Laporan Pembelian: Pengertian, Contoh, serta Cara Membuatnya

Dalam pengelolaan bisnis, proses pembelian barang menjadi salah satu aspek kritikal dalam perusahaan yang harus diperhatikan untuk menjaga stabilitas finansial bisnis dalam jangka panjang. Perusahaan harus mengoptimalkan proses ini dengan membuat laporan pembelian barang di setiap pembeliannya.

Disini, kita akan membahas bagaimana langkah dan proses pembelian barang di perusahaan, serta kita juga akan memberikan contoh laporan pembelian barang dan manfaatnya untuk perusahaan. Dengan pemahaman mengenai proses ini, Anda dapat membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas sehingga meningkatkan keberlanjutan pertumbuhan bisnis perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Laporan pembelian adalah sebuah laporan yang memberikan gambaran segala transaki yang terjadi pada suatu periode tertentu.
• Fungsi purchasing report berupa pengeloaan keuangan, pengendalian kualitas dan stok, membantu keputusan strategis, memantau kinerja pemasok, membantu proses audit.
• Cara membuat purchase report: Identifikasi kebutuhan, analisa dan evaluasi vendor, penyusunan dokumen PO, format dan pelaporan pembelian.
• Penerapan sistem purchasing seperti ScaleOcean menjadi suatu hal yang semakin umum dengan perkembangan pesatnya rantai pasokan global.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Laporan Pembelian Barang?

Laporan pembelian adalah sebuah dokumen yang mencatat segala transaksi pengeluaran yang terjadi dalam perusahaan pada periode tertentu. Hal ini berisi informasi seperti identitas kedua pihak, tanggal transaksi, jenis dan jumlah barang atau jasa, harga satuan, dan harga total.

Laporan ini berperan sebagai alat kontrol dan transparansi finansial, memastikan setiap pengeluaran telah disetujui dan sesuai anggaran. Data di dalamnya juga menjadi dasar penting bagi departemen akuntansi untuk menghitung biaya pokok penjualan dan memverifikasi utang kepada pemasok untuk pengambilan keputusan strategis perusahaan.

2. Fungsi Laporan Pembelian Barang

Laporan pembelian menyajikan gambaran rinci mengenai detail proses transaksi pembelian barang atau jasa, yang mencakup aspek finansial, operasional, dan kepatuhan. Setelah mengetahui proses dan contoh laporan pembelian barang, selanjutnya kita akan mengurai apa saja manfaat yang dihasilkan pencatatan ini untuk keberlangsungan bisnis.

a. Pengelolaan Keuangan

Purchasing report membantu melacak semua pengeluaran terkait pengadaan barang secara akurat. Data ini penting untuk mengelola anggaran, memastikan pembayaran tagihan tepat waktu, dan menganalisis arus kas keluar.

Laporan ini menjadi dasar validasi biaya operasional perusahaan. Dalam praktik modern, laporan pembelian kini dapat dikelola lebih efisien melalui sistem ERP yang terintegrasi.

Dengan otomatisasi ini, setiap transaksi pembelian, retur, dan pembayaran tercatat secara real-time tanpa perlu input manual. Penggunaan ERP juga memudahkan analisis data pengadaan, mempercepat proses rekonsiliasi, serta meningkatkan akurasi laporan biaya operasional perusahaan.

b. Pengendalian Kualitas dan Stok

Laporan ini mencatat detail barang yang diterima, membantu memverifikasi kualitas dan kuantitas sesuai pesanan. Informasi ini sangat penting untuk manajemen inventaris, mengidentifikasi tren stok, dan mencegah kehabisan atau kelebihan persediaan barang di gudang.

c. Membantu Keputusan Strategis

Data pembelian historis dalam laporan menjadi dasar pengambilan keputusan strategis. Perusahaan dapat menganalisa pola pembelian, efektivitas biaya, dan memilih pemasok terbaik untuk negosiasi harga atau perencanaan pengadaan di masa depan demi efisiensi.

d. Pemantauan Kinerja Pemasok

Laporan ini menyediakan data untuk mengevaluasi kinerja pemasok secara objektif. Metrik seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang yang diterima, dan kepatuhan terhadap harga kontrak dapat dipantau untuk menjaga hubungan vendor yang sehat dan produktif.

e. Membantu Meningkatkan Transparansi dan Audit Keuangan

Setiap transaksi pembelian yang tercatat meningkatkan transparansi pengeluaran perusahaan. Laporan ini berfungsi sebagai bukti pendukung yang kuat saat proses audit internal maupun eksternal, memastikan akuntabilitas dan kepatuhan finansial.

Baca juga: Request for Proposal (RFP): Definisi, Manfaat dan Contohnya

3. Komponen dalam Laporan Pembelian Barang

Seperti halnya dokumen lain dalam proses pengadaan barang, laporan pembelian juga memiliki beberapa komponen yang wajib dicantumkan selama proses penyusunannya. Komponen-komponen tersebut adalah:

a. Identitas Pemasok

Identitas pemasok memberikan gambaran jelas mengenai pihak penyedia mana saja yang terlibat dalam transaksi tersebut. Hal ini penting sebagai alat verifikasi transaksi, serta juga mempermudah rekonsiliasi setiap transaksi yang terjadi dengan pemasok tersebut.

b. Tanggal Terjadinya Transaksi

Komponen berikut mencatat tanggal kapan transaksi pembelian dilakukan atau dicatat dalam sistem. Informasi tanggal sangat penting untuk pelacakan historis, analisis tren pembelian per periode, serta memastikan pencatatan akuntansi sesuai dengan periode fiskal yang benar.

c. Volume dan Deskripsi Barang

Bagian ini menjelaskan tentang barang atau jasa apa saja yang diperjualbelikan, beserta juga kuantitasnya. Biasanya dalam bentuk tabel, penjelasan tersebut memberikan wawasan mengenai rincian transaksi yang akan dicatat dalam faktur pengadaan.

Dokumen ini berfungsi untuk memastikan setiap detail pesanan telah sesuai dengan spesifikasi barang atau jasa yang dipesan. Selain itu, faktur pengadaan juga memverifikasi bahwa nilai transaksi yang tercantum telah disetujui oleh kedua belah pihak, yaitu pembeli dan pemasok.

d. Harga Satuan

Harga satuan mencantumkan biaya per unit untuk setiap barang atau jasa yang dibeli sebelum PPN atau diskon. Data ini krusial untuk analisis biaya per item, perbandingan harga antar pemasok, dan perhitungan nilai total pembelian barang secara akurat.

e. Harga Total

Harga total adalah hasil perkalian antara volume barang dengan harga satuannya, ditambah PPN dan dikurangi diskon jika ada. Komponen berikut menunjukkan nilai akhir transaksi pembelian secara menyeluruh, yang penting untuk rekonsiliasi faktur dan pembayaran.

Setelah menghitung harga total, perusahaan juga perlu menentukan nilai pembelian bersih untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat mengenai biaya aktual pengadaan. Nilai ini dihitung dengan mengurangkan retur pembelian, potongan harga, dan diskon dari total pembelian kotor.

4. Jenis-jenis Laporan Pembelian Barang

Tergantung dengan keperluan dan kebijakan perusahaan, jenis purchase report yang diterapkan cenderung berbeda. Laporan yang dibuat dapat berupa laporan harian, mingguan, bulanan, pesanan pembelian, per item, dan menghitung retur pembelian. Berikut penjelasan lebih lengkap masing-masing jenis tersebut:

a. Laporan Pembelian Harian

Laporan ini memberikan ringkasan aktivitas pengadaan yang terjadi dalam satu hari kerja penuh. Fungsinya adalah untuk memantau pengeluaran mendesak, memverifikasi penerimaan barang harian, dan memastikan konsistensi antara data fisik gudang dengan sistem pengadaan berbasis akuntansi.

b. Laporan Pembelian Mingguan

Laporan mingguan menyajikan informasi aktivitas pembelian selama tujuh hari terakhir. Laporan pembelian berikut berguna untuk meninjau pola pengeluaran jangka pendek, mengidentifikasi fluktuasi volume, dan memastikan departemen pengadaan memenuhi target mingguan.

c. Laporan Pembelian Bulanan

Sebagai rangkuman komprehensif, purchasing report bulanan merekapitulasi seluruh pengadaan sepanjang satu bulan fiskal. Data ini krusial untuk analisis kinerja jangka menengah, menjadi acuan perencanaan anggaran berikutnya, serta merupakan basis dalam penyusunan laporan keuangan utama perusahaan.

d. Laporan Pesanan Pembelian

Dokumen ini secara spesifik berfokus pada status dan detail setiap purchase order (PO) yang telah diterbitkan kepada pemasok. Tujuannya adalah melacak perjalanan pesanan, dari tahap pembuatan hingga penerimaan barang, sehingga mempermudah manajemen supply chain.

e. Laporan Pembelian Per Item

Data rinci disajikan mengenai kuantitas dan total biaya pengadaan untuk setiap jenis barang individual. Laporan pembelian ini membantu tim inventarisasi dalam memantau permintaan produk spesifik, menetapkan titik pemesanan ulang, dan mengoptimalkan strategi penyimpanan stok.

f. Laporan Retur Pembelian

Pencatatan barang yang dikembalikan kepada pemasok akibat cacat atau ketidaksesuaian, yang dikenal sebagai purchase return, ditampung dalam laporan retur ini. Dokumen ini esensial untuk penyesuaian catatan inventaris, permintaan nota kredit, serta evaluasi kinerja kualitas produk dari vendor.

5. Tahapan Cara Membuat Laporan Pembelian Barang

Proses pembuatan laporan pembelian yang efisien dan akurat tidak terjadi secara instan, melainkan melalui serangkaian tahapan yang terstruktur. Proses ini memastikan bahwa seluruh kegiatan pengadaan, mulai dari penetapan barang yang dibutuhkan hingga persetujuan formal, terekam dengan baik dan siap untuk dianalisis:

a. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama yang esensial adalah menentukan secara jelas barang atau jasa yang diperlukan perusahaan. Proses ini menganalisa stok yang ada, penetapan spesifikasi teknis barang yang dibutuhkan, serta penentuan kuantitas dan jangka waktu ideal pengadaan, dan kemudian disertakan dalam surat pengajuan pengadaan ke manajemen.

b. Analisa dan Evaluasi Vendor

Sebelum melakukan pemesanan, perlu dilakukan penilaian mendalam terhadap pemasok potensial. Analisis ini mencakup perbandingan penawaran harga, pemeriksaan reputasi dan kredibilitas vendor, serta evaluasi kualitas produk dan ketepatan waktu pengiriman mereka untuk mendapatkan hasil terbaik.

Sebagai bagian dari proses evaluasi tersebut, pemasok biasanya mengirimkan surat penawaran barang yang berisi rincian produk, harga, jumlah minimal pemesanan, dan syarat pembayaran. Dokumen ini membantu perusahaan membandingkan berbagai opsi secara objektif sebelum menentukan pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran pengadaan.

c. Penyusunan Dokumen Purchase Order

Setelah vendor terpilih, dokumen purchase order dibuat dan disetujui. PO mencantumkan informasi lengkap barang yang dipesan, harga yang disepakati, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman yang menjadi dasar hukum serta acuan utama dalam pencatatan transaksi di masa depan.

d. Format dan Pelaporan Pembelian

Penyusunan akhir laporan pembelian adalah tahap krusial di mana semua data dari PO, faktur, dan tanda terima digabungkan. Data ini disajikan dalam format yang konsisten dan mudah dianalisis, mencakup ringkasan biaya, klasifikasi barang, dan perbandingan anggaran, yang kemudian dilaporkan kepada pihak manajemen.

6. Contoh Laporan Pembelian Barang

Setelah mengetahui apa saja tahapan dan proses pembelian, perusahaan perlu melakukan pencatatan laporan pembelian barang yang menjadi aspek penting dalam kelola fungsi manajemen perusahaan untuk pengambilan keputusan strategis. Simak dua contoh laporan pembelian barang berikut:

a. Contoh Laporan Pembelian Harian

b. Contoh Laporan Pembelian Bulanan

Contoh laporan pembelian barang yang telah kita uraikan ini mencakup detail barang dan jasa yang diperoleh, tanggal dan nomor pemesanan nilai transaksi, dan pihak supplier yang terlibat. Dengan memiliki laporan pembelian yang akurat, perusahaan dapat mengidentifikasi tren pengeluaran, memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih tepat terkait dengan alokasi anggaran.

7. Kesimpulan

Dari artikel yang telah dibahas diatas, dapat kita tarik kesimpulan bahwa proses pembelian barang di perusahaan adalah serangkaian langkah strategis yang dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga pencatatan evaluasi pembelian. Pencatatan tersebut mencakup setiap transaksi detail termasuk tanggal pemesanan, nomor pesanan, deskripsi barang, pemasok, dan total pembeliannya.

Namun, dengan semakin berkembangnya perdagangan internasional, penyusunan dan pengelolaan manual purchasing report bukan merupakan sebuah hal yang realisitis lagi. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan di dunia memilih untuk menerapkan sistem pengadaan seperti ScaleOcean yang terintegrasi dengan software akuntansi.

Kemampuan integrasi tersebut bukanlah hal yang sepele karena pengadaan dan keuangan perusahaan adalah dua hal yang saling berikatan. Adanya data transaksi yang jelas akan mempermudah penyusunan laporan keuangan dan dokumen penting lainnya yang akurat. Bila Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis dari sistem yang kami sediakan.