Mengapa Cloud Procurement Penting bagi Perusahaan Anda

ScaleOcean Team
Posted on
Daftar Isi [hide]
Share artikel ini

Cloud procurement kini menjadi solusi strategis dalam transformasi digital pengadaan barang dan jasa. Sistem berbasis cloud memungkinkan seluruh proses pengadaan dikelola secara real time, mulai dari permintaan pembelian hingga manajemen vendor, dengan efisiensi yang lebih tinggi dan pengawasan yang terpusat.

Berbeda dari metode manual yang rawan keterlambatan dan kesalahan, cloud procurement menawarkan transparansi dan akurasi lebih tinggi. Proses pengadaan dapat dipantau secara real time, meningkatkan koordinasi antar departemen, mempercepat pengambilan keputusan, dan membantu perusahaan mengelola biaya secara lebih efisien.

Dalam artikel ini akan dibahas secara komprehensif mengenai apa itu cloud procurement, cara kerja, manfaat utama, serta tantangan dan biaya implementasi yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan yang ingin mengoptimalkan strategi pengadaannya.

starsKey Takeaways
  • Cloud procurement adalah praktik pembelian barang dan jasa menggunakan platform cloud computing untuk mengelola seluruh proses pengadaan secara online.
  • Cloud procurement menawarkan efisiensi, otomatisasi proses, fleksibilitas, kontrol lebih baik, serta integrasi dengan sistem lain untuk manajemen pengadaan yang lebih efisien.
  • Tantangan yang dihadapi dalam implementasi cloud procurement meliputi pelatihan pengguna, ketergantungan pada koneksi internet, keterbatasan kustomisasi, dan biaya implementasi yang tinggi.
  • Proses pengadaan manual sering memakan waktu dan rentan kesalahan, tetapi Software Procurement ScaleOcean dapat mengatasinya dengan kontrol manajemen vendor dan pesanan.

Coba Demo Gratis!

requestDemo

Apa itu Cloud Procurement?

Cloud procurement adalah pendekatan modern dalam mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa menggunakan platform berbasis cloud. Dibandingkan metode konvensional, sistem ini mengintegrasikan seluruh proses pengadaan dalam satu sistem yang terhubung secara real-time agar dapat diakses secara langsung oleh pihak berkepentingan.

Solusi ini berfungsi berfungsi untu mengotomatiskan alur kerja, meningkatkan visibilitas dan kolaborasi antar pemangku kepentingan, serta meminimalkan biaya operasional dan risiko human error. Selain itu, cloud procurement memungkinkan perusahaan beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan kebutuhan dan dinamika pasar.

Cara Kerja Cloud Procurement

Cloud procurement menyediakan solusi terintegrasi yang mengoptimalkan seluruh siklus pengadaan barang dan jasa dari awal hingga akhir. Dengan sistem berbasis cloud, perusahaan dapat mengelola pengadaan secara lebih efisien, transparan, dan akurat. Berikut adalah cara kerja cloud procurement dalam proses pengadaan:

1. Platform Terpusat untuk Seluruh Aktivitas Pengadaan

Cloud procurement mengonsolidasikan seluruh aktivitas pengadaan ke dalam satu platform digital terpusat. Melalui sistem ini, proses seperti manajemen pemasok, permintaan pembelian, pembuatan PO, hingga pelacakan pengeluaran dapat dilakukan secara terpadu untuk meningkatkan visibilitas dan koordinasi antar pemangku kepentingan.

Pendekatan berbasis cloud menyediakan solusi menyeluruh untuk siklus procurement dari awal hingga akhir (Source-to-Pay). Dengan sistem terintegrasi tersebut, proses pengadaan dan administrasi kontrak menjadi lebih transparan, efisien, dan mendukung pengambilan keputusan yang cepat serta akurat.

2. Otomatisasi untuk Mengurangi Kesalahan Manual

Dengan menggunakan otomatisasi, cloud procurement mengurangi ketergantungan pada intervensi manual dalam proses pengadaan. Tugas-tugas berulang, seperti pemrosesan pesanan atau persetujuan pembelian, dapat diotomatisasi, mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses, dan meningkatkan akurasi dalam pencatatan transaksi.

3. Akses Real-Time dan Konektivitas Instan

Sistem berbasis cloud memungkinkan pengguna untuk mengakses data pengadaan kapan saja dan di mana saja. Konektivitas instan menyatukan data, proses, dan alat secara real-time, hal ini memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat dan memastikan transparansi lebih dalam seluruh siklus pengadaan perusahaan.

4. Analitik dan Pelaporan Terintegrasi

Cloud procurement dilengkapi dengan alat analitik yang memungkinkan perusahaan menganalisis data pengadaan secara mendalam. Dengan menggunakan analitik ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih strategis, mengidentifikasi tren pengeluaran, dan menemukan peluang untuk penghematan biaya dalam proses pengadaan.

5. Menghilangkan Kebutuhan Infrastruktur Fisik

Terakhir, cloud based procurement juga menghilangkan kebutuhan akan infrastruktur fisik yang kompleks, seperti server lokal. Dengan menggunakan platform berbasis cloud, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan fleksibilitas, dan mempermudah akses pemantauan pengadaan oleh seluruh tim pengadaan.

Mengapa Perusahaan Perlu Beralih ke Cloud Procurement?

Mengapa Perusahaan Perlu Beralih ke Cloud Procurement?

Cloud based procurement menawarkan berbagai keuntungan yang dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memfasilitasi pengelolaan pengadaan yang lebih baik. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dengan menggunakan cloud procurement.

1. Efisiensi dan Otomatisasi Proses Operasional

Cloud based procurement menghadirkan efisiensi melalui otomatisasi berbagai proses rutin seperti permintaan pembelian dan pengelolaan vendor. Dengan mengurangi intervensi manual, perusahaan dapat mempercepat alur kerja, meminimalkan kesalahan, serta menekan biaya operasional tanpa mengorbankan akurasi dan kualitas.

Sebanyak 52% perusahaan melaporkan peningkatan efektivitas setelah mereka menerapkan sistem Cloud Procurement. Peningkatan ini mencakup pengurangan waktu siklus pengadaan serta transparansi yang lebih baik dalam setiap tahap proses pengadaan.

2. Fleksibilitas dan Skalabilitas

Platform cloud procurement ini dapat diakses kapan saja dan di mana saja, serta dirancang untuk tumbuh seiring kebutuhan bisnis. Sistem ini juga tidak memerlukan investasi infrastruktur tambahan. Ketika volume transaksi meningkat atau pasar berubah, sistem dapat beradaptasi dengan cepat, menjaga fleksibilitas bisnis di tengah dinamika bisnis.

3. Visibilitas dan Kontrol Lebih

Melalui akses data real-time, cloud based procurement system memberikan transparansi menyeluruh terhadap seluruh aktivitas pengadaan. Hal ini memungkinkan tim manajemen untuk mengambil keputusan strategis yang lebih baik dan mengidentifikasi peluang penghematan dengan dasar informasi yang lebih akurat dan terukur..

4. Integrasi dengan Sistem Lain

Cloud procurement dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, misalnya ERP, SCM, ataupun WMS. Integrasi ini memungkinkan alur kerja yang lebih mulus, memperbaiki koordinasi antar departemen dan menjaga konsistensi data lintas fungsi dalam satu ekosistem digital yang terpadu.

5. Penggunaan Biaya yang Lebih Rendah

Dengan menghilangkan kebutuhan akan server fisik dan perawatan perangkat keras, sistem pengadaan cloud membantu menekan biaya investasi dan operasional. Model berbasis langganan (subscription) juga memberikan fleksibilitas biaya yang lebih terukur, yang memungkinkan penghematan biaya signifikan dalam jangka panjang.

6. Manajemen Risiko dan Kepatuhan Regulasi

Dengan sistem cloud procurement, memungkinkan pengawasan yang lebih baik terhadap transaksi dan kebijakan pengadaan. Sistem ini memberikan kontrol yang lebih baik terhadap transaksi dan mencegah potensi penyalahgunaan atau pelanggaran peraturan yang dapat berdampak buruk pada perusahaan.

7. Kolaborasi yang Lebih Baik Antar Departemen

Sistem cloud procurement ini meningkatkan ruang kolaborasi lintas departemen dengan membagikan data secara real-time, memungkinkan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data yang akurat. Sehingga tim pengadaan dan departemen lain, seperti keuangan, penjualan, dan logistik dapat bekerja dengan ritme yang sama.

8. Perlindungan Data dan Keamanan Informasi

Terakhir, keamanan menjadi prioritas utama dalam sistem cloud procurement. Dengan enkripsi, autentikasi dua faktor, dan pemulihan data yang efektif, sistem ini menjamin perlindungan terhadap data sensitif. Ini membantu mencegah akses tidak sah dan memastikan kontinuitas operasional meskipun terjadi gangguan teknis atau ancaman siber.

Tahapan Pengadaan dengan Cloud Procurement

Proses pengadaan barang atau jasa melalui cloud procurement mencakup beberapa tahapan penting yang memastikan pengadaan berlangsung efisien, transparan, dan terkelola dengan baik. Berikut adalah tahapan utama yang terlibat dalam pengadaan menggunakan sistem cloud procurement:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama adalah menentukan barang atau layanan cloud yang dibutuhkan oleh perusahaan, termasuk spesifikasi teknis dan model layanan seperti SaaS, PaaS, atau IaaS. Menentukan dengan jelas kebutuhan ini memastikan bahwa pengadaan dilakukan dengan tujuan yang jelas dan terukur.

2. Pemilihan Penyedia dan e-Sourcing

Pada tahap ini, perusahaan mencari dan mengevaluasi penyedia layanan cloud melalui metode elektronik, seperti e-catalog dan e-auction. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk membandingkan kualitas dan harga layanan secara efisien, sehingga memilih penyedia yang memberikan nilai terbaik.

3. Pembuatan Permintaan Pembelian

Setelah penyedia dipilih, perusahaan mengirimkan permintaan pembelian (PR) melalui sistem cloud untuk memulai proses pengadaan. Sistem ini menyederhanakan pengajuan permintaan dan memungkinkan alur kerja yang lebih cepat dan lebih terkontrol.

4. Evaluasi dan Negosiasi

Tahap ini melibatkan perbandingan penawaran dari berbagai vendor, negosiasi harga, dan evaluasi rekam jejak serta kepuasan pelanggan penyedia. Dengan menggunakan sistem cloud, proses negosiasi menjadi lebih efisien dan terpantau, serta membantu perusahaan memilih penyedia yang menawarkan kondisi terbaik.

5. Pembuatan Pesanan Pembelian

Setelah negosiasi selesai, perusahaan perlu membuat dan mengirimkan pesanan pembelian (purchase order) secara digital kepada vendor yang terpilih. Proses ini mengurangi kesalahan administratif dan memastikan pesanan tercatat secara tepat dan transparan.

6. Manajemen Kontrak dan Persetujuan

Setelah pesanan disetujui, kontrak dengan vendor disiapkan dan dikelola secara digital. Sistem cloud memfasilitasi persetujuan otomatis dari permintaan yang sesuai dengan ketentuan, mempercepat waktu proses dan memastikan kesesuaian antara dokumen yang diperlukan.

7. Penerimaan dan Verifikasi

Barang atau jasa yang diterima diverifikasi dengan pesanan pembelian (PO) untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan. Faktur kemudian diproses secara elektronik, hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan dan mempercepat penyelesaian transaksi.

8. Pembayaran

Pembayaran kepada pemasok dilakukan melalui sistem pembayaran elektronik yang terintegrasi dengan cloud procurement. Hal ini memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, aman, dan efisien, mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan keuangan.

9. Pencatatan dan Audit

Langkah terakhir adalah penyimpanan seluruh catatan transaksi dan riwayat pengadaan dalam sistem sebagai referensi audit di masa mendatang. Platform cloud memastikan data tersimpan dengan aman dan mudah diakses, sekaligus mendukung kepatuhan terhadap kebijakan internal maupun regulasi eksternal perusahaan.

Fitur-fitur dalam Cloud Procurement

Fitur-fitur dalam Cloud Procurement

Cloud procurement menawarkan berbagai fitur yang mendukung pengelolaan pengadaan barang dan jasa secara efisien, transparan, dan otomatis. Berikut adalah beberapa fitur utama dari cloud procurement yang dapat meningkatkan efektivitas dan mempermudah proses pengadaan.

1. E-Catalog

E-catalog menyediakan katalog produk dan layanan dari berbagai pemasok yang terintegrasi dengan platform pengadaan. Tim procurement dapat dengan mudah mencari produk, membandingkan harga, dan memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, memastikan transparansi dan pilihan terbaik dalam pengadaan barang dan jasa.

2. Approval Workflow

Approval workflow memungkinkan pengaturan alur persetujuan berdasarkan tingkat otoritas dan aturan yang berlaku. Dengan proses yang dapat disesuaikan, perusahaan dapat mempercepat pengambilan keputusan pengadaan sesuai dengan kebijakan internal, memastikan bahwa setiap transaksi disetujui oleh pihak yang tepat sesuai dengan prosedur.

3. Request and Purchase Order Management

Fitur ini mengotomatiskan pembuatan permintaan pembelian dan pesanan pembelian setelah persetujuan. Dengan memanfaatkan formulir atau katalog yang telah ditentukan, perusahaan dapat mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses pengadaan, dan memastikan bahwa semua dokumen tercatat dengan benar dalam sistem.

4. Vendor Management

Sistem pengadaan cloud juga memungkinkan pendaftaran, onboarding, dan manajemen informasi pemasok secara elektronik. Sistem ini mempermudah komunikasi terpusat dengan pemasok dan memastikan bahwa data yang terkait selalu terkini, sehingga hubungan dengan pemasok dapat dikelola dengan efisien dan transparan sepanjang siklus pengadaan.

5. Workflow Automation

Dengan otomatisasi alur kerja, dokumen pengadaan dapat dirutekan secara otomatis untuk persetujuan, mulai dari permintaan pembelian hingga faktur. Fitur ini menghilangkan kebutuhan untuk intervensi manual, mempercepat proses persetujuan, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi di seluruh operasional pengadaan bisnis.

6. Expense and Budget Tracking

Fitur pelacakan pengeluaran dan anggaran memberikan visibilitas real-time terhadap semua transaksi pengadaan. Dengan kemampuan untuk mengelola anggaran secara langsung, perusahaan dapat mengontrol biaya yang tidak terduga, memastikan pengadaan tetap sesuai anggaran, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

7. Supplier Self-Service Portal

Supplier self-service portal memungkinkan pemasok untuk memperbarui data mereka, mengelola pengiriman, dan memeriksa status pembayaran. Fitur ini mengurangi beban administratif bagi tim procurement dan meningkatkan transparansi dalam hubungan dengan pemasok, memungkinkan proses yang lebih cepat dan kolaboratif.

8. Reporting and Analytics

Fitur pelaporan dan analitik dalam pengadaan cloud memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pengeluaran dan kinerja pemasok dengan lebih baik. Dengan data yang akurat, manajemen dapat membuat keputusan strategis berbasis informasi yang lebih mendalam, mengidentifikasi peluang penghematan, dan merencanakan strategi pengadaan yang lebih efektif.

9. E-Invoicing

Terakhir, fitur e-invoicing memungkinkan perusahaan untuk mengelola faktur secara elektronik, mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan proses pembayaran manual. Dengan otomatisasi faktur, perusahaan dapat memproses pembayaran lebih cepat, menghindari kesalahan manual, dan meningkatkan akurasi dalam pengelolaan pengeluaran.

Tantangan dalam Implementasi Cloud Procurement

Meskipun cloud procurement menawarkan berbagai keuntungan, ada beberapa tantangan yang perlu dipertimbangkan oleh Anda sebelum mengadopsi sistem ini. Tantangan-tantangan ini dapat memengaruhi keberhasilan implementasi dan operasional platform. Berikut adalah beberapa tantangan utama dalam menggunakan cloud procurement.

1. Pelatihan dan Penerimaan Pengguna

Salah satu tantangan dalam implementasi cloud based procurement adalah kebutuhan pelatihan bagi pengguna untuk memanfaatkan sistem baru secara efektif. Penerimaan terhadap teknologi baru sering kali membutuhkan waktu, terutama bagi tim yang terbiasa dengan sistem manual atau sistem lama.

2. Ketergantungan pada Koneksi Internet

Sistem cloud procurement memerlukan koneksi internet yang stabil untuk memastikan akses lancar ke data dan sistem. Gangguan atau pemutusan koneksi dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengadaan, menghambat proses bisnis, dan menyebabkan kerugian operasional.

3. Keterbatasan Kustomisasi Cloud Procurement

Beberapa platform cloud procurement mungkin memiliki keterbatasan dalam hal kustomisasi, terutama untuk perusahaan dengan kebutuhan pengadaan yang sangat spesifik. Perusahaan perlu menyesuaikan proses pengadaan dengan fitur yang ada atau menggabungkan sistem lain untuk memenuhi kebutuhan yang lebih kompleks.

4. Kekhawatiran Keamanan Data

Menyimpan data sensitif di cloud mungkin menimbulkan kekhawatiran tentang potensi kebocoran informasi atau akses tidak sah. Meskipun penyedia cloud biasanya menawarkan keamanan yang tinggi, perusahaan tetap harus memastikan vendor memiliki sistem perlindungan sesuai regulasi industri guna menjaga keamanan dan kerahasiaan data.

5. Biaya Implementasi dan Pemeliharaan

Penerapan cloud procurement memerlukan investasi awal yang cukup besar, terutama jika dibutuhkan integrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada. Selain itu, biaya pemeliharaan rutin dan pembaruan sistem juga perlu dimasukkan dalam perencanaan anggaran perusahaan.

Perusahaan perlu memastikan bahwa pengeluaran tersebut sebanding dengan manfaat jangka panjang yang diperoleh. Efisiensi proses, peningkatan produktivitas, serta penghematan waktu dan biaya operasional menjadi indikator utama keberhasilan investasi ini.

ERP

Perkiraan dan Pertimbangan Biaya Implementasi Cloud Procurement

Investasi dalam software cloud procurement bukan hanya soal membeli lisensi, tetapi juga mencakup biaya implementasi, integrasi, dan pelatihan pengguna. Berikut adalah beberapa perkiraan dan pertimbangan biaya yang perlu diperhatikan dalam proses implementasi cloud procurement.

1. Lisensi dan Subskripsi

Biaya lisensi dan subskripsi adalah elemen pertama yang harus dipertimbangkan saat menginvestasikan dalam cloud based procurement software. Sebagian besar penyedia layanan menawarkan model subskripsi untuk menggunakan perangkat lunak, di mana perusahaan membayar biaya secara berulang, biasanya per bulan atau per tahun.

Namun, bukan berarti model lisensi sudah tidak digunakan. Beberapa vendor masih menawarkan model ini, biasanya dengan biaya awal yang lebih besar namun biaya pemeliharaan yang lebih rendah. Keputusan antara model subskripsi atau lisensi harus dibuat berdasarkan kebutuhan dan keuangan perusahaan Anda.

2. Implementasi dan Integrasi

Faktor kedua yang menentukan besarnya biaya penerapan software e purchasing berbasis cloud adalah implementasi dan integrasi. Biaya ini mencakup instalasi perangkat lunak, penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda, serta integrasi dengan aplikasi lain yang sudah digunakan lebih dulu oleh perusahaan.

Keberhasilan penerapan cloud based e-procurement dan integrasinya sangat bergantung pada bagaimana perangkat lunak tersebut bisa berjalan seiring dengan infrastruktur IT yang sudah ada sebelumnya. Dalam beberapa kasus, biaya ini bisa menjadi signifikan jika perusahaan membutuhkan penyesuaian yang luas.

3. Pelatihan dan Dukungan

Penggunaan software procurement cloud-based membutuhkan pelatihan dan dukungan yang kuat. Karyawan perlu dilatih untuk menggunakan perangkat lunak secara efektif, dan ini bisa menambah biaya. Biaya pelatihan bisa bervariasi tergantung pada kompleksitas sistem, jumlah pegawai yang perlu dilatih, dan metode pelatihan yang dipilih.

Dukungan teknis juga merupakan bagian penting dari investasi ini. Dalam kasus di mana terjadi masalah teknis atau pertanyaan seputar aplikasi cloud procurement, dukungan yang responsif dan berkualitas tinggi dapat membantu perusahaan dalam menghindari hambatan operasional dan kerugian waktu.

4. Pemeliharaan dan Upgrade

Biaya pemeliharaan dan upgrade juga menjadi bagian penting dalam total investasi sistem pembelian berbasis cloud. Aktivitas pemeliharaan bermanfaat untuk memastikan bahwa perangkat lunak Anda bisa tetap berjalan dengan baik dan aman. Dimana biasanya mencakup pembaruan keamanan, solusi atau fitur, dan perbaikan bug.

Sementara itu, proses peningkatan melibatkan penambahan fitur baru atau peningkatan fitur yang sudah ada. Biaya upgrade ini bisa menjadi signifikan, terutama jika perusahaan membutuhkan tambahan fitur di software pengadaan cloud atau peningkatan untuk memenuhi kebutuhan yang berkembang.

5. Biaya Unforeseen dan Kontingensi

Setiap implementasi teknologi membawa potensi biaya yang tak terduga, dan perangkat lunak pengadaan berbasis cloud tidak terkecuali. Dimana hal ini bisa mencakup segala sesuatu mulai dari masalah kompatibilitas teknis yang memerlukan perbaikan ekstra, hingga biaya tambahan yang muncul selama proses implementasi.

Contoh lain adalah biaya tambahan yang timbul dari peningkatan kapasitas penyimpanan atau bandwidth jika volume transaksi pengadaan melebihi perkiraan awal. Sementara tidak semua biaya ini dapat diprediksi, maka dari itu penting bagi bisnis Anda yang tertarik beralih ke sistem ini untuk memiliki alokasi anggaran berlebih.

6. Biaya Terkait Infrastruktur Teknologi

Terakhir, tidak boleh diabaikan bahwa perangkat lunak berbasis cloud memerlukan infrastruktur teknologi yang solid agar bisa beroperasi dengan baik. Ini termasuk koneksi internet yang andal dan berkecepatan tinggi, perangkat keras yang memadai seperti server, serta perangkat lunak pendukung seperti sistem operasi dan database.

Mungkin ada banyak perusahaan yang sudah memiliki sebagian infrastruktur ini, namun tetap ada beberapa elemen yang perlu ditingkatkan atau diperbarui. Misalnya, jika aplikasi cloud procurement ini memerlukan bandwidth yang lebih besar daripada yang saat ini tersedia, perusahaan mungkin perlu meningkatkan paket internet mereka, yang bisa menambah biaya.

Selain itu, pemeliharaan dan pembaruan infrastruktur ini juga bisa menambah biaya operasional. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan kedua faktor ini saat menghitung total investasi dalam cloud based procurement software.

7. Analisis Biaya Total Pemilikan (TCO)

Menghitung Biaya Total Pemilikan (TCO) adalah cara yang efektif untuk memahami investasi penuh dalam solusi berbasis cloud. TCO adalah pengukuran komprehensif dari semua biaya langsung dan tidak langsung yang terkait dengan pembelian dan penggunaan perangkat lunak.

Biaya langsung mencakup harga pembelian, biaya lisensi atau subskripsi, dan biaya implementasi. Di sisi lain, biaya tidak langsung dapat mencakup biaya pelatihan karyawan, biaya pemeliharaan dan upgrade, serta biaya tidak terduga.

Tips Memilih Cloud Procurement

Pertama, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan dan tujuan bisnis. Artinya, Anda harus memahami apa yang diharapkan dari sistem e procurement. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Sehingga sistem yang dicari juga yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Dengan memahami hal ini, Anda akan lebih mudah menentukan fitur yang diperlukan.

Selanjutnya, mempertimbangkan fitur dan fungsi dari sistem. Misalnya, jika perusahaan ingin meningkatkan visibilitas, maka harus memilih sistem yang memiliki fitur pelaporan dan analisis yang kuat. Atau, jika ingin meningkatkan kolaborasi tim, harus memilih sistem yang memiliki fitur yang mendukung kerja sama tim.

Tidak kalah penting, perusahaan harus mempertimbangkan faktor keamanan. Berarti Anda harus memastikan bahwa sistem tersebut memiliki langkah-langkah keamanan untuk melindungi data perusahaan. Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana sistem ini mengelola pemulihan data. Tujuannya untuk memastikan bahwa sistem dapat memulihkan data mereka jika terjadi masalah.

Pertimbangkan juga dukungan dan layanan pelanggan. Anda harus memastikan bahwa vendor procurement dapat memberikan dukungan yang diperlukan jika ada masalah atau pertanyaan. Pastikan pula bahwa penyedia layanan memberikan fasilitas pelatihan kepada karyawan untuk memaksimalkan pemahaman dalam menggunakan sistem tersebut.

Solusi Otomatisasi Proses Pengadaan melalui Cloud Procurement ScaleOcean

Solusi Otomatisasi Proses Pengadaan melalui Cloud Procurement ScaleOcean

Proses pengadaan manual sering menimbulkan tantangan seperti keterlambatan pesanan, kesalahan pemilihan vendor, dan pengelolaan stok yang tidak efisien. Dengan sistem cloud procurement dari ScaleOcean, perusahaan dapat mengotomatiskan seluruh alur pengadaan dari permintaan pembelian hingga manajemen vendor.

Dampak positifnya langsung terlihat pada pengurangan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses pengadaan, serta peningkatan akurasi dan penghematan biaya operasional. Pengadaan menjadi lebih transparan, terintegrasi, dan mudah diakses oleh seluruh tim, sehingga mendukung pertumbuhan bisnis yang lebih cepat dan efisien.

ScaleOcean menawarkan demo gratis untuk memperlihatkan bagaimana software ini dapat meningkatkan efisiensi pengadaan di perusahaan Anda. Berikut ini merupakan fitur utama dari software cloud procurement ScaleOcean yang dapat membantu Anda mengoptimalkan proses pengadaan:

  • RFQ & PO Management: Mengotomatiskan pembuatan dan pengiriman permintaan pembelian (RFQ) yang dapat langsung diubah menjadi purchase order (PO).
  • Low-Stock Notification: Pemberitahuan otomatis jika stok barang mendekati batas minimum, yang membantu menghindari kekurangan stok.
  • Blanket Order Management: Memungkinkan pembuatan perjanjian pembelian jangka panjang yang menghasilkan pesanan otomatis sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
  • Automatic Vendor Rating: Penilaian otomatis terhadap vendor berdasarkan kriteria seperti ketepatan waktu dan harga, untuk memastikan pemilihan vendor terbaik.

Dengan fitur-fitur tersebut, ScaleOcean membantu mempercepat proses pengadaan, mengurangi kesalahan manual, serta meningkatkan efisiensi dalam manajemen vendor dan pengelolaan pesanan.

Kesimpulan

Cloud procurement bukan hanya sekadar trend teknologi, tetapi juga merupakan langkah strategis untuk mempercepat transformasi digital dalam pengadaan barang dan jasa. Dengan sistem berbasis cloud, perusahaan dapat mengelola seluruh proses pengadaan dengan lebih efisien, transparan, dan terintegrasi.

Penggunaan teknologi ini memastikan pengurangan kesalahan manual, otomatisasi alur kerja, serta penghematan biaya operasional yang signifikan. Pemahaman yang tepat tentang biaya yang terlibat akan membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat dan memaksimalkan nilai dari investasi ini.

Jika Anda mencari Software Purchasing yang cost-efficient, ScaleOcean adalah pilihan yang tepat. Kami menawarkan software procurement dengan fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Kami menghadirkan biaya yang transparan dan kompetitif, dimana menjadikan ScaleOcean pilihan yang cerdas bagi perusahaan dari segala ukuran.

FAQ:

1. Apa itu pengadaan berbasis cloud?

Pengadaan berbasis cloud mengacu pada penggunaan platform berbasis cloud untuk mengelola seluruh siklus pengadaan, mulai dari pengumpulan data hingga pemilihan vendor dan analisis pengeluaran. Platform ini meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam proses pengadaan.

2. Bagaimana cara kerja sistem cloud?

Cloud bekerja dengan menggunakan jaringan server jarak jauh yang terhubung via internet untuk menyimpan dan memproses data. Pengguna mengakses layanan cloud, yang kemudian mengirimkan permintaan ke data center penyedia layanan, di mana server fisik dibagi menjadi mesin virtual untuk menangani data dan aplikasi secara efisien.

3. Apa karakteristik dari strategi pengadaan berbasis cloud?

Platform pengadaan berbasis cloud mengintegrasikan data, mengotomatiskan kepatuhan, dan meningkatkan fleksibilitas dalam proses Source-to-Pay. Fitur tingkat perusahaan seperti integrasi multi-ERP, analitik tertanam, dan kemampuan konfigurasi yang tinggi menjadikan sistem ini penting untuk transformasi digital pengadaan berskala besar.

Jadwalkan Demo Gratis

Error message
Error message
Error message
Error message
Error message
Error message

Rekomendasi Artikel Terkait

Temukan Artikel Serupa untuk Solusi Bisnis Lebih Lengkap