Request for Proposal (RFP): Definisi, Manfaat dan Contohnya

Terkadang, ketika perusahaan tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk melakukan sebuah proyek, pihak berwenang biasanya akan menyusun terlebih dahulu sebuah dokumen request for proposal (RFP). Hal tersebut berfungsi sebagai sarana menarik perhatian dan meminta penawaran dari penyedia barang atau jasa.

Dokumen RFP, atau juga sering disebut sebagai permintaan proposal, menjelaskan secara rinci tentang spesifikasi proyek tertentu, tujuan dilakukannya, KPI penyelesaian, dan lain sebagainya. Dengan adanya informasi tersebut, calon vendor dapat mengetahui dengan lebih mudah ekspektasi penerbit RFP dan menyusun sebuah penawaran yang sesuai.

Maka dari itu, dapat dinyatakan bahwa request for proposal sangat penting bagi bisnis yang ingin menjalankan beberapa proyek secara sekaligus, sehingga penyusunan isi dokumen tersebut yang jelas sangat penting juga. Artikel berikut akan mendalami lebih mengenai tata penyusunannya, serta memberikan sebuah contoh RFP dan solusi agar proses pembuatan dokumen permintaan proposal berjalan secara optimal!

Key Takeaways

• Request for proposal adalah dokumen yang dikeluarkan olah perusahaan untuk meminta penawaran dari berbagai penyedia untuk proyeknya.
• Komponen dokumen RFP: Latar belakang, Scope of Work, jangka waktu proyek, prosedur evaluasi, informasi tambahan, format proposal.
• Manfaat request for proposal meliputi penjelasan rinci proyek, sarana promosi, memicu persaingan, menyusun daftar vendor, perbandingan penawaran, meningkatkan kualitas proyek.
• Software procurement ScaleOcean menjadi solusi bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi penyusunan dokumen RFP.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Request for Proposal (RFP)?

Request for proposal (RFP) adalah dokumen yang disusun oleh perusahaan untuk meminta penawaran dari vendor atau pemasok potensial dalam menyediakan produk atau layanan tertentu. RFP ini merinci cakupan proyek, persyaratan yang harus dipenuhi, dan kriteria evaluasi, yang digunakan untuk menilai proposal dari berbagai vendor.

Penerapan dokumen tersebut tidak terbatas hanya pada bisnis-bisnis swasta, tapi secara umum dapat digunakan oleh institusi apa saja, termasuk juga organisasi pemerintah dan non–profit. Ketika beberapa penawaran telah diberikan oleh calon-calon penyedia, maka perusahaan harus melakukan analisa terhadap masing-masing proposal tersebut untuk menentukan mitra yang paling sesuai dengan spesifikasi proyek.

Berbeda dengan RFQ, metode procurement berikut digunakan untuk meminta solusi komprehensif atas kebutuhan yang lebih kompleks dan belum terdefinisi dengan jelas. RFP memungkinkan vendor menawarkan berbagai opsi dan pendekatan. Sementara RFQ digunakan ketika kebutuhan sudah jelas, fokus pada penawaran harga spesifik.

2. Mengapa Penting bagi Perusahaan untuk Mengeluarkan RFP?

Sumber daya yang biasanya dimiliki oleh perusahaan, baik berskala besar maupun kecil, hanya dapat mencukupi kebutuhan operasional inti masing-masing. Hal ini berarti perusahaan cenderung tidak dapat menjalankan proyek lain dikarenakan adanya keterbatasan pada sumber daya dan keahlian tenaga kerja.

Oleh karena itu, bisnis seringkali memutuskan untuk mengeluarkan RFP (request for proposal) untuk proyek tertentu guna memperoleh solusi yang lebih efisien dan efektif dari penyedia luar. Dan bila perusahaan puas dengan kinerja dan layanan vendor tersebut, maka terdapat kemungkinan penyusunan kontrak payung untuk pengadaan berulang.

Selain itu, request for proposal juga cenderung digunakan untuk memenuhi kebutuhan proyek atau kegiatan dengan skala besar atau periode panjang. Hal ini krusial ketika metode pengadaan short–term seperti direct purchases tidak mampu mencukupi keperluan bisnis lagi.

3. Ketentuan dan Komponen dalam Dokumen Request for Proposal

Dokumen request for proposal menyajikan berbagai informasi penting yang membantu vendor memahami ekspektasi perusahaan. Beberapa komponen utama yang tercantum dalam RFP, seperti latar belakang perusahaan, scope of work, dan prosedur evaluasi, memfasilitasi penyedia dalam menyusun proposal yang sesuai dengan kebutuhan proyek:

• Latar Belakang Perusahaan dan Proyek: Bagian ini menjelaskan secara singkat tentang perusahaan dan tujuan diterbitkannya dokumen tersebut.
• Scope of Work (SOW): Merupakan sebuah daftar proyek yang tersedia dan dapat dipilih oleh vendor. Hal ini juga terkadang mencantumkan maximum bid yang berlaku pada masing-masing SOW.
• Jangka Waktu Proyek: Memberikan gambaran lebih jelas tentang timeline pengerjaan proyek.
• Prosedur Evaluasi: Bagian berikut menjelaskan tentang tata cara pelaksanaan evaluasi masing-masing proposal dan pemilihan vendor.
• Informasi Tambahan: Informasi-informasi lain yang berhubungan dengan proyek atau legalitas persetujuan kontrak, serta juga dokumen-dokumen yang perlu disertakan oleh penyedia seperti contoh purchase order.
• Format Proposal: Beberapa perusahaan terkadang mencantumkan format proposal khusus yang perlu diterapkan oleh calon-calon penyedianya.

4. Manfaat Request for Proposal (RFP)

Dengan menyusun RFP, perusahaan tidak hanya mengelola ekspektasi yang jelas tentang kebutuhan proyek, tetapi juga mempermudah dalam menemukan penyedia. Selain itu, RFP membantu perusahaan untuk menyusun daftar vendor yang relevan, termasuk penyedia kecil yang mungkin menawarkan solusi inovatif dan harga kompetitif. Berikut manfaat lebih lengkapnya:

a. Menjelaskan secara Rinci Kebutuhan Proyek

Dokumen RFP berisi informasi seputar kebutuhan proyek, sehingga masing-masing calon penyedia dapat mengetahui tentang hal-hal yang diekspektasi penerbit. Hal ini penting agar penyedia yang mengajukan penawaran tender dapat merancang solusi yang paling relevan dan efisien.

Informasi yang lengkap akan mengurangi kesalahpahaman dan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki ekspektasi yang sama mengenai hasil akhir. Selain itu, kejelasan kebutuhan ini juga membantu aplikasi tender bekerja lebih optimal dalam menyaring penyedia yang sesuai, sehingga proses seleksi dan evaluasi dapat dilakukan secara lebih efisien.

b. Sebagai Sarana Promosi

Request for proposal juga dapat dipandang sebagai sebuah sarana promosi bagi perusahaan. Dengan mengeluarkan dokumen ini, perusahaan tidak hanya menunjukkan bahwa mereka sedang berkembang, tetapi juga memperkenalkan proyek atau kebutuhan baru kepada pasar dan pihak-pihak yang relevan.

c. Memicu Persaingan dalam Industri

Adanya persaingan antara beberapa penyedia untuk sebuah proyek dalam RFP sangat menguntungkan bagi perusahaan karena berpotensi meningkatkan kualitas penyedia dan menghasilkan harga yang lebih kompetitif. Hal ini berarti segala purchase requisition yang dibuat perusahaan akan jauh lebih terjangkau.

d. Menyusun Daftar Vendor

Apabila perusahaan melakukan riset penyedia secara manual melalui seorang project manager, hasilnya sering kali kurang optimal. Cara ini berisiko menghasilkan daftar vendor yang terbatas atau tidak sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan pengadaan perusahaan.

Namun, bila perusahaan mengeluarkan dokumen RFP, pelacakan vendor relevan dapat dilakukan dengan mudah dan lebih terarah. Proses ini juga membantu mempercepat purchase decision, karena perusahaan dapat menilai penawaran yang masuk secara objektif berdasarkan kebutuhan, harga, dan kualitas yang ditawarkan.

e. Melakukan Perbandingan Penawaran

Dengan mengumpulkan berbagai proposal dari penyedia yang berbeda, RFP memudahkan perusahaan untuk membandingkan surat penawaran secara langsung. Proses ini memungkinkan penilaian menyeluruh terhadap harga, kualitas, dan solusi yang ditawarkan.

f. Meningkatkan Kualitas Proyek

Karena vendor yang dipilih telah dilakukan sesuai dengan perbandingan ekstensif kualifikasi dan solusi banyak jumlah penyedia. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memilih vendor yang paling mampu memberikan solusi inovatif dan berkualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan proyek.

g. Mengurangi Waktu yang Diperlukan

Meskipun proses penyiapan RFP membutuhkan waktu, pada akhirnya ini dapat menghemat waktu secara keseluruhan. Dengan mendefinisikan kebutuhan proyek sejak awal dan menerima proposal dalam format yang terstruktur, Anda menghindari komunikasi bolak-balik yang tidak perlu dengan banyak vendor.

h. Memastikan Kepatuhan dan Standar

RFP memungkinkan perusahaan untuk menetapkan standar dan persyaratan yang jelas sejak awal, seperti kriteria kepatuhan, standar kualitas, peraturan industri, atau syarat keamanan data. Ini memastikan bahwa penyedia yang Anda pilih tidak hanya mampu secara teknis, tetapi juga berkomitmen untuk mematuhi semua regulasi dan standar yang relevan.

Sebagai bagian dari strategi pengadaan yang efisien, perusahaan perlu mempertimbangkan Aplikasi purchasing terbaik untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi pembelian. Dengan solusi yang tepat, pengelolaan pengadaan dan pemilihan vendor menjadi lebih terstruktur, transparan, dan mendukung keputusan pembelian yang optimal.

5. Kapan Perusahaan Memerlukan RFP?

Request for Proposal (RFP) merupakan alat yang efektif digunakan oleh perusahaan ketika kebutuhan mereka melibatkan solusi yang lebih kompleks dan disesuaikan. Berikut adalah beberapa kondisi yang menunjukkan kapan RFP sebaiknya digunakan:

a. Kompleksitas Ruang Lingkup Proyek

RFP cocok digunakan untuk proyek yang memiliki kebutuhan kompleks dan tidak dapat dipenuhi dengan solusi standar. Ketika sebuah proyek memerlukan pendekatan yang lebih disesuaikan dan mendalam, RFP memungkinkan perusahaan untuk meminta proposal yang dapat mengakomodasi spesifikasi teknis dan tujuan strategis mereka.

b. Evaluasi Nilai dan Kualitas

RFP lebih efektif ketika harga bukan satu-satunya faktor penentu. Dalam situasi ini, perusahaan perlu mengevaluasi berbagai elemen dari setiap penawaran, seperti kualitas, pengalaman, dan inovasi, guna menemukan solusi yang memberikan nilai terbaik dalam jangka panjang.

c. Sektor atau Industri Tertentu

RFP sering digunakan di sektor yang memerlukan pengadaan barang atau jasa yang lebih terperinci, seperti industri konstruksi, TI, konsultasi, dan sektor publik. Dalam sektor-sektor ini, RFP membantu memastikan vendor yang dipilih memiliki keahlian khusus dan dapat memenuhi keperluan yang telah tertera di surat pengajuan.

6. Cara Membuat Request for Proposal (RFP)

Setelah memahami pentingnya RFP dan menyusun dokumen yang jelas, langkah selanjutnya adalah mengetahui bagaimana cara membuat request for proposal yang efektif. Proses ini dimulai dengan menentukan proyek yang ingin diadakan, dilanjutkan dengan mencantumkan spesifikasi proyek. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

a. Menentukan Proyek yang ingin Diadakan

Sebelum menyusun sebuah dokumen RFP, perusahaan harus mengidentifikasi terlebih dahulu segala proyek yang ingin dilakukan. Apabila gambaran tentang hal tersebut tidak ada, maka penyusunan request for proposal tidak akan dapat dilakukan.

b. Cantumkan Spesifikasi Proyek-proyek tersebut

Ketika sekelompok proyek telah ditentukan, maka hal-hal tersebut akan dijadikan sebagai SOW (Scope of Work) dalam dokumen RFP yang disertakan dengan judul dan jumlah bid maksimal. Hal ini memberikan para calon vendor visualisasi lebih jelas tentang proyek-proyek yang dimiliki perusahaan.

c. Jelaskan Layanan yang Anda Cari

Bagian ini sangat penting dalam RFP. Anda harus dengan jelas dan ringkas menggambarkan layanan atau produk yang dibutuhkan, serta memecah persyaratan menjadi komponen yang lebih spesifik. Ini menghindari ambiguitas dan memastikan vendor memahami apa yang diinginkan.

d. Jelaskan Tantangan atau Hambatan Apa pun Menuju Kesuksesan

Setiap proyek pasti memiliki tantangan. Mengungkapkan hambatan seperti keterbatasan teknis atau regulasi sejak awal akan membantu vendor memberikan solusi yang lebih sesuai. Bersikap transparan mengenai tantangan ini membantu menetapkan ekspektasi yang realistis dan memungkinkan vendor untuk memecahkan masalah.

e. Rincikan Kriteria Pilihan Anda

Kriteria seleksi adalah tolok ukur yang akan digunakan untuk mengevaluasi proposal. Definisikan kriteria ini dengan jelas, seperti pengalaman proyek, keahlian teknis, struktur harga, dan layanan pelanggan. Tentukan bobot masing-masing kriteria untuk memastikan bahwa vendor memahami prioritas Anda dan proses seleksi yang transparan.

Selain itu, penerapan key performance indicator pembelian dapat digunakan sebagai alat evaluasi tambahan untuk mengukur kinerja vendor berdasarkan kriteria tersebut. Dengan KPI yang terstruktur, perusahaan dapat menilai efektivitas vendor secara objektif dan memastikan proses seleksi berjalan konsisten dan akuntabel.

f. Tentukan Timeline Proyek Anda

Garis waktu yang terstruktur penting untuk menjaga ekspektasi semua pihak. Jelaskan tonggak utama proyek seperti batas pengajuan proposal dan periode evaluasi dengan realistis, mempertimbangkan faktor internal dan eksternal. Timeline yang jelas mencerminkan komitmen perusahaan serta menghargai waktu vendor.

g. Menyusun Format Proposal

Hal ini sebenarnya tidak selalu dilakukan dalam penyusunan dokumen RPF, namun lebih baik dicantumkan. Dengan memberitahukan tentang format proposal, perusahaan akan lebih mudah mengelola masing-masing penawaran, sehingga proses pemilihan juga akan dilakukan secara optimal.

h. Melakukan Proses Pemilihan Vendor

Pada akhir tenggat waktu RFP, perusahaan akan melakukan analisa terhadap segala penawaran yang diterimanya. Proses ini melibatkan evaluasi informasi setiap proposal yang masuk, termasuk kualitas solusi yang ditawarkan, biaya, minimum purchase, dan kesesuaian dengan kebutuhan proyek.

i. Menerbitkan Blanket Purchasing Order

Setelah proses pemilihan vendor selesai dan kesepakatan tercapai, langkah selanjutnya adalah menerbitkan blanket purchasing order. Dokumen resmi ini menjadi kontrak hukum antara perusahaan dan vendor terpilih, merinci barang atau jasa yang akan dibeli, kuantitas, harga yang disepakati, syarat pembayaran, serta tanggal pengiriman atau penyelesaian.

7. Contoh Template Request for Proposal (RFP)

Dokumen singkat tersebut adalah sebuah contoh simple halaman pertama dokumen RFP. Request for proposal biasanya berisi ketentuan-ketentuan yang telah dinyatakan sebelumnya, namun dapat disesuaikan dengan spesifikasi proyek dan industri perusahaan.

Pada contoh di atas, perusahaan PT. Ritel Semesta Nusantara mengeluarkan dokumen RFP untuk menarik penawaran dari penyedia jasa konstruksi. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan ekspansi operasi perusahaan ke Malang.

Contoh berikut tidak sepenuhnya mengambarkan dokumen-dokumen RFP dan hanya bersifat sebagai contoh edukatif. Terlebih lagi, request for proposal merupakan sebuah jenis dokumen pengadaan yang relatif panjang, yakni dapat mencapai hingga 70-an halaman seperti halnya dokumen Chesapeake Bay Program.

8. Membuat RFP Otomatis dengan Software Procurement ScaleOcean

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat Anda simpulkan bahwa dokumen RFP adalah sebuah komponen penting dalam memenuhi segala kebutuhan proyek perusahaan. Adanya penyusunan optimal dokumen tersebut yang optimal memungkinkan perusahaan untuk melakukan outsourcing dalam menjalankan proyek-proyeknya.

Walaupun begitu, pembuatan dokumen permintaan proposal secara manual bukanlah suatu hal yang realistis, apalagi bila Anda ingat bahwa sebuah contoh dokumen dapat mencapai hingga 70-an halaman. Oleh karena itu, perusahaan memilih melakukan menerapkan sebuah software purchasing untuk men-streamline proses penyusunan dokumen.

Salah satu contoh sistem yang diterapkan oleh perusahaan-perusahaan tersebut adalah sistem procurement ScaleOcean. Hal ini dikarenakan sistemnya dapat dikustomisasi sesuai dengan keinginan perusahaan, sehingga meningkatkan efisiensi penggunaan sistem. Terdapat juga fitur dan modulnya yang beragam, yakni berada di sekitaran 1000 jumlah fitur dan modul, sehingga setiap kebutuhan yang ada dapat terkendali.

Selain kedua hal tersebut, ScaleOcean menawarkan lebih banyak lagi keunggulan yang dapat Anda coba terlebih dahulu melalui demo gratis yang ditawarkannya. Beberapa fitur yang dapat Anda temukan dalam software procurement-nya berupa:

• Pembuatan RFP Otomatis: ScaleOcean memungkinkan pembuatan RFP secara otomatis, dengan menyediakan template yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, menghemat waktu dalam pembuatan dokumen.
• Pengelolaan Kriteria dan Spesifikasi: Anda dapat menyusun kriteria dan spesifikasi yang jelas dalam RFP, seperti kualitas produk, harga, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran, untuk memastikan vendor yang dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Integrasi dengan Daftar Vendor: Software ini dapat terintegrasi dengan daftar vendor yang sudah ada, memudahkan pemilihan dan pengundangan vendor yang sesuai untuk menerima RFP tanpa perlu mencari atau memasukkan informasi vendor secara manual.
• Analisis Penawaran Vendor: Setelah menerima proposal, ScaleOcean memungkinkan analisis otomatis terhadap proposal yang masuk, seperti perbandingan harga dan fitur dari vendor yang berbeda, untuk membantu tim pengadaan dalam membuat keputusan yang lebih baik.
• Tracking Status RFP: Memungkinkan pelacakan status RFP dari setiap vendor, memberikan visibilitas mengenai siapa yang telah menerima, mengisi, dan mengirimkan kembali proposal mereka, serta memudahkan pengelolaan tenggat waktu.

Baca juga: Pembelian Bersih Adalah: Arti dan Pengaruhnya di Bisnis

9. Kesimpulan

Request for proposal (RFP) sangat penting bagi perusahaan yang ingin menjalankan proyek namun memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan RFP, perusahaan dapat mengundang vendor untuk menawarkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan, memfasilitasi pemilihan penyedia yang tepat melalui perbandingan proposal yang masuk.

Kesimpulan kedua, penyusunan RFP yang jelas dan terstruktur akan mengoptimalkan proses seleksi vendor dan mempercepat pengambilan keputusan. Untuk mempermudah pembuatan RFP, ScaleOcean menawarkan software procurement dengan berbagai fitur, termasuk pembuatan RFP otomatis, yang dapat Anda coba melalui demo gratis yang tersedia.