Nota Pembelian: Pengertian, Fungsi, dan 4 Contohnya

Dalam setiap transaksi bisnis, baik besar maupun kecil, ada satu dokumen yang seringkali ada, yakni nota pembelian. Lebih dari sekadar kertas, hal ini berfungsi sebagai bukti legal yang mencatat setiap pengeluaran, pembelian barang, atau jasa yang dilakukan.

Meskipun perannya penting, masih terdapat banyak jumlah bisnis yang menyusunnya secara manual, sehingga mampu terpengaruh oleh human error. Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang bon pembelian, mulai dari definisi dan fungsi utamanya, cara membuatnya, contoh, hingga solusi terbaik untuk mengotomatisasi proses pengelolaannya.

Key Takeaways

• Nota pembelian adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi, biasanya dalam bentuk tunai, untuk pembelian barang atau jasa.
• Fungsi nota pembelian berupa peningkatan akurasi dan efisiensi laporan keuangan, bukti untuk proses audit, serta juga membantu dalam proses rekonsiliasi transaksi.
• Elemen dalam bon pembelian meliputi identitas pembeli dan penjual, tanggal transaksi, kode transaksi, detail transaksi, metode pembayaran, total pembayaran, dan tanda tangan.
• Penerapan sistem purchasing seperti ScaleOcean memungkinkan proses pencetakkan dan pengelolaan nota terstruktur secara otomatis berdasarkan standar industri bisnis.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Pengertian Nota Pembelian?

Nota pembelian adalah sebuah dokumen yang bertindak sebagai bukti terjadinya sebuah transaksi pembelian, umumnya dalam bentuk tunai. Hal ini mencatat hal seperti identitas pembeli dan penjual, nama barang atau jasa, nominal harga, jumlah, serta metode pembayarannya.

Selain sebagai bukti transaksi, nota pembelian memiliki fungsi penting dalam akuntabilitas finansial. Bagi penjual, nota ini menjadi dasar vital untuk pencatatan harian dan penyusunan laporan keuangan. Sementara itu, bagi pembeli, nota adalah jaminan resmi yang diperlukan untuk klaim garansi atau pengembalian produk.

Fungsi Nota Pembelian

Selanjutnya, penting untuk menguraikan peran spesifiknya. Dalam konteks operasional bisnis dan akuntansi, nota pembelian memiliki fungsi-fungsi krusial, terutama dalam menjaga integritas data finansial dan menjamin efisiensi alur kerja. Fungsi-fungsi ini meliputi:

1. Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Penyusunan Laporan Keuangan

Nota pembelian merupakan sumber data primer yang terperinci untuk pencatatan semua kewajiban pengeluaran. Dokumen ini memastikan setiap transaksi dimasukkan dengan kategori yang tepat, meminimalkan kesalahan input data, dan mempercepat proses penutupan buku periodik serta penyusunan laporan keuangan yang akurat.

2. Bertindak sebagai Bukti Transaksi untuk Proses Audit

Dokumen ini adalah bukti hukum dan finansial yang vital, memvalidasi kepemilikan barang atau jasa dan jumlah yang dibayarkan. Keberadaannya krusial selama proses audit internal maupun eksternal, karena menyediakan jalur audit (audit trail) yang jelas untuk memverifikasi kebenaran setiap pengeluaran perusahaan.

3. Membantu dalam Proses Rekonsiliasi Transaksi

Nota pembelian berfungsi membandingkan data antara pesanan pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur penjual. Fungsi ini esensial untuk mencegah pembayaran yang tidak sesuai, mendeteksi perbedaan, dan memastikan kontrol biaya yang ketat.

Elemen-elemen Nota Pembelian

Sebagai dokumen bukti transaksi, nota pembelian harus memiliki struktur yang jelas dan berisi komponen-komponen esensial. Komponen-komponen ini krusial untuk memastikan keabsahan legal serta mempermudah proses audit dan rekonsiliasi data. Berikut adalah elemen-elemen penting wajib dalam setiap nota pembelian:

1. Identitas Perusahaan atau Penjual

Bagian ini menjelaskan tentang identitas perusahaan atau penjual yang terlibat dalam transaksi. Hal tersebut dapat berupa logo dan/atau nama perusahaan, nama pemiliki, alamat, nomor kontak dan/atau e-mail, dan lain sebagainya sesuai dengan format yang digunakan mereka.

2. Identitas Pembeli

Berbolak-balik pula, sebuah nota pembelian tentu saja juga mengandung identitas pihak pembeli. Namun, berbeda dengan identitas perusahaan, bagian berikut cenderung hanya berupa nama, alamat (bila perlu), dan nomor kontak.

3. Tanggal Transaksi

Selanjutnya adalah tanggal transaksi. Sesuai dengan namanya, hal ini menjelaskan tentang tanggal kapan suatu transaksi terjadi, yang pada akhirnya akan membantu dalam pengelompokkan dan rekapitulasi.

4. Kode Transaksi

Masing-masing nota transaksi akan diberikan sebuah kode yang unik. Adanya hal tersebut membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau segala transaksi yang terjadi pada suatu periode, sehingga dapat dilacak bila diperlukan pada masa mendatang untuk penyelesaian sengketa atau penyusunan lapkeu.

5. Detail Transaksi

Bagian berikut lah yang menjadi pembahasan daging sebuah nota pembelian. Isinya berupa jenis barang atau jasa yang diperjual-belikan, jumlah, nominal transaksi, beserta juga dengan segala pajak yang berlaku bila ada, yang menghasilkan total akhir pembayaran yang terpenuhi.

6. Metode Pemabayaran

Setelah itu, bon pembelian juga berisi informasi mengenai metode pembayaran yang digunakan oleh sang pembeli. Pencantuman metode pembayaran sangat penting untuk mempermudah proses rekonsiliasi kas dan pelaporan keuangan internal perusahaan di kemudian hari.

7. Total Pembayaran

Bagian ini menyajikan angka yang perlu dibayar setelah semua perhitungan dilakukan. Angka ini merupakan hasil akhir dari penjumlahan subtotal barang, dikurangi, bila ada, diskon yang berlaku, dan ditambahkan dengan pungutan seperti PPN atau pajak penjualan lainnya yang dikenakan pada transaksi tersebut.

8. Tanda Tangan Kedua Pihak

Elemen ini berfungsi sebagai bukti kesepakatan formal atas seluruh rincian transaksi yang tercantum dalam nota. Biasanya, tanda tangan atau paraf dari kasir atau perwakilan penjual, serta stempel perusahaan, yang khususnya lebih cenderung berlaku untuk transaksi berskala besar.

Cara untuk Membuat Nota Pembelian melalui Microsoft Excel

Meskipun tersedia banyak perangkat lunak akuntansi khusus, banyak usaha kecil dan menengah masih memilih menggunakan Microsoft Excel karena fleksibilitas dan kemudahannya. Pembuatan nota pembelian yang profesional di Excel memerlukan beberapa langkah terstruktur, yakni:

1. Membuka Aplikasi Microsoft Excel Terbaru

Buka Microsoft Excel dan buat Lembar Kerja baru. Alokasikan bagian atas untuk detail bisnis (logo, nama, alamat) dan informasi nota, yakni nomor unik, tanggal transaksi, serta nama klien. Mulai dari awal memberikan kontrol desain penuh.

2. Membuat Tabel dengan Jumlah Barang dan Harganya

Rancang tabel inti nota dengan membuat kolom-kolom seperti No., Deskripsi, Kuantitas (Qty), Harga Satuan, Diskon, dan Subtotal. Struktur ini akan menjadi kerangka utama untuk memasukkan semua rincian barang.

3. Masukkan Data Masing-masing Transaksi

Lakukan pengisian data dengan cermat, memasukkan detail produk dan kuantitas yang benar-benar dikirimkan atau disediakan. Keakuratan harga satuan harus di–crosscheck dengan daftar harga standar (price list).

4. Masukkan Format Perhitungan Otomatis

Aktifkan perhitungan otomatis dengan menerapkan rumus perkalian (=Qty * harga satuan) untuk setiap subtotal. Selanjutnya, gunakan fungsi agregasi (SUM) untuk Total Belanja, dan sertakan rumus untuk menghitung PPN atau pajak penjualan yang relevan, menghasilkan nilai bersih (Net total).

5. Simpan untuk Penggunaan Masa Mendatang

Selesaikan proses dengan menyimpan dokumen sebagai arsip transaksi. Susunlah sebuah salinan dokumen kosong yang telah berisi semua format dan rumus sebagai master template untuk penggunaan pada periode selanjutnya.

4 Contoh Nota Pembelian yang Umum Digunakan

Setelah mengetahui fungsi nota pembelian dan cara membuatnya, penting untuk melihat bagaimana dokumen ini diterapkan di berbagai sektor. Berikut adalah empat contoh nota belanja yang paling umum digunakan dalam kegiatan transaksi sehari-hari:

1. Nota Pembelian Barang Elektronik

2. Nota Pembelian Barang Makanan atau Ritel

3. Nota Pembelian Emas

4. Nota Hotel

Otomatisasikan Pembuatan Nota Pembelian dengan Software Purchasing ScaleOcean

Dari contoh yang telah disertakan diatas, dapat disimpulkan bahwa masing-masing bisnis memiliki struktur faktur yang berbeda. Biasanya, bon pembelian disesuaikan dengan industri perusahaan dan kemudian diintegrasikan ke dalam sebuah sistem purchasing seperti ScaleOcean.

Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan sistem purchasing mampu mencetak nota pembelian barang atau jasa secara otomatis untuk setiap transaksi, serta juga mencatatnya ke dalam sistem. Selain itu, masing-masing vendor juga cenderung menawarkan keunggulan unik, seperti unlimited user dan ribuan jumlah fitur yang disediakan ScaleOcean.

Apabila Anda mencoba terlebih dahulu manfaat dari sebuah sistem purchasing handal, maka Anda dapat mencoba demo serta konsultasi gratis yang kami sediakan. Untuk mendapatkan gambaran lebih baik penawarannya, berikut adalah beberapa fitur sistemnya yang membantu dalam pengelolaan nota pembelian:

• Pencatatan Nota Pembelian Otomatis: Mencatat nota pembelian otomatis setelah pemesanan atau penerimaan barang, memastikan akurasi data.
• Verifikasi Nota Pembelian: Memverifikasi kesesuaian informasi pada nota pembelian dengan pesanan dan barang yang diterima.
• Integrasi dengan Modul Inventory: Mengintegrasikan nota pembelian dengan sistem inventaris untuk pembaruan stok otomatis.
• Pelacakan Status Pembayaran: Memantau status pembayaran berdasarkan nota pembelian untuk memastikan ketepatan waktu pembayaran.
• Laporan Pembelian dan Nota Pembelian: Menyediakan laporan pembelian yang mencakup detail nota untuk pengawasan yang efisien.
• Fitur Notifikasi dan Pengingat: Menyediakan pengingat otomatis untuk pembayaran dan perubahan status nota pembelian.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, nota pembelian adalah tulang punggung akuntabilitas finansial bagi setiap bisnis, krusial untuk audit, rekonsiliasi, dan penyusunan laporan keuangan yang akurat. Namun, proses manual sering kali memakan waktu, rentan terhadap human error, dan sulit diskalakan seiring dengan pertumbuhan volume transaksi perusahaan.

Otomatisasi adalah solusi terbaik untuk mengatasi tantangan inefisiensi ini. Software purchasing ScaleOcean menyediakan fitur canggih untuk mencatat, memverifikasi, dan mengintegrasikan nota pembelian secara real time, membantu Anda mencapai efisiensi operasional maksimal. Maka dari itu, Anda dapat mempertimbangkan demo gratis serta konsultasi pakar yang kami sediakan untuk memvisualisasikan dampaknya.