Perbedaan e-Purchasing dan e-Katalog: Pengertian dan Fungsi

Dalam dunia pengadaan modern, e-Purchasing menjadi langkah penting menuju efisiensi dan transparansi. Sistem ini hadir untuk menggantikan proses pembelian manual yang sering kali lambat, rumit, dan rawan kesalahan administrasi. Semua tahapan kini dapat dilakukan secara digital dan terintegrasi.

Berbeda dengan e-Katalog yang berfungsi sebagai platform pembelian produk terverifikasi, e-Purchasing berfokus pada proses transaksi dan pemesanan. Melalui sistem ini, instansi atau perusahaan dapat langsung memesan, memantau, dan menyelesaikan pembelian secara real-time dengan lebih mudah dan akurat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara menyeluruh tentang konsep e-Purchasing, perbedaannya dengan e-Katalog, serta manfaat utamanya bagi pengadaan modern. Pembahasan ini akan membantu Anda memahami bagaimana sistem digital ini mampu meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol dalam proses pembelian.

Key Takeaways

• e-Purchasing adalah proses pengadaan barang atau jasa secara elektronik yang meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam setiap transaksi pembelian melalui sistem digital.
• Cara kerja e-Purchasing dimulai dengan identifikasi kebutuhan, diikuti pemilihan produk, negosiasi harga, pengajuan pesanan, hingga persetujuan dan pengiriman barang atau jasa.
• Peraturan e-Purchasing di Indonesia diatur oleh Peraturan Presiden dan peraturan LKPP yang memastikan sistem pengadaan barang dan jasa berjalan secara transparan dan efisien.
• Pengelolaan e-Purchasing yang tidak terintegrasi dan kurang transparan dapat diatasi dengan ScaleOcean ERP, yang meningkatkan efisiensi dan transparansi sistem pengadaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu e-Purchasing?

e-Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik melalui sistem digital, seperti e-katalog. Sistem ini digunakan untuk mempercepat dan menyederhanakan proses pengadaan, dengan tujuan utama meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam setiap transaksi pembelian.

Proses e-purchasing melibatkan pencarian produk di katalog elektronik, negosiasi harga jika diperlukan, hingga penyelesaian transaksi secara digital. Dengan metode ini, perusahaan dapat mengelola pengadaan dengan lebih mudah, mengurangi biaya administrasi, dan memastikan proses pengadaan yang lebih terstruktur dan terkendali.

Sementara itu, e-katalog adalah sistem elektronik yang berfungsi sebagai platform digital untuk memfasilitasi pengadaan barang dan jasa secara transparan dan efisien, mirip dengan marketplace. E-katalog berisi daftar produk dan jasa dari penyedia yang terverifikasi, lengkap dengan rincian harga, spesifikasi, dan informasi lainnya.

2. Perbedaan e-Purchasing dan e-Katalog 

Perbedaan e-purchasing dan e-katalog terletak pada fungsinya. e-Katalog adalah platform digital yang menyajikan daftar produk atau jasa lengkap dengan harga dan spesifikasinya, berfungsi sebagai etalase atau “marketplace” resmi.

Sementara itu, e-purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui sistem e-katalog tersebut, mencakup seluruh transaksi pembelian hingga penyelesaian pembayaran. Berikut ini penjelasan selengkapnya mengenai perbedaan antara e-purchasing dan e-katalog:

3. Cara Kerja Sistem e-Purchasing

Memahami cara kerja e-purchasing dalam pengadaan barang sangat vital bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah tahapan utama dalam cara kerja sistem e-purchasing yang perlu Anda perhatikan agar proses dapat berjalan lancar.

a. Pencarian Produk dan Identifikasi Kebutuhan

Tahap pertama adalah identifikasi kebutuhan. Pengguna mencari barang atau jasa yang dibutuhkan melalui platform e-katalog elektronik. Pada tahap ini, perusahaan akan menentukan tujuan bisnis serta produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan tersebut, dengan mempertimbangkan anggaran dan sumber daya yang ada.

b. Pemilihan Produk dan Negosiasi

Setelah menemukan produk atau layanan yang sesuai, perusahaan dapat memilih produk dan menentukan jumlah yang dibutuhkan. Jika perlu, negosiasi harga dilakukan melalui sistem e-purchasing, yang memungkinkan diskusi mengenai harga dan syarat lainnya.

Selain itu, e-purchasing memungkinkan perusahaan untuk mengakses data historis harga dan informasi pasar, yang membantu dalam penyusunan anggaran yang lebih akurat dan menguntungkan. Sistem ini juga memungkinkan tawar-menawar secara real-time, mempercepat proses negosiasi dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencapai kesepakatan.

c. Penyusunan Request for Quotation (RFQ) dan Pengajuan Pesanan

Setelah produk dipilih dan harga disepakati, perusahaan perlu menyusun Request for Quotation (RFQ) untuk mengajukan pesanan kepada vendor. RFQ mencakup rincian produk, spesifikasi, dan kriteria yang dibutuhkan. Setelah itu, pesanan diajukan kepada pejabat berwenang untuk disetujui atau diproses lebih lanjut sesuai prosedur internal perusahaan.

d. Persetujuan dan Pengiriman

Setelah pesanan disetujui oleh pejabat yang berwenang, sistem melanjutkan dengan langkah pengiriman barang atau jasa. Selama tahap ini, perusahaan dapat memantau status pesanan secara real-time untuk memastikan bahwa barang atau jasa dikirim sesuai jadwal yang telah disepakati, dengan catatan transparan dalam sistem.

e. Pembayaran dan Penerimaan

Setelah barang atau jasa diterima sesuai pesanan, proses pembayaran dilakukan melalui sistem terintegrasi yang memastikan transaksi tercatat dengan baik. Selain itu, sistem e-purchasing memastikan proses ini terstruktur jelas, memudahkan pengelolaan dan pencatatan setiap transaksi pengadaan.

f. Evaluasi Kinerja Supplier

Setelah transaksi selesai, perusahaan melakukan evaluasi kinerja vendor berdasarkan produk atau layanan yang diberikan. Pengukuran kinerja ini penting untuk memastikan kualitas tetap terjaga dan hubungan bisnis dengan vendor terus ditingkatkan. Dengan cara ini, perusahaan dapat terus memperbaiki efisiensi pengadaan di masa depan.

4. Manfaat Sistem e-Purchasing

E-purchasing membawa cara baru dalam pengadaan barang dan jasa yang lebih cepat, transparan, dan efisien. Melalui sistem digital ini, proses pembelian menjadi lebih terkontrol, akurat, dan mudah dipantau oleh perusahaan maupun instansi pemerintah. Berikut beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dari penerapan sistem ini.

a. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya

E-purchasing mempercepat proses pengadaan barang dan jasa dengan mengotomatisasi setiap tahapan. Dari pencarian produk hingga penyelesaian transaksi, sistem ini memungkinkan pengadaan dilakukan lebih cepat, mengurangi waktu administrasi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

b. Transparansi pengadaan

Setiap transaksi yang dilakukan melalui e-purchasing tercatat secara elektronik, memastikan semua data dapat dipantau secara real-time. Hal ini meningkatkan transparansi, memungkinkan pemantauan yang jelas dan akurat terhadap setiap langkah dalam proses pengadaan, serta meminimalkan potensi manipulasi data.

c. Kontrol Anggaran

Dengan e-purchasing, perusahaan dan instansi pemerintah dapat mengakses berbagai penawaran dari vendor secara lebih mudah dan cepat. Hal ini membantu memperoleh harga yang lebih kompetitif dan sesuai anggaran, yang berujung pada penghematan biaya dalam proses pengadaan barang dan jasa.

d. Meningkatkan Akurasi

Penggunaan sistem elektronik dalam e-purchasing mengurangi kemungkinan kesalahan manual dalam pencatatan transaksi dan pemesanan. Data yang tercatat secara otomatis memastikan proses pengadaan lebih akurat, meningkatkan keandalan dalam pengelolaan anggaran dan pengadaan barang atau jasa.

e. Mengurangi Risiko dalam Proses Seleksi

Sistem e-purchasing secara otomatis memverifikasi dan memperbarui data supplier untuk memastikan keakuratan informasi. Pendekatan ini mengurangi risiko human error serta membantu perusahaan mengidentifikasi potensi supplier berisiko tinggi, sehingga proses seleksi berjalan lebih aman dan terukur.

f. Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier

Melalui platform digital, e-purchasing memfasilitasi komunikasi dua arah yang lebih efektif antara perusahaan dan supplier. Pertukaran informasi real-time menciptakan transparansi, memperkuat kolaborasi, dan mendorong hubungan jangka panjang berbasis kepercayaan dan profesionalisme.

g. Integrasi Data dan Informasi

E-purchasing menyatukan seluruh data supplier dalam satu sistem terpusat, memungkinkan analisis menyeluruh terhadap harga, kualitas, dan kinerja pengiriman. Dengan visibilitas ini, perusahaan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih efisien, strategis, dan selaras dengan tujuan bisnis.

h. Pelacakan Purchase Order

Salah satu manfaat penting e-purchasing adalah kemampuannya untuk melacak purchase order secara real-time. Fitur ini membantu perusahaan memantau status pemesanan sejak dibuat hingga diterima, memastikan transparansi proses, mempercepat tindak lanjut, dan mengurangi risiko keterlambatan pengiriman.

5. Tujuan e-Katalog untuk Pengadaan

e-Katalog dibuat sebagai bagian dari reformasi sistem pengadaan pemerintah untuk menciptakan proses yang lebih transparan, efisien, dan akuntabel. Platform ini tidak hanya mempermudah instansi pemerintah dalam memperoleh barang dan jasa, tetapi juga membuka peluang yang lebih luas bagi pelaku usaha di seluruh Indonesia.

Beberapa tujuan utama dari penerapan e-Katalog antara lain:

a. Menyederhanakan Proses Pengadaan

Melalui e-Katalog, proses pengadaan barang dan jasa menjadi jauh lebih cepat karena tidak lagi memerlukan tender panjang. Instansi pemerintah dapat langsung memilih produk dari katalog digital yang telah terverifikasi, sehingga pengadaan dapat dilakukan dengan lebih praktis dan efisien.

b. Meningkatkan Efisiensi, Transparansi, dan Akuntabilitas

Seluruh aktivitas pengadaan tercatat secara digital dan dapat dipantau secara real-time. Hal ini meningkatkan transparansi, meminimalkan potensi penyimpangan, serta memastikan setiap transaksi dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.

c. Memudahkan Perbandingan Produk

Melalui e-Katalog, pengguna dapat melihat informasi produk secara lengkap, termasuk spesifikasi teknis, harga, hingga asal produk. Data yang terbuka ini membantu instansi dalam melakukan perbandingan yang objektif untuk mendapatkan penawaran terbaik.

d. Memberi Akses Lebih Luas bagi Pelaku Usaha Lokal dan UMKM

Sistem e-Katalog membuka kesempatan yang lebih adil bagi pelaku usaha lokal, termasuk UMKM, untuk ikut serta dalam pengadaan pemerintah. Dengan proses yang lebih terbuka dan sederhana, mereka tidak perlu bersaing dalam tender besar yang seringkali sulit dijangkau.

e. Dapat Menghubungi Pemasok

e-Katalog mempermudah komunikasi langsung antara pembeli dan pemasok hanya melalui platform digital. Dengan sistem chat yang tersedia, pembeli dapat melakukan klarifikasi mengenai produk atau melakukan negosiasi harga, yang memungkinkan transaksi lebih transparan dan menghindari kesalahan pembelian.

f. Update Produk Secara Real-Time

Keunggulan lain dari e-Katalog adalah kemampuan untuk memantau ketersediaan produk secara real-time. Jika pemasok kehabisan stok, sistem akan segera memberi informasi pembaruan, sehingga pembeli selalu tahu status produk yang dipesan dan dapat mengantisipasi kekurangan atau keterlambatan.

g. Mudah Komplain Barang

Meski berbasis platform online, e-Katalog dilengkapi dengan sistem keamanan yang menjamin data pribadi perusahaan tetap terlindungi. Fitur ini juga memungkinkan pembeli untuk mengajukan komplain atau retur jika produk yang diterima tidak sesuai dengan deskripsi yang tertera, dan dengan mudah mengatur pengembalian atau pergantian barang.

6. Kekurangan e-Purchasing

Untuk membantu Anda dalam mengenali sistem ini dengan baik, ketahui keseluruhan kelebihan dan kekurangan e-purchasing. Di part ini, kami akan memberikan Anda beberapa penjelasan tentang kelemahan software pembelian ERP.

a. Gangguan Teknis

Seperti yang kita tahu, e-purchasing menggunakan teknologi terbaru untuk melakukan seluruh alur pembelian barang jasa. Jika ada masalah teknis atau jaringan yang down, maka perusahaan tidak dapat melakukan pengadaan dengan efektif. Oleh karena itu, bisnis Anda harus memastikan bahwa sistem e-purchasing mereka dapat selalu berjalan dengan lancar.

b. Kesulitan Mencari Sistem Tepat

Memilih vendor ERP yang tepat tidaklah mudah, karena tidak semuanya menyediakan software e-purchasing, apalagi yang menyediakan layanan kustomisasi. Selain itu, banyak hal yang harus diperhatikan dalam memilih aplikasi pembelian. Maka dari itu, pilihlah sistem dengan fitur-fitur yang sesuai dengan alur pengadaan di perusahaan. Sehingga, Anda tidak perlu mengubah cara pembelian dan kesulitan dalam beralih ke software baru.

c. Kualitas Barang

Ketika melakukan pembelian menggunakan e-purchasing, perusahaan tidak dapat memeriksa barang secara langsung, dan hanya bisa cek melakui katalog elektronik. Hal ini dapat menyebabkan munculnya masalah kualitas barang yang tidak sesuai dengan harapan Anda. 

7. Tata Cara Memilih Sistem e-Puchasing yang Baik

Dalam mengimplementasikan e-Purchasing, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor. Pertama, pastikan bahwa software yang digunakan dapat terintegrasi dengan aplikasi lainnya dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis. Hal ini termasuk fitur-fitur dan solusi yang ditawarkan.

Kedua, Anda juga perlu mempertimbangkan aspek keamanan yang ada pada software. Seperti yang kita tahu, aplikasi ini menyimpan data sensitif perusahaan seperti data keuangan, informasi karyawan, dan supplier. Oleh karena itu, bisnis Anda perlu memastikan bahwa sistem ERP pada procurement yang digunakan dapat melindungi data dengan baik dan mematuhi standar keamanan yang berlaku.

Ketiga, pertimbangkan dukungan teknis yang tersedia dalam penggunaan e-Purchasing. Perusahaan perlu memastikan untuk memilih vendor ERP yang dapat memberikan support memadai dan responsif dalam mengatasi masalah yang terjadi. Sehingga, bisnis Anda bisa menjalankan pengadaan dengan lancar tanpa kendala.

8. Dasar Hukum e-Purchasing di Indonesia

Pengadaan barang dan jasa melalui e-purchasing di Indonesia diatur oleh berbagai peraturan yang memastikan sistem berjalan dengan transparan, efisien, dan akuntabel. Beberapa dasar hukum yang mendasari implementasi e-purchasing di sektor publik antara lain:

a. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018

Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya mengatur prosedur dan mekanisme pengadaan yang wajib diikuti oleh instansi pemerintah. Peraturan ini memberikan dasar hukum bagi penerapan sistem e-purchasing dalam pengadaan barang dan jasa di sektor pemerintah.

b. Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021

Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 9 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Toko Daring dan Katalog Elektronik mengatur penggunaan e-katalog dan sistem pengadaan berbasis digital lainnya. Peraturan ini menetapkan ketentuan mengenai toko daring yang memfasilitasi proses pengadaan barang dan jasa pemerintah secara efisien dan transparan.

9. Contoh Proses e-Purchasing dalam Berbagai Industri

E-purchasing kini digunakan di berbagai sektor industri untuk meningkatkan efisiensi pengadaan barang dan jasa. Berikut adalah beberapa contoh proses e-purchasing yang dapat diterapkan dalam berbagai industri:

a. Pemerintahan dan Lembaga Publik

Dalam sektor pemerintahan, e-purchasing digunakan untuk pengadaan barang dan jasa yang cukup beragam. Ini termasuk barang operasional kantor seperti alat tulis, komputer, printer, serta peralatan elektronik yang dibutuhkan oleh kementerian dan pemerintah daerah.

b. Industri Manufaktur

Di sektor manufaktur, e-Purchasing memperoleh bahan baku dan peralatan produksi secara cepat dan efisien. Pembelian bahan konstruksi, pupuk, atau komponen mesin dapat dilakukan melalui satu platform digital yang terintegrasi, memastikan kelancaran rantai pasok.

Selain itu, sistem ini juga digunakan untuk pengadaan perangkat keras, perangkat lunak, dan solusi IT yang mendukung operasional pabrik. Hasilnya, efisiensi meningkat, waktu tunggu berkurang, dan manajemen produksi menjadi lebih terukur serta berorientasi pada hasil.

c. Industri Konstruksi

Dalam industri konstruksi, e-purchasing berperan penting dalam mengatur kebutuhan material seperti semen, baja, dan peralatan berat. Platform ini juga memperkuat kolaborasi antara kontraktor dan pemasok dengan menyediakan data real-time terkait stok, pengiriman, dan harga pasar yang membantu mengontrol anggaran, jadwal, dan volume pengadaan.

d. Sektor Kesehatan

Dalam sektor kesehatan, e-purchasing memainkan peran penting dalam pengadaan obat-obatan, alat kesehatan, dan perlengkapan medis lainnya yang dibutuhkan oleh rumah sakit atau fasilitas kesehatan pemerintah. Proses ini memastikan bahwa pengadaan barang penting dilakukan dengan cara yang lebih cepat, efisien, dan transparan.

e. Industri Catering dan Restoran

Selanjutnya, e-purchasing membantu industri catering dan bisnis kuliner dalam pengadaan bahan makanan dan perlengkapan lainnya. Misalnya, bahan baku seperti daging, sayuran, dan produk makanan lainnya dapat dibeli melalui platform e-katalog.

Melalui sistem daring, pemilik usaha dapat memantau harga, memesan bahan, dan mengelola inventori dengan lebih efisien. Alhasil, operasional dapur berjalan lebih lancar dan biaya pembelian dapat dioptimalkan.

f. Produk Inovasi dan UMKM

Terakhir, e-purchasing juga menjadi sarana bagi UMKM dan produsen lokal untuk memperluas akses pasar. Produk seperti kerajinan, bahan konsumsi, dan inovasi teknologi kini lebih mudah ditemukan oleh instansi maupun perusahaan besar.

Dengan sistem ini, pelaku usaha kecil dapat bersaing secara sehat melalui platform digital yang transparan. Selain meningkatkan eksposur, e-purchasing turut mendorong pertumbuhan ekonomi lokal dan inovasi dalam negeri.

10. Kesimpulan

e-Purchasing telah menjadi langkah signifikan dalam meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dengan sistem yang terintegrasi dan otomatis, proses pengadaan menjadi lebih cepat, terstruktur, dan mudah dipantau.

Memahami perbedaan e-purchasing dan e-katalog menjadi hal penting agar setiap instansi atau perusahaan dapat memaksimalkan fungsinya secara tepat. Jika e-Katalog berperan sebagai daftar produk terverifikasi, maka e-purchasing berfokus pada proses transaksi dan pengelolaan pembelian yang efisien.

Meskipun terdapat beberapa tantangan teknis dan kualitas barang yang perlu diperhatikan, penerapan e-purchasing di berbagai industri terbukti memberikan dampak positif, mulai dari penghematan waktu hingga pengelolaan anggaran yang lebih baik. Jika Anda ingin merasakan langsung manfaatnya, cobalah demo gratis software ScaleOcean dan lihat bagaimana sistem kami dapat mengoptimalkan proses pembelian di perusahaan Anda.