Contoh Surat Pengajuan Barang, Format, serta Cara Membuatnya

Apakah Anda pernah kesulitan menyampaikan kebutuhan barang atau alat baru kepada atasan? Proses pengajuan barang dalam perusahaan memang seringkali menjadi tantangan tersendiri. Namun, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengadaan dengan mengetahui cara membuat form pengajuan barang yang baik.

Penggunaan surat pengajuan pengadaan barang yang lengkap dapat mengurangi risiko kesalahan penyampaian permintaan dan memastikan kebutuhan operasional terpenuhi tepat waktu. Selain itu, contoh surat pengajuan pembelian barang yang tepat akan membantu Anda dalam menyusun dokumen yang jelas dan terstruktur.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian, fungsi, form permintaan barang, dan yang tidak kalah penting, contoh surat pengajuan barang serta panduan lengkap dalam membuatnya agar pengajuan Anda lebih mudah dan efektif.

Key Takeaways

• Surat pengajuan barang adalah dokumen resmi untuk mengajukan permintaan barang atau peralatan kepada pihak berwenang di perusahaan.
• Surat ini berfungsi sebagai bukti permintaan, perintah pengiriman, dasar pengadaan, kontrol barang, sarana hukum dan audit, alat negosiasi, media pesanan berulang.
• Form permintaan barang mencakup identitas pengaju, nomor surat, tanggal, perihal, serta informasi barang yang dibutuhkan.
• Software purchasing ScaleOcean mempermudah pengelolaan inventory dengan sistem otomatis dan real–time untuk pencatatan, pemantauan, dan pengadaan stok barang yang lebih efisien.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Surat Pengajuan Barang?

Surat pengajuan barang adalah dokumen resmi yang dibuat untuk meminta pengadaan atau pembelian barang, seperti aset dan inventaris kantor, baik untuk keperluan pribadi maupun instansi. Informasi yang ada dalam surat ini mencakup barang yang diperlukan, alasan pengajuan, dan detail penting lainnya.

Formulir pemesanan barang dapat meningkatkan produktivitas dan membantu perusahaan melacak dan mengelola permintaan barang. Lalu, jika ditulis dengan benar, surat ini dapat membantu kelancaran aktivitas bisnis sehari-hari dengan membantu mengelola inventaris dan pengadaan dengan baik ketika periode RFP telah berakhir.

2. Fungsi Surat Pengajuan Barang

Surat pengajuan barang ke perusahaan berperan penting dalam setiap proses pengadaan. Selain itu, dokumen ini membantu perusahaan menyampaikan kebutuhan dengan cara yang jelas dan terstruktur.

Surat pesanan pembelian selanjutnya akan menjadi langkah berikutnya dalam alur pengadaan, yang mencantumkan rincian barang yang dipesan, jumlah, harga, dan syarat pengiriman. Fungsi surat pengajuan pembelian barang tidak hanya sebagai dokumen pencatatan, namun juga sebagai berikut:

a. Sebagai Bukti Permintaan

Surat pengajuan barang berfungsi sebagai bukti resmi permintaan barang atau peralatan. Dengan dokumentasi yang jelas, pihak berwenang dapat memahami kebutuhan yang diajukan dengan mudah, mencegah miskomunikasi, dan mempercepat proses persetujuan. Surat ini dibuat agar semua permintaan sudah tercatat dengan baik.

b. Sebagai Perintah Pengiriman Barang

Selain sebagai bukti permintaan barang, dokumen ini juga cenderung bertindak sebagai sebuah perintah kepada penyedia untuk melakukan pengiriman barang. Hal ini dikarenakan form pengajuan berisi informasi tentang tenggat waktu yang telah disetujui kedua pihak, sehingga pesanan pembelian harus diselesaikan sebelum tibanya tanggal tersebut.

c. Sebagai Dasar untuk Pengadaan Barang

Dokumen ini juga menjadi dasar untuk pengadaan barang, karena mencakup informasi spesifik mengenai jenis dan jumlah barang yang diperlukan. Dengan informasi yang jelas, perusahaan dapat melakukan perencanaan dan pengelolaan anggaran yang lebih baik, serta memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan operasional.

d. Sebagai Sarana untuk Mengontrol Barang yang Diterima

Fungsi lain dari surat pengajuan barang adalah sebagai sarana kontrol atas proses penerimaan barang. Dengan menyimpan salinan surat, bisnis dapat memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dikirim. Langkah ini penting untuk memastikan bahwa proses pengadaan berlangsung dengan tepat dan mengurangi risiko kesalahan.

e. Sebagai Dasar Hukum dan Audit

Selanjutnya, surat pengajuan barang ke perusahaan berfungsi sebagai bukti sah yang memperkuat keaslian transaksi pengadaan. Lebih dari sekadar formalitas, dokumen ini menjadi dasar penting untuk audit internal dan eksternal, sehingga menhasilkan laporan pembelian yang akurat.

f. Sebagai Alat Negosiasi

Isi dari form ini dapat dijadikan sebagai dasar negosiasi antara perusahaan dengan supplier. Contohnya, sang penyedia biasa mencantumkan penawaran secara langsung ke dalam dokumennya atau mengirim kembali sebuah dokumen penawaran, yang besertakan harga dan ketentuan lainnya, sehingga membuka pembahasan lebih lanjut mengenai pesanan.

g. Sebagai Media untuk Pesanan Berulang

Perusahaan, terutama perusahaan berbasis dagang, cenderung mengalami fluktuasi pada kebutuhan operasionalnya secara musiman. Hal ini dikarenakan adanya peningkatan tren permintaan, sehingga bisnis perlu menutupi demand tambahan yang muncul melalui pengadaan barang atau jasa tambahan melalui request for quotation (RFQ).

Untuk mengatasi hal tersebut, mereka cenderung menggunakan sebuah surat pengajuan yang sama dan dimodifikasi secara minor untuk melakukan pembelian berulang. Adanya penggunaan tersebut, biasanya diarsip dalam aplikasi purcashing terbaik, mengurangi lead time operasional perusahaan karena hilangnya waktu yang dibutuhkan untuk pengerjaan administratif.

3. Format Surat Pengajuan Barang

Format surat pengajuan pengadaan barang yang baik dapat mempermudah proses permohonan kebutuhan barang kepada pihak yang berwenang secara profesional. Berikut adalah elemen-elemen penting pada format surat pengajuan barang serta penjelasan singkatnya.

• Kepala surat: Bagian ini mencakup nama perusahaan atau instansi serta logo, memberikan identitas yang jelas pada surat.
• Nomor surat: Ini adalah serangkaian nomor yang mengidentifikasi surat, memudahkan pencarian dan pengarsipan.
• Tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat: Menunjukkan kapan surat dibuat, penting untuk keperluan dokumentasi dan pengingat.
• Lampiran: Bagian ini mencantumkan dokumen penyimpanan yang relevan dengan pengajuan, seperti spesifikasi barang.
• Perihal: Ringkasan mengenai isi surat yang mengenai tujuan pengajuan barang.
• Alamat tujuan: Alamat lengkap penerima surat, memastikan surat sampai ke pihak yang tepat.
• Salam pembuka: Menyapa penerima surat dengan sopan, menciptakan kesan positif di awal komunikasi.
• Isi surat: Bagian inti yang menjelaskan kebutuhan barang, alasan pengajuan, dan detail lainnya.
• Salam penutup: Menyampaikan harapan baik kepada penerima surat, memberikan kesan profesional.
• Nama perusahaan atau instansi: Mencantumkan kembali identitas pengirim sebagai penguat formalitas.
• Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat: Menandakan bahwa purchase request barang ditandatangani oleh pihak berwenang sebagai tanda keaslian surat.
• Tembusan: Menunjukkan pihak lain yang menerima salinan surat sebagai dokumentasi dan bentuk komunikasi.
• Kaki surat: Informasi tambahan seperti alamat kontak dan nomor telepon yang memudahkan komunikasi lebih lanjut.

4. Bagaimana Cara Membuat Surat Pengajuan Barang?

Dalam proses membuat surat pengajuan barang ke perusahaan, ada beberapa persyaratan penting yang harus diperhatikan. Memahami syarat-syarat ini akan membantu Anda menyusun surat yang profesional, yang akan membantu proses permohonan Anda.

a. Identifkasi Kebutuhan Barang Operasional

Sebelum sebuah form pengajuan barang dapat disusun, pihak berwenang tentu saja perlu  mengetahui spesifikasi lengkap segala hal yang dibutuhkan untuk memastikan keberlangsungan operasional. Hal ini biasanya dilakukan ketika stok barang perusahaan mendekati garis yang ditetapkan atau adanya tren musiman yang dipertimbangkan.

b. Gunakan Format Penulisan yang Tepat

Menggunakan format penulisan yang benar sangat penting dalam surat pengajuan barang. Format yang standar dan jelas menunjukkan profesionalisme pengaju. Pastikan surat yang dibuat mengikuti aturan penulisan yang umum, seperti penggunaan bahasa yang formal dan tata letak yang rapi, agar surat mudah dibaca.

c. Perhatikan Susunan Elemen Surat

Susunan formulir pemesanan barang yang tepat mempengaruhi kejelasan pesan yang ingin disampaikan. Pastikan setiap bagian surat, seperti kop, isi, dan penutup, disusun secara sistematis. Hal ini akan memudahkan penerima dalam memahami dan memproses pengajuan Anda.

d. Sertakan Identitas

Penting untuk menyertakan identitas lengkap pada surat pengajuan barang dalam form pengajuan barang. Hal ini mencakup nama pengaju, jabatan, dan informasi kontak yang jelas. Dengan mencantumkan identitas, penerima surat dapat menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau klarifikasi terkait permohonan yang diajukan.

e. Cantumkan Detail Pesanan

Sampaikan tujuan pengajuan dengan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Rincian tentang barang yang dibutuh kan dan alasannya harus dijelaskan secara ringkas.
Dengan menyatakan tujuan yang jelas, Anda memudahkan penerima untuk memahami pentingnya permohonan tersebut bagi operasional perusahaan.

f. Mengirim Surat Pengajuan Barang

Setelah mengevaluasi secara menyeluruh format dan isi surat yang telah disusun, tim pengadaan dapat dengan segera mengirim dokumen tersebut kepada para penyedia yang telah ditetapkan sebelumnya. Bila pesanan tersebut bersifat musiman, form pengajuan barang dapat diarsip untuk penggunaan kedepannya untuk mengurangi lead time.

5. Contoh Surat Pengajuan Barang

Berikut adalah contoh surat pengajuan pengadaan barang yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Misalkan PT Cemerlang Abadi, khususnya di bagian gudang atau logistik, membutuhkan pengadaan alat dan perlengkapan baru untuk menjaga efisiensi kerja. Hal ini disebabkan oleh aktivitas penyimpanan dan distribusi yang meningkat.

Sehingga tim gudang perlu menambah peralatan pendukung seperti container box untuk penyimpanan barang dan tangga dorong untuk mempermudah pengambilan stok di rak tinggi. Contoh berikut menunjukkan format surat pengajuan pembelian yang diajukan oleh Tim Gudang PT Cemerlang Abadi kepada bagian purchasing
Dari contoh surat pengajuan pembelian barang di atas, terlihat bahwa surat harus memuat rincian barang yang dibutuhkan, jumlah, harga satuan, serta alasan permintaan. Melalui surat ini, perusahaan dapat memproses pengadaan dengan lebih terstruktur dan terencana, sekaligus memastikan pembelian dilakukan berdasarkan kebutuhan yang valid.

6. Apa Kegunaan Form Order Barang?

Setelah proses pengajuan pembelian barang disetujui, langkah berikutnya adalah melakukan pemesanan barang. Di sinilah form order barang berperan penting. Formulir pemesanan barang adalah dokumen yang sangat penting dalam operasi bisnis, terutama yang berkaitan dengan proses pembelian.

Berikut adalah beberapa kegunaan utama dari form order barang:

a. Mempermudah Komunikasi

Formulir pemesanan barang merupakan dokumen berisi informasi mengenai barang yang mempermudah komunikasi antara pembeli dan penjual. Dengan menggunakan formulir ini, kedua pihak dapat dengan jelas menegtahui detail seperti jumlah pesanan, deskripsi produk, dan harga, sehingga mengurangi risiko miskomunikasi.

b. Dokumentasi Transaksi

Formulir ini berfungsi sebagai dokumentasi legal yang dapat dijadikan referensi dalam kasus sengketa atau untuk memudahkan proses audit. Dokumen ini mencatat semua detail transaksi termasuk produk, harga, dan syarat-syarat khusus. Hal ini dapat memastikan bahwa setiap aspek dari kesepakatan diketahui dan disetujui oleh semua pihak yang terlibat.

c. Memudahkan Pengelolaan Inventaris

Dengan mengarsipkan semua formulir pemesanan barang, perusahaan dapat melacak informasi mengenai keluar masuknya barang secara akurat. Ini memudahkan pengelolaan stok barang yang efektif, membantu perusahaan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan barang yang bisa mengganggu operasi bisnis dan menimbulkan tambahan anggaran pengadaan.

d. Merencanakan Pengiriman dan Penerimaan

Formulir pemesanan berisi informasi penting yang diperlukan untuk mengkoordinasikan logistik pengiriman dan penerimaan. Jadwal pengiriman dapat disesuaikan berdasarkan informasi pada formulir. Oleh karena itu, semua pihak siap untuk melakukan pengiriman barang pada waktu yang tepat.

e. Menetapkan Persyaratan Pembayaran

Formulir pemesanan barang seringkali menyertakan metode pembayaran yang disepakati, jadwal pembayaran, dan penalti atas keterlambatan pembayaran. Ini membantu kedua belah pihak untuk tahu dan memahami sistem pembayaran yang digunakan, mengurangi kesalahpahaman, dan mendukung manajemen keuangan yang baik dalam sebuah perusahaan.

7. Otomatisasi Form Pengajuan Barang dengan Software Purchasing ScaleOcean

Mengelola pengajuan barang secara manual sering kali memakan waktu, rawan kesalahan, dan sulit dilacak. Dengan aplikasi purchasing terbaik ScaleOcean, proses tersebut dapat diotomatisasi secara menyeluruh sehingga lebih efisien, transparan, dan mudah dipantau oleh semua pihak yang terlibat.

Form pengajuan barang yang biasanya tersebar di berbagai file kini dapat dibuat, disetujui, dan dilacak hanya dalam satu platform terintegrasi. Otomatisasi ini membantu perusahaan mengurangi waktu proses pengajuan, meminimalkan human error, dan mempercepat pengambilan keputusan.

Beberapa fitur unggulan dalam modul purchasing ScaleOcean yang mendukung otomatisasi ini antara lain:

• Form digital terstandardisasi yang dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan departemen
• Multi-level approval workflow yang fleksibel dan otomatis, lengkap dengan notifikasi real-time
• Integrasi dengan stok gudang dan data supplier, sehingga pengajuan bisa langsung dikaitkan dengan ketersediaan barang dan vendor yang relevan
• Dashboard monitoring untuk melacak status pengajuan barang secara transparan dan real-time
• Riwayat dan log aktivitas lengkap, mendukung kebutuhan audit dan pelacakan keputusan

Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan ketersediaan barang sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan software purchasing ScaleOcean melalui demo gratis-nya, Anda akan meningkatkan produktivitas dan mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat, sejalan dengan tuntutan bisnis modern.

Baca juga: 11 Rekomendasi Software Purchase Order Terbaik 2025

8. Kesimpulan

Surat pengajuan barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengajukan permintaan pengadaan atau pembelian barang dalam perusahaan. Dokumen ini berisi informasi penting seperti jenis barang, jumlah, alasan pengajuan, serta identitas pengaju. Dengan adanya surat yang tersusun dengan baik, perusahaan dapat memastikan proses pengadaan berjalan lebih efisien, transparan, dan terdokumentasi dengan jelas.

Namun, dalam praktiknya, proses pengajuan dan pengadaan barang secara manual sering kali memakan waktu, rawan kesalahan, dan sulit dilacak. Karena itu, diperlukan teknologi untuk meningkatkan efisiensi proses tersebut. Software purchasing ScaleOcean adalah solusi terbaik untuk membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengajuan dan pengadaan barang.

Dengan fitur seperti form digital terstandardisasi, sistem persetujuan otomatis (multi-level approval), dashboard monitoring, serta log aktivitas lengkap, ScaleOcean memudahkan perusahaan mengurangi waktu proses, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat pengambilan keputusan.

Untuk memastikan sistem dan fitur yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, ScaleOcean juga menyediakan demo gratis yang dapat Anda coba untuk tahu bagaimana sistem ini meningkatkan manajemen pengadaan perusahaan.