Proses pengadaan barang atau procurement merupakan kegiatan penting dalam perusahaan. Namun, proses ini, terutama yang melibatkan skala besar atau kompleksitas tinggi yang dapat diatasi dengan ERP procurement, dapat menjadi rumit dan merepotkan, terutama jika perusahaan harus mengelola pengadaan barang dalam jumlah besar.
Sistem ERP adalah perangkat lunak yang mampu mengintegrasikan dan memusatkan berbagai pekerjaan bisnis ke dalam satu sistem terpadu. Keunggulan sistem ERP mencakup seluruh lini operasional perusahaan, termasuk proses procurement. Dengan menerapkan software ERP dalam proses pengadaan, perusahaan dapat meraih berbagai manfaat signifikan.
ERP procurement adalah bagian dari sistem ERP yang dirancang untuk mengelola keseluruhan alur pengadaan barang dan jasa untuk bisnis. Sistem ini meningkatkan efisiensi, menekan biaya pengadaan, serta mengoptimalkan operasional procurement, sehingga proses berjalan lebih lancar dan hemat biaya.
Salah satu keuntungan utama penggunaan ERP dalam sistem procurement adalah peningkatan akurasi data. Hal ini disebabkan oleh kemampuan aplikasi ERP dalam mendukung otomatisasi pengolahan data. Selain itu, berbagai pekerjaan terkait procurement dapat diselesaikan dengan lebih efisien dan dalam waktu yang lebih singkat.
Key Takeaways
ERP procurement adalah bagian dari sistem ERP yang dirancang untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa dalam perusahaan secara terintegrasi.
Salah satu manfaat utama ERP procurement adalah kemampuannya untuk memantau stok secara real-time melalui integrasi dengan modul kelola gudang.
ERP procurement membantu mengidentifikasi dan mencegah potensi penipuan serta korupsi melalui alur kerja persetujuan yang ketat dan jejak audit transaksi yang lengkap.
ScaleOcean adalah penyedia aplikasi procurement berbasis ERP terbaik di Indonesia yang mampu melancarkan proses pembelian, sehingga memberikan keuntungan bisnis yang lebih besar.
Berikut adalah daftar manfaat penggunaan ERP procurement lainnya yang bisa Anda peroleh:
1. Memantau Stok Secara Real-Time
Memiliki visibilitas stok secara real-time melalui modul kelola gudang yang terintegrasi dengan ERP procurement sangat krusial untuk efisiensi operasional.
Ketika permintaan pembelian (purchase requisition) dibuat oleh departemen yang membutuhkan barang dan dikonversi menjadi pesanan pembelian (purchase order) menggunakan fitur pembuatan purchase requisition dan purchase order,sistem secara otomatis mencatat transaksi ini.
Saat barang yang dipesan diterima dan diverifikasi di gudang, sistem langsung memperbarui catatan inventaris. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengetahui dengan tepat jumlah dan lokasi setiap item stok pada waktu tertentu.
Dengan informasi ini, perusahaan dapat menghindari situasi kehabisan stok yang dapat menghentikan produksi atau mengecewakan pelanggan, serta mencegah penumpukan stok berlebih yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko kerusakan atau kadaluarsa.
2. Menghemat Waktu
Manfaat menerapkan ERP dalam procurement sangat terasa dalam penghematan waktu yang signifikan. Proses pembuatan purchase requisition dan purchase order menjadi lebih cepat dan mudah dengan formulir digital yang terstandarisasi dan alur kerja otomatis.
Alih-alih proses manual yang melibatkan kertas dan persetujuan fisik, alur kerja persetujuan pembelian dalam sistem ERP memungkinkan permintaan dan pesanan disetujui secara elektronik oleh pihak yang berwenang, mengurangi penundaan dan mempercepat siklus pengadaan.
Selain itu, sistem secara otomatis mencatat setiap transaksi pembelian, mulai dari permintaan hingga penerimaan barang dan pembayaran (bagian dari proses procure to pay), menghilangkan kebutuhan untuk input data manual yang berulang dan rentan terhadap kesalahan, sehingga membebaskan staf untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
ERP sistem pembelian grosir dan ERP procurement secara keseluruhan memberikan visibilitas yang komprehensif atas semua pengeluaran terkait pengadaan melalui fitur pengelolaan pengeluaran.
Sistem melacak setiap transaksi pembelian, termasuk biaya barang, pengiriman, pajak, dan biaya lain-lain. Fitur pemantauan dan pengawasan kinerja penyedia memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi vendor berdasarkan berbagai kriteria, termasuk harga, kualitas barang atau jasa, dan ketepatan waktu pengiriman.
Informasi ini sangat berharga untuk akuntansi biaya perusahaan karena memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana anggaran pengadaan digunakan.
Dengan data ini, perusahaan dapat mengidentifikasi vendor yang menawarkan nilai terbaik, menegosiasikan harga yang lebih kompetitif, dan membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas untuk mengoptimalkan anggaran pengadaan secara keseluruhan.
Perbedaan utama antara keduanya terletak pada tujuan dan cakupan informasi yang disajikan, di mana akuntansi biaya lebih terfokus pada operasional dan akuntansi manajemen pada aspek pengelolaan dan perencanaan bisnis secara keseluruhan.
4. Meningkatkan Transparansi dan Akurasi Data
ERP procurement meningkatkan transparansi di seluruh proses procure to pay dengan mencatat setiap langkah secara digital.
Mulai dari pembuatan purchase requisition dan purchase order,proses persetujuan pembelian dengan jejak audit yang jelas, penerimaan barang yang tercatat dalam modul kelola gudang, hingga proses pembayaran yang terintegrasi dengan software akuntansi, semuanya terdokumentasi dalam sistem.
Fitur pengelolaan vendor menyimpan semua informasi penting tentang vendor, termasuk detail kontak, riwayat transaksi, persyaratan kontrak, dan informasi kinerja, dalam satu lokasi terpusat, memastikan data yang akurat dan mudah diakses oleh semua pihak yang berwenang.
Otomatisasi input data dan validasi informasi dalam sistem secara signifikan mengurangi risiko kesalahan manusia, sehingga meningkatkan akurasi data keuangan dan operasional yang penting untuk pelaporan dan analisis yang handal.
5. Membantu Pengambilan Keputusan Strategis
Data yang terkumpul dalam sistem ERP untuk procurement memberikan insight berharga untuk pengambilan keputusan strategis terkait pengadaan.
Laporan yang dihasilkan dari fitur pengelolaan pengeluaran memberikan gambaran tentang tren pengeluaran dari waktu ke waktu, mengidentifikasi area di mana penghematan dapat dilakukan atau di mana pengeluaran meningkat.
Fitur pemantauan dan pengawasan kinerja penyedia menyediakan data tentang kinerja vendor, seperti tingkat pengiriman tepat waktu, kualitas barang atau jasa, dan responsivitas.
Dengan menganalisis data ini, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih informatif tentang pemilihan vendor jangka panjang, strategi negosiasi, perencanaan anggaran, dan pengembangan hubungan vendor yang lebih kuat.
Semua hal itu adalah aspek berkontribusi pada efektivitas keseluruhan strategi pengadaan perusahaan dan menggunakan ERP untuk pertumbuhan bisnis.
6. Mengidentifikasi dan Mencegah Penipuan dan Korupsi
Alur kerja persetujuan yang ketat melalui fitur persetujuan pembelian yang dapat dikustomisasi dalam ERP procurement memastikan bahwa setiap permintaan pembelian dan pesanan pembelian harus melalui serangkaian persetujuan dari pihak yang berwenang berdasarkan aturan dan batasan yang ditetapkan perusahaan.
Catatan transaksi yang transparan dan lengkap yang disimpan oleh sistem, termasuk informasi tentang siapa yang membuat permintaan, siapa yang menyetujui, dan vendor mana yang dipilih, menciptakan jejak audit yang kuat.
Hal ini memudahkan untuk melacak setiap transaksi dan mengidentifikasi potensi aktivitas yang mencurigakan atau tidak sah, sehingga membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mencegah penipuan serta praktik korupsi dalam proses pengadaan.
7. Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Regulasi dan Standar
ERP procurement membantu perusahaan meningkatkan kepatuhan terhadap berbagai regulasi internal dan eksternal serta standar industri yang berlaku. Sistem dapat dikonfigurasi untuk memberlakukan aturan persetujuan tertentu berdasarkan kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan.
Selain itu, sistem secara otomatis menyimpan catatan yang lengkap dari semua transaksi pengadaan, termasuk informasi vendor dan kontrak, yang penting untuk keperluan audit dan pelaporan kepatuhan.
Fitur pengelolaan vendor juga dapat digunakan untuk menyimpan dan melacak informasi kepatuhan vendor, seperti sertifikasi, lisensi, dan pemenuhan standar kualitas, membantu perusahaan memastikan bahwa mereka hanya berbisnis dengan vendor yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
8. Kesimpulan
Itulah berbagai alasan di balik pentingnya sistem ERP untuk procurement. Anda pun bisa memperoleh berbagai kemudahan di atas bila menggunakan perangkat ERP yang tepat. Selain itu, Anda pun perlu untuk memilih provider yang tepat pula. Yuk percayakan seluruh proses pengadaan Anda ke ScaleOcean.
ScaleOcean menghadirkan aplikasi procurement berbasis ERP terbaik di Indonesia. Hal ini dibuktikan oleh banyaknya perusahaan ternama yang telah memilih ScaleOcean untuk membantu operasional mereka. Lancarkan proses pembelian di bisnis Anda dan dapatkan keuntungan yang lebih besar bersama ScaleOcean.
FAQ:
1. Apa itu ERP dalam pengadaan?
ERP dalam pengadaan merujuk pada penggunaan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk mengelola proses pembelian barang dan jasa dari pemasok terpilih. Sistem ini dilengkapi dengan perangkat lunak otomatisasi pengadaan berbasis cloud yang terintegrasi, sehingga mempermudah dan meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan di perusahaan.
2. Procurement itu kerjanya apa?
Procurement adalah proses yang melibatkan analisis kebutuhan perusahaan, pembuatan permintaan, pemilihan vendor, pemesanan, dan evaluasi pengadaan. Tugas utama procurement mencakup perencanaan, analisis, dan evaluasi terhadap proses pengadaan barang atau jasa. Berbeda dengan purchasing, yang lebih berfokus pada aktivitas transaksi pengadaan.
3. Apa beda purchasing dan procurement?
Perbedaan antara purchasing dan procurement terletak pada ruang lingkup dan tujuannya. Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang mencakup evaluasi pemasok dan barang yang ditawarkan, serta negosiasi kontrak. Sementara itu, purchasing lebih fokus pada proses pembelian barang atau jasa dari pemasok yang telah dipilih dalam tahap procurement. Keduanya saling terkait, tetapi procurement memiliki peran yang lebih luas.
4. Apa saja jenis procurement?
Terdapat empat jenis procurement yang umum digunakan, yaitu:
1. Direct Procurement, yang berfokus pada pembelian barang atau bahan yang langsung digunakan dalam produksi.
2. Indirect Procurement, yang mencakup pembelian barang atau jasa yang mendukung operasional tetapi tidak langsung terkait dengan produksi.
3. Goods Procurement, yang berfokus pada pengadaan barang fisik untuk keperluan perusahaan.
4. Service Procurement, yang mencakup pengadaan layanan, seperti konsultasi atau pemeliharaan, yang diperlukan oleh perusahaan.
Key Takeaways
