Untuk menjaga efisiensi dan kesehatan finansial bisnis, ada banyak aspek dan langkah strategis yang harus dilakukan perusahaan. Seperti proses rekonsiliasi bank yang dapat memberikan gambaran akurat mengenai posisi keuangan dan pencatatan transaksi keuangan selama periode tertentu. Aspek ini sangat penting dilakukan untuk memastikan akurasi dan keandalan catatan keuangan.
Rekonsiliasi yang tidak dilakukan dengan efektif akan memberikan dampak serius pada keuangan bisnis, seperti tidaksesuainya arus kas, ataupun kesulitan dalam proses audit. Maka dari itu, proses rekonsiliasi bank harus dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut dan mengoptimalkan seluruh data keuangan bisnis.
Di sini akan dibahas secara lengkap mulai dari pengertian, fungsi dan tujuan rekonsiliasi bank, serta bagaimana strategi meningkatkan efisiensi agar menghindari kesalahan pencatatan dalam rekonsiliasi bank. Selengkapnya di sini!
Pengertian Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank adalah proses pencocokan catatan jumlah transaksi buku besar perusahaan dengan milik bank berupa rekening koran (bank statement). Ini dilakukan oleh perusahaan dan diselesaikan dalam periode waktu tertentu untuk meminimalisir adanya perbedaan antara catatan perusahaan dengan bank.
Proses bank reconciliation ini penting dilakukan perusahaan dengan menyesuaikan data keuangan bisnis dengan bank statement yang diterima secara rutin, dan pihak perusahaan dapat mengecek ulang kesesuaian saldo akhir kas rekening yang tertera dalam buku besar. Biasanya proses rekonsiliasi dilakukan secara berkala, minimal sekali setiap akhir bulan.
Ketika proses pencocokan dilakukan, akurasi laporan keuangan perusahaan akan meningkat semakin baik. Ini membuat perusahaan bisa mencegah terjadinya risiko buruk dalam transaksi, serta dapat meningkatkan akurasi data keuangan secara menyeluruh.
Baca Juga: Pentingnya Software Akuntansi untuk Keuangan Perusahaan
Tujuan Rekonsiliasi Bank
Proses rekonsiliasi antara data keuangan perusahaan dan bank statement merupakan hal penting yang harus dilakukan untuk memastikan transaksi bisnis transparan, juga meningkatkan akurasi data, dan melindungi bisnis dari risiko finansial. Ada beberapa tujuan rekonsiliasi bank dilakukan, yaitu:
1. Memastikan Akurasi Catatan Keuangan
Proses rekonsiliasi dilakukan untuk mencocokan transaksi dalam catatan internal dengan laporan bank, sehingga memastikan tidak ada kesalahan pencatatan, seperti transaksi yang terlewat, pencatatan ganda, atau jumlah yang salah.
Akurasi catatan keuangan tersebut akan menjadi fondasi untuk laporan keuangan yang dapat diandalkan, dan menghindari risiko kesulitan dalam menghitung saldo kas yang sebenarnya dalam perencanaan keuangan perusahaan.
2. Mendeteksi Kesalahan dan Kecurangan
Tujuan rekonsiliasi bank berikutnya adalah untuk memeriksa adanya transaksi yang mencurigakan atau kesalahan yang terjadi. Seperti duplikasi pembayaran, transaksi yang tidak sah, atau kesalahan jumlah yang dilakukan oleh bank. Dengan rekonsiliasi, perusahaan bisa memeriksa setiap selisih antara catatan internal dan laporan bank, dan mengidentifikasi masalah sejak dini.
3. Mengelola Arus Kas dengan Lebih Baik
Rekonsiliasi dilakukan juga untuk kelangsungan arus kas bisnis, di mana perusahaan akan memahami posisi keuangan yang sebenarnya dengan memastikan saldo kas yang dicatat sesuai dengan laporan bank. Ini juga akan membantu perusahaan dalam memantau arus kas masuk dari pembayaran pelanggan, dan arus kas keluar untuk pengeluaran operasional atau investasi.
4. Memastikan Kepatuhan Regulasi
Rekonsiliasi juga dilakukan untuk mematuhi standar akuntansi dan regulasi, di mana hal tersebut akan memastikan laporan keuangan yang dibuat telah memenuhi persyaratan hukum dan akuntansi. Ini penting untuk menghindari penalti akibat ketidaksesuaian data atau laporan keuangan yang tidak akurat.
5. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis
Dengan proses reconciliation bank yang dilakukan dengan tepat, perusahaan bisa memastikan bahwa perusahaan memiliki informasi terbaru mengenai kondisi keuangan, termasuk saldo kas, piutang, dan kewajiban.
Ini bisa menjadi dasar untuk Anda membuat laporan akurat dan contoh budgeting perusahaan akurat. Hal tersebut akan memudahkan pengambilan keputusan strategis, seperti alokasi anggaran, investasi, atau pengembangan bisnis.
Prosedur Rekonsiliasi Bank
Untuk memaksimalkan proses rekonsiliasi yang tepat dan sesuai, penting untuk setiap perusahaan melakukannya secara optimal sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Ini akan membuat Anda dapat menghindari kesalahan pencatatan dalam rekonsiliasi bank. Berikut prosedur yang wajib dilakukan:
1. Mengumpulkan Data Transaksi
Hal pertama yang dilakukan dalam contoh rekonsiliasi bank adalah mengumpulkan catatan transaksi internal perusahaan, serta laporan bank statement. Laporan tersebut meliputi seluruh pemasukan, pengeluaran, dan saldo akhir dalam periode tertentu. Pastikan kedua dokumen memiliki periode waktu yang sama agar proses ini dilakukan dengan akurat.
2. Membandingkan Transaksi Internal dan Laporan Bank
Setelah data dikumpulkan, berikutnya mencocokkan transaksi yang ada di laporan bank dengan catatan internal. Ini dilakukan dengan memeriksa setiap item, mulai dari tanggal transaksi, jumlah, hingga deskripsi. Jika terdapat transaksi yang tidak tercatat di salah satu dokumen, perusahaan harus mengidentifikasi penyebabnya.
3. Mengidentifikasi dan Menganalisis Perbedaan
Jika terjadi perbedaan laporan antara kedua dokumen yang bisa terjadi karena transaksi yang belum diproses bank, biaya administrasi, atau kesalahan pencatatan, lakukan cara berikut. Anda bisa menganalisis setiap perbedaan tersebut untuk memastikan apakah ada kesalahan yang perlu diperbaiki atau transaksi yang masih dalam proses.
4. Membuat Penyesuaian pada Catatan Internal
Prosedur berikutnya rekonsiliasi bank adalah membuat jurnal akuntansi seperti penyesuaian rekonsiliasi bank dengan catatan internal agar sesuai dengan laporan bank. Seperti contoh, pencatatan biaya administrasi bank yang sebelumnya belum dimasukkan atau memperbaiki kesalahan jumlah. Hal ini akan memastikan catatan keuangan dapat menggambarkan saldo yang sebenarnya dan selaras dengan data bank.
5. Menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank
Proses terakhir jurnal rekonsiliasi bank adalah dengan menyusun laporan rekonsiliasi, meliputi ringkasan perbedaan yang ditemukan, penyesuaian yang dibuat, dan saldo akhir yang telah disesuaikan. Laporan ini akan menjadi dokumen untuk keperluan audit dan pelaporan keuangan, sehingga penting untuk menyusunnya dengan jelas dan terstruktur.
Komponen dalam Rekonsiliasi Bank
Bank rekonsiliasi merupakan hal penting yang harus dilakukan perusahaan dengan ketelitian tinggi. Ini dilakukan untuk mengetahui nominal penerimaan atau pembayaran yang telah tercatat maupun yang tidak tercatat. Ada beberapa komponen penting yang harus dipahami untuk melakukan proses ini, yaitu:
1. Deposit in Transit
Komponen pertama adalah deposit in transit atau setoran dalam proses. Ini menjadi proses ketika terdapat cek yang telah diterima perusahaan namun ternyata tidak tercatat oleh bank. Jika ini terjadi, maka setoran yang dilakukan tidak akan tersedia dalam laporan transaksi keuangan bank.
Oleh karena itu, permasalahan tersebut dapat dikategorikan dalam komponen contoh rekonsiliasi bank. Hal ini biasanya terjadi karena data keuangan yang terlambat sampai kepada pihak bank, sehingga berakibat pada data yang tidak bisa dimasukkan ke dalam laporan pada hari itu.
2. Outstanding Check
Transaksi menggunakan cek akan membuat peluang terjadinya outstanding check atau cek beredar, sehingga harus dilakukan rekonsiliasi. Akibatnya, data tersebut tidak akan tersedia pada laporan keuangan bank.
Jika status outstanding check dengan jangka waktu lama, tidak akan bisa dicairkan karena dianggap batal. Batas waktu berlakunya sebuah cek cukup beragam, mulai dari 60 hari, 90 hari, hingga lebih dari 6 bulan.
3. Non-Sufficient Fund Check
Komponen terakhir bank rekonsiliasi adalah non-sufficient fund check atau komponen cek kosong. Sesuai namanya, cek kosong adalah sebuah cek yang tidak diterima oleh pihak bank karena jumlah saldo dalam rekening perusahaan tidak mencukupi (non sufficient).
Apabila kasus tersebut terjadi, maka bank akan tetap mengeluarkan nota debet sesuai nilai cek yang tidak dapat dicairkan atau dengan jumlah ketidakjujuran (dishonored).
Baca Juga: 11 Macam Macam Software Akuntansi dan Penjelasannya
Tantangan dan Bank Rekonsiliasi dalam Bisnis
Proses bank reconciliation seringkali menjadi tantangan bagi bisnis karena kompleksitas prosedur, serta volume transaksi yang besar. Maka dari itu, proses ini harus dilakukan dengan sesuai, dan setiap tantangan harus diatasi dengan baik agar menghindari kesalahan. Ini tantangan dan solusinya:
1. Volume Transaksi yang Tinggi
Dalam transaksi yang dilakukan perusahaan, seringkali terdapat masalah dalam mencocokkan jumlah transaksi yang sangat banyak. Perusahaan harus memeriksa ribuan transaksi dalam satu periode dan sangat memakan waktu yang lama.
Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem otomatisasi canggih yang dapat menghindari kesalahan manusia dan keterlambatan sering terjadi. Anda bisa menggunakan aplikasi pembukuan perusahaan yang mampu menyederhanakan proses ini dengan alur kerja yang lebih efisien dan sesuai.
2. Perbedaan Waktu dalam Pencatatan Transaksi
Terdapat masalah seperti sering terjadinya jeda waktu antara pencatatan transaksi di perusahaan dan proses rekonsiliasi oleh bank. Contohnya seperti, cek yang belum dicairkan atau transaksi online yang membutuhkan waktu untuk diverifikasi. Ini bisa membuat saldo kas tidak konsisten dengan laporan bank.
Jika seperti itu akan sulit bagi Anda untuk memantau keuangan secaara real-time. Solusinya bisa Anda atasi dengan mengelola perbedaan ini dengan mencatat semua transaksi secara akurat dan mencocokkan secara rutin.
3. Kesalahan Pencatatan atau Ketidakakuratan Data
Kesalahan dalam pencatatan transaksi menjadi masalah fatal yang harus diatasi. Hal ini terjadi karena memasukkan jumlah yang salah atau lupa mencatat transaksi tertentu. Hal ini tidak hanya akan menghambat proses rekonsiliasi tetapi juga dapat menyebabkan laporan keuangan yang salah.
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan harus memiliki sistem pencatatan yang terorganisir dan memastikan bahwa data dicatat dengan benar sejak awal. Anda bisa menggunakan software akuntansi ScaleOcean yang mampu memantau pencatatan real-time dan membuat proses terhindar dari kesalahan yang sering terjadi.
4. Kurangnya Sumber Daya atau Teknologi Pendukung
Saat ini masih banyak perusahaan yang masih menggunakan proses manual untuk bank rekonsiliasi. Ini akan memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.Selain itu, kurangnya staf terampil atau tidak adanya sistem otomatisasi juga bisa memperlambat proses rekonsiliasi ini.
Maka dari itu, untuk mengatasi masalah ini, penting bagi Anda untuk mengimplementasikan aplikasi canggih seperti software akuntansi ScaleOcean yang akan memberikan solusi otomatisasi di seluruh proses rekonsiliasi. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
Strategi Optimalkan Proses Bank Rekonsiliasi
Proses rekonsiliasi di perusahaan seringkali memakan waktu lama jika prosesnya masih menggunakan metode manual dan banyak transaksi yang harus diproses. Jika tidak dilakukan dengan optimal, proses menjadi lambat dan mengganggu pengelolaan arus kas perusahaan. Ini strategi yang bisa Anda lakukan:
1. Implementasi Software Akuntansi Terbaik
Untuk memudahkan seluruh prosedur dan langkahnya, Anda bisa melakukan rekonsiliasi dengan menggunakan software akuntansi yang canggih. Aplikasi khusus untuk proses akuntansi ini akan membantu mencocokan data transaksi yang tercatat di bank dengan saldo di bank secara otomatis.
Anda bisa menggunakan rekomendasi software akuntansi ScaleOcean yang akan memberikan solusi unggulan terkait proses akuntansi dan pembukuan yang bisa Anda akses dan kelola hanya di satu sistem terintegrasi. Sistem juga akan memberikan laporan rekonsiliasi secara real-time, sehingga mempercepat proses dan meningkatkan akurasi catatan keuangan.
2. Melakukan Rekonsiliasi Secara Rutin
Lakukan juga frekuensi rekonsiliasi secara teratur, seperti harian atau bulanan. Hal tersebut akan membantu mengurangi jumlah transaksi yang harus dicocokkan dalam satu waktu. Strategi ini bisa dilakukan dengan rutin untuk memudahkan perusahaan dalam mendeteksi dan menyelesaikan perbedaan lebih awal, sehingga mencegah masalah menjadi lebih besar di kemudian hari.
3. Memastikan Kualitas Data yang Masuk
Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan efisiensi dalam proses rekonsiliasi yang bergantung pada data akurat. Dengan begitu, Anda harus memastikan semua transaksi dicatat dengan benar, termasuk tanggal, jumlah, dan deskripsi. Ini akan membantu memastikan data keuangan selalu terorganisir dan lengkap.
4. Meningkatkan Kompetensi Tim Keuangan
Perusahaan juga bisa melakukan pelatihan dan pengembangan tim keuangan, untuk membantu meningkatkan pemahaman dan efisiensi dalam proses rekonsiliasi. Tim yang terampil dapat menangani perbedaan dengan lebih cepat, memahami penyebab masalah, dan mengambil tindakan korektif yang sesuai.
Bentuk Bank Rekonsiliasi
Dalam membuat laporan rekonsiliasi bank, penting untuk memastikan data atau nonimal yang tercantum dalam masing-masing catatan miliki perusahaan dan bank statement telah sesuai. Terdapat beberapa bentuk bank rekonsiliasi yang bisa Anda gunakan untuk mencocokkan catatan keuangan masing-masing pihak:
1. Rekonsiliasi Bank Vertikal
Bentuk yang pertama contoh rekonsiliasi bank adalah bentuk report form atau vertikal. Disebut juga dengan stuffl, di mana informasi di dalamnya tersusun secara bertingkat. Selain itu, ada juga kolom khusus yang digunakan untuk mengisi catatan rekonsiliasi saldo kas berdasarkan catatan kas milik perusahaan. Pada bagian bawah, terdapat kolom yang berisikan informasi berdasarkan catatan kas milik bank.
2. Rekonsiliasi Bank Horizontal
Ada juga bentuk contoh rekonsiliasi skontro atau account form. Berbeda dengan bentuk sebelumnya, bentuk account form tersusun secara horizontal atau saling bersebelahan. Pada kolom sebelah kiri, berisi catatan data saldo perusahaan. Sedangkan kolom sebelah kanan berisikan catatan data rekonsiliasi saldo kas rekening koran.
3. Rekonsiliasi Bank 4 Kolom
Pada dasarnya, bentuk contoh rekonsiliasi 4 kolom ini terdiri dari 5 kolom. Disebut dengan 4 kolom karena hanya terdapat 4 kolom nominal mutasi. Oleh sebab itu, bentuk ini didefinisikan sebagai bentuk rekonsiliasi yang tersusun dalam 4 kolom nominal mutasi.
4. Rekonsiliasi Bank 8 Kolom
Terakhir, contoh bank rekonsiliasi 8 kolom. Sama seperti bentuk sebelumnya, meskipun disebut rekonsiliasi 8 kolom, bentuk ini sebenarnya memiliki jumlah keseluruhan kolom sebanyak 9 kolom. Akan tetapi, hanya terdapat 8 kolom nominal mutasi sehingga disebut dengan rekonsiliasi 8 kolom.
Contoh Laporan Rekonsiliasi Bank
Agar memudahkan pemahaman terkait proses bank rekonsiliasi, di ini akan diuraikan contoh laporan rekonsiliasi bank. Uraian ini akan membantu memvisualisasikan langkah-langkah mencocokkan saldo keuangan perusahaan Anda dengan laporan bank secara sistematis. Berikut ini laporan rekonsiliasi bank:
Di dalam contoh laporan rekonsiliasi ini, terdapat lima prosedur yang dilakukan dalam penyusunannya. Mulai dari pengumpulan saldo per laporan bank, hingga verifikasi akhir. Ini akan memastikan saldo setelah penyesuaian dari kedua sumber sudah sesuai dan menandakan proses rekonsiliasi selesai dilakukan dengan akurat.
Dengan adanya laporan rekonsiliasi bank ini, akan memudahkan perusahaan Anda dalam mengelola proses pengelolaan data keuangan dan pencocokkan dengan bank statement. Hal tersebut juga akan meminimalkan kesalahan, dan memberikan laporan keuangan yang transparan serta dapat diandalkan.
Frekuensi Pelaksanaan Rekonsiliasi Bank
1. Kapan Harus Dilakukan
Proses rekonsiliasi sebaiknya dilakukan perusahaan secara rutin untuk menjaga keakuratan dan konsistensi catatan keuangan. Anda bisa melakukan rekonsiliasi setiap akhir bulan untuk memastikan semua transaksi selama periode tersebut sudah tercatat dengan benar.
2. Frekuensi yang Disarankan
Untuk perusahaan yang memiliki volume transaksi yang tinggi seperti bisnis ritel atau jasa keuangan, Anda bisa melakukan rekonsiliasi secara mingguan atau bahkan harian. Dengan frekuensi yang lebih sering, Anda bisa mengidentifikasi dan menyelesaikan perbedaan lebih cepat, sehingga mengurangi risiko kesalahan yang menumpuk.
Selain itu, melakukan rekonsiliasi yang lebih sering juga memberikan visibilitas real-time terhadap saldo kas, sehingga akan membantu pengambilan keputusan yang lebih baik. Terutama untuk pengelolaan arus kas dan perencanaan keuangan jangka pendek.
Solusi Otomatisasi Rekonsiliasi Bank dengan Software Akuntansi ScaleOcean
Pentingnya bank reconciliation di perusahaan memudahkan pengelolaan keuangan bisnis secara menyeluruh, sehingga aspek ini harus dilakukan dengan efisien agar hasilnya optimal. Agar memudahkan proses ini dengan akurasi yang tinggi, Anda bisa menggunakan software akuntansi ScaleOcean yang akan memberikan solusi terbaik untuk bisnis Anda.
Penerapan software ScaleOcean akan membuat perusahaan dapat mengoptimalkan proses rekonsiliasi secara menyeluruh, dengan berbagai kemampuan otomatisasi dan integrasinya yang canggih. ScaleOcean juga akan memberikan layanan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional untuk membantu penerapan menjadi optimal di bisnis Anda.
Ada beberapa keunggulan lain yang diberikan ScaleOcean software akuntansi:
- Bank Integration, fitur otomatis untuk mencocokkan data transaksi yang tercatat di bank dengan pembukuan internal perusahaan
- Auto Payment, fitur pengaturan pembayaran terjadwal secara otomatis setelah konfirmasi oleh pengguna
- Cash Flow Report, sistem akan menyediakan laporan lengkap mengenai arus kas masuk dan keluar perusahaan, memastikan likuiditas perusahaan
- Forecast Budget, membantu memprediksi anggaran periode ke depan berdasarkan data historis dan tren perusahaan
- Laporan Khusus Bank Reconciliation, menyediakan laporan detail mengenai transaksi mana saja yang sudah dicocokkan dan belum antara pembukuan internal dan bank statement
Dengan fitur ini, ScaleOcean software akuntansi akan menjadi solusi terbaik yang akan membuat proses bank rekonsiliasi di perusahaan Anda lebih cepat, akurat, dan efisien. Dengan menerapkan sistem ini, Anda juga akan diberikan beberapa keuntungan strategis, diantaranya:
- Skalabilitas tinggi yang dapat disesuaikan untuk perusahaan di berbagai skala
- Integrasi mudah dengan modul bisnis lain seperti pembelian, inventory, dan penjualan
- Efisiensi proses dan penghematan waktu
- Mengurangi human error
- Keakuratan dan kepatuhan dalam laporan keuangan
Baca Juga: Proses Implementasi Software Akuntansi di Bisnis Anda
Kesimpulan
Dari sini bisa dipahami, bahwa bank rekonsiliasi adalah aspek penting yang harus dilakukan perusahaan dengan prosedur dan strategi yang sesuai. Hal tersebut juga penting untuk memastikan data keuangan perusahaan sama dengan saldo bank yang ada. Ini membuat perusahaan mudah dalam pengelolaan akuntansi manajemen secara menyeluruh.
Untuk memudahkan prosesnya, Anda bisa menggunakan software akuntansi ScaleOcean yang dapat memberikan Anda solusi otomatisasi dan analisis canggih untuk memastikan proses rekonsiliasi dilakukan dengan otomatis dan akurat. Dengan sistem ini, rekonsiliasi yang dilakukan sudah dipastikan sesuai dan tepat untuk keberlangsungan bisnis. Lakukan demo gratis untuk dapatkan fitur dan modul terbaik untuk bisnis Anda.
Klik untuk Mulai Chat
