Jurnal Pembelian Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

Perusahaan seringkali menghadapi tantangan dalam mengelola transaksi pembelian, terutama ketika barang atau jasa dibeli secara kredit. Tanpa pencatatan yang jelas dan sistematis, risiko kesalahan dalam perhitungan dan pelaporan keuangan meningkat. Di sinilah peran penting jurnal pembelian yang membantu mencatat transaksi secara terperinci dan akurat.

Memahami jurnal pembelian sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan semua transaksi pembelian barang atau jasa secara kredit tercatat dengan benar. Hal ini tidak hanya membantu dalam pengelolaan keuangan, tetapi juga mempermudah proses audit dan laporan keuangan yang lebih trasnparan.

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai pengertian, fungsi, dan format jurnal pembelian. Pembahasan ini akan memberikan panduan untuk memahami bagaimana mencatat transaksi dengan benar, yang sangat penting untuk kelancaran operasional dan keuangan perusahaan.

Key Takeaways

• Jurnal pembelian adalah jenis jurnal khusus dalam akuntansi yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit.
• Fungsi jurnal pembelian: mencatat transaksi kredit, melacak utang usaha, mendokumentasikan pembelian secara rinci, mengawasi aliran barang, dan mendukung laporan keuangan.
• Jenis jurnal pembelian: jurnal pembelian kredit, tunai, diskon pembelian (potongan harga), dan jurnal retur pembelian.
• Sistem Akuntansi ScaleOcean dapat mengotomatisasi pembuatan jurnal pembelian, termasuk perhitungan pajak dan diskon, terintegrasi langsung dengan laporan keuangan.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian atau purchase journal adalah sebuah komponen penting dalam proses pembelian yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, termasuk barang yang dibeli secara kredit.

Jurnal pembelian juga mencakup segala pembelian yang tidak segera dibayar tunai, dimana pembayaran ditangguhkan hingga waktu yang telah disepakati. Kegunaan purchase journal adalah untuk memudahkan pelacakan utang yang disebabkan dari pembelian tersebut, serta menyediakan dokumentasi yang rinci untuk tujuan audit dan kepatuhan fiskal.

Melalui jurnal pembelian, perusahaan dapat mengawasi aliran barang masuk dan kewajiban finansial yang terkait, serta memastikan setiap transaksi dicatat dengan akurat dan lengkap. Selain itu, jurnal ini juga mempermudah proses pengelolaan laporan arus kas dan membantu pembuatan laporan keuangan yang akurat.

2. Fungsi Jurnal Pembelian

Fungsi jurnal pembelian mencakup pencatatan semua transaksi pembelian, melacak utang usaha, menyediakan dokumentasi terperinci, mempermudah pelaporan keuangan, dan menganalisis tren pengeluaran untuk membantu pengelolaan arus kas serta kepatuhan fiskal.

Untuk lebih detail, berikut fungsi utama jurnal pembelian:

a. Pencatatan Transaksi Pembelian Secara Kredit

Salah satu fungsi jurnal pembelian adalah mencatat transaksi pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara kredit. Transaksi ini melibatkan penundaan pembayaran hingga jatuh tempo, yang membantu perusahaan dalam mengelola pembayaran dengan cara yang lebih fleksibel.

b. Pelacakan Kewajiban Keuangan Perusahaan

Jurnal pembelian juga berfungsi untuk melacak utang usaha yang timbul dari pembelian kredit. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola kewajiban finansial yang harus dibayar kepada pemasok dalam periode tertentu, menjaga cash flow tetap terkontrol.

Di sisi lain, jurnal penjualan juga memainkan peran penting dalam melacak pendapatan perusahaan, memastikan bahwa transaksi penjualan tercatat dengan tepat, dan memberikan gambaran lengkap mengenai aliran kas yang masuk.

c. Dokumentasi Transaksi untuk Audit dan Kepatuhan

Sebagai bagian dari pencatatan yang sistematis, purchase journal menyediakan dokumentasi yang detail tentang setiap transaksi. Dokumentasi ini penting untuk tujuan audit dan kepatuhan terhadap regulasi fiskal yang berlaku, memastikan transparansi dalam proses keuangan.

Pencatatan dalam purchase journal yang dilengkapi dengan faktur pajak memberikan gambaran lebih lengkap tentang transaksi yang terjadi. Dengan demikian, perusahaan dapat memantau aliran barang dan mengelola kewajiban keuangan secara lebih efisien, menghindari potensi masalah terkait kepatuhan pajak.

d. Pengawasan Aliran Barang dan Keuangan

Jurnal ini memudahkan perusahaan dalam memantau aliran barang yang masuk ke dalam inventaris mereka, sekaligus mengawasi kewajiban keuangan terkait. Ini memberikan gambaran yang jelas mengenai status barang dan utang yang harus diselesaikan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

e. Dasar Penyusunan Laporan Keuangan yang Akurat

Pentingnya purchase journal juga terlihat dalam peranannya sebagai dasar untuk penyusunan laporan keuangan yang akurat. Dengan catatan transaksi yang lengkap, perusahaan dapat menyusun laporan arus kas dan laporan keuangan lainnya dengan lebih tepat, mendukung keputusan bisnis yang lebih baik.

Sebagai bagian dari jurnal-jurnal akuntansi, jurnal pembelian membantu menghasilkan laporan keuangan yang lebih tepat dan dapat dipercaya. Melalui pencatatan yang akurat, perusahaan dapat menyusun laporan arus kas dan neraca yang memberikan gambaran jelas tentang posisi keuangan mereka.

3. Jenis Jurnal Pembelian

Setiap jenis jurnal pembelian memiliki peran yang penting dalam memastikan akurasi dan kelengkapan informasi keuangan yang terkait dengan transaksi pembelian, serta memudahkan audit dan pelaporan keuangan. Berikut adalah beberapa jenis jurnal pembelian yang sering digunakan dalam bisnis.

a. Jurnal Pembelian Kredit

Jurnal ini mencatat pembelian barang atau jasa yang pembayarannya ditunda ke tanggal berikutnya. Dengan mencatat transaksi sebagai kewajiban, jurnal ini membantu perusahaan mengontrol arus kas dan memantau total hutang kepada pemasok secara sistematis, penting untuk pengelolaan keuangan yang efektif.

b. Jurnal Pembelian Tunai

Jurnal pembelian tunai digunakan untuk mengarsipkan transaksi pembelian yang dibayar secara langsung menggunakan uang tunai. Pencatatan yang akurat mendukung transparansi pengeluaran kas, memudahkan manajemen dalam mengawasi aliran dana, serta memastikan laporan keuangan perusahaan tetap valid dan terpercaya.

c. Jurnal Diskon Pembelian

Jurnal ini mencatat potongan harga atau diskon yang diperoleh saat pembelian besar atau pembayaran lebih awal. Dengan pencatatan yang tepat, perusahaan dapat merefleksikan biaya pembelian yang sebenarnya serta menganalisis dampak diskon terhadap margin keuntungan dan efisiensi pembelian secara menyeluruh.

d. Jurnal Retur Pembelian

Jurnal retur pembelian mendokumentasikan barang yang dikembalikan kepada pemasok karena cacat, kesalahan pesanan, atau kelebihan barang. Proses ini penting untuk memperbarui inventaris dan mengelola kredit atau pengembalian dana, menjaga akurasi laporan persediaan dan kewajiban keuangan perusahaan.

4. Cara Membuat Jurnal Pembelian

Untuk membuat jurnal pembelian, Anda harus mengidentifikasi setiap transaksi pembelian kredit, mencatat informasi seperti tanggal, nama pemasok, nomor faktur, dan jumlah barang yang dibeli, kemudian mencatatnya dalam format jurnal dengan akun pembelian (atau akun barang dagang/persediaan) sebagai debit dan akun utang usaha sebagai kredit.

Selanjutnya, pastikan semua transaksi yang tercatat dalam jurnal pembelian diposting ke buku besar dan buku besar pembantu. Berikut adalah rinician cara membuat jurnal pembelian:

a. Verifikasi Faktur

Sebelum mencatat sebuah transaksi pembelian ke dalam jurnal, Anda perlu melakukan verifikasi faktur pembelian. Verifikasi ini melibatkan pemeriksaan tanggal, jumlah barang atau jasa, harga per unit, dan total pembayaran.

Proses ini berguna untuk memastikan transaksi yang dicatat akurat dan sesuai dengan kesepakatan. Hal ini juga membantu untuk mencegah penipuan dan meminimalisir risiko pengadaan.

b. Pencatatan dalam Jurnal Pembelian

Setelah faktur diverifikasi, langkah selanjutnya adalah mencatat jumlah pembelian ke dalam jurnal pembelian. Catat setiap detail transaksi, termasuk tanggal pembelian, deskripsi barang atau jasa, jumlah unit, harga per unit, dan total harga.

c. Pengkodean Akun

Setiap transaksi dalam jurnal pembelian perlu dikaitkan dengan kode akun yang relevan. Pengkodean akun ini bertujuan untuk memudahkan proses klasifikasi dan pelaporan keuangan.

Misalnya, pembelian barang dagangan akan dikodekan ke akun “Persediaan”, sementara pembelian alat tulis kantor akan masuk ke “Beban Kantor”. Kode akun yang benar akan memudahkan proses evaluasi dan analisis laporan keuangan.

Untuk memastikan pengkodean yang tepat dan terstruktur, perusahaan dapat merujuk pada chart of account (COA), yang menyediakan daftar lengkap kode akun yang digunakan untuk mengklasifikasikan transaksi sesuai dengan jenisnya. Hal ini juga membantu perusahaan dalam menjaga konsistensi dan akurasi dalam pencatatan setiap transaksi.

d. Rekonsiliasi dengan Buku Besar

Langkah terakhir dalam proses pencatatan jurnal pembelian adalah melakukan rekonsiliasi dengan buku besar oleh purchasing staff. Pada tahap ini, mereka memeriksa dan memastikan bahwa jumlah transaksi yang tercatat di jurnal pembelian sudah sesuai dengan catatan di buku besar.

Proses rekonsiliasi ini penting karena jika ditemukan ketidaksesuaian, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan. Selain itu, rekonsiliasi membantu memastikan laporan keuangan menjadi lebih akurat, sekaligus menjadi bagian penting dari pengendalian internal perusahaan.

Selain itu, perusahaan dapat memanfaatkan software akuntansi terbaik, seperti ScaleOcean, untuk mencatat jurnal pembelian secara otomatis. Hal ini memudahkan tracking transaksi kredit, mempercepat proses pembukuan, serta memastikan konsistensi data keuangan untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat.

5. Format Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian mencatat tanggal transaksi, nama pemasok, nomor faktur, deskripsi barang atau jasa, jumlah pembelian, serta debit dan kredit untuk persediaan atau beban dan utang usaha.

Format jurnal pembelian terdiri dari kolom-kolom yang wajib diisi untuk mencatat transaksi pembelian secara rinci dan terstruktur. Untuk selengkapnya, berikut adalah informasi yang dicatat dalam jurnal pembelian:

a. Tanggal

Tanggal transaksi adalah identifikasi waktu utama yang harus dicatat dalam jurnal pembelian. Dengan mencatat tanggal secara tepat, perusahaan dapat mengatur kronologi transaksi secara akurat, menghindari kesalahan pencatatan, dan memudahkan audit serta analisis keuangan dengan rentang waktu yang jelas.

b. Nomor Bukti Transaksi

Nomor bukti transaksi, seperti faktur atau nota, wajib dicantumkan untuk setiap pembelian. Ini merupakan identifikasi unik yang sangat penting untuk melacak dan mengidentifikasi transaksi secara sistematis, memudahkan verifikasi dokumen dan memastikan keabsahan data dalam proses audit dan rekonsiliasi bank.

c. Nama Supplier

Kolom nama supplier memuat identitas pemasok barang atau jasa yang dibeli. Informasi ini mempermudah pelacakan sumber dari pembelian, mempermudah komunikasi bila perlu klarifikasi atau retur, serta membantu membangun hubungan bisnis yang baik dan menjaga transparansi operasional perusahaan.

d. Keterangan atau Deskripsi Barang

Kolom keterangan berisi rincian lengkap barang atau jasa yang dibeli, seperti nama produk, kuantitas, satuan, dan harga per unit. Informasi terperinci ini penting untuk pengelolaan stok, menghindari kesalahan penginputan, serta memastikan transaksi sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi perusahaan.

e. Nomor Akun Pembelian

Nomor akun pembelian berfungsi sebagai kode untuk mengkategorikan setiap transaksi ke dalam akun yang tepat di buku besar. Penggunaan nomor akun ini membantu dalam pengelolaan dan pelaporan keuangan, memudahkan analisis pengeluaran serta monitoring performa finansial perusahaan secara keseluruhan.

f. Jumlah (Debit atau Kredit)

Kolom jumlah mencatat nilai transaksi pembelian, baik sebagai debit untuk pembelian tunai maupun kredit untuk pembelian kredit. Pencatatan yang tepat memastikan keseimbangan buku besar, memberikan gambaran akurat mengenai kewajiban dan pengeluaran yang terjadi dalam perusahaan.

g. Diskon Pembelian

Diskon pembelian dicatat untuk merekam potongan harga yang diperoleh dari pemasok. Pencatatan diskon ini penting agar nilai pembelian bersih tercermin dengan akurat, sehingga laporan finansial dan analisis margin keuntungan dapat menggambarkan kondisi keuangan perusahaan secara realistis.

h. Pajak Pembelian

Pajak pembelian merupakan komponen wajib yang harus tercatat dalam jurnal untuk setiap transaksi pembelian. Pencatatan yang akurat membantu perusahaan memenuhi kewajiban perpajakan dan menghindari risiko sanksi, sekaligus menjaga kepatuhan terhadap peraturan fiskal yang berlaku.

i. Total Pembelian (Debit atau Kredit)

Terakhir, total pembelian mencerminkan jumlah akhir yang harus dibayar atau dicatat sebagai kewajiban, menggabungkan nilai pembelian, diskon, dan pajak. Bagian ini memberikan gambaran lengkap terhadap nilai finansial transaksi, penting untuk pelaporan dan pengelolaan keuangan perusahaan secara menyeluruh.

Baca juga: 6 Fitur E Purchasing Software untuk Mendukung Pengadaan

6. Contoh Transaksi Jurnal Pembelian

Ada berbagai jenis transaksi jurnal pembelian. Setiap jenis transaksi memiliki karakteristik tersendiri dan memerlukan metode yang berbeda dalam pencatatan akuntansi. Berikut contoh transaksi jurnal pembelian yang umumnya digunakan dalam perusahaan.

a. Contoh Jurnal Pembelian dengan Format Lengkap

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan jurnal pembelian berperan penting untuk memudahkan proses purchase management serta pengelolaan arus kas perusahaan. Nah, jadi Anda perlu paham format jurnal pembelian yang baik. Sebelum membahas detailnya, perhatikan dulu contoh sederhana yang diberikan di bawah ini.

b. Contoh Jurnal Pembelian Kredit

Perhatikan skenario berikut ini sebagai contoh jurnal pembelian kredit. Misalkan pada tanggal 5 Januari 2023 perusahaan Anda membeli bahan baku dari supplier seharga Rp2.000.000 dengan pembayaran akan dilakukan 30 hari setelah pembelian.

Kemudian pada tanggal 15 Januari 2023 Anda membeli perlengkapan kantor dari pemasok lainnya seharga Rp750.000 dan dibayarkan setelah 45 hari pembelian. Perusahaan Anda juga menggunakan jasa kebersihan dari suatu vendor seharga Rp500.000 dan dibayar di akhir bulan. Maka, jurnal pembeliannya akan sebagai berikut.

c. Contoh Jurnal Pembelian Tunai

Berikut contoh kasus yang menggambarkan pembuatan jurnal pembelian tunai. Pada tanggal 5 Februari 2023 perusahaan Anda membeli bahan baku seharga Rp1.500.000 dan dibayar langsung dengan kas.

Kemudian di tanggal 12 Februari 2023 Anda membeli alat tulis kantor seharga Rp300.000 yang juga langsung dibayar dengan kas. Begitu juga pembelian perlengkapan kantor pada tanggal 18 Februari 2023 seharga Rp2.200.000 yang dibayar langsung dengan kas. Dengan demikian, contoh transaksi jurnal pembelian tunai tersebut sebagai berikut.

d. Contoh Jurnal Pembelian dengan Diskon

Dalam transaksi ini, pembelian dilakukan dengan ketentuan diskon jika pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, istilah “2/10, net 30” berarti pembeli mendapat diskon 2% jika membayar dalam 10 hari, atau jumlah penuh harus dibayar dalam 30 hari.

Saat melakukan pembayaran, perusahaan akan mendebit akun hutang usaha dan mengkredit kas dengan jumlah yang telah didiskon. Jika diskon diambil, akun diskon pembelian (purchase discounts) juga didebit untuk mencatat penghematan.

Misalkan Anda membeli bahan baku seharga Rp5.000.000 dengan ketentuan pembayaran “2/10, net 30” dari supplier di tanggal 1 Maret 2023. Kemudian Anda membayar di tanggal 8 Maret, artinya perusahaan berhak mendapatkan diskon 2% karena membayar dalam rentang waktu 10 hari.

Dengan ini maka jumlah yang dibayar adalah Rp4.900.000. Sehingga contoh jurnal pembelian dengan diskon yang bisa Anda buat seperti berikut ini.

e. Contoh Jurnal Retur Pembelian

Sebagai contoh transaksi jurnal pembelian, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan Anda melakukan pembelian barang dari supplier tanggal 5 April 2023 seharga Rp3.000.000 secara kredit.

Kemudian di tanggal 12 April Anda melakukan retur untuk barang tersebut seharga Rp600.000 karena sejumlah barang tidak sesuai spesifikasi. Dengan demikian, bentuk jurnal pembeliannya adalah:

7. Cara Aplikasi Akuntansi Membantu Mempermudah Proses Purchasing

Dalam pengelolaan pencatatan keuangan perusahaan, akuntansi pembelian menjadi aspek krusial yang harus diperhatikan. Untuk optimalisasi kinerja bisnis dan pencatatan pembelian, Anda dapat menerapkan aplikasi akuntansi yang terintegrasi dengan sistem purchasing, berikut berbagai kelebihannya yaitu:

a. Mempermudah Pelacakan Keuangan

Dengan fitur cost tracking, aplikasi akuntansi memungkinkan pengendalian biaya pembelian secara menyeluruh termasuk harga barang, biaya pengiriman, pajak, dan biaya tambahan lainnya.

b. Menjaga Kepatuhan Anggaran

Fitur budget management mendukung penetapan dan pengawasan anggaran pembelian di tiap departemen secara efisien. Dengan pemantauan pengeluaran secara real-time, perusahaan dapat mencegah pemborosan, melakukan deteksi dini terhadap penyimpangan anggaran, dan mengambil langkah korektif.

c. Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Pencatatan

Automasi pencatatan transaksi pembelian yang terintegrasi dengan rekonsiliasi otomatis antara pesanan, penerimaan barang, dan faktur memastikan keakuratan data secara konsisten. Proses ini mempercepat penutupan buku serta memudahkan pengelolaan arus kas dan kewajiban utang.

d. Memastikan Kepatuhan Pajak Otomatis

Perhitungan pajak otomatis yang mengacu pada regulasi terbaru menjamin kepatuhan perpajakan setiap transaksi pembelian. Fungsi ini mengurangi risiko kesalahan manual, mempercepat proses penghitungan pajak, serta menghemat waktu dan sumber daya perusahaan, sekaligus meminimalkan potensi denda akibat ketidakpatuhan.

e. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis

Terakhir, fitur smart reporting mengolah data pembelian menjadi laporan keuangan terperinci dengan visualisasi yang mudah dipahami. Analisis tren dan kinerja pemasok memberikan wawasan mendalam untuk merumuskan strategi pengadaan yang efisien, meningkatkan transparansi, dan mengoptimalkan efisiensi operasional dalam bisnis.

Baca juga: Seperti Apa Software Purchasing Terbaik di Indonesia?

8. Kesimpulan

Jurnal pembelian merupakan jenis jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit. Ini mencakup pembelian barang dagangan serta aset lainnya, seperti peralatan atau perlengkapan, yang dibeli dengan cara kredit.

Pencatatan dalam jurnal pembelian sangat penting untuk membantu bisnis dalam melacak kewajiban kepada pemasok dan menyusun laporan keuangan yang tepat. Setiap komponen penting seperti tanggal, pemasok, dan total pembelian, harus akurat karena memengaruhi akurais laporan keuangan perusahaan.

Untuk mempermudah pencatatan jurnal pembelian dan menjaga akurasi laporan keuangan, Anda bisa memanfaatkan Software Akuntansi ScaleOcean. Dengan fitur otomatisasi dan integrasi yang disediakan, Anda dapat mengelola transaksi pembelian dengan lebih efisien. Cari tahu lebih lanjut melalui demo gratis yang ditawarkan untuk merasakan manfaatnya.

FAQ: