah ini penting untuk meningkatkan akuntabilitas dalam proses pengadaan.

Sebelum memulai implementasi SOP pembelian barang, penting untuk memahami elemen-elemen di bawah ini:

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Pertama, menetapkan tujuan utama dari SOP pembelian barang dan batasan dalam prosesnya. Hal ini bertujuan untuk memberikan panduan yang jelas dan fokus selama setiap tahap pembelian, memastikan setiap langkah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan.

2. Petugas Pelaksana

Elemen ini menentukan siapa yang akan bertanggung jawab dalam setiap tahap proses pembelian. Penunjukan petugas ini penting untuk memastikan bahwa setiap tahapan dipimpin oleh individu yang memiliki kompetensi untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

3. Formulir dan Dokumen

Menjelaskan jenis formulir dan dokumen yang diperlukan dalam proses pembelian. Di antaranya adalah Purchase Requisition, Purchase Order, invoice, serta receiving report, yang semua ini mendukung kelancaran proses dan memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan benar.

4. Prosedur

Berikutnya, merinci langkah-langkah yang harus diikuti dalam setiap tahap proses pembelian. Prosedur ini harus jelas dan detail agar meminimalisir potensi kesalahan dalam pelaksanaan dan meningkatkan akurasi serta efisiensi dalam setiap aktivitas yang dilakukan.

5. Tanggung Jawab

Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian dalam proses pembelian. Dengan mendefinisikan tanggung jawab secara jelas, setiap pihak yang terlibat tahu peran mereka dan dapat menjalankan tugas dengan lebih terorganisir dan sistematis.

6. Waktu Penyelesaian

Tidak hanya itu, contoh SOP purchasing perusahaan juga perlu menetapkan batas waktu yang diharapkan untuk setiap tahap dalam proses pembelian. Penentuan waktu penyelesaian ini bertujuan untuk mempercepat alur proses dan memastikan setiap tahap selesai tepat waktu, meminimalisir keterlambatan yang dapat mengganggu operasional perusahaan.

Berdasarkan penjelasan di atas, di bawah ini terlampir contoh SOP purchasing order:

Secara keseluruhan, contoh SOP purchasing adalah untuk mengatur proses pengadaan barang dan jasa dimulai dengan permintaan dari departemen terkait. Tim purchasing memilih vendor berdasarkan kualitas dan harga, kemudian mengeluarkan purchase order.

Tantangan dalam Implementasi SOP Purchasing

Dalam menyusun dan menerapkan SOP pembelian barang, proses yang kompleks sering kali membuat perusahaan kesulitan dan berisiko mengalami kesalahan. Perusahaan sering menghadapi beberapa tantangan dalam menerapkan SOP purchase order dan perlu mengatasinya dengan baik, yaitu sebagai berikut:

1. Resistensi terhadap Perubahan

Salah satu tantangan utama dalam implementasi SOP purchase order adalah resistensi dari karyawan. Banyak pekerja yang sudah terbiasa dengan cara kerja lama dan merasa SOP baru hanya akan menambah beban administratif.

Staff purchasing mungkin melihat aturan baru sebagai sesuatu yang membatasi fleksibilitas atau memperlambat proses kerja. Jika tidak ada komunikasi yang jelas mengenai manfaat SOP, karyawan cenderung mengabaikan atau bahkan menolak menerapkannya.

2. Kurangnya Pemahaman dan Pelatihan

Penerapan prosedur pembelian barang juga sering kali terhambat karena kurangnya pemahaman di antara karyawan. Jika perusahaan tidak menjelaskan SOP dengan baik, karyawan bisa salah menginterpretasikan langkah-langkah yang harus diikuti, sehingga menyebabkan kesalahan dalam pengadaan.

Selain itu, jika tidak ada pelatihan yang memadai, karyawan mungkin tidak tahu bagaimana menerapkan contoh SOP distributor dalam situasi kerja nyata. Untuk itu, perusahaan perlu mengadakan pelatihan berkala dan menyediakan panduan yang mudah dipahami agar seluruh tim memahami SOP purchasing dengan baik.

3. Proses yang Terlalu Kaku dan Tidak Fleksibel

SOP pembelian bahan baku yang terlalu kaku juga bisa menghambat manajemen purchase perusahaan, terutama dalam situasi yang memerlukan keputusan cepat. Jika prosedur pengadaan terlalu panjang atau memiliki banyak tahapan sistematis, memungkinkan perusahaan kehilangan peluang untuk mendapatkan barang dengan harga atau kualitas terbaik.

Selain itu, prosedur yang tidak fleksibel bisa memperlambat operasional bisnis, terutama dalam industri yang dinamis. Untuk mengatasinya, Anda harus menyeimbangkan kepatuhan terhadap SOP procurement and purchasing dan fleksibilitas dalam penerapannya. Contohnya dengan menetapkan prosedur khusus untuk situasi darurat atau transaksi yang bersifat mendesak.

4. Kurangnya Dukungan Teknologi

Metode manual dalam memantau penerapan SOP pembelian barang di perusahaan dapat menyulitkan proses dan menghambat efisiensi. Contohnya seperti proses pencatatan dan persetujuan pengadaan manual, yang rentan terhadap kesalahan dan keterlambatan.

Kurangnya sistem otomatisasi juga membuat proses pengadaan sulit untuk dimonitor secara real-time, sehingga meningkatkan risiko fraud atau pemborosan. Gunakan software purchasing terbaik yang terintegrasi untuk memastikan setiap proses pembelian lebih transparan, terdokumentasi, dan mudah diaudit.

5. Tidak Adanya Evaluasi dan Perbaikan Berkala

SOP purchase order bukan sekadar dokumen yang dibuat sekali lalu diterapkan selamanya. Tanpa evaluasi berkala, prosedur yang ada bisa saja tidak lagi relevan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Beberapa perusahaan gagal memperbarui SOP procurement and purchasing mereka, sehingga tetap menggunakan metode yang tidak lagi efektif atau efisien. Maka dari itu, penting untuk melakukan evaluasi berkala dan menyesuaikan SOP berdasarkan data, feedback dari tim purchasing, serta perkembangan industri.

Baca juga: ScaleOcean Automatic Purchase Order System Terbaik

Peran Teknologi dalam Meningkatkan Efisiensi Proses Purchasing

Agar perusahaan menjalankan proses purchasing sesuai SOP, perusahaan perlu menggunakan teknologi canggih untuk mengoptimalkan setiap tahap pengadaan dengan sistem yang lebih cepat, transparan, dan akurat. Berikut beberapa fungsi dan peran penting teknologi dalam SOP pembelian barang di perusahaan:

1. Otomatisasi Proses Pembelian

Adanya solusi otomatisasi akan membuat perusahaan mengurangi keterlambatan dan kesalahan dalam proses pembelian. Dengan sistem otomatis, pengguna dapat mengajukan permintaan, mendapatkan persetujuan, dan memesan ke vendor lebih cepat tanpa prosedur manual yang berbelit.

Penerapan SOP mengurangi risiko human error dalam pencatatan transaksi dan mempercepat proses verifikasi dokumen. Dengan ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan setiap tahap pengadaan berjalan sesuai SOP yang ditetapkan.

2. Integrasi Sistem Informasi

Anda bisa menggunakan aplikasi purchasing terbaik bisnis, yang memungkinkan setiap departemen mengakses data pembelian secara real-time, sehingga komunikasi dan koordinasi menjadi lebih efisien.

Aplikasi purchasing terbaik bisnis seperti ScaleOcean menjadi rekomendasi terbaik karena mampu menyinkronkan data pengadaan dengan laporan keuangan dan stok barang secara langsung. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan transparansi dalam setiap transaksi.

3. Pemantauan Real-Time

Implementasi teknologi dan sistem purchasing canggih akan membantu perusahaan dalam memantau setiap transaksi purchasing secara real-time. Ini membuat tim manajemen dapat melihat status pengadaan, mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pengiriman barang.

Sistem pemantauan real-time juga dapat memberikan notifikasi otomatis jika ada keterlambatan atau penyimpangan dalam proses pembelian. Selain itu, pemantauan berbasis teknologi juga mempermudah proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap SOP procurement and purchasing, sehingga mengurangi risiko fraud atau penyalahgunaan anggaran.

4. Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan

Software purchasing juga menyajikan data akurat yang mendukung analisis mendalam untuk pengambilan keputusan strategis. Dengan begitu, perusahaan dapat mengidentifikasi tren pembelian, mengevaluasi kinerja vendor, serta menemukan peluang untuk negosiasi harga yang lebih baik.

Pantau SOP Purchasing Mudah dan End-to-End dengan Software ScaleOcean

Kini, banyak perusahaan modern yang tidak lagi bergantung pada proses manual dalam procurement. Hal ini karena proses manual menghambat kecepatan dan akurasi, serta sulit diintegrasikan dengan sistem lain seperti keuangan atau produksi. Akibatnya, perusahaan sering tertinggal dalam hal efisiensi dan daya saing.

Implementasi software purchasing terbaik, seperti ScaleOcean dapat mengatasi masalah ini dengan mengotomatisasi proses procurement, mulai dari permintaan penawaran (RFQ) hingga pemilihan vendor. Proses ini mengurangi keterlibatan manual, meningkatkan transparansi, dan memastikan efisiensi dalam alur kerja pengadaan.

Dengan otomatisasi proses pengadaan, ScaleOcean juga mengurangi kemungkinan kesalahan data atau duplikasi informasi yang sering terjadi dalam proses manual. Hal ini pun dapat mengurangi biaya administrasi dan operasional yang terkait dengan proses pengadaan yang berlangsung.

Sebagai perusahaan yang telah dipercaya +1000 perusahaan di Indonesia, Software ScaleOcean telah terintegrasi dengan modul lain seperti purchasing, inventory, finance, hingga supply chain management, sehingga menciptakan aliran data yang lancar antar-departemen dan memberikan visibilitas penuh terhadap proses pengadaan.

ScaleOcean juga menyediakan uji coba atau demo gratis bagi perusahaan yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana software ini bekerja. Hal ini memberi kesempatan untuk mengeksplorasi langsung fitur-fitur canggih di bawah ini dengan user-interface yang ramah bagi pengguna baru.

• Otomatisasi Proses Pembelian: Sistem dapat membuat purchase request dan purchase order otomatis berdasarkan kebutuhan stok atau permintaan departemen terkait. Pengguna dapat mengonfigurasi proses ini untuk memastikan setiap pembelian melewati persetujuan sesuai SOP perusahaan.
• Kontrol dan Persetujuan Berjenjang: Adanya fitur multi-level approval untuk menetapkan persetujuan berdasarkan nilai transaksi atau kategori barang. Notifikasi otomatis dikirim kepada tim terkait untuk mempercepat proses persetujuan.
• Manajemen Vendor: Penyimpanan histori transaksi supplier, dengan evaluasi berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Sistem akan memberikan perbandingan beberapa penawaran harga sebelum memutuskan vendor terbaik (RFQ – Request for Quotation).
• Reporting & Analisis Pengadaan: Tersedia laporan real-time terkait pengeluaran pembelian, analisis harga vendor, serta tren permintaan barang.
• Integrasi dengan Inventory dan Finance: ScaleOcean menyesuaikan stok berdasarkan pesanan pembelian yang dibuat. Selain itu, sistem otomatis mencatat hutang kepada vendor setelah menerbitkan PO, sehingga mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

Implementasi aplikasi procurement ScaleOcean dengan keunggulan ini dapat mengoptimalkan SOP procurement and purchasing, meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat proses pengadaan barang di perusahaan Anda. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan modul terbaik ScaleOcean!

Kesimpulan

SOP purchasing adalah prosedur penting yang dapat memastikan proses pembelian berjalan dengan efisien, efektif, dan transparan. Prosedur ini tidak hanya membantu mengatur prosedur pembelian, tetapi juga menjamin adanya standarisasi, dan meningkatkan akuntabilitas purchasing management secara menyeluruh.

Untuk mendukung proses ini, Software Procurement ScaleOcean menyediakan berbagai fitur unggulan seperti e-procurement, evaluasi vendor otomatis, pelacakan anggaran, dan integrasi antar-modul.

Semua proses tercatat otomatis, membantu perusahaan memantau kepatuhan SOP secara real-time dan meningkatkan efisiensi operasional. Anda bisa melakukan demo gratis kapan pun untuk dapatkan keunggulan terbaik bagi efisiensi bisnis Anda.