Procurement: Arti, Proses, dan Perbedaannya dengan Purchasing

Procurement tidak hanya sebatas proses pembelian barang dan jasa, tapi juga menjadi aspek strategis yang mempengaruhi keseluruhan kinerja dan keberlanjutan perusahaan. Oleh karena itu, procurement management yang efektif sangat dibutuhkan agar perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang berkualitas serta dengan harga terbaik yang masih sesuai dengan anggaran perusahaan.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan secara detail apa itu procurement, termasuk jenis-jenis, alur, dan praktik pengelolaan yang efektif. Hal ini tidak hanya membantu dalam membuat keputusan yang lebih tepat dan efisien dalam proses pengadaan, tetapi juga dalam mengembangkan strategi bisnis yang lebih komprehensif dan berkelanjutan. Simak langsung pada pembahasan berikut!

Key Takeaways

• Procurement adalah proses strategis untuk mengelola pengadaan barang dan jasa yang mendukung operasional perusahaan dengan tujuan efisiensi, kualitas, dan biaya optimal.
• Procurement berfokus pada hubungan jangka panjang dengan pemasok dan manajemen risiko, sementara purchasing lebih kepada transaksi harian dan pemenuhan kebutuhan langsung.
• Terdapat beberapa jenis procurement seperti direct, indirect, goods, dan services procurement, yang masing-masing mendukung strategi operasional dan produksi perusahaan.
• Kesulitan dalam mengelola proses pengadaan yang rumit dan tidak transparan seringkali dihadapi banyak perusahaan, namun hal tersebut dapat diatasi oleh Software Procurement ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Procurement Adalah

Procurement adalah proses strategis yang melibatkan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan untuk mendukung operasionalnya. Proses ini tidak hanya mencakup pembelian, tetapi juga analisis kebutuhan, pemilihan pemasok yang tepat, serta negosiasi untuk mendapatkan kondisi yang terbaik.

Lebih dari sekadar pembelian, procurement mencakup manajemen hubungan dengan pemasok dan pemantauan pembayaran. Seluruh siklus ini memastikan perusahaan dapat memperoleh barang atau jasa secara efisien, berkualitas, dan dengan biaya yang optimal untuk memenuhi kebutuhan operasional jangka panjang.

2. Tahapan pada Proses Procurement

Setelah memahami apa itu procurement serta jenis-jenisnya, selanjutnya mari kita pelajari lebih lanjut bagaimana alur prosesnya. Penting untuk memahami alur proses ini agar bisa dilaksanakan dengan efisien dan efektif, sehingga kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi dengan tetap mengacu pada anggaran yang ada.

a. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama dalam proses procurement adalah menentukan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Proses ini melibatkan analisis terhadap kebutuhan operasional dan evaluasi terhadap sumber daya yang tersedia, agar pengadaan yang dilakukan sesuai dengan tujuan dan anggaran perusahaan.

b. Penyusunan Permintaan Pembelian

Setelah kebutuhan teridentifikasi, perusahaan membuat permintaan pembelian (purchase request) yang mencakup rincian produk atau layanan yang diperlukan. Permintaan ini kemudian diserahkan kepada departemen pengadaan untuk diproses lebih lanjut, memastikan bahwa pengadaan yang dilakukan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

c. Pemilihan dan Evaluasi Pemasok

Tahap ini melibatkan pencarian dan evaluasi pemasok yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Survei pasar, proposal, dan negosiasi digunakan untuk memilih pemasok yang menawarkan kualitas terbaik dengan harga yang kompetitif, serta memenuhi kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan.

d. Negosiasi Syarat dan Ketentuan dengan Pemasok

Setelah pemasok terpilih, tahap berikutnya adalah melakukan negosiasi harga dan syarat-syarat bisnis. Negosiasi ini mencakup pembahasan mengenai harga, jangka waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.

e. Pembuatan dan Pengiriman Pesanan Pembelian

Setelah negosiasi selesai, perusahaan membuat pesanan pembelian (purchase order) yang mencakup rincian barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, harga, dan syarat pengiriman. Pesanan ini kemudian dikirim ke pemasok untuk diproses lebih lanjut.

f. Penerimaan dan Pemeriksaan Produk

Setelah barang atau jasa dikirim, tahap berikutnya adalah penerimaan dan inspeksi untuk memastikan produk yang diterima sesuai dengan pesanan. Proses ini penting untuk memverifikasi kualitas dan kuantitas barang yang diterima sebelum dilakukan pembayaran.

g. Pembayaran dan Pencatatan Transaksi

Setelah barang diterima dan diperiksa, perusahaan membuat faktur untuk mengatur pembayaran kepada pemasok. Semua aktivitas yang dilakukan selama proses procurement juga dicatat dengan baik untuk keperluan administrasi dan audit, memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan.

3. Perbedaan Procurement dengan Purchasing

Selain memiliki tujuan dan fokus yang berbeda dalam pengadaan barang dan jasa, procurement dan purchasing memiliki berbagai perbedaan lain. Berikut adalah perbedaan utama antara kedua proses tersebut berdasarkan berbagai aspek.

a. Fokus

Procurement berfokus pada pengelolaan nilai jangka panjang dan manajemen risiko dalam rantai pasokan, dengan tujuan menciptakan kemitraan yang saling menguntungkan dengan pemasok. Di sisi lain, purchasing lebih berfokus pada transaksi harian, memastikan barang dan jasa diperoleh dengan harga kompetitif dan dalam waktu singkat.

b. Tujuan

Procurement bertujuan untuk mengoptimalkan nilai perusahaan melalui pengelolaan risiko, kualitas, dan hubungan jangka panjang dengan pemasok. Sebaliknya, tujuan purchasing adalah untuk memenuhi kebutuhan langsung perusahaan dengan memastikan pengadaan barang atau jasa tepat waktu dan sesuai anggaran yang tersedia.

c. Alur Kerja

Proses purchasing lebih sederhana dan terfokus pada langkah-langkah langsung, seperti pemilihan pemasok dan penyelesaian transaksi. Sebaliknya, procurement melibatkan tahapan yang lebih kompleks, termasuk analisis pasar, seleksi pemasok yang lebih mendalam, negosiasi kontrak, dan pemantauan kinerja serta hubungan jangka panjang.

d. Keterlibatan dengan Pemasok

Purchasing terbatas pada hubungan transaksi dengan pemasok, seperti negosiasi harga dan pengiriman produk. Di sisi lain, procurement menciptakan hubungan kemitraan strategis dengan pemasok, yang mencakup kolaborasi, pemantauan kinerja, serta pengelolaan kualitas untuk hasil jangka panjang yang lebih menguntungkan.

e. Manajemen Risiko

Manajemen risiko dalam purchasing lebih berfokus pada hal-hal terkait transaksi, seperti keterlambatan pengiriman atau masalah kualitas produk. Sebaliknya, procurement mengelola risiko yang lebih luas dalam rantai pasokan, termasuk keandalan pemasok, fluktuasi harga, dan faktor eksternal yang mempengaruhi kelancaran operasional.

6. Teknologi yang Digunakan

Teknologi dalam purchasing berfokus pada efisiensi transaksi, dengan sistem seperti e-purchasing yang menyederhanakan pemesanan dan pembayaran. Di sisi lain, procurement menggunakan teknologi yang lebih canggih, seperti sistem ERP, untuk menganalisis data, memantau kinerja pemasok, dan mendukung keputusan strategis berdasarkan informasi.

4. Jenis-jenis Proses Procurement

Procurement terdiri dari beberapa jenis proses yang memiliki fokus dan tujuan berbeda. Masing-masing dirancang untuk mendukung strategi bisnis perusahaan, baik dalam kegiatan produksi maupun operasional pendukung. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai semua jenisnya:

a. Direct Procurement

Direct procurement melibatkan pengadaan bahan atau komponen yang digunakan langsung dalam produksi, seperti logam, bahan kimia, atau suku cadang. Efisiensi dalam tahap ini berdampak langsung pada kualitas produk, margin keuntungan, dan kepuasan pelanggan, sehingga memerlukan koordinasi erat dengan pemasok.

b. Indirect Procurement

Indirect procurement mencakup pengadaan barang atau jasa yang tidak digunakan langsung dalam produksi, seperti perangkat IT, layanan kebersihan, dan perlengkapan kantor. Proses ini penting untuk menjaga kelancaran operasional dan biasanya melibatkan beberapa departemen dengan prosedur persetujuan yang lebih kompleks.

c. Goods Procurement

Goods procurement berfokus pada pengadaan barang fisik yang dibutuhkan perusahaan, mulai dari bahan baku, perlengkapan produksi, hingga peralatan kantor. Proses ini menekankan kontrol kualitas, ketersediaan stok, dan efisiensi biaya agar pasokan tetap stabil tanpa mengganggu kegiatan operasional utama.

d. Services Procurement

Services procurement berhubungan dengan pengadaan layanan profesional seperti jasa hukum, pemasaran, keamanan, atau konsultasi bisnis. Fokus utama dari proses ini adalah memastikan kualitas dan keandalan penyedia jasa, karena hasilnya berpengaruh langsung pada produktivitas dan reputasi perusahaan.

5. Apa itu Procurement Staff?

Procurement staff adalah profesional yang bertanggung jawab mengelola proses pengadaan barang dan jasa perusahaan agar berjalan efisien serta hemat biaya. Tugas utamanya mencakup identifikasi kebutuhan, seleksi dan evaluasi vendor, negosiasi kontrak, pemesanan, hingga memastikan pengiriman dan penerimaan sesuai standar kualitas.

Lebih dari itu, procurement staff juga aktif mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, memilih vendor yang tepat, dan melakukan negosiasi kontrak agar mencapai kesepakatan terbaik. Tak kalah penting, mereka mengelola catatan pengadaan dan mengawasi pengiriman material agar tiba tepat waktu, menjaga kelangsungan rantai pasokan perusahaan berjalan lancar tanpa hambatan.

6. Tanggung Jawab Utama Staf Procurement

Staf pengadaan memiliki peran penting dalam kelancaran operasional perusahaan, mereka memiliki beberapa tugas utama yang menjadi tanggung jawab dalam memastikan proses pengadaan barang dan jasa berjalan lancar dan sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut beberapa tugas dan tanggung jawab mereka:

a. Mengidentifikasi Kebutuhan

Staf pengadaan pertama-tama harus menentukan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tugas ini melibatkan pemahaman mendalam tentang operasional perusahaan untuk memastikan bahwa setiap item yang diperlukan dapat mendukung kelancaran kerja. Dengan identifikasi yang tepat, perusahaan bisa menghindari pembelian barang yang tidak perlu.

b. Riset & Evaluasi Vendor

Staf pengadaan bertanggung jawab untuk melakukan riset tentang pemasok potensial dan mengevaluasi mereka berdasarkan kualitas produk, harga, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Evaluasi yang cermat memastikan bahwa pemasok yang dipilih dapat memberikan barang dan jasa yang sesuai dengan standar perusahaan.

c. Perundingan

Setelah menemukan vendor yang tepat, staf pengadaan akan melakukan perundingan harga dan ketentuan kontrak. Proses ini bertujuan untuk mendapatkan kesepakatan yang paling menguntungkan bagi perusahaan, baik dari segi harga, waktu pengiriman, maupun kondisi lain yang mempengaruhi transaksi.

d. Pembelian & Manajemen Pesanan

Tugas staf pengadaan juga mencakup mengelola proses pembelian barang, melacak inventaris, dan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu. Manajemen yang baik memastikan bahwa semua barang yang dibutuhkan tersedia sesuai jadwal dan menghindari kekurangan yang dapat menghambat operasional perusahaan.

e. Manajemen Vendor & Kontrak

Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok adalah bagian dari tugas staf pengadaan. Mereka juga harus mengelola kontrak untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memenuhi kewajiban yang telah disepakati, serta menjaga kualitas dan nilai jangka panjang dari kerjasama dengan vendor.

f. Pencatatan

Staf pengadaan wajib memelihara catatan yang akurat terkait semua aktivitas pengadaan, mulai dari pembelian hingga status pesanan dan informasi vendor. Catatan ini sangat penting untuk audit, perencanaan pengadaan di masa depan, dan memastikan transparansi dalam seluruh proses pengadaan barang dan jasa.

Selain itu, karyawan pengadaan juga perlu menunjukkan keterampilan dalam perencanaan dan koordinasi. Dimana mereka harus bisa mengubah banyaknya data menjadi informasi yang berharga. Lalu, informasi tersebut dapat dijadikan sebagai acuan dalam merencanakan strategi procurement yang efektif untuk memaksimalkan keuntungan proyek.

7. Skill Wajib Staf Procurement 

Tugas procurement proyek sangatlah kompleks, maka dari itu ada beberapa keterampilan wajib yang harus dimiliki oleh karyawan pengadaan. Berikut ini beberapa keterampilan yang perlu dimiliki oleh staf procurement untuk menjada kelancaran proses pengadaan:

a. Negosiasi

bernegosiasi secara efektif adalah keterampilan utama yang harus dimiliki oleh pegawai procurement. Negosiasi bukan hanya tentang mendapatkan harga terbaik, tetapi juga mengerti bagaimana cara mengelola hubungan dengan pemasok agar bisa melakukan kerjasama dalam jangka waktu yang panjang.

Dalam negosiasi harga dan kontrak, penting untuk memahami dan menganalisis seluruh nilai dari produk atau layanan yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan staff Anda dalam membuat keputusan yang paling menguntungkan untuk perusahaan.

b. Komunikasi

staf procurement harus mampu berkomunikasi dengan jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tertulis, dengan departemen internal maupun vendor eksternal. Komunikasi yang jelas mendukung kelancaran proses pengadaan dan memastikan bahwa informasi terkait pesanan, jadwal, dan pembayaran tersampaikan dengan tepat.

c. Keterampilan Analitis

Keterampilan analitis sangat dibutuhkan dalam pengadaan untuk menganalisis tren pasar, mengevaluasi proposal vendor, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Kemampuan ini memungkinkan staf pengadaan untuk membuat keputusan yang berdasarkan data yang akurat, mengoptimalkan biaya, dan memastikan pemilihan pemasok yang tepat dengan biaya yang efisien.

d. Keterampilan Organisasi

Staf pengadaan harus dapat mengelola berbagai tugas, data, dan catatan terkait pengadaan dengan baik. Keterampilan organisasi ini membantu mereka untuk melacak banyak pembelian, mengelola anggaran, serta memenuhi tenggat waktu yang ketat. Dengan keterampilan ini, proses pengadaan bisa lebih efisien dan terstruktur, mengurangi kemungkinan kesalahan.

e. Perhatian terhadap Detail

Perhatian terhadap detail sangat penting dalam pengadaan untuk memastikan bahwa pesanan, kontrak, dan spesifikasi lainnya sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Staf pengadaan harus memeriksa setiap rincian dengan cermat agar tidak ada yang terlewat, serta memastikan bahwa standar kualitas tetap terpenuhi selama proses pengadaan.

f. Pengetahuan Produk dan Industri

Procurement staf juga harus bisa mengerti spesifikasi detail dari produk yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam proses memilih dan memenuhi kebutuhan barang. Dimana hal tersebut tidak hanya akan berdampak pada kualitas akhir dari proyek, tetapi juga pada keberlanjutan dan efisiensi anggaran bisnis.

Selain itu, memiliki pengetahuan tentang industri pun akan semakin mendukung kinerja karyawan pengadaan. Memahami tentang tren pasar, hukum dan regulasi terkait, serta teknologi terbaru dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi pegawai Anda. Dengan pemahaman ini, mereka bisa membuat keputusan yang lebih baik dan lebih informatif.

g. Teknologi dan Digitalisasi

Teknologi dan digitalisasi sekarang telah menjadi bagian penting dari procurement. Pegawai harus menyadari dan mengetahui setiap ada teknologi baru yang bisa mendukung efisiensi pengadaan di bisnis. Penting juga untuk memahami tren-tren terbaru yang ada di industri, agar perusahaan tidak kalah saing dengan kompetitor.

Selain itu, kemampuan untuk menganalisis dan memahami data juga sangat penting bagi karyawan procurement. Dengan semakin banyaknya data yang tersedia, pegawai Anda harus bisa memfilter dan menerjemahkan data tersebut menjadi informasi yang berharga untuk mendukung keputusan bisnis.

h. Etika dan Integritas

Dalam konteks procurement, karyawan harus memahami dan menghargai etika bisnis serta standar profesional dan legal yang berlaku. Misalnya, mereka harus mampu menjalankan alur pembelian secara transparan dan adil, serta menghindari konflik kepentingan pribadi dan praktik korupsi.

Selain itu, integritas melibatkan penghormatan terhadap kerahasiaan dan kepercayaan yang diberikan oleh perusahaan dan mitra bisnis. Karyawan procurement harus menjaga informasi sensitif dan rahasia bisnis dengan sangat hati-hati. Integritas yang tinggi akan membangun reputasi perusahaan yang positif dan menciptakan hubungan yang baik dan berkelanjutan dengan pemasok dan mitra bisnis lainnya.

8. Tantangan dalam Proses Procurement

Proses procurement tidak lepas dari berbagai tantangan yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional dan profitabilitas perusahaan. Beberapa tantangan utama yang sering dihadapi perusahaan, antara lain masalah kualitas, fluktuasi harga bahan baku, manajemen risiko, dan perubahan permintaan yang tidak terduga.

a. Masalah Kualitas dan Keandalan Supplier

Dalam proses procurement di industri manufaktur, memastikan kualitas dan keandalan produk dari pemasok sangat vital. Ketergantungan pada satu pemasok dapat meningkatkan risiko kualitas barang yang tidak konsisten. Oleh karena itu, perusahaan perlu diversifikasi pemasok untuk memastikan keberlanjutan kualitas dan mengurangi risiko operasional.

b. Fluktuasi Harga Bahan Baku dan Permintaan

Harga bahan baku yang sering berubah dan permintaan konsumen yang fluktuatif dapat memengaruhi perencanaan biaya dan margin keuntungan perusahaan. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus memiliki strategi pengadaan yang fleksibel, seperti penggunaan Blanket Purchase Order (BPO) yang dapat mengunci harga bahan baku dalam jangka waktu tertentu.

c. Manajemen Risiko dalam Pengadaan

Risiko seperti keterlambatan pengiriman atau kegagalan pemasok dapat mengganggu rantai pasokan dan produksi. Dalam proses procurement dalam manufaktur, perusahaan perlu memiliki strategi manajemen risiko yang efektif. Hal ini termasuk identifikasi risiko sejak dini, pemantauan pemasok, dan pengelolaan masalah.

d. Dinamika Pasar dan Permintaan Tidak Terduga

Tantangan besar lainnya adalah fluktuasi permintaan yang sering dipengaruhi oleh perubahan pasar dan kebutuhan konsumen yang tidak terduga. Dalam pengadaan bisnis manufaktur, perusahaan perlu mampu beradaptasi dengan cepat untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau komponen tanpa terjebak dalam kelebihan stok atau kekurangan.

e. Penilaian dan Audit Supplier

Isu kualitas juga sering timbul akibat kurangnya evaluasi terhadap pemasok. Kualitas barang yang tidak konsisten atau tidak sesuai dengan standar dapat berdampak langsung pada kualitas produk akhir. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan penilaian dan audit pemasok secara rutin untuk memastikan bahwa pemasok tetap memenuhi kriteria kualitas yang telah disepakati.

9. Strategi untuk Manajemen Procurement

Procurement management adalah proses strategis untuk mengelola pengeluaran perusahaan dalam memperoleh barang, jasa, dan sumber daya yang dibutuhkan. Kegiatannya mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan supplier, negosiasi harga, pengelolaan pesanan, hingga pembayaran dan hubungan pemasok.

Untuk menjalankan proses tersebut secara optimal, dibutuhkan perencanaan pengadaan yang efektif dan terarah. Strategi yang tepat akan membantu perusahaan menjaga efisiensi biaya, memperkuat kerja sama dengan pemasok, serta memastikan ketersediaan barang dan jasa sesuai kebutuhan operasional. Berikut beberapa strategi utama yang dapat diterapkan untuk meningkatkan kinerja procurement.

a. Menetapkan Spesifikasi yang Jelas dan Rinci

Pertama, penting untuk merumuskan spesifikasi secara rinci untuk produk atau jasa yang akan dibeli. Dengan detail yang tepat mengenai kualitas, kuantitas, dan persyaratan lainnya, proses seleksi dan evaluasi penawaran dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mengurangi risiko miskomunikasi antara perusahaan dan pemasok.

b. Lakukan Riset Pasar yang Mendalam

Strategic sourcing berperan penting dalam melakukan riset pasar untuk menemukan pemasok yang tepat. Hal ini mencakup analisis pasar, tren harga, dan kualitas produk. Pemahaman yang lebih baik tentang pasar memungkinkan perusahaan membuat keputusan yang lebih efisien dan memilih pemasok yang dapat memberikan nilai jangka panjang.

c. Membangun Hubungan Baik dengan Pemasok

Hubungan yang baik dengan pemasok dapat memberikan keuntungan seperti harga lebih baik, fleksibilitas dalam pembayaran, dan prioritas pengiriman. Kolaborasi yang terjalin dengan baik juga dapat mempermudah inovasi dan meningkatkan kualitas produk atau layanan yang diberikan, menciptakan kemitraan jangka panjang yang saling menguntungkan.

d. Analisis Permintaan dan Persediaan

Anda perlu memahami fluktuasi permintaan pelanggan dan kebutuhan persediaan yang tepat untuk menghindari masalah kelebihan stok atau kekurangan pasokan. Dengan menganalisis pola permintaan, perusahaan dapat mempersiapkan persediaan sesuai kebutuhan dan mengoptimalkan pengelolaan stok untuk mendukung kelancaran operasional.

e. Pengendalian Mutu Produk

Proses pengendalian kualitas produk yang diterima harus dilakukan dengan teliti. Pemeriksaan kondisi barang saat pertama kali diterima dan validasi dokumen terkait memastikan produk memenuhi standar yang ditetapkan, mengurangi risiko produk cacat, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

f. Antisipasi Risiko Pengadaan

Mengingat setiap pengadaan pasti memiliki risiko, penting untuk mengidentifikasi potensi masalah sejak awal. Dengan analisis data historis, perusahaan dapat mengantisipasi risiko, seperti keterlambatan pengiriman atau masalah kualitas, dan menyiapkan rencana cadangan, seperti pemasok alternatif atau buffer waktu.

g. Audit dan Peninjauan Secara Berkala

Audit dan peninjauan kinerja pemasok perlu dilakukan secara rutin. Hal ini membantu perusahaan menyesuaikan proses procurement sesuai dengan perubahan kondisi pasar atau kebutuhan internal perusahaan, serta memastikan bahwa pemasok terus memenuhi standar kualitas dan pengiriman yang telah disepakati.

h. Pengelolaan Kontrak yang Efektif

Manajemen kontrak yang baik sangat krusial untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi komitmennya. Mengelola kontrak secara terus-menerus, termasuk melakukan renegosiasi atau penyelesaian sengketa, memastikan perusahaan mendapatkan barang atau jasa sesuai dengan syarat yang telah ditetapkan, tanpa hambatan.

i. Implementasikan Teknologi E-Procurement

Penggunaan teknologi e-procurement adalah langkah terakhir yang dapat mengoptimalkan manajemen procurement. Dengan sistem digital, perusahaan dapat mengelola pengadaan secara lebih efisien dan otomatis, mulai dari pengajuan permintaan penawaran hingga pelacakan pengiriman barang.

Untuk mendukung implementasi e-procurement, ScaleOcean menawarkan solusi software e-procurement yang terintegrasi, memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh proses pengadaan dengan lebih efisien. Sistem ini menyediakan fitur-fitur yang mendukung otomatisasi, transparansi, dan analisis data untuk meningkatkan kinerja pengadaan perusahaan.

10. Manfaat Procurement Management bagi Bisnis

Procurement management yang efektif memberikan dampak signifikan terhadap keberhasilan operasional perusahaan. Manajemen procurement yang baik menciptakan nilai tambah yang mendukung daya saing dan keberlanjutan bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh bisnis melalui manajemen procurement yang baik:

a. Penghematan Biaya

Melalui negosiasi yang tepat dan pemilihan pemasok yang kompetitif, procurement management memungkinkan perusahaan menekan biaya pembelian dan operasional secara keseluruhan. Proses ini juga membantu meminimalkan biaya tambahan, seperti pengeluaran tidak terduga, yang dapat mengganggu anggaran perusahaan.

b. Peningkatan Kualitas Produk dan Layanan

Pemilihan pemasok yang memiliki kualitas dan layanan terbaik memungkinkan perusahaan memperoleh barang atau jasa yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. Hal ini akan berdampak langsung pada kualitas produk atau layanan akhir, memperkuat kepuasan pelanggan dan meningkatkan reputasi perusahaan di pasar.

c. Pasokan yang Tepat Waktu dan Lancar

Dengan pengelolaan procurement yang baik, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan secara tepat waktu. Keandalan pasokan ini mendukung kelancaran operasional perusahaan, sehingga mengurangi potensi keterlambatan produksi atau gangguan pada layanan.

d. Pengurangan Kesalahan dan Peningkatan Akurasi

Sistem manajemen procurement yang terstruktur dan terdigitalisasi mengurangi potensi kesalahan manusia, seperti kesalahan pemesanan atau pengelolaan dokumen. Dengan adanya jejak audit elektronik, perusahaan dapat memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat dan memudahkan pelacakan serta verifikasi.

e. Transparansi dan Kepatuhan yang Lebih Baik

Proses procurement yang transparan memastikan semua pihak memahami hak dan kewajiban mereka dengan jelas. Sistem yang baik juga mengurangi potensi pengeluaran ilegal atau tidak sah, serta memastikan perusahaan mematuhi regulasi dan kebijakan yang berlaku dalam setiap transaksi.

f. Efisiensi Operasional yang Meningkat

Procurement management yang baik memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa, hal ini tentu akan berkontribusi pada peningkatan produktivitas. Dengan mengelola persediaan dan pengadaan dengan baik, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

g. Meningkatkan Daya Saing Bisnis

Dengan memperluas jaringan pemasok dan memastikan perencanaan pengadaan berkualitas, perusahaan dapat meningkatkan daya saing di pasar. Kemampuan untuk menyediakan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif memungkinkan perusahaan untuk bersaing lebih baik dan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat.

h. Mendorong Inovasi

Perencanaan pengadaan yang efektif memberi perusahaan akses kepada informasi pasar dan tren terkini. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang inovasi dalam produk atau layanan, membantu mereka tetap relevan dan berkembang di pasar yang terus berubah.

i. Kontrol Anggaran yang Lebih Baik

Melalui sistem procurement yang terintegrasi, seperti e-procurement, perusahaan dapat memantau pengeluaran dan memastikan pengadaan dilakukan sesuai anggaran. Proses ini memungkinkan kontrol anggaran yang lebih baik, mengurangi potensi pemborosan, dan memastikan pengelolaan keuangan yang lebih transparan dan akuntabel.

11. Kesimpulan

Di atas telah dijelaskan apa itu procurement, tahapan alurnya, hingga tips untuk memastikan proses procurement management berjalan efektif. Ternyata, proses ini tidak hanya terbatas pada pembelian, tetapi juga meliputi penilaian kebutuhan, seleksi supplier, negosiasi kontrak, dan manajemen hubungan pemasok. Bahkan procurement berperan penting dalam perencanaan strategi perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Untuk memastikan proses procurement management berjalan efektif, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan. Mulai dari melakukan riset pasar untuk mendapatkan penawaran terbaik hingga mengimplementasikan sistem e-procurement. Sistem ini dapat meningkatkan transparansi, mempercepat proses pengadaan, mengurangi kesalahan administratif, dan memungkinkan analisis data yang lebih baik.

Untuk mempermudah pengelolaan procurement, ScaleOcean menawarkan solusi software yang meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam setiap tahap pengadaan. Anda dapat mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana sistem ini dapat mendukung proses pengadaan yang lebih terstruktur dan efektif di perusahaan Anda.