Wajib Tahu! Berikut Alur Transaksi Pembelian untuk Proses Pengadaan

Sebagai pemilik usaha Anda sudah tidak asing dengan transaksi bukan? Transaksi adalah proses pembayaran atau penukaran barang dengan sejumlah uang untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Pada operasional pengadaan, transaksi pembelian akan dibayarkan sesuai dengan kesepakatan, negosiasi, dan perjanjian kontrak yang sudah disetujui oleh perusahaan dan supplier.

Setiap proses pembelian membutuhkan transaksi yang menjadi penukaran atas jasa dan barang dari pemasok. Tanpa adanya pembayaran, pemenuhan barang dapat terkendala dan akhirnya alur kerja purchasing mengalami hambatan sehingga perputaran persediaan menjadi terhenti. Pada artikel berikut, kita akan membahas mengenai pengertian dan alur pembelian.

Key Takeaways

• Transaksi pembelian adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa.
• Alur transaksi pembelian bermulai dari identifikasi kebutuhan dan pemasok, pembuatan purchase order, hingga penerimaan dan pembayaran pesanan.
• Beberapa faktor yang memengaruhi hal tersebut berupa beban pengiriman, retur pembelian, dan potongan berdasarkan tunai.
• Untuk memaksimalkan hasil proses pengelolaan transaksi pembelian, ScaleOcean menyediakan sebuah sistem purchasing sebagai solusi automasi yang optimal.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Transaksi Pembelian 

Transaksi pembelian adalah sebuah proses untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan.  Bagi bisnis, transaksi pembelian memiliki tujuan untuk mengalokasikan pengeluaran dengan barang yang dijual kembali kepada produsen, konsumen, atau klien yang membutuhkan agar menjadi aset.

Baik barang mentah, barang setengah jadi, sudah jadi, atau hal-hal lain seperti bibit tanaman dan peranakan hewan. Pembayaran ini mencakup biaya transportasi, produksi, packing, pajak, yang sering dihitung dalam perhitungan HPP pada bisnis.

Alur Transaksi Pembelian

Nah, memahami lebih lanjut mengenai alur transaksi pembelian, Anda perlu mengetahui bahwa pembayaran merupakan perhitungan keseluruhan yang dikeluarkan perusahaan untuk pembelian jasa atau barang kebutuhan. Berikut contoh melakukan pembayaran kepada supplier saat tagihan terbit.

1. Pengajuan Permintaan

Pengajuan permintaan dimulai dari departemen yang membutuhkan pengadaan. Kemudian berlanjut pada divisi purchasing atau produksi melalui tiga tahapan penting. Pertama dengan memprediksi kebutuhan pelanggan. Biasanya dengan cara analisa forecasting, tren, kebutuhan yang paling banyak dicari, harga, dan kemajuan teknologi.

Selain itu, penting juga untuk menyusun Rancangan Anggaran Biaya (RAB) sebagai langkah awal dalam perencanaan pengadaan. RAB ini berfungsi untuk memastikan bahwa estimasi biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang atau jasa sesuai dengan anggaran yang tersedia dan dapat dioptimalkan untuk menghindari pemborosan.

2. Melakukan Survey Supplier

Setelah membuat dokumen permintaan dengan berbagai rincian kebutuhan di dalamnya, tahapan kedua proses pembelian adalah riset pasar untuk mencari supplier yang berpotensial. Pencarian didasarkan pada jenis kebutuhan yang diinginkan perusahaan dan harga yang dapat dicapai bisnis.

Dalam proses ini, penting untuk mempertimbangkan biaya pengadaan secara keseluruhan, yang meliputi harga barang, biaya pengiriman, serta biaya tambahan lainnya. Hal ini memastikan bahwa keputusan pemilihan supplier tidak hanya berdasarkan harga, tetapi juga mempertimbangkan faktor efisiensi dan pengendalian biaya dalam jangka panjang.

3. Menerima Penawaran

Beberapa penawaran akan masuk setelah perusahaan mengirimkan RFQ (request for quotation) pada pemasok potensial yang dipilih. Biasanya, proses penawaran dilakukan oleh banyak supplier. Jadi pihak purchasing perlu selektif terhadap penawaran yang diajukan.

Faktor penawaran yang dapat dipertimbangkan bisnis biasanya berupa, harga, kualitas, waktu yang dibutuhkan untuk memproses barang, dan jumlahnya. Supplier akan mengirimkan invoice penawaran harga. Dengan adanya dokumen tersebut, bisnis dapat membandingkan penawaran dari setiap pemasok untuk menentukan yang paling kompetitif.

4. Menentukan Pemasok

Alur transaksi pembelian keempat adalah menentukan supplier. Penentuan didasarkan pada analisis tujuan, kebutuhan, waktu, harga, serta kualitas yang ditawarkan.

Keputusan ini juga berpengaruh terhadap perhitungan pembelian bersih, karena harga dan kualitas dari pemasok akan menentukan efisiensi total pengeluaran perusahaan. Dengan memahami keuntungan dari penggabungan kualifikasi di atas, perusahaan dapat menjaga keberlanjutan bisnis dan stabilitas finansial di masa mendatang.

5. Membuat Daftar Barang atau Jasa yang Diperlukan

Setelah supplier terbaik dipilih, perusahaan menyusun daftar permintaan pembelian (purchase requisition) yang lebih rinci dan final. Dokumen internal ini memuat spesifikasi teknis barang, jumlah atau kuantitas, dan jadwal pengiriman yang disepakati.

6. Mengirimkan Dokumen Purchase Order

Mendapatkan supplier potensial merupakan tahapan penting dalam transaksi pembelian. Hindari kesalahan pemberian data dalam pembuatan surat purchase order. PO dikirimkan setelah daftar belanja mendapatkan approval dari stakeholder. Dokumen PO bersifat lebih formal daripada daftar belanja.

Dalam dokumen ini, perusahaan mencantumkan nama, nomor handphone, alamat, serta surel. Selain itu, identitas vendor juga dicantumkan dan ditandatangani oleh kedua pihak pada surat tersebut. Sehingga, PO dapat menjadi bukti dan catatan proses pembelian yang diterbitkan bisnis sebagai dokumen akurat.

7. Membuat Kontrak Perjanjian dan Tanda Tangan

Jika purchase order adalah dokumen formal dari perusahaan ke supplier sebagai bukti mereka melakukan pembelian, maka kontrak adalah dokumen yang diterbitkan keduanya dalam proses pembelian. Dalam kontrak terdapat berbagai informasi, seperti, pengurusan biaya, diskon, metode pembayaran, transaksi pembelian, dan lainnya.

Kontrak dibuat dengan melibatkan pihak ketiga. Biasanya pihak berwenang atau pengelola hukum setempat untuk mengawasi jalannya kontrak, sudah sesuai dengan kesepakatan yang dibuat tanpa melanggar ketentuan undang-undang dalam negara. Pengurusan pajak dan perizinan pemerintah juga diatur dalam kontrak.

8. Menerima Barang Pesanan

Barang pesanan tiba di lokasi perusahaan disertai dengan dokumen penting seperti surat jalan Bukti Serah Terima Barang. Tim penerima harus melakukan pencatatan waktu kedatangan dan memeriksa kondisi fisik kemasan secara sekilas. Dokumen ini dicocokkan dengan PO untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan yang dipesan.

9. Memeriksa Barang yang Diterima

Setiap item dicocokkan dengan spesifikasi yang tertulis dalam PO. Apabila barang lulus pemeriksaan, perusahaan menerbitkan laporan penerimaan barang (receiving report) yang menjadi bukti bahwa barang telah diterima dan dapat diproses untuk pembayaran.

Setelah proses penerimaan selesai, perusahaan kemudian menyusun laporan pembelian sebagai dokumentasi akhir dari transaksi yang telah terlaksana. Laporan ini memuat rincian lengkap mengenai barang yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, dan identitas pemasok.

Selain itu, laporan juga mencatat adanya retur atau potongan harga yang secara langsung memengaruhi perhitungan akhir nilai pembelian bersih perusahaan. Dokumen ini berfungsi sebagai dasar pencatatan akuntansi dan evaluasi efektivitas proses pengadaan.

10. Pengajuan Retur Pembelian

Retur pembelian merupakan langkah yang perlu diambil perusahaan jika barang mengalami kerusakan, hilang, cacat, atau bahkan tidak sesuai dengan kualifikasi yang diminta seperti pada faktur PO. Terkadang proses retur cukup rumit karena pemasok mengalami kerugian sehingga, sebelum dipastikan melakukan pengadaan, perusahaan sudah meminta garansi supplier untuk berjaga-jaga.

11. Melakukan Pembayaran

Setelah memastikan proses pembelian dari pengajuan permintaan hingga penerimaan barang, langkah berikutnya dalam transaksi pembelian yakni pembayaran. Dalam bisnis terdapat dua cara transaksi, yaitu melalui cash atau kredit.

Kredit merupakan metode yang disediakan oleh supplier untuk melunasi invoice pembelian dalam kurun waktu yang ditentukan misalnya satu bulan, tiga bulan, hingga satu tahun. Terkadang, ada supplier yang memberikan penawaran potongan apabila menggunakan cash. Faktur pembelian akan terbit sesudah penerimaan dan retur pengadaan dilakukan.

Baca juga: Procure to Pay (P2P): Pengertian, Proses dan Manfaatnya

Faktor yang Mempengaruhi Transaksi Pembelian

Setelah memahami langkah-langkah dari proses pengadaan yang terstruktur, kita perlu memperhatikan tiga faktor utama yang secara langsung akan memengaruhi nilai akhir dan total biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam setiap transaksi pembelian. Berikut penjelasannya:

1. Beban Pengiriman

Beban pengiriman barang biasanya berskala dengan jenis, berat, dan volume barang yang dipesan oleh perusaahan. Bila barang tersebut memerlukan perawatan unik, contohnya reefer truck untuk barang dengan siklus hidup pendek, maka beban akhirnya menjadi lebih tinggi.

2. Potongan Retur Pembelian

Terkadang pesanan yang diterima oleh perusahaan tidak sesuai dengan permintaan awalnya, baik dari segi kuantitas atau kualitas, sehingga barang terpaksa dikirim kembali kepada penjual. Sebagai bentuk kerja sama, pihak tersebut cenderung akan menurunkan harga akhir yang ditanggung.

3. Potongan berdasarkan Pembayaran Tunai

Hal ini adalah diskon yang diberikan supplier kepada pembeli yang melunasi tagihan lebih cepat dari tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah mempercepat arus kas. Contoh termin umum adalah “2/10, n/30” (diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, atau jumlah penuh dibayar dalam 30 hari).

Dengan menggunakan ERP pembelian, perusahaan dapat lebih mudah memantau dan mengelola berbagai faktor yang mempengaruhi transaksi pembelian, mulai dari pengiriman hingga potongan pembayaran. Sistem ERP yang terintegrasi memungkinkan kontrol yang lebih baik atas biaya, dan meningkatkan efisiensi proses pembelian

Contoh Kasus Alur Transaksi Pembelian di Perusahaan

Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai alur transaksi pembelian dalam perusahaan, kami akan menyertakan sebuah contoh yang dapat digunakan sebagai suatu landasan. Perhatinkanlah proses berikut:

• Pengajuan Permintaan: Karyawan atau departemen mengajukan formulir permintaan pembelian kepada departemen pengadaan setelah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa.
• Melakukan Survey Supplier: Departemen pengadaan mencari, mengevaluasi, dan membandingkan calon pemasok potensial berdasarkan harga, kualitas, dan reputasi.
• Menerima Penawaran: Departemen pengadaan menerima dokumen penawaran harga (quotation) dan syarat penjualan lainnya dari berbagai supplier yang disurvei.
• Menentukan Pemasok: Perusahaan memilih supplier terbaik berdasarkan kriteria evaluasi seperti harga terendah, kualitas tertinggi, atau jangka waktu pengiriman yang paling sesuai.
• Membuat Daftar Barang atau Jasa yang Diperlukan: Departemen pengadaan merinci secara spesifik semua barang atau jasa yang akan dipesan, termasuk spesifikasi teknis, jumlah, dan model.
• Mengirim Dokumen Purchase Order: Dokumen pesanan pembelian dikirimkan kepada supplier terpilih sebagai bentuk komitmen legal untuk membeli.
• Membuat Kontrak Perjanjian dan Tanda Tangan: Untuk transaksi besar atau kompleks, pihak pembeli dan penjual menyusun dan menandatangani kontrak formal yang mengikat secara hukum.
• Menerima Barang Pesanan: Barang yang dipesan tiba di lokasi perusahaan pembeli pada tanggal yang telah disepakati sesuai dokumen pengiriman supplier.
• Memeriksa Barang yang Diterima: Tim gudang atau penerima memeriksa kuantitas, kualitas, dan kesesuaian barang yang diterima dengan spesifikasi yang tertulis pada PO.
• Pengajuan Retur Pembelian: Jika hasil pemeriksaan menunjukkan adanya ketidaksesuaian atau cacat, perusahaan mengirimkan kembali barang tersebut kepada supplier disertai dokumen retur.
• Melakukan Pembayaran: Departemen keuangan memproses pembayaran kepada supplier sesuai dengan termin pembayaran yang disepakati setelah barang diterima dengan baik dan faktur diverifikasi.

Untuk memastikan setiap tahap transaksi pembelian berjalan efisien, perusahaan dapat memanfaatkan sistem purchasing management ScaleOcean. Sistem ini menyederhanakan seluruh proses, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran, melalui otomasi dan integrasi lintas departemen.

Dengan akses berbasis cloud, setiap tim dapat memantau status pengadaan secara real-time dan mengambil keputusan lebih cepat. Vendor ini menawarkan demo gratis serta konsultasi gratis agar Anda dapat lihat bagaimana sistem ini dapat meningkatkan transparansi serta produktivitas proses pengadaan di perusahaan Anda.

Kesimpulan

Dari penjelasan artikel di atas, transaksi pembelian adalah tahapan yang segera dilunasi atau dibayarkan setelah proses pembelian selesai. Faktur purchase akan dikirimkan dari supplier setelah barang diterima. Untuk mempermudah transaksi, perusahaan dapat melakukan dengan dua metode, yakni cash dan cicilan.

Pada langkah-langkah transaksi pembelian terdapat cara yang umum seperti pembelian yang dilakukan perusahaan kepada  pemasok. Mulai dari pengajuan permintaan, survei pasar, sampai pada pembayaran. Dengan menggunakan pedoman prosedur perusahaan, proses pembelian dapat berjalan dengan lancar.

Proses pembelian yang kompleks kini bisa dipermudah. ScaleOcean hadir sebagai solusi e-Procurement yang mengotomatisasi pengajuan, PO, dan alur pembayaran, sehingga tim Anda dapat fokus pada negosiasi strategis. Anda dapat melakukan demo gratis yang kami sediakan untuk mengetahui lebih lanjut spesifikasi lengkap sistem tersebut.