Jurnal Pembelian Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

Perusahaan sering kali menghadapi kesulitan dalam menangani transaksi penjualan, terutama jika transaksi tersebut dilakukan berdasarkan pembayaran pada masa mendatang. Jika tidak tercatat, kemungkinan adanya kesalahan dalam perhitungan dan pelaporan keuangan akan meningkat. Maka dari itu, di sinilah pentingnya jurnal pembelian (purchase journal) dalam membantu mencatat transaksi bisnis yang dilakukan secara kredit.

Memahami jurnal pembelian adalah hal yang penting bagi sebuah perusahaan untuk memastikan bahwa seluruh transaksi pembelian barang atau jasa dengan menggunakan sistem kredit dilakukan dengan cara yang tepat. Selain itu, dengan memahami konsep jurnal pembelian, hal tersebut dapat memudahkan proses audit serta laporan keuangan.

Pada artikel ini, Anda akan disajikan penjelasan mengenai pengertian jurnal pembelian dan fungsi dari jurnal tersebut. Penjelasan ini akan sangat membantu Anda dalam mengetahui bagaimana mencatat transaksi dengan tepat.

1. Pengertian Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian atau purchase journal adalah buku akuntansi yang digunakan perusahaan untuk melakukan catatan semua transaksi pembelian barang dagang maupun aset lainnya yang dilakukan berdasarkan kondisi piutang. Jurnal ini sangat berguna bagi perusahaan dalam mengelola utang dagang, mengorganisir faktur pembelian, dan mencatat pembelian yang nantinya akan didagangkan.

Jurnal tersebut juga mencatat pembelian dengan pembayarannya menunggu sampai batas waktu jatuh tempo, sehingga akan memudahkan dalam pengejaran utang, dan memberikan dokumen yang detail dalam proses audit dan pengaturan keuangan.

Dengan menggunakan jurnal pembelian, perusahaan dapat mengelola penerimaan barang, memeriksa kebutuhan finansial, mencatat transaksi secara akurat, serta memastikan laporan arus kas tersusun berdasarkan data pembelian yang tepat.

2. Fungsi Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian digunakan untuk membantu mendokumentasikan transaksi pengadaan barang yang dilakukan secara kredit, memisahkan transaksi tersebut dari arus kas harian, dan memudahkan rekonsiliasi dengan pihak pemasok.

Untuk lebih detail, berikut fungsi utama jurnal pembelian:

a. Spesialisasi Transaksi Kredit

Buku jurnal pembelian berfungsi untuk menuliskan transaksi dimana pembayarannya dilakukan menggunakan utang atau kewajiban lainnya. Transaksi-transaksi tersebut tidak termasuk dalam penggunaan kas secara langsung dalam saat pembelian tersebut dilakukan.

b. Cakupan Objek Pembelian

Selain stok barang dagang, jurnal beli juga mencatat tambahan aset lainnya seperti peralatan kantor dan peralatan. Dengan demikian, bagi departemen akuntansi ini akan memberikan kebebasan dalam mengecek aset tambahan yang mempengaruhi saldo utang usaha dalam periode tertentu.

c. Faktur sebagai Bukti Transaksi Utama

Setiap entri dalam jurnal pembelian harus didasari oleh faktur pajak pembelian asli dari pemasok. Faktur ini berisi barang yang dibeli, harga, dan termin pembayaran yang disepakati, menjadikannya sebagai referensi utama saat audit internal.

d. Pembeda dari Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal pembelian mencatat transaksi kredit dan tidak untuk pembelian yang dibayar tunai. Transaksi tunai harus dicatat dalam jurnal akuntansi. Pemisahan ini membantu perusahaan untuk menjaga keakuratan laporan arus kas sekaligus membedakan transaksi utang dari pengeluaran kas secara jelas.

3. Jenis Jurnal Pembelian

Setiap jenis jurnal pembelian jurnal pembelian memiliki fungsi penting dalam menjamin keakuratan dan ketepatan informasi keuangan terkait transaksi pembelian, juga membuat proses auditing dan laporan keuangan lebih mudah. Berikut adalah beberapa jenis jurnal pembelian yang sering digunakan dalam bisnis.

a. Jurnal Pembelian Kredit

Di dalam jurnal ini, terdapat penulisan tentang pembelian benda atau jasa dimana pembayaran diperlambat sampai hari berikutnya. Jurnal ini mampu melacak transaksi tersebut sebagai kewajiban perusahaan sehingga membantu dalam mengelola arus kas dan mengecek total kewajiban perusahaan kepada pemasok agar pengelolaan keuangan dilakukan secara efektif.

b. Jurnal Pembelian Tunai

Penggunaan jurnal pembelian tunai dilakukan sebagai media pencatatan pembelian yang telah dilunasi langsung dengan menggunakan uang tunai. Keberhasilan pencatatan menjadi suatu keuntungan dalam hal peningkatan transparansi aliran kas, serta memudahkan dalam pengawasan aliran dana tersebut, dan juga memastikan agar laporan keuangan perusahaan tetap valid.

c. Jurnal Diskon Pembelian

Catatan dalam jurnal ini mengidentifikasi potongan harga atau diskon yang didapatkan pada saat melakukan pembelian dalam jumlah besar maupun pembayaran sebelum jatuh tempo. Melalui pengecatatan yang tepat, sebuah perusahaan akan mampu merefleksikan biaya pembelian sebenarnya dan analisis mengenai pengaruh diskon terhadap margin keuntungan dan efisiensi pembelian.

d. Jurnal Retur Pembelian

Jurnal retur pembelian mendokumentasikan barang yang dikembalikan kepada pemasok karena cacat, kesalahan pesanan, atau kelebihan barang. Proses ini penting untuk memperbarui inventaris dan mengelola kredit atau pengembalian dana, menjaga akurasi laporan persediaan dan kewajiban keuangan perusahaan.

4. Cara Membuat Jurnal Pembelian

Untuk membuat jurnal pembelian, Anda perlu menentukan tiap-tiap transaksi beli piutang, catat data seperti tanggal, namanya, nomornya, dan banyaknya barang yang dibeli, kemudian masukkan dalam bentuk jurnal dengan akun pembelian (atau akun persediaan) menjadi debet dan akun utang usaha menjadi kredit.

Selanjutnya, pastikan seluruh transaksi dalam jurnal pembelian telah diposting ke buku besar dan buku besar pembantu. Berikut adalah rincian cara mencatat jurnal pembelian:

a. Verifikasi Faktur

Sebelum mencatat sebuah transaksi pembelian ke dalam jurnal, Anda perlu melakukan verifikasi faktur pembelian. Verifikasi ini melibatkan pemeriksaan tanggal, jumlah barang atau jasa, harga per unit, dan total pembayaran.

Proses ini berguna untuk memastikan transaksi yang dicatat akurat dan sesuai dengan kesepakatan. Hal ini juga membantu untuk mencegah penipuan dan meminimalisir risiko pengadaan.

b. Pencatatan dalam Jurnal Pembelian

Setelah faktur diverifikasi, langkah selanjutnya adalah mencatat jumlah pembelian ke dalam jurnal pembelian. Catat setiap detail transaksi, termasuk tanggal pembelian, deskripsi barang atau jasa, jumlah unit, harga per unit, dan total harga.

c. Pengkodean Akun

Setiap transaksi dalam jurnal pembelian perlu dikaitkan dengan kode akun yang relevan. Pengkodean akun ini bertujuan untuk memudahkan proses klasifikasi dan pelaporan keuangan.

Misalnya, pembelian barang dagangan akan dikodekan ke akun “Persediaan”, sementara pembelian alat tulis kantor akan masuk ke “Beban Kantor”. Kode akun yang benar akan memudahkan proses evaluasi dan analisis laporan keuangan.

Untuk memastikan pengkodean yang tepat dan terstruktur, perusahaan dapat merujuk pada chart of account (COA), yang menyediakan daftar lengkap kode akun yang digunakan untuk mengklasifikasikan transaksi sesuai dengan jenisnya. Hal ini juga membantu perusahaan dalam menjaga konsistensi dan akurasi dalam pencatatan setiap transaksi.

d. Rekonsiliasi dengan Buku Besar

Di tahap ini, mereka melakukan pemeriksaan serta pengecekan apakah jumlah transaksi yang ada dalam jurnal pembelian telah mencerminkan jumlah transaksi di buku besar.

Pengecekan atau proses reconcilation ini, selain bank reconciliation, penting karena dalam hal terdapat ketidaksesuaian, perusahaan akan mampu mengetahui dengan mudah mengenai kesalahannya tersebut. Reconcilation juga akan membantu membuat laporan keuangan menjadi lebih akurat sekaligus menjadi bagian dari internal control perusahaan.

Selain itu, perusahaan dapat menggunakan software akuntansi terbaik, yaitu ScaleOcean untuk mencatat jurnal pembelian secara otomatis. Hal ini memudahkan tracking transaksi kredit, mempercepat proses pembukuan, serta memastikan konsistensi data keuangan untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat.

5. Format Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian mencatat tanggal transaksi, nama pemasok, nomor faktur, deskripsi barang atau jasa, jumlah pembelian, serta debit dan kredit untuk persediaan atau beban dan utang usaha.

Format jurnal pembelian terdiri dari kolom-kolom yang wajib diisi untuk mencatat transaksi pembelian secara rinci dan terstruktur. Untuk lebih lengkap, berikut adalah informasi yang dicatat dalam jurnal pembelian:

a. Tanggal

Tanggal transaksi adalah salah satu data penting yang harus direkam di jurnal belanja. Dengan mengingat data tanggal, perusahaan dapat mengatur kronologi transaksi dengan baik, menghindari terjadinya kesalahan pencatatan, dan memudahkan proses audit dan analisa keuangan dengan menentukan rentang waktu yang jelas.

b. Nomor Bukti Transaksi

Nomor bukti transaksi, seperti faktur atau nota pembelian, wajib dicantumkan untuk setiap pembelian. Ini merupakan identifikasi unik yang sangat penting untuk melacak dan mengidentifikasi transaksi secara sistematis, memudahkan verifikasi dokumen dan memastikan keabsahan data dalam proses audit dan rekonsiliasi bank.

c. Nama Supplier

Kolom nama supplier memuat identitas pemasok barang atau jasa yang dibeli. Informasi ini mempermudah pelacakan sumber dari pembelian, mempermudah komunikasi bila perlu klarifikasi atau retur, serta membantu membangun hubungan bisnis yang baik dan menjaga transparansi operasional perusahaan.

d. Keterangan atau Deskripsi Barang

Kolom keterangan berisi rincian lengkap barang atau jasa yang dibeli, seperti nama produk, kuantitas, satuan, dan harga per unit. Informasi terperinci ini penting untuk pengelolaan stok, menghindari kesalahan penginputan, serta memastikan transaksi sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi perusahaan.

e. Nomor Akun Pembelian

Nomor akun pembelian berfungsi sebagai kode untuk mengkategorikan setiap transaksi ke dalam akun yang tepat di buku besar. Penggunaan nomor akun ini membantu dalam pengelolaan dan pelaporan keuangan, memudahkan analisis pengeluaran serta monitoring performa finansial perusahaan secara keseluruhan.

f. Jumlah (Debit atau Kredit)

Kolom jumlah mencatat jumlah nilai pembelian tersebut, yaitu jika pembelian dilakukan secara tunai dengan menggunakan debit sedangkan jika pembelian dilakukan secara kredit maka menggunakan kredit. Penggolongan yang benar memastikan keselarasan pada buku besar, serta dapat memberikan informasi terkait kewajiban dan pengeluaran perusahaan.

g. Diskon Pembelian

Diskon pembelian dicatat untuk merekam potongan harga yang diperoleh dari pemasok. Pencatatan diskon ini penting agar nilai pembelian bersih tercermin dengan akurat, sehingga laporan finansial dan analisis margin keuntungan dapat menggambarkan kondisi keuangan perusahaan secara realistis.

h. Pajak Pembelian

Pajak pembelian merupakan komponen wajib yang harus tercatat dalam jurnal untuk setiap transaksi pembelian. Pencatatan yang akurat membantu perusahaan memenuhi kewajiban perpajakan dan menghindari risiko sanksi, sekaligus menjaga kepatuhan terhadap peraturan fiskal yang berlaku.

i. Total Pembelian (Debit atau Kredit)

Terakhir, total pembelian mencerminkan jumlah akhir yang harus dibayar atau dicatat sebagai kewajiban, menggabungkan nilai pembelian, diskon, dan pajak. Bagian ini memberikan gambaran lengkap terhadap nilai finansial transaksi, penting untuk pelaporan dan pengelolaan keuangan perusahaan secara menyeluruh.

6. Contoh Transaksi Jurnal Pembelian

Ada berbagai jenis transaksi jurnal pembelian. Setiap jenis transaksi memiliki karakteristik tersendiri dan memerlukan metode yang berbeda dalam pencatatan akuntansi. Berikut contoh transaksi jurnal pembelian yang umumnya digunakan dalam perusahaan.

a. Contoh Jurnal Pembelian dengan Format Lengkap

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan jurnal pembelian berperan penting untuk memudahkan proses purchase management serta pengelolaan arus kas perusahaan. Nah, jadi Anda perlu paham format jurnal pembelian yang baik. Sebelum membahas detailnya, perhatikan dulu contoh sederhana yang diberikan di bawah ini.

b. Contoh Jurnal Pembelian Kredit

Perhatikan skenario berikut ini sebagai contoh jurnal pembelian kredit. Misalkan pada tanggal 5 Januari 2023 perusahaan Anda membeli bahan baku dari supplier seharga Rp2.000.000 dengan pembayaran akan dilakukan 30 hari setelah pembelian.

Kemudian pada tanggal 15 Januari 2023 Anda membeli perlengkapan kantor dari pemasok lainnya seharga Rp750.000 dan dibayarkan setelah 45 hari pembelian. Perusahaan Anda juga menggunakan jasa kebersihan dari suatu vendor seharga Rp500.000 dan dibayar di akhir bulan. Maka, jurnal pembeliannya akan sebagai berikut.

c. Contoh Jurnal Pembelian Tunai

Berikut contoh kasus yang menggambarkan pembuatan jurnal pembelian tunai. Pada tanggal 5 Februari 2023 perusahaan Anda membeli bahan baku seharga Rp1.500.000 dan dibayar langsung dengan kas.

Kemudian di tanggal 12 Februari 2023 Anda membeli alat tulis kantor seharga Rp300.000 yang juga langsung dibayar dengan kas. Begitu juga pembelian perlengkapan kantor pada tanggal 18 Februari 2023 seharga Rp2.200.000 yang dibayar langsung dengan kas. Dengan demikian, contoh transaksi jurnal pembelian tunai tersebut sebagai berikut.

d. Contoh Jurnal Pembelian dengan Diskon

Dalam transaksi ini, pembelian dilakukan dengan ketentuan diskon jika pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, istilah “2/10, net 30” berarti pembeli mendapat diskon 2% jika membayar dalam 10 hari, atau jumlah penuh harus dibayar dalam 30 hari.

Saat melakukan pembayaran, perusahaan akan mendebit akun hutang usaha dan mengkredit kas dengan jumlah yang telah didiskon. Jika diskon diambil, akun diskon pembelian (purchase discounts) juga didebit untuk mencatat penghematan.

Misalkan Anda membeli bahan baku seharga Rp5.000.000 dengan ketentuan pembayaran “2/10, net 30” dari supplier di tanggal 1 Maret 2023. Kemudian Anda membayar di tanggal 8 Maret, artinya perusahaan berhak mendapatkan diskon 2% karena membayar dalam rentang waktu 10 hari.

Dengan ini maka jumlah yang dibayar adalah Rp4.900.000. Sehingga contoh jurnal pembelian dengan diskon yang bisa Anda buat seperti berikut ini.

e. Contoh Jurnal Retur Pembelian

Sebagai contoh transaksi jurnal pembelian, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan Anda melakukan pembelian barang dari supplier tanggal 5 April 2023 seharga Rp3.000.000 secara kredit.

Kemudian di tanggal 12 April Anda melakukan retur untuk barang tersebut seharga Rp600.000 karena sejumlah barang tidak sesuai spesifikasi. Dengan demikian, bentuk jurnal pembeliannya adalah:

7. Cara Aplikasi Akuntansi Membantu Mempermudah Proses Purchasing

Dalam pengelolaan pencatatan keuangan perusahaan, akuntansi pembelian menjadi aspek krusial yang harus diperhatikan. Untuk optimalisasi kinerja bisnis dan pencatatan pembelian, Anda dapat menerapkan aplikasi akuntansi yang terintegrasi dengan sistem purchasing, berikut berbagai kelebihannya yaitu:

a. Mempermudah Pelacakan Keuangan

Dengan fitur cost tracking, aplikasi akuntansi memungkinkan pengendalian biaya pembelian secara menyeluruh termasuk harga barang, biaya pengiriman, pajak, dan biaya tambahan lainnya.

b. Menjaga Kepatuhan Anggaran

Fitur budget management mendukung penetapan dan pengawasan anggaran pembelian di tiap departemen secara efisien. Dengan pemantauan pengeluaran secara real-time, perusahaan dapat mencegah pemborosan, melakukan deteksi dini terhadap penyimpangan anggaran, dan mengambil langkah korektif.

c. Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Pencatatan

Automasi pencatatan transaksi pembelian yang terintegrasi dengan rekonsiliasi otomatis antara pesanan, penerimaan barang, dan faktur memastikan keakuratan data secara konsisten. Proses ini mempercepat penutupan buku serta memudahkan pengelolaan arus kas dan kewajiban utang.

d. Memastikan Kepatuhan Pajak Otomatis

Perhitungan pajak otomatis yang mengacu pada regulasi terbaru menjamin kepatuhan perpajakan setiap transaksi pembelian. Fungsi ini mengurangi risiko kesalahan manual, mempercepat proses penghitungan pajak, serta menghemat waktu dan sumber daya perusahaan, sekaligus meminimalkan potensi denda akibat ketidakpatuhan.

e. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis

Terakhir, fitur smart reporting mengolah data pembelian menjadi laporan keuangan terperinci dengan visualisasi yang mudah dipahami. Analisis tren dan kinerja pemasok memberikan wawasan mendalam untuk merumuskan strategi pengadaan yang efisien, meningkatkan transparansi, dan mengoptimalkan efisiensi operasional dalam bisnis.

8. Tingkatkan Efisiensi Bisnis dengan Sistem Akuntansi ScaleOcean

ScaleOcean Software Akuntansi merupakan perangkat lunak yang dapat mengotomatisasi pembuatan jurnal pembelian, perhitungan pajak, dan diskon. Aplikasi ini terintegrasi langsung dengan laporan keuangan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat memantau aliran keuangan secara akurat dan real-time, memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada pengembangan bisnis.

Dengan sistem akuntansi ScaleOcean, proses bisnis yang lebih efektif dapat terwujud. Otomatisasi yang ditawarkan mengurangi risiko human error dalam pencatatan manual, memastikan laporan keuangan dan jurnal pembelian selalu terupdate dengan data yang akurat.

Proses yang dulu memakan waktu kini diselesaikan dengan cepat, membantu tim keuangan bekerja lebih produktif dan memudahkan perusahaan dalam mengikuti regulasi perpajakan.

Fitur-Fitur ScaleOcean Software Akuntansi:

• Automatisasi Pembelian dan Pencatatan Jurnal: Catatan transaksi pembelian pada jurnal yang sesuai dengan kategori yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan demikian, waktu untuk pembuatan jurnal secara manual akan mengurangi kemungkinan error.
• Perhitungan Pajak dan Diskon Otomatis: Selain itu, sistem ini juga secara otomatis dapat mengecek pajak yang dikenakan dan diskon yang diberikan pada transaksi tersebut.
• Integrasi Laporan Keuangan Real-Time: Setiap entry jurnal belanja yang ada akan diintegrasikan dalam laporan keuangan secara otomatis. Dengan demikian, keuangan perusahaan akan semakin transparan.
• Pemrosesan Pembayaran dan Penerimaan Otomatis: Dengan fitur ini, pembayaran dan penerimaan yang terkait dengan pembelian juga diproses secara otomatis, membuat alur kas lebih mudah dipantau.
• Kustomisasi Pencatatan Jurnal: Membantu perusahaan untuk menyesuaikan pencatatan jurnal sesuai dengan kebutuhan bisnis, termasuk pengaturan kategori akun dan struktur laporan yang lebih fleksibel.

Dengan semua fitur ini, ScaleOcean memastikan bahwa proses akuntansi dan pembelian dapat dilakukan secara efisien, mengurangi beban administrasi, dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi yang berlaku.

Manfaat tersebut juga dirasakan olehPT Bukaka Inti Aircon setelah menggunakan ScaleOcean untuk mendukung proses keuangannya. Sistem ini membantu tim menyatukan data dari berbagai departemen, mempercepat pencatatan transaksi, dan menghasilkan laporan yang lebih mudah dipantau.

Proses job costing yang sebelumnya membutuhkan waktu lebih lama kini dapat diselesaikan hanya dalam 5 detik, sehingga pengendalian biaya menjadi lebih terukur. Dengan alur kerja yang lebih rapi, tim keuangan dapat mengurangi pekerjaan administratif dan fokus pada analisis yang mendukung keputusan bisnis.

Pengalaman ini menunjukkan bahwa software akuntansi ScaleOcean membantu perusahaan bekerja lebih efisien. Untuk melihat bagaimana Bukaka Inti Aircon dapat mengubah proses bisnisnya menjadi otomatis, berikut adalah video testimoninya:

9. Kesimpulan

Purchase journal adalah buku kas khusus yang digunakan untuk mencatat pemesanan barang, bahan baku, atau asset secara tunai. Ini meliputi pembelian barang dagangan serta aset lainnya, seperti peralatan atau perlengkapan, yang dibeli dengan cara kredit.

Pencatatan dalam jurnal pembelian sangat penting untuk membantu bisnis dalam melacak kewajiban kepada pemasok dan menyusun laporan keuangan yang tepat. Setiap komponen penting seperti tanggal, pemasok, dan total pembelian, harus akurat karena memengaruhi akurais laporan keuangan perusahaan.

Untuk mempermudah pencatatan jurnal pembelian dan menjaga akurasi laporan keuangan, Anda bisa memanfaatkan Software Akuntansi ScaleOcean. Dengan fitur otomatisasi dan integrasi yang disediakan, Anda dapat mengelola transaksi pembelian dengan lebih efisien. Cari tahu lebih lanjut melalui demo gratis yang ditawarkan untuk merasakan manfaatnya.