Mengenal Supplier Relationship Management dan Tujuannya

Ketika keterlambatan pasokan mengganggu produksi atau kualitas bahan baku tak konsisten, perusahaan bisa mengalami kerugian besar. Di sinilah Supplier Relationship Management (SRM) menjadi solusi strategis untuk membangun kerja sama yang solid, meminimalkan risiko, dan memastikan kelancaran rantai pasok.

Supplier Relationship Management (SRM) berperan sebagai pendekatan strategis untuk membangun kemitraan jangka panjang yang menguntungkan kedua belah pihak. Pendekatan ini sangat penting dalam menjaga stabilitas rantai pasok, efisiensi operasional, dan daya saing perusahaan di pasar yang dinamis.

Di sini akan dijelaskan secara lengkap mengenai Supplier Relationship Management SRM, mulai dari pengertian, fungsi dan peran, proses, bagaimana pengelolannya di bisnis. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Supplier Relationship Management (SRM) adalah strategi jangka panjang untuk membangun kerja sama dengan pemasok, bertujuan meningkatkan nilai bisnis, menekan risiko, dan memperbaiki kinerja rantai pasok.
• Tujuan SRM adalah memaksimalkan nilai, mitigasi risiko, optimalisasi biaya, mendorong inovasi dan pertumbuhan, serta meningkatkan kualitas dan efisiensi.
• Proses dan cara kerja SRM mencakup: identifikasi pemasok, analisis data, kolaborasi strategis, manajemen kinerja, membangun hubungan, serta penciptaan nilai bersama.
• Software distribusi ScaleOcean memberikan solusi SRM yang dapat mengoptimalkan pengelolaan vendor, pemantauan kinerja, dan memastikan alur distribusi efektif untuk keunggulan kompetitif.

Coba Demo Gratis

Apa itu Supplier Relationship Management?

Supplier Relationship Management (SRM) adalah strategi jangka panjang yang berfokus pada penguatan kerja sama dengan pemasok utama guna meningkatkan nilai bisnis, menekan risiko, dan memperbaiki kinerja rantai pasok secara keseluruhan.

Strategi ini melibatkan kolaborasi erat, efisiensi biaya, inovasi, dan keandalan untuk menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dan berkelanjutan, sehingga merupakan sebuah komponen penting dalam manajemen proses distribusi. Terdapat beberapa komponen utama yang biasanya terdapat di dalam supplier relationship management adalah sebagai berikut.

• Administrasi pemasok: Membantu Anda untuk mengatur profil pemasok, termasuk informasi kontak, spesifikasi produk, dan syarat-syarat kontrak.
• Manajemen kontrak: Mengotomatisasi proses pembuatan, negosiasi, pelaksanaan, dan pemantauan kontrak dengan supplier.
• Manajemen kinerja pemasok: Digunakan untuk menilai, memantau, dan melaporkan kinerja pemasok. Biasanya ditampilkan dalam dashboard yang mudah dipahami.
• Perencanaan kolaboratif: Memfasilitasi komunikasi dua arah antara perusahaan dan supplier sehingga dapat dengan mudah melakukan permintaan, produksi, dan pengiriman barang.
• Manajemen risiko supplier: Berfungsi untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengurangi risiko yang muncul, seperti keterlambatan pengiriman atau isu kualitas.

Tujuan Utama Supplier Relationship Management

Selain penting untuk memahami pengertian distribusi, penting bagi perusahaan untuk mengoptimalkan pemilihan supplier agar bahan yang digunakan tepat dan sesuai. Untuk itu, penggunaan sistem Supplier Relationship Management (SRM) dapat membantu penciptaan nilai jangka panjang bagi perusahaan dan pemasok.

Berikut lima tujuan utama SRM yang menjadi dasar penerapannya, yaitu:

1. Maksimalisasi Nilai

SRM bertujuan mengoptimalkan hasil dari hubungan jangka panjang dengan pemasok. Fokusnya adalah memastikan kolaborasi yang saling menguntungkan, bukan sekadar transaksi satu arah.

Dengan komunikasi yang transparan dan alur kerja yang selaras, kedua belah pihak dapat memperoleh efisiensi, loyalitas, serta inovasi yang memberikan nilai lebih bagi bisnis.

2. Mitigasi Risiko

Melalui pemetaan dan evaluasi kinerja pemasok secara rutin, perusahaan dapat mendeteksi potensi gangguan seperti keterlambatan pengiriman, penurunan kualitas, atau ketergantungan berlebihan pada satu pemasok.

Sebagai bagian dari upaya pencegahan, perusahaan juga dapat menetapkan perjanjian garansi supplier dalam kontrak kerja sama. Garansi ini berperan sebagai perlindungan tambahan jika terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian produk, sehingga risiko kerugian dan gangguan rantai pasok dapat ditekan secara efektif.

Penggunaan SRM dan sistem distributor terbaik juga memungkinkan perusahaan menyiapkan rencana kontinjensi dan membangun kemitraan dengan pemasok yang lebih stabil dan andal.

3. Optimalisasi Biaya

Salah satu tujuan utama SRM adalah menekan biaya tanpa mengorbankan kualitas. Dengan kerja sama jangka panjang, perusahaan bisa mendapatkan harga yang lebih kompetitif, menurunkan biaya pengiriman dan administrasi, serta menciptakan efisiensi dalam pengadaan dan logistik. Negosiasi strategis juga lebih mudah dilakukan dalam hubungan yang sudah terjalin baik.

4. Inovasi & Pertumbuhan

SRM mendorong kolaborasi antara perusahaan dan pemasok dalam mengembangkan ide baru, produk, atau solusi yang lebih baik. Dengan pendekatan terbuka dan saling percaya, kedua pihak bisa berbagi wawasan dan teknologi, sehingga menghasilkan inovasi yang mempercepat pertumbuhan bisnis dan menciptakan keunggulan kompetitif.

5. Peningkatan Kualitas & Efisiensi

Hubungan yang erat dengan pemasok memungkinkan penyelarasan standar kualitas dan proses kerja yang lebih efisien. SRM memastikan adanya kesepahaman mengenai spesifikasi produk, waktu pengiriman, serta sistem pelaporan, sehingga proses antara perusahaan dan pemasok berjalan lebih lancar dan minim kesalahan.

Baca juga: Sales Distributor: Mengapa Penting bagi Bisnis Distribusi?

Manfaat Supplier Relationship Management

Manfaat Supplier Relationship Management (SRM) mencakup terciptanya rantai pasokan yang lebih andal serta efisien, dengan harga kompetitif, pengiriman konsisten, dan produk yang lebih sesuai kebutuhan.

Selain itu, SRM membuka peluang inovasi bersama, mempercepat peluncuran produk baru, memperkuat ketahanan rantai pasok, sekaligus menghadirkan keunggulan kompetitif melalui kemitraan strategis yang selaras dengan tujuan bersama.

Terdapat beberapa manfaat lainnya yang didapat dari penggunaan strategi SRM di perusahaan Anda, diantaranya:

1. Menghemat Biaya

Salah satu fungsinya adalah untuk menghemat biaya. Dengan memahami dan mengelola vendor pengadaan, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga yang lebih efektif, memanfaatkan volume pembelian, dan meminimalkan biaya tambahan yang dibutuhkan ketika ada keterlambatan atau masalah kualitas.

Selain itu, dengan menggunakan SRM, perusahaan juga dapat memanfaatkan peluang untuk mengurangi biaya melalui inisiatif bersama seperti riset dan pengembangan produk baru.

2. Tingkatkan Efisiensi

SRM juga berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan. Kalau koordinasi antara perusahaan dan pemasok berjalan dengan efektif, maka proses seperti perencanaan, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran juga dapat disederhanakan dan dioptimalkan.

Hal ini tentunya mengurangi kesalahan, mempercepat waktu respon, dan meningkatkan produktivitas kedua pihak.

3. Meminimalisir Fluktuasi Harga

Fluktuasi harga pasti menjadi tantangan bagi setiap bisnis. Melalui SRM, Anda dapat bekerja sama dengan pemasok agar mendapatkan harga yang adil dan transparan.

Caranya dengan memahami struktur biaya pemasok, faktor-faktor yang mempengaruhi harga, dan menegosiasikan kontrak jangka panjang yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.

4. Menciptakan Transparansi Transaksi

Transparansi dalam setiap transaksi bisnis adalah kunci untuk membangun kepercayaan dan integritas. Bagaimana supplier relationship management memastikan hal tersebut?

Dengan memberikan akses penuh bagi kedua pihak ke data yang relevan, termasuk ketika bekerja sama dengan general supplier yang menyediakan berbagai jenis barang atau jasa. Langkah ini memudahkan deteksi masalah lebih cepat dan memastikan setiap pihak memahami serta mematuhi persyaratan kontrak

5. Mengelola Hubungan dengan Pemasok

Supplier relationship management adalah sistem yang tidak hanya fokus pada aspek-aspek teknis, tapi juga pada aspek interpersonal. Dengan mengedepankan hubungan yang baik, perusahaan dapat memastikan kerjasama yang lebih erat, meningkatkan loyalitas pemasok, dan memperkuat kemitraan dalam jangka panjang.

Selain itu, menjalankan proses supplier selection secara terstruktur sejak awal akan membantu perusahaan memilih mitra yang paling sesuai. Pemilihan pemasok yang tepat menjadi dasar penting agar hubungan jangka panjang dapat berjalan lancar dan saling menguntungkan.

Proses dan Cara Kerja Supplier Relationship Management

Supplier Relationship Management (SRM) berfungsi sebagai kerangka kerja yang sistematis untuk mengelola interaksi dengan pemasok agar lebih strategis dan produktif. Proses ini tidak hanya menekankan pada efisiensi, tetapi juga kolaborasi jangka panjang yang memberi nilai tambah.

Dengan tahapan yang terstruktur, SRM membantu perusahaan memperkuat rantai pasok, meningkatkan kualitas layanan, serta menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Ini langkah dan cara kerja supplier relationship management yang harus dilakukan, diantaranya sebagai berikut:

1. Identifikasi dan Segmentasi Pemasok

Langkah awal supplier dalam penggunaan SRM adalah mengidentifikasi dan mengelompokkan pemasok berdasarkan peran serta kontribusinya terhadap bisnis. Pemasok strategis biasanya diprioritaskan karena memiliki dampak besar pada kualitas, biaya, dan kontinuitas operasional.

Segmentasi ini memudahkan perusahaan untuk merancang strategi yang sesuai dengan tingkat kepentingan setiap pemasok.

2. Analisis Data

Analisis data dilakukan untuk mengevaluasi kinerja pemasok melalui indikator kuantitatif seperti waktu pengiriman, kualitas produk, serta biaya. Selain itu, masukan kualitatif dari pengalaman kerja sama juga dipertimbangkan.

Data ini dapat membantu perusahaan mengoptimalkan strategi distribusi dengan tepat, mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, serta area yang membutuhkan perbaikan agar hubungan tetap produktif.

3. Kolaborasi Strategis

SRM mendorong hubungan yang lebih dari sekadar kontrak formal dengan pemasok. Kolaborasi strategis memungkinkan perusahaan dan pemasok bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama, termasuk inovasi produk atau peningkatan layanan.

Dalam proses ini, penting juga untuk menentukan supplier yang tepat sejak awal. Pemilihan mitra yang sesuai memastikan kolaborasi berjalan efektif dan tujuan strategis dapat dicapai dengan hasil yang saling menguntungkan bagi kedua pihak.

4. Manajemen Kinerja

Proses ini mencakup pemantauan berkelanjutan terhadap kinerja pemasok menggunakan indikator kunci (KPI). Evaluasi dilakukan secara rutin untuk memastikan pemasok memenuhi standar kualitas dan keandalan.

Hasil pemantauan kinerja pemasok tersebut dapat Anda digunakan sebagai dasar diskusi perbaikan, sehingga pemasok dapat terus meningkatkan kontribusinya bagi rantai pasok.

5. Membangun Hubungan

Keberhasilan SRM sangat bergantung pada komunikasi yang transparan dan kepercayaan timbal balik. Dengan membangun hubungan yang baik, perusahaan dapat meminimalkan kesalahpahaman serta memperkuat kerja sama jangka panjang. Keterbukaan informasi juga menciptakan rasa saling mendukung yang mendorong keberhasilan bersama.

6. Penciptaan Nilai Bersama

Tahap akhir SRM adalah merancang strategi yang menghadirkan manfaat jangka panjang bagi kedua belah pihak. Nilai bersama dapat berupa efisiensi operasional, inovasi produk, atau akses pasar yang lebih luas.

Dengan menciptakan sinergi supplier yang maksimal, perusahaan dan pemasok mampu membangun hubungan berkelanjutan yang memberi dampak positif pada daya saing bisnis.

Untuk mengoptimalkan cara kerja metode Supplier Relationship Management (SRM), perusahaan harus memanfaatkan software distribusi terbaik yang dapat membantu mengelola hubungan dengan pemasok secara lebih efisien.

Software distribusi seperti ScaleOcean memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja pemasok, mengelola kontrak, serta mempercepat proses pemesanan dan pengiriman barang.

Baca juga: Apa Itu Dropshipping? Keuntungan, Kekurangan, dan Tipsnya

Tantangan dalam Supplier Relationship Management (SRM)

Meskipun SRM menawarkan banyak manfaat, implementasinya tidak selalu mudah. Perusahaan sering menghadapi berbagai kendala yang dapat menghambat efektivitas strategi ini. Tantangan tersebut berkaitan dengan faktor internal maupun eksternal, mulai dari komunikasi, budaya kerja, hingga teknologi.

Memahami tantangan ini penting agar perusahaan dapat menyiapkan solusi yang tepat dan memaksimalkan potensi dari kemitraan pemasok. Ini beberapa tantantan yang sering terjadi dalam penggunaan SRM, yaitu:

1. Kurangnya Transparansi Data

Salah satu tantangan terbesar adalah keterbatasan akses pada data yang akurat dan real-time dari pemasok. Informasi yang tidak lengkap atau terlambat dapat memengaruhi pengambilan keputusan, memperlambat alur kerja, dan meningkatkan risiko kesalahan. Tanpa transparansi, membangun kepercayaan dan kolaborasi strategis menjadi sulit dicapai.

2. Perbedaan Budaya dan Tujuan

Perusahaan dan pemasok mungkin memiliki budaya organisasi, gaya komunikasi, atau tujuan bisnis yang berbeda. Perbedaan ini dapat menimbulkan kesalahpahaman, konflik kepentingan, atau kurangnya sinkronisasi dalam strategi jangka panjang. Harmonisasi visi dan nilai bersama menjadi kunci agar hubungan tetap produktif.

3. Ketergantungan pada Pemasok Tertentu

Ketika perusahaan terlalu bergantung pada pemasok utama, risiko meningkat jika pemasok tersebut menghadapi masalah produksi, finansial, atau distribusi. Ketergantungan semacam ini membuat rantai pasok rentan terhadap gangguan. Oleh karena itu, diversifikasi dan evaluasi berkala sangat penting untuk menjaga keberlanjutan pasokan.

4. Kompleksitas Teknologi dan Integrasi Sistem

Mengelola SRM membutuhkan dukungan teknologi yang mumpuni, mulai dari sistem ERP, Distribution Management System. Namun, integrasi dengan sistem pemasok sering kali rumit dan mahal. Perbedaan platform atau keterbatasan teknologi pada pihak pemasok dapat menghambat aliran informasi yang lancar dan efisien.

5. Resistensi terhadap Perubahan

Implementasi SRM sering menghadapi penolakan, baik dari internal perusahaan maupun pemasok. Karyawan mungkin enggan mengadopsi sistem baru, sementara pemasok bisa merasa terbebani dengan standar yang lebih tinggi. Tanpa manajemen perubahan yang tepat, strategi SRM sulit dijalankan secara maksimal.

Contoh Penggunaan Supplier Relationship Management

Supaya memahami cara kerja SRM dengan lebih mudah, perhatikan studi kasus sederhana berikut ini. Penggunaan strategi ini dapat dilihat di sebuah perusahaan yang memproduksi sepatu dan memiliki beberapa pemasok untuk bahan baku seperti kulit, karet, dan tali sepatu.

Karena mengalami peningkatan permintaan, perusahaan menghadapi tantangan dalam komunikasi, pelacakan pesanan, dan evaluasi kinerja pemasok. Sehingga mereka mulai mempertimbangkan pendekatan yang lebih terstruktur dan efisien dalam mengelola hubungan dengan pemasok-pemasoknya.

Perusahaan pun memutuskan untuk menggunakan software Supply Chain Management (SCM) yang dilengkapi dengan fitur supplier relationship management. Setelah mengimplementasikan SRM, mereka mengalami peningkatan signifikan dalam efisiensi operasional.

Tidak hanya mengurangi waktu tunggu pengiriman bahan baku, tetapi kualitas produk juga membaik karena kolaborasi yang lebih erat dalam inovasi dan penyelesaian masalah.

Bahkan dengan data kinerja pemasok yang mudah diakses, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga yang lebih efektif sehingga menghasilkan penghematan biaya bagi perusahaan. Implementasi SRM akhirnya membuat perusahaan ini tumbuh dengan lebih cepat dan bersaing di pasar dengan keunggulan kualitas dan keandalan pasokan.

Solusi Supplier Relationship Management Terbaik ScaleOcean

ScaleOcean menyediakan software distribusi dengan modul terintegrasi supplier relationship management, di mana sistem dapat otomasi, transparansi, serta efisiensi dalam pengelolaan hubungan dengan pemasok maupun ritel.

Software distribusi ScaleOcean juga menawrkan 200+ modul terintegrasi lainnya dengan unlimited user tanpa tambahan biaya, sehingga Anda dapat memastikan seluruh proses distribusi hingga supply chain dapat dioptimalkan secara menyeluruh dengan sistem ScaleOcean.

Selain itu, ScaleOcean juga menawarkan kustomisasi tinggi, di mana Anda bisa menyesuaikan sistem berdasarkan kebutuhan spesifik bisnis, dan karakteristik industri perusahaan yang Anda kelola. Untuk mendapatkannya, Anda bisa melakukan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean dan lakukan demo gratis untuk penerapan yang maksimal.

Terdapat beberapa fitur khusus software distribution ScaleOcean untuk mengoptimalkan strategi ini, diantaranya:

1. Supplier Portal: Anda dapat mengajukan pesanan, memantau status order, memeriksa stok, berkomunikasi dengan supplier, hingga melakukan pelacakan pengiriman. Supplier juga dapat memberikan update ketersediaan barang dan jadwal pengiriman agar sesuai dengan Minimum Order Quantity (MOQ).
2. Order & Purchasing Management: Mengelola penerimaan pesanan, pengecekan stok, otomatisasi pemrosesan order, hingga pemesanan ulang dari vendor bila stok menipis. Hal ini memastikan suplai tetap stabil tanpa risiko overstock atau kekurangan barang.
3. Otomatisasi Manajemen MOQ: Sistem otomatis memvalidasi apakah pesanan sesuai MOQ. Jika tidak sesuai, sistem dapat memberi notifikasi kepada ritel atau menyesuaikan berdasarkan kebijakan supplier.
4. Real-time Purchase Order (PO) Tracking: Memberikan visibilitas penuh terhadap PO dari berbagai ritel sehingga supplier dapat memproses tepat waktu dan sesuai aturan MOQ.
5. Forecasting & Demand Planning: Analisis data historis penjualan dan stok untuk memprediksi kebutuhan pengadaan, sehingga supplier dapat lebih proaktif merencanakan pasokan.

Solusi SRM ScaleOcean juga terintegrasi dengan dealer management system memungkinkan perusahaan mengelola pemasok dan jaringan dealer dalam satu platform yang terhubung penuh. Integrasi ini memudahkan pemantauan kinerja pemasok, pengelolaan stok, serta koordinasi distribusi antar cabang secara real time.

Kesimpulan

Supplier Relationship Management berperan penting dalam menciptakan rantai pasok yang efisien, tangguh, dan berkelanjutan melalui kolaborasi strategis dengan pemasok. Dengan penerapan yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan nilai bisnis, mengurangi risiko, serta mempercepat inovasi.

Untuk mendukung implementasi SRM yang optimal, penggunaan sistem distribusi ScaleOcean menjadi solusi terbaik. Sistem ini membantu mengelola pemasok, memantau kinerja, dan memastikan alur distribusi berjalan lebih efektif, sehingga perusahaan dapat fokus mencapai keunggulan kompetitif. Segera lakukan demo dan konsultasinya untuk dapatkan solusi ini!