Procure to Pay: Pengertian, Proses dan Solusi

Sebuah perusahaan dalam menjalankan operasinya pasti membutuhkan pengadaan barang atau jasa dari pihak eksternal. Maka dari itu, dibutuhkan suatu proses yang mencakupi segala tahapan seperti identifikasi kebutuhan hingga pembelian dan penerimaan barang atau jasa, yakni procure to pay. Namun, proses ini seringkali sulit diimplementasi dengan efektif dikarenakan adanya faktor-faktor dan tantangan yang harus ditangani.

Proses procure to pay atau sering juga dipanggil sebagai purchase to pay, atau P2P, merupakan salah satu komponen paling penting dalam procurement management. Hal tersebut dikarenakan dengan adanya proses P2P yang efektif, perusahaan dapat melakukan pengadaan dan pengelolaan dengan mudah. Simaklah artikel berikut untuk mengetahui lebih mendalam mengenai procure to pay, serta proses dan solusinya.

Key Takeaways

• Procure to pay (P2P) adalah proses yang mencakup pengadaan barang atau jasa dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran kepada pemasok.
• Proses P2P melibatkan identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, pengajuan dan persetujuan, pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran faktur.
• Tantangan utama dalam P2P meliputi kurangnya visibilitas, proses manual yang memakan waktu, dan kompleksitas integrasi sistem yang dapat menghambat efisiensi.
• ScaleOcean adalah solusi perangkat lunak P2P yang dapat mengotomatisasi dan mengintegrasikan seluruh proses pengadaan, meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam bisnis.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Procure to Pay (P2P)?

Procure to pay adalah suatu proses yang melibatkan segala tahap dalam pengadaan barang, bahan baku atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Proses ini cenderung mencakupi tahapan-tahapan seperti, identifikasi hal yang diperlukan, penentuan pemasok yang akan dikontrakkan atau disewa, hingga pembayaran kepada supplier.

Tujuan dari penyusunan proses berikut adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional pengadaan hal yang diperlukan, serta memastikan proses pengadaan dan pembelian berlangsung sesuai dengan regulasi perusahaan atau pemerintah. Berjalan lancarnya proses berikut sangatlah krusial dalam memastikan pemenuhan kebutuhan perusahaan dalam suatu tenggat waktu.

Baca juga: Pahami Apa itu Procurement dan Alurnya di Bisnis

Proses Procure to Pay (P2P)

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, proses P2P merupakan suatu proses yang mencakupi banyak jumlah tahapan dalam proses pengadaan dan penerimaan barang atau jasa. Masing-masing dari tahapan tersebut harus dilakukan secara efisien untuk memastikan tidak terjadinya hambatan atau kendala pada keseluruhan proses. Tahapan-tahapan yang tercakup dalam P2P adalah:

1. Identifikasi Kebutuhan

Tentu saja, pengadaan kebutuhan perusahaan tidak dapat dilakukan tanpa adanya gambaran jelas terlebih dahulu mengenai hal-hal yang diperlukan perusahaan. Kebutuhan seperti barang jadi, bahan baku atau jasa perlu diidentifikasi sesuai dengan spesifikasi perusahaan, serta juga estimasi angka yang dibawah atau sesuai dengan anggaran yang disediakan.

2. Pemilihan Vendor

Setelah sebuah rancangan kebutuhan perusahaan telah tersusun, maka tahapan selanjutnya adalah untuk menentukan pemasok atau provider jasa yang akan diberlakukan. Jumlah dari pihak-pihak tersebut cenderung banyak, sehingga proses penentuan seringkali didampingi dengan procure to pay applications atau procure to pay ERP untuk menjamin pemilihan vendor yang berkualitas.

3. Pengajuan dan Persetujuan

Dokumen permintaan berisi spesifikasi barang atau jasa yang akan dipesan, serta juga pemasok yang telah ditentukan akan diserahkan kepada kepala departemen pengadaan. Apabila hal tersebut disetujui oleh kepala departemen, dan juga melewati verifikasi departemen finansial, maka pemesanan dapat dilaksanakan.

4. Pembuatan Pesanan Pembelian (PO)

Sebuah pesanan pembelian, atau lebih dikenal sebagai purchase order (PO), akan disusun untuk diberikan kepada supplier. PO cenderung mengandung konten seperti informasi perusahaan, spesifikasi barang atau jasa yang diinginkan dari sang pihak, serta juga harga yang ditawarkan untuk hal-hal tersebut. Negosiasi dilakukan secara rutin hingga kedua pihak puas dengan isi kontrak dan pengiriman atau penyediaan akan dilangsung segera.

5. Penerimaan Barang atau Jasa

Apabila barang, bahan baku atau jasa telah diberikan kepada perusahaan, maka perusahaan harus melakukan inspeksi terhadap hal-hal tersebut. Apabila spesifikasi hal yang telah diberikan pemasok sesuai dengan persetujuan yang telah dirancang sebelumnya, maka hal-hal tersebut diterima dan dikelola bisnis. Begitu juga sebaliknya, akan ditolak apabila tidak sesuai dengan spesifikasi kontrak.

6. Penerbitan Faktur dan Pembayaran

Ketika barang atau jasa yang terima terbukti puas oleh perusahaan, maka faktur pembayaran akan dikirimkan kepada perusahaan oleh vendor. Pihak yang bertanggung jawab akan mengirim faktur tersebut kepada departemen finansial untuk dilakukan pembayaran berdasarkan kontrak atau purchase payment.

Manfaat Implementasi Procure to Pay (P2P)

Implementasi P2P yang efektif akan menghasilkan proses pengadaan, pemesanan, penerimaan dan pembayaran kebutuhan perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Hal tersebut telah dinyatakan jelas pada artikel berikut, namun belum dispesifikasikan mengapa begitu. Maka dari hal tersebut, berikut adalah beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dari implementasi procure to pay:

1. Efisiensi Operasional

Telah disebutkan berulang kali bahwa sebuah proses P2P yang optimal juga akan menghasilkan pengerjaan tahapan yang lebih efisien. Hal ini dikarenakan proses P2P yang jelas dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kendala, serta juga menghemat waktu operasi.

2. Kepatuhan dan Kontrol

Dengan mengawasi ketat segala tahapan yang terlibat dalam proses berikut, perusahaan dapat memastikan apakah pengerjaan berjalan sesuai dengan regulasi perusahaan dan pemerintah yang berlaku. Karena hal tersebut, segala tahapan dalam P2P akan berjalan dengan tanpa adanya resiko terjadinya tindakan hukum atau campur tangan perusahaan, sehingga berjalan dengan sendirinya secara lancar.

3. Pengelolaan Pengeluaran yang Lebih Baik

Perusahaan dapat memastikan tidak terjadinya pengeluaran yang tidak sah atau tidak sesuai dengan persetujuan kontrak dengan pemasok. Dengan proses pemilihan vendor yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan perusahaan, maka pengeluaran dapat lebih terkendali dan dipantau juga oleh perusahaan.

Baca juga: Pentingnya ERP pada Sistem Procurement

Tantangan dalam Proses Procure to Pay (P2P)

Namun, implementasi sebuah proses P2P yang optimal bukan merupakan suatu hal yang mudah dilakukan, melainkan harus disusun dan dirancang sesuai dengan tujuan perusahaan. Terlebih lagi, terdapat juga beberapa tantangan dalam proses procure to pay yang yakni adalah sebagai berikut:

1. Kurangnya Visibilitas

Apabila suatu perusahaan masih melakukan proses P2P secara manual atau tidak menerapkan sebuah sistem procure to pay software solutions yang tepat atau efisien, maka visibilitas real time perusahaan mengenai proses tersebut akan berkurang. Visibilitas berikut sangat penting untuk menjamin dan memantau berjalan lancarnya setiap tahapan dan memberikan perusahaan kesempatan untuk mengatasi masalah yang muncul dengan spontan.

2. Proses Manual yang Memakan Waktu

Seperti yang dibilang di atas, masih terdapat lumayan jumlah perusahaan yang menjalankan proses P2P secara manual. Hal tersebut tidak efisien dan memakan waktu perusahaan dan karyawan-karyawati yang dapat dialokasikan kepada pengerjaan atau operasi lain bisnis.

3. Integrasi Sistem yang Kompleks

Walaupun sebuah perusahaan telah menerapkan berbagai aplikasi procurement terbaik untuk membantu berjalannya proses P2P, hal tersebut dapat berdampak negatif apabila implementasi dilakukan dengan tidak efisien dan sembarangan. Seharusnya sistem tersebut dimodifikasi dan integrasi secara teratur agar dapat bekerja sama dalam mengefisienkan proses.

Solusi Perangkat Lunak untuk Procure to Pay (P2P)

Untungnya, dikarenakan adanya perkembangan teknologi yang pesat pada belakangan tahun ini, terdapat beberapa teknologi yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas P2P. Salah satu dari teknologi tersebut adalah perangkat lunak untuk procure to pay, hal yang telah disebutkan berulang kali pada artikel berikut. Keunggulan-keunggulan yang diberikan sistem-sistem P2P adalah:

1. Otomasi Proses

Software–software procurement dapat menjalankan secara otomatis beberapa tahapan dari proses P2P, yakni penentuan vendor yang sesuai dan penyusunan dokumen-dokumen penting. Dengan adanya tahapan-tahapan yang berjalan secara otomatis, maka intervensi manual yang dibutuhkan berkutang, sehingga tenaga kerja dan waktu dapat dialokasikan kepada operasi-operasi lain dalam perusahaan.

2. Integrasi Sistem

Kebanyakan jumlah perangkat lunak P2P cenderung memiliki kapabilitas untuk melakukan integrasi dengan sistem-sistem lain yang dipergunakan perusahaan seperti, sistem ERP dan keuangan. Dengan integrasi tersebut, maka proses P2P akan berjalan lebih lancar dikarenakan adanya akses kepada data-data departemen yang terlibat dalam tahapan-tahapan.

3. Analitik dan Pelaporan

Menyediakan fitur analitik dan pelaporan otomatis yang membantu dalam berjalannya beberapa tahapan. Keputusan lebih strategis terkait pengadaan barang dan pengeluaran keuangan dapat diambil dikarenakan adanya hal berikut.

Baca juga: Mengapa Procurement Management adalah Aspek Penting Bisnis

Rekomendasi Perangkat Lunak Procure to Pay (P2P)

Dikarenakan keunggulan-keunggulan yang telah disebutkan sebelumnya, penerapan perangkat lunak P2P merupakan sebuah keperluan apabila perusahaan ingin mengembangkan proses procure to pay-nya. Namun, pemilihan procure to pay software vendors yang efektif sulit dilakukan karena banyaknya jumlah penyedia yang beredar. Berikut adalah beberapa rekomendasi software P2P artikel berikut:

1. ScaleOcean

Aplikasi e-procurement ScaleOcean merupakan solusi terbaik dalam mengefisienkan proses P2P. Sistem berikut dapat membantu perusahaan dalam pengadaan barang atau jasa yang efektif, manajemen inventaris, pengelolaan keuangan dan secara keseluruhan meningkatkan efisiensi operasional bisnis.

Tidak hanya itu, aplikasi ScaleOcean tersebut dapat diintegrasi mudah dengan sistem-sistem yang telah diimplementasi perusahaan. Aplikasi tersebut juga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang bervariasi.

Hal-hal yang telah disebutkan di atas dapat dicoba terlebih dahulu melalui demo gratis yang ditawarkan oleh tim ScaleOcean. Selain dari yang telah disebutkan, terdapat juga beberapa fitur dari software e–procurement-nya yang dapat membantu dalam proses P2P:

• Product Management: Mengelola daftar produk, spesifikasi, dan harga secara terpusat, memastikan konsistensi data.
• Inventory Management: Memantau stok barang secara real-time untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok.
• Vendor Portal: Memfasilitasi komunikasi langsung dengan vendor untuk negosiasi dan penawaran harga.
• Accounting Management: Mengintegrasikan pengeluaran pengadaan dengan sistem akuntansi untuk transparansi keuangan.
• Order Management: Mengelola seluruh proses pemesanan barang secara otomatis dari permintaan hingga pengiriman.
• PR and PO Management: Mengotomatisasi pembuatan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO) untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.

2. Coupa

Coupa Procurement adalah sebuah perangkat lunak pengadaan yang dirancang untuk mengotomasikan segala pengerjaan P2P. Dengan Coupa, perusahaan dapat memantau dan mengelola barang atau jasa, komunikasi dengan vendor dan kepatuhan dengan regulasi-regulasi yang berlaku.

Fitur utama:

• Pelacakan pengeluaran real-time berbasis cloud
• Otomasi permintaan dan persetujuan pembelian
• Manajemen vendor dan kontrak terintegrasi
• Pelaporan dan analitik pengadaan berbasis data
• Kepatuhan pengadaan dengan audit terperinci

3. Basware

Basware adalah sistem procure to pay yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pengadaan serta manajemen faktur. Solusi ini membantu bisnis meningkatkan transparansi, mengurangi biaya operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Fitur Utama:

• Otomatisasi proses pengadaan dengan katalog terintegrasi.
• Pemrosesan faktur berbasis AI untuk mengurangi input manual.
• Manajemen data dan kolaborasi dengan pemasok dalam satu platform.
• Laporan dan analitik untuk mengoptimalkan pengeluaran.
• Memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan perusahaan.

Kesimpulan

Implementasi proses procure to pay yang efektif merupakan suatu hal yang harus dilakukan perusahaan untuk menjamin berlangsung lancarnya proses pengadaan barang atau bahan baku hingga pengeluaran keuangan. Namun, implementasi yang sempurna merupakan suatu hal yang sulit dicapai oleh perusahaan.

Salah satu bentuk teknologi yang dapat diterapkan adalah perangkat lunak P2P yang dapat membantu dalam mengefisienkan proses tersebut. Software procurement ScaleOcean merupakan perangkat lunak terbaik dari semua sistem lain yang beredar. Hal ini dikarenakan sistemnya yang dapat meningkatkan efisiensi proses secara keseluruhan, dan serta juga dapat diintegrasi dengan sistem lain.

Apabila Anda ingin lebih mengembangkan proses procure to pay bisnis Anda, maka Anda dapat melakukan demo gratis terlebih dahulu software procurement ScaleOcean. Implementasi sistem kami dan berkembang lebih maju lagi!