Contoh SOP Purchasing dan Langkah Membuatnya di Perusahaan

Dalam mengelola proses pembelian barang di perusahaan, penting untuk mengelola setiap tahapannya yang kompleks dan membutuhkan koordinasi yang baik antar berbagai departemen dalam perusahaan. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki pengelolaan terstruktur seperti SOP purchasing yang ditetapkan dengan jelas dan detail agar proses pembelian berjalan dengan lancar.

Tanpa prosedur yang jelas, akan berisiko mengalami kesalahan, keterlambatan, hingga pemborosan karena pembelian bahan baku yang tidak sesuai standar. Dengan SOP yang tepat, perusahaan dapat mengontrol biaya, meningkatkan kualitas, serta menghindari kesalahan yang dapat merugikan operasional.

Di sini akan dibahas lebih jelas SOP pembelian barang bagi perusahaan, bagaimana langkah-langkah dalam membuatnya, serta format dan contoh SOP purchasing yang efektif. Pemahaman ini akan membuat Anda bisa memperbaiki prosedur yang ada sebagai strategi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional. Pahami selengkapnya di sini

Apa itu SOP Purchasing di Perusahaan

SOP Purchasing adalah serangkaian aturan dan langkah sistematis yang mengatur proses pengadaan barang dalam sebuah perusahaan. Tujuannya dirancang SOP purchase order untuk memastikan setiap pembelian dilakukan secara efisien, transparan, dan sesuai kebijakan prosedur yang ditentukan perusahaan.

Adanya prosedur pembelian bahan baku, membuat Anda dapat mengontrol kualitas barang, menghindari pemborosan anggaran, hingga meminimalkan risiko kesalahan dalam proses pengadaan.

Selain itu, SOP juga membantu meningkatkan akuntabilitas dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, sehingga operasional bisnis dapat berjalan lebih efektif dan terstruktur.

Baca juga: Proses yang Perlu Diatur di SOP Purchasing Restoran

Mengapa Perusahaan Perlu SOP Purchasing?

SOP pembelian barang merupakan prosedur penting untuk memastikan setiap proses pengadaan berjalan terstruktur, transparan, dan sesuai kebutuhan bisnis. Jika perusahaan tidak menerapkan SOP dengan baik, pengeluaran anggaran bisa membengkak, kualitas barang tidak terjamin, dan risiko fraud meningkat.

Untuk itu, setiap perusahaan perlu menyusun SOP pembelian barang yang jelas agar seluruh tahapan pembelian berjalan lancar tanpa hambatan dan risiko kesalahan. Contoh SOP purchasing dalam kasus nyata di perusahaan dapat menunjukkan penerapannya secara efektif.

Misalkan Anda memiliki sebuah perusahaan yang semakin berkembang sehingga lebih sering melakukan pengadaan bahan baku. Tapi, Anda belum punya SOP purchasing yang terstruktur. Dengan ini muncul berbagai masalah, seperti pemilihan vendor dilakukan berdasarkan kebiasaan atau preferensi pribadi, bukan berdasarkan analisis kualitas atau harga.

Hal ini menyebabkan perusahaan terkadang membayar lebih mahal untuk bahan baku yang kualitasnya tidak sesuai dengan standar yang diinginkan. Bahkan beberapa departemen melakukan pembelian secara mandiri tanpa koordinasi yang baik.

Kondisi tersebut mengakibatkan proses purchasing yang berlebihan atau duplikasi, dan berujung pada pemborosan sumber daya serta biaya. Jika ini terus diabaikan, tentu akan berdampak negatif bagi kelangsungan bisnis. Hal ini menunjukkan SOP purchasing sangat penting untuk memberikan kerangka kerja yang jelas dan konsisten saat melakukan proses pembelian secara menyeluruh.

Langkah Membuat SOP Purchasing

Membuat SOP purchasing yang jelas adalah langkah penting untuk memastikan setiap transaksi berjalan sistematis dan sesuai kebijakan perusahaan. Dengan tahapan yang tepat, perusahaan dapat menciptakan pengadaan yang lebih efisien, transparan, dan terkontrol. Ini langkah yang bisa dilakukan:

1. Identifikasi Tujuan SOP

Langkah ini melibatkan penentuan tujuan utama dari SOP seperti meningkatkan efisiensi, memastikan transparansi, mengurangi risiko, atau mematuhi regulasi. Tujuan ini harus jelas dan spesifik sehingga pembuatan SOP dapat berjalan dengan efektif dan relevan sesuai kebutuhan perusahaan.

2. Kumpulkan Informasi Pembelian

Berikutnya, kumpulkan semua informasi terkait proses pembelian yang sudah berjalan, termasuk data historis, dokumen terkait, dan feedback dari staf purchasing. Informasi ini membantu memahami praktik saat ini, mengidentifikasi kekurangan dalam sistem, serta menentukan aspek purchasing management yang perlu diperbaiki atau distandarisasi.

3. Analisis Proses Purchasing

Setelah mengumpulkan data, Anda juga perlu melakukan analisis terhadap proses pembelian yang ada. Hal ini melibatkan evaluasi dari cara kerja saat ini, mengidentifikasi bottleneck, inefisiensi, atau masalah dalam proses yang masih berkaitan.

Dalam konteks e-Purchasing dalam bisnis, analisis ini penting untuk mengevaluasi alur kerja saat ini, mengidentifikasi hambatan atau inefisiensi, serta memahami masalah yang memengaruhi kelancaran operasional. Dengan analisis, Anda akan lebih mudah menentukan aspek mana dari proses yang perlu diubah atau ditingkatkan dalam SOP yang baru.

Selain itu, penerapan vendor management system dapat memberikan wawasan lebih dalam mengenai kinerja vendor, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dalam pengadaan barang dan layanan, serta memastikan kelancaran proses e-Purchasing secara keseluruhan.

4. Tetapkan Standar dan Protokol

Selanjutnya, kembangkan standar dan protokol untuk proses pembelian. Termasuk menetapkan kriteria untuk seleksi supplier, prosedur pengadaan, batas persetujuan, dan proses audit.

Standar ini harus realistis, dapat diukur, dan selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. Anda bisa berdiskusi dengan departemen-departemen terkait untuk mendapatkan sudut pandang yang beragam dan praktik terbaik.

5. Susun SOP Purchasing

Setelah mengumpulkan informasi dan menganalisis data, Anda dapat mulai menyusun SOP purchasing. Dokumen ini harus menyediakan panduan langkah demi langkah yang jelas dari permintaan hingga penerimaan barang. Dokumen ini harus disusun agar semua karyawan yang terlibat dapat mengikutinya dengan mudah.

6. Review Dokumen SOP Purchasing

Setelah menyusun SOP, tim perlu mereviewnya untuk memastikan semua informasi akurat dan lengkap. Manajemen senior, departemen hukum, dan purchasing staff dapat melakukan review bersama guna mendapatkan perspektif yang berbeda serta memastikan SOP sesuai dengan kebijakan internal dan regulasi yang berlaku.

Selain itu, penggunaan aplikasi purchasing dapat mempermudah proses ini dengan menyediakan akses yang lebih cepat dan transparan terhadap data yang relevan, membantu tim untuk melakukan review dengan lebih efisien.

7. Pelatihan Karyawan

Pelatihan karyawan adalah langkah kunci dalam implementasi SOP. Semua karyawan yang terlibat dalam proses pembelian harus menerima pelatihan baru untuk memastikan mereka paham dan menerapkan standar tersebut secara konsisten. Pelatihan ini bisa mencakup penjelasan tentang prosedur, alasan di balik perubahan, dan pentingnya kepatuhan terhadap dokumen ini.

8. Evaluasi SOP Purchasing

Tahap terakhir dan tidak kalah penting adalah evaluasi. Evaluasi ini melibatkan pengumpulan feedback dari pengguna, pemeriksaan ketaatan penggunaan, dan penilaian dampak SOP terhadap proses pembelian. Berdasarkan evaluasi ini, perubahan dan penyesuaian dapat dilakukan untuk meningkatkan standar yang diberlakukan.

Baca juga: Pahami Panduan Lengkap SOP Purchasing Hotel

Format dan Contoh SOP Purchasing

Untuk menyusun alur kerja yang jelas, perusahaan harus membuat format dan contoh SOP purchasing yang berisi informasi guna memastikan standar tetap konsisten dan sesuai. Langkah ini penting untuk meningkatkan akuntabilitas dalam proses pengadaan. Berikut format dan contoh SOP pembelian barang:

1. Tujuan SOP

Bagian ini menjelaskan alasan pembuatan SOP dan tujuan yang ingin dicapai. Perusahaan harus menetapkan tujuan secara spesifik, jelas, dan langsung terkait dengan manfaat yang diharapkan. Misalnya, tuliskan “Tujuan SOP ini adalah untuk standarisasi proses pembelian, memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan hukum yang berlaku.”

2. Ruang Lingkup

Bagian ruang lingkup mendefinisikan batasan dan cakupan SOP, menjelaskan situasi atau kondisi seperti apa dokumen ini berlaku. Isinya dapat mencakup jenis pembelian, departemen atau individu yang terlibat, dan kondisi khusus yang perlu diatur.

Contohnya “Ruang lingkup SOP ini meliputi semua pembelian barang dan jasa yang dilakukan oleh departemen pembelian dan logistik.”

3. Tanggung Jawab Pihak Terkait

Bagian SOP pembelian bahan baku ini merinci tanggung jawab dari setiap pihak yang terlibat dalam proses pembelian. Pihak ini bisa jadi manajer pembelian, staf keuangan, dan pemasok.

Contoh SOP distributor pembelian perusahaan pada bagian tersebut seperti “Manajer Pembelian bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok, sementara staf keuangan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran.”

4. Detail Prosedur

Aspek ini menjadi bagian terpenting dari SOP purchase order yang menjelaskan proses pembelian secara bertahap. Mulai dari identifikasi kebutuhan, seleksi pemasok, penempatan pesanan, hingga penerimaan dan verifikasi barang atau jasa.

Contoh SOP distributor perusahaan pada bagian detail prosedur, seperti “Langkah 1: Identifikasi Kebutuhan – Departemen yang membutuhkan barang mengirimkan permintaan pembelian ke departemen pembelian dengan rincian spesifikasi produk yang diinginkan.”

5. Dokumentasi dan Catatan

Bagian ini menjelaskan jenis dokumentasi dan catatan yang harus disimpan selama proses pembelian. Misalnya formulir purchase order, kutipan harga, jurnal pembelian, dan kontrak. Contoh SOP distributor perusahaan untuk komponen ini seperti “Semua permintaan pembelian dan faktur harus disimpan selama minimal 5 tahun untuk tujuan audit.”

6. Pengesahan dan Tanggal Efektif

Bagian terakhir mencakup pengesahan dari pihak yang bertanggung jawab, beserta tanggal mulai berlakunya SOP. Komponen ini memberikan legitimasi dan kekuatan resmi untuk dokumen. Contoh isi pada bagian tersebut seperti “Dokumen ini disahkan oleh direktur pembelian pada tanggal 1 Januari 2023 dan akan mulai berlaku pada tanggal tersebut.”

Dari format penyusunan ini, berikut contoh SOP pembelian bahan baku yang bisa Anda jadikan panduan dalam pembuatannya di perusahaan:

Tantangan dalam Implementasi SOP Purchasing

Dalam menyusun dan menerapkan SOP pembelian barang, proses yang kompleks sering kali membuat perusahaan kesulitan dan berisiko mengalami kesalahan. Perusahaan sering menghadapi beberapa tantangan dalam menerapkan SOP purchase order dan perlu mengatasinya dengan baik, yaitu sebagai berikut:

1. Resistensi terhadap Perubahan

Salah satu tantangan utama dalam implementasi SOP purchase order adalah resistensi dari karyawan. Banyak pekerja yang sudah terbiasa dengan cara kerja lama dan merasa SOP baru hanya akan menambah beban administratif.

Staff purchasing mungkin melihat aturan baru sebagai sesuatu yang membatasi fleksibilitas atau memperlambat proses kerja. Jika tidak ada komunikasi yang jelas mengenai manfaat SOP, karyawan cenderung mengabaikan atau bahkan menolak menerapkannya.

2. Kurangnya Pemahaman dan Pelatihan

Penerapan prosedur pembelian barang juga sering kali terhambat karena kurangnya pemahaman di antara karyawan. Jika perusahaan tidak menjelaskan SOP dengan baik, karyawan bisa salah menginterpretasikan langkah-langkah yang harus diikuti, sehingga menyebabkan kesalahan dalam pengadaan.

Selain itu, jika tidak ada pelatihan yang memadai, karyawan mungkin tidak tahu bagaimana menerapkan contoh SOP distributor dalam situasi kerja nyata. Untuk itu, perusahaan perlu mengadakan pelatihan berkala dan menyediakan panduan yang mudah dipahami agar seluruh tim memahami SOP purchasing dengan baik.

3. Proses yang Terlalu Kaku dan Tidak Fleksibel

SOP pembelian bahan baku yang terlalu kaku juga bisa menghambat manajemen purchase perusahaan, terutama dalam situasi yang memerlukan keputusan cepat. Jika prosedur pengadaan terlalu panjang atau memiliki banyak tahapan sistematis, memungkinkan perusahaan kehilangan peluang untuk mendapatkan barang dengan harga atau kualitas terbaik.

Selain itu, prosedur yang tidak fleksibel bisa memperlambat operasional bisnis, terutama dalam industri yang dinamis. Untuk mengatasinya, Anda harus menyeimbangkan kepatuhan terhadap SOP dan fleksibilitas dalam penerapannya. Contohnya dengan menetapkan prosedur khusus untuk situasi darurat atau transaksi yang bersifat mendesak.

4. Kurangnya Dukungan Teknologi

Metode manual dalam memantau penerapan SOP pembelian barang dapat menyulitkan proses dan menghambat efisiensi. Contohnya seperti proses pencatatan dan persetujuan pengadaan manual, yang rentan terhadap kesalahan dan keterlambatan.

Kurangnya sistem otomatisasi juga membuat proses pengadaan sulit untuk dimonitor secara real-time, sehingga meningkatkan risiko fraud atau pemborosan. Gunakan software purchasing terbaik yang terintegrasi untuk memastikan setiap proses pembelian lebih transparan, terdokumentasi, dan mudah diaudit.

5. Tidak Adanya Evaluasi dan Perbaikan Berkala

SOP purchase order bukan sekadar dokumen yang dibuat sekali lalu diterapkan selamanya. Tanpa evaluasi berkala, prosedur yang ada bisa saja tidak lagi relevan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Beberapa perusahaan gagal memperbarui SOP mereka, sehingga tetap menggunakan metode yang tidak lagi efektif atau efisien. Maka dari itu, penting untuk melakukan evaluasi berkala dan menyesuaikan SOP berdasarkan data, feedback dari tim purchasing, serta perkembangan industri.

Baca Juga: ScaleOcean Automatic Purchase Order System Terbaik

Peran Teknologi dalam Meningkatkan Efisiensi Proses Purchasing

Agar perusahaan menjalankan proses purchasing sesuai SOP, perusahaan perlu menggunakan teknologi canggih untuk mengoptimalkan setiap tahap pengadaan dengan sistem yang lebih cepat, transparan, dan akurat. Berikut beberapa fungsi dan peran penting teknologi dalam SOP pembelian barang di perusahaan:

1. Otomatisasi Proses Pembelian

Adanya solusi otomatisasi akan membuat perusahaan mengurangi keterlambatan dan kesalahan dalam proses pembelian. Dengan sistem otomatis, pengguna dapat mengajukan permintaan, mendapatkan persetujuan, dan memesan ke vendor lebih cepat tanpa prosedur manual yang berbelit.

Penerapan SOP mengurangi risiko human error dalam pencatatan transaksi dan mempercepat proses verifikasi dokumen. Dengan ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan setiap tahap pengadaan berjalan sesuai SOP yang ditetapkan.

2. Integrasi Sistem Informasi

Anda bisa menggunakan aplikasi purchasing terbaik bisnis, yang memungkinkan setiap departemen mengakses data pembelian secara real-time, sehingga komunikasi dan koordinasi menjadi lebih efisien.

Aplikasi purchasing terbaik bisnis seperti ScaleOcean menjadi rekomendasi terbaik karena mampu menyinkronkan data pengadaan dengan laporan keuangan dan stok barang secara langsung. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan transparansi dalam setiap transaksi.

3. Pemantauan Real-Time

Implementasi teknologi dan sistem purchasing canggih akan membantu perusahaan dalam memantau setiap transaksi purchasing secara real-time. Ini membuat tim manajemen dapat melihat status pengadaan, mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pengiriman barang.

Sistem pemantauan real-time juga dapat memberikan notifikasi otomatis jika ada keterlambatan atau penyimpangan dalam proses pembelian. Selain itu, pemantauan berbasis teknologi juga mempermudah proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap SOP purchasing, sehingga mengurangi risiko fraud atau penyalahgunaan anggaran.

4. Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan

Software purchasing juga menyajikan data akurat yang mendukung analisis mendalam untuk pengambilan keputusan strategis. Dengan begitu, perusahaan dapat mengidentifikasi tren pembelian, mengevaluasi kinerja vendor, serta menemukan peluang untuk negosiasi harga yang lebih baik.

Pantau SOP Purchasing Mudah dan End-to-End dengan Software ScaleOcean

Software purchasing canggih ScaleOcean memudahkan Anda dalam mengelola proses purchasing barang dan menerapkan SOP yang terstruktur. Sistem ini mampu mengotomatisasi dan menyederhanakan SOP purchasing, memastikan setiap tahapan pembelian berjalan sesuai standar perusahaan.

ScaleOcean juga mampu terintegrasi dengan berbagai departemen bisnis seperti purchasing, inventory, finance, dan supply chain management, sehingga mempercepat proses pengadaan tanpa mengorbankan transparansi dan akurasi data. Selain itu, ScaleOcean menawarkan layanan demo gratis dan konsultasi untuk membantu Anda mengoptimalkan penerapannya di perusahaan Anda.

Software purchasing ScaleOcean dapat memberikan banyak keunggulan untuk optimalkan penerapan SOP pembelian barang di perusahaan Anda, yaitu sebagai berikut:

1. Otomatisasi Proses Pembelian. Sistem dapat membuat purchase request dan purchase order otomatis berdasarkan kebutuhan stok atau permintaan departemen terkait. Pengguna dapat mengonfigurasi proses ini untuk memastikan setiap pembelian melewati persetujuan sesuai SOP perusahaan.
2. Kontrol dan Persetujuan Berjenjang. Adanya fitur multi-level approval untuk menetapkan persetujuan berdasarkan nilai transaksi atau kategori barang. Notifikasi otomatis dikirim kepada tim terkait untuk mempercepat proses persetujuan.
3. Manajemen Vendor. Penyimpanan histori transaksi supplier, dengan evaluasi berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Sistem akan memberikan perbandingan beberapa penawaran harga sebelum memutuskan vendor terbaik (RFQ – Request for Quotation).
4. Reporting & Analisis Pengadaan. Tersedia laporan real-time terkait pengeluaran pembelian, analisis harga vendor, serta tren permintaan barang.
5. Integrasi dengan Inventory dan Finance. ScaleOcean menyesuaikan stok berdasarkan pesanan pembelian yang dibuat. Selain itu, sistem otomatis mencatat hutang kepada vendor setelah menerbitkan PO, sehingga mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

Implementasi aplikasi procurement ScaleOcean dengan keunggulan ini dapat mengoptimalkan SOP Purchasing, meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat proses pengadaan barang di perusahaan Anda. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan modul terbaik ScaleOcean!

Kesimpulan

SOP purchasing adalah prosedur penting yang dapat memastikan proses pembelian berjalan dengan efisien, efektif, dan transparan. Prosedur ini tidak hanya membantu mengatur prosedur pembelian, tetapi juga menjamin adanya standarisasi, dan meningkatkan akuntabilitas purchasing management secara menyeluruh.

Untuk mendukung proses ini, Software Procurement ScaleOcean menyediakan berbagai fitur unggulan seperti e-procurement, evaluasi vendor otomatis, pelacakan anggaran, dan integrasi antar-modul.

Semua proses tercatat otomatis, membantu perusahaan memantau kepatuhan SOP secara real-time dan meningkatkan efisiensi operasional. Anda bisa melakukan demo gratis kapan pun untuk dapatkan keunggulan terbaik bagi efisiensi bisnis Anda.