Garansi Supplier: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

Dalam rantai pasok bisnis, risiko barang rusak atau tidak sesuai spesifikasi tidak bisa dihindari sepenuhnya. Untuk itu, garansi supplier menjadi elemen penting yang dapat melindungi perusahaan dari potensi kerugian.

Garansi ini berfungsi sebagai bentuk komitmen dari pihak supplier untuk menjamin kualitas dan keandalan produk yang mereka kirimkan. Tanpa adanya jaminan yang jelas, perusahaan bisa mengalami keterlambatan produksi hingga kerugian finansial akibat pengembalian atau penggantian barang yang tidak sesuai.

Di artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai garansi supplier, mulai dari pengertian, jenisnya, manfaatnya bagi pemasok dan pembeli, serta hal penting yang harus diperhatikan dalam aspek ini. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Supplier guarantee adalah jaminan dari pemasok untuk melindungi pembeli dari risiko kerusakan, cacat, atau keterlambatan pengiriman produk atau jasa.
• Jenis-jenis garansi supplier meliputi: jaminan kualitas, pengiriman, jasa, kepuasan pelanggan, jaminan selama pengiriman, pengadaan barang, dan jaminan dana kembali.
• Cara klaim garansi supplier dapat dilakukan dengan: pemeriksaan syarat dan ketentuan, menyiapkan bukti, mendokumentasikan masalah, menghubungi supplier, dan mengikuti proses verifikasi.
• Software distribusi ScaleOcean dapat membantu perusahaan mengelola kontrak, jadwal pengiriman, dan kepatuhan supplier, serta mengoptimalkan garansi secara efisien.

Coba Demo Gratis

Pengertian Supplier Guarantee

Garansi supplier, atau supplier guarantee adalah bentuk jaminan dari pihak supplier kepada pembeli, biasanya perusahaan, terkait kualitas, ketepatan pengiriman, maupun kinerja produk atau jasa yang diberikan.

Tujuannya untuk melindungi pembeli dari risiko kerusakan, cacat, atau keterlambatan sekaligus mencerminkan komitmen pemasok terhadap kerja sama bisnis. Bentuk garansi bisa berupa perbaikan, penggantian barang, maupun pengembalian dana, sesuai syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan bersama.

Supplier yang baik adalah pihak yang memberikan jaminan aman terhadap penjualan mereka kepada pemesan. Selain itu, penting untuk meningkatkan hubungan baik dengan perusahaan dalam berbagai bentuk, salah satunya dengan memberikan garansi.

Supplier guarantee berfungsi sebagai bentuk komitmen untuk bertanggung jawab terhadap produk-produk mereka dengan tenggang waktu yang telah ditentukan. Terkait jaminan sebenarnya sudah dibuat dari awal kontrak pembelian barang.

Supplier akan memberikan keringanan berupa garansi dari pertama barang sampai di tangan tim purchasing management. Tim ini diberikan kebebasan untuk melakukan quality control dan manajemen seluruh transaksi yang sudah dilakukan.

Apabila terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian yang sudah ditentukan, perusahaan berhak melakukan retur pembelian. Arti supplier guarantee bagi pemasok sebenarnya selain bisa menjamin kualitas barang yang bermutu, penyuplai memiliki nilai lebih bagi perusahaan.

Karena bukan hanya bertugas memenuhi kebutuhan, menjaga citra baik untuk kedepannya juga sangat penting. Dari segi apapun pemasok adalah pihak penjual yang bertanggung jawab memberikan hasil terbaik bagi pembelinya.

Baca juga: 6 Cara Mencari Supplier Tangan Pertama. Ini Tips Pentingnya

Jenis-Jenis Garansi Supplier

Dalam hubungan bisnis antara penyedia dan supplier, keberadaan supplier guarantee memainkan peran penting untuk menciptakan kepercayaan dan perlindungan bersama. Setiap jenis garansi memiliki fokus dan cakupan berbeda, tergantung pada karakteristik produk atau jasa yang diberikan.

Berikut adalah beberapa jenis supplier guarantee yang umum diterapkan dalam praktik bisnis:

1. Jaminan Kualitas Produk

Jaminan ini memastikan bahwa setiap produk yang dikirim oleh supplier memenuhi spesifikasi teknis dan standar kualitas yang telah disepakati. Pemasok bertanggung jawab atas kecacatan produksi, kerusakan, atau ketidaksesuaian lainnya yang ditemukan setelah barang diterima.

Jika terjadi pelanggaran terhadap kualitas yang dijanjikan, perusahaan berhak meminta penggantian atau perbaikan tanpa biaya tambahan. Jaminan ini penting untuk menjaga kelangsungan operasional dan reputasi bisnis penerima.

Tim purchasing biasanya melakukan penyerahan dokumen pembelian dengan berbagai spesifikasi dan kualitas kepada pemasok. Jika permintaan sudah disetujui kemudian terjadi kesalahan pada kualitas barang, maka supplier akan menggantinya sesuai dengan perjanjian yang sudah dibuat.

2. Jaminan Pengiriman

Garansi ini mengatur komitmen supplier untuk mengirim barang dalam waktu yang telah ditentukan dan dalam kondisi yang sesuai. Dengan jaminan ini, perusahaan dapat merencanakan proses produksi dan distribusi tanpa terganggu oleh ketidakpastian logistik.

Jika terjadi keterlambatan atau kerusakan dalam proses pengiriman, supplier wajib memberikan kompensasi, baik berupa penggantian barang maupun bentuk tanggung jawab lainnya.

3. Jaminan Jasa

Beberapa supplier juga menyediakan layanan tambahan seperti pemasangan, perawatan, atau pelatihan. Dalam kasus ini, jaminan jasa diperlukan untuk memastikan bahwa layanan tersebut dilakukan secara profesional dan sesuai standar.

Jika hasil layanan tidak sesuai harapan atau menimbulkan masalah teknis, pemasok berkewajiban melakukan perbaikan ulang atau memberikan solusi lainnya. Supplier guarantee ini memberikan perlindungan tambahan bagi perusahaan yang bergantung pada keahlian teknis pihak luar.

4. Jaminan Kepuasan Pelanggan

Garansi ini berfokus pada tanggapan supplier terhadap umpan balik, keluhan, atau klaim dari pelanggan akhir. Tujuannya adalah memastikan pengalaman pelanggan tetap positif meskipun terjadi kendala.

Supplier yang menawarkan jaminan ini menunjukkan komitmen terhadap kepuasan jangka panjang dan loyalitas pelanggan. Biasanya, bentuk jaminannya bisa berupa dukungan pelanggan aktif, pengembalian dana, atau penggantian produk jika tidak memenuhi harapan.

5. Jaminan Selama Pengiriman

Supplier guarantee ini biasanya dibatasi oleh waktu tertentu. Misalnya pengiriman barang yang seharusnya diselesaikan dalam kurun waktu 2 minggu kemudian terjadi kendala dan menyebabkan tertunda, pihak pemasok akan menanggung masalah tersebut.

Hal tersebut juga berlaku dengan kerusakan barang yang sedang dikirim menuju perusahaan. Garansi ini sangat penting bagi perusahaan. Kerusakan barang atau bahan yang diminta selama pengiriman tidak dapat dideteksi langsung ketika dalam perjalanan.

Sulitnya mengetahui kendala yang terjadi karena sedang dalam transportasi, membuat pengecekan saat pengiriman tertunda. Sehingga saat sampai di perusahaan pihak mereka harus segera melakukan cek semua permintaan yang sampai untuk memastikan keamanan saat pengiriman.

6. Jaminan Pengadaan Barang

Mengatur ketersediaan stok sudah menjadi bagian yang biasa yang dilakukan tim purchasing management. Tim akan menghubungi pemasok untuk segera memenuhi kebutuhan barang di gudang mereka.

Namun, terkadang pemasok juga menghadapi kesulitan dalam proses pengadaan bahan. Untuk mempermudah koordinasi dan memastikan ketersediaan barang, perusahaan dapat memanfaatkan supplier relationship management system.

Penggunaan sistem ini juga dapat membantu memantau status pengadaan, menjadwalkan pengiriman, dan mengelola jaminan atau kompensasi dari pemasok sesuai kesepakatan secara lebih efisien.

7. Jaminan Dana Kembali

Jaminan uang kembali paling sering dijumpai baik dalam perusahaan maupun pembelian individu. Memang pengembalian dalam bentuk uang lebih mudah dilakukan karena tidak melalui berbagai tahapan seperti pengolahan yang memakan waktu serta tenaga. J

ika diganti dengan uang, perusahaan juga tidak keberatan karena mereka mendapatkan anggarannya secara utuh. Garansi ini juga tertuju pada tanggung jawab pemasok kepada pembelinya (perusahaan). Garansi sendiri sudah bersifat konkrit, aktual, dan tidak dapat diganggu gugat sekalipun karena sudah menjadi SOP purchasing.

Komitmen yang ditawarkan oleh pemasok seperti garansi sangat berguna bagi perusahaan saat menjalin komitmen terutama untuk jangka panjang. Biasanya pada proses pembuatan kontrak dan negosiasi dengan supplier, pihak pemasok akan menawarkan jenis-jenis garansi ini sesuai dengan kebutuhan yang tepat.

Semakin lama garansinya biasanya produknya memiliki tingkat kesulitan tersendiri. Biaya yang dikeluarkan pun 2 kali lipatnya. Untuk itu, penting memahami jenis garansi supplier untuk memastikan kesesuaian antara risiko bisnis dan nilai kontrak yang disepakati.

Manfaat Garansi Supplier

Supplier guarantee bukan hanya sekadar formalitas dalam kontrak bisnis, tetapi juga merupakan bentuk perlindungan strategis bagi perusahaan. Dengan adanya garansi, risiko terhadap kualitas produk, keterlambatan pengiriman, atau kegagalan layanan dapat diminimalkan.

Berikut beberapa manfaat supplier guarantee, baik untuk pemasok maupun untuk pembeli, diantaranya:

Bagi Pembeli:

1. Perlindungan dari Risiko

Garansi membantu mengurangi risiko kerugian yang mungkin timbul akibat produk cacat, rusak, atau tidak sesuai pesanan. Jika terjadi masalah, pembeli bisa melakukan klaim dan mendapatkan penggantian atau perbaikan tanpa biaya tambahan, menjaga stabilitas operasional.

2. Keamanan dan Kepercayaan

Adanya supplier guarantee menciptakan rasa aman karena pembeli tahu bahwa produk atau jasa yang diterima telah dijamin kualitasnya oleh pemasok. Ini mendorong hubungan kerja sama yang lebih solid dan mengurangi potensi konflik di masa mendatang.

3. Keberlanjutan Produksi

Garansi memastikan ketersediaan barang dalam kondisi baik dan tepat waktu. Ini membantu perusahaan menjaga kelangsungan produksi tanpa hambatan akibat pengiriman yang terlambat atau barang yang tidak layak pakai.

Bekerja sama dengan general supplier yang memberikan garansi yang jelas memberi keuntungan tambahan bagi bisnis Anda. Dengan dukungan garansi yang jelas, perusahaan dapat lebih tenang menghadapi potensi gangguan dan tetap menjaga kualitas serta jadwal produksi.

Bagi Pemasok:

1. Membangun Reputasi

Menawarkan garansi menunjukkan bahwa supplier yakin terhadap kualitas produk atau layanan mereka. Ini membangun citra profesional dan meningkatkan reputasi sebagai mitra bisnis yang dapat dipercaya dalam jangka panjang.

2. Memperoleh Kepercayaan

Supplier guarantee menjadi daya tarik tambahan yang membantu pemasok meraih kepercayaan lebih banyak pelanggan. Dengan membuktikan komitmen terhadap kualitas dan tanggung jawab, pemasok berpotensi menjadi pilihan utama dalam rantai pasok.

Selain itu, adanya garansi supplier juga dapat memberikan beberapa keuntungan lain, diantaranya

Pertama: Melindungi dari cacat produk dan kerusakan. Posisikan Anda pemilik usaha pembuatan sepatu yang sedang mencari supplier bahan untuk pengemasan produk.

Contohnya, Anda sudah mengirim secara rinci mulai dari bentuk, warna, tulisan, gambar, dan bahan untuk packing. Tetapi, saat barang sampai, kardus tersebut penyok dan menimbulkan kerusakan yang cukup parah sehingga tidak bisa dipakai. Nah, dari situlah supplier guarantee dapat digunakan.

Cacat produk ini berlaku tidak hanya saat barang sudah di tangan perusahaan saja, akan tetapi saat proses pembuatan bahan baku, pemasok juga memastikan bahwa barang yang di pesan tidak ada kerusakan.

Proteksi tersebut berlaku selama bahan ditangan pemasok juga, seperti bahan sedang dalam proses produksi tiba-tiba ada kerusakan, pemasok berkewajiban menggantinya saat itu juga.

Kedua: Menjaga komitmen. Jangan sepelekan garansi bagi perusahaan, karena hal tersebut bisa digunakan sebagai bentuk komitmen mereka terhadap barang sudah dijanjikan.

Kasus kerugian seperti barang rusak, penggelapan dana, dan lainnya yang terjadi pada pemasok kemudian mereka kabur tanpa memberikan kejelasan tidak bisa dicegah. Sebaiknya, lakukan kontrak yang memiliki legalitas hukum sehingga mengurangi kerugian.

Ketiga: Kepercayaan dan hubungan jangka panjang. Citra baik pemasok akan menjadi bahan pengambilan keputusan berikutnya oleh tim purchasing management. Kepercayaan sangat perlu dibangun karena tidak sembarang barang mereka serahkan pada supplier.

Jika pada pemenuhan barang pertama saja supplier melakukan banyak pelanggaran yang menyebabkan keterlambatan, perusahaan tidak bisa melanjutkan kontrak bahkan memutuskan mitra.

Untuk memastikan hubungan yang lebih transparan dan mengurangi risiko tersebut, penggunaan software distribusi terbaik seperti ScaleOcean dapat memberikan solusi dalam membantu dalam memantau kinerja pemasok, mengidentifikasi masalah lebih awal, dan menjaga kualitas serta ketepatan waktu pengiriman barang.

Baca juga: Sales Distributor: Mengapa Penting bagi Bisnis Distribusi?

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Supplier Guarantee

Dalam setiap perjanjian bisnis, garansi supplier tidak boleh dianggap sekadar formalitas. Garansi yang jelas dan terukur mampu memberikan perlindungan sekaligus memperkuat kepercayaan antara pembeli dan pemasok. Agar garansi berjalan efektif, ada beberapa aspek penting yang harus diperhatikan secara detail sebelum kontrak disepakati.

1. Pihak yang Terlibat

Menentukan pihak yang terlibat sangat penting agar tanggung jawab dalam perjanjian garansi tidak ambigu. Biasanya terdiri dari pemasok, pembeli, dan pihak ketiga seperti distributor atau penyedia logistik jika relevan. Identifikasi ini memastikan siapa yang harus bertanggung jawab ketika terjadi klaim.

2. Cakupan

Cakupan supplier guarantee menjelaskan secara rinci tanggung jawab pemasok terhadap produk atau jasa yang diberikan. Hal ini bisa mencakup penggantian barang rusak, perbaikan, hingga kompensasi. Penetapan cakupan yang jelas membantu menghindari perbedaan interpretasi antara pembeli dan pemasok.

3. Durasi

Durasi garansi menetapkan jangka waktu perlindungan sejak produk diterima. Masa berlaku ini bisa bervariasi tergantung jenis barang, biasanya dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Penentuan waktu yang tepat membantu pembeli menilai tingkat keamanan bisnis jangka panjang.

4. Ketentuan

Ketentuan berisi syarat yang mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak, termasuk pembayaran, standar kualitas, hingga prosedur pengiriman. Dengan adanya ketentuan yang jelas, hubungan bisnis berjalan transparan dan mengurangi potensi sengketa.

5. Mekanisme Klaim

Mekanisme klaim menjelaskan prosedur yang harus diikuti pembeli saat mengajukan supplier guarantee. Biasanya melibatkan bukti pembelian, laporan kerusakan, dan dokumen perjanjian. Proses klaim yang terstruktur memudahkan penyelesaian masalah tanpa memperpanjang konflik antar pihak.

Cara Klaim Garansi Supplier

Proses klaim garansi supplier memerlukan pemahaman yang jelas agar hak pembeli dapat terpenuhi sesuai perjanjian. Setiap tahap harus dilakukan secara sistematis, mulai dari menyiapkan dokumen pendukung hingga mengikuti prosedur resmi yang ditetapkan pemasok.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam melakukan klaim garansi supplier:

1. Periksa Syarat dan Ketentuan Garansi

Langkah awal adalah membaca kembali syarat dan ketentuan garansi yang telah disepakati dalam kontrak. Informasi ini mencakup batas waktu klaim, cakupan jaminan, hingga jenis kerusakan yang ditanggung. Dengan memahaminya, pembeli dapat memastikan klaim yang diajukan relevan dan sah.

Selain itu, penting meninjau ulang hasil supplier selection process yang dilakukan sebelumnya. Evaluasi ini membantu memastikan bahwa pemasok yang dipilih benar-benar memenuhi standar kualitas dan komitmen garansi yang telah ditetapkan, sehingga meminimalkan risiko kerugian di kemudian hari.

2. Siapkan Bukti Pembelian atau Kontrak

Dokumen seperti faktur pembelian, kontrak kerja sama, atau nota pengiriman harus disiapkan sebagai bukti resmi. Bukti ini penting untuk memvalidasi hubungan transaksi dengan pemasok dan memperkuat posisi pembeli dalam mengajukan klaim supplier guarantee sesuai perjanjian.

3. Dokumentasikan Masalah atau Kerusakan

Sebelum mengajukan klaim, pembeli perlu mendokumentasikan kondisi produk yang rusak atau tidak sesuai. Bukti berupa foto, video, atau laporan teknis akan memudahkan supplier dalam melakukan verifikasi. Langkah ini mempercepat proses penyelesaian masalah.

4. Hubungi Supplier Sesuai Prosedur

Setelah dokumen lengkap, pembeli harus menghubungi supplier melalui jalur komunikasi resmi yang ditentukan. Biasanya melalui email, portal layanan pelanggan, atau nomor kontak khusus. Mengikuti alur komunikasi resmi memastikan klaim diproses sesuai standar.

5. Ikuti Proses Verifikasi dan Penyelesaian

Supplier biasanya akan melakukan pemeriksaan untuk memastikan klaim valid. Proses ini dapat berupa inspeksi langsung atau pengecekan dokumen. Jika klaim disetujui, supplier akan memberikan solusi berupa perbaikan, penggantian, atau kompensasi sesuai kesepakatan.

Dalam konteks bisnis, integrasi dengan sistem dealer management dapat membantu mencatat setiap tahap verifikasi dan penyelesaian klaim secara otomatis. Sistem ini memudahkan pelacakan dokumen, jadwal inspeksi, hingga status kompensasi, sehingga proses klaim menjadi lebih transparan dan efisien.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan garansi supplier adalah jaminan yang diberikan oleh pemasok kepada pihak pembeli atau perusahaan. Tujuannya untuk menunjukkan komitmen mereka serta melindungi perusahaan jika terjadi kerusakan barang, kecacatan, keterlambatan pengiriman, dan ketidaksesuaian dengan kualifikasi yang ditentukan.

Apa yang dimaksud garansi supplier bisa dalam berbagai bentuk seperti pengembalian dana, garansi pengiriman, garansi terhadap kualitas produk, dan jaminan stok. Garansi sangat penting bagi pihak tim purchasing management agar terhindar dari kegagalan produksi yang merugikan pemilik usaha.

Tak hanya sisi perusahaan saja yang diuntungkan. Jika pemasok berhasil menjaga komitmennya, mereka akan menjadi daftar supplier pilihan yang bisa diandalkan. Anda bisa menggunakan Software Distribusi Terbaik ScaleOcean untuk mengoptimalkan garansi supplier di perusahaan Anda.

ScaleOcean menyediakan solusi terbaik untuk membantu perusahaan mengelola kontrak, jadwal pengiriman, serta kepatuhan supplier secara lebih efisien. Dengan dukungan teknologi ini, bisnis dapat memastikan hubungan dengan pemasok tetap kuat sekaligus menjaga kelancaran operasional. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik ini!