Direct Purchase Adalah: Definisi dan Keuntungannya

Proses pengadaan yang melibatkan pihak ketiga sering kali memperlambat transaksi dan meningkatkan biaya. Hal ini dapat menghambat kelancaran produksi dan pemenuhan kebutuhan konsumen secara tepat waktu, terutama jika pengelolaan stok menjadi lebih kompleks. Direct purchase menawarkan solusi untuk masalah ini.

Dengan direct purchase langsung ke vendor, perusahaan dapat mempercepat proses pengadaan, mengurangi biaya tambahan, dan memiliki kontrol lebih terhadap kualitas barang. Metode procurement ini memastikan kebutuhan produksi dan konsumen terpenuhi dengan lebih efisien dan tepat waktu.

Artikel ini akan membahas berbagai manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan pembelian langsung dalam perusahaan. Selain itu, artikel ini juga akan mengulas tantangan yang mungkin muncul serta memberikan panduan untuk mengoptimalkan proses ini demi efisiensi dan keuntungan yang lebih besar bagi perusahaan.

Key Takeaways

• Direct purchase adalah pengadaan barang langsung dari pemasok tanpa perantara, memberikan kontrol lebih pada kualitas, biaya, dan pengelolaan persediaan.
• Perbedaan direct purchase dan indirect purchase dapat dilihat dari pengelolaan biaya, hubungan pemasok, persediaan, dan teknologi yang mendukung efisiensi operasional masing-masing.
• Keunggulan direct purchase mencakup kontrol pengadaan lebih baik, penghematan biaya, hubungan pemasok yang lebih kuat, manajemen risiko, dan kualitas produk terjamin.
• ScaleOcean Purchasing Management Software meningkatkan efisiensi pengadaan dengan mempermudah manajemen vendor, pelacakan pembelian, dan pengelolaan persediaan.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Direct Purchase?

Direct purchase adalah proses pengadaan barang, layanan, dan bahan baku yang langsung digunakan dalam produk akhir perusahaan. Tanpa melalui pihak ketiga tim purchase bisa melakukan kontrol langsung dan pemastian kualitas barang atau pelayanan yang diinginkan.

Bagi vendor sendiri mereka juga lebih puas karena komunikasi berjalan dengan mudah, terutama bila dibandingkan dengan skala lebih kompleks seperti RFP. Alasan perusahaan memerlukan direct purchase adalah untuk memantau keberhasilan pemesanan, pengelolaan, dan evaluasi terhadap produk yang sudah dipesan.

Pembelian langsung ini berhubungan dengan supply chain management (SCM) untuk melakukan monitoring kegiatan dari procure to pay. SCM bertugas untuk mengelola aliran barang sampai ke tangan tim purchasing agar tidak terjadi overstock dan understock karena ada barang yang tidak terjual pada rantai pasok atau terjadi kendala.

Misalkan sebuah perusahaan manufaktur membutuhkan komponen tertentu dalam proses produksinya. Mereka akan menghubungi supplier langsung, tanpa menyusun terlebih dahulu sebuah approved vendor list, untuk memesan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan.

Proses ini memungkinkan perusahaan untuk berdiskusi langsung mengenai spesifikasi, harga, dan jadwal pengiriman. Hal ini menguntungkan kedua pihak. Perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan persyaratan spesifiknya, sementara supplier mendapat kepastian penjualan langsung tanpa harus bersaing dengan vendor lain di pasar.

Perbedaan Direct Purchase dengan Indirect Purchase

Dalam dunia pengadaan, perusahaan sering kali dihadapkan pada dua pendekatan utama dalam pembelian barang dan layanan, direct purchasing dan indirect purchasing. Keduanya memiliki tujuan, proses, dan manajemen yang berbeda. Melansir dari Investopedia berikut ini adalah, perbedaan kedua metodenya:

1. Manajemen Hubungan Pemasok

Hubungan dengan pemasok dalam direct purchasing cenderung jangka panjang dan strategis, untuk memastikan pasokan bahan baku yang stabil dan berkualitas. Hal ini sangat penting bagi kelancaran proses produksi dan kualitas produk akhir.

Dalam indirect purchasing, hubungan dengan pemasok lebih transaksional dan fokus pada efisiensi biaya untuk barang yang mendukung operasi harian. Ini biasanya mencakup pembelian barang dan layanan yang tidak terlibat langsung dalam produksi.

2. Manajemen Biaya

Manajemen biaya dalam direct purchasing berfokus pada pengelolaan pengeluaran untuk bahan baku dan komponen produksi, dengan tujuan untuk menjaga efisiensi biaya. Proses ini melibatkan negosiasi harga dan pengelolaan anggaran untuk pengadaan bahan baku yang dibutuhkan.

Untuk indirect purchasing, perusahaan lebih mengandalkan anggaran berbasis nol yang mewajibkan pembenaran setiap pengeluaran. Hal ini bertujuan untuk mengurangi biaya yang tidak perlu dan memastikan efisiensi dalam pengeluaran operasional.

3. Manajemen Persediaan

Pengelolaan persediaan dalam direct purchasing mengharuskan perusahaan memiliki stok bahan baku yang cukup untuk menjaga kelancaran produksi. Keberadaan persediaan yang terencana dengan baik mencegah keterlambatan produksi.

Di indirect purchasing, persediaan biasanya lebih fleksibel dan pembelian dilakukan berdasarkan permintaan. Hal ini memungkinkan perusahaan mengurangi biaya penyimpanan dengan membeli barang hanya ketika dibutuhkan.

4. Penggunaan Teknologi

Teknologi dalam direct purchasing digunakan untuk merampingkan proses pengadaan bahan baku dan mengelola persediaan secara efisien. Sistem ERP dan teknologi terkait memungkinkan pemantauan yang lebih baik terhadap aliran barang dan biaya pengadaan.

Untuk indirect purchasing, teknologi fokus pada penyederhanaan pengalaman pembelian barang yang tidak langsung terkait dengan produksi. Sistem e-procurement yang mudah digunakan membantu mempercepat proses dan mengurangi kerumitan dalam pengadaan barang pendukung.

5. Pengaturan Organisasi

Direct purchasing biasanya dikelola oleh tim pengadaan terpusat dengan fokus pada pengeluaran untuk bahan baku yang digunakan dalam produksi. Pengelolaan ini memerlukan koordinasi yang erat antar departemen untuk memastikan kelancaran produksi.

Indirect purchase lebih terdesentralisasi, dengan anggaran dan pengelolaan pengeluaran yang tersebar di berbagai departemen. Meskipun memberikan fleksibilitas, pengelolaan ini sering kali dapat mengarah pada pemborosan atau ketidakefisienan.

Keunggulan Menerapkan Direct Purchase 

Direct Purchase mempunyai keuntungan sendiri bagi yang memakainya. Beberapa keunggulan dari pembelian langsung adalah memiliki kontrol yang lebih besar dibandingkan jika membeli secara tidak langsung.

Jika dalam periode yang berdekatan pihak gudang melaporkan adanya kenaikan permintaan dan kebutuhan barang yang mendesak, tim purchasing management dapat dengan cepat merespons. Hal ini memudahkan mereka untuk melakukan pembelian ulang, memastikan persediaan tetap terjaga dan produksi tidak terganggu.

1. Pengontrolan Keluar Masuk Barang

Sebagai divisi yang memahami operasional pengadaan, tim ini memiliki akses langsung untuk memeriksa spesifikasi, pemrosesan produksi, kuantitas, dan kualitas barang. Dengan demikian, mereka dapat memastikan semuanya sesuai dengan kebutuhan dan melakukan pengecekan dengan cepat dan efisien.

Proses pengadaan harus tetap berlandaskan pada pedoman, protokol, atau mekanisme yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini penting untuk memastikan bahwa setiap langkah pengadaan sejalan dengan tujuan perusahaan dan mematuhi standar yang telah ditentukan, guna menjaga konsistensi dan kualitas operasional.

2. Penghematan Biaya

Pembelian langsung memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses pengadaan dengan lebih efisien. Dibandingkan dengan menggunakan pihak ketiga yang memerlukan biaya tambahan seperti upah, pembelian langsung mengurangi biaya dan meningkatkan kontrol terhadap seluruh proses pengadaan.

Dengan adanya perwakilan dari purchasing management, perusahaan dapat menegosiasikan kesepakatan yang lebih menguntungkan dengan vendor. Hal ini memungkinkan perusahaan memanfaatkan skala ekonomi untuk mendapatkan harga yang lebih baik sekaligus mengurangi redundansi pembelian yang tidak perlu.

3. Peningkatan Hubungan Pemasok

Tujuan  pembelian yang jelas memungkinkan perusahaan menjalin hubungan jangka panjang dengan pemasok yang andal dan berkualitas tinggi. Dengan volume pembelian dan memberikan ekspektasi yang jelas kepada pemasok, perusahaan dapat menegosiasikan persyaratan yang menguntungkan dan membina kemitraan yang saling menguntungkan.

4. Manajemen Risiko

Keuntungan utama dari penerapan direct purchase adalah perusahaan dapat secara langsung menilai risiko yang terkait dengan pengadaan barang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola risiko tersebut dengan lebih baik, sehingga dapat mengambil langkah yang lebih cepat dan tepat dalam pengambilan keputusan.

Dengan melakukan evaluasi pemasok secara menyeluruh dan menerapkan uji tuntas yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi masalah sejak dini. Pemantauan kinerja pemasok secara terus-menerus membantu perusahaan memitigasi risiko terkait kualitas, penundaan pengiriman, kepatuhan, dan keberlanjutan operasional.

5. Menyesuaikan dengan Strategi Perusahaan

Purchasing management memastikan bahwa aktivitas pengadaan selaras dengan tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk fokus pada keputusan pembelian yang sejalan dengan prioritas bisnis mereka.

Dengan demikian, perusahaan dapat lebih mudah mendukung tujuan strategis seperti inovasi, keberlanjutan, atau pencapaian keunggulan biaya. Penyesuaian ini andil  terhadap kesuksesan dan daya saing perusahaan secara keseluruhan.

6. Menjaga Kerahasiaan

Perusahaan memiliki formulasinya sendiri dalam memproduksi suatu barang dan jasa. Hal itu yang membuat branding mereka tercipta di kalangan masyarakat luas, semakin unik barangnya semakin mudah dikenali pula di berbagai kalangan.

Oleh karena itu, kerahasiaan yang hanya bisa dibagikan pemilik usaha seperti resep atau bahan tertentu hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu termasuk supplier. Karena merekalah yang mengolah barang mentahnya.

7. Kualitas Produk Lebih Terjamin

Keuntungan selanjutnya dalam melakukan pembelian langsung adalah terjaminnya kualitas produk yang dibeli perusahaan. Anda juga lebih mudah mengaudit dan memantau standar kualitas produk. Hal ini meningkatkan peluang mendapatkan produk yang sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan.

8. Proses Negosiasi Harga Lebih Mudah

Direct purchase memungkinkan perusahaan untuk melakukan negosiasi secara langsung dengan pemasok. Negosiasi ini tidak hanya fokus pada harga, tapi juga kualitas, jadwal pengiriman, dan syarat-syarat pelayanan setelah direct sales terjadi.

Dari sisi pemasok, hal ini juga sangat menguntungkan. Mereka jadi lebih paham kebutuhan spesifik pelanggan dan bisa memberikan penawaran yang lebih sesuai.

Kelemahan Direct Purchase

Meskipun direct purchase dapat memberikan banyak manfaat, seperti penghematan biaya dan kontrol yang lebih baik atas pengadaan bahan baku, pendekatan ini juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan. Berikut ini adalah macam-macam kelemahan dari pembelian langsung.

1. Ketergantungan yang Tinggi

Ketergantungan yang tinggi pada pemasok utama dalam direct purchase dapat meningkatkan paparan risiko bagi perusahaan. Jika pemasok mengalami gangguan, seperti bencana alam, masalah keuangan, atau kekurangan produksi, hal ini dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, penurunan kualitas, dan gangguan pada proses produksi yang lebih besar.

Paparan risiko ini sangat memengaruhi stabilitas operasi dan dapat menyebabkan biaya tambahan untuk mengatasi masalah tersebut. Mengurangi risiko semacam ini memerlukan manajemen pemasok yang hati-hati dan diversifikasi sumber pasokan untuk memastikan kelancaran produksi.

2. Kompleksitas Pengelolaan

Mengelola hubungan dengan banyak pemasok untuk direct purchase bisa sangat rumit, terutama jika melibatkan pemasok global. Proses ini membutuhkan pengawasan yang ketat terkait kualitas produk, jadwal pengiriman, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, yang memakan banyak waktu dan sumber daya.

Kompleksitas ini mengharuskan perusahaan memiliki sistem e–procurement yang efisien dan tim yang terlatih untuk mengelola hubungan dengan pemasok. Tanpa pengelolaan yang baik, masalah kecil bisa berkembang menjadi hambatan besar dalam rantai pasokan.

3. Fleksibilitas Terbatas

Jika perusahaan terlalu bergantung pada satu pemasok untuk bahan baku utama, fleksibilitasnya terbatas. Misalnya, jika pemasok tersebut menghadapi masalah produksi atau perubahan harga, perusahaan kesulitan mencari alternatif dengan harga atau kualitas yang serupa.

Keterbatasan fleksibilitas ini dapat menghambat perusahaan untuk merespons perubahan pasar atau tren baru dengan cepat. Diversifikasi pemasok atau alternatif bahan baku bisa menjadi solusi untuk mengatasi masalah ini, meski memerlukan upaya tambahan dalam pengelolaan.

4. Manajemen Persediaan yang Sulit

Manajemen persediaan dalam direct purchasing membutuhkan prediksi yang sangat akurat tentang permintaan bahan baku. Jika perusahaan tidak dapat memproyeksikan kebutuhan dengan benar, mereka bisa menghadapi kelebihan atau kekurangan stok, yang bisa mengganggu produksi.

Kelebihan stok menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, sementara kekurangan stok bisa menghambat lini produksi dan menyebabkan keterlambatan. Oleh karena itu, perencanaan persediaan yang matang dan sistem manajemen inventaris yang baik sangat penting dalam model ini.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan penerapan kontrak framework sebagai solusi strategis. Melalui pendekatan ini, perusahaan dapat menjalin kesepakatan jangka panjang dengan pemasok untuk pengadaan barang secara bertahap sesuai kebutuhan.

5. Risiko Pengelolaan Pemasok

Pengelolaan hubungan jangka panjang dengan pemasok dalam direct purchasing bisa menjadi risiko tersendiri. Jika perusahaan terlalu fokus pada negosiasi harga yang lebih rendah, ini bisa merusak hubungan dengan pemasok dan mengarah pada pengiriman yang tidak konsisten atau kualitas yang menurun.

Risiko ini membutuhkan perusahaan untuk menjaga keseimbangan dalam hubungan dengan pemasok. Mempertahankan hubungan yang sehat sangat penting untuk memastikan kualitas bahan baku dan ketepatan waktu pengiriman, yang menjadi kunci keberhasilan produksi.

ScaleOcean Purchasing Management Software membantu mengatasi tantangan dalam direct purchasing dengan mempermudah manajemen vendor, pelacakan pembelian, dan integrasi sistem inventaris. Dengan fitur diversifikasi pemasok dan laporan analitis yang mendalam, risiko ketergantungan dan pengelolaan persediaan dapat diminimalisir.

Dengan fitur-fitur tersebut, proses pengadaan menjadi lebih efisien dan fleksibilitas lebih dalam pengadaan bahan baku. Vendor ini juga menawarkan demo gratis serta konsultasi gratis untuk membantu Anda memaksimalkan potensi bisnis Anda.

Contoh Direct Purchase

Direct purchasing dilakukan oleh berbagai industri untuk memperoleh bahan baku atau komponen utama yang digunakan dalam proses produksi. Berikut adalah beberapa contoh penerapan direct purchasing di berbagai sektor, menurut Deloitte:

1. Manufaktur Otomotif

Dalam industri otomotif, direct purchasing memungkinkan produsen mobil untuk membeli bahan baku utama seperti baja, ban, dan komponen elektronik langsung dari pemasok. Hal ini memberikan produsen kontrol lebih besar terhadap kualitas dan harga bahan yang digunakan dalam perakitan kendaraan, serta mengurangi ketergantungan pada perantara.

Dengan pengadaan langsung, produsen otomotif dapat memastikan pasokan yang stabil, yang sangat penting untuk kelancaran produksi kendaraan. Ini juga memungkinkan produsen untuk menjaga kualitas setiap komponen yang digunakan, yang sangat memengaruhi performa dan keselamatan kendaraan.

2. Ritel Pakaian

Perusahaan fashion melakukan direct purchasing untuk mendapatkan kain, benang, dan pewarna yang diperlukan untuk memproduksi pakaian mereka. Pembelian langsung dari pemasok bahan tekstil memastikan kualitas bahan sesuai dengan desain dan standar yang ditetapkan oleh perusahaan, sekaligus memungkinkan negosiasi harga yang lebih baik.

Dengan melakukan direct purchasing, perusahaan fashion juga dapat mengurangi biaya tambahan yang timbul dari penggunaan perantara. Selain itu, kontrol yang lebih besar terhadap kualitas bahan baku memungkinkan mereka menciptakan produk yang lebih konsisten dan memenuhi ekspektasi konsumen.

3. Makanan dan Minuman

Industri makanan dan minuman, seperti toko roti atau pabrik makanan, menggunakan direct purchasing untuk mengadakan bahan-bahan pokok seperti tepung, telur, dan gula. Pengadaan bahan-bahan tersebut langsung dari pemasok memastikan kualitas bahan baku yang stabil dan memadai untuk memenuhi permintaan konsumen.

Dengan membeli bahan baku secara langsung, perusahaan makanan dan minuman dapat menjaga kualitas produk mereka dan meminimalkan biaya yang tidak perlu. Ini juga memungkinkan mereka mengelola stok bahan baku lebih efisien, sehingga produk selalu tersedia tanpa kekurangan.

4. Manufaktur Elektronik

Perusahaan manufaktur elektronik seperti produsen laptop atau smartphone melakukan direct purchasing untuk memperoleh komponen seperti microchip dan layar. Pengadaan langsung dari pemasok memungkinkan perusahaan memperoleh kualitas terbaik dengan harga kompetitif dan memastikan ketepatan waktu pengiriman sesuai jadwal produksi.

Melalui direct purchasing, produsen elektronik dapat mengontrol lebih baik terhadap pasokan bahan dan memastikan kualitas tinggi untuk komponen yang digunakan dalam produk akhir. Ini sangat penting untuk mempertahankan standar kualitas dan keandalan produk yang diinginkan oleh konsumen.

5. Konstruksi

Di industri konstruksi, perusahaan pembangun membeli bahan seperti kayu, beton, dan baja secara langsung untuk proyek pembangunan. Pengadaan bahan secara langsung memungkinkan perusahaan konstruksi untuk memastikan bahan yang digunakan memiliki kualitas yang dibutuhkan dan tersedia tepat waktu, mendukung kelancaran proyek.

Direct purchasing dalam sektor konstruksi juga membantu perusahaan mengurangi biaya tambahan yang mungkin timbul jika menggunakan perantara. Selain itu, dengan kontrol yang lebih besar atas pasokan bahan, perusahaan dapat mengatur jadwal pengiriman bahan lebih efisien, yang pada gilirannya mempercepat progres proyek.

Baca juga: Pembelian Bersih Adalah: Arti dan Pengaruhnya di Bisnis

Kesimpulan 

Direct purchasing memberikan keuntungan seperti kontrol kualitas dan efisiensi waktu dalam pengadaan. Namun, risiko ketergantungan pada pemasok utama dan pengelolaan persediaan yang kompleks perlu diperhatikan agar manfaatnya dapat dimaksimalkan.

ScaleOcean Purchasing Management Software mempermudah manajemen vendor, pelacakan pembelian, dan integrasi inventaris untuk mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi. Dapatkan demo gratis dan konsultasi gratis untuk membantu memaksimalkan potensi pengadaan bisnis Anda.