Apa itu ERP dalam Purchasing, Manfaat, serta Fiturnya

Mengelola proses purchasing yang efektif sering kali menjadi tantangan bagi banyak perusahaan, terutama ketika harus berurusan dengan pengelolaan stok, vendor, dan anggaran. Di sinilah ERP purchasing memainkan peran penting.

Dengan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam satu sistem, ERP procurement dapat membantu mengoptimalkan proses pembelian, mulai dari pengadaan hingga pembayaran. Hal ini membuat perusahaan dapat menghindari pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan pengelolaan sumber daya yang lebih baik.

Selain itu, software purchase order juga mempermudah tim untuk membuat keputusan yang lebih objektif, karena adanya data real-time. Lalu, bagaimana sebenarnya peran ERP dalam proses purchasing, dan manfaat apa saja yang bisa dirasakan perusahaan? Simak penjelasan lebih lanjut.

Key Takeaways

• ERP purchasing adalah sistem terintegrasi yang dirancang untuk mengelola seluruh proses pembelian perusahaan secara efisien, termasuk pemesanan, pengelolaan vendor, dan pemantauan stok dalam satu platform terpusat.
• Penerapan ERP purchasing sangat penting bagi bisnis modern karena meningkatkan efisiensi operasional melalui otomatisasi, menghemat pengeluaran dengan pengendalian biaya yang lebih baik, dan mengoptimalkan pengelolaan stok.
• Manfaat utama ERP purchasing meliputi proses pengadaan yang lebih efisien, pengurangan lead time, pengendalian biaya yang lebih baik, peningkatan efisiensi operasional secara keseluruhan, dan pengambilan keputusan berbasis data real-time.
• ScaleOcean menawarkan solusi ERP purchasing dengan fitur-fitur canggih yang mendukung efisiensi bisnis, membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan mereka dari awal hingga pembayaran.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu ERP Purchasing?

ERP Purchasing adalah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh proses pembelian dalam perusahaan secara efisien. Dengan ERP, aktivitas seperti pemesanan, pengelolaan vendor, pemantauan stok, dan persetujuan pembelian dapat dilakukan di satu platform terpusat.

Hal ini memungkinkan setiap departemen terkait memiliki akses terhadap informasi yang real-time, sehingga mencegah potensi terjadinya kesalahan, menghemat waktu, dan mengoptimalkan anggaran.

Selain itu, penggunaan ERP dalam purchasing membantu meningkatkan transparansi dan akurasi data, yang berdampak positif pada pengambilan keputusan strategis perusahaan.

2. Mengapa ERP Purchasing Penting dalam Mengelola Pengadaan Bisnis?

Dalam bisnis modern, mengelola berbagai aspek operasional secara efisien merupakan hal yang harus dilakukan.  Berikut adalah penjelasan pentingnya ERP untuk purchasing.

a. Meningkatkan Efisiensi Operasional

ERP purchasing mempermudah proses pembelian dengan mengotomatisasi berbagai pekerjaan, seperti mengelola dokumen dan membuat pesanan. Dengan semua data yang terpusat, tim pembeli dapat mengaksesnya dengan cepat dan mudah.

Hal ini mempercepat alur kerja, mengurangi tanggung jawab manajemen, dan memperlancar kegiatan operasional bisnis. Untuk mendapatkan efisiensi yang lebih maksimal, solusi seperti ScaleOcean purchasing ERP menawarkan fitur-fitur canggih yang siap mendukung efisiensi bisnis Anda.

b. Menghemat Pengeluaran

Dengan ERP, perusahaan dapat memantau pengeluaran secara real-time dan membandingkan harga dari berbagai vendor.

Ini membantu perusahaan untuk mengidentifikasi aspek mana saja yang pengeluarannya bisa dikurangi, menghindari pembelian yang tidak perlu, dan merencanakan anggaran lebih baik. Siklus pembelian dapat dioptimalkan dengan ERP, sehingga biaya operasional dapat dikurangi.

c. Mengoptimalkan Pengelolaan Stok

ERP memungkinkan pemantauan stok secara otomatis, yang mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan barang.

Dengan sistem yang selalu diperbarui, perusahaan dapat melakukan pembelian sesuai kebutuhan, menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan, dan memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu. Ini juga membantu meningkatkan efisiensi rantai pasok.

d. Menyediakan Data Real-Time untuk Analisis

ERP purchasing menyediakan laporan komprehensif berdasarkan data historis dan tren pembelian. Dengan kemampuan analisis ini, perusahaan dapat memahami pola pengeluaran, mengevaluasi performa vendor ERP, dan merancang strategi pengadaan yang lebih baik.

Data yang dihasilkan juga membantu perusahaan untuk membuat keputusan berdasarkan fakta, bukan asumsi, sehingga bisa meningkatkan angka keuntungan.

e. Meningkatkan Kualitas Pengambilan Keputusan

ERP menawarkan visibilitas yang lebih baik atas seluruh proses pembelian, memberikan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat.

Dengan akses ke data yang terperinci dan real-time, perusahaan dapat dengan cepat merespons perubahan pasar, mengurangi risiko, dan memastikan setiap keputusan didukung oleh data yang relevan dan akurat.

3. Apa Manfaat dari Penerapan ERP Purchasing bagi Bisnis?

Penerapan procurement ERP system menawarkan sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan dalam mengelola proses pengadaan mereka. Dengan menggunakan sistem ERP purchasing, organisasi dapat mencapai efisiensi pengadaan bisnis yang lebih tinggi, mengurangi biaya, dan membuat keputusan yang lebih cerdas berdasarkan data.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari procurement erp system:

a. Merampingkan Proses Pengadaan Bisnis

Salah satu keuntungan utama ERP purchasing adalah kemampuan sistem untuk mengotomatisasi dan mengatur berbagai tugas terkait pengadaan. Ini termasuk vendor management (pengelolaan vendor), pembuatan dan pengelolaan purchase order (pesanan pembelian), serta inventory control (kontrol inventaris). Dengan alur kerja yang terstruktur dan otomatis, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rentan kesalahan.

b. Meningkatkan Efisiensi

Dengan otomatisasi tugas-tugas rutin, ERP purchasing secara signifikan mengurangi lead time (waktu tunggu) dalam proses pengadaan. Selain itu, sistem ini juga meminimalkan kesalahan manusia yang sering terjadi pada proses manual, sehingga meningkatkan efisiensi keseluruhan operasional pengadaan.

c. Pengendalian Biaya yang Lebih Baik

Procurement ERP system memungkinkan perusahaan untuk mengelola anggaran pengadaan dengan lebih efektif dan melacak pengeluaran secara real-time. Sistem ini membantu dalam mengidentifikasi peluang penghematan biaya, menegosiasikan harga yang lebih baik dengan pemasok, dan mencegah pengeluaran yang tidak perlu.

Selain itu, visibilitas yang lebih baik terhadap inventaris juga membantu mencegah terjadinya overstock atau kekurangan stok.

d. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Sistem ERP purchasing menyediakan platform terpadu untuk mengelola berbagai aspek bisnis, termasuk sumber daya, keuangan, operasional, dan rantai pasokan. Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang lancar antar departemen, meningkatkan koordinasi, dan secara keseluruhan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

e. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Procurement ERP system memanfaatkan berbagi data secara real-time untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cerdas dan berbasis data.

Dengan visibilitas yang jelas terhadap data pengadaan, inventaris, dan kinerja pemasok, perusahaan dapat memprediksi tren permintaan, mengidentifikasi potensi risiko dalam rantai pasokan, dan membuat keputusan pengadaan yang lebih strategis.

4. Apa saja Fitur Penting dalam ERP Purchasing?

Sistem ERP purchasing menawarkan berbagai fitur penting yang dirancang untuk mengoptimalkan proses pengadaan perusahaan. Fitur-fitur ini membantu perusahaan mengelola setiap langkah siklus pengadaan bisnis secara efisien.

Berikut adalah penjelasan detail mengenai beberapa fitur utama ERP pembelian tersebut:

a. Pembuatan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO)

Fitur ERP purchasing ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan, yang kemudian dapat diubah menjadi pesanan pembelian resmi yang dikirimkan ke pemasok.

Cara kerja: Karyawan membuat permintaan pembelian melalui sistem, yang kemudian dapat disetujui oleh pihak yang berwenang berdasarkan alur kerja yang telah ditentukan. Setelah disetujui, permintaan pembelian secara otomatis dapat diubah menjadi pesanan pembelian dengan informasi pemasok dan detail harga yang relevan.

Contoh penerapan: Seorang staf di departemen produksi menyadari bahwa persediaan bahan baku X menipis. Dia membuat purchase requisition melalui sistem ERP purchasing. Kepala departemen menyetujui permintaan tersebut, dan sistem secara otomatis membuat purchase order yang dikirimkan ke pemasok bahan baku X yang telah terdaftar.

b. Persetujuan

Fitur sistem ERP pembelian ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan alur kerja persetujuan yang berbeda untuk permintaan pembelian dan pesanan pembelian berdasarkan hierarki organisasi atau batasan anggaran.

Cara kerja: Sistem secara otomatis merutekan permintaan pembelian dan pesanan pembelian ke individu atau departemen yang berwenang untuk memberikan persetujuan. Notifikasi akan dikirimkan kepada pihak yang berwenang, dan status dokumen akan diperbarui setelah persetujuan diberikan atau ditolak.

Contoh penerapan: Sebuah perusahaan memiliki kebijakan bahwa semua pesanan pembelian di atas 10 juta rupiah harus disetujui oleh manajer senior. Ketika seorang staf pengadaan membuat pesanan pembelian senilai 15 juta rupiah dalam procurement ERP system, sistem secara otomatis mengirimkan permintaan persetujuan kepada manajer senior untuk ditinjau dan disetujui.

c. Kontrol Pengeluaran

Fitur ERP purchasing ini memberikan visibilitas dan kontrol atas pengeluaran perusahaan, memungkinkan penetapan anggaran, pelacakan pengeluaran terhadap anggaran, dan identifikasi potensi penghematan biaya.

Cara kerja: Sistem memungkinkan perusahaan untuk menetapkan batas anggaran untuk berbagai kategori pengeluaran atau departemen. Setiap transaksi pembelian akan dicatat dan dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan, dan peringatan dapat diberikan jika terjadi potensi pelampauan anggaran.

Contoh penerapan: Perusahaan menetapkan anggaran tahunan untuk pembelian perlengkapan kantor sebesar 50 juta rupiah. Melalui ERP pembelian, manajer keuangan dapat memantau pengeluaran aktual untuk perlengkapan kantor secara real-time dan menerima notifikasi jika pengeluaran mendekati atau melampaui anggaran yang telah ditentukan.

d. Berbagi Data Secara Real-Time

Fitur procurement ERP system ini memastikan bahwa semua data terkait pengadaan, seperti informasi pemasok, harga, tingkat inventaris, dan status pesanan pembelian, tersedia secara real-time bagi semua pihak yang berwenang.

Cara kerja: Sistem menyimpan semua data pengadaan secara terpusat dan memperbarui informasi secara otomatis saat terjadi perubahan. Ini memungkinkan berbagai departemen untuk memiliki akses ke informasi yang akurat dan terkini, memfasilitasi kolaborasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Contoh penerapan: Departemen gudang dapat melihat secara real-time dalam sistem ERP purchasing kapan pesanan pembelian bahan baku yang baru akan tiba, sehingga mereka dapat merencanakan penerimaan dan penyimpanan barang dengan lebih efisien.

e. Keputusan Berbasis Data

Fitur sistem pembelian bisnis ini menyediakan laporan dan analisis yang komprehensif berdasarkan data pengadaan yang terkumpul, membantu perusahaan dalam mengidentifikasi tren, mengevaluasi kinerja pemasok, dan membuat keputusan pengadaan yang lebih strategis.

Cara kerja: Sistem dapat menghasilkan berbagai laporan standar dan custom, seperti laporan pengeluaran berdasarkan pemasok, kategori barang, atau periode waktu. Analisis data ini membantu manajemen dalam memahami pola pengadaan, mengidentifikasi pemasok terbaik, dan menegosiasikan kontrak yang lebih menguntungkan.

Contoh penerapan: Manajer pengadaan menggunakan laporan dari procurement ERP system untuk menganalisis kinerja berbagai pemasok berdasarkan waktu pengiriman, kualitas barang, dan harga. Berdasarkan data ini, mereka dapat memutuskan untuk memprioritaskan pemasok dengan kinerja terbaik atau mencari alternatif jika diperlukan.

f. Integrasi yang Mulus dengan Modul Bisnis Lain

Fitur ini memastikan bahwa modul pengadaan terintegrasi secara lancar dengan modul lain dalam sistem ERP, seperti akuntansi dan inventaris, untuk memastikan aliran data yang konsisten dan akurat di seluruh organisasi.

Cara kerja: Ketika pesanan pembelian dibuat dalam modul pengadaan, informasi terkait secara otomatis diteruskan ke modul akuntansi untuk pencatatan hutang dan ke modul inventaris untuk memperbarui perkiraan stok setelah barang diterima.

Contoh penerapan: Setelah barang diterima dari pemasok dan dicatat dalam modul inventaris pada ERP pembelian, informasi ini secara otomatis diperbarui dalam modul akuntansi, mencatat adanya peningkatan inventaris dan kewajiban pembayaran kepada pemasok, tanpa perlu entri data manual ganda.

5. Tantangan dalam Penggunaan ERP Purchasing

Sebelum memanfaatkan ERP Purchasing secara maksimal, ada beberapa kendala yang mungkin dihadapi perusahaan. Berikut adalah beberapa tantangan dalam penggunaan ERP Purchasing beserta penjelasannya.

a. Biaya Implementasi yang Relatif Tinggi

Implementasi ERP sering kali membutuhkan investasi besar, baik dari segi perangkat lunak, infrastruktur, maupun pelatihan karyawan.

Oleh sebab itu, bisnis harus siap mengeluarkan biaya awal yang relatif tinggi sebelum menginvestasikannya. Pengeluaran ini bisa menjadi tantangan, terutama bagi perusahaan kecil atau menengah.

b. Kompleksitas Proses Integrasi

Mengintegrasikan ERP dengan sistem yang sudah ada dalam perusahaan dapat menjadi proses yang rumit. Setiap bagian dari bisnis harus beradaptasi dengan sistem baru, dan ini sering kali memerlukan perubahan signifikan pada prosedur kerja.

Kesalahan dalam integrasi dapat menghambat kegiatan operasional dan menyebabkan gangguan sementara pada alur bisnis.

c. Kesulitan dalam Penyesuaian Kebutuhan Bisnis

Meskipun ERP dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai proses, tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama.

Beberapa perusahaan mungkin percaya bahwa ERP tidak secara langsung memenuhi kebutuhan spesifik mereka. Karena itu, mereka membutuhkan penyesuaian yang dapat memperpanjang waktu dan meningkatkan biaya implementasi.

d. Waktu Implementasi yang Panjang

Implementasi ERP tidak terjadi dalam waktu singkat. Dibutuhkan waktu mulai dari beberapa bulan hingga lebih dari satu tahun untuk menerapkan sistem secara menyeluruh.

Proses panjang ini dapat mengganggu operasional bisnis dan membutuhkan perencanaan yang matang agar tidak menghambat produktivitas selama masa transisi.

e. Ketergantungan pada Vendor

Operasi purchasing dapat terganggu jika perusahaan bergantung pada vendor untuk pemeliharaan, dukungan teknis, atau pembaruan sistem.

Bisnis harus memastikan bahwa mereka memilih vendor ERP purchasing yang terpercaya dan memiliki reputasi baik untuk menghindari masalah ini.

Baca juga: Apa itu CRM, Manfaat, Cara Kerja, serta Fitur Utamanya

6. Kesimpulan

Secara keseluruhan, ERP memainkan peran penting dalam mempermudah dan mengoptimalkan proses procurement dalam bisnis. Dengan otomatisasi dan integrasi yang ditawarkan, ERP memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien, mulai dari pemesanan hingga pembayaran.

Keuntungan seperti pemantauan stok yang real-time, pengurangan biaya operasional, serta peningkatan akurasi data membuat perusahaan dapat mengelola sumber daya dengan lebih baik dan responsif terhadap perubahan kebutuhan pasar.

Selain itu, ERP purchasing membantu bisnis membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berdasarkan data akurat, sehingga dapat meningkatkan angka keuntungan. Dengan ERP, proses procurement tidak hanya menjadi lebih sederhana, tetapi juga memberikan dampak signifikan pada efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan.